TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP ĐIỆN AEC

1 Quá trình hình thành, phát triển của công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghiệp điện AEC

Công ty TNHH đâu tư và phát triển công nghiệp điện AEC được thànhlập ngày 27/04/1998 Nhưng tiền thân của công ty là trường kĩ thuật dân lậpứng dụng Hà Nội thành lập từ năm 1993

Qua quá trình hoạt động nhận thấy nhu cầu thực sự của thị trường vềthiết bị điện công nghiệp nên ban giám đốc công ty đã quyết định cùng vớimột số đơn vị xây lắp điện có kinh nghiệm khác thành lập công ty và lấy tênlà: Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghiệp điện

Tên giao dịch: Electricity industry development and investment

company limited AEC Co., LtdTrụ sở chính : Số 4- Lô8 – Cụm công nghiệp Từ Liêm - Hà NộiĐiện thoại: 043.7.657.056

Website : www.aec.com.vn

Để mở rộng quy mô sản xuất và phát triển ngành công nghiệp mũinhọn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường, tháng 9 năm 2002, công

ty được thành phố Hà Nội cấp 4000m2 đất tại khu công nghiệp Minh Khai –

Từ Liêm – HN để thực hiện dự án “ Xây dựng nhà máy sản xuất thiết bị điện

và các sản phẩm cơ khí” Với dự án này công ty đã xây dựng khu điều hành

có diện tích 750m2 cùng hàng ngàn mét vuông nhà xưởng và các công trìnhphụ trợ khác với nhiều trang thiết bị hiện đại như: Các loại máy cắt, chân tôn,máy đột dập thế hệ mới có điều khiển 9 ( NC, CNC…)

Trong quá trình hoạt động của mình công ty luôn chú trọng đến chấtlượng sản phẩm, không ngừng ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật tiếntiến trong sản xuất do đó công ty đã tạo được uy tín nhất định trên thị trường,

nhận được nhưng công trình lên đến hàng tỷ đồng Có thể kể một số côngtrình tiêu biểu mà công ty đã nhận lắp đặt như:

Tháng 3/1999: Công ty nhận lắp đặt trạm biến áp hợp bộ 630KVA –24KV với đơn vị dự thầu là tổng công ty bảo hiểm Dầu khí Việt Nam

Tháng 6/2000: Lắp đặt trạm biến áp hợp bộ MBA 1000KVA -24 KV choViện dầu khí Trung hòa – Cầu Giấy

Tháng 1/2002: Lắp đặt 03 trạm biến áp hợp bộ phụ vụ Seagame 180KVA– 24KV cho công ty xây dựng đầu tư HN

Tháng 5/2003: Lắp đặt trạm biến áp 320KVA -22KV và hệ thống tủđóng nguồn dự phòng ATS

Tháng 10/2003: Trạm biến áp hợp bộ 1500KVA – 24KV cho công ty đầu

tư và phát triển hạ tầng đô thị

Tháng 5/2004: Tủ điều khiển tháp giải nhiệt cho công ty cấu trúc Môitrường tại bảo tàng Hồ Chí Minh

Tháng 6/2005 Trạm biến áp hợp bộ 1600KVA – 22/04 KV cho công tyTNHH quốc tế liên doanh Vinata

Tháng 5/2006 Hệ Thống tủ bảng điện và gia công mảng cáp và chi tiếtnối máng

Tháng 10/2006 Công ty trúng thầu với gói thầu SLC, lắp đặt 06 hệ thống

tủ trạm cho Điện lực Thanh Xuân

Tháng 6/2007 Hệ thống tủ điện và hệ thống tủ đóng nguồn dự phòngATS cho công ty cổ phần một thành viên xây dựng và đầu tư CCI – JSC

Tháng 10/2007: Lắp đặt hệ thống tủ điện điện lực, hệ thống tủ đóngnguồn dự phòng ATS

2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

2.1 Chức năng

Công ty vừa có chức năng thiết kế, chế tạo, sửa chữa, lắp đặt và kinhdoanh các loại tủ điện, máng cáp, trạm biến áp hợp bộ, tủ chống ồn sơn tĩnhđiện chất lượng cao, tủ văn phòng sơn tĩnh điện, tủ cao thế…

Công ty cũng thực hiện thiết kế, thi công lắp đặt theo công trình.

Kinh doanh các loại vật tư, thiết bị phụ tùng ngành điện và y tế

Với diện tích văn phong, xưởng chưa sử dụng công ty dùng để cho thuê

2.2 Nhiệm vụ của công ty

Trong suốt quá trình hoạt động luôn quán triệt phương trâm “ Chấtlượng là trên hết” Bên cạnh đó công ty cũng xác định chính xác nhiệm vụ củamình là bảo đảm cho quá trình quản lý, tổ chức cũng như hoạt động sản xuấtkinh doanh diễn ra liên tục, thuận lợi nhất

Công ty xác định nhiệm vụ hàng đầu là chú trọng sản xuất kinh doanhnhững sản phẩm ngành điện với chất lượng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu củathị trường

Trong quá trình hoạt động phải luôn thực hiện đầy đủ mọi cam kết, mọigiao dịch với khách hàng một cách nhiệt tình, đầy đủ,…

Luôn chú trọng đến việc bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường Mọihoạt động phải đảm bảo lợi ích không chỉ cho công ty mà còn phải bảo đảmlợi ích cho người lao động, cho cộng đồng

Thường xuyên có chính sách hỗ trợ cán bộ công nhân viên, tích cựcgiáo dục cán bộ, công nhân viên trong công ty hiểu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ

và quyền hạn của mình đối với công ty

Công ty phải luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, tính vànộp thuế đầy đủ

3 Bộ máy quản lý của công ty

Với cơ cấu và tổ chức dành cho công ty vừa và nhỏ Công ty tổ chức bộmáy nhân sự của mình theo mô hình trực tuyến – chức năng

Trong đó Tổng giám đốc doanh nghiệp được giúp sức của những ngườilãnh đạo các phòng ban để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm traviệc thực hiện quyết định Dó đó tổng giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm cũngnhư có toàn quyền quyết định trong mọi hoạt động của công ty

+ Tìm kiếm thị trường đầu vào: Tìm hiểu giá cả vật tư,thiết bị trong và ngòai nước liên quan đến các mặt hàng của công ty, hoạchđịnh các chiến lược về giá như giảm chi phí, hạ giá thành để tăng khả năngcạnh tranh trên thị trường

+ Các hoạt động nghiệp vụ khác như: Báo giá, soạn thỏahợp đồng mua bán, tham khảo, theo dõi công nợ của các nhà hàng cung cấp

và các khách hàng, phối hợp với các bộ phận, nghiệp vụ khác,…

+ Hoạt động Marketing khác: Tổ chức hội nghị kháchhàng, quảng cáo trên tạp chí, báo đài,…chuẩn bị thư chào hàng

Bộ phận

Marketing

Phòng kế toán - tài chính

Phòng hành chính tổ chức

Phòng kỹ thuật

Phòng kế hoạch vật tư

Xưởng sản xuất

Quản đốc

Tổ gióng hàn

Bộ phận kho & vận chuyển

Tổ điện

Tổ sơn

Tổ cơ

khí

+ Lập kế toán tài chính, cân đối thu chi tiền tệ+ Thành lập hệ thống sổ sách, chứng từ, biểu mẫu nhằm quản lítài chính và tài sản

+ Lập báo cái về tình hình kinh doanh, công tác tài chính củacông ty

+ Quản lí tài sản, vật tư vât, dụng cụ, kiểm kê định kỳ tài sản củacông ty

+ Theo dõi đối chiếu công nợ của người mua, bán+ Quan hệ với ngân hàng, thanh toán chi trả, tham mưuNgoài ra còn có chức năng nhiệm của bộ phận kế toán thống kê xưởng:hàng ngày dõi số người công nhân đi làm, nghỉ… số giờ làm thêm…, Hàngtuần cần lập báo cáo thống kê hao hụt của tưng loại vật tư, chịu trách nhiệm

về tính trung thực của số liệu cung cấp… Hàng tháng phải thống kê các loạivật tư với thủ kho, tổng hợp sản phẩm của từng nhóm, sản phẩm lỗi, hỏng…

 Phòng kế hoạch vật tư

- Chức năng: Quản lí, theo dõi số liệu nguồn vật tư cần cho sản xuất

- Nhiệm vụ: +Kết hợp với phòng kế toán nghiệp vụ, bộ phận vật tư kho vàphòng kế toán để lấy số liệu kinh tế, kĩ thuật của nguyên vật liệu

+ Thường xuyên theo dõi lượng nguyên vật liệu xuất dùng

+ Có kế hoạch vật tư kịp thời khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu

+ Lập báo cáo thu chi hàng tháng về tình hình thu mua nguyên vật liệu

 Phòng kĩ thuật:

- Chức năng: Quản lí công tác kĩ thuật, công nghệ, an toàn lao động vàhoạt động có liên quan khác

- Nhiệm vụ: + Thiết kế bản vẽ các mặt hàng, đơn hàng

+ Lập quy trình sản xuất, gia công các sản phẩm+ Hướng dẫn, giám sát điều hành, kiểm tra bộ phận sảnxuất

+ Lập hệ thống quản lí chất lượng sản phẩm từ khâu sảnxuất đến tiêu thụ.

+ Định mức lao động cho từng nhóm

 Phòng hành chính tổ chức:

- Chức năng: Có chức năng tổ chức, quản lí nhân sự cho công ty

- Nhiệm vụ: Thực hiện công tác tô chức, bảo vệ, công tác văn thư nhằm bảođảm hoạt động của công ty liên tục, không dán đoạn Thể hiện tính khoa học,nhanh, gọn trong bộ máy quản lí

4 Quy mô kinh doanh của công ty.

* Vốn góp

Vốn điều lệ: 16.000.000.000 đồngVốn pháp định: 12.000.000.000 đồngTrong đó thành viên góp vốn gồm

ty vừa và nhỏ…

Tuy nhiên công ty cũng có lợi thế đó là công ty đang sở hữu khu nhàhành chính và phân xưởng rộng hơn 4000m2 Với cơ sở vật chất khang trang,máy móc được trang bị hiện đại cũng là lợi thế giúp công ty tạo được lòng tinvới khách hàng, đối tác

* Nguồn lực tài chính của công ty

Bảng I.4.1: Một số chỉ tiêu tài chính

Đơn vị tính: Đồng

1 Tài sản ngắn hạn 1.937.433.296 4.454.522.222 3.773.734.792

ổn định

Bảng I.4.3: Cơ cấu lao động của công ty theo độ tuổi

(Tại thời điểm tháng 12/2008)

* Thị phần công ty

Lĩnh vực kinh doanh của công ty:

 Sản xuất, chế tạo các loại tủ điện từ 0,4 kV đến 35 kV

 Xây lắp đường dây, trạm điện đến 35 kV

 Gia công cơ khí chính xác và khuôn mẫu

 Kinh doanh máy móc và vật tư thiết bị ngành điện và y tế

Với lĩnh vực kinh doanh trên công ty có thị trường tương đối rộng trảikhắp từ Hà Giang đến Quảng Bình

Khách hàng chủ yếu của công ty là các công ty điện lực như: điện lực HàNội, điện lực Hưng Yên, Bắc Ninh…Các ban quản lí dự án và các công tythiết bị điện công nghiệp và điện gia dụng như công ty chế tạo điện cơ HàNội, công ty cổ phần tiếp nhận đầu tư xây dựng điện, công ty lắp máy điệnnước – xí nghiệp xây lắp số 8…

Hiện nay với một số mặt hàng mới là các thiết bị văn phòng như tủ vănphòng, bàn ghế văn phòng… thì đối tượng khách hàng của công ty đã mởrộng bao gồm các cơ quan, doanh nghiệp và cả các trường học hay các công

ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục có nhu cầu cao về tủ, bàn ghế văn phòng

II ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP ĐIỆN

1 Đặc điểm về sản phẩm

Trước đây công ty chuyên sản xuất các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vựcđiện công nghiệp Nhưng mấy năm gần đấy do nhu cầu của thị trường công tybắt đầu nghiên cứu sản xuất một số sản phẩm điện gia dụng

Các sản phẩm chủ yếu bao gồm:

 Tủ điện trạm: Tủ điện trạm 0.4 KV, tủ đo lường trung thế 35KV và24KV, tủ điện chiếu sáng đèn đường tự động

 Tủ hạ thế: treo ngoài trời và tủ đặt trong nhà 0.4KV

 Tủ tự động đóng nguồn dự phong ATS

 Hệ thống tủ phân phối và tủ bù COS φ tự động

 Hệ khử khoáng cao cấp điều khiển PLC

 Hệ thống tủ điều khiển công nghiệp

 Hệ thống tủ đóng 3 nguồn dự phòng

 Máng cáp, thang cáp

 Trạm biến áp hợp bộ 180KVA/22/10/0,4KV; 250KVA – 35/0,4KV;560KVA /24/0,4 KV

 Vỏ chống ồn máy phát điện chất lượng cao

 Tủ văn phòng sơn tĩnh điện chất lường cao…

 Lò sấy công nghiệp điều khiển tự động

Ngoài ra công ty còn nhận lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa các loại tủ trạmđiện trên nếu khách hàng có yêu cầu

Với những loại sản phẩm đặc chủng, yêu cầu có thiết kế đặc biệt công

ty nhận thiết kế khuôn mẫu và chế tạo theo yêu cầu của khách hàng trên mọimiền đất nước.Và hiện nay đây cũng chính là hoạt động chủ yếu của công ty.Còn đối với những sản phẩm sản xuất trước, đại trà công ty cũng có hệ thốngkho bảo quản Kho được thiết kế thông thoáng, bảo đảm yêu cầu kĩ thuật,thiết bị hiện đại, có hệ thống camera theo dõi 24/24 Số lượng sản phẩm trongkho được theo dõi phản ánh thường xuyên, định kỳ theo tháng, quý, năm

Hiện nay với sản phẩm của mình, công ty chủ yếu sử dụng hình thứcbán hàng trực tiếp Với kênh phân phối này bảo đảm hàng hóa lưu chuyểnnhanh hơn, giảm được chi phí lưu thông Công ty cũng dễ dàng nắm bắt đượcnhu cầu của người tiêu dùng, trên cơ sở đo phát triển nhưng sản phẩm phùhợp với thị hiếu của người tiêu dùng

Bên cạnh đó công ty cũng sử dụng hình thức bán hàng qua điện thoạiđối với một số sản phẩm có giá trị nhỏ và đối với khách hàng lâu năm

2 Đặc điểm thị trường

Ở nước ta hiện nay, thị trường thiết bị điện công nghiệp gần như bị bỏngỏ, chưa được chú trọng khai thác hợp lí

Với tốc độ tăng trưởng và phát triển hiện nay của nền kinh tế, sự gia tăng

về số lượng các dự án xây dựng làm cho nhu cầu về thiết bị điện dân dụngcũng như thiết bị điện công nghiệp tăng nhanh Theo Viện năng lượng ( tậpđoàn điện lực Viêt Nam) thì nhu cầu về các thiết bị điện và công nghiệp điệnphục vụ công tác, truyền tải, phân phối cũng như sử dụng điện là rất lớn, giaiđoạn từ năm 2000 đến nay, vốn đầu tư cho ngành công nghiệp thiết bị điệnnói chung tăng 25%/năm Hiện nay số doanh nghiệp quốc doanh và tư nhântham gia lĩnh vực này đang tăng nhanh nhưng phần lớn vẫn là doanh nghiệpvừa và nhỏ do đó chưa thể đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành điện

Cũng là một trong những công ty có quy mô vừa và nhỏ, công ty TNHHđầu tư và phát triển công nghiệp điện cũng gặp nhiều khó khăn trong việc đápứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu khách hàng Xong việc thị trường này chưa được

nhiều công ty để ý, khai thác lại là cơ hội để công ty có thể chiếm lĩnh thịtrường, trở thành một trong những công ty hàng đầu trong việc cung cấp cácthiết bị điện công nghiệp.

Hiện nay, thị trường của công ty khá rộng, đáp ứng nhu cầu của kháchhàng trên mọi miền đất nước xong chủ yếu vẫn tập trung ở khu vực phía bắc,đặc biệt là khu vực Hà Nội và một số tỉnh lân cận

3 Đặc điểm khách hàng của công ty

Sản phẩm của công ty phần lớn là các sản phầm điện đặc thù, sản xuấttheo yêu cầu, thiết kế của khách hàng, hơn nữa sản phẩm của công ty thường

có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu (có những sản phẩm trên 20 năm) nên sốlượng mỗi lần mua của khách hàng thường nhỏ Đối tượng khách hàng chủyếu của công ty là các doanh nghiệp, tổ chức, công ty còn khách hàng là cánhân thường rất ít

Như đã nói, sản phẩm của công ty thường là những sản phẩm có giá trịlớn đòi hỏi độ tin cậy cao, nên khách hàng của công ty chủ yếu cũng là cáckhách hàng quen thuộc, bạn hàng trung thành với công ty

Một số bạn hàng truyền thống của công ty (phân theo đối tượng kháchhàng)

Ngành điện lực

 Các công ty Điện lực 1, 2, 3

 Các công ty Truyền tải điện 1, 2, 3, 4

 Các công ty Điện lực Hà Nội, Hải Dương, Thanh Hóa, QuảngNinh, Hưng Yên…

 Tổng công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam

 Công ty chế tạo điện cơ Hà Nội

Khoảng hơn 80% sản phẩm của công ty phục vụ cho nhu cầu sản xuấtcông nghiệp

Hiện nay, với nhu cầu về thiết bị điện nói chung cũng như thiết bị điệncông nghiệp nói riêng đang tăng nhanh, khiến nhiều công ty bắt đầu chú ý vàtham gia sản xuất Do đó mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt Nhận thức rõđược điều này, công ty đã có những chính sách giảm giá cũng như mức chiếtkhấu hấp dẫn đối với những khách hàng đặc biệt là khách hàng truyền thống.Tham gia các cuộc hội thảo công nghiệp điện cũng như triển lãm để ngàycàng nhiều khách hàng biết đến công ty hơn Bên cạnh đó công ty cũng xâydựng cho mình website riêng để thuận lợi cho khách hàng khi muốn tìm hiểu

về công ty đồng thời cũng là cách quảng cáo, nâng cao hình ảnh công ty

4 Đặc điểm nguyên vật liệu và nhà cung cấp

Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào cần thiết của quá trình sản xuất

Nó chiếm một tỉ trọng lớn quyết định đến giá thành sản phẩm Chính vì vậy

để thực hiện được nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả chúng ta không

thể không chú trọng đến nguyên vật liệu đầu vào cũng như chú ý đến nhàcung cấp.

Do đặc thù của sản xuất và sản phẩm tạo ra, hơn 80% chi phí là donguyên vật liệu đầu vào quy định Thấy rõ tầm quan trọng của vật tư đầu vàođối với chất lượng cũng như giá thành sản phẩm Công tác đảm bảo nguyênvật liệu đầu vào của công ty do phòng vật tư kinh doanh kết hợp với phòng kỹthuật thực hiện Với cách làm này nguyên vật liệu đầu vào sẽ bảo đảm tínhđồng bộ, kịp thời, đúng quy cách, chất lượng và phù hợp về giá cả

Với biến động giá cả và lượng cung cầu như hiện nay của vật tư đầu vào,

để đảm bảo sản xuất liên tục công ty đã bắt đầu xây dựng kế hoạch mua sắmvật tư Việc lên kế hoach này sẽ giúp công ty chủ động hơn đối với nhữngbiến động của thị trường nguyên vật liệu Ngoài ra, đê đối phó với sự tăng lêncủa nguyên vật liệu đầu vào, công ty cũng sử dụng hệ thống định mức sảnxuất đối với một số loại vật tư như: Thép, nhôm tấm, sơn… nhằm phục vụcông tác lên kế hoach vật tư dễ dàng hơn đồng thời cũng bảo đảm tiết kiệm,khoa học trong sản xuất, giảm tác động việc tăng giá vật tư đầu vào,, nâng caonăng suất lao động, tạo lợi thế cạnh tranh đối với đối thủ

Một số nguyên vật liệu chính của công ty:

o Sơn tổng hợp, sơn cách điện của Việt Nam,Hàn Quốc sản xuất

o Nhôm Ấn Độ

o Tôn tấm, thép của Hàn Quốc, Nhật Bản, Nga

o Dây điện từ của Nhật Bản, Hàn Quốc

o Matit, bu lông, vòng đệm, đai ốc các loại

o Attomat của Sino, Siement

Để nâng cao và giữ vững hình ảnh, uy tín của công ty đối với khách hàngCác nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài và do cáccông ty có uy tín trên thị trường cung cấp

Một số nhà cung cấp chính của công ty: