Mở đầu - Khái niệm nguyênvật liệu: nguyênvậtliệu đối tượng lao động thể dạng vật hoá doanh nghiệp Nguyênvậtliệu sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, thực lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanh nghiệp - Đặc điểm nguyênvật liệu: o Nguyênvậtliệu tham gia vào chu kì kinh doanh o Khi tham gia vào trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất sản phẩm o Nguyênvậtliệu thuộc TSLĐ, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Phân loại NVL NVL NVL tham gia vào trình sản xuất cấu thành thực thể, vật chất, thực thể sản phẩm NVL bao gồm bán thành phẩm, mua ngồi với mục đích tiếp tục chế tạo sản phẩm NVL phụ loại vậtliệu tham gia vào q trình sản xuất khơng cấu thành thực thể sản phẩm mà kết hợp với vậtliệu làm thay đổi hình dáng bề ngồi, tăng chất lượng sản phẩm Nhiên liệu Phụ thay loại vật tư sử dụng để thay sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ CCDC Vậtliệu thiết bị xây dựng loại vậtliệu thiết bị sử dụng cho việc xây dựng Phế liệu loại vậtliệu bị loại trừ từ trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ lý TSCĐ, chúng sử dụng bán ngồi Vậtliệu khác Quy trình luân chuyển chứng từ 1.1 Những người tham gia vào việc lập, luân chuyển, ký duyệt chứng từ: - Người bán hàng Người đề nghị xuất, nhập kho Nhân viên mua hàng Nhân viên nhận vật tư Thủ kho Kế tốn kho Kế tốn trưởng Giám đốc Các bước trong Quy trình nhập kho hàng hóa vật tư Bước 1: Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có u cầu nhập kho. u cầu nhập kho này có thể lập thành mẫu hoặc bằng lời nói, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp Bước 2: Kế tốn kho nhận được u cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho ( Có những đơn vị, phiếu nhập kho được thủ kho lập, sau khi đã có sự thống nhất của kế tốn kho). Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 23 liên để làm thủ tục nhập kho Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đểm trước khi viết phiếu nhập kho.) Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế tốn kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế tốn kho sẽ ghi sổ kho và hạch tốn hàng nhập Các bước trong Quy trình xuất kho hàng hóa vật tư Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, hoặc bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập u cầu xuất kho. u cầu xuất kho sẽ được lập thành mẫu hoặc bằng miệng, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp Bước 2: Kế tốn kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao Thủ kho. Tùy quy định của từng đơn vị để quy định số liên của Phiếu Xuất kho Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên u cầu xuất kho Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu xuất kho cho kế tốn Bước 6: Kế tốn ghi sổ kho và hạch tốn hàng xuất 1.2 Có loại chứng từ: Chứng từ nhập: - Hố đơn GTGT (MS01-GTKT): hóa đơn dành cho tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoạt động mua bán hàng hóa, nguyênvậtliệu - Phiếu nhập kho (MS01-VT): nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ nhập kho làm ghi Thẻ kho, toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan ghi sổ kếtoán - Biên kiểm nghiệm vật tư hàng hóa (MS03-VT): Xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước nhập kho, làm để qui trách nhiệm toán bảo quản Chứng từ xuất: - Phiếu xuất kho (MS02-VT): dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho phận sử dụng doanh nghiệp, làm để hạch tốn chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ kiểm tra việc sử dụng, thực định mức tiêu hao vật tư - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (MS:03PXK-3LL): mẫu phiếu nêu rõ tên tổ chức, cá nhân lập phiếu, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, xuất nhập kho Chứng từ theo dõi, quản lí: - Thẻ kho (MS:S12-DN): Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa kho - Phiếu báo vật tư lại cuối kì (MS04-VT): Theo dõi số lượng vật tư lại cuối kỳ hạch tốn đơn vị sử dụng, làm tính giá thành sản phẩm kiểm tra tình hình thực định mức sử dụng vật tư - Biên kiểm kêvật tư (MS04-VT): dùng để xác định số lượng, chất lượng giá trị vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa có kho thời điểm kiểm kê làm xác định trách nhiệm việc bảo quản, xử lývật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu ghi sổ kếtoán - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (MS:S06-DNN): Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất tồn kho số lượng giá trị thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá kho làm đối chiếu với việc ghi chép thủ kho Bảng kê nhập, xuất, tồn kho (MS:S04B8-DN): dùng để tổng hợp, theo dõi lượng hàng hóa, nguyênvậtliệu tồn từ đầu kỳ chuyển sang, lượng nhập - xuất kỳ lượng tồn cuối kỳ Chứng từ kếtoán sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, chế độ quy định Theo chế độ chứng từ kếtoán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995 theo QĐ 885/ 198/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 Bộ trưởng Bộ Tài Chính, chứng từ kếtoánvật tư bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (Mẫu 03- VT) Biên kiểm kêvật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08- VT) Hóa đơn (GTGT)- MS 01 GTKT- 2LN Đối với chứng từ phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm tính hợp lý, hợp pháp chứng từ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Số chi tiết nguyênvậtliệu cơng cụ, dụng cụ Sổ kế tốn dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế Trên sở chứng từ kếtoán hợp lý, hợp pháp, sổ kếtoánvật tư phục vụ cho việc toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật tư, tùy thuộc vào phương pháp kếtoán việc áp dụng doanh nghiệp mà sử dụng sổ( Thẻ) kếtoán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kếtoán chi tiết nguyênvậtliệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngồi kế tốn mở thêm bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập- xuất- tồn vậtliệu phục vụ cho việc ghi sổ kếtoán chi tiết, đơn giản, kịp thời 1.4 Các liên chứng từ Liên chứng từ tờ số chứng từ Mỗi số chứng từ phải có từ liên trở lên tối đa khơng q liên, đó: Liên 1: Lưu (Thủ kho vào thẻ kho) Liên 2: Giao khách hàng (Người nhận hàng) Liên 3: Nội (Kế toán giữ để làm thu tiền kẹp chứng từ đối chiếu) Các liên từ liên thứ trở đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định Riêng hoá đơn quan thuế cấp lẻ phải có liên, liên liên lưu quan thuế Chứng từ kếtoán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ Theo nhật ký chung Hàng ngày vào hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ NKC Sau vào số liệu ghi sổ NKC để ghi vào sổ TK 152, 153 (TK 611) Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kếtoán chi tiết NVL – CCDC đồng thời với việc ghi sổ NKC nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ, thẻ kếtoán NVL – CCDC Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt hàng ngày vào hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC, phiếu chi, phiếu thu dùng làm ghi sổ ghi vào sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký thu tiền, lấy số liệu để ghi vào sổ TK 152, 153 (TK 611) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu sổ cái, TK 152, 153 (TK 611) để lập bảng cân đối số phát sinh Sau kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu ghi sổ TK 152, 153 (TK 611) lập bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC (được lập từ sổ, thẻ kếtoán chi tiết NVL – CCDC) dùng để lập báo cáo tài chính) Về nguyên tắc: tổng số PS Nợ tổng số PS Có bảng cân đối số PS phải tổng số PS Nợ tổng số PS Có sổ NKC