Phần 1: Tìm hiểu về trình tự ghi sổ kế toán 1. Trình tự ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. Ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
Như đã biết, kế toán toán là quá trình thu thập, ghi chép…1 cách có hệ thống các tài liệu có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp Trong quá trình thu thập, xử lý thông tin, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, thông tin trên chứng từ không mang tính hệ thống Yêu cầu đặt ra đối với kế toán là thu thập các thông tin vừa phải chi tiết lại vừa có hệ thống Tùy những yêu cầu trên, cần phải thiết
kế hệ thống sổ kế toán để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế Việc ghi sổ kế toán phải tuân theo những quy tắc nhất định, trong qua trình ghi có những sai sót Vậy chúng ta cùng tìm hiểu trình tự ghi sổ kế toán và phương pháp sửa chữa sổ
kế toán
Trang 2Phần 1: Tìm hiểu về trình tự ghi sổ kế toán
1 Trình tự ghi sổ kế toán
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ Trước khi dùng
sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
* Đối với sổ kế toán dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán
và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán
* Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ
tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm
Ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải
có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh
Khoá sổ:
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật Lưu ý: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch
vụ kế toán phải ký và ghi rõ
2
Trang 3Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán
Ngườighi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề
2 Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH Kế toán An Tâm là công ty thương mại bán Laptop (82 Ngô
Gia Tự, Phường 6, Quận 3, Tp.HCM) Ngày 5/1/2014, công ty có mua của
Công ty Phong Vũ 2 chiếc máy laptop chưa trả tiền và được Công ty Phong
Vũ xuất với hóa đơn GTGT và kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa như sau:
Trang 5Bước 1: Kế toán kho căn cứ trên hóa đơn tài chính và biên bản bàn giao hàng
hóa mà nhân viên mua hàng về bàn giao, tiến hành đối chiếu lại 1 lần nữa giữa hóa đơn với biên bản bàn giao và kiểm hàng thực tế=> tiến hành lập tối thiếu 2 liên phiếu nhập kho, và chuyển cho thủ kho 1 liên để thủ kho ghi sổ Xem
mẫu phiếu nhập kho đã lập như sau:
Bước 2: Kế toán kho tiến hành phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, dựa vào bộ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa như trên
Máy lenovo và máy Dell (gọi là Hàng tồn kho) tăng thuộc tài khoản loại
1=>Tăng Ghi bên Nợ 1561 (Hàng hóa)
Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thể hiện tại dòng thuế suất thuế
GTGT) tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ TK 133 (Thuế GTGT)
P
hải trả cho người bán tăng do chưa trả tiền thuộc tài khoản loại 3 => Tăng
Ghi bên Có TK 331 (Phải trả nhà cung cấp)
Trang 6Bước 3: Sau khi đã xác định tăng giảm của từng loại tài khoản, kế toán tiến
hành tuần tự ghi vào các loại sổ kế toán như sau:
Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung
Sau đó ghi Sổ cái của từng tài khoản TK 331; TK 1331; TK 1561
6
Trang 7Tiếp theo ghi vào Sổ chi tiết của hàng Tồn kho (Lenovo Z400 và Dell), Sổ chi
tiết công nợ phải trả Phong Vũ
Trang 8Kết luận:
Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình sự vận động của các đối tượng kế toán trên sổ kế toán được thực hiện theo một trình tự
và qui tắc nhất định Kế toán phải thực hiện đúng theo trình tự này, trong quá trình ghi sổ nếu có sai sót cũng phải sửa chữa theo đúng qui định để đảm bảo tính thống nhất và trung thực của nội dung kinh tế
Phần 2: Phương pháp sửa chữa sổ kế toán
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi bằng tay
1.Phương pháp cải chính:
Phương pháp này sử dụng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thằng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
+ sai sót trong diễn giải,số ghi sai được phát hiện sớm, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản
+ sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng
Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 15.000.000đ, kế toán phản ánh vào sổ Nhật kí thu tiền theo chứng từ số 1, ngày 20/04/2016
8
Trang 9Trong quá trình định khoản kể toán ghi sai :
Nợ TK 111: 15.000.00
Có TK 112: 15.000.00
Sửa lại như sau :
Định khoản :
Nợ TK 111 :15.000.00 15.000.000
Có Tk 112 : 15.000.00 15.000.000
2.Phương pháp ghi số âm:
Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán
mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản
- Ghi bằng bút toán bằng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Phương pháp sửa chữa:
Người kế toán phải lập chứng từ ghi sổ đính chính do kế toán trưởng kí xác nhận và kế toán sửa chữa bằng cách:
+ Ghi định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng phương pháp ghi số âm để hủy bút toán đã ghi
+ Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế
+Trường hợp ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng phương pháp ghi ssos âm để hủy bút toán đã ghi
Trang 10Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 5.000.000 đồng nhưng khi định khoản kế toán ghi sai như sau
Nợ TK 111: 50.000.000
Có TK 112: 50.000.000
Kế toán sẽ sửa sai bằng cách ghi thêm một bút toán:
Nợ TK 111: (45.000.000)
Có TK 112: (45.000.000)
3.Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập
“Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ
Ví du: Doanh nghiệp mua hàng nhập kho bằng tiền mặt 72.000 đ nhưng kế toán ghi sai như sau
Nợ TK 156: 69.000
Có TK 111: 69.000
10
Trang 11Như vậy đã định khoản đối ứng tài khoản đúng nhưng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số đúng là 3.000 Ta điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm một bút toán
Nợ TK 156: 3.000
Có TK 111: 3.000
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
(1)- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
(2)- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
(3)- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”
Trang 12KẾT LUẬN
Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,tình hình sự vận động của các đối tượng kế toán trên sổ kế toán được thức hiện theo một trình tự
và quy tắc nhất định Kế toán phải thực hiện đúng theo trình tự này, trong quá trình ghi sổ nếu có sai sót cđể đảm báo tính thống nhất và trung thựcng phải sửa chữa theo đúng qui định của nội dung kinh tế
12