Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư

Bill Gates đ• nói “Chúng ta đang bước vào một thời đại mới, thời đại mà chúng ta càng cho bao nhiêu thì chúng ta lại càng giàu có lên bấy nhiêu, đó chính là thông tin và tri thức..” Hệ thống thông tin - một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đ• có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đ• phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đ• trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá chưa mang lại hiệu quả như nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thường quan tâm tơí hardware hơn, còn software thì chỉ sử dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (như Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chương trình quản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ. Trong một thời gian dài trước đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chương trình quản lý tin học đa phần được thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập trình viên chứ không phải do các nhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việc xây dựng công trình từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc sư chủ trì. Và như vậy với những công trình nhỏ bé tạm thời còn tạm chấp nhận được nhưng với những công trình sử dụng lâu dài thì ích lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bỏ ra, chưa kể về lâu dài đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của mình. Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất lượng tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm được việc đó cần phả thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá trình xử lý thông tin một cách hiệu quả nhất.

Lời mở đầu Bill Gates đã nói Chúng ta đang bớc vào một thời đại mới, thời đại mà chúng ta càng cho bao nhiêu thì chúng ta lại càng giàu có lên bấy nhiêu, đó chính là thông tin và tri thức Hệ thống thông tin - một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nớc tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nớc ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá cha mang lại hiệu quả nh nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thờng quan tâm tơí hardware hơn, còn software thì chỉ sử dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (nh Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chơng trình quản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ. Trong một thời gian dài trớc đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chơng trình quản lý tin học đa phần đợc thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập trình viên chứ không phải do các nhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việc xây dựng công trình từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc s chủ trì. Và nh vậy với những công trình nhỏ bé tạm thời còn tạm chấp nhận đợc nhng với những công trình sử dụng lâu dài thì ích lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bỏ ra, cha kể về lâu dài đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của mình. Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất l- ợng tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm đợc việc đó cần phả thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tơng ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá trình xử lý thông tin một cách hiệu quả nhất. Do các vấn đề vừa mới đợc trình bày, chuyên ngành lập trình quản lý đợc đào tạo ở nhiều cấp độ từ đại học, cao đẳng đến kỹ thuật viên trung cấp để đáp ứng nhu cầu này. Trong các kiến thức cung cấp cho học viên thì môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành này là môn phân tích và thiết kế hệ thống. Môn học này cung cấp cho sinh viên phơng pháp luận và các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống bằng máy tính tơng ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển, đảm bảo quá trình thông tin quản lý hiệu quả nhất. Quản lý vật t 1 Bài tập môn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của chúng em đợc thực hiện dựa trên những kiến thức đã đợc học và những hiểu biết về môn học. Chơng trình Quản lý vật t đợc hình thành trên cơ sở: - Công ty Nam Thiên Hà - Địa chỉ: 222 Tây Sơn, Quận Đống Đa, Hà Nội. - Điện thoại: 04.8573091, Fax: 04.572140 Quản lý vật t 2 Mở đầu: Giới thiệu về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp bao gồm những con ngời, những thiết bị phần cứng, thiết bị phần mềm, dữ liệu, . . . để thực hiện thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin dựa trên một tập các ràng buộc của môi trờng Sơ đồ của một hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận chính: - Thu thập thông tin: Chức năng này liên quan đến vấn đề tổ chức nh: + Đợc đa vào sổ sách + Đợc đa váo chơng trình thông qua thiết bị đầu cuối - Xử lý thông tin: có nhiệm vụ thu thập thông tin đầu vào, lấy thông tin cần thiết từ kho dữ liệu, sau đó phân tích và xử lý, cuối cùng thì đa thông tin đó vào thiết bị lu trữ và phân phối - Lu trữ thông tin: Nhiệm vụ là lu trữ thông tin một cách khoa học - Phân phối thông tin: Đa thông tin đến nơi cần thiết Hệ thống thông tin chính thức bao gồm một loạt các qui tắc ràng buộc rõ ràng, phơng pháp làm việc có văn bản, dựa trên truyền thống nào đó và phải có tính khách quan Phân loại hệ thống theo mục đích phục vụ: - Hệ thống thông tin giao dịch: Xử lý thông tin trong quá trình giao dịch với nhân viên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống hoạt động quản lý nh tập chiến lợc, điều khiển quản lý hay điều khiển tác nghiệp. Hệ thống này có thông tin lấy đợc từ hệ thống thông tin giao dịch, và nó có hoạt động tốt hay không là nhờ hệ thống thông tin giao dịch. - Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, bao gồm 3 giai đoạn sau: + Xác định vấn đề + Xây đựng các phơng án + Lựa chọn một phơng án khả thi - Hệ chuyên gia: sử dụng cơ sở trí tuệ nhân tạo và một động cơ suy luận để giúp nhà quản lý ra quyết định Quản lý vật t 3 Nguồn Thu thập Xử lý Phân phối Đích Lu trữ - Hệ thống thông tin tăng cờng cạnh tranh thờng đợc thiết kế cho ngời ngoài tổ chức nh khách hàng hay nhà cung cấp làm tăng cờng khả năng cạnh tranh của tổ chức Các mô hình của hệ thống thông tin: - Mô hình logic: Mô tả nhiệm vụ của hệ thống, bao gồm dữ liẹu cần thu thập, xử lý l- u trữ các thông tin mà hệ cần sản sinh - Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy của hệ thống nh vật mang thông tin, mang kết quả, hình thức đầu vào, hình thức đầu ra, phơng tiện thao tác của hệ thống - Mô hình vật lý trong: Là cái nhìn của ngời kỹ thuật nh trang thiết bị của toàn bộ hệ thống, cấu trúc vật lý của dữ liệu, của chơng trình và ngời sử dụng ** Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: Công việc này gồm các bớc chính sau: - Khảo sát hệ thống cũ - Phân tích hệ thống mới: + Lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ + Lập sơ đồ luồng dữ liệu + Xây dựng mô hình thực thể + Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ - Thiết kế chơng trình Quản lý vật t 4 I. Khảo sát hệ thống cũ: Giới thiệu về hệ thống đang khảo sát. Công ty Nam Thiên Hà chuyên kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng vật t. Hiện tại hệ thống cung ứng công ty gồm: 1.Hệ đặt hàng (bao gồm mua hàng và đặt hàng). -Chọn Nhà cung cấp (NCC) -Thơng lợng với nhà cung cấp -Lập đơn hàng -Lu đơn hàng Nhiêm vụ: giải quyết các dự trù vật t. Chú ý: -File NCC chứa thông tin về nhà cung cấp: Mã NCC, Tài khoản, Địa chỉ, Điện thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp. -Mỗi bản dự trù vật t có thể đợc đáp ứng bởi các NCC khác nhau. Tuy nhiên mỗi mặt hàng trên một bản dự trù chỉ do một NCC cung ứng. -Mỗi đơn hànglại có thể chứa nhiều mặt hàng do khách hàng yêu cầu, trên đơn hàng không lu thông tin nơi dự trù vì vậy phải lu thông tin Dự trù- Đơn hàng(DT/ĐH) 2.Hệ phát hàng - Nhận hàng kèm theo phiếu giao hàng đợc lu trữ trong tệp Hàng nhận. Thông tin trên phiếu giao hàng không lu thông tin ngời sử dụng hàng. - Đa vào thông tin hàng nhận làm phiếu phát hàng. _ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho kho hàng nhận để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng, Hoá đơn. Nhiệm vụ: Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho tới khi phát hàng. Qua quá trình khảo sát ta có hiện trạng của hệ thống nh sau: Quản lý vật t 5 -Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh séc Đơn hàng DT-ĐH Hàng nhận Quản lý vật t 6 Hệ cung ứng vật tư Nhà cung cấp Khách hàng đơn đặt hàng phiếu phát hàng HĐ không khớp Khiếu nại giao hàng phiếu giao hàng HĐ không khớp 3 Hệ ĐC- TC 2 Hệ phát hàng 4 Thanh toán 1 Hệ đặt hàng Khách hàng Nhà cung cấp đơn hàng thơng lợng séc xác nhận chi phát hàng phiếu phát hàng - Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh hàng nhận Đơn hàng DT-ĐH NCC séc (a) đơn đặt hàng (b) NCC đợc chọn (c) đơn hàng (d) phiếu phát hàng (e) danh sách hàng nhận (f) trao đổi bất nhất (g) séc (h) khớp DT-ĐH với hàng nhận Quản lý vật t 7 2.2 In phiếu hàng nhận 2.1 Nhận hàng về 1.2 Làm đơn hàng 1.1 Chọn NCC Khách hàng NCC a g f b d e 2.3 In danh sách hàng nhận 1.3 In danh sách ĐH 3.1 Khớp ĐH với hàng nhận 3.3 Khớp hàng nhận với ĐH 3.4 Xác nhận chi 4.2 Trả tiền 3.2 Xác nhận địa chỉ phát hàng 4.1 Ghi nhận trả tiền a h h Yếu kém - Hệ thống quản lý trên cha phải là một hệ thống quản lý bằng máy tính mà phần chính là làm thủ công. Do đó không có hớng phát triển hay nâng cấp trong tơng lai. - Không có kho hàng thông dụng để lu tạm thời các mặt hàng nhập về và tạm thời cha sử dụng. - Theo dõi thực hien đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán về quản lý. - Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận phiếu giao hàng và hoá đơn thanh toán. Do vậy, đây là một hệ thống cung ứng vật t thủ công.Việc thiếu kho thông tin nội bộ gây nên sự phức tạp, không kịp thời, tiếu tính thời sự của hệ thống thông tin.Quá trình đối chiếu thủ công cần lợng nhân công lớn, sái sót do phân tán về quản lý tạo nên sự kém hiệu lực ảnh hởng lớn đến quá trình kinh doanh cũng nh quản lý của công ty. Quản lý vật t 8 II. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bớc kkhởi đầu cần đợc tiến hành cho những mục đích sau: - Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích - Là cách tiếp cận logic tới hệ thống để làm sáng tỏ các quan hệ nhằm sử dụng cho quan hệ sau này Trớc hết, muốn xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, ta phải phân mức các chức năng. Phân mức các chức năng: - Thực hiện phân tích theo cây chức năng. Và thông thờng chỉ dừng ở 3 đến 4 mức đối với các hệ thống trung bình, để cho vấn đề quản lý không bị phức tạp hoá; còn đối với các hệ thống lớn thờng phân rã thành 6 hoặc 7 mức - Trong một chức năng không có quá nhiều chức năng con vì nh vậy ta khó có thể kiểm soát đợc mô hình. Một chức năng chỉ nên phân rã thành < 8 chức năng con - Trong cùng một mức thì các chức năng nên có độ phức tơng đơng nhau, nên tạo cho nó sự cân bằng cả về kích thớc lẫn độ phức tạp - Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhng thể hiện bao quát vấn đề nó cần quản lý Xác định các chức năng Đầu tiên phải xác định chức năng chính quan trọng nhất của toàn hệ thống, từ đó sinh ra các chức năng con. Nhà phân tích phải xác định xem mức nào là thấp nhất, yêu cầu đơn giản nhng phải đầy đủ và chính xác áp dụng vào bài toán quản lý vật t: Mục đích chính của bài toán là quản lý vật t và công việc này có các chức năng con nh sau: Quản lý vật t 9 Quản lý đặt hàng Quản lý vật t 10 Quản lý đặt hàng 1.1 Kiểm tra mặt hàng 1.2 Kiểm tra kháchh àng 1.3 Làm DT- ĐH 1.4 làm dự trù với khách hàng 1.5 Cập nhập KH mới Quản lý mua hàng 2.1 Kiểm tra kho 2.2 Làm đơn đặt hàng 2.3 Chọn NCC 2.3.1 Ghi lại NCC mới 2.3.2 Làm HĐ với NCC 2.3.1.1 Làm đơn hàng 2.3.1.1.1 Làm ds đơn hàng Quản lý mua hàng