Thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài chính

Để quản lý thống nhất nền tài chính quốc gia, xây dựng ngân sách Nhà nước lành mạnh, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của Nhà nước, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước theo định hướng x• hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - x• hội, nâng cao đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nước đ• đưa ra Luật ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xung một số điều của Luật ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998.

Mục lục Mục lục-------------------------------------------------------------------------------------1 Một số ký hiệu viết tắt--------------------------------------------------------------4 Lời nói đầu----------------------------------------------------------------------------4 Chơng I------------------------------------------------------------------------------------8 Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý---------------------------------------------------------------------------------------------8 I. Thông tin và thông tin quản lý 8 II. Hệ thống thông tin 9 III. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý 10 1. Đánh giá yêu cầu .11 2. Phân tích chi tiết 11 3. Thiết kế logic .12 4. Đề xuất các phơng án của giải pháp 12 5. Thiết kế vật lý ngoài .12 6. Triển khai kỹ thuật của hệ thống 13 7. Cài đặt và khai thác 13 IV. Phân tích hệ thống thông tin quản lý .13 1. Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin quản lý .14 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý .14 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý 16 V. Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý .17 1. Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin .18 2. Thiết kế cơ sở dữ liệu 18 2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 18 2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá 19 3. Thiết kế logic xử lý .20 3.1. Phân tích tra cứu 20 3.2. Phân tích cập nhật 20 Chơng II---------------------------------------------------------------------------------21 Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng-----------------------22 I. Tổng quan về Bộ Tài chính .22 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính .22 1 2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học .24 II. Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng 24 1. Mục đích của bài toán .25 2. Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng 25 3. Nguồn thông tin đầu vào .26 4. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính .26 5. Sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng .28 III. Ngôn ngữ sử dụng 29 Chơng III -------------------------------------------------------------------------------30 Xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phuờng--------------------------------------------------------30 I. Phân tích hệ thống thông tin tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng 30 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin .30 2. Phân tích luồng thông tin 33 2.1. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối tài khoản 34 2.2. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã .35 2.3. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã .36 2.4. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối quyết toán ngân sách xã 37 2.5. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán thu ngân sách xã .38 2.6. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán chi ngân sách xã .40 2.7. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã 42 2.8. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã .44 2.9. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tình hình xây dựng cơ bản .45 3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng 46 2 3.1. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình cập nhật dữ liệu của hệ thống thông tin 46 3.2. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Tài chính ngân sách xã của hệ thống thông tin 48 3.3. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách xã của hệ thống thông tin .49 II. Thiết kế cơ sở dữ liệu .50 1. Phơng pháp thu thập thông tin .50 2. Thiết kế cơ sở dữ liệu 55 2.1. Phơng pháp mô hình hoá 55 2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 56 3. Sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram) .70 III. Một số thuật toán của chơng trình 71 1. Thuật toán kết chuyển tự động số d cuối kỳ sang số d đầu kỳ sau .71 2. Thuật toán tính luỹ kế từ đầu kỳ 72 3. Thuật toán lập báo cáo 72 IV. Một số giao diện chính của chơng trình 74 Chơng IV--------------------------------------------------------------------------------85 Đánh giá và cài đặt chơng trình -------------------------------------------85 I. CàI đặt chơng trình 85 1. Yêu cầu chung .85 2. Cài đặt chơng trình 85 II. Đánh giá chơng trình .86 1. Đánh giá về mặt kỹ thuật .86 3. Đánh giá về mặt pháp lý .90 Kết luận---------------------------------------------------------------------------------91 Tài liệu tham khảo---------------------------------------------------------------91 Phụ lục-----------------------------------------------------------------------------------93 3 Một số ký hiệu viết tắt HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Uỷ ban nhân dân TSCĐ: Tài sản cố định XDCB: Xây dựng cơ bản BC: Báo cáo TC: Tài chính QT: Quyết toán BCTC: Báo cáo tài chính BCQT: Báo cáo quyết toán BCTH: Báo cáo tổng hợp PK: Primary key RK: Regular key NS: Ngân sách NSX: Ngân sách xã NSNN: Ngân sách Nhà nớc E-R: Entity Relation CSDL: Cơ sở dữ liệu TK: Tài khoản Lời nói đầu 4 Để quản lý thống nhất nền tài chính quốc gia, xây dựng ngân sách Nhà nớc lành mạnh, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của Nhà nớc, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nớc đã đa ra Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xung một số điều của Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 5 năm 1998. Ngân sách Nhà nớc bao gồm ngân sách Trung ơng và ngân sách các cấp chính quyền địa phơng (ngân sách địa phơng). Trong những năm gần đây, quản lý ngân sách Nhà nớc cấp xã, phờng, thị trấn là nhiệm vụ đợc đặc biệt quan tâm trong công tác quản lý ngân sách Nhà nớc . Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nớc. Vì vậy, Bộ Tài chính cũng là nơi quản lý các vấn đề về ngân sách xã, phờng. Mọi hoạt động của xã về ngân sách đều đợc trình lên Bộ Tài chính bằng những báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán trong đó ghi đầy đủ toàn bộ những số liệu về tình hình thu ngân sách của xã từng tháng, quý, năm. Sau đó Bộ Tài chính sẽ tổng hợp các báo cáo rồi gửi lên Uỷ ban Ngân sách Quốc Hội. Mọi nguồn Tài chính ngân sách xã đều phải dựa vào các nguồn thu đóng góp của dân, các tài sản vật t của xã và các nguồn chi từ trên (Huyện, Tỉnh, Trung Ương). Do vậy, các bản báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán là cơ sở để đa ra các quyết định cuối cùng trong việc hoạch định chính sách về Ngân sách xã. Ngân sách xã, phờng là bộ phận của ngân sách Nhà nớc do UBND xã quản lý; HĐND xã quyết định giám sát. UBND và HĐND xã dựa trên các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán để quản lý. Sau đó trình lên huyện, huyện tổng hợp các xã trình lên tỉnh, tỉnh tổng hợp các huyện trình lên Bộ Tài chính, Bộ Tài chính tổng hợp trình lên Uỷ ban ngân sách Quốc hội. 5 Ngân sách xã mục đích là để duy trì hoạt động của các cơ quan Nhà nớc, Đảng, đoàn thể, cấp xã và các khoản chi về quản lý và phát triển Kinh tế - Xã hội thuộc chức năng, nhiệm vụ của chính quyền xã. Tuy nhiên, trong xu thế tin học hoá hiện nay và yêu cầu của Bộ Tài chính là tin học hoá trong các lĩnh vực quản lý hành chính để tổng hợp các báo cáo một cách chính xác và nhanh nhất do đó các báo cáo tổng hợp Tài chính ngân sách xã cũng không ngoại lệ. Việc đa tin học vào để tự động tính toán sau đó đa ra báo cáo Tài chính để kiểm tra tình hình thực hiện dự toán Tài chính ngân sách xã là một quá trình đòi hỏi chính xác và kịp thời, thông tin đợc cập nhật hàng tháng để giúp cuối năm tổng hợp báo cáo đầy đủ để trình lên trên nhằm đa ra kịp thời các dự toán, quyết toán. Trong vấn đề quản lý nguồn vốn ngân sách của xã, phờng có liên quan đến rất nhiều các ban ngành, và số liệu đợc cập nhật hàng ngày do vậy đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ để giúp xây dựng một phần mềm quản lý nguồn vốn của ngân sách xã và đáp ứng yêu cầu của ngời quản lý. Trong đó cơ sở để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nguồn vốn ngân sách xã là xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách xã. Trong quá trình thực tập ở Bộ Tài chính, đợc sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng Phát triển ứng dụng (Ban quản lý ứng dụng tin học) và với yêu cầu trong việc quản lý ngân sách của các xã, em đã chọn đề tài: Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng làm luận văn tốt nghiệp Đại học. Chuyên đề đợc trình bày gồm bốn chơng sau: Chơng I: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Chơng này trình bày một số vấn đề mang tính lý thuyết về hệ thống thông tin, các mô hình của một hệ thống thông tin, các công cụ phân tích thiết kế hệ thống thông tin. 6 Chơng II: Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng Chơng này trình bày tổng quan về Bộ Tài chính, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài chính và trình bày nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính- Kế toán ngân sách xã, phờng trên cơ sở quản lý của các cơ quan chức năng. Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng Chơng này trình bày quá trình phân tích và thiết kế hệ thống: sơ đồ chức năng của hệ thống, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, . nhằm giải quyết bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng. Chơng IV: Đánh giá và cài đặt chơng trình Chơng này trình bày những đánh giá khách quan về chơng trình, cách cài đặt và kết quả thử nghiệm của chơng trình. Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục So với hệ thống thông tin cũ thì hệ thống thông tin mới này đã đợc hoàn chỉnh hơn và đó là kết quả của 3 tháng thực tập của em và những giúp đỡ của các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng dụng. Em hy vọng rằng với sự nỗ lực của bản thân sẽ xây dựng đợc một chơng trình hoàn chỉnh để đợc ứng dụng vào thực tế. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hớng dẫn Trịnh Phú Cờng đã tận tình chỉ bảo em hoàn thành đợc đề tài này, các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng dụng và em hy vọng sẽ nhận đợc những ý kiến chỉ bảo của các Thầy giáo, Cô giáo, ý kiến đóng góp của các bạn để chơng trình đợc hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003 Lê Ngọc Châu 7 Chơng I Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý I. Thông tin và thông tin quản lý Hiện nay nguời ta thờng nói về kinh tế tri thức nh một xu hớng tất yếu trong quá trình hình thành nên nền kinh tế trong tơng lai. Đó là kết quả của sự phát triển khoa học kỹ thuật, là sự ra đời của hàng loạt công nghệ hiện đại mà công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy các ngành khoa học công nghệ nh: công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ vũ trụ, . Thông tin chính là mối ràng buộc các ngành với nhau, nó giúp sự liên kết giữa các ngành để cùng một mục đích là phát triển kinh tế xã hội và nâng cao sự hiểu biết của con ngời. Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, mọi quốc gia đều quan tâm đến công nghệ thông tin nh một công cụ để phát triển kinh tế của đất nớc mình. Đó là ta đang xét ở tầm vĩ mô, còn ở tầm vi mô thì sao, cụ thể là trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay thì thông tin đóng vai trò nh thế nào? Ta hãy xem một số liệu cụ thể sau: Theo nghiên cứu của các tổ chức trên thế giới thì số lợng lao động thông tin trong các tổ chức ngày càng tăng. Nếu đầu thế kỷ 20 là 5%, vào những năm 70 là 55% thì hiện nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ 21 nhiều tổ chức sẽ có tới 90% số lao động là lao động gián tiếp mà phần lớn là lao động thông tin. 8 Đó chỉ là một ví dụ nhỏ trong hàng loạt các số liệu để minh chứng cho tầm quan trọng của thông tin. Trong các doanh nghiệp, số lợng máy vi tính tăng lên đáng kể vì dữ liệu liên quan đều đợc xử lý bằng máy vi tính. Trong lĩnh vực quản lý, thông tin giúp ngời quản lý điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệu quả, ngời giám đốc có thể ngồi một chỗ dùng máy tính của mình đợc kết nối mạng mà điều hành hay giải quyết công việc ở một nơi nào đó. Máy vi tính là công cụ trợ giúp đắc lực và thông tin đợc cập nhật một cách tức thời trong quản lý. Có ba cấp quản lý trong một tổ chức: lập kế hoạch chiến lợc, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Mỗi mức có một hay một nhóm điều hành, họ có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho ngời ở mức cao hơn và ra quyết định khác nhau ở mỗi mức khác nhau. Vì vậy, ta có thể nói thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. II. Hệ thống thông tin Thông tin đợc coi trọng khi nó đợc sử dụng vào một mục đích cụ thể nào đó. Thông tin đợc con ngời sử dụng để biến đổi thành thông tin mới, nó có thể đợc lu trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên giấy, . Trong lĩnh vực quản lý, ngời quản lý sử dụng một hệ thống thông tin để điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Nh vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, . thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng. Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra. Mô hình hệ thống thông tin 9 Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage). Để hiểu đợc một hệ thống thông tin phục vụ công việc gì và cần thêm những yếu tố nào ngời ta sử dụng các mô hình để biểu diễn một hệ thống thông tin. Tuỳ theo từng đối tợng mà có thể biểu diễn mô hình theo từng cách khác nhau. Tuy nhiên vì là nền tảng trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin nên nó đợc mô tả theo một số mô hình sau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic là mô hình ổn định nhất, nó đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời quản lý. Mô hình này xác định xem mục đích của một hệ thống thông tin, yêu cầu về dữ liệu, về các xử lý cần phải thực hiện và nơi lu trữ chúng. Mô hình vật lý ngoài đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời sử dụng. Vì hệ thống thông tin để xây dựng phần mềm là dành cho ngời sử dụng (khách hàng) nên họ là ngời yêu cầu và cũng là ngời đánh giá khách quan nhất. Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức đầu vào, đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống. Mô hình này cũng cha ổn định vì khách hàng có thể cha hài lòng và có thể đợc thay đổi tuỳ theo mô hình hiện có. III. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) là một loại trong các hệ thống thông tin trong một tổ chức. Phát triển hệ thống thông tin đó là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới, thực hiện và cài đặt nó. Tuy nhiên, tại sao lại phải phát triển một hệ thống thông tin, đó là do những nguyên nhân sau: - Những vấn đề về quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. 10