Tiểu luận Nguyên Lí Kế Toán CHÚNG TỪ KẾ TOÁN

Tiểu luận Nguyên Lí Kế Toán CHÚNG TỪ KẾ TOÁN Chính vì tầm quan trọng của chứng từ kế toán trong kinh doanh, chúng ta phải tìm hiểu kỹ bản chất chứng từ kế toán cũng như ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán. Bài tiểu luận này sẽ trình bày rõ về nội dung chứng từ kế toán cũng như trình tự lập và luân chuyển chứng từ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG FOREIGN TRADE UNIVERSITY

*********

Tiểu luận Nguyên Lí Kế Toán:

CHÚNG TỪ KẾ TOÁN

GVHD: Lê Thị Thanh Hà Lớp: DV31-KTĐN

SVTH: MSSV

Phùng Thị Hoa Phượng 1102015049

Trần Thanh Thảo 1102015063

Đỗ Thị Mai Trinh 1102015078

Lâm Cẩm Vân 1102015085

Dương Thúy Vi 1102015089

Đỗ Thị Mai Vy 1102015092

TP HỒ CHÍ MINH

10/2014

MỤC LỤC

Lời mở đầu

A.Cơ Sở Lý Thuyết

I Khái niệm chứng từ kế toán

1 Nội dung chứng từ kế toán

2 Yêu cầu của chứng từ kế toán

II Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán

III Phân loại chứng từ kế toán.

1 Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ

2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

3 Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ:

4 Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ

5 Phân loại theo công dụng của chứng từ

6 Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước

IV Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ.

1 Ý nghĩa của chứng từ

2 Tác dụng của chứng từ

3 Tính chất pháp lý của chứng từ

V Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán

B Ví dụ cụ thể

LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ đơn vị kinh doanh nào trong quá trình hoạt động của mình cũng cần một công cụ hỗ trợ việc quản lý một cách thống nhất và chặt chẽ Đáp ứng yêu cầu đó, kế toán là một công cụ rất cần thiết phục vụ công tác quản lý các bộ phận trong đơn vị Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cần được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời Việc lập chứng từ kế toán nhằm kiểm soát tình hình kinh doanh của đơn vị Chứng từ kế toán là cơ sở chứng minh sự biến động của các nguồn tài sản, nguồn vốn, chi phí và doanh thu theo các chiều hướng và mức độ khác nhau

Chính vì tầm quan trọng của chứng từ kế toán trong kinh doanh, chúng

ta phải tìm hiểu kỹ bản chất chứng từ kế toán cũng như ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán Bài tiểu luận này sẽ trình bày rõ về nội dung chứng từ kế toán cũng như trình tự lập và luân chuyển chứng từ

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I. KHÁI NIỆM CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

“Phương pháp chứng từ kế toán” là phương pháp xác định và kiểm tra sự hìnhthành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong mộtđơn vị, kế toán phải lập chứng từ theo đúng quy định trong chế độ chứng từ kế toán Cóthể hiểu phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinhvào các bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lí, luân chuyển chứng từ để phục vụ công tácquản lý và công tác kế toán

Theo Luật Kế toán Việt Nam:

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ đã in sẵn (hoặc chưa in sẵn) theo mẫuquy định được sử dụng để ghi những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh và đã thực sự hoàn thành trong hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động vớicác loại tài sản, các loại nguồn vốn và các loại đối tượng kế toán khác

Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong công tác kế toán của đơn vị, là nhân tốđầu tiên ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán Vì vậy, khi lập chứng từkế toán phải đảm bảo các yêu cầu: rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp

II NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2.1 Nội dung chứng từ kế toán

Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm: các yếu tố cơ bản vàcác yếu tố bổ sung

a Các yếu tố cơ bản

Là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có Bao gồm:

 Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như Biênlai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng

…; nó làcơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi.Tên gọi của chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánhtrên chứng từ đó

 Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghirõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra đượcthuận lợi khi cần thiết.

Ví dụ: PHIẾU THU Số … Ngày … tháng … năm

PHIẾU CHI Số … Ngày … tháng … năm

 Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việckiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệmđối với nghiệp vụ kinh tế

 Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đề phải ghi tóm tắtnội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụkinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩyxóa, sữa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãngchỗ trống phải gạch chéo

 Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiến của nghiệp

vụ kinh tế tài chiính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng từ kếtoàn thì vừa ghi bằng số vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ

 Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhânphải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơnvị) đóng dấu của đơn vị

b Các yếu tố bổ sung

Đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từngchứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khácnhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương thức bán hàng, tỷ giá …

2.2 Yêu cầu của chứng từ kế toán

Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lí cho mọi thông tinkế toán cung cấp, do đó chứng từ được làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợppháp, hợp lệ, tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:

 Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

 Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian

và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải phản ánh đúng nội dung, bản chất

và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính khôngđược viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

 Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dungquy định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sữa chữa trên chứngtừ; trường hợp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế nhưng bản sai không được xérời bản (quyển) gốc

 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiềuliên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải

giống nhau; dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên nhưng chữ ký phải kýtừng liên của chứng từ.

 Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài,khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phảiđính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài

III PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Do tính đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tếphát sinh dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh,công dụng, thời gian, địa điểm lập,… Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biếttừng loaị chứng từ, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêucầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải phân loại chứngtừ

Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau:theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinhtế phản ánh trên chứng từ, theo công dụng của chứng từ, mức độ phẩn ánh của các chứngtừ, các qui định về quản lý chứng từ … Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toánđược chia thành các loại chứng từ khác nhau

3.1 Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ (hình thức biểu hiện)

chứng từ kế toán được chia thành:

 Chứng từ thông thường ( chứng từ bằng giấy)

 Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử,được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trênvật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán Các đơn vị, tổ chức sử dụngchứng từ điện tử phải có các điều kiện:

 Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyềncủa người đại diện theo pháp luật của đợn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điệntử và thanh toán điện tử

 Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mangtin

 Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình khớp đúngquy định

3.2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

Theo cách phân loại chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong vàchứng từ bên ngoài

 Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập nhưphiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…

 Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liênquan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến nhưgiấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán…

Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chấtvới hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ

3.3 Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ:

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc vàchứng từ tổng hợp

 Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tếphát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

 Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụngthuận lợi trong sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụnghợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán vàthông tin kinh tế

3.4 Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ:

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành các loại như sau:

 Chứng từ về tiền tệ: phiếu chi, phiếu thu

 Chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

 Chứng từ về lao động

 Chứng từ về bán hàng: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường,hóa đơn bán lẻ

 Chứng từ về tài sản cố định

3.5 Phân loại theo công dụng của chứng từ

 Chứng từ mệnh lệnh: phản ánh nghiệp vụ kinh tế sẽ xảy ra trong tương lai nhưlệnh chi, lệnh xuất kho

 Chứng từ thực hiện: phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành rồinhư phiếu thu, phiếu xuất kho

 Chứng từ liên hợp: lệnh chi kiêm phiếu chi

3.6 Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:

Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mangtính chất hướng dẫn

 Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệkinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biếnrộng rãi Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phảnánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

 Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn

vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tếvận dụng vào từng trường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một sốchỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nộidung phản ảnh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ

IV Ý NGHĨA, TÁC DỤNG VÀ TÍNH CHẤT PHÁP LÝ CỦA CHỨNG TỪ

Lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của kế toán, đây là phương pháp kếtoán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, và đã hoàn thành bằng nhữnggiấy tờ và vật mang tin theo đúng mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh vàlàm căn cứ ghi sổ kế toán Nếu không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp theoquy định của pháp luật (ví dụ như phiếu chi không hợp lệ, có thể là lập phiếu chi giả vớimục đích gian dối nhằm rút tiền) mà ghi sổ kế toán thì bị gọi là ghi khống Hành vi này bịxem là hành vi vi phạm pháp luật, hoặc hóa đơn giả, chứng từ không hợp lệ thì khi quyếttoán với cơ quan khác (Thuế, Thanh tra, Kiểm toán) những cơ quan này sẽ xuất toán vàkhông chấp nhận số liệu trên bản báo cáo kế toán Tùy theo mức độ mà mỗi cơ quan cónhững chế tài đối với doanh nghiệp hoặc có ý kiến đối với báo cáo kiểm toán của doanhnghiệp Do vậy, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng nhất để ghi sổ kế toán và báo cáokế toán

4.1 Ý nghĩa của chứng từ

Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nộibộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kếtoán

 Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụphát sinh

 Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệmtrước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.

vi lãng phí tài sản của đơn vị

 Thứ ba, chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp,khiếu nại, khiếu tố

 Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình high thực hiện nghĩa vụthuế đối với Nhà nước của đơn vị

 Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinhcủa các cá nhân, đơn vị

V TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra nhữngchứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thìmới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản

và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

 Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

 Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốcdoanh nghiệp ký duyệt;

 Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

 Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

 Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mộtnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉtiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viếttrên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phảikhớp, đúng với số tiền viết bằng số

Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứngtừ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùngmột nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệtphải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viếthai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứngtừ

Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dungquy định cho chứng từ kế toán

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trênchứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quyđịnh của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặcbút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng

để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thốngnhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ

ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Lập hoặc thu nhận chứng từ

Lập hoặc thu nhận chứng từ

Lập hoặc thu nhận chứng từ

Lập hoặc thu nhận chứng từ

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ tráchkế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằngchữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thựchiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc ngườiđược uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứngtừ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký củakế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” củangười đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho ngườikhác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhânviên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người đượcuỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởngđơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký

ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứngtừ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của ngườiký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanhnghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, antoàn tài sản

 Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoàichuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểmtra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứngtừ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:

(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chéptrên chứng từ kế toán;

(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trênchứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chínhsách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thựchiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo phápluật hiện hành Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kếtoán không xuất quỹ