LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Ở các cấp chính quyền địa phương, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng dần được đẩy mạnh. Tuy nhiên không phải cấp chính quyền địa phương nào cũng có đủ điều kiện và vật chất kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình đăng ký các dịch vụ thủ tục hành chính. Tại UBND phường Tân Lập là một ví dụ điển hình. Các khâu trong quá trình đăng ký cá dịch vụ hành chính vẫn còn là thủ công, việc áp dụng công nghệ thông tin còn là một điều mới mẻ. Trong khi việc đăng ký và xác thực cũng đang gặp một số khó khăn nhất định trong việc quản lý và cung cấp trên khi cần thiết. Đối với sinh viên nói chung và đối với chính bản thân em - một sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng thì đợt thực tập này lại là một cơ hội, một thời điểm để bản thân tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch được trong thời gian học tập tại trường, là nền tảng vững chắc cho công việc sau này. Vì những lý do trên, cùng với sự hướng dẫn và định hướng của các thầy cô trong khoa, em đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý hội viên tại Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập -TP Thái Nguyên”. Thái Nguyên, ngày tháng năm Sinh viên Nguyễn Thu Trang
MỤC LỤC 3.2.1.Các thao tác Form để quản lý hồ hội viên 20 Mở Forms: cần phải ấn vào bảng mà ta tạo Lưu ý nên bấm vào phần tiêu đề ấn nút Forms: .20 3.2.2.Giao diện phần mềm quản lý hội viên 22 Giao diện chương trình quản lý văn bản: 22 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Tân Lập 12 Hình3.1 Giao diện chương trình 22 Hình 3.2 Giao diện danh mục quản lý hội viên .22 Hình 3.3 Chức quản lý hội viên phường Tân Lập 23 Hình 3.4.Giao diện chương trình quản lý hội viên ( Trang chủ ) 23 Hình 3.5.Biểu tượng “chương trình quản lý hội viên’’ 24 Hình 3.6.Giao diện “danh mục’’ chương trình quản lý hội viên 24 Hình 3.7 Biểu tượng “Quản lý hội viên” 24 Để mở “danh sách hội viên” : 25 Hình 3.8 Giao diện chức quản lý hội viên .25 Hình 3.9 Biểu tượng quay chương trình 25 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin ngày phát triển tỏ rõ tầm quan trọng tất lĩnh vực, nói cơng nghệ thơng tin trở thành thước đo để đánh giá phát triển xã hội đại – nơi mà người dần khỏi cách làm việc thủ cơng, thơ sơ dần tiến đến tin học hóa tất lĩnh vực để cơng việc có hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nhân lực Ở cấp quyền địa phương, việc ứng dụng công nghệ thông tin dần đẩy mạnh Tuy nhiên cấp quyền địa phương có đủ điều kiện vật chất kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thơng tin vào q trình đăng ký dịch vụ thủ tục hành Tại UBND phường Tân Lập ví dụ điển hình Các khâu q trình đăng ký cá dịch vụ hành thủ cơng, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin điều mẻ Trong việc đăng ký xác thực gặp số khó khăn định việc quản lý cung cấp cần thiết Đối với sinh viên nói chung thân em - sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng đợt thực tập lại hội, thời điểm để thân tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập trường, tảng vững cho công việc sau Vì lý trên, với hướng dẫn định hướng thầy cô khoa, em chọn đề tài “Nâng cao hiệu quản lý hội viên Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập -TP Thái Nguyên” Thái Nguyên, ngày tháng năm Sinh viên Nguyễn Thu Trang Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỘI VIÊN VÀ EXCEL 1.1 Khái niệm Quản lý 1.1.1 Khái niệm Quản lý dạng hoạt động đặc biệt quan trọng người Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp ln vận động, biến đổi, phát triển Vì vậy, nhận thức quản lý, có nhiều cách tiếp cận quan niệm khác F.W Taylor (1856-1915) người khai sinh khoa học quản lý “ông tổ” trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: Quản lý hồn thành cơng việc thơng qua người khác biết cách xác họ hồn thành cơng việc cách tốt rẻ H Fayol (1886-1925) người tiếp cận quản lý theo quy trình người có tầm ảnh hưởng to lớn lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận - đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý hành dự đoán lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý góc độ quan hệ người, nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật quản lý cho rằng: Quản lý nghệ thuật khiến cho cơng việc bạn hồn thành thơng qua người khác J.H Donnelly, James Gibson J.M Ivancevich nhấn mạnh tới hiệu phối hợp hoạt động nhiều người cho rằng: Quản lý trình người hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt Stephan Robbins quan niệm: Quản lý tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đặt Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weichrich nhóm gộp tiếp cận quản lý thành loại: - Tiếp cận theo kinh nghiệm theo trường hợp - Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân - Tiếp cận theo hành vi nhóm - Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội - Tiếp cận theo hệ thống kỹ thuật - xã hội - Tiếp cận theo lý thuyết định - Tiếp cận hệ thống - Tiếp cận toán học “ khoa học quản lý” - Tiếp cận theo điều kiện theo tình - Tiếp cận theo vai trò quản lý - Tiếp cận tác nghiệp Trong số tiếp cận trên, Harold Koontz đồng đặc biệt lưu ý đồng quan điểm với tiếp cận tác nghiệp (tiếp cận gọi trường phái quy trình quản lý) Tiếp cận đề cao “Trường phái tác nghiệp thừa nhận tồn hạt nhân trung tâm khoa học quản lý lý thuyết đặc dụng cho quản lý rút tỉa đóng góp quan trọng từ trường phái cách tiếp cận khác” Chính vậy, Harold Koontz đồng nghiệp cho rằng: Bản chất quản lý phối hợp nỗ lực người thông qua chức lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, xác định biên chế, lãnh đạo kiểm tra Điều đáng lưu ý tác giả “Những vấn đề cốt yếu quản lý” cho rằng: “khu rừng lý thuyết quản lý không tiếp tục nở hoa mà rậm rạp gần gấp đơi số trường phái cách tiếp cận tìm hai mươi năm trước” Những tiếp cận quan niệm khác tạo tranh đa dạng phong phú quản lý, góp phần cho việc nhận thức ngày đầy đủ đắn quản lý Tuy nhiên, tiếp cận quan niệm xem xét quản lý góc độ khía cạnh định mà chưa nhìn nhận chỉnh thể với quan hệ bản, vậy, chưa vạch chất quản lý Sở dĩ có khác tiếp cận quan niệm nguyên nhân sau: - Quản lý lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp biến đổi với thay đổi điều kiện kinh tế - xã hội giai đoạn định - Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt giai đoạn lịch sử khơng giống nhau, vậy, đòi hỏi phải có quan niệ m, lý thuyết quản lý làm sở lý luận cho việc giải vấn đề thực tiễn khác - Trình độ phát triển ngày cao khoa học khả ứng dụng thành tựu chúng vào lĩnh vực quản lý làm xuất trường phái với lý thuyết quản lý - Vị thế, chỗ đứng, lập trường giai cấp nhà tư tưởng quản lý không giống 1.1.2 Đặc trưng Quản lý Thứ nhất: Quản lý hoạt động mang tính tất yếu phổ biến Tính tất yếu phổ biến hoạt động quản lý biểu chỗ: Bản chất người tổng hoà mối quan hệ xã hội Điều có nghĩa người khơng thể tồn phát triển không quan hệ hoạt động với người khác Khi người tham gia hoạt động với tất yếu phải có “ý chí điều khiển” phải có tác nhân quản lý muốn đạt tới trật tự hiệu Chính vậy, hoạt động quản lý tồn tất yếu loại hình tổ chức khác tổ chức kinh tế loại hình tổ chức người Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu mối quan hệ người với người Thực chất quan hệ người với người quản lý quan hệ chủ thể quản lý (người quản lý) đối tượng quản lý (người bị quản lý) Một đặc trưng bật hoạt động quản lý so với hoạt động khác chỗ: hoạt động cụ thể người biểu mối quan hệ chủ thể (con người) với đối tượng (là lĩnh vực phi người) Còn hoạt động quản lý dù lĩnh vực cấp độ biểu mối quan hệ người với người Vì vây, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý) có khác biệt so với tác động hoạt động khác Thứ ba: Quản lý tác động có ý thức Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý người thực để điều khiển hành vi, phát huy cao tiềm lực họ nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức Chính vậy, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung phương thức) chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý phải tác động có ý thức, nghĩa tác động tình cảm (tâm lý), dựa sở tri thức khoa học khách quan, đắn ý chí (thể lĩnh) Có chủ thể quản lý gây ảnh hưởng tích cực tới đối tượng quản lý Thứ tư: Quản lý tác động quyền lực Hoạt động quản lý tiến hành sở công cụ, phương tiện cách thức tác động định Tuy nhiên, khác với hoạt động khác, hoạt động quản lý tồn nhờ yếu tố quyền lực (có thể coi quyền lực công cụ, phương tiện đặc biệt) Với tư cách sức mạnh thừa nhận, quyền lực nhân tố giúp cho chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý để điều khiển hành vi họ Quyền lực biểu thông qua định quản lý, nguyên tắc quản lý, chế độ, sách.v.v Nhờ có quyền lực mà chủ thể quản lý đảm trách vai trò trì kỷ cương, kỷ luật xác lập phát triển ổn định, bền vững tổ chức Thứ năm: Quản lý tác động theo quy trình Các hoạt động cụ thể thường tiến hành sở kiến thức chuyên môn, kỹ tác nghiệp hoạt động quản lý tiến hành theo quy trình bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Đó quy trình chung cho nhà quản lý lĩnh vực quản lý Nó gọi chức quản lý mang tính “kỹ thuật học” hoạt động quản lý Với quy trình vậy, hoạt động quản lý coi dạng lao động mang tính gián tiếp tổng hợp Nghĩa khơng trực tiếp tạo sản phẩm mà nhờ thực vai trò định hướng, thiết kế, trì, thúc đẩy điều chỉnh để từ gián tiếp tạo nhiều sản phẩm mang lại hiệu lực hiệu cho tổ chức Thứ sáu: Quản lý hoạt động để phối hợp nguồn lực Thơng qua tác động có ý thức, quyền lực, theo quy trình mà hoạt động quản lý phối hợp nguồn lực bên bên tổ chức Các nguồn lực phối hợp bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực tin lực Nhờ phối hợp nguồn lực mà quản lý trở thành tác nhân đặc biệt quan trọng việc tạo nên hợp lực chung sở lực riêng, tạo nên sức mạnh tổng hợp sở sức mạnh phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung cách hiệu mà cá nhân riêng lẻ hay phận đơn phương đạt tới Thứ bảy: Quản lý nhằm hướng tới thực mục tiêu chung Hiệu hoạt động cụ thể đo kết cuối mà mang lại nhằm thoả mãn nhu cầu chủ thể đến mức độ nào, hoạt động quản lý ngồi việc thoả mãn nhu cầu riêng chủ thể điều đặc biệt quan trọng phải đáp ứng lợi ích đối tượng Nó hoạt động vừa phải đạt hiệu lực, vừa phải đạt hiệu Trong thực tiễn quản lý, mục tiêu chung thực cách triệt để Điều tuỳ thuộc vào điều kiện kinh tế - xã hội giai đoạn lịch sử định Những xung đột lợi ích chủ thể quản lý với đối tượng quản lý thường xuyên tồn Vì vậy, hoạt động quản lý xét đến phải đưa tác động để nhằm khắc phục xung đột Mức độ giải xung đột thiết lập thống lợi ích tiêu chí đặc biệt quan trọng để đánh giá mức độ ưu việt mơ hình quản lý thực tế Thứ tám: Quản lý hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật Tính khoa học hoạt động quản lý thể chỗ nguyên tắc quản lý, phương pháp quản lý, chức quy trình quản lý định quản lý phải xây dựng sở tri thức, kinh nghiệm mà nhà quản lý có thơng qua q trình nhận thức trải nghiệm thực tiễn Điều có nghĩa là, nội dung tác động quản lý phải phù hợp với điều kiện khách quan môi trường lực có tổ chức xu hướng phát triển tất yếu Tính nghệ thuật hoạt động quản lý thể trình thực thi định quản lý thực tiễn biểu rõ nét việc vận dụng phương pháp quản lý, việc lựa chọn phong cách nghệ thuật lãnh đạo Tính khoa học nghệ thuật quản lý khơng loại trừ mà chúng có mối quan hệ tương tác, tương sinh biểu tất nội dung tác động quản lý Điều tạo nên đặc trưng bật hoạt động quản lý so với hoạt động khác Thứ chín: Mối quan hệ quản lý tự quản Quản lý tự quản hai mặt đối lập chỉnh thể Điều thể chỗ, hoạt động quản lý thực cách khoa học nghĩa không áp đặt quyền lực chiều từ phía chủ thể mà tác động qua lại chủ thể đối tượng quản lý tự quản lý có thống với Như vậy, quản lý theo nghĩa đích thực bao hàm yếu tố tự quản Tuy nhiên, trình hướng tới tự người, đâu đạt tới thống quản lý tự quản mà mâu thuẫn cần phải giải nấc thang phát triển Q trình gọi quản lý tiệm cận tới tự quản 1.1.3 Vai trò quản lý Quản lý hoạt động hình thức lao động đặc biệt Nó lấy hoạt động cụ thể làm đối tượng để tác động vào nhằm định hướng, thiết kế, trì, phát triển, điều chỉnh phối hợp hoạt động thành hợp lực để hướng tới hồn thành mục tiêu tổ chức Chính vậy, xét mặt tổng thể hay xét quy trình, quản lý có vai trò sau: Thứ nhất: Vai trò định hướng Nhờ có hoạt động quản lý với tư cách ý chí điều khiển cộng đồng người, tổ chức người mà hướng hoạt động thành viên theo véctơ chung Vai trò định hướng hoạt động quản lý biểu chủ yếu thông qua chức lập kế hoạch Bản chất lập kế hoạch xác định mục tiêu, phương án nguồn lực thực mục tiêu Việc xác định mục tiêu đắn, phù hợp giúp cho tổ chức vận hành, phát triển hướng đồng thời ứng phó với bất định môi trường Thứ hai: Vai trò thiết kế Để thực mục tiêu với phương án nguồn lực xác định cần phải có "kịch bản" Chính vậy, thơng qua chức tổ chức mà hoạt động quản lý thực vai trò thiết kế Vai trò thiết kế liên quan tới nội dung: Xây dựng cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền chuẩn bị nguồn lực khác Thực tốt nội dung tiền đề điều kiện đặc biệt quan trọng hiệu hoạt động quản lý Thứ ba: Vai trò trì thúc đẩy Vai trò trì thúc đẩy thể qua chức lãnh đạo quy trình quản lý Nhờ có hệ thống nguyên tắc quản lý (nội quy, quy chế) bắt buộc chủ thể quản lý đối tượng quản lý hoạt động giới hạn quyền lực thẩm quyền họ Đây nhân tố đặc biệt quan trọng góp phần tạo nên kỷ luật, kỷ cương tính ổn định, bền vững tổ chức Thơng qua hệ thống sách nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực phù hợp phong cách quản lý hợp lý, hoạt động quản lý tác nhân tạo động thúc đẩy từ phát huy cao lực c người lao động tạo điều kiện cho họ khả sáng tạo cao Thứ tư: Vai trò điều chỉnh Thông qua chức kiểm tra mà hoạt động quản lý thể vai trò điều chỉnh Với hệ thống tiêu chí xây dựng để đo lường kết hoạt động tổ chức để đưa giải pháp nhằm điều chỉnh sai lệch, sửa chữa sai lầ m, từ đảm bảo cho tổ chức phát triển theo mục tiêu đề Thứ năm: Vai trò phối hợp Thơng qua chức lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiể m ta mà hoạt động quản lý biểu vai trò phối hợp Bản chất hoạt động quản lý nhằ m phối hợp nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực ) để có sức mạnh tổng hợp nhằm thực mục tiêu chung mà nỗ lực cá nhân làm 1.2 Quản lý nhân Nguồn lực người đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp hay tổ chức Do việc khai thác tốt nguồn lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp xã hội vấn đề quan trọng việc quản lý tổ chức doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi hiểu biết người nhiều khía cạnh, quan niệm người yếu tố trung tâm phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để người phát huy hết khả tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu tổ chức 1.2.1 Khái niệm Quản lý nhân hay quản lý nguồn nhân lực khai thác sử dụng nguồn nhân lực tổ chức hay công ty cách hợp lý hiệu Quản lý nhân áp dụng cho lĩnh vực, khơng riêng sản xuất kinh doanh 1.2.2 Những kỹ cần có quản lý nhân Kỹ chuyên môn Kỹ nhân Kỹ làm việc Kỹ giao tiếp Kỹ thuyết phục Khả chịu áp lực cao Kỹ giải vấn đề Kỹ thương thuyết Kỹ làm việc nhóm 10 Kỹ lắng nghe 11 Kỹ xử lý tình 12 Kỹ đọc vị tâm lý 1.3 Giới thiệu chung phần mềm Microsoft Excel Microsoft Excel phần mềm ứng dụng dùng để thiết lập bảng tính điện tử bảng thống kê, tốn, phần mềm xử lý bảng tính, … Trong file excel hay workbook có nhiều trang bảng tính (Sheet) Mặc định, Workbook tạo có Sheet Các Sheet đánh số từ Sheet1 đến Sheet3 Số lượng Sheet Workbook tùy thuộc vào nhớ cho phép Trong Sheet có 16,384 cột 1,048756 dòng (ở phiên office 2003 256 cột 65536 dòng) Hình 1.1 Giao diện làm việc Microsoft Excel 10 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có cơng với nước theo quy định pháp luật; Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phương, Uỷ ban nhân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; 14 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 117 Luật tổ chức HĐND&UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường việc bảo đảm thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị địa bàn; Thanh tra việc sử dụng đất đai tổ chức, cá nhân địa bàn phường theo quy định pháp luật; Quản lý bảo vệ sở hạ tầng kỹ thuật địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý hành vi vi phạm sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định pháp luật; Kiểm tra giấy phép xây dựng tổ chức, cá nhân địa bàn phường; lập biên bản, đình cơng trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo khơng có giấy phép, trái với quy định giấy phép báo cáo quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, định 15 2.2 Khái quát Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập 2.2.1.1 Chức năng: Đại diện, bảo vệ quyền bình đẳng, dân chủ, lợi ích hợp pháp, đáng phụ nữ, tham gia xây dựng Đảng, tham gia quản lý Nhà nước; Đoàn kết, tập hợp, tuyên truyền, giáo dục, vận động, tổ chức hướng dẫn phụ nữ thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, góp phần xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa 2.2.1.2 Nhiệm vụ: Tuyên truyền, vận động, giáo dục phụ nữ giữ gìn, phát huy phẩm chất đạo đức, truyền thống tốt đẹp dân tộc phụ nữ Việt Nam; tổ chức tạo điều kiệm để phụ nữ nâng cao nhận thức, trình độ, lực mặt, tích cực thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng gia đình no ấm, bình đẳng, tiến bộ, hạnh phúc Tham gia xây dựng, phản biện xã hội giám sát việc thực luật pháp, sách bình đẳng giới, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng phụ nữ, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước công tác phụ nữ tạo điều kiện để phụ nữ bình đẳng phát triển Tập hợp tầng lớp phụ nữ, phát triển hội viên, xây dựng tổ chức Hội vững mạnh, nâng cao chất lượng đội ngũ cán Hội đáp ứng u cầu thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước Đa dạng nguồn thu hợp pháp để xây dựng phát triển quỹ Hội bền vững, hỗ trợ hoạt động Hội Đoàn kết, hợp tác với phụ nữ nước, tổ chức, cá nhân tiến khu vực giới bình đẳng, phát triển hòa bình nhiệm vụ trọng tâm: Nâng cao nhận thức, trình độ, lực phụ nữ đáp ứng yêu cầu tình hình mới; xây dựng người phụ nữ Việt Nam có sức khoẻ, tri thức, kỹ nghề nghiệp, động, sáng tạo, có lối sống văn hố, có lòng nhân hậu Tham gia xây dựng, phản biện xã hội giám sát việc thực luật pháo sách bình đẳng giới Hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế, tạo việc làm, tăng thu nhập Hỗ trợ phụ nữ xây dựng gia đình no ấm, bình đẳng, tiến bộ, hạnh phúc Xây dựng, phát triển tổ chức Hội vững mạnh 16 Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế bình đẳng, phát triển hồ bình Các tiêu nhiệm kỳ Phấn đấu đến cuối nhiệm kỳ có 90% trở lên cán chủ chốt cấp Hội đạt chuẩn chức danh theo quy định; 100% chủ tịch, từ 80% phó chủ chủ tịch Hội phụ nữ sở 30% trở lên chi Hội trưởng đảng viên Hàng năm có 60% trở lên sở Hội đạt vững mạnh toàn diện; 30% trở lên sở Hội đạt tiêu chí khá; 100% sở Hội xây dựng hội viên nòng cốt; thu hội phí đạt từ 80% trở lên theo quy định; 100% sở Hội chi, tổ phụ nữ xây dựng quỹ Hội Hàng năm sở Hội, xây dựng từ - mơ hình tập hợp hội viên; 80% hộ gia đình có phụ nữ từ 18 tuổi trở lên có phụ nữ tham gia tổ chức Hội phụ nữ Phấn đấu đến cuối nhiệm kỳ phát triển hội viên tăng từ 5% trở lên so với đầu nhiệm kỳ; phát thẻ hội viên đạt 100% Phấn đấu từ 90% trở lên số hộ phụ nữ nghèo cấp Hội giúp đỡ nhiều hình thức, hộ nghèo phụ nữ làm chủ hộ giúp đỡ 100% có từ 40% trở lên nghèo Hàng năm Hội hỗ trợ từ 350 lao động nữ trở lên học nghề giới thiệu việc làm cho lao động nữ từ 1.500 trở lên Hàng năm, cấp Hội chọn 01 sách có liên quan đến bình đẳng giới để giám sát Phấn đấu 95% trở lên cán bộ, hội viên, phụ nữ cấp tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn đăng ký thực phong trào thi đua “Phụ nữ tích cực học tập, lao động sáng tạo, xây dựng gia đình hạnh phúc”, hàng năm có 70% trở lên đạt tiêu chuẩn Hàng năm có từ 90% hộ gia đình cán bộ, hội viên đăng ký thực vận động xây dựng gia đình “5 khơng, sạch” đạt gia đình văn hóa Hàng năm có 95% trở lên cán bộ, hội viên 80% trở lên phụ nữ tham gia hoạt động tuyên truyền, giáo dục Hội Hàng năm có từ 70% trở lên số hội viên, phụ nữ truyền thông, hỗ trợ kiến thức, kỹ để có hành vi ứng xử bảo vệ mơi trường chủ động ứng phó với biến đổi khí hậu 17 2.2.2 Cơ cấu tổ chức hội - Số chi hội trực thuộc: 37 chi hội (30 chi hội phụ nữ TDP 07 Chi hội phụ nữ trường học) - Tổng số tổ phụ nữ: 107 tổ - Tổng số hội viên: 3272 hội viên - Số uỷ viên BCH: 19 đồng chí; Uỷ viên BTV: đồng chí 2.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ hội viên Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập Để nghiên cứu xây dựng chương trình quản lý hồ sơ cơng chức phường Tân Lập nói riêng ngành nói chung theo kịp với phát triển vũ bão công nghệ thông tin với chủ chương cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước Hiện công việc quản lý hồ sơ thực số sổ sách lưu trữ cách thủ cơng Việc lưu trữ hình thức dễ làm liệu thất lạc giấy tờ quan trọng, nhập liệu dễ bị nhầm lẫn Do cần xây dựng chương trình giúp khắc phục lỗi cần thiết - Giải pháp nâng cao hiệu cho cán đoàn viên việc quản lý hồ sơ + Hiện việc lưu trữ đồn viên thực sổ sách lưu trữ cách thủ công Việc lưu trữ dễ làm liệu làm thất lạc giấy tờ quan trọng việc nhập liệu dễ nhầm lẫn Vì việc xây dựng phần mềm để quản lý công việc cần thiết + Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên excel để thực để quản lý hợp lý khắc phục khuyết điểm mà thao tác thủ công gặp phải Phần mềm giúp cho việc quản lý hồ sơ đoàn viên hoạt động phù hợp tiện ích - Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm + Phần mềm này, người sử dụng xem in thơng tin cần cách dễ dàng + Chương trình có khả tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ mà tạo đ ược dễ dàng triển khai đơn giản,thuận tiện sử dụng + Chương trình giúp quản lý tốt hồ sơ cán bộ, công chức - Nâng cấp, thay trang thiết bị cũ lạc hậu +Nâng cấp bổ sung phương tiện làm việc cán bộ, công chức gồm: tủ đựng hồ sơ, tài liệu 18 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ HỘI VIÊN TẠI HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ PHƯỜNG TÂN LẬP 3.1 Xây dựng quy trình quản lý hội viên Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập Thời Các bước thực Trách nhiệm Lưu đồ Biểu gian mẫu thực Các chi hội trưởng thu Bước hồ sơ lập 03/IID- danh sách KT Lập thành gửi hồ viên sơ hội viên Bộ phận tiếp Thiếu hồ sơ nhận thơng Bước tin (Phó Chủ Ngay sau tịch Hội Liên nhận hiệp phụ nữ yêu cầu Tiếpphường nhận Tân phảnLập) hồi thông Hội đồng xét tin Bước duyệt hồ sơ thông tin hộiĐủ viên Xác nhận thực yêu cầu thêmBộ hộiphận viên Bước Ngay sau 03/II- thực KT xong Ngay sau quản lý Lưu hồ sơ hội viên (Công chức Microsoft văn phòng – Excel thực xong yêu Thống kê) cầu 3.2 Mơ tả chương trình quản lý hội viên Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập 19 Việc quản lý hồ sơ cho UBND phường Tân Lập nói chung việc quản lý hồ sơ hội viên cho Hội Nơng dân nói riêng cần thiết quan trọng cán phụ trách quản lý hồ sơ Nhằm quản lý hoạt động thông tin cần thiết hội viên để đánh giá xếp loại thu quỹ hội viên Công việc cán quản lý việc bắt tình hình số lượng chất lượng hội viên cần thiết cần có quản lý cách khoa học đầy đủ xác chi hội Việc ứng dụng phần mềm excel để quản lý hồ sơ hội viên phù hợp giúp cho cán quản lý hội theo dõi thông tin hội viên Không việc tạo forms excel để thêm, chỉnh sửa xóa cách hợp lý đễ dàng sử dụng 3.2.1 Các thao tác Form để quản lý hồ hội viên Mở Forms: cần phải ấn vào bảng mà ta tạo Lưu ý nên bấm vào phần tiêu đề ấn nút Forms: Thêm liệu: - Với bảng chưa có liệu ta chọn bấm vào tiêu đề bảng chọn forms Khi ta thấy lên báo cho muốn chọn dòng làm tiêu đề ấn OK 20 Hình: Báo chọn tiêu đề - Thêm liệu :nhấn New nhập thông tin vào forms ấn New record Hình: Thêm liệu Tìm liệu: forms tạo chọn Criteria để tìm kiếm, nhập số văn đến sau nhấn enter tiến hàng sửa chữa forms Tìm liệu 21 Hình Tìm kiếm liệu Để xóa liệu : nhấn Delete Forms 3.2.2 Giao diện phần mềm quản lý hội viên Giao diện chương trình quản lý văn bản: Hình3.1 Giao diện chương trình Giao diện danh mục quản lý hội viên: Hình 3.2 Giao diện danh mục quản lý hội viên 22 Giao diện chức quản lý hội viên: Hình 3.3 Chức quản lý hội viên phường Tân Lập 3.3.2 Cách sử dụng chương trình Chương trình gồm 03 phần: - Trang chủ ( Chương trình chính) - Danh mục ( Danh mục ) - Quản lý hội viên * Cách sử dụng (1)Mở File Excel có chứa chương trình; Hình 3.4.Giao diện chương trình quản lý hội viên ( Trang chủ ) Trên giao diện ( Trang chủ) chương trình, kích vào biểu tượng: 23 Hình 3.5.Biểu tượng “chương trình quản lý hội viên’’ Để mở danh mục: Hình 3.6.Giao diện “danh mục’’ chương trình quản lý hội viên (2) Nhập Quản lý hội viên; Trên giao diện “ Danh mục ” chương trình quản lý hội viên, nhấn biểu tượng: Hình 3.7 Biểu tượng “Quản lý hội viên” 24 Để mở “danh sách hội viên” : Hình 3.8 Giao diện chức quản lý hội viên Các chức khác; - Để quay lại “Chương trình chính” ( Trang chủ), nhấn biểu tượng “ Trang chủ” màu trắng bên góc trái hình Hình 3.9 Biểu tượng quay chương trình 3.3 Đánh giá hiệu phần mềm Công nghệ thông tin đời dần đáp ứng nhu cầu cần thiết đời sống tương lai, mang nhiều lợi ích thiết thực cho người dần thay sức lao động, với thành tựu vượt trội công nghệ thông tin gúp người giải công việc nhanh chóng, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu cơng việc Vì việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng cần thiết Xây dựng chức cho chương trình quản lý hồ sơ cách ứng dụng Excel giúp: + Nâng cao hiệu xử lý công việc cán văn thư + Quản lý theo dõi hệ thống văn qua phần mềm + Tìm kiếm nhanh chóng kịp thời văn có yêu cầu + Giảm thiểu công sức, tăng hiệu công việc văn thư KẾT LUẬN 25 Thực tập sở trình tiếp thu học tập lý thuyết lớp sau năm thứ hai để vận dụng việc làm báo thực tập sở Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Đào tạo Thực phương châm trên, trường Đại Học Công nghệ thông tin Truyền thông tổ chức đợt thực tập sở tuần cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng Được đồng ý Nhà trường kết hợp với việc tìm hiểu thơng tin Hội Liên hiệp phụ nữ phường Tân Lập giúp đỡ Ths Vũ Xuân Nam, em hoàn thành đợt thực tập sở Quản trị Văn phòng Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em, giúp em trưởng thành học hỏi kinh nghiệm tiếp thu kiến thức nhiều Đó hội cho em bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên mơn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chun nghành mình, từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan Đó khoảng thời gian không dài đủ để em vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên ngành chọn Qua thời gian thực tập sở trường lớp em học hỏi nhiều điều, tham gia vào việc quản lý xây dựng toán ứng dụng phần mềm tin học vào cơng việc Qua q trình thực tập giúp em hiểu biết nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào công việc, giúp em hiểu vấn đề mà cần phỉ thực tham gia vào công việc quản lý khoa học Trong q trình thực tập, khơng tránh tránh khỏi sai sót, em có gặp phải sai sót q trình làm báo cáo em mong góp ý cho em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Thâm, (2012), Giáo trình thủ tục hành chính, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội [2] Nguyễn Đăng Hậu, (2010), Chính phủ điện tử, Nxb Thơng tin truyền thơng, Hà Nội [3] Thông tin liên tịch số 21/2015/TTLT-BKHĐT-BNV Bộ kế hoạch Đầu tư- Bộ Nội Vụ việc Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức sở kế hoạch Đầu tư thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phòng Tài – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [4] Thông Tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012/BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan [5] Giáo trình “Chuẩn quốc tế Mos Excel” 27 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017 Giảng viên hướng dẫn 28 ... phần: - Trang chủ ( Chương trình chính) - Danh mục ( Danh mục ) - Quản lý hội viên * Cách sử dụng (1)Mở File Excel có chứa chương trình; Hình 3.4.Giao diện chương trình quản lý hội viên ( Trang