Một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xưởng , tổ sản xuất

Trong nền kinh tế thị trường , thực hiện chính sách của Đảng – Nhà nước -Quốc hội đề ra trong những năm gần đây .Nhất là đạI hội lần thứ 9 đã nêu “Đến năm 2010 nước ta cơ bản hoàn thành CNH_HĐH để phát triển hội nhập vào nền kinh tế thế giới , tiếp thu những khoa học tiến bộ thế giới .Để năng cao vị thế nước CNXHCN Việt Nam dưới vai trò lãnh đạo toàn diện về mọi mặt của Đảng .Xây dựng một nền kinh tế XHCN : Nền kinh tế hành hoá nhiều thành phần vận động theo xu thế thị trường có sự đièu tiết và quản lý vĩ mô của nhà nước XHCN Việt Nam “ Vừa qua nước ta đã ký kết song hiệp định thương mại song phương với hoa kỳ , trong những năm tới nước ta mở cửa hàng rào thuế quan trong khu vực năm 2003 và hội nhập WTO vào năm 2005 . Đây là một trong những yếu tố nhất thiết phải đẩy nhanh , đẩy mạnh , có tính chất toàn diện CNH_HĐH . Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, khi đã bước vào thương trường đều phải chịu một sự cạnh tranh khốc liệt không những của các doanh nghiệp trong nước mà cả các doanh nghiệp mà cả các doanh nghiệp nước ngoài với bề dày và kinh ngiệm hơn hẳn chúng ta. Để hạn chế nhứng rủi ro trong kinh doanh và đem lại cho doanh ngiệp của mình những thành công thì điều quan trọng nhất là phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phù hợp, hoạt động linh hoạt, hiệu quả đủ mạnh để có thể đương đầu với những khó khăn do nền kinh tế thị trường đem đến. Chính vì tầm quan trọng đó của bộ máy quản lý doanh nghiệp, sau một thời gian nghiên cứu và đi thực tế ở Công ty Cơ khí Hà Nội. Em đã quyết định chọn đề tài : “ Một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xưởng , tổ sản xuất” để làm chuyên đề tốt nghiệp

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trờng , thực hiện chính sách của Đảng Nhà nớc -Quốc hội đề ra trong những năm gần đây .Nhất là đạI hội lần thứ 9 đã nêu Đến năm 2010 n ớc ta cơ bản hoàn thành CNH_HĐH để phát triển hội nhập vào nền kinh tế thế giới , tiếp thu những khoa học tiến bộ thế giới .Để năng cao vị thế nớc CNXHCN Việt Nam dới vai trò lãnh đạo toàn diện về mọi mặt của Đảng .Xây dựng một nền kinh tế XHCN : Nền kinh tế hành hoá nhiều thành phần vận động theo xu thế thị trờng có sự đièu tiết và quản lý vĩ mô của nhà nớc XHCN Việt Nam Vừa qua nớc ta đã ký kết song hiệp định thơng mại song phơng với hoa kỳ , trong những năm tới nớc ta mở cửa hàng rào thuế quan trong khu vực năm 2003 và hội nhập WTO vào năm 2005 . Đây là một trong những yếu tố nhất thiết phải đẩy nhanh , đẩy mạnh , có tính chất toàn diện CNH_HĐH . Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, khi đã bớc vào thơng trờng đều phải chịu một sự cạnh tranh khốc liệt không những của các doanh nghiệp trong nớc mà cả các doanh nghiệp mà cả các doanh nghiệp nớc ngoài với bề dày và kinh ngiệm hơn hẳn chúng ta. Để hạn chế nhứng rủi ro trong kinh doanh và đem lại cho doanh ngiệp của mình những thành công thì điều quan trọng nhất là phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phù hợp, hoạt động linh hoạt, hiệu quả đủ mạnh để có thể đơng đầu với những khó khăn do nền kinh tế thị trờng đem đến. Chính vì tầm quan trọng đó của bộ máy quản lý doanh nghiệp, sau một thời gian nghiên cứu và đi thực tế ở Công ty Cơ khí Hà Nội. Em đã quyết định chọn đề tài : Một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xởng , tổ sản xuất để làm chuyên đề tốt nghiệp Kết cấu đề tài bao gồm ba phần. 1 + Phần I : Một số vấn đề lý luận về quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. + Phần II : Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công Ty Cơ Khí Hà Nội. + Phần III : Một vài kiến nghị nhằm xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý ở Công Ty Cơ Khí Hà Nội. 2 Phần I: Một số lý luận chung về quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. I. khái niệm về quản lý và bộ máy quản lý. 1. Khái niệm. Quản lý là một hoạt động cần thiết trong tắt cả các lĩnh vực của đồi sống con ngời , bất kể là nhóm chính thức hay nhóm không chính thức ,nhóm nhỏ hay nhóm lớn , gia đình hay các đoàn thể tổ chức xã hội, bất kể nội dung , mục đích của nhóm đó là gì . Về nội dung, thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không hẳn nh nhau. Theo Mary Follet: quản lý là nghệ thuật khiến công việc đợc thực hiện thông qua ngời khác . một số nghiên cứu khác lại cho rằng, quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn tác động của con ngời nhằm đạt đợc mục tiêu của tổ chức . C.Mác cho rằng quản lý là chức năng đặc biệt đợc nẩy sinh từ tinh chất xã hội lao động .Ông viết : Bất kỳ một lao động xã hội hay cộng đồng nào đợc tiến hành trên quy mô tơng đối lớn cũng đều có sự quản lý, nó xác lập mối quan hệ hài hoà giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện những chức năng chung nhất, xuất phát từ việc vận động của toàn bộ cơ cấu sản xuất (khác với sự vận động của từng bộ phận riêng rẽ trong nền sản xuất ấy). Một nghệ sỹ chơi đàn chỉ cần phải có chính mình , nhng một giàn nhạc hay thì cần phải có nhạc trởng. Từ đó ta có thể hiểu : quản lý là sự tác động liên tục , có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống nhằm đa hệ thống đến mục tiêu trong điều kiện môi trờng luôn biến động . Qua các khái niệm trên cho ta thấy: 3 - Quản lý đợc tiến hành trong một tổ chức hay một nhóm xã hội, tức là hoạt động quản lý chỉ cần thiết và tồn tại đối với một nhóm ngời.Còn đối với một cá nhân, hoạt động quản lý là không cần thiết, anh ta tự điều khiển mọi hoạt động của chính mình. - Quản lý gồm việc chỉ huy và tạo điều kiện cho ngời khác thực hiện công việc và đạt đợc mục đích của nhóm. ở bất kỳ đơn vị kinh tế nào đều có thể coi là một hệ thống quản lý, gồm chủ thể quản lý và đối tợng quản lý hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý . Bộ phận bị quản lý bao gồm các hệ thống phân xởng, các bộ phận sản xuất, hệ thống máy móc thiết bị , các phơng pháp công nghệ . Nói tóm lại , ở đâu có sự hợp tác phân công lao động, có sự tham gia lao động của con ngời thì cho dù quy mô lớn hay nhỏ cũng đều có sự quản lý nhằm có đợc năng suất lao động chung cao hơn, đạt đợc mục tiêu đã đề ra với chi phí thấp nhất. Nh vậy, thực chất của quản lý là quản lý con ngời và tập thể con ngời trong cùng một hệ thống. 2 . Vai trò quản lý. Quản lý nói chung và quản lý kinh tế nói riêng có những vai trò hết sức quan trọng . - Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động của một hệ thống ( một tổ chức, một doanh nghiệp hoặc của cả một nền kinh tế .). Việc tổ chức công tác quản lý một cách có khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc giảm chi phí quản lý và nâng cao năng suất lao động. Điều đó đồng thời là cũng là mong muốn của bất kỳ tổ chức, hệ thống nào. - Đảng ta cũng đã nhận thức đợc rõ vai trò của công tác quản lý kinh tế và Đảng đã đã xác định : việc tăng cờng sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác quản lý kinh tế từ trung ơng đến cơ sở, việc tăng cờng công tác quản lý kinh tế 4 Nhà Nớc là điều kiện quyết định thắng lợi của công cuộc khôi phục và phát triển nền kinh tế của đất nớc ta . -Việc làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho ngời lao động phát huy đợc khả năng sáng tạo của mình. Trong môi trờng làm việc với một cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ, đảm bảo sự công bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm cho ngời lao động , thì ngời lao động sẽ ý thức đợc rõ hơn những quyền lợi và trách nhiệm của họ, giúp cho ngời lao động yên tâm công tác và tận tâm cống hiến hết khả năng của mình cho công việc, qua đó tạo nên một hệ thống mạnh, phát huy đợc những u điểm của hệ thống, đa hệ thống đạt đến những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất . Trong điều kiện của nớc ta hiện nay, cùng với việc tiến hành công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc nâng cao trình độ quản lý từ trung ơng đến địa phơng là điều rất cần thiết, không thể duy trì mãi kiểu quản lý cũ theo cơ chế cũ lạc hậu, kìm hãm sự phát triển của các thành phần kinh tế . Sự thay đổi về lợng của nền kinh tế tất yếu đòi hỏi sự thay đổi về chất tơng ứng, một trong những yếu tố đó là trình độ quản lý phải đợc hiện đại hoá và mang tính khoa học cao hơn nữa. Kinh nghiệm ở tất cả các nớc đã và đang phát triển trên thế giới cho thấy, công tác quản lý đóng một vai trò quyết định đối với từng thành tựu đạt đợc của mỗi quốc gia trong quá trình phát triển kinh tế. Sự phát triển, tăng trởng của nền kinh tế đều phải luôn đi đôi với sự hoàn thiện và phát triển của công tác quản lý, đó là một điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công trên con đờng phát triển kinh tế của mỗi quốc gia trên thế giới . II . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp . 1 . Khái niệm và mục đích tổ chức bộ máy quản lý . Nếu hiểu một cách khái quát nhất thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phản ánh hình thức và sự cấu tạo bên trong của một hệ thống. 5 Khái niệm này cho thấy muốn nghiên cứu và xây dựng bộ máy quản trị nào đó không thể không xuất phát từ việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống đó. Vậy thực chất cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì? Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá và có những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và mục đích chung đã đợc xác định của doanh nghiệp . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá và có những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với các cá nhân, với các phân hệ của cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các thông tin rõ ràng, chính xác. Nó giúp ta xác định cơ cấu quyền lực của tổ chức. Các bộ phận cấu thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy phải là các bộ phận chuyên môn có trình độ đợc sắp xếp theo một thứ tự cấp bậc nhất định. Nói tóm lại, tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp chính là nhằm đảm bảo sự vận hành của bộ máy quản lý và không tách rời mục tiêu nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời, yếu tố cơ bản của lực lợng sản xuất, thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của doanh nghiệp và nó là nhân tố hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh. Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò, nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện sao cho họ có thể cộng tác với nhau một cách thống nhất để đạt các mục tiêu của doanh nghiệp 6 2 . Một số yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp . Cơ chế thị trờng tác động trực tiếp đến sự hình thành của cả hệ thống tổ chức quản lý doanh nghiệp. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thay đổi căn bản về phơng thơng thức sản xuất kinh doanh theo kiểu tự xây dựng mục tiêu, chiến l- ợc và nhiệm vụ, thờng xuyên thích ứng với sự thay đổi của thị trờng. Những yêu cầu đối với sự thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là : - Đảm bảo tính tối u của cơ cấu bộ máy quản trị . - Phải thiết kế hệ thống chức năng phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị tr- ờng. Trên cơ sở đó xác định những nhiệm vụ linh hoạt thay đổi theo sự biến động của trị trờng - Xây dựng mô hình tổ chức đảm bảo sự thích ứng linh hoạt, thông tin thông suốt và những quyết định quản lý có hiệu lực cao nhất. Đồng thời cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng nh ngoài trị trờng. - Tổ chức quản lý phải huy động đợc sức mạnh tiềm tàng của lao động quản lý cũng nh những trang thiết bị kỹ thuật cần thiết để bộ máy quản lý hoạt động tốt, đặt ra những thách thức kích thích khả năng sáng tạo và tính năng động của cán bộ quản lý. - Tổ chức bộ máy quản lý phải tạo điều kiện đa kỹ thuật và công nghệ mới áp dụng vào công tác quản lý của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, làm cho bộ máy quản lý theo kịp trình độ phát triển của thế giới. - Đảm bảo nghiêm túc chế độ một thủ trởng. Thực chất của chế độ mội thủ trởng là quyền quyết dịnh một vấn đề thuộc về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức hành chính, đời sống . trong phạm vi doanh nghiệp và từng bộ phận đợc trao cho một ngời. Mọi ngời trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh của thủ trởng. 7 Việc tiến hành chế độ một thủ trởng là tất yếu bởi vì xuất phát từ tính biện chứng giữa tập trung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ với mọi ngời. Xuất phát từ yêu cầu của nền sản xuất công nghiệp chính xác là từ những quyết định, những mối quan hệ xã hội trong phân công xã hội, phân công lao động chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc, tất yếu dẫn đến hợp tác hoá lao động và bất kỳ một sự trục trặc nào trong hợp tác sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác quản lý có các chức danh thủ tr- ởng, vị trí, mối quan hệ trong các chức danh này Bảng 1 : Chức năng , vị chí thủ trởng và mối quan hệ giữa chúng . STT Chức danh thủ trởng Vị trí từng chức danh Phạm vi phát huy tác dụng Ngời phát huy tác dụng Ngời dới quyền 1 Giám đốc Thủ trởng cao nhất trong doanh nghiệp Toàn bộ doanh nghiệp Các phó giám đốc Mọi ngời trong doanh nghiệp 2 Quản đốc Thủ trởng cao nhất trong phân xớng Toàn bộ phân xởng Các phó quản đốc Mọi ngời trong phân x- ởng 3 Đốc công Thủ trởng cao nhất trong ca làm việc Tòan ca làm việc Không Mọi ngời làm việc trong ca 4 Tổ trởng Thủ trởng cao nhất trong tổ Toàn tổ Tổ phó Mọi ngời làm việc rong tổ 5 Thủ trởng các phòng chức năng Thủ trởng cao nhất trong các phòng ban Toàn phòng ban Phó phòng Mọi ngời làm việc trong phòng 3. Các kiểu cơ cấu tổ chức cơ bản. Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những u điểm, nhợc điểm và đợc áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định. 8 3.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến. Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức thực hiện theo một đờng thẳng. Ngời thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp. Ngời phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn và kết quả công việc của những ngời dới quyền mình. *Ưu điểm : - Dễ thực hiện chế độ một thủ trởng . - Mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên do đó tăng cờng đợc trách nhiệm cá nhân. - Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh . *Nhợc điểm : - Tình trạng quá tải đối với cấp quản lý . - Dựa quá nhiều vào các nhà quản lý, dễ gặp khủng hoảng khi nhà quản lý không làm đợc việc . - Không chuyên môn hoá, mỗi nhà quản lý làm rất nhiều công việc khác nhau nh tài vụ, tổ chức, kế toán. - Cha tận dụng đợc tài năng của những ngời dới quyền. 9 Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến 3.2. Cơ cấu trực tuyến, chức năng. Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xởng, các bộ phận sản xuất. *Ưu điểm: - Tạo điều kiện đào tạo chuyên gia trẻ - Tạo điều kiện cho các chuyên gia đóng góp những công việc cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. - Giải phóng cho các cấp quản lý. *Nhợc điểm : - Nếu không có quyền hạn thì gây nên hỗn độn nh mô hình chức năng. - Hạn chế mức độ sử dụng kiến thức của chuyên viên. - Tạo ra xu hớng tập trung đối với nhà quản lý cấp cao, cơ chế này trong thực tế không bao giờ tồn tại mà thờng xuyên bị vi phạm vì: + Xu hớng có sự tăng trởng của các đơn vị chức năng với các đơn vị trực tuyến. + Trên thực tế các quyết định trên đều có tham mu Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu thực tuyến, chức năng 10 Lãnh đạo doanh nghiệp nghiêệpnghiệp Lãnh đạo tuyến sản xuất I Lãnh đạo tuyến sản xuất II 1 2 n 1 2 n