Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện kế hoạch cho một cuộc họp và một chuyến công tác trong cơ quan

Lý chọn đề tài Trong tất hoạt động công ty, hội họp hoạt động diễn thường xuyên môi trường công việc lẽ kênh trao đổi thơng tin thức việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu tổ chức, điều khiển tham gia họp hiệu quả, bạn nắm bắt thông tin xử lý công việc suôn sẻ Nếu trình bày vấn đề cách thuyết phục đầy đủ, bạn chuyển tải thông điệp cách trọn vẹn gây tác động đến người nghe ý muốn Trong doanh nghiệp, lực cá nhân đánh giá qua họp Vì vậy, hồn thiện tốt kỹ hội họp thuyết trình, bạn có hội thể cách tốt mắt thuộc cấp, đồng nghiệp cấp Việc lập kế hoạch cho chuyến công tác điều cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo giữ nhịp độ hoạt động cao hướng hoạt động không phần quan trọng Khi bạn lập thành cơng kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống để tiên liệu tình xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án Để lên kế hoạch thực hiện, tổ chức họp chuyến công tác cách hồn thiện bạn phải nắm bắt thật rõ tình hình cơng việc quy trình tổ chức cho thật sinh động mà không phần chuyên nghiệp không mang lại nhàm chán cho người, nghệ thuật nhóm chúng tơi chọn đề tài “ Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực kế hoạch cho họp chuyến công tác quan” I Một số khái niệm - Hội họp: họp hình thức giao tiếp , nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định số vấn đề - Kế hoạch: kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt nhất… để thực mục tiêu cuối đề Khi bạn lập kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống để tiên liệu tình xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “mũi tiến cơng” vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án - Hoạch định: hoạch định chức nhà quản trị bao gồm hoạt động xác định mục tiêu cho tương lai phương tiện thích hợp để hồn thành mục tiêu Kết hoạch định kế hoạch – nghĩa tài liệu viết xác định rõ chuỗi hoạt động mà người quản trị tổ chức thực - Các loại kế hoạch + Hoạch định chiến lược + Hoạch định tác nghiệp + Hoạch định dự án + Hoạch định năm + Hoạch định tháng + Hoạch định tuần II Quy trình lập kế hoạch 2.1 Xác định mục tiêu yêu cầu Khi thực 01 công việc, điều phải xác định là: - Tại phải làm công việc này? - Cơng việc có ý nghĩa với quan phận - Hậu không thực thực cơng việc - Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp người thực hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 2.2 Xác định nội dung cơng việc • Nội dung cơng việc gi? Ví dụ: tổ chức họp tổng kết quan văn phòng cần tham gia thực cơng việc gì? • Chỉ bước đê thực cơng việc giao Nếu cơng việc có tính quy trình phải xác định cơng việc làm trước, công việc làm sau… 2.3 Xác định cơng việc thực đâu, người thực - Xác định công việc thực đâu Bất kỳ cơng việc phải thực địa điểm cụ thể, thực cơng việc phải tính tốn địa điểm thực thuận lợi - Xác định công việc thực + Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc + Có loại cơng việc khác nhau: công việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan trọng khẩn cấp, công việc quan trọng không khẩn cấp, công việc không quan trọng không khẩn cấp, phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước -Xác định người thực cơng việc Ai làm việc Phân cơng cơng việc người quản trị đánh giá khả hoàn thành cơng việc nhân viên • Ai kiểm tra • Ai chịu trách nhiệm… 2.4 Xác định phương pháp thực • Phương pháp thực nào? Nó bao gồm nội dung: • Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)? • Tiêu chuẩn gì? • Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? 2.5 Xác định phương pháp kiểm tra Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến nội dung sau: • Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra • Ai tiến hành kiểm tra? • Những điểm kiểm tra trọng yếu? 2.6 Xác định nguồn lực Nguồn lực bao gồm yếu tố: - Con người - Tiền bạc - Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng - Máy móc, cơng nghệ - Phương pháp làm việc Phương pháp lập kế hoạch - Xác định nội dung công việc sở để thực (người thực hiện, thời gian, kinh phí…) thể văn tài liệu - Dùng biểu bảng để thể nội dung công việc cần thực III Lập kế hoạch họp 3.1 Quy trình lập kế hoạch họp 3.1.1 Xác định mục tiêu yêu cầu họp Khi tổ chức họp, cần xác định - Tại phải tổ chức họp này? - Cuộc họp có ý nghĩa nhủ quan? - Nếu khơng tổ chức có ảnh hưởng tới hoạt động chung? => xác định mục tiêu rõ ràng tượng họp vơ nghĩa khơng cần thiết 3.1.2 Xác định nội dung công việc - Nội dung họp gì? - Chỉ bước đê thực công việc giao + Bước 1: tìm hiểu thơng tin liên quan tới nội dung công việc +Bước 2: liệt kê công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng thời gian) +Bước 3: dự kiến thời gian,địa điểm,nhân kinh phí cho hoạt động + Bước 4: chọn phương pháp thực với công việc 3.1.3 Xác định họp tổ chức đâu, - Cơng việc thực đâu? Hội trường quan hay thuê hội trường - Cuộc họp tổ chức (bắt đầu kết thúc) - Ai điều hành, chuẩn bị, ( phân công người thực cơng việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản…) => Xác định yếu tố thuận lợi cho công việc chuẩn bị điều hành cơng họp gì? 3.1.4 Dự trù kinh phí cho hoạt động • Để tổ chức họp người quản trị cần vào quy mô yêu cầu tổ chức để lập dự tốn kinh phí: • Kinh phí trang trí • Kinh phí phục vụ • Kinh phí ăn uống • Các khoản kinh phí khác 3.1.5 Lập chương trình kế hoạch họp - Chương trình họp bảng miêu tả nội dung diễn họp - Từng nội dung diễn họp phải xác định thời gian người đảm nhận cụ thể - Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề định hướng họp Một chương trình họp thường có thơng tin sau: • • • • • Nội dung Địa điểm thời gian bắt đầu kết thúc Thời gian giải lao(nếu có) Tên người chủ tọa,người điều khiển Tên chủ đề trình bày,tên người trình bày • • • Thời gian dự kiến cho nội dung Tính chất phần(quyết định,thơng báo,lấy ý kiến…) Tên người ghi biên họp Đối với họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần có nghi lễ 3.2 Vận dụng lập kế hoạch họp Tình huống: Chi nhánh điện thoại Viettel – Thành phố Hồ Chí Minh, có kế hoạch tổ chức họp báo cáo kết kinh doanh tháng đầu năm đề kế hoạch cụ thể cho tháng cuối name, lấy ý kiến đóng góp việc mở rộng thị trường tỉnh miền Tây (nhu cầu người dân, tiềm kinh doanh, Công ty có đủ điều kiện nhân lực-cơ sở vật chất để thực chưa?…) a Giai đoạn chuẩn bị:  Tên họp: buổi họp tổng kết đóng góp ý kiến việc mở rộng thị trường tỉnh miền Tây  Mục đích họp: nắm bắt tình hình kinh doanh cơng ty để có biện pháp kế hoạch hợp lý tương lai, đưa định có nên mở rộng thị trường miền Tây hay không  Thời gian: 00 phút đến 11 30 phút, ngày 07 tháng 07 năm 2010  Địa điểm: The Nomad Offices Gemadept Business, Phòng Họp, Phòng Hội Nghị Và Hội Thảo Tầng 16 & 17 Gemadept Tower, Lê Thánh Tôn, Quận 1, TP.HCM  Thành phần tham dự: - Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty điện thoại Viettel - Tổng giám đốc chi nhánh điện thoại Viettel-Thành phố Hồ Chi Minh - 50 thành viên thuộc chi nhánh công ty, bao bồm ông(bà) Trưởng phòng/ Trưởng phận (phòng kinh doanh, phòng marketing, phồng kế hoạch, phòng kỹ   thuật, phòng kế tốn, phòng tổ chức nhân sự, ban đầu tư dự án Người điều hành: Tổng giám đốc Nội dung: - Báo cáo kết kinh doanh chi nhánh công ty điện thoại Viettel thành phố Hồ Chí Minh tháng đầu năm đề kế hoạch cho tháng cuối năm Đóng góp ý kiến việc mở rộng thị trường tỉnh Miền Tây  Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ cho họp: - Thuê phòng họp phương tiện, thiết bị phục vụ họp(màn chiếu - máy chiếu,micro,loa,máy tính,máy ghi âm…) Chuẩn bị phương tiện lại Chuẩn bị tài liệu cần thiết Chuẩn bị nước uống Trang trí phòng họp,kiểm tra phương tiện thiết bị  Các chương trình khác như: - Tìm hiểu đối tượng tham dự lập danh sách phân công người viết thư mời - Gửi thư mời - Gửi trước nội dung họp cho người tham dự - Phân cơng người viết biên bản, người đón khách phục vụ buổi họp - Nhắc tham gia họp trước 60 phút -  Dự trù kinh phí: - Kinh phí trang trí - Kinh phí phục vụ - Kinh phí ăn uống - Các khoản kinh phí khác b Giai đoạn tiến hành:  Quy trình họp tiến hành sau: Mục Nội dung công việc Người thực Thời gian Đón tiếp ghi danh người tham dự Nhân viên tiến tân 7:30-8:00 Khai mạc họp, giới thiệu thành phần tham dự Thư ký 8:00-8:20 Báo cáo kết kinh doanh đề kế hoạch Đóng góp ý kiến việc mở rộng thị trường miền Tây Trưởng phòng kinh doanh 8:20-8:30 Trưởng phòng marketing 8:30-8:40 Trưởng phòng kế hoạch 8:40-8:50 Trưởng phòng kỹ thuật 8:50-9:00 Trưởng phòng kế tốn 9:00-9:10 Trưởng phòng tổ chức nhân 9:10-9:20 Trưởng ban đầu tư dự án 9:20-9:30 Trưởng phòng kinh doanh 9:30-9:40 Trưởng phòng marketing 9:40-9:50 Trưởng phòng kế hoạch 9:50-10:00 Trưởng phòng kỹ thuật 10:00-10:10 Trưởng phòng kế tốn 10:10-10:20 Trưởng phòng tổ chức nhân 10:20-10:30 Trưởng ban đầu tư dự án 10:30-10:40 Các thành viên khác 10:40-11:00 Nhận xét đánh giá Chủ tịch hội đồng quản trị,tổng giám đốc 11:00-11:15 Tổng kết kế hoạch định Chủ tịch hội đồng quản trị,tổng giám đốc 11:15-11:30  Thư ký chịu trách nhiệm ghi biên họp c Giai đoạn sau họp:    Thư ký thu thập tài liệu lập hồ sơ họp Cuộc họp kết thúc 11 30 phút ngày Thanh tốn chi phí IV Lập kế hoạch cho chuyến công tác 4.1 Các bước quy trình lập kế hoạch chuyến công tác Trong hoạt động doanh nghiệp, quan, tổ chức, nhà quản trị, nhân viên thường có chuyến cơng tác Mục đích chuyến cơng tác thực nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế sở, học tập kinh nghiệm đối tác ngồi nước, tìm kiếm hội hợp tác ký kết hợp đồng,… Phân loại: - Các chuyến thường kỳ địa phương - Các chuyến cơng tác nước ngồi - Các chuyến cơng tác đột xuất Lập kế hoạch cho chuyến gồm hoạt động sau đây: 4.1.1 Phác họa chuyến Lưu ý đến điểm sau: + Xác định mục đích chuyến + Xác định nội dung chuyến + Xác định số lượng người tham gia + Địa điểm đến + Ngày tháng khởi hành kết thúc chuyến công tác + Phương tiện lại, nơi ăn cho đoàn + Thời gian thực hoạt động chuyến 4.1.2 Lập hồ sơ chuyến Nhằm mục đích theo sát tất cẩ thơng tin cần thiết, gồm mục: + Đăng ký xác nhận trước + Ghi nơi người công tác muốn thăm viếng + Những người cần tiếp xúc, thông tin liên lạc với họ 10 + Tài liệu cần mang theo (sản phẩm, hợp đồng, laptop…) + Các hẹn xác nhận hẹn gặp + Phong tục xã hội, ngày nghỉ lễ khác với nơi bạn sinh sống Cần có bìa đựng chun đề riêng để cấp quản trị mang theo 4.1.3 Dự toán chi phí cho chuyến Dự tính tình xử thế: trả tiền, phong tục-nghi lễ nơi đến, đột biến khơng tính trước phương tiện, tài liệu, thời gian… Chuẩn bị thêm: + Gởi thư thông báo cho người tiếp kiến, thăm viếng + Liên hệ quan, cá nhân có uy tín phía đối tác quan hệ tốt với cơng ty để xin họ thư giới thiệu, tạo thuận lợi cho chuyến cơng tác 4.1.4 Đối chiếu sách quan Trước xếp chuyến cần xem xét sách quan điểm như: có thẩm quyền cho phép công tác, thủ tục phải tiến hành sao, tiêu chuẩn cán công tác, quy định liên quan đến việc tạm ứng chi phí, tốn chi phí,… 4.1.5 Đăng ký trước - - - Phương tiện giao thông: nơi đến, điều kiện giao thơng, sở thích cá nhân người đi…để tiến hành đặt trước Lưu ý ngày, thay đổi tuyến giao thơng (nếu có), kiểm tra vé, điểm khởi hành, thời gian,…để tránh sai, nhầm lẫn thơng tin Khách sạn: đăng ký phòng, vị trí phòng, điều kiện đảm bảo, xác nhận việc đăng ký Đặt phòng cho họp (nếu cần), bữa ăn khách sạn (nếu muốn) Trước vài ngày phải xác nhận theo lịch trình ăn lịch trình Các thủ tục giấy tờ: nước cần kiểm tra giấy tờ tùy thân cần thiết, nước ý làm đầy đủ thủ tục visa, passport Lưu ý thời gian làm giấy tờ để chuẩn bị từ trước 4.1.6 Soạn thảo lịch trình chuyến Trong ghi chi tiết: 11 + Ngày, tháng, địa điểm, giấc hoạt động chuyến + Phương tiện di chuyển, nơi + Các họp, hẹn + Các kế hoạch khác thực chuyến Lịch trình chuyến cần gửi cho nhiều đối tượng: + Bản cho người cơng tác + Bản cho thư ký + Bản cho người phận đảm nhận công việc người công tác + cho cấp người công tác 4.1.7 Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà Công việc kinh doanh cần tiến hành bình thường cấp quản trị cơng tác Trước chuyến xa tốt phải thông báo cho nhân viên thời gian nhà quản trị công tác Chọn người ủy nhiệm thay thế, lập giấy ủy nhiệm trình duyệt, bàn giao cơng việc người người thay (nhà quản trị phải đưa thị, hướng dẫn đó) Điều chỉnh họp, sinh hoat, …cần thay đổi bị ảnh hưởng người công tác Làm thủ tục chuyển tài liệu hành lý trước 4.1.8 Kiểm tra lần cuối trước chuyến Lập bảng danh sách liệt kê thứ cần kiểm tra để giúp nhà quản trị kiểm tra lại toan trước 4.2 Vận dụng thực lập kế hoạch cho chuyến cơng tác Tình huống: Ban giám đốc Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam (Viettinbank) trụ sở 108 Trần Hưng Đạo, Hà Nội có chuyến cơng tác vào TPHCM nhằm gặp gỡ đối tác để mở rộng mạng lưới khách hàng Đồn cơng tác gồm 12 có: TGĐ Phạm Xuân Lập, PTGĐ Lê Đức Thọ, PTGĐ Võ Minh Tuấn số thành viên khác Quy trình lập kế hoạch cho chuyến sau: Phác họa chuyến đi:   Mục đích: mở rộng mạng lưới khách hang Nội dung: tham gia hội thảo, ký hợp đồng với đối tác, thỏa thuận dự án đầu tư  mới, tìm kiếm khách hàng tiềm Số lượng người công tác:6 TGĐ Phạm Xuân Lập thư ký, PTGĐ Lê Đức Thọ thư ký, PTGĐ Võ Minh Tuấn thư ký     Địa điểm: thành phố Hồ Chí Minh Ngày khởi hành: 17/11/2010 Ngày kết thúc: 19/11/2010 Phương tiện lại: máy bay, taxi Lập hồ sơ cho chuyến Mục Nội dung Xác nhận thực Đăng ký trước -Vé máy bay Vietnam Airline -Taxi Mai Linh -Khách sạn Sheraton -Phòng hội nghị khách sạn Sheraton Các hẹn Tài liệu, phương tiện cần chuẩn bị -Gặp gỡ ban lãnh đạo Techcombank -Gặp gỡ giám đốc công ty Du lịch Viettravel -Gặp gỡ ban lãnh đạo trường đại học Kinh tế-Luật ĐHQG TPHCM -Thông tin hệ thống ATM Techcombank -Dự án đầu tư Viettravel -Thông tin chất lượng hoạt đông trường Đại hoc Kinh tế-Luật TPHCM ĐHQG TPHCM -Các hợp đồng ký kết -Laptop 13 Ghi Dự tốn chi phí cho chuyến Tiền vé máy bay, tiền di chuyển taxi, tiền ăn, tiền phòng khách sạn, tiền thuê phòng hội nghị,… Đối chiếu với sách quan Đăng ký trước - Liên hệ đặt trước vé máy bay cho đồn: Hãng hàng khơng : Vietnam Airline Chuyến bay: Hà nội đến TP.HCM Giờ khởi hành: 8h ngày 17/11/2010 Giờ đến: 10h ngày 17/11/2010 - Gọi điện thoại đặt phòng: Khách sạn Sheraton Số phòng 404, 405, 406, 407, 408, 409 Ngày nhận phòng 17/11/2010 Đăng ký bữa ăn khách sạn -Gọi điện đặt trước taxi Mai Linh -Gọi điện đặt trước phòng hội nghị khách sạn Sheraton Thời gian 13h-17h ngày 17/11/2010 Số lượng tham dự 15 người - Chuẩn bị giấy dự họp, giấy mời cho thành viên - Chuẩn bị giấy tờ đường - Giấy giới thiệu, giấy xác nhận Soạn thảo lịch trình chuyến 14 Ngày 17/11 Giờ 7h00 Nơi Đến Sân bay Nội Bài 9h30 Sân bay Tân Sơn Nhất TPHCM 10h00 Khách sạn Sheraton Nghỉ ngơi, ăn trưa 13h00 Phòng hội nghị khách sạn Sheraton Phòng hội nghị khách sạn Sheraton Gặp mặt ban lãnh đạo Viettinbank TPHCM Gặp gỡ ban lãnh đạo Techcombank để bàn việc hợp tác số dịch vụ ATM Gặp gỡ xem xét dự án đầu tư công ty Du lịch Viettravel 15h00 18/11 19/11 Nội dung Làm thủ tục lên máy bay vào TPHCM 8h00 Công ty Du lịch Viettravel 13h00 Trụ sở Viettinbank TPHCM 8h00 13h00 Gặp số khách hàng quan trọng công ty Gặp gỡ ban lanh đao trường Trường đại học Kinh bàn dự án tài trợ tế-Luật ĐHQG chương trình học bổng cho TPHCM sinh viên trường Sân bay Tân Sơn Nhất Đáp máy bay Hà Nội Lên kế hoach đảm nhận trách nhiệm nhà - Thông báo thời gian thủ trưởng vắng mặt: Từ ngày 1719/11/2010 - Ủy thác cho văn phòng số phòng khác quyền trách nhiệm Kiểm tra lần cuối trước chuyến 15 Ghi Nhớ - Kiểm tra giấy tờ, tài liệu cần thiết - Kiểm tra xác nhận vé máy bay - Kiểm tra xác nhận đặt phòng 16 ... IV Lập kế hoạch cho chuyến công tác 4.1 Các bước quy trình lập kế hoạch chuyến cơng tác Trong hoạt động doanh nghiệp, quan, tổ chức, nhà quản trị, nhân viên thường có chuyến cơng tác Mục đích chuyến. .. việc cần thực III Lập kế hoạch họp 3.1 Quy trình lập kế hoạch họp 3.1.1 Xác định mục tiêu yêu cầu họp Khi tổ chức họp, cần xác định - Tại phải tổ chức họp này? - Cuộc họp có ý nghĩa nhủ quan? -... trị tổ chức thực - Các loại kế hoạch + Hoạch định chiến lược + Hoạch định tác nghiệp + Hoạch định dự án + Hoạch định năm + Hoạch định tháng + Hoạch định tuần II Quy trình lập kế hoạch 2.1 Xác