Tiểu luận nguyên lí kế toán 1

I/ Khái niệm, nội dung ý nghĩa chứng từ kế toán Khái niệm & yếu tố chứng từ 1.1) Khái niệm: “Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ, vật mang tin, tài liệu điện tử nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế toán Mọi số liệu thong itn ghi sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lí” 1.2) Nội dung chứng từ: a) Các yếu tố bản: Là yếu tố bắt buộc phải có tất loại chứng từ, chủ yếu đảm bảo chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, sở để chứng từ thực chức thông tin kết nghiệp vụ Các yếu tố bao gồm: + Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vụ chứng từ phản ánh + Tên, địa đơn vị, cá nhân lập chứng từ: yếu tố giúp cho việc kiểm tra mặt địa điểm NVKT PS sở để xác định trách nhiệm nghiệp vụ kinh tế + Số chứng từ & ngày tháng năm lập chứng từ: Ngày tháng ghi chứng từ yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý mặt thời gian, để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ huỷ chứng từ Số chứng từ bao gồm ký hiệu số thứ tự chứng từ + Nội dung kinh tế cụ thể nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, ngắn gọn phải đảm bảo tính thơng dụng dễ hiểu + Quy mô nghiệp vụ số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị viết đồng thời số chữ) + Tên, chữ ký người lập chịu trách nhiệm thi hành phê duyệt nghiệp vụ: chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, đối tượng thực nghiệp vụ phải ký trực tiếp, không ký qua giấy than Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân đơn vị kế tốn phải có tên, chữ ký người đại diện theo pháp luật đơn vị đóng dấu đơn vị b) Các yếu tố bổ sung: Là yếu tố không bắt buộc chứng từ, yếu tố có vai trị thơng tin thêm nhằm làm rõ đặc điểm cá biệt loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ đơn giản hố cơng tác kế tốn, ví dụ: + Quan hệ chứng từ đến sổ sách kế toán, tài khoản kế toán + Quy mô kế hoạch hay định mức nghiệp vụ + Phương thức thực (phương thức toán) + Thời gian bảo hành vv II/ Quá trình lập luân chuyển chứng từ bán hàng Chứng từ kế tốn lập thu nhận từ bên ngồi, sau chuyển đến phận kế tốn đơn vị có liên quan, kiểm tra sử dụng làm ghi sổ, cuối lưu trữ, bảo quản sau hết thời hạn lưu trữ theo qui định loại chứng từ, huỷ Bốn bước qui trình luân chuyển chứng từ thể hình Bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ - Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, không viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số Thứ hai, chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ Thứ ba, chứng từ kế tốn lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán Thứ tư, chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, khơng ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng phải cử người phụ trách kế tốn để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế tốn đơn vị Người phụ trách kế toán phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng Kế tốn trưởng (hoặc người uỷ quyền) khơng ký “thừa uỷ quyền” người đứng đầu doanh nghiệp Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, không ký chứng từ kế toán chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản - Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, tất chứng từ kế tốn doanh nghiệp lập từ bên ngồi chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế tốn sau kiểm tra xác minh tính pháp lý chứng từ dùng chứng từ để ghi sổ kế toán Thứ hai, nội dung cần kiểm tra chứng từ bao gồm: (1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán (2) kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan (3) kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế tốn Thứ ba, kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Chẳng hạn kiểm tra Phiếu chi phát có vi phạm chế độ, kế tốn khơng xuất quỹ - Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý: Thứ nhất, chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ Thứ hai, sau kiểm tra, nhân viên kế tốn thực việc tính giá chứng từ ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ Thứ ba, chứng từ kế tốn kiểm tra hồn chỉnh sử dụng để làm ghi sổ - Đối với bước bảo quản, lưu trữ huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý: Thứ nhất, chứng từ kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế toán Thứ tư, người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây: + Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài + Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác + Lưu trữ vĩnh viễn chứng từ kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Thứ năm, quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ tịch thu quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu Thứ sáu, quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế tốn phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đóng dấu - Ngồi ra, sử dụng, quản lý, in phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý: + Tất đơn vị phải sử dụng mẩu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc theo quy đinh chế độ kế tốn dành cho đơn vị Trong q trình thực hiện, đơn vị không sửa đổi biểu mẩu chứng từ thuộc loại bắt buộc Với số loại chứng từ, đơn vị kế tốn bổ sung thêm tiêu thay đổi hình thức mẩu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị + Mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền Quy trình tổ chức hóa đơn GTGT Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn để người bán xuất kho sản phẩm tính khối lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho người mua Đối với người mua hàng: hóa đơn để toán, tiến hành thủ tục nhập kho, pháp lý để vận chuyển hàng hóa đường Nếu khơng có hóa đơn hàng hóa vận chuyển đường coi bất hợp pháp Bộ Tài Chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành sử dụng hóa đơn bán hàng < hóa đơn GTGT > Trường hợp tổ chức cá nhân tự in hóa đơn phải quan tài có thẩm quyền chấp thuận văn trước thực Trong sử dụng, quản lý, in phát hành biểu mẫu hóa đơn cần lưu ý: ˖ Tất doanh nghiệp phải sử dụng thống mẫu hóa đơn quy định chế độ kế tốn ˖ Mẫu hóa đơn in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền phải in uỷ quyền in phát hành ˖ Đối với biểu mẫu hóa đơn hướng dẫn, doanh nghiệp mua sẵn tự thiết kế mẫu, tự in, phải đảm bảo nội dung chủ yếu hóa đơn * Quy trình xử lý ln chuyển hóa đơn giá trị gia tăng - Hóa đơn phận kế toán phận kinh doanh lập thành liên ( đặt giấy than viết lần )_ người lập phiếu ký + liên thứ lưu + liên thứ hai giao cho khách hàng mua bán hàng hóa, dịch vụ + liên thứ ba thủ kho lại ghi thẻ kho, cuối ngày cuối kỳ giao cho kế toán để ghi sổ - Chyển hóa đơn cho kế tốn trưởng thủ trưởng đơn vị ký duyệt Nếu hóa đơn tốn tiền ngay, phải đến phận kế toán làm thủ tục nộp tiền - Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm_ ký vào hóa đơn, cịn vận chuyển, dịch vụ cơng việc vận chuyển dịch vụ hồn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hóa đơn - Bảo quản lưu trữ & hủy hóa đơn: + Thứ nhất, hóa đơn phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ + Thứ hai, hóa đơn lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận + Thứ ba,hóa đơn phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế toán + Thứ tư, người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau +Thứ năm, quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong hóa đơn Trường hợp tạm giữ tịch thu quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp hóa đơn bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại hóa đơn bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu Quy trình tổ chức phiếu xuất kho Phiếu xuất kho gọi chứng từ thực hiện, chứng minh cho nghiệp vụ xuất kho loại hàng tồn kho Phiếu xuất kho kế tốn người phụ trách viết muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Khi xuất kho, phải vào nguyên nhân xuất thông qua chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Quy trình ln chuyển Phiếu xuất kho: Bước 1: Người có nhu cầu vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất lệnh xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất Bước 3: Phụ trách phận kế toán vật tư vào đề nghị xuất lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho giao chứng từ lại cho kế toán vật tư Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ ghi sổ kế toán Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường trình ký theo định kỳ, chứng từ duyệt xuất từ đầu, nên thủ trưởng kiểm tra lại ký duyệt Bước 7: Kế toán vật tư tiến hành bảo quản lưu giữ chứng từ  Ví dụ mẫu phiếu xuất kho  Ví dụ mẫu hóa đơn ... chứng từ kế toán, cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, tất chứng từ kế toán doanh nghiệp lập từ bên chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế tốn sau... Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc kế tốn Thứ tư, người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách... trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây: + Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo