Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH máy tính Nam Phong

Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH máy tính Nam Phong

Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế Lời Nói Đầu Không chỉ là tiền đề cho sự tiến hoá loài ngời, lao động còn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Lao động giữ vai trò quan trọng trong việc tái tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội. Một doanh nghiệp, một xã hội đợc coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lợng, và đạt hiệu quả cao. Nh vậy, nhìn từ góc độ "Những vấn đề cơ bản trong sản xuất" thì lao động là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhất là trong tình hình hiện nay nền kinh tế bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ, có kiến thức, có kỹ thuật cao sẽ trở thành nhân tố hàng đầu trong việc tạo ra năng suất cũng nh chất lợng lao động. Trong quá trình lao động ngời lao động đã hao tốn một lợng sức lao động nhất định, do đó muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì ngời lao động phải đợc tái sản xuất sức lao động. Trên cơ sở tính toán giữa sức lao động mà ngời lao động bỏ ra với lợng sản phẩm tạo ra cũng nh doanh thu thu về từ lợng những sản phẩm đó, doanh nghiệp trích ra một phần đề trả cho ngời lao động đó chính là tiền công của ngời lao động ( tiền lơng ). Tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động đợc dùng để bù đắp sức lao động mà ngời lao động đã bỏ ra. Xét về mối quan hệ thì lao động và tiền l- ơng có quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Nh vậy, trong các chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con ngời luôn đợc đặt ở vị trí hàng đầu. Ngời lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra đợc đền bù xứng đáng dới dạng tiền lơng. Gắn với tiền lơng là các khoản trích theo lơng gồm Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng ngời lao động. Có thể nói rằng, tiền lơng và các khoản trích theo lơng là một trong những vấn đề đợc cả doanh nghiệp và ngời lao động quan tâm. Vì vậy việc hạch toán, phân bổ chính xác tiền lơng cùng các khoản trích theo lơng vào giá thành Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế sản phẩm sẽ một phần giúp cho doanh nghiệp có sức cạnh tranh trên thị trờng nhờ giá cả hợp lý. Qua đó cũng góp cho ngời lao động thấy đợc quyền và nghĩa vụ của mình trong việc tăng năng suất lao động, từ đó thúc đẩy việc nâng cao chất lợng lao động của doanh nghiệp. Mặt khác việc tính đúng, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lơng cho ngời lao động cũng là động lực thúc đẩy họ hăng say sản xuất và yên tâm tin tởng vào sự phát triển của doanh nghiệp. Là một công ty ngoài quốc doanh nên đối với Công ty TNHH máy tính Nam Phong việc xây dựng một cơ chế trả lơng phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống, tạo niềm tin, khuyến khích ngời lao động hăng say làm việc là một việc rất cần thiết luôn đợc đặt ra hàng đầu. Nhận thức đợc vấn đề trên, trong thời gian thực tập ở Công ty TNHH máy tính Nam Phong em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH máy tính Nam Phong". Chuyên đề gồm 3 phần: Chơng 1: Một số vấn đề lý luận chung liên quan đến công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp. Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo l- ơng tại Công ty TNHH máy tính Nam Phong. Chơng 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH máy tính Nam Phong. Trong quá trình thực tập nghiên cứu, su tầm tài liệu em đợc sự quan tâm h- ớng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Hồng Diệp, đợc sự giúp đỡ của toàn thể cán bộ nhân viên phòng thống kê kế toán - Công ty TNHH máy tính Nam Phong đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận đợc sự góp ý để nâng cao thêm chất lợng của đề tài. Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế CHƯƠNG 1 Một số vấn đề lý luận chung liên quan đến công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp. 1.1. Vai trò của lao động và chi phí lao động sống trong sản xuất kinh doanh. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình hoạt động kinh doanh và là yếu tố mang tính chất quyết định nhất. Lao động tạo ra mọi của cải, vật chất. Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng một lực lợng lao động nhất định, tuỳ thuộc quy mô, nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, trình độ trang thiết bị sản xuất và quyết định năng xuất lao động của doanh nghiệp, nó quyết định đến sự hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp mình. Chi phí lao động là một trong các yếu tố chi phí cấu thành nên sản phẩm cho doanh nghiệp. Sự tác động của yếu tố lao động đến sản xuất kinh doanh đợc thể hiện hai mặt đó là số lợng lao động và năng xuất lao động. Trong kỳ số lợng lao động nhiều hay ít, năng xuất lao động cao hay thấp trực tiếp ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh của doanh nghiệp. 1.2. Mối quan hệ giũa quản lý lao động với quản lý tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Cùng với tiền lơng, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong tổng chi phí của doanh nghiệp, việc tính toán và xác định chi phí lao động phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế Quản lý lao động thông qua hai chỉ tiêu cơ bản là số lợng và chất lợng lao động. + Quản lý số lợng lao động là quản lý về số lợng ngời lao động, sắp xếp bố trí hợp lý các loại lao động theo ngành nghề chuyên môn đợc đào tạo và yêu cầu lao động của doanh nghiệp. + Quản lý chất lợng lao động bao gồm là quản lý thời gian, số lợng và chất lợng sản phẩm, hiệu quả công việc của từng ngời lao dộng, từng tổ sản xuất, từng hợp đồng lao động giao khoán, Nh vậy, quản lý lao động vừa đảm bảo chấp hành kỷ luật và nâng cao ý thức, trách nhiệm của ngời lao động, đồng thời các tài liệu ban đầu về lao động là cơ sở để đánh giá và trả thù lao cho ngời lao động đúng đắn hợp lý. Tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lơng và các khoản liên quan của ngời lao động, không những kích thích ngời lao động gia sức học tập để nâng cao trình độ cũng nh sự hiểu biết khoa học kỹ thuật làm cho năng xuất lao động tăng lên, tạo hiểu quả cao trong công việc. 1.3. Khái niệm, đặc điểm tiền lơng, nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng. 1.3.1.Khái niệm tiền lơng và bản chất kinh tế của tiền lơng a. Khái niệm về tiền lơng. Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản ( Lao động, đối tợng lao động và t liệu lao động ). Trong đó,lao động với t cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời sử dụng các t liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tợng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trớc hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động. Tiền lơng (tiền công) chính là phần thù lao lao động đợc biểu hiện Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động căn cứ vào thời gian, khối l- ợng và chất lợng công việc của họ. ở Việt Nam trớc đây trong nền kinh tế bao cấp, tiền lơng đợc hiểu là một phần thu nhập quốc dân, đợc Nhà nớc phân phối một cách có kế hoạch cho ng- ời lao động theo số lợng và chất lợng lao động. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, với nhiều thành phần kinh tế tham gia hoạt động kinh doanh, có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc, tiền lơng đợc hiểu theo đúng nghĩa của nó trong nền kinh tế đó. Nhà nớc định hớng cơ bản cho chính sách lơng mới bằng một hệ thống đ- ợc áp dụng cho mỗi ngời lao động làm việc trong các thành phần kinh tế quốc dân và Nhà nớc,công nhận sự hoạt động của thị trờng sức lao động. Quan niệm hiện nay của Nhà nớc về tiền lơng nh sau: "Tiền lơng là giá cả sức lao động đợc hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa ngời có sức lao động và ngời sử dụng lao động, đồng thời chịu sự chi phối của các qui luật kinh tế, trong đó có quy luật cung - cầu". Trong cơ chế mới, cũng nh toàn bộ các loại giá cả khác trên thị trờng, tiền lơng và tiền công của ngời lao động ở khu vực sản xuất kinh doanh do thị trờng quyết định. Tuy nhiên sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc về tiền lơng đối với khu vực sản xuất kinh doanh buộc các doanh nghiệp phải bảo đảm cho ngời lao động có thu nhập tối thiểu bằng mức lơng tối thiểu do Nhà nớc ban hành để ng- ời lao động có thể ăn ở, sinh hoạt và học tập ở mức cần thiết. Còn những ngời lao động ở khu vực hành chính sự nghiệp hởng lơng theo chế độ tiền lơng do Nhà nớc qui định theo chức danh và tiêu chuẩn, trình độ nghiệp vụ cho từng đơn vị công tác. Nguồn chi trả lấy từ ngân sách Nhà nớc. b. Bản chất kinh tế và đặc điểm của tiền lơng Tiền lơng chính là biểu hiện bằng tiền của của giá cả sức lao động, do đó tiền lơng là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Mặt khác trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế lơng là một yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra tiền lơng còn là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của ngời lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lơng chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. 1.3.2.Đặc điểm của tiền lơng Tiền lơng là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trớc và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm. - Trong quá trình lao động sức lao động của con ngời bị hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con ngời thì cần phải tái sản xuất sức lao động.Do đó tiền lơng là một trong những tiền đề vật chất có khả năng tái sản xuất sức lao động trên cơ sở bù lại sức lao động đã hao phí, bù lại thông qua sự thoả mãn các nhu cầu tiêu dùng của ngời lao động. - Đối với các nhà quản lý thì tiền lơng là một trong những công cụ để quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lơng cho ngời lao động, ngời sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát ngời lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lơng trả phải đem lại kết quả và hiệu quả cao. Nh vậy ngời sử dụng sức lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lợng và chất lợng lao động của mình để trả công xứng đáng. 1.3.3. Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Trong một doanh nghiệp, để công tác kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và trở thành một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý toàn doanh nghiệp thì nhiệm vụ của bất kỳ công tác kế toán nào đều phải dựa trên đặc điểm, vai trò của đối tợng đợc kế toán. Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng cũng không nằm ngoài qui luật này. Tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầu đủ tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho ngời lao động một mặt Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế kích thích ngời lao động quan tâm đến thời gian lao động, đến chất lợng và kết quả lao động mặt khác góp phần tính đúng tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm, hay chi phí của hoạt động. Vì vậy kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau đây: - Theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác , đầy đủ, kịp thời về số lợng, chất lợng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lơng, tiền thởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngời lao động và tinh hình thanh toán các khoản đó cho ngời lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lơng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn và việc sử dụng các quỹ này. - Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng đối tợng. Hớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn, mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lơng,và các khoản trích theo lơng đúng chế độ. - Lập báo cáo về lao động, tiền lơng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí Công đoàn, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lơng và các khoản trích theo lơng, đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế 1.4. Các hình thức tiền lơng, quỹ tiền lơng, quỹ bảo hiểm xã hội. 1.4.1. Các hình thức trả lơng Hiện nay ở nớc ta, việc tính trả lơng cho ngời lao động trong các doanh nghiệp đợc tiến hành theo hai hình thức chủ yếu:hình thức tiền lơng theo thời gian và hình thức tiền lơng theo sản phẩm. Hình thức trả lơng theo thời gian. Theo hình thức này, tiền lơng trả cho ngời lao động đợc tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lơng theo tiêu chuẩn Nhà nớc qui định. Hình thức này thờng đợc áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ quan quản lý hành chính hoặc những ngời làm công tác quản lý lao động gián tiếp tại các doanh nghiệp. Hình thức trả lơng theo thời gian cũng đợc áp dụng cho các đối t- ợng lao động mà kết quả không thể xác định bằng sản phẩm cụ thể. Đây là hình thức tiền lơng đợc tính theo thời gian lao động, cấp bậc kỹ thuật, chức vụ và tháng lơng của ngời lao động. Tiền lơng theo thời gian = Thời gian làm việc x Đơn giá tiền lơng thời gian (áp dụng đối với từng bậc lơng) Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp, việc tính trả lơng theo thời gian có thể tiến hành trả lơng theo thời gian giản đơn và trả lơng theo thời gian có thởng. * Trả lơng theo thời gian giản đơn: Lơng theo thời gian giản đơn bao gồm: + Lơng tháng: Đã đợc qui định cho từng bậc lơng trong bảng lơng, thờng áp dụng cho nhân viên làm công việc quản lý hành chính,quản lý kinh tế. Tiền lơng tháng = Mức lơng tối thiếu (540.000đ/tháng) X Hệ số mức lơng hiện hởng + Phụ cấp (nếu có) Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế + Lơng ngày: Căn cứ vào số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức l- ơng của một ngày để tính trả lơng, áp dụng trả lơng cho nhân viên trong thời gian học tập, hội họp hoặc làm nhiệm vụ khác, ngời lao động theo hợp đồng ngắn hạn. Mức lơng này bằng mức lơng tháng chia cho 26 ngày hoặc 22 ngày. Tiền lơng ngày = Lơng tháng X Số ngày làm việc 22 ngày làm việc + Lơng giờ: Căn cứ vào mức lơng ngày chia cho 8 giờ và số giờ làm việc thực tế, áp dụng để tính đơn giá tiền lơng trả theo sản phẩm Tiền lơng giờ = Lơng ngày 8 giờ làm việc x Số giờ làm việc thực tế * Trả lơng theo thời gian có thởng. Thực chất của hình thức này là sự kết hợp giữa tiền lơng thời gian giản đơn với tiền thởng khi đảm bảo và vợt các chỉ tiêu đã quy định nh: Tiết kiệm thời gian lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động hay đảm bảo giờ công, ngày công . * Ưu nhợc điểm của hình thức tiền lơng theo thời gian: Dễ làm, dễ tính toán nhng cha đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động vì hình thức này cha tính đến một cách đầy đủ chất lợng lao động, cha phát huy hết khả năng sẵn có của ngời lao động, cha khuyến khích ngời lao động quan tâm đến kết quả lao động.Vì vậy để khắc phục bớt những hạn chế này, ngoài việc tổ chức theo dõi ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân viên, doanh nghiệp cần phải thờng xuyên kiểm tra tiến độ làm việc và chất lợng công việc của công nhân viên kết hợp với chế độ khen thởng hợp lý. Hình thức trả lơng theo sản phẩm. Theo hình thức này tiền lơng tính trả cho ngời lao động căn cứ vào kết quả lao động, số lợng và chất lợng sản phẩm công việc, lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lơng cho một đơn vị sản phẩm, công việc và lao vụ đó. Tiền lơng = Khối lợng (số lợng) sản phẩm x Đơn giá tiền l- Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế sản phẩm công việc hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lợng ơng So với hình thức tiền lơng thời gian, hình thức tiền lơng sản phẩm có nhiều u điểm hơn. Đó là quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lơng theo số lợng, chất lợng lao động, gắn chặt thu nhập về tiền lơng với kết quả. Tuỳ theo mối quan hệ giữa ngời lao động với kết quả lao động, tuỳ theo yêu cầu quản lý về nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng nhanh sản lợng và chất l- ợng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lơng sản phẩm nh sau: * Tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Hình thức này đợc áp dụng chủ yếu đối với công nhân trực tiếp sản xuất căn cứ vào số lợng sản phẩm mà họ đã sản xuất ra và đơn giá của mỗi đơn vị sản phẩm. Tiền lơng phải trả = Sản lợng thức tế x Đơn giá tiền lơng * Tiền lơng sản phẩm gián tiếp Đây là tiền lơng trả cho công nhân viên phụ cùng tham gia sản xuất với công nhân viên chính đã hởng lơng theo sản phẩm, đợc xác định căn cứ vào hệ số giữa mức lơng sản phẩm đã sản xuất ra. Tuy nhiên cách trả lơng này có hạn chế: Do phụ thuộc vào kết quả sản xuất của công nhân chính nên việc trả lơng cha đợc chính xác, cha thật sự đảm bảo đúng hao phí lao động mà công nhân phụ đã bỏ ra. * Tiền lơng tính theo sản phẩm có thởng. Đây là sự kết hợp tiền lơng sản phẩm trực tiếp với tiền thởng khi ngời lao động hoàn thành hoặc vợt mức các chỉ tiêu qui định nh tiết kiệm nguyên vật liệu, nâng cao chất lợng sản phẩm * Tiền lơng theo sản phẩm luỹ tiến. Nguyễn Thị Dơng - Lớp KT10-K5 Chuyên đề tốt nghiệp