Thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài chính

Để quản lý thống nhất nền tài chính quốc gia, xây dựng ngân sách Nhà nước lành mạnh, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của Nhà nước, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước theo định hướng x• hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - x• hội, nâng cao đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nước đ• đưa ra Luật ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xung một số điều của Luật ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998.

Mục lục

Mục lục -1

Một số ký hiệu viết tắt -4

Lời nói đầu -4

Chơng I -8

Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý -8

I Thông tin và thông tin quản lý 8

II Hệ thống thông tin 9

III Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý 10

1 Đánh giá yêu cầu 11

2 Phân tích chi tiết 11

3 Thiết kế logic 12

4 Đề xuất các phơng án của giải pháp 12

5 Thiết kế vật lý ngoài .12

6 Triển khai kỹ thuật của hệ thống 13

7 Cài đặt và khai thác 13

IV Phân tích hệ thống thông tin quản lý 13

1 Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin quản lý 14

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý 14

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý 16

V Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý 17

1 Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin 18

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 18

2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 18

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá 19

3 Thiết kế logic xử lý 20

3.1 Phân tích tra cứu 20

3.2 Phân tích cập nhật 20

Chơng II -21

Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng -22

2 Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học 24

II Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng 24

1 Mục đích của bài toán 25

2 Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng 25

3 Nguồn thông tin đầu vào 26

4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính 26

5 Sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng 28

III Ngôn ngữ sử dụng 29

Chơng III -30 Xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phuờng -30

I Phân tích hệ thống thông tin tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng 30

1 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin 30

2 Phân tích luồng thông tin 332.1 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối tài khoản 342.2 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã 352.3 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã 362.4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối quyết toán ngân sách xã 372.5 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán thu ngân sách xã 382.6 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán chi ngân sách xã 402.7 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã 42

3.1 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình cập nhật dữ liệu của hệ thống

thông tin 46

3.2 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Tài chính ngân sách xã của hệ thống thông tin 48

3.3 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách xã của hệ thống thông tin 49

II Thiết kế cơ sở dữ liệu 50

1 Phơng pháp thu thập thông tin 50

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 55

2.1 Phơng pháp mô hình hoá 55

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 56

3 Sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram) 70

III Một số thuật toán của chơng trình 71

1 Thuật toán kết chuyển tự động số d cuối kỳ sang số d đầu kỳ sau 71

2 Thuật toán tính luỹ kế từ đầu kỳ 72

3 Thuật toán lập báo cáo 72

IV Một số giao diện chính của chơng trình 74

Chơng IV -85

Đánh giá và cài đặt chơng trình -85

I CàI đặt chơng trình 85

1 Yêu cầu chung 85

2 Cài đặt chơng trình 85

II Đánh giá chơng trình 86

1 Đánh giá về mặt kỹ thuật 86

3 Đánh giá về mặt pháp lý 90

Kết luận -91

Tài liệu tham khảo -91

Phụ lục -93

BCTC: B¸o c¸o tµi chÝnh

BCQT: B¸o c¸o quyÕt to¸n

Để quản lý thống nhất nền tài chính quốc gia, xây dựng ngân sách Nhà nớc lành mạnh, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của Nhà nớc, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc theo

định hớng xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao

đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nớc đã đa ra Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xung một

số điều của Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 5 năm 1998

Ngân sách Nhà nớc bao gồm ngân sách Trung ơng và ngân sách các cấp chính quyền địa phơng (ngân sách địa phơng) Trong những năm gần đây, quản lý ngân sách Nhà nớc cấp xã, phờng, thị trấn là nhiệm vụ đợc đặc biệt quan tâm trong công tác quản lý ngân sách Nhà nớc

Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nớc Vì vậy, Bộ Tài chính cũng là nơi quản lý các vấn đề về ngân sách xã, phờng Mọi hoạt động của xã về ngân sách đều đợc trình lên Bộ Tài chính bằng những báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán trong đó ghi

đầy đủ toàn bộ những số liệu về tình hình thu ngân sách của xã từng tháng, quý, năm Sau đó Bộ Tài chính sẽ tổng hợp các báo cáo rồi gửi lên Uỷ ban Ngân sách Quốc Hội Mọi nguồn Tài chính ngân sách xã đều phải dựa vào các nguồn thu

đóng góp của dân, các tài sản vật t của xã và các nguồn chi từ trên (Huyện, Tỉnh, Trung Ương) Do vậy, các bản báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán là cơ sở để

đa ra các quyết định cuối cùng trong việc hoạch định chính sách về Ngân sách xã Ngân sách xã, phờng là bộ phận của ngân sách Nhà nớc do UBND xã quản lý; HĐND xã quyết định giám sát UBND và HĐND xã dựa trên các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán để quản lý Sau đó trình lên huyện, huyện tổng hợp các xã trình lên tỉnh, tỉnh tổng hợp các huyện trình lên Bộ Tài chính, Bộ Tài chính tổng hợp trình lên Uỷ ban ngân sách Quốc hội

Ngân sách xã mục đích là để duy trì hoạt động của các cơ quan Nhà nớc,

Đảng, đoàn thể, cấp xã và các khoản chi về quản lý và phát triển Kinh tế - Xã hội thuộc chức năng, nhiệm vụ của chính quyền xã Tuy nhiên, trong xu thế tin học hoá hiện nay và yêu cầu của Bộ Tài chính là tin học hoá trong các lĩnh vực quản lý hành chính để tổng hợp các báo cáo một cách chính xác và nhanh nhất do đó các báo cáo tổng hợp Tài chính ngân sách xã cũng không ngoại lệ Việc đa tin học vào để tự động tính toán sau đó đa ra báo cáo Tài chính để kiểm tra tình hình thực hiện dự toán Tài chính ngân sách xã là một quá trình đòi hỏi chính xác và kịp thời, thông tin đợc cập nhật hàng tháng để giúp cuối năm tổng hợp báo cáo đầy đủ để trình lên trên nhằm đa ra kịp thời các dự toán, quyết toán

Trong vấn đề quản lý nguồn vốn ngân sách của xã, phờng có liên quan đến rất nhiều các ban ngành, và số liệu đợc cập nhật hàng ngày do vậy đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ để giúp xây dựng một phần mềm quản lý nguồn vốn của ngân sách xã và đáp ứng yêu cầu của ngời quản lý Trong đó cơ sở

để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nguồn vốn ngân sách xã là xây dựng

hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách xã

Trong quá trình thực tập ở Bộ Tài chính, đợc sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng Phát triển ứng dụng (Ban quản lý ứng dụng tin học) và với yêu cầu trong việc quản lý ngân sách của các xã, em đã chọn đề tài:

“ Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán

ngân sách Xã, Phờng “ làm luận văn tốt nghiệp Đại học

Chuyên đề đợc trình bày gồm bốn chơng sau:

Chơng I: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Chơng II: Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng

Chơng này trình bày tổng quan về Bộ Tài chính, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài chính và trình bày nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính- Kế toán ngân sách xã, phờng trên cơ sở quản lý của các cơ quan chức năng

Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng

Chơng này trình bày quá trình phân tích và thiết kế hệ thống: sơ đồ chức năng của hệ thống, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, nhằm giải quyết bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng

Chơng IV: Đánh giá và cài đặt chơng trình

Chơng này trình bày những đánh giá khách quan về chơng trình, cách cài đặt

và kết quả thử nghiệm của chơng trình

Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hớng dẫn Trịnh Phú Cờng đã tận tình chỉ bảo em hoàn thành đợc đề tài này, các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng dụng và em hy vọng sẽ nhận đợc những ý kiến chỉ bảo của các Thầy giáo, Cô giáo,

ý kiến đóng góp của các bạn để chơng trình đợc hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003

Lê Ngọc Châu

Chơng I Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông

tin quản lý

I Thông tin và thông tin quản lý

Hiện nay nguời ta thờng nói về ”kinh tế tri thức” nh một xu hớng tất yếu trong quá trình hình thành nên nền kinh tế trong tơng lai Đó là kết quả của sự phát triển khoa học kỹ thuật, là sự ra đời của hàng loạt công nghệ hiện đại mà công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy các ngành khoa học công nghệ nh: công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ vũ trụ, Thông tin chính

là mối ràng buộc các ngành với nhau, nó giúp sự liên kết giữa các ngành để cùng một mục đích là phát triển kinh tế xã hội và nâng cao sự hiểu biết của con ngời Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, mọi quốc gia đều quan tâm đến công nghệ thông tin nh một công cụ để phát triển kinh tế của đất nớc mình

Đó là ta đang xét ở tầm vĩ mô, còn ở tầm vi mô thì sao, cụ thể là trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay thì thông tin đóng vai trò nh thế nào? Ta hãy xem một số liệu cụ thể sau:

Theo nghiên cứu của các tổ chức trên thế giới thì số lợng lao động thông tin trong các tổ chức ngày càng tăng Nếu đầu thế kỷ 20 là 5%, vào những năm 70 là 55% thì hiện nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ 21 nhiều tổ chức sẽ có tới 90% số lao động là lao động gián tiếp mà phần lớn là lao động thông tin

Đó chỉ là một ví dụ nhỏ trong hàng loạt các số liệu để minh chứng cho tầm quan trọng của thông tin Trong các doanh nghiệp, số lợng máy vi tính tăng lên

đáng kể vì dữ liệu liên quan đều đợc xử lý bằng máy vi tính Trong lĩnh vực quản

lý, thông tin giúp ngời quản lý điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệu quả, ngời giám đốc có thể ngồi một chỗ dùng máy tính của mình đợc kết nối mạng

mà điều hành hay giải quyết công việc ở một nơi nào đó Máy vi tính là công cụ trợ giúp đắc lực và thông tin đợc cập nhật một cách tức thời trong quản lý Có ba cấp quản lý trong một tổ chức: lập kế hoạch chiến lợc, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp Mỗi mức có một hay một nhóm điều hành, họ có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho ngời ở mức cao hơn và ra quyết định khác nhau ở mỗi mức khác nhau Vì vậy, ta có thể nói thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản

lý của mình.

II Hệ thống thông tin

Thông tin đợc coi trọng khi nó đợc sử dụng vào một mục đích cụ thể nào đó Thông tin đợc con ngời sử dụng để biến đổi thành thông tin mới, nó có thể đợc lu trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên giấy, Trong lĩnh vực quản lý, ngời quản lý sử dụng một hệ thống thông tin để điều khiển tác nghiệp,

điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Nh vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử

lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra

Mô hình hệ thống thông tin

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc

xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả

xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage)

Để hiểu đợc một hệ thống thông tin phục vụ công việc gì và cần thêm những yếu tố nào ngời ta sử dụng các mô hình để biểu diễn một hệ thống thông tin Tuỳ theo từng đối tợng mà có thể biểu diễn mô hình theo từng cách khác nhau Tuy nhiên vì là nền tảng trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin nên

nó đợc mô tả theo một số mô hình sau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic là mô hình ổn định nhất, nó đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời quản lý Mô hình này xác định xem mục đích của một hệ thống thông tin, yêu cầu

về dữ liệu, về các xử lý cần phải thực hiện và nơi lu trữ chúng

Mô hình vật lý ngoài đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời sử dụng Vì hệ thống thông tin để xây dựng phần mềm là dành cho ngời sử dụng (khách hàng) nên họ là ngời yêu cầu và cũng là ngời đánh giá khách quan nhất Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức đầu vào, đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống Mô hình này cũng cha ổn định vì khách hàng có thể cha hài lòng và có thể đợc thay

đổi tuỳ theo mô hình hiện có

III Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) là một loại trong các hệ thống thông tin trong một tổ chức Phát triển hệ thống thông tin

đó là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới, thực hiện và cài đặt nó Tuy nhiên, tại sao lại phải phát triển một hệ thống thông tin, đó

- Sự thay đổi công nghệ.

- Thay đổi sách lợc chính trị

Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý là có đợc sản phẩm

đáp ứng ngời sử dụng, phù hợp với môi trờng hiện tại Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn Các giai đoạn để phát triển một hệ thống thông tin gồm:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

1 Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định

về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.

- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3 Thiết kế logic

Là xác định các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã thiết lập đợc ở giai đoạn trớc Mô hình logic sẽ phải đợc ngời sử dụng xem xét Bao gồm công

đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là chi tiết Các công đoạn cần phải làm:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phơng án các giải pháp

5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra.

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

6 Triển khai kỹ thuật của hệ thống

Đây là bớc tin học hoá của hệ thống thông tin Bao gồm những công đoạn sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

IV Phân tích hệ thống thông tin quản lý

Để hiểu rõ hệ thống thông tin hiện tại có những nhợc điểm gì cần phải khắc phục, ta phải đi phân tích hệ thống thông tin đó Đó là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh là xác định các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra các phơng án để đạt đợc mục tiêu đó

Các công cụ dùng trong phân tích hệ thống thông tin quản lý

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá hoàn toàn

- Dòng thông tin - Điều khiển

1 Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin

quản lý

Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong miền nghiên cứu Trong giai đoạn phân tích chức năng, ngời ta phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà cha quan tâm đến phơng pháp thực hiện các chức năng đó

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống

Tên người / bộ phận

Tên tiến trình xử lý

Tiến trình xử lý

* Ngoài các mô hình ở trên ra ta có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin

quản lý

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý

Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:

1.0 Thiết kế

mẫu biểu

và

báo cáo

2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại

Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ ra, khuôn dạng các báo cáo

biểu mẫu báo cáo

Đầu vào/ ra, các mô hình dữ liệu, mô

hình tiến trình

Các thực đơn, biểu tượng, giao diện,

liệu logic Các quan hệ đa chuẩn hoá

- Phân rã sơ đồ (Diagram Explosion)

Để mô tả chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau đến là mức 1,

V Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý

Sau khi sử dụng các công cụ để phân tích hệ thống thông tin hiện tại, tìm ra những u nhợc điểm của nó, ta phải tiến hành thiết kế một hệ thống thông tin mới

Do vậy, thiết kế hệ thống thông tin quản lý là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đặt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích mà vẫn luôn tuân thủ ràng buộc của môi trờng

Việc thiết kế logic bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới

Nó đảm bảo cho những dữ liệu cần thiết sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thống

và chỉ những xử lý theo yêu cầu sẽ đợc thực hiện

Các bớc của giai đoạn thiết kế logic

1 Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin

Có bốn cách cơ bản để xác định yêu cầu thông tin, nhng do yêu cầu của bài toán đặt ra nên ta chỉ xét một cách là: phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Đây là cách mà đợc các lập trình viên hay sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin Đó là dựa vào các thông tin đầu ra để mô phỏng sau đó là thiết kế và cuối cùng là hợp thức hoá cơ sở dữ liệu đó Bao gồm 4 bớc sau:

- Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa quản lý

Bớc 2: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

Sau khi tổng hợp các phần tử đầu ra, ta tiến hành chuẩn hoá theo từng mức khác nhau Có 7 mức để chuẩn hoá cơ sở dữ liệu, tuy nhiên tuỳ từng hệ thống thông tin mà dừng lại tại từng mức khác nhau

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF )

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF )

- Chuẩn hoá mức 3 ( 3.NF )

Tên thực thể

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Thực thể: đợc dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong

thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng

Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình nh sau:

Liên kết: Đợc dùng để thể hiện những mối quan hệ tồn tại giữa các thực thể

Nó đợc biểu diễn bằng hình sau:

Số mức độ của liên kết: Là số lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần

xuất của thực thể B và ngợc lại

- Liên kết loại Một - Một ( 1@1 )

- Liên kết loại Một - Nhiều ( 1@N )

- Liên kết loại Nhiều - Nhiều ( N@N )

Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lợng quan hệ tham gia vào thực thể đó.

- Quan hệ một chiều: là một lần xuất của một thực thể đợc quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

- Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

- Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hay một quan hệ Có

3 Thiết kế logic xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính chất tổ chức Để biểu diễn những hoạt động nh vậy, ta dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả

Sự kiện: là việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc

nhiều việc khác

Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp với các sự kiện, thể hiện các quy tắc

quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc

Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung

các sự kiện khởi sinh

Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết

quả của một công việc

Kết quả: là sản phẩm của việc thực hiện một công việc.

3.1 Phân tích tra cứu

Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem bằng cách nào để có đợc những thông tin

đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế trong phần thiết kế CSDL

Phân tích tra cứu giúp cho việc xem xét lại quá trình thiết kế CSDL đã đủ cung cấp các đầu ra hay không và xem xét lại một phần logic để tạo các thông tin đầu

ra Kết quả của việc phân tích này đợc biểu diễn bằng sơ đồ phân tích tra cứu và đa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống

3.2 Phân tích cập nhật

Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải đợc cập nhật thờng xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của đối tợng mà nó quản lý Khi có những sự kiện xảy ra buộc ta phải thêm, bớt một hay nhiều bản ghi hay buộc ta phải thay

Phân lớp và cấu trúc: kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào là đúng kiểu.

Tổ hợp ý nghĩa: Xem xét sự phù hợp về ý nghĩa của các dữ liệu.

Soát dữ liệu: kiểm tra xem dữ liệu có mặt trong mỗi bản ghi không.

Quy cách: kiểm tra quy cách quy định trớc.

Miền giá trị: kiểm tra xem dữ liệu có nằm trong miền giá trị quy định không Hợp lý hoàn toàn: dữ liệu có hợp lý về hoàn cảnh không.

Kích thớc: xem xét dữ liệu có quá nhiều ký tự hay ít ký tự.

Tự kiểm tra: dữ liệu nhập thoả mãn điều kiện tự thân nào đó.

Tập hợp giá trị chuẩn: dữ liệu nhập vào có nằm trong tập hợp giá trị chuẩn

cho trớc hay không

Chơng II

Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, ph-

ờng

I Tổng quan về Bộ Tài chính

1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính

Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nớc Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính đợc Nhà nớc giao cho những quyền hạn nhất định:

- Hớng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sách hàng năm

- Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nớc xây dung kế hoạch Tài chính trung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn đề khác của nền kinh tế có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nớc

- Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và các khoản thu khác

- Quản lý ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nớc, quỹ ngoại tệ, thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị

- Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhà nớc

- Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sở hữu Nhà ớc

n Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nớc

- Quản lý các loại vốn để vay nợ trong và ngoài nớc

- Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính

2 Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng

dụng tin học

Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà nớc của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà nớc; tổ chức Trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tài chính và

điều hành ngân sách Nhà nớc của Bộ

Nhiệm vụ của Ban quản lý ứng dụng tin học:

- Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt

động quản lý Tài chính Nhà nớc

- Quản lý thống nhất các hoạt động tin học trong toàn ngành Tài chính

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Nhà nớc trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ

- Tổ chức trung tâm Dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý Tài chính Nhà nớc

- Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ

Ban quản lý ứng dụng tin học gồm các phòng sau:

Bài toán có thể phát biểu nh sau: kế toán ngân sách xã là việc tổ chức hệ thống thông tin về toàn bộ các hoạt động kinh tế - tài chính của xã bao gồm: các hoạt

động Tài chính ngân sách của xã và các hoạt động Tài chính của đơn vị sử dụng ngân sách ( với t cách là đơn vị dự toán hay đơn vị thụ hởng ngân sách của xã )

1 Mục đích của bài toán

Xây dựng một hệ thống thông tin cho phép thực hiện và quản lý toàn bộ các báo cáo đầu vào (bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu / chi ngân sách của các xã, ) để tổng hợp đa ra báo cáo Tài chính - kế toán Việc ứng dụng tin học vào để giúp tổng hợp nhanh các báo cáo Tài chính trong hoạt động Tài chính ngân sách xã, cân đối Tài chính hàng tháng, năm để cho cơ quan Tài chính quyết định

dự toán và phân bổ ngân sách địa phơng; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa

ph-ơng

Đây là quá trình tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách của các xã nên việc tổng hợp này bắt đầu thực hiện từ huyện Mục đích để đa các báo cáo này phục vụ yêu cầu quản lý

2 Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế

- Quản lý tình hình thực hiện chi và cơ cấu chi ngân sách của các xã trong tháng (đã làm thủ tục ghi chi ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và chi ngân sách cha qua Kho bạc)

- Quản lý tình hình cân đối Tài chính ngân sách trong năm ngân sách, đối chiếu với dự toán

- Quản lý tình hình Tài chính ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mục

- Báo cáo tổng hợp về tình hình Tài chính ngân sách xã trong năm báo cáo theo nội dung.

- Quản lý tình hình thực hiện công tác XDCB tại các xã trong năm báo cáo

3 Nguồn thông tin đầu vào

Để hệ thống thông tin đảm bảo đợc các chức năng nêu trên, các dữ liệu đầu vào phải đợc cập nhật đầy đủ và chính xác Việc tổng hợp các báo cáo là dựa vào các số liệu từ các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, đó là:

- Bảng cân đối tài khoản

- Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã

- Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã

- Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã

- Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã

- Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã

- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã

- Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã

- Báo cáo tình hình xây dựng cơ bản

- Thuyết minh báo cáo Tài chính

4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá

trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính

Phòng Tài chính quận, huyện

Tổng hợp các báo cáo Tài chính

Sở Tài chính

Tổng hợp

Bộ Tài chínhKiểm tra và

đối chiêú

Báo cáo

Các báo cáo của các xã

liệu

2.0Tổng hợp và lập báo cáo TC

5 Sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo

Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng

III Ngôn ngữ sử dụng

Hiện nay Microsoft Windows là hệ điều hành đang đợc dùng rộng rãi nhất theo thống kê của các tạp chí vi tính thế giới Xu hớng lập trình trong môi trờng Windows càng ngày thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng, vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống nh Basic, Pascal, C, FoxPro, đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ nh Visual Basic, Visual C, VisualFoxPro,

Visual FoxPro là môi trờng hớng đối tợng mạnh cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng nhỏ Visual FoxPro cung cấp các công cụ để tổ chức các Table chứa thông tin, chạy các Query, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan thống nhất, hay lập trình một ứng dụng, xắp xếp dữ liệu hoàn chỉnh cho ngời

Tổng hợp các báo cáo Tài chính

xã

tổng hợp và lập các báo cáo

Chơng III Xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài

Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phuờng gồm có các chức năng chính sau:

- Chức năng cập nhật dữ liệu cho các tệp danh mục

- Chức năng quản lý tình hình Tài chính ngân sách của các xã

- Chức năng lập tổng hợp và lập các báo cáo

Sơ đồ chức năng mức cao nhất của hệ thống thông tin

Quản lý danh mục

Kết chuyển tự

động số dư sang tháng sau

Phân rã sơ đồ chức năng trên ta có sơ đồ chức năng phân rã mức 1 nh sau:Phân rã chức năng cập nhật dữ liệu cho các tệp Danh Mục (danh mục xã, danh mục tài khoản, danh mục số d đầu kỳ, danh mục chỉ tiêu thu, chi ngân sách xã, danh mục chơng loại, danh mục khoản, )

Phân rã chức năng cập nhật danh mục thành các chức năng chi tiết hơn:

- Chức năng cập nhật dữ liệu mới cho các tệp danh mục

- Chức năng sửa xoá dữ liệu đã có trong tệp danh mục

- Chức năng kết chuyển tự động số d sang tháng sau

Quản lý tình hình Tài chính theo bảng cân

đối tài khoản

Tổng hợp các báo cáo

Tổng hợp báo cáo Tài chính

Tổng hợp báo cáo quyết toán

Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã

Báo cáo tổng hợp Tài chính, cân đối Tài chính, quyết toán,

Báo cáo tổng hợp Tài chính, cân đối Tài chính, quyết toán,

Kho dữ liệu

Phân rã chức năng lập và tổng hợp các báo cáo

- Chức năng lập báo cáo Tài chính của các xã

- Chức năng lập báo cáo quyết toán của các xã

2 Phân tích luồng thông tin

Luồng thông tin trong hệ thống thông tin đợc chia thành 3 giai đoạn:

- Quá trình cập nhật dữ liệu

- Quá trình xử lý dữ liệu

- Quá trình tổ chức thông tin báo cáo

Mô hình luồng thông tin trong hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phuờng:

Sở tàI chính Thời

điểm

Kế toán (Phòng tài chính huyện)

Cuối

tháng cân đối Bảng

tài khoản của xã

Nhập số dư

đầu kỳ, nhập số phát sinh trong kỳ

Tính số dư cuối kỳ

Ban tàI chính Xã

2.1 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối tài khoản

Sở Tài chính

Thời

điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện)

Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã, phường

Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã

đã được tổng hợp

Nhập dự toán năm, quyết toán năm của từng chỉ tiêu, và số thực hiện trong tháng của từng xã

So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu ngansachxa

Lập bảng tổng hợp thu ngân sách xã

In báo cáo tổng hợp thu ngân sách

Đối chiếu với BC tổng hợp thu

2.2 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã

Sở Tài chính

Thời

điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện)

Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã, phường

Nhập dự toán năm, quyết toán năm của từng chỉ tiêu, và số thực hiện trong tháng của từng xã

So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu ngansachxa

Lập bảng tổng hợp chi ngân sách xã

Cuối

tháng

Ban tàI chính xã

Đối chiếu với BC tổng hợp chi

2.3 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã

Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã

Tính tổng số dự toán và thực hiện trong năm,

so sánh thực hiện với dự toán của từng xã

Lập bảng cân

đối quyết toán ngân sách xã

In bảng cân đối quyết toán ngân sách xã

Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã đã được tổng hợp

2.5 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán thu

Sở tàI chính

Báo cáo quyết

toán thu ngân

sách xã

Nhập số thực hiện trong năm theo từng chương, loại, khoản, mục của từng xã

Tổng hợp báo cáo quyết toán thu ngân sách các xã

In báo cáo quyết toán thu ngân sách xã

Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã đã được tổng hợp

2.6 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán chi

Sở tàI chính