Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện kế hoạch cho một cuộc họp và một chuyến công tác trong cơ quan

Để lên kế hoạch thực hiện, tổ chức cuộc họp và một chuyến công tác một cách hoàn thiện bạn phải nắm bắt thật rõ tình hình công việc và quy trình tổ chức như thế nào cho thật sinh động mà

Lý do chọn đề tài

Trong tất cả các hoạt động của công ty, hội họp là một trong những hoạt động diễn

ra thường xuyên trong môi trường công việc bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin chính thức trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc Nếu tổ chức, điều khiển và tham gia một cuộc họp hiệu quả, bạn sẽ nắm bắt được thông tin và xử lý công việc suôn sẻ Nếu trình bày vấn đề một cách thuyết phục và đầy đủ, bạn sẽ chuyển tải thông điệp một cách trọn vẹn và gây được tác động đến người nghe như ý muốn Trong doanh nghiệp, năng lực của một cá nhân có thể được đánh giá qua các cuộc họp Vì vậy, nếu hoàn thiện tốt kỹ năng hội họp và thuyết trình, bạn sẽ có cơ hội thể hiện mình một cách tốt hơn trong mắt thuộc cấp, đồng nghiệp và cấp trên

Việc lập kế hoạch cho một chuyến công tác là điều cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo giữ được nhịp độ hoạt động cao và đi đúng hướng cũng là một hoạt động không kém phần quan trọng Khi bạn lập được thành công kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có

hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững

“mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn cũng

sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình

Để lên kế hoạch thực hiện, tổ chức cuộc họp và một chuyến công tác một cách hoàn thiện bạn phải nắm bắt thật rõ tình hình công việc và quy trình tổ chức như thế nào cho thật sinh động mà cũng không kém phần chuyên nghiệp và cũng không mang lại sự nhàm chán cho mọi người, đây cũng là một nghệ thuật vì vậy nhóm chúng tôi đã chọn đề

tài “ Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện kế hoạch cho một cuộc họp và một chuyến công tác trong cơ quan”.

I Một số khái niệm

- Hội họp: họp là một hình thức giao tiếp , đó là một nhóm người tập trung nhau

lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định về một số vấn đề

- Kế hoạch: kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch

trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra Khi bạn lập được kế hoạch thì

tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy

ra Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình

- Hoạch định: hoạch định là một chức năng của nhà quản trị bao gồm các hoạt

động xác định ra mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành mục tiêu đó Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch – nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà người quản trị sẽ tổ chức thực hiện

- Các loại kế hoạch

+ Hoạch định chiến lược

+ Hoạch định tác nghiệp

+ Hoạch định dự án

+ Hoạch định năm

+ Hoạch định tháng

+ Hoạch định tuần

II Quy trình lập kế hoạch

2.1 Xác định mục tiêu yêu cầu

Khi thực hiện 01 công việc, điều đầu tiên phải xác định là:

- Tại sao phải làm công việc này?

- Công việc có ý nghĩa như thế nào với cơ quan hoặc bộ phận

- Hậu quả nếu không thực thực hiện công việc đó

- Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp người thực hiện luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

2.2 Xác định nội dung công việc

• Nội dung công việc đó là gi?

Ví dụ: khi tổ chức cuộc họp tổng kết của một cơ quan văn phòng cần tham gia thực hiện những công việc gì?

• Chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao

Nếu công việc có tính quy trình phải xác định được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau…

2.3 Xác định công việc đó thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện.

- Xác định công việc thực hiện ở đâu

Bất kỳ một công việc gì đều phải thực hiện tại một địa điểm cụ thể, trong thực hiện công việc phải tính toán những địa điểm thực hiện thuận lợi

- Xác định công việc đó thực hiện khi nào.

+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc

+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công

việc không quan trọng và không khẩn cấp, phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước

-Xác định người thực hiện công việc

• Ai làm việc đó

Phân công công việc người quản trị đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên

• Ai kiểm tra

• Ai chịu trách nhiệm…

2.4 Xác định phương pháp thực hiện

Phương pháp thực hiện là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

• Tiêu chuẩn là gì?

• Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

2.5 Xác định phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

• Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra

• Ai tiến hành kiểm tra?

• Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

2.6 Xác định nguồn lực

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Con người

- Tiền bạc

- Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng

- Máy móc, công nghệ

- Phương pháp làm việc

3 Phương pháp lập kế hoạch

- Xác định từng nội dung công việc và các cơ sở để thực hiện (người thực hiện, thời gian, kinh phí…) thể hiện bằng một văn bản tài liệu

- Dùng biểu bảng để thể hiện các nội dung công việc cần thực hiện

III Lập kế hoạch một cuộc họp

3.1 Quy trình lập kế hoạch một cuộc họp

3.1.1 Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp

Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định

- Tại sao phải tổ chức cuộc họp này?

- Cuộc họp này có ý nghĩa nhủ thế nào đối với cơ quan?

- Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động chung?

=> xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng các cuộc họp vô nghĩa hoặc không cần thiết

3.1.2 Xác định nội dung công việc

- Nội dung của cuộc họp này là gì?

- Chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao

+ Bước 1: tìm hiểu những thông tin liên quan tới nội dung công việc

+Bước 2: liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng hoặc thời gian)

+Bước 3: dự kiến thời gian,địa điểm,nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó

+ Bước 4: chọn phương pháp thực hiện với từng công việc

3.1.3 Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào

- Công việc đó thực hiện tại đâu? Hội trường cơ quan hay thuê hội trường

- Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết thúc)

- Ai điều hành, ai chuẩn bị, ( phân công người thực hiện từng công việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản…)

=> Xác định được các yếu tố này thuận lợi cho công việc chuẩn bị và điều hành

công cuộc họp này là gì?

3.1.4 Dự trù kinh phí cho từng hoạt động

• Để tổ chức cuộc họp người quản trị cần căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự toán về kinh phí:

• Kinh phí trang trí

• Kinh phí phục vụ

• Kinh phí ăn uống

• Các khoản kinh phí khác

3.1.5 Lập chương trình kế hoạch cuộc họp

- Chương trình cuộc họp là bảng miêu tả những nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp

- Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được thời gian và từng người đảm nhận cụ thể

- Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp

Một chương trình cuộc họp thường có các thông tin sau:

 Nội dung chính

 Địa điểm thời gian bắt đầu và kết thúc

 Thời gian giải lao(nếu có)

 Tên người chủ tọa,người điều khiển

 Tên các chủ đề trình bày,tên người trình bày

 Thời gian dự kiến cho các nội dung

 Tính chất mỗi phần(quyết định,thơng báo,lấy ý kiến…)

 Tên người ghi biên bản cuộc họp

Đối với các cuộc họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần cĩ nghi lễ.

3.2 Vận dụng lập kế hoạch một cuộc họp

Tình huống: Chi nhánh điện thoại Viettel – Thành phố Hồ Chí Minh, có kế hoạch tổ chức cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh trong 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch cụ thể cho 6 tháng cuối name, lấy ý kiến đĩng gĩp về việc mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Tây (nhu cầu của người dân, tiềm năng kinh doanh, Cơng ty đã cĩ đủ điều kiện về nhân lực-cơ sở vật chất để thực hiện chưa?…)

a Giai đoạn chuẩn bị:

 Tên cuộc họp: buổi họp tổng kết và đĩng gĩp ý kiến về việc mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Tây

 Mục đích cuộc họp: nắm bắt được tình hình kinh doanh của cơng ty để cĩ biện pháp

và kế hoạch hợp lý trong tương lai, đưa ra quyết định cĩ nên mở rộng thị trường miền Tây hay khơng

 Thời gian: 8 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút, ngày 07 tháng 07 năm 2010

 Địa điểm: The Nomad Offices Gemadept Business, Phịng Họp, Phịng Hội Nghị

Và Hội Thảo tại Tầng 16 & 17 Gemadept Tower, 6 Lê Thánh Tơn, Quận 1,

TP.HCM

 Thành phần tham dự:

- Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng cơng ty điện thoại Viettel

- Tổng giám đốc chi nhánh điện thoại Viettel-Thành phố Hồ Chi Minh

- 50 thành viên thuộc chi nhánh của cơng ty, bao bồm các ơng(bà) Trưởng phịng/ Trưởng bộ phận (phịng kinh doanh, phịng marketing, phồng kế hoạch, phịng kỹ thuật, phịng kế tốn, phịng tổ chức nhân sự, ban đầu tư dự án

 Người điều hành: Tổng giám đốc

 Nội dung:

- Báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánh công ty điện thoại Viettel thành phố

Hồ Chí Minh trong 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch cho 6 tháng cuối năm

- Đóng góp ý kiến về việc mở rộng thị trường tại các tỉnh Miền Tây

 Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ cho cuộc họp:

- Thuê phòng họp cùng các phương tiện, thiết bị phục vụ cuộc họp(màn chiếu máy chiếu,micro,loa,máy tính,máy ghi âm…)

- Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết

- Chuẩn bị nước uống

- Trang trí phòng họp,kiểm tra các phương tiện thiết bị

 Các chương trình khác như:

- Tìm hiểu các đối tượng tham dự lập danh sách và phân công người viết thư mời

- Gửi thư mời

- Gửi trước nội dung cuộc họp cho những người tham dự

- Phân công người viết biên bản, người đón khách và phục vụ trong buổi họp

- Nhắc tham gia họp trước 60 phút

 Dự trù kinh phí:

- Kinh phí trang trí

- Kinh phí phục vụ

- Kinh phí ăn uống

- Các khoản kinh phí khác

b Giai đoạn tiến hành:

 Quy trình cuộc họp được tiến hành như sau:

1 Đón tiếp và ghi danh

người tham dự

Nhân viên tiến tân 7:30-8:00

2 Khai mạc cuộc họp, giới

thiệu thành phần tham dự

3 Báo cáo kết quả kinh

doanh và đề ra kế hoạch

Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng marketing Trưởng phòng kế hoạch Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng kế toán Trưởng phòng tổ chức nhân sự Trưởng ban đầu tư dự án

8:20-8:30 8:30-8:40 8:40-8:50 8:50-9:00 9:00-9:10 9:10-9:20 9:20-9:30

4 Đóng góp ý kiến về việc

mở rộng thị trường ở miền

Tây

Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng marketing Trưởng phòng kế hoạch Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng kế toán Trưởng phòng tổ chức nhân sự Trưởng ban đầu tư dự án Các thành viên khác

9:30-9:40 9:40-9:50 9:50-10:00 10:00-10:10 10:10-10:20 10:20-10:30 10:30-10:40 10:40-11:00

5 Nhận xét và đánh giá Chủ tịch hội đồng quản trị,tổng

giám đốc

11:00-11:15

6 Tổng kết kế hoạch và ra

quyết định

Chủ tịch hội đồng quản trị,tổng

giám đốc

11:15-11:30

 Thư ký chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp

c Giai đoạn sau cuộc họp:

 Thư ký thu thập tài liệu và lập hồ sơ cuộc họp

 Cuộc họp kết thúc 11 giờ 30 phút cùng ngày

 Thanh toán chi phí

IV Lập kế hoạch cho một chuyến công tác

4.1 Các bước trong quy trình lập kế hoạch một chuyến công tác

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, một cơ quan, một tổ chức, các nhà quản trị, nhân viên thường có những chuyến đi công tác Mục đích của các chuyến công tác là thực hiện những nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các hợp đồng,…

Phân loại: - Các chuyến đi thường kỳ ở các địa phương

- Các chuyến đi công tác nước ngoài

- Các chuyến đi công tác đột xuất

Lập kế hoạch cho một chuyến đi gồm các hoạt động sau đây:

4.1.1 Phác họa chuyến đi

Lưu ý đến các điểm sau:

+ Xác định mục đích chuyến đi

+ Xác định nội dung chuyến đi

+ Xác định số lượng người tham gia

+ Địa điểm đến

+ Ngày tháng khởi hành và kết thúc chuyến công tác

+ Phương tiện đi lại, nơi ăn ở cho đoàn

+ Thời gian thực hiện các hoạt động trong chuyến đi

4.1.2 Lập hồ sơ chuyến đi

Nhằm mục đích theo sát tất cẩ các thông tin cần thiết, gồm các mục:

+ Đăng ký và xác nhận trước

+ Ghi chú những nơi người công tác muốn thăm viếng

+ Những người cần tiếp xúc, thông tin liên lạc với họ

+ Tài liệu cần mang theo (sản phẩm, hợp đồng, laptop…)

+ Các cuộc hẹn và xác nhận hẹn gặp

+ Phong tục xã hội, ngày nghỉ lễ khác với nơi bạn đang sinh sống

Cần có những bìa đựng từng chuyên đề riêng để cấp quản trị mang theo

4.1.3 Dự toán chi phí cho chuyến đi

Dự tính các tình huống xử thế: trả tiền, phong tục-nghi lễ của nơi đến, những đột biến không tính trước về phương tiện, tài liệu, thời gian…

Chuẩn bị thêm:

+ Gởi thư thông báo cho những người sẽ tiếp kiến, thăm viếng

+ Liên hệ những cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác và quan hệ tốt với công ty mình để xin họ thư giới thiệu, tạo thuận lợi cho chuyến công tác đó

4.1.4 Đối chiếu chính sách của cơ quan

Trước khi sắp xếp chuyến đi cần xem xét các chính sách của cơ quan về các điểm như: ai có thẩm quyền cho phép đi công tác, thủ tục phải tiến hành ra sao, tiêu chuẩn cán

bộ khi đi công tác, các quy định liên quan đến việc tạm ứng chi phí, quyết toán chi phí,…

4.1.5 Đăng ký trước

- Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, sở thích cá nhân của người đi…để tiến hành đặt trước Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có), kiểm tra vé, các điểm khởi hành, thời gian,…để tránh sai, nhầm lẫn thông tin

- Khách sạn: đăng ký phòng, vị trí phòng, điều kiện đảm bảo, xác nhận việc đăng

ký Đặt phòng cho các cuộc họp (nếu cần), bữa ăn tại khách sạn (nếu muốn)

Trước khi đi một vài ngày phải xác nhận sẽ đi đúng theo lịch trình và ăn ở đúng như lịch trình

- Các thủ tục giấy tờ: nếu đi trong nước cần kiểm tra giấy tờ tùy thân cần thiết, nếu

ra nước ngoài chú ý làm đầy đủ các thủ tục visa, passport Lưu ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước

4.1.6 Soạn thảo lịch trình chuyến đi

Trong đó ghi chi tiết:

+ Ngày, tháng, địa điểm, giờ giấc các hoạt động trong chuyến đi

+ Phương tiện di chuyển, nơi ở

+ Các cuộc họp, cuộc hẹn

+ Các kế hoạch khác sẽ thực hiện trong chuyến đi

Lịch trình chuyến đi cần gửi cho nhiều đối tượng:

+ Bản chính cho người đi công tác

+ Bản sao cho thư ký

+ Bản sao cho người ở bộ phận đảm nhận công việc của người đi công tác

+ bản sao cho cấp trên của người đi công tác

4.1.7 Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

Công việc kinh doanh cần được tiến hành bình thường khi cấp quản trị đi công tác Trước chuyến đi càng xa càng tốt phải thông báo cho nhân viên về thời gian nhà quản trị đi công tác Chọn người được ủy nhiệm thay thế, lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt, bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế (nhà quản trị có thể phải đưa ra các chỉ thị, hướng dẫn nào đó)

Điều chỉnh các cuộc họp, sinh hoat, …cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác Làm thủ tục chuyển tài liệu và hành lý đi trước

4.1.8 Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi