Đang tải... (xem toàn văn)
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh thừa thiên huế
PHẦN 1: MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Ngày nay, giao dịch kinh doanh ngày trở nên đa dạng phức tạp với xuất thương mại điện tử (e-bussiness), phạm vi hợp tác kinh doanh việc mua bán hàng hóa khơng dừng lại thị trường nước, khu vực mà cịn vươn thị trường tồn cầu nhờ mạng Internet (email, web, e-business…), đường truyền tốc độ cao ADSL tốc độ xử lý nhanh chóng máy tính (Chip Intel@…) Chính vậy, hoạt động kế toán đứng trước thách thức giao dịch kinh doanh mạng Internet (thông qua website Bussiness to Bussiness B2B, Bussiness to Custumers B2C; Sàn giao dịch điện tử…) khác hẳn giao dịch truyền thống Các giao dịch điện tử thực không cần biết mặt khách hàng, không cần gặp để giao hàng lấy tiền trước Đồng thời, xu hướng hội nhập kinh tế giới, hệ thống kế toán Việt Nam bước hướng đến việc chuẩn hóa quy tắc phương pháp theo chuẩn mực kế tốn quốc tế Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý tồn nguồn lực doanh nghiệp vấn đề khơng thực hiện, vừa có lợi cho doanh nghiệp vừa thuận tiện cho đối tác kinh doanh Mặt khác, thời đại công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật số, u cầu thơng tin xác, kịp thời đáng tin cậy ngày trở nên cấp thiết hết, thơng tin mang lại hội kinh doanh tốt cho doanh nghiệp, đặc biệt khâu quản lý, thống kê dự báo nguồn lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Xu hướng tồn cầu hóa, phát triển công nghệ thông tin, xu hội nhập kinh tế giới ba nhân tố chủ yếu thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý nguồn lực doanh nghiệp cho hiệu Doanh nghiệp có nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý là: suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác hơn; doanh nghiệp có khả kiểm sốt tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực nguyên vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tin doanh nghiệp tập trung, đầy đủ, kịp thời có khả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng hài lòng việc giao hàng thực xác hạn ứng dụng cơng nghệ thông tin đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động doanh nghiệp theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu doanh nghiệp Tỉnh Thừa Thiên Huế địa phương có nhiều tiềm để phát triển kinh tế, đặc biệt ngành du lịch doanh nghiệp địa bàn tỉnh chủ yếu doanh nghiệp vừa nhỏ, kinh doanh thương mại, dịch vụ Với chủ trương hỗ trợ doanh nghiệp địa bàn tỉnh ứng dụng công nghệ thông tin, tạo sở tảng cho thương mại điện tử phát triển, UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế khuyến khích doanh nghiệp tiếp cận công nghệ thông tin công tác quản lý kinh doanh, nâng cao lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trình hội nhập phát triển Các doanh nghiệp thương mại với đặc trưng mua hàng bán hàng, không tiến hành sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp dịch vụ trình tiêu thụ gắn liền với trình cung cấp Do đó, kế tốn doanh thu có ý nghĩa quan trọng hai loại hình doanh nghiệp này, doanh thu định tồn doanh nghiệp, doanh nghiệp sản xuất ngồi vấn đề doanh thu phải trọng vấn đề chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Trong điều kiện nay, giao dịch kinh doanh ngày trở nên phức tạp với xuất thương mại điện tử, kiểm soát doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ, xây dựng quy trình bán hàng cách bản, kiểm sốt rủi ro xảy q trình bán hàng nhằm đạt tỷ lệ thu hồi tiền bán hàng cao nhất… doanh nghiệp thương mại dịch vụ vấn đề đáng quan tâm Xuất phát từ vấn đề nêu trên, tơi định chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế” hay nói cách khác hồn thiện chu trình doanh thu doanh nghiệp thương mại, dịch vụ Mục đích nghiên cứu đề tài - Khái quát vấn đề lý luận hệ thống thông tin kế tốn chu trình doanh thu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp - Đánh giá tình hình kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thuơng mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế - Đề xuất quy trình kiểm sốt doanh thu cho doanh nghiệp điều kiện tin học hóa cơng tác kế toán doanh thu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài thực trạng kế toán doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thuơng mại dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế năm 2008 - Do điều kiện thời gian kinh phí nên đề tài tập trung vào doanh nghiệp thương mại, dịch vụ áp dụng theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - Qua điều tra khảo sát sơ doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cá thể, hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp, dịch vụ điện số đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang có tiến hành cơng tác kế tốn với quy mơ q nhỏ khơng đầy đủ, áp dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn Vì vậy, đề tài không tiến hành nghiên cứu với đối tượng không thõa mãn yêu cầu nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu - Hệ thống hóa lý luận hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp - Cung cấp kết khảo sát đánh giá thực trạng kế toán doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế - Đề xuất quy trình biện pháp nhằm kiểm sốt tốt doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ - Xây dựng sở liệu cho công tác giảng dạy nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra chọn mẫu o Các doanh nghiệp thương mại dịch vụ địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế (TTH) có ứng dụng cơng nghệ thơng tin sử dụng phần mềm kế toán đối tượng điều tra nghiên cứu Các doanh nghiệp phân loại theo quy mô lớn, vừa nhỏ theo phương pháp phân loại doanh nghiệp dựa doanh số số thuế Tổng Cục Thuế (được trình bày cơng văn số 960/TCT/HCQT, ngày 16/03/2006), doanh nghiệp có doanh số từ 50 tỷ đồng trở lên doanh nghiệp có qui mơ lớn o Các giới hạn nguồn lực tài chính, giới hạn thời gian số yếu tố khơng thuận lợi khác (chẳng hạn khó khăn việc tiếp cận doanh nghiệp để điều tra) không cho phép thực nghiên cứu toàn diện tất doanh nghiệp địa bàn Tỉnh Số lượng doanh nghiệp Huyện tỉnh nhiều so với số lượng doanh nghiệp địa bàn Thành phố Huế (số liệu minh họa phần Phụ lục 2) Hơn nữa, doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ lớn tập trung khu vực Thành phố Huế Do vậy, nghiên cứu này, lựa chọn doanh nghiệp địa bàn Thành phố Huế để điều tra o Nghiên cứu dựa hoàn toàn vào số liệu sơ cấp Để thu thập liệu cần thiết, thiết kế bảng câu hỏi điều tra có cấu trúc tiến hành điều tra để thu thập thông tin cách vấn trực tiếp kết hợp với gửi phiếu khảo sát cho kế tốn trưởng doanh nghiệp khơng thể thực vấn trực tiếp toàn doanh nghiệp chọn giới hạn thời gian nguồn lực tài Hơn nữa, gửi phiếu khảo sát có ưu điểm dễ thu dược thơng tin khách quan, trung thực đối mặt trực tiếp với người vấn o Danh sách doanh nghiệp chọn điều tra trình bày phần Phụ lục - Phương pháp xử lý phân tích liệu: Dữ liệu điều tra xử lý phần mềm SPSS Với mục đích đánh giá bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn doanh thu doanh nghiệp, nghiên cứu sử dụng công cụ đơn giản để phân tích liệu, chủ yếu thống kê mô tả phương pháp đồ thị PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1- TỔNG QUAN VỀ KẾ TỐN, HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN, CHU TRÌNH DOANH THU 1.1 Tổng quan kế toán 1.1.1 Khái niệm kế toán Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động [3] Dưới góc độ chất kế toán hoạt động ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin theo số nguyên tắc nhằm cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng bên liên quan thông qua phương pháp kế toán báo cáo kế toán Việc ghi chép lập báo cáo kế toán hoạt động kinh tế ngơn ngữ kế tốn thơng qua ký hiệu riêng kế toán ghi “Nợ”, ghi “Có” vận dụng yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập báo cáo kế toán thơng qua số mà người làm kế tốn thường cho “những số biết nói” phản ánh chất kế toán trung tâm xử lý cung câp thông tin Những tiến vượt bậc cách mạng khoa học kỹ thuật, đặc biệt kỹ thuật số làm cho chất kế tốn cần có nhìn nhận lại, là:”Kế tốn hệ thống thơng tin nhằm đo lường, xử lý truyền đạt thông tin tài tổ chức hay doanh nghiệp” [11], nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng bên có liên quan Dưới góc độ chất kế tốn hệ thống xủa lý cung cấp thông tin số hóa Vấn đè số hóa chỗ thơng tin thời khơng cịn thu thập truyền đạt thủ cơng 100% mà cơng việc kế tốn từ khâu lập chứng từ đến khâu báo cáo kế toán chuyển báo cáo quan mạng nội bộ, email hay trực tuyến (online) lúc, nơi cho người có nhu cầu thơng tin Ví dụ trước lập Bảng kê bán hàng từ chinh nhánh Đà Nẵng Công ty A Thành phố Hồ Chí Minh, kế tốn chi nhánh Đà Nẵng phải lập hóa đơn bán hàng, lập phiếu thu tiền, ghi nhận doanh thu Định kỳ (có thể cuối ngày/tuần/tháng) để báo cáo công ty A, phải chuyển tài liệu kế toán TP.HCM Tuy nhiên, với trợ giúp công nghệ thông tin, việc lập hóa đơn bán hàng, lập phiếu thu tiền, ghi nhận doanh thu thực đồng thời lúc phần mềm kế tốn Sau đó, cần lệnh chuyển, thơng tin số hóa chuyển qua máy server (máy chủ) cơng ty A TP.HCM vịng vài chục giây thơng qua email, internet cáp quang Một ví dụ điển hình khác, phổ biến Ấn Độ năm gần đây, dịch vụ kế toán hay dịch vụ khai báo thuế cho doanh nghiệp Mỹ Ấn Độ (dịch vụ outsourcing) Ngồi Ấn Độ, nhân viên kế tốn cơng ty MphasiS [9] Ấn Độ làm tồn cơng việc kế tốn Mỹ mà khơng phải làm bước xử lý theo q trình kế tốn thủ cơng có báo cáo kế tốn đầy đủ theo chuẩn mực kế toán Mỹ, tất nhiên chi phí thấp nhiều lần thuê nhân viên kế tốn Mỹ Các vấn đề có nhờ phát triển vượt bậc công nghệ thông tin Những ứng dụng thành công nghệ thông tin (cả phần cứng lẫn phần mềm) đường truyền Internet làm giới xích lại gần Trong lĩnh vực kế toán, thừa hưởng công nghệ hấu vấn đề tiên phong cơng tác vi tính hóa doanh nghiệp Cơng cụ giúp ích cho việc khởi đầu phần mềm kế toán, sau thập niên phát triển (bắt đầu khoảng năm 1990) phần mềm kế toán nâng lên tầm cao phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning), hệ thống cung cấp thông tin túy kế tốn tài mà cịn cung cấp thơng tin kế tốn quản trị để quản lý tồn diện doanh nghiệp Vấn đề giới hạn khơng gian thời gian thơng tin kế tốn ngày thay đổi, nhờ mạng truyền thơng Internet Kế tốn mơi trường hệ thống đa chiều, vùng giao thoa nhiều lĩnh vực (lĩnh vực công nghệ thông tin, lĩnh vực kế tốn, lĩnh vực thương mại) khơng cịn túy riêng ngành kế toán truyền thống Mặt khác, thơng tin kinh tế tài thu thập, xử lý cung cấp thông qua việc số hóa hệ thống thơng tin, góp phần hình thành doanh nghiệp điện tử, thương mại điện tử bước xây dựng phủ điện tử, xã hội điện tử 1.1.2 Đối tượng kế toán Kế toán phản ánh vốn kinh doanh vận động vốn kinh doanh Thông qua việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài hay cịn gọi giao dịch phát sinh trình kinh doanh ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn, chi phí doanh thu, kế tốn nhằm mục đích lập báo cáo tài truyền đạt thơng tin hữu ích đến người sử dụng thông tin – người làm định Như vậy, kế tốn khơng phản ánh đối tượng trạng thái tĩnh mà trạng thái động, tài sản nguồn vốn đơn vị không ngừng vận động qua giai đoạn chu kỳ kinh doanh [10] Sau số khái niệm chi tiết đối tượng kế toán: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 – Chuẩn mực chung Quyết định 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 [1], yếu tố có liên quan trực tiếp tới việc xác định đánh giá tình hình tài Tài sản, Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Những yếu tố định nghĩa sau: Tài sản: Là nguồn lực doanh nghiệp kiểm sốt thu lợi ích kinh tế tương lai Nợ phải trả: Là nghĩa vụ doanh nghiệp phát sinh từ giao dịch kiện qua mà doanh nghiệp phải tốn từ nguồn lực Vốn chủ sở hữu: Là giá trị vốn doanh nghiệp, tính số chênh lệch giá trị Tài sản doanh nghiệp trừ (-) Nợ phải trả Tình hình kinh doanh Lợi nhuận thước đo kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận Doanh thu, thu nhập khác Chi phí Doanh thu, thu nhập khác, Chi phí Lợi nhuận tiêu phản ánh tình hình kinh doanh doanh nghiệp Các yếu tố Doanh thu, thu nhập khác Chi phí định nghĩa sau: Doanh thu thu nhập khác: Là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường hoạt động khác doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, khơng bao gồm khoản góp vốn cổ đơng chủ sở hữu Chi phí: Là tổng giá trị khoản làm giảm lợi ích kinh tế kỳ kế tốn hình thức khoản tiền chi ra, khoản khấu trừ tài sản phát sinh khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông chủ sở hữu 1.1.3 Vai trò, yêu cầu nguyên tắc kế tốn 1.1.3.1 Vai trị kế tốn Với vai trị chủ yếu công cụ quản lý, giám sát cung cấp thơng tin hữu ích cho điều hành quản lý đơn vị Có thể vai trị quan trọng kế tốn khía cạnh sau đây: - Kế toán phục vụ cho nhà quản lý kinh tế: Kế tốn cung cấp thơng tin kế tốn tài chủ yếu để đánh giá tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh, thực trạng tài doanh nghiệp kỳ hoạt động qua, giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn khả huy động nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Căn vào thơng tin kế tốn cung cấp, hà quản lý đề định kinh doanh hữu ích; đồng thời tiến hành xây dựng kế hoạch kinh tế kỹ thuật, tài cho doanh nghiệp xây dựng hệ thống giải pháp khả thi nhằm tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu sử dụng vốn, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp - Kế toán phục vụ nhà đầu tư: Thơng tin kế tốn trình bày dạng báo cáo kế tốn thơng tin tổng quát, phản ánh cách tổng hợp tồn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình kinh doanh kết kinh doanh kỳ doanh nghiệp Thơng tin kế tốn quan trọng để tính tiêu kinh tế khác nhằm đánh giá hiệu sử dụng vốn, hiệu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đồng thời thơng tin cịn quan trọng việc phân tích, nghiên cứu, phát triển khả tiềm tàng dự báo xu hướng phát triển tương lai doanh nghiệp Dựa vào thông tin kế toán cung cấp, nhà đầu tư nắm hiệu thời kỳ kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp, từ có định nên đầu tư hay khơng biết doanh nghiệp sử dụng số vốn đầu tư - Kế tốn phục vụ Nhà nước: Qua kiểm tra, tổng hợp số liệu kế tốn, Nhà nước nắm tình hình chi phí lợi nhuận đơn vị từ đề sách đầu tư, thu thuế thích hợp hoạch định sách, soạn thảo luật lệ thực chức kiểm soát kinh tế vĩ mơ 1.1.3.2 u cầu kế tốn Theo điều 6, Luật Kế toán Việt Nam [3], kế tốn có u cầu sau: ° Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán báo cáo tài ° Phản ánh kịp thời, thời gian quy định thơng tin, số liệu kế tốn ° Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu xác thơng tin, số liệu kế toán ° Phản ánh trung thực trạng, chất việc, nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế, tài ° Thơng tin, số liệu kế tốn phải phản ánh liên tục từ phát sinh đến kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ thành lập đến chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ phải theo số liệu kế toán kỳ trước ° Phân loại, xếp thông tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống so sánh Theo đoạn 10 đến 16 thuộc chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung [1], kế tốn có sáu u cầu bản: ° Trung thực: Các thơng tin số liệu kế tốn phải ghi chép báo cáo sở chứng đầy đủ, khách quan với thực tế trạng, chất nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế phát sinh ° Khách quan: Các thơng tin số liệu kế tốn phải ghi chép báo cáo với thực tế, khơng bị xun tạc, khơng bị bóp méo ° Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải ghi chép báo cáo đầy đủ, khơng bị bỏ sót ° Kịp thời: Các thơng tin số liệu kế tốn phải ghi chép báo cáo kịp thời, trước thời hạn quy định, không chậm trễ ° Dễ hiểu: Các thông tin số liệu kế tốn trình bày báo cáo tài phải rõ ràng, dễ hiểu người sử dụng Người sử dụng hiểu người có hiểu biết kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế tốn mức trung bình Thơng tin vấn đề phức tạp báo cáo tài phải giải trình phần thuyết minh ° Có thể so sánh: Các thơng tin số liệu kế tốn kỳ kế toán doanh nghiệp doanh nghiệp so sánh tính tốn trình bày qn Trường hợp khơng quán phải giải trình phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài so sánh thơng tin kỳ kế tốn, doanh nghiệp thông tin thực với thông tin dự toán, kế hoạch Đối với chuẩn mực kế toán quốc tế, cách tiếp cận hệ thống không phân biệt cách chi tiết yêu cầu nguyên tắc Luật Kế toán hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam Tồn yêu cầu, khái niệm, nguyên tắc hay giả định gọi chung “Các khái niệm nguyên tắc chung thừa nhận (GAAP)” 1.1.3.3 Các khái niệm nguyên tắc chung thừa nhận Các khái niệm nguyên tắc chung thừa nhận (GAAP) [20] tiêu chuẩn, quy tắc hướng dẫn để làm sở cho việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo độ tin cậy, xác việc so sánh, đánh giá báo cáo tài dễ dàng Với mục tiêu đạt tính trung thực hợp lý thơng tin kế tốn cung cấp, kế toán phải xây dựng sở nguyên tắc chung Kế toán nước xây dựng dựa sở số nguyên tắc kế toán chung thừa nhận Tuy nhiên, có nhiều quan điểm khác ứng dụng khái niệm nguyên tắc chung Chẳng hạn, theo quan điểm Luật Kế toán Việt Nam [3], Điều đưa nguyên tắc sau: ° Giá trị tài sản tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến chi phí liên quan trực tiếp khác đến đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Đơn vị kế tốn khơng tự điều chỉnh lại giá trị tài sản ghi sổ kế tốn, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác ° Các quy định phương pháp kế toán chọn phải áp dụng quán kỳ kế tốn năm; trường hợp có thay đổi quy định phương pháp kế toán chọn đơn vị kế tốn phải giải trình báo cáo tài ° Đơn vị kế tốn phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, thực tế kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ° Thơng tin, số liệu báo cáo tài năm đơn vị kế tốn phải cơng khai theo quy định Điều 32 Luật ° Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản phân bổ khoản thu, chi cách thận trọng, không làm sai lệch kết hoạt động kinh tế, tài đơn vị kế tốn ° Cơ quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngồi việc thực quy định khoản 1, 2, 3, Điều phải thực kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước Trong đó, theo quan điểm chuẩn mực kế tốn số 01 – Chuẩn mực chung [1] từ đoạn 03 đến 09 có bảy ngun tắc sau: Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không vào thời điểm thực tế thu thực tế chi tiền tương đương tiền Báo cáo tài lập sở dồn tích phản ảnh tình hình tài doanh nghiệp q khứ, tương lai Hoạt động liên tục: Báo cáo tài phải lập sở giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường tương lai gần, nghĩa doanh nghiệp khơng có ý định không buộc phải ngừng hoạt động phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục báo cáo tài phải lập sở khác phải giải thích sở sử dụng để lập báo cáo tài Giá gốc: Tài sản phải ghi nhận theo giá gốc Giá gốc tài sản tính theo số tiền khoản tương đương tiền trả, phải trả tính theo giá trị hợp lý tài sản vào thời điểm tài sản ghi nhận Giá gốc tài sản không thay đổi trừ có quy định khác chuẩn mực kế tốn cụ thể Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu chi phí phải phù hợp với Khi ghi nhận khoản doanh thu phải ghi nhận khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo doanh thu Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí kỳ tạo doanh thu chi phí kỳ trước chi phí phải trả liên quan đến doanh thu kỳ Nhất qn: Các sách phương pháp kế toán doanh nghiệp chọn phải áp dụng thống nhất kỳ kế tốn năm Trường hợp có thay đổi sách phương pháp kế tốn chọn phải giải trình lý ảnh hưởng thay đổi phần thuyết minh báo cáo tài Thận trọng: Thận trọng việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập ước tính kế tốn điều kiện khơng chắn Ngun tắc thận trọng địi hỏi: a/ Phải lập khoản dự phịng khơng lập lớn; b/ Không đánh giá cao giá trị tài sản khoản thu nhập; c/ Không đánh giá thấp giá trị khoản nợ phải trả chi phí; d/ Doanh thu thu nhập ghi nhận có chứng chắn khả thu lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải ghi nhận có chứng khả phát sinh chi phí Trọng yếu: Thông tin coi trọng yếu trường hợp thiếu thơng tin thiếu xác thơng tin làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến định kinh tế người sử dụng báo cáo tài Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn tính chất thơng tin sai sót đánh giá hồn cảnh cụ thể Tính trọng yếu thông tin phải xem xét phương diện định lượng định tính Cơng việc kế tốn dù thực thủ công hay phần mềm kế toán phải tuân thủ yêu cầu nguyên tắc theo quy định pháp luật kế toán nguyên tắc chung thừa nhận, để từ cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản lý thông qua hệ thống báo cáo kế toán lập dựa yêu cầu nguyên tắc xác lập 1.2 Hệ thống thông tin kế tốn 1.2.1 Khái niệm ̣ thớ ng thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn phận quan trọng hệ thống thơng tin quản lý nói riêng hệ thống thơng tin nói chung Theo Luật giao dịch điện tử (2005), đoạn đoạn 10 đoạn 12, hệ thống thông tin hệ thống tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị thực xử lý khác thông điệp liệu Thông điệp liệu thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử Phương tiện điện tử phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự [4] Hệ thống thông tin hay hệ thống thông tin quản lý hệ thống nhân tạo bao gồm tập hợp cấu kiện/thành phần chạy máy tính cấu kiện/thành phần làm tay tích hợp lại thiết lập để thu thập liệu, lưu trữ thao tác liệu để cung cấp thông tin kết xuất cho người sử dụng [2,tr.38] Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Manangement Information System) hệ thống nhân tạo thường gồm tập hợp thành phần chạy máy tính làm tay tích hợp lại thiết lập để tạo thuận lợi cho chức vận hành tổ chức hỗ trợ việc làm định quản lý cách cung cấp thông tin mà ban lãnh đạo dùng đến để hoạch định kế hoạch hành động kiểm soát hoạt động [2,tr.39] Hệ thống thơng tin kế tốn tập hợp thành phần liệu đầu vào, lưu trữ xử lý liệu, cung cấp thông tin đầu cho tất quy trình nghiệp vụ kế tốn [8,tr.27] Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống đặc biệt hệ thống thông tin Mục tiêu hệ thống thơng tin kế tốn thu thập, xử lý báo cáo thông tin có liên quan đến khía cạnh tài nghiệp vụ kinh doanh (Accounting information system (AIS) is a specialized subsystem of the IS (Information System) The purpose of this separate AIS was to collect, process, and report information related to the financial aspects of bussiness events) [13,tr.14] Sales/ marketing information system MIS Production information system Accounting information system (AIS) Personel information system Finance information system Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ MIS AIS 1.2.2 Cấu trúc ̣ thớ ng thơng tin kế tốn 10 Bảng 2.7 Mã hóa hàng hóa STT Chủng loại Nhóm hàng Laptop-Máy tính HP xách tay Pavilion dv6000 Desktop-Máy tính VIETCOM để bàn E4058 DT-Hàng điện tử Thương hiệu TP-Thực phẩm Fruit-Trái TL-Thái Lan AQ-Áo quần SM-Sơ mi Tên mặt hàng VT-Việt Tiến Ví dụ: DT.Laptop.HP.Pavilion dv6000 hàng hóa thuộc chủng loại hàng điện tử nhóm máy tính xách tay nhà sản xuất HP tên loại máy Pavilion dv6000 3.2.3 Giải pháp xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ kế toán doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn khâu quản lý đơn đặt hàng quản lý quan hệ khách hàng Để triể n khai ̣ thố ng quản lý bán hàng bằ ng phầ n mề m đòi hỏi doanh nghiệp phải thực bước sau đây: Bước chuẩ n bi:̣ • Đánh giá thực trạng quản lý bán hàng doanh nghiệp; xác đinh mu ̣c tiêu của ̣ thớ ng quản lý ̣ • Đào tạo nâng cao nhận thức khách hàng vai trò HT QLBH việc phát triển lâu dài tổ chức tồn doanh nghiệp; • Tìm hiểu, xác định phân tích lực nội hội, thách thức trình xây dựng mối quan hệ lâu dài có lợi với khách hàng; • Xây dựng phương pháp thu thập, phân tích, xử lý chia sẻ thơng tin khách hàng phục vụ việc định quản lý; • Thiết lập chương trình thu hút, xây dựng trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng chiến lược; • Xây dựng quy trình, quy tắc hướng dẫn nhằm bước tạo dựng chuẩ n bán hàng tồn tổ chức; • Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu bán hàng phương án cải tiến Bước triển khai: • Tở chức la ̣i ̣ thố ng quản lý bán hàng • Lên sơ đồ dữ liê ̣u • Sơ đồ hóa các quy trinh – chuẩ n hóa các quy trinh nế u có khả ̀ ̀ • Xây dựng ̣ thố ng mẫu biể u, báo cáo • Chuẩ n hóa các tiêu chuẩ n kiể m soát 95 • Mã hóa hoă ̣c thiết kế các module quản lý bán hàng • Triể n khai áp du ̣ng song song ̣thố ng tay máy • Nghiêm thu, bàn giao ̣ Bên cạnh khả việc quản lý bán hàng, doanh nghiệp cần ý đến tính sau (đă ̣c biêṭ đố i với bán hàng cơng nghiêp (B2B)): ̣ Quản lý q trình thương thảo: Quản lý trình thương thảo đầy đủ bao gồm việc quản lý trình từ đàm phán hẹn giao hàng o Đàm phán: Theo dõi trình đàm phán với khách hàng Hệ thống phải cho phép ghi nhận nội dung lần đàm phán cho phép theo dõi trình Đây sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành cơng hay thất bại q trình đàm phán Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện toán thoả thuận, kết đàm phán phải hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng thức (Sales Order - SO) o Hẹn giao hàng: Đối với doanh nghiệp bán hàng theo đơn đặt hàng "hẹn giao hàng" mục tiêu quan trọng thể việc có tiếp nhận đơn hàng hay khơng sau cân khả có Để đảm bảo chức này, hệ thống HT QLBH phải kết nối với phân hệ mua hàng, tính tốn nguồn lực nhân cơng, kho bãi, tồn kho hàng hóa, thời gian đặt mua hàng Hỗ trợ doanh nghiệp thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao số lượng giao Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, doanh nghiệp điều chỉnh lịch hẹn đơn hàng khác huy động thêm nguồn lực để đáp ứng Quản lý giá bán Giá bán vấn đề nhạy cảm doanh nghiệp Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán Danh sách "giá" cần phân quyền để đảm bảo số người hiệu chỉnh Điều vừa đảm bảo tính xác giá bán cho người nhập liệu vừa tạo an tâm cho lãnh đạo duyệt hố đơn bán hàng Quản lý sách khuyến mại, chiết khấu Để đạt mục tiêu mở rộng thị phần, doanh nghiệp thường phải đa dạng hóa hình thức khuyến mại, chiết khấu Hệ thống bán hàng việc đảm bảo khả quản lý đa dạng hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu chương trình khuyến mại thơng qua việc tính doanh số, chi phí bỏ triển khai chương trình Hiệu thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng Quản lý khoản phải thu: Việc khống chế số nợ tối đa với khách hàng biện pháp giảm thiểu rủi ro tài thường áp dụng Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phịng kế tốn cơng nợ trước phép bán hàng 96 Phân hệ bán hàng phải đáp ứng chức nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng Việc kiểm tra cơng nợ phải đảm bảo tính xác linh hoạt (có thể tách gộp hạn mức tín dụng khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng vi phạm hạn mức tín dụng bán có phê duyệt lãnh đạo có thẩm quyền) Quản lý thực hợp đồng, đơn hàng Đây chức phân hệ bán hàng Tuy nhiên, có ý nghĩa đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất Theo dõi tình hhình thực hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất đơn hàng Việc theo dõi tình trạng đơn đặt hàng giúp lãnh đạo chủ động việc đôn đốc tiến độ phản hồi cách xác với khách hàng Đa dạng hình thức bán hàng Thực tế, hình thức bán hàng doanh nghiệp thay đổi phát sinh liên tục trình kinh doanh Đây vấn đề cần ý triển khai phân hệ Nếu hệ thống quản lý bán hàng không đa dạng, không lường trước tình xảy dễ dẫn đến phải quản lý ngồi hệ thống Có số phương thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội (giữa cơng ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội giao thẳng (là kết hợp hai hình thức trên); bán dịch vụ; bán hàng qua mạng Với phương thức bán hàng qua mạng, doanh nghiệp tham khảo thêm quy trình bán hàng qua mạng cơng ty AMAZON [23], công ty kinh doanh sách lớn giới Phụ lục số Quy trình bán hàng khó chuẩn hóa cho tất doanh nghiệp, thường doanh nghiệp khác Tuy nhiên quy trình bán hàng có điểm chung bao gồm công việc sau đây: - Tạo đơn đặt hàng - Xác nhận đơn đặt hàng (kiểm tra tồn kho, hạn mức tín dụng) - Chuẩn bị giao hàng (tập kết, đóng gói hàng hóa) - Giao hàng, xác nhận giao hàng (có thể thuê vận chuyển) - Phát hành hóa đơn - Theo dõi thu hồi công nợ Mục tiêu hoạt động bán hàng bán nhiều hàng hóa, dịch vụ với chi phí thấp lợi nhuận cao nhất; có quan hệ tốt với khách, mở rộng khách hàng, chăm sóc khách hàng tiềm • Kiểm sốt tín dụng khách hàng, giảm thiểu khoản q hạn, khoản khó địi • Có sách bán hàng, thỏa thuận bán hàng hợp lý với nhóm khách hàng • Giảm thiểu thời gian bán hàng 97 • Dự báo lượng hàng hóa bán; dự báo lượng tiền thu vào Các quy trình cần thực Quản lý bán hàng: • Quản lý sách giá, chiết khấu, hoa hồng • Quản lý đơn mua hàng • Quản lý việc xuất hóa đơn, phiếu giao hàng • Quản lý dịch vụ chun chở hàng hóa • Quản lý hàng trả lại Các tiêu đánh giá hệ thống Quản lý bán hàng tốt: • Tổng lượng hàng hóa tiêu thụ • Tổng thời gian chi phí để bán hết hàng • Số lượng POS • Thời gian thực đơn đặt hàng • Linh hoa ̣t để chỉnh sửa 3.2.4 Giải pháp ̣ thớ ng kiểm sốt nội chu trình doanh thu Kiểm soát nội phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập [21] Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp đem lại lợi ích sau cho doanh nghiệp: • Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài doanh nghiệp • Giảm bớt rủi ro gian lận trộm cắp doanh nghiệp bên thứ ba nhân viên doanh nghiệp gây • Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên mà gây tổn hại cho doanh nghiệp • Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ sách quy trình kinh doanh doanh nghiệp • Ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, doanh nghiệp phát triển lên lợi ích hệ thống kiểm sốt nội trở nên to lớn người chủ doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc giám sát kiểm soát rủi ro dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp thân Đối với doanh nghiệp mà có tách biệt lớn người quản lý cổ đơng, hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh góp phần tạo nên tin tưởng cao cổ đông Xét điểm này, hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhân tố hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, điều quan trọng doanh nghiệp có nhà đầu tư bên ngồi Các nhà đầu tư thường trả giá cao cho doanh nghiệp có rủi ro thấp 98 Việc thực thành cơng biện pháp kiểm sốt nội địi hỏi số ngun tắc chung: • Một mơi trường văn hố nhấn mạnh đến trực, giá trị đạo đức phân cơng trách nhiệm rõ ràng • Quy trình hoạt động quy trình kiểm sốt nội xác định rõ ràng văn truyền đạt rộng rãi nội doanh nghiệp • Các hoạt động rủi ro phân tách rõ ràng nhân viên khác • Tất giao dịch phải thực với uỷ quyền thích hợp • Mọi nhân viên phải tn thủ hệ thống kiểm sốt nội • Trách nhiệm kiểm tra giám sát phân tách rõ ràng • Định kỳ tiến hành biện pháp kiểm tra độc lập • Mọi giao dịch quan trọng phải ghi lại dạng văn • Định kỳ kiểm tra nâng cao hiệu biện pháp kiểm soát nội Qua việc khảo sát đánh giá việc thực cơng tác kế tốn doanh thu doanh nghiệp thương mại, dịch vụ tỉnh Thừa Thiên Huế, tác giả đưa biện pháp kiểm sốt rủi ro xảy chu trình doanh thu hay cơng tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp: Cam kết hợp lý lịch giao hàng o Rủi ro: Đội ngũ nhân viên bán hàng làm cho doanh nghiệp cam kết lịch giao hàng mà doanh nghiệp đáp ứng o Biện pháp: Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức nhân viên bán hàng cần nhận từ trước phê duyệt phòng kinh doanh trước cam kết ngày giao hàng cách thức khác phòng mua hàng định kỳ trình lên phịng kinh doanh báo cáo số lượng hàng lại số lượng hàng mua thời gian tới Nhận đơn đặt hàng với điều khoản điều kiện o Rủi ro: Đơn đặt hàng chấp nhận mà có điều khoản điều kiện khơng xác từ khách hàng khơng phê duyệt o Biện pháp: Doanh nghiệp nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn mẫu nên đánh số trước phải người có thẩm quyền ký duyệt chấp nhận đơn đặt hàng Đơn nên phản ánh cụ thể: ° Quy trình bán hàng liên quan ° Từng điều khoản, điều kiện quy cách cụ thể mà khác đơn hàng khác ° Đã kiểm tra, xác nhận tình trạng hàng lịch giao hàng 99 ° Đã kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng, hoặc, khách hàng cần có phê duyệt phận kiểm tra tín dụng cán phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng Áp dụng sách bán chịu kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý o Rủi ro: Nhân viên bán hàng hay Trưởng phòng kinh doanh cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng làm cho doanh nghiệp phải chịu rủi ro tín dụng q mức o Biện pháp: Người phịng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên tách biệt khỏi người phòng chịu trách nhiệm bán hàng Hơn nữa, doanh nghiệp nên xác định rõ ràng sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thơng tin khách hàng Trong điều kiện lý tưởng, doanh nghiệp nên có hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng Nhìn chung, doanh nghiệp nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ khách hàng giao dịch lần khách hàng nhỏ, nhóm khách hàng thường có rủi ro khơng trả nợ lớn khách hàng lớn thường xun Vì doanh nghiệp Việt Nam có khó khăn việc kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng nước ngồi, chúng tơi gợi ý doanh nghiệp nên luôn dùng L/C khách hàng nước ngân hàng phát hành L/C phải lớn có uy tín Giao xác số lượng loại sản phẩm cho khách hàng o Rủi ro: Doanh nghiệp giao cho khách hàng số lượng hàng quy cách khơng xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hố giao dẫn đến chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn giao hàng thêm lần phí vận chuyển phụ thêm o Biện pháp: ° Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần đánh số trước cần lập dựa đơn đặt hàng phê duyệt Phiếu giao hàng ghi số lượng hàng giao cung cấp thông tin cần thiết người vận chuyển nội doanh nghiệp công ty vận chuyển bên ngồi tiến hành giao hàng ° Nếu áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước vận chuyển Ngoài ra, Doanh nghiệp sử dụng dãy số mã vạch phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số mã vạch ° Cuối cùng, phiếu giao hàng phải khách hàng ký để doanh nghiệp có chứng khách hàng thực tế nhận hàng chấp nhận hàng Lập hố đơn xác 100 o Rủi ro: Nhân viên lập hố đơn quên lập số hoá đơn cho hàng hoá giao, lập sai hoá đơn lập hoá đơn thành hai lần lập hoá đơn khống thực tế khơng giao hàng o Biện pháp: ° Hố đơn nên lập vào: 1) phiếu giao hàng khách hàng ký nhận; 2) đơn đặt hàng đối chiếu với phiếu giao hàng; 3) hợp đồng giao hàng, có Doanh nghiệp nên ghi lại hoá đơn sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu ° Doanh nghiệp nên sử dụng danh sách giá bán phê duyệt để giúp cho việc ghi xác giá bán hố đơn ° Một người độc lập kế toán thuế kiểm toán nội nên tiến hành kiểm tra giá bán việc cộng trừ hoá đơn theo cách ngẫu nhiên hoá đơn vượt giá trị định Hạch toán đầy đủ xác bán hàng tiền mặt o Rủi ro: Thủ quỹ nhân viên thu ngân ăn cắp tiền mặt khách hàng toán trước khoản tiền mặt ghi nhận doanh thu o Biện pháp: ° Việc sử dụng hoá đơn giao hàng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho kiểm kho định kỳ giúp đảm bảo phát giao dịch bán hàng mà khơng hạch tốn Mối nguy hiểm việc bị phát làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền ° Khuyến khích khách hàng toán chuyển khoản qua ngân hàng giúp làm giảm bớt rủi ro chi phí hành liên quan đến bán hàng tiền mặt ° Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử máy phát hành hoá đơn điểm bán hàng số trường hợp giúp ích máy in biên lai cho khách hàng ghi nội giao dịch tệp tin máy tính băng từ khố máy Tệp tin băng từ không thủ quỹ tiếp cận ° Doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra độc lập tiền mặt quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép tổng số tiền in từ máy đếm tiền máy phát hành hoá đơn ° Cuối cùng, nên tách biệt chức ghi chép việc thu tiền điểm bán hàng chức hạch toán thu tiền tài khoản 3.3 Các đề xuất kiến nghị để hoàn thiện kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa 3.3.1 Đối với doanh nghiệp 101 Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế thực tốt cơng tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa cịn nhiều vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm giai đoạn - Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bán hàng thể văn rõ ràng, ghi rõ phận, công việc thực hiện, chứng từ sử dụng, số liên chứng từ thời gian luân chuyển chứng từ cho phận - Doanh nghiệp nên xây dựng cho doanh nghiệp ̣ thớ ng mã hóa chứng từ đối tượng kế tốn chi tiết khách hàng, hàng hóa hay nhân viên bán hàng nhằm quản lý chi tiết đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp mở rộng ̣ thớ ng mã hóa đối tượng kế toán chi tiết khác nhà cung cấp, nhân viên hành chính, văn phịng hay ban lãnh đạo doanh nghiệp, tài sản cố định hữu hình… Đồng thời, tạo sở tảng cho việc ứng dụng phần mềm kế toán phần mềm quản lý ̣ thố ng nguồn lực toàn doanh nghiệp sau - Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực để thực việc tin học hóa bước cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, việc chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị (trang bị ̣ thớ ng máy tính nối mạng LAN cho toàn doanh nghiệp), thành lập phận tin học chuyên đảm nhận vấn đề công nghệ thông tin kể quản lý ̣ thố ng mạng nói trang Web doanh nghiệp, trích lập quỹ phát triển ứng dụng cơng nghệ thông tin doanh nghiệp nhằm đầu tư cho sở vật chất đồng thời làm nguồn kinh phí đào tạo nhân viên kế toán doanh nghiệp chuyên mơn kế tốn kết hợp với cơng nghệ thơng tin - Doanh nghiệp nên hướng đến việc xây dựng cho sở liệu chung cho tồn hoạt động sản xuất kinh doanh lựa chọn hệ quản trị sở liệu đủ mạnh để xử lý khối lượng lớn nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp - Doanh nghiệp cần quan tâm đến rủi ro xảy quy trình bán hàng doanh nghiệp nghiên cứu biện pháp hạn chế rủi ro để áp dụng vào doanh nghiệp cách hợp lý - Đối với hoạt động quản lý nợ phải thu khách hàng, doanh nghiệp cần phải lập dự phịng phải thu khó địi nhằm tạo quỹ dự phòng rủi ro đề phòng trường hợp khách hàng khả toán, doanh nghiệp không thu tiền bán hàng phải xử lý khoản khơng thu vào chi phí quản lý doanh nghiệp Việc lập dựa vào số ngày chậm toán khoản nợ khách hàng phần mềm thống kê báo cáo báo cáo cơng nợ khách hàng theo thời hạn tốn 3.3.2 Đối với cơng tác đào tạo Chu trình doanh thu, chu trình kinh doanh ̣ thớ ng thơng tin kế toán khái niệm tương đối Việt Nam, nội dung ̣ thố ng thơng tin kế tốn đưa vào giảng dạy số Trường Đại học Đại học Kinh tế TP.HCM, Đại học Cần Thơ, Đại học Kinh tế Đà Nẵng, Đại học Kinh tế Huế… Hê ̣ thớ ng thơng tin kế tốn cách tiếp cận hoạt động kế toán tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp 102 góc độ ̣ thố ng xử lý thông tin bao gồm đầu vào, hoạt động xử lý đầu Đầu vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hoạt động xử lý bao gồm thủ tục, quy trình thể chu trình kế tốn (chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình tài chính…) hay cịn gọi chu trình kinh doanh Đầu thơng tin kế toán thể báo cáo kế toán quản trị báo cáo tài Chu trình kinh doanh chuỗi hoạt động lặp lặp lại với đối tượng kế tốn có liên quan với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các doanh nghiệp xây dựng cho quy trình kinh doanh quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản xuất… khơng chi tiết cụ thể trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ biện pháp nhằm thực kiểm soát nội quy trình Các quy trình chủ yếu kế tốn điều kiện xử lý thủ cơng, chưa áp dụng quy trình kết hợp xử lý thủ công xử lý phần mềm máy tính Vì vậy, theo ý kiến tác giả ngồi đào tạo thực hành kế tốn phần mềm chuyên dụng, đơn vị đào tạo chuyên ngành kế toán, kiểm toán nên nghiên cứu để đưa vào chương trình đào tạo nội dung sau: - Thực hành cơng tác kế tốn phần mềm Excel - Hê ̣ thố ng thông tin kế tốn - Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hóa - Hệ quản trị sở liệu (trong học phần Tin học chuyên ngành) PHẦN 3: KẾT LUẬN Sự phát triển công nghệ thông tin q trình tồn cầu hóa tạo môi trường kinh doanh phức tạp, thay đổi liên tục, tạo nhiều thách thức hội cho hoạt động kinh doanh Công nghệ thông tin cho đời khái niệm hệ thống thông tin kế toán tạo thay đổi, ảnh hưởng đến mơ hình q trình kinh doanh doanh nghiệp Những thay đổi đưa đến nhu cầu người làm cơng tác kế tốn phải có am hiểu q trình thiết kế, phát triển, ứng dụng tổ chức ̣ thố ng thơng tin kế tốn Do đó, ̣ thớ ng thơng tin kế tốn ngày thành phần quan trọng kiến thức nghề nghiệp kế toán Hoạt động bán hàng hoạt động quan trọng doanh nghiệp thương mại, dịch vụ Đồng thời, phát triển thương mại điện tử với giao dịch điện tử phương thức toán điện tử làm thay đổi cách cách thức tổ chức kế toán doanh thu doanh nghiệp Cho nên, việc xây dựng quy trình tổ chức kế tốn doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ điều kiện tin học hóa cần thiết giai đoạn Với q trình nghiên cứu, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, luận văn đạt số kết sau: 103 - Luận văn ̣ thớ ng hóa vấn đề lý luận kế toán, ̣ thớ ng thơng tin kế tốn, tổ chức cơng tác kế toán doanh thu điều kiện tin học hóa Luận văn làm rõ nội dung tổ chức kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa hay chu trình doanh thu bao gồm quản lý đối tượng kế tốn chi tiết thơng qua mã hóa quy trình bán hàng; quy trình luân chuyển chứng từ thể qua hai quy trình cụ thể quy trình xử lý đơn đặt hàng quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng; báo cáo quản lý hoạt động bán hàng - Luận văn trình bày cụ thể thực trạng cơng tác tổ chức kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Trên sở thực trạng đó, luận văn tiến hành phân tích, đánh giá rút điểm tích cực hạn chế việc tổ chức kế toán doanh thu doanh nghiệp thương mại, dịch vụ Từ đó, đưa biện pháp nhằm góp phần hồn thiện chu trình doanh thu doanh nghiệp giai đoạn Thực trạng chu trình doanh thu doanh nghiệp thương mại, dịch vụ có nhiều vấn đề cần phải bổ sung điều chỉnh như: vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn doanh nghiệp; vấn đề mã hóa đối tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp; vấn đề xây dựng hạn mức tín dụng khách hàng phương pháp xử lý vượt hạn mức; vấn đề nhận biết rủi ro trình xuất kho giao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng biện pháp kiểm soát nội nhằm hạn chế rủi ro - Dựa sở vấn đề đánh giá qua trình nghiên cứu, luận văn khẳng định cần thiết phải hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế bổ sung nội dung cho công tác đào tạo chuyên ngành kế toán kiểm toán giai đoạn Tuy nhiên, với hạn chế thời gian, kinh phí, kinh nghiệm nghiên cứu khó khăn q trình thu thập thơng tin từ doanh nghiệp, luận văn cịn có điểm hạn chế sau: - Phạm vi nghiên cứu giới hạn doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mà chưa mở rộng nghiên cứu cho doanh nghiệp sản xuất - Không tiến hành vấn trực tiếp cho toàn mẫu điều tra chọn mà thực 05 doanh nghiệp, lại sử dụng phương pháp phát phiếu khảo sát dẫn đến số phiếu thu không đủ 100% số phiếu phát - Việc xử lý số liệu từ doanh nghiệp sử dụng phương pháp thống kê mô tả phương pháp đồ thị, khơng sử dụng phương pháp phân tích nhân tố ảnh hưởng nên chưa thể giải thích sâu sắc vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải thực chu trình doanh thu Xuất phát từ hạn chế trên, tác giả có hướng nghiên cứu thời gian tới là: 104 - Nghiên cứu thực trạng tổ chức ̣ thớ ng thơng tin kế tốn doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại doanh nghiệp dịch vụ - Nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp - Nghiên cứu mơ hình triển khai ̣ thớ ng quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) số doanh nghiệp triển khai thành công Những giải pháp đề xuất luận văn kết nghiên cứu ban đầu, Mặc dù có nhiều nỗ lực thân khả có hạn thời gian nghiên cứu hạn chế, luận văn khơng tránh khỏi khiếm khuyết Kính mong Q Thầy Cơ, đồng nghiệp, nhà nghiên cứu quan tâm giúp đỡ, sai sót hướng nghiên cứu để luận văn hoàn thiện Để hoàn thành luận văn này, tác giả bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc giúp đỡ quý giá Thầy giáo huớng dẫn, Thầy Cơ Học viện Tài - Hà Nội, Thầy Cô Trường Đại học Kinh tế - Huế, doanh nghiệp tham gia trả lời Phiếu khảo sát, bạn đồng nghiệp bạn bè - - 105 MỤC LỤC Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục sơ đồ Danh mục biểu đồ Danh mục bảng PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu .1 Mục đích nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1- TỔNG QUAN VỀ KẾ TỐN, HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN, CHU TRÌNH DOANH THU 1.1 Tổng quan kế toán 1.1.1 Khái niệm kế toán .4 1.1.2 Đối tượng kế toán 1.1.3 Vai trò, yêu cầu nguyên tắc kế toán 1.1.3.1 Vai trị kế tốn 1.1.3.2 Yêu cầu kế toán .6 1.1.3.3 Các khái niệm nguyên tắc chung thừa nhận 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1 Khái niệm ̣ thố ng thơng tin kế tốn 1.2.2 Cấu trúc ̣ thố ng thơng tin kế tốn .10 1.3 Các yếu tố chi phối đến tổ chức ̣ thớ ng thơng tin kế tốn 11 1.4 Tổ chức kế toán doanh thu điều kiện tin học hóa (chu trình doanh thu) 14 1.4.1 Tổ chức xây dựng danh mục đối tượng quản lý hệ thống mã hóa đối tượng quản lý 15 1.4.1.1 Xác định yêu cầu thông tin 15 1.4.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán 16 1.4.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 20 1.4.2 Tổ chức xây dựng ̣ thớ ng chứng từ quy trình ln chuyển 23 1.4.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng (Order Entry/Sales – OE/S) 25 1.4.3.1 Nhận đơn đặt hàng .28 1.4.3.2 Xét duyệt hạn mức tín dụng khách hàng 29 1.4.3.3 Kiểm tra hàng tồn kho .30 1.4.3.4 Xuất kho giao hàng .31 1.4.3.5 Kiểm sốt nội quy trình xử lý đơn đặt hàng - OE/S 32 106 1.4.4 Quy trình lập hóa đơn, quản lý cơng nợ khách hàng thu tiền bán hàng (Billing/Account Receivable/Cash Receipt – B/AR/CR) 35 1.4.4.1 Lập hóa đơn bán hàng 37 1.4.4.2 Hệ thống quản lý nợ phải thu khách hàng 38 14.4.3 Thu tiền bán hàng .39 1.4.4.4 Kiểm soát nội B/AR/CR 40 1.4.5 Tổ chức ̣ thớ ng báo cáo kế tốn .43 Chương – THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TỐN DOANH THU TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ .44 2.1 Khái quát địa bàn nghiên cứu .44 2.1.1 Giới thiệu tổng quan tỉnh Thừa Thiên Huế 44 2.1.2 Mô tả tổng thể mẫu nghiên cứu 46 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại dịch vụ địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế .48 2.2.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 48 2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng danh mục đối tượng quản lý hệ thống mã hóa đối tượng quản lý 53 2.2.3 Thực trạng tổ chức xây dựng ̣ thớ ng chứng từ quy trình ln chuyển 57 2.2.4 Thực trạng quy trình xử lý đơn đặt hàng 59 2.2.4.1 Nhận đơn đặt hàng .59 2.2.4.2 Kiểm tra hàng tồn kho .63 2.2.4.3 Xét duyệt hạn mức tín dụng khách hàng 64 2.2.4.4 Xuất kho giao hàng .67 2.2.4.5 Kiểm sốt nội quy trình xử lý đơn đặt hàng .71 2.2.5 Thực trạng quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu khách hàng thu tiền bán hàng .75 2.2.5.1 Lập hóa đơn bán hàng 75 2.2.5.2 Quản lý nợ phải thu 78 2.2.5.3 Thu tiền bán hàng 80 2.2.5.4 Kiểm sốt nội quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu khách hàng thu tiền bán hàng .81 Chương – MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ .86 3.1 Các quan điểm làm cho giải pháp đề xuất 87 3.1.1 Quan điểm tổ chức ̣ thớ ng thơng tin kế tốn 87 3.1.2 Quan điểm phát triển thương mại điện tử tốn khơng dùng tiền mặt 88 3.2 Một số giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa .89 107 3.2.1 Giải pháp định hướng xây dựng ̣ thớ ng thơng tin kế tốn doanh nghiệp 89 3.2.2 Giải pháp thiết kế mã cho đối tượng theo dõi chi tiết doanh thu doanh nghiệp thương mại, dịch vụ 90 3.2.3 Giải pháp xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn nghiệp vụ kế toán doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ 95 3.2.4 Giải pháp ̣ thố ng kiểm sốt nội chu trình doanh thu .98 3.3 Các đề xuất kiến nghị để hoàn thiện kế toán doanh thu điều kiện tin học hóa .101 3.3.1 Đối với doanh nghiệp 101 3.3.2 Đối với công tác đào tạo .102 PHẦN 3: KẾT LUẬN 103 108 109 ... HÌNH TỔ CHỨC KẾ TỐN DOANH THU TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 2.1 Khái quát địa bàn nghiên cứu 2.1.1 Giới thiệu tổng quan tỉnh. .. tin kế tốn chu trình doanh thu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp - Đánh giá tình hình kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thu? ?ng mại, dịch vụ địa bàn tỉnh Thừa Thiên. .. kinh doanh 2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu điều kiện tin học hóa doanh nghiệp thương mại dịch vụ địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế 2.2.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công
