Tổng hợp hơn 10 bài tiểu luận môn quản trị học (1)

NHÓM 4 Mục Lục VI Thuyết công bằng - JohnStacey Adams: 11 Câu 1: Hãy nêu ra năm tiêu chuẩn quan trọng nhất đối với bạn khi chọn lựa công việc Sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng, và giải thích chi tiết lý do 15 Câu 3: Hầu hết chúng ta đều làm việc để sống, và công việc là phần chính yếu của cuộc đời chúng ta, ai cũng cố gắng làm việc, thế nhưng, tại sao các nhà quản trị phải lo lắng nhiều về động viên nhân viên? 27 1 Lời mở đầu Trong một doanh nghiệp, công nhân viên là người trực tiếp tham gia lao động để tạo ra những sản phẩm, công nhân viên làm việc đạt năng suất cao thì mang lại sự thành công cho doanh nghiệp Và câu hỏi đặt ra là, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải làm gì để nhân viên của mình làm việc hiệu quả, có sự hăng say và mang lại năng suất cho doanh nghiệp Một trong những cách đơn giản nhất, là sử dụng các lý thuyết động viên Tuy lý thuyết động viên tồn tại dưới những tên gọi khác nhau, nhưng vẫn cùng chung một mục đích chung là làm tăng thêm tinh thần làm việc cho đối tượng bị tác động để từ đó làm việc hiệu quả hơn Theo thời gian, các lý thuyết động viên luôn tồn tại và phát triển, không những chỉ được áp dụng trong việc quản lý doanh nghiệp, mà nó còn được ứng dụng trong các lĩnh vực khác như : kinh tế, giáo dục, chính trị, tâm lý,… Để có cái nhìn sơ lược nhất những lý thuyết động viên được sử dụng phổ biến, nó được áp dụng vào trong việc quản trị doanh nghiệp như thế nào… Đồng thời là dịp tìm kiếm thêm kiến thức cho bản thân, để áp dụng vào các bài tập liên quan đến lý thuyết động viên, để hoàn thiện những gì chúng em đã được thầy dạy trên giảng đường Và đó cũng là lý do mà chúng em thực hiện bài viết này 2 Phần A: Các Lý Thuyết Động Viên I Tháp nhu cầu - Abraham Maslow: Theo Maslow, về căn bản, nhu cầu của con người được chia làm hai nhóm chính: nhu cầu cơ bản (basic needs) và nhu cầu bậc cao (meta needs) Nhu cầu cơ bản liên quan đến các yếu tố thể lý của con người như mong muốn có đủ thức ăn, nước uống, được ngủ nghỉ Những nhu cầu cơ bản này đều là các nhu cầu không thể thiếu hụt vì nếu con người không được đáp ứng đủ những nhu cầu này, họ sẽ không tồn tại được nên họ sẽ đấu tranh để có được và tồn tại trong cuộc sống hàng ngày Các nhu cầu cao hơn nhu cầu cơ bản trên được gọi là nhu cầu bậc cao.Những nhu cầu này bao gồm nhiều nhân tố tinh thần như sự đòi hỏi công bằng, an tâm, vui vẻ, địa vị xã hội, sự tôn trọng, vinh danh với một cá nhân… Các nhu cầu cơ bản thường được ưu tiên chú ý trước so với những nhu cầu bậc cao này Với một người bất kỳ, nếu thiếu ăn, thiếu uống họ sẽ không quan tâm đến các nhu cầu về vẻ đẹp, sự tôn trọng Cấu trúc của Tháp nhu cầu có 5 tầng, trong đó, những nhu cầu con người được liệt kê theo một trật tự thứ bậc hình tháp kiểu kim tự tháp Những nhu cầu cơ bản ở phía đáy tháp phải được thoả mãn trước khi nghĩ đến các nhu cầu cao hơn Các nhu cầu bậc cao sẽ nảy sinh và mong muốn được thoả mãn ngày càng mãnh liệt khi tất cả các nhu cầu cơ bản ở dưới (phía đáy tháp) đã được đáp ứng đầy đủ 5 tầng trong Tháp nhu cầu của Maslow:  Tầng thứ nhất: Các nhu cầu về căn bản nhất thuộc "thể lý" (physiological) - thức ăn, nước uống, nơi trú ngụ, tình dục, bài tiết, thở, nghỉ ngơi 3  Tầng thứ hai: Nhu cầu an toàn (safety) - cần có cảm giác yên tâm về an toàn thân thể, việc làm, gia đình, sức khỏe, tài sản được đảm bảo  Tầng thứ ba: Nhu cầu được giao lưu tình cảm và được trực thuộc (love/belonging) - muốn được trong một nhóm cộng đồng nào đó, muốn có gia đình yên ấm, bạn bè thân hữu tin cậy  Tầng thứ tư: Nhu cầu được quý trọng, kính mến (esteem) - cần có cảm giác được tôn trọng, kinh mến, được tin tưởng  Tẩng thứ năm: Nhu cầu về tự thể hiện bản thân (self-actualization) - muốn sáng tạo, được thể hiện khả năng, thể hiện bản thân, trình diễn mình, có được và được công nhận là thành đạt II Thuyết hai nhân tố - Frederick Herzberg: Học thuyết này được phân ra làm hai yếu tố có tác dụng tạo động lực: Nhóm yếu tố thúc đẩy: Các yếu tố thúc đẩy là các yếu tố thuộc bên trong công việc Đó là các nhân tố tạo nên sự thỏa mãn, sự thành đạt, sự thừa nhận thành tích, bản thân công việc của người lao động, trách nhiệm và chức năng lao động, sự thăng tiến Đây chính là 5 nhu cầu cơ bản của người lao động khi tham gia làm việc Đặc điểm của nhóm này là nếu không được thỏa mãn thì dẫn đến bất mãn, nếu được thỏa mãn thì sẽ có tác dụng tạo động lực Nhóm yếu tố duy trì: Đó là các yếu tố thuộc về môi trường làm việc của người lao động, các chính sách chế độ quản trị của doanh nghiệp, tiền lương, sự hướng dẫn công việc,các quan hệ với con người, các điều kiện làm việc Các yếu tố này khi được tổ chức tốt thì có tác dụng ngăn ngừa sự không thỏa mãn đối với công việc của người lao động •Những yếu tố thúc đẩy: 4 Thành đạt: sự thỏa mãn của bản thân khi hoàn thành một công việc, giải quyết một vấn đề vànhìn thấy những thành quả từ nỗ lực của mình (Con người được động viên khi anh ta có khảnăng thực hiện được những ý định của mình.) Bản thân công việc: những ảnh hưởng tích cực từ công việc lên mỗi người Chẳng hạn, một công việc có thể thú vị, đa dạng, sáng tạo và thách thức Được công nhận: Sự ghi nhận việc hoàn thành tốt một công việc Điều này có thể được tạo ra từ bản thân từng cá nhân hoặc sự đánh giá của mọi người Trách nhiệm: mức độ ảnh hưởng của một người đối với công việc Mức độ kiểm soát của một người đối với công việc có thể bị ảnh hưởng phần nào phần nào bởi quyền hạn và trách nhiệm đi kèm với nó Sự thăng tiến, tiến bộ: là những cơ hội thăng tiến, hoàn thiện bản thân trong doanh nghiệp Cơ hội phát triển cũng xuất hiện trong công việc thường ngày nếu người ta có quyền quyết định nhiều hơn để thực thi các sáng kiến •Những yếu tố duy trì,phòng ngừa: Những yếu tố mà Herzberg phát hiện có tác dụng gây ra bất mãn nhưng không làm tăng động lực làm việc gọi là yếu tố duy trì Những yếu tố này, có thể làm giảm hiệu quả của công việc nhưng không làm tăng nó Tương tự như việc xe đi lâu ngày không thay nhớt xe, sẽ làm xe hoạt động không hiệu quả cũng như dễ hư hỏng – nóng máy – giảm tuổi thọ xe − Chính sách và quy định quản lý của doanh nghiệp: Điều này có nghĩa là toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp được quản lý và tổ chức như thế nào.Phù hợp hay mâu thuẫn với mục đích hoạt động của các bộ phận Ví dụ,nếu các chính sách của doanh nghiệp mâu thuẫn với mục đích của các bộ phận và cá nhân thì điều đó sẽ mang lại hậu quả xấu Việc nhân viên phản đối hay cảm thấy tức giận với một số chính sách hay quyết định được đưa ra từ một phòng ban nào đó trong tổ chức là khá phổ biến.Quan điểm này của Herzbeg là hoàn toàn chính xác, chính sách và các quy định quản lý của doanh nghiệp có thể trở thành 5 vật cản đường nhưng khi nhân viên không bị ảnh hưởng của những điều này thì họ sẽ không nghĩ đến chúng − Cung cách giám sát: Sự lãnh đạo đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tạo động lực làm việc, đặc biệt đối với một tập thể nhân viên Thường những nhân viên sẽ không dành nhiều thời gian để quan tâm đến cấp trên của mình, họ chỉ nghĩ đến khi nào họ cần đến hoặc khi cấp trên gây áp lực cho họ Những dạng quyền lực mà người lãnh đạo có thể sử dụng ta có thể kể đến những loại sau: Quyền lực có được do địa vị: là loại quyền lực có được nhờ chức vụ mà người đó đảm nhận Quyền lực do năng lực bản thân: là ảnh hưởng của bạn lên những người xung quanh do nănglực, kiến thức hay kỹ năng lãnh đạo của bản thân bạn mang lại Quyền lực của nhân cách: có được bởi nhân cách bản thân, lòng tin và sự mến mộ mà mọi người dành cho bạn Quyền lực từ khả năng thuyết phục: là ảnh hưởng toát ra từ con người bạn và khả năng sử dụng lý lẽ để chinh phục mọi người − Điều kiện làm việc: Theo Herzbeg, ông cho rằng điều kiện làm việc không ảnh hưởng đến kết quả làm việc của nhóm, miễn là nó khá tốt Ngược lại, nếu điều kiện làm việc trở nên tồi tệ hơn thì công việc sẽ bị ảnh hưởng theo hướng tiêu cực Khi điều kiện làm việc vượt qua mức khá tốt thì nó chỉ khiến cho kết quả công việc khá hơn đôi chút − Quan hệ đồng nghiệp: Khi các mối quan hệ của các thành viên trong tập thể xấu đi, nó có thể cản trở công việc Nhưng khi các mối quan hệ này tôt đẹp, nó sẽ không gây ra sự khác biệt đáng kể nào.Trong nhiều trường hợp, khi các mối quan hệ này tốt đẹp, nó có tác dụng tích cực đến hiệu quả công việc − Tiền lương: Theo Herzbeg, tiền lương nhìn chung không có tác dụng tạo động lực cho nhân viên mặc dù việc chậm trả lương có thể khiến mọi người bất mãn Quan điểm 6 này của Herzbeg hoàn toàn trái ngược với quan điểm của trường phái cổ điển Đây là một vấn đề vẫn chưa thực sự rõ ràng Hầu hết mọi người đều đi là với mục đích kiếm tiền nhưng khi chúng ta mải mê với công việc của mình và thích thú với nó, chúng ta sẽ không nghĩ tới vấn đề lương bổng Ví dụ đó là trường hợp của những người tham gia các hoạt động tình nguyện Tuy nhiên tiền lương lại trở thành cực kỳ quan trọng khi nhân viên có cảm giác mình bị trả lương không thỏa đáng hay khi công ty chậm trễ trong việc trả lương Trong trường hợp có những khoản tiền thưởng dựa trên kết quả đạt được, thì tiền được sử dụng như một công cụ tạo động lực làm việc − Vị thế xã hội: Là vị trí của một cá nhân trong mối quan hệ với những người khác “Biểu tượng” của địa vị như chức danh là rất quan trọng Khi nhận thấy có sự giảm sút về địa vị có thể làm sa sút tinh thần làm việc − Công việc ổn định: Là không phải lo lắng để giữ một việc làm Có thể nhiều người không thấy được sự động viên từ yếu tố này; nhưng trên thực tế, nếu không có công việc ổn định thì tinh thần làm việc cũng dễ bị tác động III.Thuyết ERG - Clayton Alderfer: Thuyết ERG nhận ra 3 kiểu nhu cầu chính của con người:  Nhu cầu tồn tại (Existence needs): Ước muốn khỏe mạnh về thân xác và tinh thần, được đáp ứng đầy đủ các nhu cầu căn bản để sinh tồn như các nhu cầu sinh lý, ăn, mặc, ở, đi lại, học hành và nhu cầu an toàn  Nhu cầu giao tiếp (Relatedness needs): Ước muốn thỏa mãn trong quan hệ với mọi người Mỗi người đều có những ham muốn thiết lập và duy trì các mối quan hệ cá nhân khác nhau Ước tính một người thường bỏ ra khoảng phân nửa quỹ thời gian để giao tiếp với các quan hệ mà họ hướng tới 7  Nhu cầu phát triển (Growth needs): Ước muốn tăng trưởng và phát triển cá nhân trong cả cuộc sống và công việc Các công việc, chuyên môn và cao hơn nữa là sự nghiệp riêng sẽ đảm bảo đáp ứng đáng kể sự thoả mãn của nhu cầu phát triển Thuyết ERG cho rằng: tại cùng một thời điểm có thể có nhiều nhu cầu ảnh hưởng đến sự động viên- Khi một nhu cầu cao hơn không thể được thỏa mãn (frustration) thì một nhu cầu ở bậc thấp hơn sẵn sàng để phục hồi (regression) IV Thuyết X và Y - Douglas McGregor: a Thuyết X: Là lý thuyết máy móc và mang hướng tiêu cực về con người và hành vi con người Theo thuyết này, McGregor cho rằng con người bản chất không thích làm việc và luôn trốn tránh khi có thể và con người thích bị kiểm soát, nếu bị kiểm soát thì mới làm việc tốt Bên cạnh đó, người quản lý cần phải đưa ra cách làm là thưởng nếu muốn họ làm việc và trừng phạt khi họ không làm việc Về phía các nhà quản lý theo Thuyết X hay có cách hành xử tiêu cực và cực đoan Khi xảy ra một vấn đề nào đó,việc đầu tiên họ sẽ làm là quy trách nhiệm hoặc đổ lỗi cho ai đó Họ cho rằng người lao động chỉ làm việc vì bản thân và chỉ bị tác động bởi tiền Trong mọi tình huống, người lao động sẽ bị quy trách nhiệm và các nguyên nhân thuộc về khách quan như lỗi hệ thống, chính sách, do thiếu đào tạo đều bị bỏ qua hay xử lý không đúng mức cần thiết Nhà quản lý theo Thuyết X không tin tưởng bất kỳ ai Họ chỉ tin vào các hệ thống giám sát chặt chẽ và có tính máy móc, tin vào sức mạnh của kỷ luật b Thuyết Y: 8 Là lý thuyết linh động và thiên hướng tích cực về con người và hành vi con người Ngược lại với Thuyết X, McGregor cho rằng con người bản chất thích làm việc và không trốn tránh khi có thể Không những vậy, con người còn làm việc theo nhóm, bản thân họ thích tự định hướng và làm chủ chính mình Và con người muốn và có thể học cách gánh vác trách nhiệm; cũng như, con người sẽ gắn liền với nhóm nếu họ đạt được sự thỏa mãn cá nhân Con người không thích bị kiểm soát, nếu không bị kiểm soát mới làm việc tốt Không cần phải thưởng nếu muốn họ làm việc và không đánh giá cao việc áp dụng các biện pháp phạt khi họ không làm việc Tài năng con người luôn luôn tiềm ẩn bên trong mỗi cá nhân, vấn đề quan trọng là phải biết khơi dậy nó như thế nào và sử dụng nó ra sao Thuyết này cho rằng con người luôn có khát vọng, tự khả năng tự khích lệ bản thân, có khả năng nhận những bổn phận lớn hơn, có khả năng tự chủ, tự trị Thuyết này cũng tin rằng con người thích thực hiện nhiệm vụ một cách tự giác Các nhà quản lý theo thuyết này cho rằng nếu tạo cơ hội, người lao động sẽ hết sức sáng tạo và tiến bộ trong công việc Nếu cho người lao động quyền tự do thể hiện khả năng tốt nhất của mình mà không bị ràng buộc bởi các hướng dẫn, luật lệ quá chặt chẽ, họ sẽ có khả năng làm gia tăng năng suất lao động đáng kể Nhà quản lý theo Thuyết Y cũng tin rằng việc tạo ra những điều kiện làm việc tốt, gây cho người lao động hứng thú với công việc họ yêu thích họ sẽ có những cống hiến tuyệt vời Do vậy các nhà quản lý cố làm hết sức để giải phóng người lao động khỏi các hàng rào ngăn cản sự thể hiện khả năng bản thân họ V Thuyết 3 nhu cầu - David McClelland: 9 Xoay quanh thuyết này của McClelland, ông cho rằng có 3 nhu cầu chính, gồm: • Nhu cầu về thành tựu (Needs for Achievement): Vấn đề này liên quan đến sự khó khăn trong chọn lựa nhiệm vụ của mỗi người Với những suy nghĩ thông thường, họ có thể chọn công việc rất dễ dàng, để giảm thiểu nguy cơ thất bại; hoặc ngược lại họ chọn cho mình nhiệm vụ rất khó khăn với khả năng thất bại là điều hiển nhiên Những người với xu hướng chọn công việc có độ khó khăn ở mức vừa phải, họ chọn như vậy là để cảm thấy rằng họ vẫn đang thực hiện nhiệm vụ có sự thách thức, nhưng nó nằm trong tầm tay và khả năng giải quyết của họ; họ mang trong mình suy nghĩ cao hơn so với những người tìm lấy thất bại cũng như né tránh nhiệm vụ của mình Ở những người mang suy nghĩ khác biệt với nhóm thông thường, thì họ mang đặc trưng là có xu hướng tìm kiếm những thách thức và mức độ độc lập cao Phần thưởng của họ hài lòng nhất là sự công nhận những thành tựu của họ Nguồn của nhu cầu về thành tựu này bao gồm: 1 Sự khuyến khích từ bé của cha mẹ 2 Khen ngợi và phần thưởng cho sự thành công 3 Mối liên kết với những cảm xúc tích cực 4 Mối liên kết với quyền lực và sự nỗ lực của bản thân,hoặc khó khăn mà họ không vượt qua được vì thiếu may mắn 5 Mong muốn có sự hiệu quả hoặc sự thách thức 6 Niềm tin vào sức mạnh của bản thân 10 biện pháp mà nhà quản trị nên áp dụng để nhằm đạt được sự đóng góp tối đa của con người vào sự nghiệp chung Trên phương diện khoa học thuật ngữ động cơ thúc đẩy được dịch từ tiếng Anh là Motivation Thuật ngữ này lại bắt nguồn từ chử Latin Movere có nghĩa là để “chuyển động” Nó gần như không thể xác định động cơ thúc đẩy cá nhân cho đến hành vi các nhân hay hoạt động theo nghĩa đen của nó Thuật ngữ động viên (motivation) miêu tả một quá trình tâm lý sinh ra mục đích và chỉ dẫn của hành vi Nhà quản trị phải cố gắng thực hiện được những quá trình mà ở đó họ có thể đạt được sự hài lòng của mỗi cá nhân thông qua việc thực hiển mục tiêu của tổ chức Nhìn chung lý thuyết về động viên là sự khái quát hoà về “ai” và “như thế nào” của những hành vi có chủ đích Người ta nhận thấy rằng việc thực hiện công việc của mỗi người là kết quả của sự kết hợp giữa động cơ thúc đẩy cá nhân và năng lực của chính họ Năng lực, kĩ năng, kĩ xão có được là nhờ huấn luyện, họi hỏi và kinh nghiệm thực tế Những yếu tố của động cơ thúc đẩy cá nhân (nhu cầu, sự thoả mãn, kỳ vọng và mục tiêu) lại chỉu ảnh hưởng của sự thách thức, tính hấp dẫn của công việc, phần thưởng mong muốn và cơ hội để tham gia và tự quản lý Giữa nhu cầu và động cơ luôn có một mối qua hệ đặc biệt Theo Philip Kotler thì động cơ chính là nhu cầu bức xúc đến nỗi buộc người ta phải tìm con đường và các biện pháp thoả mãn nó Theo một số tác giả khác thì nhu cầu sẽ trở thành động cơ khi có 3 yếu tố: sự mong muốn, sự chờ đợi; tính hiện thực của mong muốn; hoàn cảnh của môi trường xung quanh Như vậy vấn đề chính là ở chỗ chúng ta phải tìm ra cơ chế tác động nào để sinh ra nhu cầu bức xúc và buộc người ta phải nhanh chóng tìm cách thoả mãn nó 33 Nhận thức đúng đắn cơ chế sinh ra và cách tác động vào nó cũng như sử dụng chúng cho có hiệu quả luôn là một vấn đề cực kỳ quan trọng trong công tác lãnh đạo và điểu khiển Chúng ta hãy hình dung cái gì sẽ xảy ra đối với một nhà lãnh đạo mà lại không biết hoặc biết không đầy đủ về động cơ làm việc ở những nhân viên làm việc với mình Thực tế cũng chỉ ra rằng không phải mọi động cơ làm việc đều là thích hợp với một tổ chức và sử dụng động cơ làm việc như thế nào cho khoa học cũng như có hiệu quả v.v chính là một công việc hết sức quan trọng cả về lý thuyết lẫn thực hành trong quản trị Con người cá nhân hay con người trong tổ chức chủ yếu hành động theo nhu cầu Chính sự thỏa mãn nhu cầu làm họ hài lòng và khuyến khích họ hành động Đồng thời việc nhu cầu được thỏa mãn và thỏa mãn tối đa là mục đích hành động của con người Theo cách xem xét đó, nhu cầu trở thành động lực quan trọng và việc tác động vào nhu cầu cá nhân sẽ thay đổi được hành vi của con người Nói cách khác, người lãnh đạo hoặc quản lý có thể điều khiển được hành vi của nhân viên bằng cách dùng các công cụ hoặc biện pháp để tác động vào nhu cầu hoặc kỳ vọng của họ làm cho họ hăng hái và chăm chỉ hơn với công việc được giao, phấn chấn hơn khi thực hiện nhiệm vụ và tận tụy hơn với nhiệm vụ đảm nhận Trong trường hợp ngược lại việc không giao việc cho nhân viên là cách thức giảm dần nhiệt huyết của họ và cũng là cách thức để nhân viên tự hiểu là mình cần tìm việc ở một nơi khác khi làm việc là một nhu cầu của người đó Trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhu cầu co bản có thể được đáp ứng thông qua việc trả lương tốt và công bằng, cung cấp các bữa ăn trưa hoặc ăn giữa ca miễn phí hoặc bảo đảm các khoản phúc lợi khác như tiền thưởng theo danh hiệu thi đua, thưởng các chuyến tham quan, du lịch, thưởng sáng kiến Để đáp ứng nhu cầu an toàn, Nhà quản lý có thể bảo đảm điều kiện làm việc thuận lợi, bảo đảm 34 công việc được duy trì ổn định và đối xử công bằng đối với nhân viên Để bảo đảm đáp ứng nhu cầu quan hệ, người lao động cần được tạo điều kiện làm việc theo nhóm, được tạo cơ hội để mở rộng giao lưu giữa các bộ phận, khuyến khích mọi người cùng tham gia ý kiến phục vụ sự phát triển doanh nghiệp hoặc tổ chức Cũng để đáp ứng nhu cầu phát triển quan hệ, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần có các hoạt động vui chơi, giải trí nhân các dịp kỷ niệm hoặc các kỳ nghỉ khác Để thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng người lao động cần được tôn trọng về nhân cách, phẩm chất Bên cạnh được trả tiền lương hay có thu nhập thỏa đáng theo các quan hệ thị trường, họ cũng mong muốn được tôn trọng các giá trị của con người Do đó,từ phía các Nhà quản lý hoặc lãnh đạo, họ cần có cơ chế và chính sách khen ngợi, tôn vinh sự thành công và phổ biến kết quả thành đạt của cá nhân một cách rộng rãi Đồng thời, người lao động cũng cần được cung cấp kịp thời thông tin phản hồi, đề bạt nhân sự vào những vị trí công việc mới có mức độ và phạm vi ảnh hưởng lớn hơn Đối với nhu cầu tự hoàn thiện, Nhà quản lý hoặc ông chủ cần cung cấp các cơ hội phát triển những thế mạnh cá nhân Đồng thời, người lao động cần được đào tạo và phát triển, cần được khuyến khích tham gia vào quá trình cải tiến trong doanh nghiệp hoặc tổ chức và được tạo điều kiện để họ tự phát triển nghề nghiệp Các tập đoàn kinh doanh lớn trên thế giới “thu phục” khá nhiều nhân viên giỏi, kể cả những nhân viên rất “khó tính” từ nhiều nước khác nhau do cơ chế hấp dấn mạnh nguồn tài năng này qua việc tạo điều kiện cho họ có “nhà lầu xe hơi", việc làm ổn định, tiền lương trả rất cao và khả năng thăng tiến mạnh, kể cả giao cho họ những trọng trách và vị trí lãnh đạo chủ chốt trong Công ty Như vậy để có kỹ năng khuyến khích và động viên nhân viên, Nhà quản lý hoặc lãnh đạo cần nghiên cứu và tìm hiểu cụ thể nhu cầu của nhân viên mình và có biện pháp hữu hiệu để đáp ứng, nghĩa là họ cần biết “chiều” nhân viên một cách họp lý và có dụng ý Một nhân viên vừa mới được tuyển dụng đang cần việc làm 35 và có thu nhập cơ bản thì việc tạo co hội việc làm và thu nhập cho bản thân nhân viên này là vấn đề cắn được quan tâm hàng đầu Còn một nhân viên đã công tác có “thâm niên’ trong Công ty công việc đã thuần thục và tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm công tác tiền lương đã được trả cao thì nhu cầu của nhân viên đó phải là đạt được vị trí, chức vụ trong doanh nghiệp hoặc tổ chức Việc đề bạt chức vụ công tác mới ở vị trí cao hơn hiện tại cho nhân viên này sẽ khuyến khích người này làm việc hăng say và có hiệu quả hơn  Quá trình động viên nhân viên Nhân viên có động cơ làm việc cao nhất khi vừa mới gia nhập tổ chức Vì khi đó, nhân viên muốn chứng minh rằng việc mình được tuyển dụng là đúng đặn Tuy nhiên, do chưa quen với môi trường mới nên năng lực của họ chưa được phát huy một cách tối đa Đây là giai đoạn nhân viên cởi mở đón nhận góp ý, và dễ uốn nắn theo văn hoá đặc thù của công ty Đào tạo và định hướng cho nhân viên mới ngay lúc ấy là việc rất nên làm Tổ chức không chuyên nghiệp không có hoặc chỉ có chương trình định hướng rất nghèo nàn Trong ngày đầu tiên nhân viên đến nhiệm sở, người quản lý dẫn nhân viên mới biết vị trí làm việc, giao nhiệm vụ, rồi bỏ đi Trong khi đó, ở các tổ chức chuyên nghiệp và có những nhà quản trị giỏi thì ngược lại Họ sẵn sàng dành thời gian và công sức hướng dẫn tận tình để dẫn dắt người mới hội nhập công ty thật tốt Đặc biệt, họ giải thích những nội dung như: hệ thống cấp bậc trong công ty, kỳ vọng của mọi thành viên, quy tắc làm việc, các giới hạn và chỉ dẫn, nguyên tắc đạo đức công việc, các nguồn lực được phép sử dụng, Chỉ biết mong đợi nhân viên mới đảm nhiệm tốt công việc trong khi không giải thích rõ ràng mọi kỳ vọng cho họ là điều thật vô lý Việc định hướng và dẫn 36 dắt nhân viên này sẽ giúp bản thân nhà quản trị, cũng như công ty tránh được những vấn đề phát sinh về sau, và nhân viên học được cách làm và thể hiện sự thành thạo của mình qua hiệu quả công việc Tuy nhiên, sau một thời gian, mức độ nhiệt tình trong công việc đi xuống, nhân viên bắt đầu biết đủ các mánh khoé trong công việc của mình Đây là giai đoạn họ không còn động cơ làm việc mạnh mẽ như lúc đầu nữa Tuy vậy, họ vẫn tiếp tục vai tròn của mình ở mức độ sao cho cấp trên không có lý do sa thải Tình trạng này rất có hại cho sự phát triển, bởi nó ngấm ngầm phá hoại tổ chức Khi ở trong tình trạng này, nhân viên chỉ làm việc ở mức qua loa chiếu lệ, nhưng lại hay gièm pha nỗ lực của người khác, bác bỏ sáng kiến và rêu rao chuyện xấu khắp nơi Vì vậy, phải đưa họ trở lại làm việc hiệu quả bằng nhiều cách động viên, đào tạo họ Không nên để nhân viên rơi vào giai đoạn này quá lâu, bởi vì có nhiều khả năng họ sẽ không còn động cơ làm việc nữa, và giờ đây, nhà quả trị thường không có cách nào khác hơn là sa thải nhân viên, và cho rằng đây là quyết định thích hợp nhất trong hoàn cảnh này Lúc đầu nhân viên thường có động lực làm việc rất tích cực, nhưng dần dần động lực ấy lại không còn nữa, có thể do một số nguyên nhân như: phê bình hoặc khen thưởng có tính thiên vị, phê phán tiêu cực, người không làm lại được thưởng, thất bại, sợ thất bại, không có định hướng, không có mục tiêu hợp lý, bất công, được trao trách nhiệm nhưng không được giao quyền thích đáng, Phương pháp động viên là tạo động cơ mới sẽ không hiệu quả nếu vẫn chưa loại bỏ những nhân tốt gây mất động cơ như trên Nhiều khi chỉ cần loại bỏ những nguyên nhân ấy cũng đánh thức động cơ của nhân viên 37 Điều cần thiết là phải có động cơ tự thân, tức là hướng nhân viên làm việc vì chính mình chứ không phải vì ai khác hay vì tập thể Đó mới là động cơ bền vững Động cơ lớn nhất chính là niềm tin Nhân viên càn có niềm tin mạnh mẽ và sẵn sàng chịu trách nhiệm trước mọi hành động và thái độ của mình Khi nhân viên biết chịu trách nhiệm, mọi thứ sẽ được cải thiện Một số cách để nhà quản trị động viên, khuyến khích động lực của nhân viên: công nhận vai trò, năng lực của họ, tỏ thái độ trân trọng, giao cho họ những nhiệm vụ thú vị, biết lắng nghe, khuyến khích nhân viên đặt ra mục tiêu phấn đấu, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển, đào tạo thêm, trao đổi nhiều, cho họ thử thách, giúp đỡ (nhưng không làm giùm những việc họ nên làm), đặt ra những phần thưởng khích lệ tinh thần, tăng cường ưu đãi,  Những lưu ý khi động viên nhân viên Động viên nhân viên phải được nhà quản trị lưu tâm chú ý và thực hiện trong mọi trường hợp, mọi hoàn cảnh Đôi khi, do gặp khó khăn về tài chính, nhiều doanh nghiệp đã cắt giảm các khoản tiền thưởng, hủy bỏ các buổi tiệc tùng cuối năm Những điều này ít nhiều sẽ làm cho tinh thần của nhân viên đi xuống Theo Ed Hess và Charlie Goetz – hai tác giả của cuốn sách So you Want to Start a Business? 8 Step to take Before Making the Leap, thì ngay cả trong thời khủng hoảng, các doanh nghiệp vẫn có thể động viên tinh thần của nhân viên bằng những cách sau đây Thứ nhất, nói lời cảm ơn: ngay cả trong những lúc khó khăn, tồi tệ nhất thì việc công nhận các nhân viên làm việc tích cực bằng những lời cảm ơn cũng có thể làm cho họ lên tinh thần và giúp chủ doanh nghiệp củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo với các nhân viên Đây là một việc làm hết sức đơn giản nhưng tiếc là ngày càng có nhiều chủ doanh nghiệp không biết tận dụng nó 38 Thứ hai, những món quà thưởng không đắt tiền Có thể doanh nghiệp không đủ điều kiện để thưởng cho nhân viên những món tiền lớn, nhưng tại sao không thể cảm ơn họ bằng những phiếu quà tặng, phiếu ăn uống ở nhà hàng hay vé xem các chương trình giải trí? Cũng có thể cho họ nghỉ hưởng lương một vài ngày Những biểu hiện tuy nhỏ này sẽ chứng tỏ rằng chủ doanh nghiệp thật sự quan tâm đến nhân viên của mình và không chỉ nghĩ đến họ như những công cụ để kiếm tiền của mình Thứ ba, những bữa ăn miễn phí Cho dù đó là một bữa ăn nhanh được đặt phục vụ tại văn phòng sau giờ làm việc hay bữa điểm tâm và cà phê mỗi sáng thì cách làm đó giống “con đường nhanh nhất để đi đến trái tim là qua dạ dày” Đừng quên những chiếc bánh sinh nhật hay một chai rượu Champagne vào những dịp lễ đặc biệt Thứ tư, trao các giải thưởng Không có điều gì làm cho người ta cảm thấy tuyệt vời hơn khi được hưởng những phút giây đăng quang Một dải ruy băng xanh hay một tờ giấy chứng nhận thành tích có thể là một cách làm thú vị để cho các nhân viên thấy rằng thành tích của họ được doanh nghiệp đánh giá cáo Dù giải thưởng có nhỏ bé thì vẫn nên trao nó cho người nhận trước mặt toàn thể nhân viên và giải thích với mọi người lý do trao thưởng Thứ năm, viết một tấm thiệp cảm ơn Một lời nhắn nhủ ngắn thể hiện sự tri ân đối với nhân viên sẽ có thể đọng lại mãi trong tâm trí họ Không nên dùng những lời sáo mòn, mơ hồ như “Cảm ơn vì đã làm việc tích cực” Lời cảm ơn càng cụ thể càng được các nhân viên đánh giá cao Điều này cũng khiến chủ doanh nghiệp nhớ rằng các nỗ lực của nhân viên chính là một đóng góp lớn giúp doanh nghiệp vượt qua những thời khắc khó khăn nhất 39 Thứ sáu, tổ chức các lớp học Luôn giúp nhân viên mở rộng hoặc đào sâu kiến thức bằng cách gửi họ tham gia các khóa học ở các cuộc hội thảo chuyên môn Những lớp học như vậy không nhất thiết phải liên quan đến công việc Giúp nhân viên theo đuổi mối quan tâm của họ và nâng cao năng lực làm việc sẽ động viên họ tự tin hơn, doanh nghiệp cũng sẽ tạo được môi trường làm việc năng động, vui vẻ hơn Thứ bảy, mua thẻ hội viên tập thể dục cho các nhân viên Hoạt động này sẽ mang lại nhiều lợi ích khác nhau Bên cạnh việc thể hiện cho nhân viên thấy rằng doanh nghiệp luôn quan tâm đến họ, thể dục còn tạo cho nhân viên sức khỏe tốt hơn, từ đó làm việc có hiệu quả hơn Nhân viên khỏe mạnh còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí y tế và tiền lương trong những ngày nhân viên nghỉ ốm Cuối cùng, là ngồi lại lắng nghe ý kiến của nhân viên Bằng cách kêu gọi những nỗ lực của đội ngũ nhân viên để dần hoàn thiện môi trường làm việc và giúp họ làm việc tốt hơn, doanh nghiệp làm cho họ cảm thấy có vai trò và đóng góp quan trọng hơn trong công ty Các nhân viên thường không muốn rời xa doanh nghiệp mà họ đã bỏ nhiều công sức để xây dựng Hãy thể hiện rằng bạn đánh giá cao các đề xuất của họ bằng cách triển khai thực hiện một số đề xuất càng nhanh càng tốt Những điều trên đã chứng tỏ động viên nhân viên có vai trò quan trọng thế nào đối với một nhà quản trị Nhất là trong những tình cảnh khó khăn, động viên nhân viên càng giúp nhà quản trị và nhân viên trở nên gần gũi, gắn kết, không những giữ tinh thần nhân viên không đi xuống, mà còn có thể giúp họ hăng say làm việc, tạo những tín hiệu tích cực cho công ty vượt qua được giai đoạn khó khăn này Tuy nhiên, nhà quả trị cũng cần lưu ý những điều nên và không nên, cũng như những điều có thể và không thể động viên được ở nhân viên của mình 40 Sự thất vọng và chán nản trong việc làm của nhiều nhân viên đang gia tăng Có một số lý do giải thích cho việc làm này, chẳng hạn như họ cảm thấy không có bất cứ ai trong các nhà quản trị đã và đang lắng nghe những mối quan tâm, khúc mắc, đề xuất và phàn nàn của họ; họ cảm thấy rằng mình đang đâm đầu vào những vị trí mà không có triển vọng thăng tiến nào cả; họ chán nản bởi vì các nhiệm vụ quá đều đều và đơn lẻ, họ không được động viên, khích lệ để thực hiện những dự án mới hay những trách nhiệm mới trong công ty; họ chỉ toàn nhận được những ý kiến phản hồi tiêu cực Những gì quan trọng mà mọi nhà quản trị cần biết về việc động viên nhân viên đó là: bạn quả thực không thể động viên bất cứ ai làm bất cứ việc làm gì, nhưng bạn có thể tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự khích lệ này tự nhiên xuất hiện bên trong bản thân một ai đó Chắc chắc rằng khi mà ngày nay các hoạt động của các doanh nghiệp ngày một mở hơn, tiếp xúc nhiều hơn với các nguồn lực bên ngoài, việc quan tâm tới các biện pháp động viên nhân viên là rất quan trọng Các nhân viên nếu được làm việc trong một môi trường tràn ngập sự khích lệ dường như cũng nảy sinh nhiều ý tưởng sáng kiến hơn Họ sẽ phát huy được sự năng động của mình để thích nghi với những thay đổi tại công sở; và qua đó giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên năng động hơn, có khả năng cạnh tranh tốt hơn Là một nhà quản lý kinh doanh, bạn phải tạo dựng được các điều kiện lý tưởng trong một môi trường làm việc giúp đặt ra nền móng sáng tạo và cách tân cho sự động viên nếu quả thực bạn muốn các nhân viên đào sâu thêm một chút, làm việc chăm chỉ hơn một chút 41 Những gì không thể động viên hiệu quả bao gồm một số thứ nhứ: Tiền bạc Tất cả chúng ta đều cần tiền để lo lắng cho bản thân và gia đình Tiền bạc chắc chắn là một động cơ lớn Nhưng lương thưởng sẽ không thể động viên tốt tinh thần làm việc của các nhân viên; nó thông thường khiến các nhân viên thực hiện tối thiểu các yêu cầu cần thiết trong bản miêu tả công việc làm của họ Cạnh tranh Cho dù dưới hình thức ganh đua bán hàng, trả lương theo khoán sản phẩm hay giám sát chặt chẽ của đồng nghiệp, các phương thức cạnh tranh dường như chỉ nâng cao hiệu suất công việc về mặt bên ngoài Trong nhất thời, họ có thể cải thiện kết quả làm việc, song mặt trái ở chỗ cho dù có sự gia tăng trong hiệu suất, niềm đam mê của từng cá nhân đối với các hoạt động sẽ không còn nữa, họ không thấy mình là một phần của thành công chung Công nhận Lời khen ngợi và các phần thưởng là cách thức tuyệt vời để nói “Công việc đã được hoàn thành tốt” Chúng cần thiết cho các nhân viên đánh giá kết quả công việc của mình, nhưng không nên sử dụng điều này như một công cụ động viên Việc sử dụng phần thưởng và lời khen như vậy sẽ khiến các nhân viên băn khoăn rằng động cơ làm việc của họ tiếp theo là gì Nói cách khác, các nhân viên sẽ cho rằng: “Lúc này, sếp sẽ còn muốn gì từ mình nữa?” Hành động kỷ luật Những phản hồi tiêu cực có thể gây ra các kết quả hết sức tiêu cực nếu nhân viên qua đó cảm thấy mình thiếu năng lực hay không thể kiểm soát 42 Chắc chắn là chúng ta không thể bỏ qua các kết quả công việc kém cỏi, nhưng chúng ta có thể giải quyết và phản hồi lại theo những cách thức thích hợp hơn Điều này đơn giản có nghĩa rằng chúng ta cần cố gắng thấy được những gì từ quan điểm của các nhân viên và từ đó chúng ta đưa ra cho họ cơ hội để tự sửa đổi Những động viên hiệu quả là khi mà sự khích lệ bên trọng là chìa khoá cho hành động và sự hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, bạn cần xây dựng một môi trường nơi mà những khích lệ bên trong luôn tràn ngập! Cách thức là: Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần để cảm thấy và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao Đó có thể là các công cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên bằng việc thấy được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ Bạn không biết đó là gì? Hãy trực tiếp hỏi họ Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết Và hãy nói chuyện cả với các khách hàng của bạn Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ Hãy để các nhân viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được các kết quả bạn tìm kiếm Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và trong những kết quả chờ đợi Luôn nhiệt tình với các nhân viên Hãy cho các nhân viên thấy bạn nhìn nhận họ những con người với các giá trị và nguyên tắc cá nhân họ mang tới công việc 43 Để họ khám phá ra sự chân thực của mình, điều mà đến lượt nó sẽ dẫn dắt các nhân viên hành động thích hợp nhất Hãy hỗ trợ các nhân viên trong việc khám phá ra số mệnh của họ, cả trong và ngoài công việc Sau đó, hãy khai phá những cách thức mà các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của các nhân viên đứng thẳng hàng với các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của công ty bạn Những kết quả tuyệt vời sẽ đến không lâu sau đó! Tổng kết Nhìn chung, nghệ thuật động viên nhân viên đồng nghĩa với việc sử dụng những nguồn lực và phương pháp sẵn có để thuyết phục một ai đó làm việc chăm chỉ hơn hay phát huy tối đa sở trường đối với những công việc mà họ đang làm Chúng ta có thể động viên ở bất cứ đâu, theo nhiều phương cách khác nhau và không quan tâm tới khả năng tài chính ra sao Sự đầu tư cho động viên nhân viên luôn đem lại các kết quả rõ nét mà bạn sẽ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, bao gồm sự sáng tạo và hiệu suất làm việc gia tăng, các cách thức giải quyết vấn đề mau lẹ, tỷ lệ thay thế nhân viên giảm… Người ta làm mọi việc tốt nhất là khi có lý do của riêng họ chứ không phải vì yêu cầu của người khác Nhà quản trị cần hiểu rõ điều này, nhận thức đúng động cơ làm việc của nhân viên, từ đó tìm cách động viên nhân viên được tốt nhất để giúp công việc phát triển thuận lợi Nhìn vào lịch sử quá trình phát triển của loài người, ta có thể thấy rằng những nhà lãnh đạo, những nhà quản trị tài ba, thành công hay nổi tiếng đều rất biết cách động viên nhân viên mình để công việc đạt được hiểu quả cao nhất Như Napoleon đã cho đúc 15000 huân chương Bắc đẩu Bội tinh để tặng các binh sĩ, phong cho 18 viên tướng của mình là “Thống chế Pháp”, và gọi đạo quân của mình là “Đại quân” Napoleon đã bị chỉ trích đã tặng 44 “đồ chơi” cho các dũng tướng dày dạn chiến trận, ông chỉ đáp trả: “Tôi làm điều đó là bởi vì đồ chơi vẫn luôn chi phối con người.” Và kết quả ra sao, Napoleon và đạo quân của mình đã thành công và nổi tiếng thế nào, tất cả chúng ta đều biết rõ, âu đây cũng là cách thức động viên binh sĩ tuyệt vời của một nhà lãnh đạo tài ba, một trong những vị tướng vĩ đãi nhất thế giới Như chúng ta đã biết tinh thần là nguồn động lực lớn nhất đối với mỗi con người.Vì vậy việc động viên tinh thần cho nhân viên là rất quan trọng đối với mỗi nhân viên Nói như vậy không phải là chỉ biết nói những lời ngon ngọt đối với nhân viên mà bên cạnh việc phê bình nhân viên phải nêu được những ưu điểm tốt của nhân viên nói chung là phải biết hài hoà giữa việc phê bình và động viên tinh thần cho nhân viên, giúp nhân viên hăng hái làm việc hơn, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn Động viên tinh thần như một liều thuốc tinh thần giúp mỗi con người chúng ta vươn lên nhiều hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống 45 Tổng kết chung Hầu hết chúng ta đều làm việc để sống, và công việc là phần chính yếu của cuộc đời chúng ta, ai cũng cố gắng làm việc, thế nhưng, những nhà quản trị tài ba là những người biết khích lệ, động viên tinh thần của nhân viên một cách đúng đắn để họ có thêm động lực và động cơ để cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình hơn nữa Từ những gì đã viết ở trên, nhà quản trị cần ghi nhớ những điều dưới đây khi phải thay đổi thái độ hay hành vi của những người mình quản lý: hãy nghĩ đến lợi ích của nhân viên thay vì bản thân; biết chính xác bạn muốn nhân viên thực hiện điều gì; thông cảm, hãy tự hỏi nhân viên của mình thực sự muốn điều gì; xem xét những lợi ích mà nhân viên sẽ nhận được khi thực hiện điều bạn gợi ý, đề nghị; so sánh những lợi ích này với những điều nhân viên yêu cầu; khi đưa ra yêu cầu, nên trình bày dựa trên quan điểm quyền lợi của nhân viên Nhà quản trị đừng nên quá ngây thơ nếu cho rằng họ sẽ luôn nhận được sự hưởng ứng tích cực, thuận lợi khi chọn cách tiếp cận và động viên nhân viên như trên Tuy nhiên, dù sao con người cũng dễ có xu hướng thay đổi thái độ nếu nhà quản trị tìm được cách động viên làm cho người khác vui thích thực hiện điều mình được gợi ý Dù hiệu quả chỉ 10% thì đó cũng là thành công rồi 46 Tài liệu tham khảo : - “Đắc nhân tâm” (How to win friends and influence people) – Dale Carnegie - “Bí quyết của người chiến thắng” (You can win) – Shiv Khera - “Dám thành công” (Dare to win) – Jack Canfield & Mark Victor Hansen - “Lối mòn của tư duy cảm tính” – Ori Brafman & Rom Brafman - “Phi lý trí” – Dan Ariel - “Quân Vương” (Il Pricipal) – Niccolo Macchiavelli - Wikipedia - Một số nguồn tham khảo từ internet 47 ... ngon hơn, … Thứ hai, cung cách giám sát 21 _ Thay lúc chắm chằm theo dõi nhân viên, người quản lý cho họ có khơng gian tự với cơng việc Cho họ tự khơng đồng nghĩa với việc người quản lý khơng... nhớ lý thuyết quản trị đểu dành nhiều công sức để giải thích động bên thúc đẩy người làm việc, tuỳ theo giải thích động mà lý thuyết quản trị có ý kiến khác 32 biện pháp mà nhà quản trị nên áp dụng... viên nhân viên có vai trị quan trọng nhà quản trị Nhất tình cảnh khó khăn, động viên nhân viên giúp nhà quản trị nhân viên trở nên gần gũi, gắn kết, giữ tinh thần nhân viên khơng xuống, mà cịn giúp