Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

Tổ chức xây dựng danh mục các đối tượng quản lý và hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý

Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động nào cần phải phản ánh lại nội dung đã xảy ra.Ví dụ có doanh nghiệp cần phải biết thông tin về hoạt động giao hàng, nhưng có doanh nghiệp chỉ cần phản ánh hoạt động xuất kho vì tiến hành xuất kho giao hàng tại kho hàng. Trong đó chia thành 2 nhóm: nhóm nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (các tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu, chi phí trả lời cho câu hỏi 6) liên quan đến các hoạt động và nhóm nội dung phản ỏnh cỏc cỏ nhõn, nơi chốn, cỏc nguồn lực sử dụng (cõu hỏi 4,5) cần theo dừi chi tiết và phản ánh cho nhiều loại hoạt động trong 1 chu trình.

Tổ chức xây dựng hê ̣ thống chứng từ và quy trình luân chuyển

Trong mỗi chu trình kinh doanh, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, từ đó xác định các chứng từ cần được lập và hình thành nên danh mục chứng từ kế toán. Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn.

Quy trình xử lý đơn đặt hàng (Order Entry/Sales – OE/S)

6 Phòng tiêu thụ thông báo cho kho hàng (để tập kết hàng), cho qui trình B/AR/CR (để chuẩn bị tính tiền hóa đơn), cho qui trình payroll (để tính hoa hồng cho nhân viên bán hàng), và cho General Ledger (để làm kế toán) 7 Kho hàng gởi đi phiếu tập kết hàng đầy đủ dữ liệu cho phòng giao hàng 8 Phòng giao hàng thông báo cho phòng tiêu thụ biết hàng đã được gởi đi để. Việc này thường được thực hiện bởi việc đặt ra một mức tín dụng, nghĩa là một số tiền nợ tối đa, đối với mỗi khách hàng dựa trên tiền sử thanh toán trong quá khứ của khách hàng và khả năng thanh toán của khách hàng.Trong những trường hợp như thế, việc kiểm tra mức tín dụng đòi hỏi phải tham khảo tập tin dữ liệu khách hàng để xem tài khoản khách hàng có hiện hữu mức tín dụng hay không, và nếu có thì mức tín dụng bao nhiêu, và kiểm tra số tiền hóa đơn hiện hành cộng với tất cả các sổ nợ trong các kì trước chưa thanh toán có vượt quá mức tín dụng cho phép hay không.

Quy trình lập hóa đơn, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền bán hàng (Billing/Account Receivable/Cash Receipt – B/AR/CR)

Trưởng phòng tín dụng sẽ dùng đến báo cáo công nợ khách hàng theo tuổi nợ dựa theo thời hạn thanh toán trên các hóa đơn của các khách hàng khi lấy quyết định có nên gia hạn tín dụng đối với khách hàng nào đó hay không hoặc thúc ép đòi nợ một khách hàng hoặc xóa nợ đối với một khách hàng mất khả năng trả nợ. Trong khâu lập hoá đơn, một nhân viên sẽ kiểm tra, đối chiếu chi tiết các chứng từ liên quan đến việc giao hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng …chứng từ nào mà thông tin không khớp trong giai đoạn kiểm tra này thì sẽ tách khỏi xấp và sẽ được xử lý bởi một thủ tục riêng biệt.

Thu tiền bán hàng

Khi kế toán phải thu khách hàng nhận được Phiếu thu của thủ quỹ hay Giấy báo Có của Ngân hàng về việc khách hàng thanh toán tiền hàng thì kế toán phải thu đối chiếu với các hóa đơn của khách hàng, số dư công nợ khách hàng để tiến hành bút toán giảm công nợ phải thu đồng thời. Ngoài ra, kế toán công nợ phải thu còn quản lý luôn cả về hàng bán bị trả lại, hoàn trả cho khách hàng và nợ khó đòi cũng như định kỳ phải cung cấp báo cáo về công nợ phải thu của khách hàng, chi tiết theo số dư công nợ từng hóa đơn hay theo thời hạn thanh toán của các hóa đơn.

Tổ chức hê ̣ thống báo cáo kế toán

Nộp tất cả các Phiếu thanh toán không suy suyển và không được đem vào những chi tiêu khác cho phép việc đối chiếu Sổ phụ với các mẫu tin tiêu thụ, nợ phải thu và thu tiền mặt. Cuối cùng, nhân viên được phân công đối chiếu sổ phụ phải đứng độc lập so với tất cả các hoạt động có dính líu đến việc tiếp xúc với tiền mặt hoặc với việc ghi chép sổ sách.

Khái quát về địa bàn nghiên cứu

Ngoài những tài sản bề nổi có thể dễ dàng nhận thấy, trong lòng đất sâu thẳm, Thừa Thiên Huế cũng được thiên nhiên ưu đãi ban tặng nguồn tài nguyên phong phú và đa dạng, với hơn 100 điểm khoáng sản có trữ lượng lớn như: đá vôi, đá granít đen và xám có thể khai thác, chế biến hàng chục nghìn m3/năm, mỏ cao lanh, than bùn, bentônít, oxyttiane, nước khoáng, các tài nguyên rừng và biển. Hàng trăm công trình hạ tầng kỹ thuật phục vụ Festival, các lễ hội, thể dục - thể thao ở tầm quốc gia được đầu tư nâng cấp và xây dựng mới; cùng với quá trình chỉnh trang đô thị, nhiều Khu đô thị mới được đầu tư xây dựng, thành phố Huế đựợc Chính phủ công nhận là thành phố loại I trực thuộc tỉnh; các thiết chế của Đại học Huế, Trung tâm y tế chuyên sâu miền Trung mà hạt nhân là bệnh viện Trung ương Huế đang được đầu.

Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế

• Thực trạng quy trình xử lý đơn đặt hàng
• Thực trạng quy trình lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu khách hàng và thu tiền bán hàng

Kết quả khảo sát các doanh nghiệp cho thấy trong tổng số 40 doanh nghiệp được thu thập có 8 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại thuần túy chiếm tỷ trọng 20%, 9 doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ tương ứng với tỷ trọng 22% và chiếm tỷ trọng lớn nhất (58%) là các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ tổng hợp. Biểu đồ 2.1 Tỷ trọng doanh nghiệp theo lĩnh vực kinh doanh sẽ cho chỳng ta thấy rừ hơn sự phõn chia cỏc doanh nghiệp theo các lĩnh vực kinh doanh. Biểu đồ 2.1 Tỷ trọng doanh nghiệp theo lĩnh vực kinh doanh. 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại. Thương Mại và Công Nhiệp Việt Nam) nhưng con số đó chỉ đủ chứng tỏ rằng các doanh nghiệp mới bắt đầu nhận thức được lợi ích của công nghệ thông tin, bước đầu triển khai ứng dụng chứ chưa đầu tư chuyên sâu vào các quy trình. Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các doanh nghiệp, những thách thức về chất lượng, hiệu quả, việc cắt giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh, các vấn đề liên quan đến đối tác và mối tương quan giữa nhà cung cấp và người tiêu thụ đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận sự thay đổi trong phương thức kinh doanh, tìm hiểu phương thức để làm sao có việc ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả nhất, mở rộng các hình thức thông tin, liên lạc để bán sản phẩm và tạo được dịch vụ tốt nhất. Tuy nhiên, với quy mô sản xuất kinh doanh chủ yếu là vừa và nhỏ, năng lực tài chính cũng như nhân sự còn nhiều hạn chế các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế vẫn chưa thể áp dụng công nghệ thông tin một cách triệt để vào công tác kế toán, mặc dù có chú ý đến yếu tố liên kết đến các phần mềm quản lý khác nhưng thực sự chỉ có những doanh nghiệp trực thuộc các Tổng công ty lớn mới có điều kiện áp dụng hê ̣ thống quản lý nguồn lực cho toàn doanh nghiệp (ERP), do chi phí của các phần mềm ERP này quá cao, đòi hỏi một quá trình triển khai lâu dài, tỷ lệ thành công không cao.