Trong bối cảnh đất nước Việt Nam đã và đang hội nhập với nền kinh tế các nước trong khu vực và trên thế giới, đòi hỏi các cơ quan hành chính, đơn vị, tổ chức, các doanh nghiệp,…phải tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ và những kinh nghiệm quản lý đã được Quốc tế công nhận, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhằm tăng khả năng cạnh tranh, làm thỏa mãn khách hàng và phù hợp với các luật định. Trong xu thế phát triển chung đó, việc đổi mới phương thức điều hành hoạt động quản lý hành chính Nhà nước đang là một trong những nhiệm vụ trọng tâm.Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong quản lý hành chính nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của công chức và người lao động, nắm vững được các quy định pháp luật hiện hành và các quy định theo các thủ tục hướng dẫn công việc được soạn thảo và ban hành, đáp ứng yêu cầu của công dân, tổ chức; tạo ra được những cam kết về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính. Huyện ......là một Huyện Biên giới còn nhiều khó nên yêu cầu về CCHC và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát triển của Tỉnh. Góp phần vào công cuộc hội nhập quốc tế hiện nay của cả đất nước.Nhằm mục đích vận dụng các kiến thức đã học, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính trong thời gian hai tháng (10022014 – 4042014) và đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về mặt lý luận và thực tiễn của vấn đề này. Tôi đã lựa chọn tìm hiểu về nội dung “Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại HĐNDUBND Huyện ……
Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh đất nước Việt Nam hội nhập với kinh tế nước khu vực giới, đòi hỏi quan hành chính, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp,…phải tăng cường áp dụng tiến khoa học, công nghệ kinh nghiệm quản lý Quốc tế công nhận, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhằm tăng khả cạnh tranh, làm thỏa mãn khách hàng phù hợp với luật định Trong xu phát triển chung đó, việc đổi phương thức điều hành hoạt động quản lý hành Nhà nước nhiệm vụ trọng tâm Việc áp dụng ISO 9001:2008 quản lý hành nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm công chức người lao động, nắm vững quy định pháp luật hành quy định theo thủ tục hướng dẫn công việc soạn thảo ban hành, đáp ứng yêu cầu công dân, tổ chức; tạo cam kết sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành Huyện Huyện Biên giới cịn nhiều khó nên u cầu CCHC áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành nhà nước cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát triển Tỉnh Góp phần vào công hội nhập quốc tế đất nước Nhằm mục đích vận dụng kiến thức học, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành thời gian hai tháng (10/02/2014 – 4/04/2014) sâu tìm hiểu, nghiên cứu mặt lý luận thực tiễn vấn đề Tơi lựa chọn tìm hiểu nội dung “Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 HĐND-UBND Huyện ……” để thực báo cáo thực tập cuối khóa Nội dung báo cáo gồm hai phần: Phần một: Báo cáo tình hình thực tập Phần hai: Báo cáo chuyên đề thực tập SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… PHẦN MỘT: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP I KẾ HOẠCH THỰC TẬP Địa điểm thực tập: Văn phòng HĐND-UBND Huyện Tỉnh Thời gian thực tập: Từ ngày 10/2/2014 đến ngày 04/4/2014 Sinh viên thực tập: …………… .Kế hoạch thực tập: Thời gian Nội dung công việc - Báo cáo Văn phòng HĐND-UBND Huyện Tuần Từ ngày 10/2/2014 Đến ngày 14/2/2014 Tỉnh kế hoạch thực tập - Tìm hiểu chung cấu tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND-UBND Huyện Tỉnh - Bước đầu tìm hiểu cơng việc Phịng - Chọn đề tài báo cáo thực tập thuộc chuyên ngành quản lý công: “Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn Tuần Từ ngày 17/2/2014 Đến ngày 21/2/2014 TCVN ISO 9001:2008 Văn phòng HĐND-UBND Huyện Tỉnh " - Viết đề cương báo cáo thực tập - Chính thức bước vào cơng việc Phịng Tuần Từ ngày 24/2/2014 Đến ngày 28/2/2014 - Xem học hỏi cách làm việc cơ, chú, anh, chị Phịng - Đọc tài liệu liên quan chuyên đề thực tập Tuần Từ ngày 03/3/2014 Đến ngày 07/3/2014 - Tiếp tục công việc giao tuần Tuần Từ ngày 10/3/2014 Đến ngày 14/3/2014 - Thu thập số liệu thực trạng áp dụng HTQLCL SVTH :………… theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Văn phòng Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… HĐND-UBND Huyện Tỉnh - Tiến hành viết báo cáo thực tập Tuần Từ ngày 17/3/2014 Đến ngày 21/3/2014 - Thu thập thêm số liệu quan trọng cho chuyên đề Tuần Từ ngày 24/3/2014 Đến ngày 28/3/2014 - Tiếp tục công việc giao Phòng - Tiếp tục viết báo cáo - Viết báo cáo - Tiếp tục công việc giao Phịng - Hồn thành báo cáo nộp lên lãnh đạo Phòng xin ý Tuần Từ ngày 31/3/2014 Đến ngày 04/4/2014 kiến nhận xét - Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáo thực tập - Nộp báo cáo thực tập II Những công việc cụ thể - Trình giấy giới thiệu thực tập trường cho Chánh Văn phòng Huyện - Gặp gỡ làm quen với anh chị làm việc Phòng - Nhận nhiệm vụ để thực Phòng Nội vụ - Đọc công văn văn mà quan đơn vị khác gửi đến cho Phịng - Hướng dẫn người dân đến liên hệ cơng tác gặp cán có trách nhiệm để giải công việc - Tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ có người đến liên hệ làm việc với quan - Thực hành soạn thảo số văn định, cơng văn, tờ trình… - Đánh máy - Photo tài liệu SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… - Trực điện thoại quan III Kết thực tập: Kỹ Sau thời gian thực tập Văn phòng em học hỏi kỹ giao tiếp, ứng xử; kỹ soạn thảo văn cách thức làm việc mối quan hệ công tác với anh chị Văn phòng HĐND UBND huyện Kinh Nghiệm Qua thời gian thực tập, vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ hành mà cịn hội để tìm hiểu, so sánh khác biệt tương đối lý luận thực tiễn, qua q trình thực thi cơng vụ hoạt động QLHCNN với nhiều điều kiện, hoàn cảnh khác hiểu tính vừa nguyên tắc vừa linh hoạt hoạt động Vì vậy, thân cần phải tiếp xúc trải nghiệm với thực tế nhiều dựa sở lý thuyết trang bị Trường Những kiến nghị: Có thể nói đợt thực tập trang bị cho sinh viên học thực tiễn cộng với kiến thức học nhằm nâng cao kinh nghiệm tránh bị động tiếp xúc với công việc thực tế sau Tuy nhiên trình thực tập tồn số vấn đề : kinh nghiệm thực tiễn sinh viên cịn hạn chế quan thực tập cịn ngại giao việc cho sinh viên, đa số thời gian thực tập sinh viên quan sát chủ yếu, thiếu điều kiện cọ sát thực tiễn nhiều, em kính mong quan thực tập tạo nhiều điều kiện thuận lợi để sinh viên hoàn thiện lý thuyết kết hợp với thực hành cách tốt PHẦN HAI: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP I Tổng quan quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1 Chức SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… Văn phịng HĐND UBND huyện quan chun mơn, máy giúp việc Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Văn phòng HĐND UBND huyện tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phịng HĐND UBND huyện đơn vị có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định pháp luật 1.2.Nhiệm vụ quyền hạn: Trình Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, quý, tháng năm Ủy ban nhân dân huyện; đôn đốc, nhắc nhở quan chuyên mơn thuộc UBND huyện, quan có liên quan, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, thị trấn huyện việc thực tiến độ, bảo đảm mặt thời gian chương trình, kế hoạch công tác Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau phê duyệt Là quan tham mưu xác định quan chủ trì tham gia xây dựng chương trình, đề án, văn cho UBND huyện; quan thẩm định quy trình, nội dung đề án, văn quan chuyên môn, quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, xã, thị trấn tham mưu cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; phép trả lại cho quan tham mưu trường hợp tham mưu không đúng, không đầy đủ theo quy định đề nghị quan tham mưu cho hoàn chỉnh trước trình; quan thẩm định cuối tất SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… thể loại văn lĩnh vực kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phịng trước trình Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện điều phối hoạt động phối hợp quan hành Nhà nước địa phương thực nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng-an ninh theo định kỳ hàng tháng, quý, tháng, năm; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp quan chuyên môn thuộc UBND huyện với Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định pháp luật Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo để tham mưu việc lãnh đạo, đạo, điều hành Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất cho quan cấp tỉnh Huyện ủy theo quy định Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, ban Hội đồng nhân dân huyện, quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị báo cáo, đề án cho UBND huyện để trình Hội đồng nhân dân huyện báo cáo kỳ họp Hội đồng nhân dân, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân huyện tổ chức tốt kỳ họp Hội đồng nhân dân huyện, đợt tiếp xúc cử tri đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân huyện địa bàn huyện; có quyền u cầu quan chun mơn thuộc UBND huyện, quan có liên quan Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn báo cáo tình hình thực nghị quyết, định chủ trương Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh sở, ngành tỉnh; giúp cho Thường trực Hội đồng nhân dân huyện tổ chức làm việc, giám sát quan chuyên môn, quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn huyện Dự thảo cho Ủy ban nhân dân huyện, để Ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện ban hành nghị Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện; giúp Hội đồng nhân SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện, đoàn thể nhân dân cấp huyện quan, tổ chức tỉnh đóng địa bàn Được phép thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký thông báo kết làm việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; phép thừa lệnh ký giấy mời họp Chủ tịch UBND để mời thành phần tham dự họp huyện từ cấp sở, ngành tỉnh trở xuống Tổ chức công bố, truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, văn đạo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện văn quy phạm pháp luật cấp có liên quan; đề xuất vấn đề thuộc chủ trương, sách, biện pháp giải cơng việc để UBND, Chủ tịch UBND huyện giao cho quan liên quan tham mưu giao cho Văn phòng trực tiếp tham mưu trình UBND huyện định; thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện giao việc cho quan, đơn vị tiếp tục triển khai thực Quản lý thống việc ban hành văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; cơng tác văn thư, quản trị hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành Nhà nước Ủy ban nhân dân huyện; hướng dẫn cán văn phòng HĐND UBND xã, thị trấn quan chun mơn nghiệp vụ hành chính, cơng tác tin học quản lý Nhà nước địa phương; tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động HĐND UBND, Chủ tịch UBND huyện Quản lý tổ chức máy, biên chế, công chức, viên chức, tài sản, trang thiết bị, sở vật chất giao theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác HĐND, UBND Chủ tịch UBND huyện giao Cơ cấu tổ chức: Chánh Văn phòng SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… Phó Chánh Văn phịng Chun viên Văn phòng Chuyên viên Văn phòng Chuyên viên Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Chun viên Văn phịng Phó Chánh Văn phòng Chuyên viên Văn phòng Văn thư Văn phòng Chuyên viên Văn phòng Nhân Văn phòng HĐND & UBND huyện có 01 Chánh văn phịng 03 phó Chánh văn phịng; Các mối quan hệ Quan hệ Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy: - Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phịng Huyện ủy việc xây dựng chương trình cơng tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến nội dung cần đưa họp giao ban chung Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND UBND huyện; - Quan hệ phối hợp để có phân cơng Văn phịng việc nắm bắt tình hình mặt địa phương chuẩn bị nội dung cơng tác, dự án trình Thường trực Huyện ủy, HĐND UBND huyện; Quan hệ Văn phịng với quan chun mơn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn - Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp cơng tác hàng ngày với quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn để giúp Thường trực HĐND, UBND huyện nắm bắt hoạt động cấp, ngành; đôn đốc cấp, ngành, đơn vị thực Chỉ thị, Quyết định văn điều hành Thường trực HĐND UBND huyện; thực chế độ báo cáo theo quy định; Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND UBND xã, thị trấn, phòng ban, ngành, đơn vị phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp kịp thời, nhạy bén thông suốt SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… Quan hệ Văn phòng với Văn phòng HĐND Văn phòng UBND tỉnh - Văn phòng thường xuyên quan hệ với quan chun mơn trực thuộc Văn phịng HĐND Văn phịng UBND tỉnh để nắm bắt thông tin quản lý, tiếp nhận kinh nghiệm tiên tiến quản lý văn phòng, trang thiết bị đại văn phòng, quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác văn phịng Một số quy trình thủ tục quan thực tập 5.1.Quy trình giải văn đến, văn đi: 5.1.1.Quy trình giải văn đến: Tiếp nhận văn Xử lý văn 5.1.2 Mô tả Vào sổ theo dõi Gửi văn tới đơn vị, cá nhân 5.1.2.1.Tiếp nhận, đăng ký văn đến Cán Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn đến - Đối với văn thường: + Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn đến theo biểu mẫu , đồng thời scan văn nhập vào văn phòng điện tử quản lý văn đến, văn đến chuyển qua máy Fax qua mạng, CBVT phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn sau chuyển cho Lãnh đạo văn phòng xử lý văn đến + Văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải ưu tiên bóc bì trình Lãnh đạo văn phịng giải kịp thời + Văn bì thư ghi rõ tên người nhận chuyển thẳng cho người + Mọi văn đến đóng dấu “ĐẾN” lề bên trái, phía trang đầu văn bản, mực đỏ; vào Sổ văn đến, trình Lãnh đạo văn phòng xem xét, đạo thực - Đối với văn mật: + Văn bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật” cán văn thư bóc bì thư, vào sổ văn đến “mật” theo biểu mẫu , sau chuyển Lãnh đạo văn phòng xem xét, đạo thực (không thực scan văn bản) 5.1.2.2 Xem xét đạo thực : - Lãnh đạo văn phòng trực tiếp xử lý văn đến bút phê văn để phân phối văn SVTH :………… Page Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… đến phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm xử lý văn 5.1.2.3 Chuyển văn - CBVT nhận văn đến từ Lãnh đạo văn phịng để phơ tơ nhân bản, phơtơ xong Văn thư chuyển cho phịng đơn vị, cá nhân theo đạo Lãnh đạo văn phòng Các phòng đơn vị, cá nhân ký nhận văn Sổ chuyển giao Văn thư, với văn cần chuyển mạng điện tử, văn thư vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng cá nhân theo bút phê Văn đến quan ngày chuyển không 01 ngày, không để chậm Trường hợp Văn thư chuyển nhầm văn không người giải người nhận văn chuyển trả lại văn thư để chuyển nơi giải Các văn giấy chuyển đến phòng, cá nhân liên quan đơn vị, cá nhân có trách nhiêm bảo quản lưu trữ Còn văn chuyển đường điện tử văn thư lưu giữ văn giấy 5.1.2.4 Thực xử lý văn đến - Bộ phận/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, thực văn đến theo đạo Lãnh đạo văn phòng, kể văn thường văn mật 5.1.2.5 Lưu hồ sơ - Bộ phận/Cá nhân thực hiện/lưu giữ văn giải theo quy định - Sổ văn đến thường, sổ văn đến mật lưu trữ Bộ phận Văn Thư thời gian 01 năm, sau chuyển lưu trữ 5.2 Quy trình quản lý văn 5.2.1 Lưu đồ Soạn thảo văn 5.2.2 Mô tả Kiểm tra nội dung văn Chỉnh sửa Kiểm tra thể thức văn Duyệt ký nháy Xử lý văn văn thư 5.2.2.1 Soạn thảo văn + Đối với văn thường: - Cán phân công tiến hành soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung SVTH :………… Page 10 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… Đánh giá chất lượng nội công cụ hữu hiệu nhà quản lý nhằm kiểm tra hoàn thiện hệ thống chất lượng đơn vị Những người đào tạo cán có lực uy tín quan Các chuyên gia thực công việc xuyên suốt trình làm việc đơn vị Họ thay mặt cho Lãnh đạo đơn vị giám sát, kiểm tra, đánh giá báo cáo kết việc áp dụng, trì hệ thống quản lý chất lượng quan a/ Mục đích : Đào tạo kiến thức quản lý chất lượng phương pháp đánh giá chất lượng nội hệ thống trước sau cấp chứng nhận b/Thời gian học : 01 ngày c/Đối tượng số lượng học viên : Đối tượng học viên : - Lãnh đạo quan - Lãnh đạo phòng ban, cán chủ chốt Số lượng học viên : - Từ 20 đến 25 người d/ Địa điểm học : Tại hội trường quan e/Nội dung chương trình đào tạo : - Một số thuật ngữ, định ngĩa khái niệm chung đánh giá chất lượng nội - Quyền hạn chất lượng chuyên gia đánh giá chất lượng nội - Phương pháp lập kế hoạch đánh giá - Các bước chuẩn bị đánh giá - Quá trình đánh giá - Báo cáo đánh giá, việc cần làm kết thúc đánh giá - Hành động khắc phục, phòng ngừa Trách nhiệm Bên Tư Vấn : - Bổ nhiệm chuyên gia đào tạo đánh giá chất lượng nội SVTH :………… Page 25 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… - Chuẩn bị tài liệu, công cụ trợ giảng cần thiết - Chuẩn bị nội dung đào tạo tài liệu cho học viên Trách nhiệm UBND huyện : - Cử cán tham gia - Bố trí địa điểm học - Photo tài liệu phân phát tài liệu cho học viên Bước : Lập kế hoạch tổ chức đợt đánh giá nội Mục đích : - Kiểm tra tính phù hợp hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng - Đánh giá mức độ phù hợp với hoạt động thực tế quan - Cải tiến khắc phục phòng ngừa Trách nhiệm Bên Tư Vấn : - Tiến hành đánh giá mẫu cho quan - Chuyên gia tư vấn hướng dẫn phối hợp với chuyên gia đánh giá chất lượng nội quan thực đánh giá nội cho phòng ban, để tìm điểm phù hợp khơng phù hợp hệ thống Sau đưa biện pháp khắc phục, phịng ngừa nhằm hồn chỉnh Hệ thống quản lý chất lượng đơn vị Trách nhiệm UBND huyện : - Cử chuyên gia đánh giá chất lượng nội đào tạo phối hợp với tư vấn đánh giá nội - Đưa đề xuất khắc phục cải tiến - Giám sát việc thực hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Chuẩn bị đánh giá chứng nhận Bước : Khắc phục sau đánh giá SVTH :………… Page 26 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… Cuối đợt đánh giá, đoàn đánh giá đưa vấn đề tồn tài cần khắc phục Các phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để tồn Trên sở hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng Bước : Xem xét lãnh đạo Lãnh đạo đơn vị xem xét định kỳ hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống ln thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực Đây yêu cầu nêu Điều khoản 5.6 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Xem xét lãnh đạo cần bao quát vấn đề sau : - Kết đánh giá chất lượng - Phản hồi khách hàng - Việc triển khai trình phù hợp sản phẩm / kết công việc quản lý - Việc thực hoạt động khắc phục, phòng ngừa - Các hoạt động triển khai từ họp đợt xem xét trước - Những thay đổi có ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng - Các khuyến nghị cải tiến Cho đến trước chứng nhận, Lãnh đạo quan họp xem xét lãnh đạo bao gồm đầy đủ nội dung GIAI ĐOẠN V: Đánh giá, chứng nhận hệ thống giám sát, trì, cải tiến sau chứng nhận Bước : Lựa chọn quan đánh giá chứng nhận Lựa chọn quan đánh giá, chứng nhận tiến hành trước đánh giá chứng nhận 1tháng ( Bao gồm thu thập thông tin liên quan đến quan chứng nhận, làm đơn xin chứng nhận, ký hợp đồng chứng nhận ) Bước : Chuẩn bị đánh giá chứng nhận SVTH :………… Page 27 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… UBND huyện với Bên Tư vấn hoàn thành thủ tục giấy tờ với Cơ quan chứng nhận Khắc phục dứt điểm điểm không phù hợp phát đợt đánh giá nội chuẩn bị sẵn sàng để tiến hành đánh giá thức Bước : Đánh giá chứng nhận Sau khắc phục xong điểm không phù hợp phát qua đợt đánh giá nội bộ, tập hợp lưu trữ đầy đủ hồ sơ đánh giá nội bộ, hồ sơ xem xét lãnh đạo quan, hoàn tất thủ tục đăng ký đánh giá chứng nhận,ơc quan thống với quan chứng nhận thời điểm đánh giá chứng nhận thức Đánh giá chứng nhận quan chứng nhận thực Trong trình đánh giá chứng nhận Bên Tư vấn tham gia với tư cách quan sát viên Bước : Khắc phục sau đánh giá chứng nhận Ban đạo ISO Cơ quan phối hợp với Bên Tư vấn tổ chức thực hành động khắc phục điểm không phù hợp (nếu có) phát đợt đánh giá chứng nhận thức lập báo cáo kết thực biện pháp khắc phục để gởi đến quan chứng nhận Sau xác nhận kết khắc phục có hiệu lực, quan với Bên Tư vấn tập hợp hồ sơ gởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (là quan có thẩm quyền định chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo quy định Quyết định 17/2006/QĐ-BKHCN) 1.3 Kết thực hiện: Sau thời gian thực áp dụng HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động UBND huyện ban hành danh mục tài liệu HTQLCL tương ứng với tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001 :2008 UBND huyện: SVTH :………… Page 28 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… TCVN STT Tên tài liệu 01 Sổ tay chất lượng STCL 4.2.2 Ban ISO 02 Chính sách chất lượng CSCL 5.3 Ban ISO 03 Mục tiêu chất lượng năm 2013 UBND huyện Phịng Mã hiệu MTCL 04 Mơ tả vị trí cơng việc Lãnh đạo UBND huyện MTCV 01 05 Mơ tả vị trí cơng việc Văn phịng UBND huyện MTCV 02 06 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Lao động Thương binh xã hội Mơ tả vị trí cơng việc phịng Tư pháp MTCV 04 08 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Kinh tế hạ tầng MTCV 05 09 Mô tả vị trí cơng việc phịng Nơng nghiệp Phát MTCV 06 10 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Giáo dục đào tạo MTCV 07 11 Mô tả vị trí cơng việc phịng Tài kế hoạch MTCV 08 12 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Tài ngun Mơi trường 5.4.1 Ban ISO/ phòng VP 5.5 Và phòng ban liên quan MTCV 09 13 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Nội vụ MTCV 10 14 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Thanh tra huyện MTCV 11 15 Mơ tả vị trí cơng việc phịng Văn hóa thơng tin MTCV 12 16 Quy trình kiểm sốt tài liệu QT 01 4.2.3 17 Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT 02 4.2.4 18 Quy trình đánh giá chất lượng nội QT 03 8.2.2 19 Quy trình kiểm sốt không phù hợp QT 04 8.3 SVTH :………… Bộ phận MTCV 03 07 triển nông thôn 9001:2008 Ban ISO Page 29 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… 20 Quy trình hành động khắc phục QT 05 8.5.2 21 Quy trình hành động phịng ngừa QT 06 8.5.3 22 Quy trình họp xem xét Lãnh đạo QT 07 5.6 VP 2.3 Ưu điểm Thứ nhất: việc áp dụng HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành quan làm nâng cao tính cơng khai, minh bạch thủ tục hành hoạt động quan công quyền, tận tụy phục vụ nhân dân, tạo niềm tin nhân dân - Thứ hai: hồ sơ giao dịch hành giải luật, hạn đối tượng (từ tiếp nhận “hồ sơ hợp lệ, hợp pháp” đến giao kết cuối cùng) cam kết; thủ tục quy trình hành đơn giản, tinh gọn, thuận tiện nhằm giảm phiền hà cho cá nhân tổ chức - Thứ ba, tăng cường trách nhiệm cán bộ, công chức thực phụ trách Mảng ISO quy định rõ ràng - Thứ tư: Kiểm soát tài liệu kiểm soát hồ sơ tốt Hệ thống văn qui phạm pháp luật liên quan tới lĩnh vực hồ sơ ứng với vụ việc giải thu thập, xếp, mã hóa, lưu giữ đơn vị chức năng…Tình trạng tài liệu, hồ sơ để phân tán, thất lạc, không cập nhật kịp thời khắc phục đáng kể, thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng - Thứ năm: Giúp đơn vị chuẩn hóa quy trình, thủ tục hành chính; trách nhiệm, tiến độ thực cơng việc cán cơng chức quản lý, kiểm sốt chặt chẽ; HTQLCL đánh giá theo định kỳ cải tiến phù hợp, góp phần nâng cao cơng tác cải cách thủ tục hành 2.4 Nhược điểm - Thứ : Việc thấu hiểu yêu cầu tiêu chuẩn ISO lĩnh vực hoạt động quan nhiều hạn chế, chưa chủ động nguồn lực, việc triển khai mở rộng xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 kết hợp với Đề án 30 Chính phủ chưa đơn vị áp dụng SVTH :………… Page 30 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… đầy đủ chưa chuyển đổi hệ thống tài liệu phù hợp mơ hình khung Bộ Khoa học Công nghệ - Thứ hai: Nhận thức HTQLCL ISO số cán công chức hạn chế, chưa quen với khái niệm, quy trình hệ thống; cịn quen nếp cũ, chưa thực quy trình soạn thảo, chẳng hạn quên ghi chép biểu mẫu ghi chép chưa đầy đủ…nên trình vận hành hệ thống số đơn vị nhiều điểm chưa phù hợp so với yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng ISO - Thứ ba: Tình hình nhân có nhiều thay đổi, cán đào tạo, am hiểu hệ thống ISO điều chuyển đến vị trí cơng tác khác, q trình triển khai áp dụng gặp nhiều khó khăn - Thứ tư: Một số quy trình theo tiêu chuẩn quy trình quản lý nội chưa áp dụng đầy đủ (Ví dụ: Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT02, Quy trình kiểm sốt tài liệu QT01, Quy trình kiểm sốt khơng phù hợp QT04, Quy trình hành động khắc phục QT05, Quy trình hành động phịng ngừa QT06,…) - Thứ năm: Một số quy trình tác nghiệp phịng chun mơn đến chưa áp dụng đầy đủ vào thực tế công việc, chưa phát sinh hồ sơ: - Thứ sáu: Chưa tiến hành tổ chức khảo sát hài lòng tổ chức, cá nhân theo TCVN ISO 9001:2008 - Thứ bảy : Một số phòng chưa lập lập không đầy đủ danh mục tài liệu nội bộ, danh mục tài liệu bên , danh mục hồ sơ - Thứ tám: Việc xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu phòng ban chưa tn thủ đầy đủ theo quy trình kiểm sốt tài liệu , quy trình kiểm sốt hồ sơ 2.5 Nguyên nhân - Nhiều cán công chức tăng cường cho công tác quản lý chất lượng phải đảm đương cơng việc chun mơn nên thời gian dành giải hồ sơ hành chính, lại thường xuyên bị thay đổi nên hệ thống vận hành khó khăn - Các thủ tục hành số đơn vị nhiều khâu, quy trình thực hiện, tài liệu kèm theo khơng ít, lặp lặp lại, nên việc áp dụng ISO không mang lại hiệu quả; kinh phí đánh giá giám sát trì hàng năm SVTH :………… Page 31 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… chậm trễ; sở hạ tầng chưa đồng nên việc thực thủ tục liên quan đến cấp phép trực tuyến cịn gặp khó khăn Giải pháp kiến nghị 3.1 Giải pháp - Cần tổ chức khóa hội thảo, tập huấn nhằm nâng cao kiến thức cho cán công chức - Triển khai áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 quy trình theo kết phê duyệt thủ tục cải cách hành UBND huyện - Khơng minh bạch hóa biểu mẫu giấy tờ mà hoạt động giải thủ tục hành phải đưa vào quy trình, quy định rõ thời gian giải cụ thể Cùng đó, nhiệm vụ cán cơng chức công đoạn phân định rõ ràng việc phân định góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm lẫn thái độ phục vụ đội ngũ cán bộ, công chức 3.2 Kiến nghị - Cần nghiên cứu phổ biến nội dung tài liệu Hệ thống QLCL cho CBCC UBND huyện nắm rõ để triển khai thực áp dụng hệ thống vào thực tế; - Các Phòng liên quan nhanh chóng khắc phục hồn thiện nội dung không phù hợp phát đợt đánh giá nội lần (có phiếu báo cáo khơng phù hợp kèm theo); - Trong q trình thực cần đóng góp ý kiến với ban ISO nhằm sửa đổi, hoàn thiện hệ thống tài liệu phù hợp với hoạt động UBND huyện - Để việc xây dựng, áp dụng trì hệ thống ISO có hiệu quả, đơn vị cần thực có tâm nỗ lực cao từ phía lãnh đạo cán công chức đơn vị thực - Cần tiếp tục đầu tư sở vật chất trang thiết bị cho phận cửa đơn vị sở; đẩy nhanh việc áp dụng công nghệ thông tin tiếp nhận, xử lý hồ sơ, phục vụ tra cứu thủ tục hành chính, tra cứu việc giải hồ sơ tổ chức, công dân SVTH :………… Page 32 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… KẾT LUẬN Thực tiễn cho thấy hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 giải pháp tốt, mang tính tiên tiến (tiếp cận theo q trình, tạo điều kiện để xử lí cơng việc có hệ thống, chủ động, sáng tạo…) hỗ trợ đắc lực cho quan hành nhà nước tạo dựng phương thức quản lí, phương pháp làm việc khoa học, hợp lí Quán triệt tinh thần đạo Tỉnh, UBND huyện nói chung phịng ban nói riêng, phối hợp với quan, tổ chức có liên quan triển khai thực nghiêm túc định, thị việc áp dụng HTQLCL ISO quan hành nhà nước, chủ động xây dựng ban hành kế hoạch quản lý thực tốt giai đoạn.góp phần đáp ứng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, ổn định trị địa bàn huyện Sau hai tháng thực tập Văn phịng HĐND-UBND huyện , tơi ứng dụng phần kiến thức học vào thực tế làm quen với mơi trường hành chính, đồng thời đúc kết nhiều kinh nghiệm thực tiễn, nhờ mà tơi có nhìn đầy đủ xác hành cơng CCHC nước nhà SVTH :………… Page 33 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỘT: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP I Kế hoạch thực tập II Những công việc cụ thể III Kết thực tập: Kỹ Kinh Nghiệm Những kiến nghị .4 PHẦN II: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP I.Tổng quan quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1 Chức .5 1.2.Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Nhân Các mối quan hệ .8 Một số quy trình thủ tục quan thực tập 5.1.Quy trình giải văn đến, văn đi: .9 SVTH :………… Page 34 Báo cáo thực tập GVHD: Ths………………… II.Tổng quan chuyên đề báo cáo 12 Cơ sở lý luận 12 1.1 Khái quát về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 12 Thực trạng tác áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 UBND huyện : 16 2.1 Về phạm vi, lĩnh vực áp dụng HTQLCL TCVN ISO 9001:2008: 16 2.2 Các giai đoạn triển khai thực hiện: .18 2.3 Ưu điểm 31 2.4 Nhược điểm 32 2.5 Nguyên nhân 33 Giải pháp kiến nghị 33 3.1 Giải pháp .33 3.2 Kiến nghị .33 KẾT LUẬN SVTH :………… Page 35 Báo cáo thực tập SVTH :………… GVHD: Ths………………… Page 36 Báo cáo thực tập SVTH :………… GVHD: Ths………………… Page 37 ... lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 12 Thực trạng tác áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 UBND huyện : 16 2.1 Về phạm vi, lĩnh vực áp dụng HTQLCL. .. hiện: Sau thời gian thực áp dụng HTQLCL TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động UBND huyện ban hành danh mục tài liệu HTQLCL tương ứng với tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001 :2008 UBND huyện: SVTH :…………... để ? ?áp ứng cho nhiều mục tiêu Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 c) Khái quát Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008: - Ngày 14/11 /2008, ISO thức công bố tiêu chuẩn