MỘT số GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN tốt chương trình ISO 9000 tại bộ công nghiệp;

PHẦN MỞ ĐẦU Trong những năm qua nền kinh tế Việt Nam có sự chuyển biến rõ rệt. Tỷ trọng các ngành nông nghiệp giảm mạnh, tỷ trọng các ngành công nghiệp và dịch vụ tăng nhanh. Quá trình chuyển dịch kinh tế phải kể đến sự đóng góp rất lớn của ngành công nghiệp Việt Nam trong đó vai trò chủ đạo của sự phát triển ngành là Bộ Công nghiệp. Tính đến nay, Bộ Công nghiệp đã có trên 50 năm hình thành và phát triển. Đây là Bộ được đánh giá là trẻ, năng động, sáng tạo và tạo nên nhiều bước đột phá quan trọng. Năm 2005 dưới sự lãnh đạo của Bộ Công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành đạt 416.863 tỉ đồng, tăng 17,2% so với năm 2004. Công tác quản lý của Bộ đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Nhiều đề tài nghiên cứu ở Bộ đã được chuyển sang trình dự án để triển khai. Bộ cũng đã đẩy mạnh các hoạt động xây dựng và rà soát, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch các ngành công nghiệp; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường công tác quản lý, công tác giám sát và đánh giá đầu tư trong hoạt động xây dựng; xây dựng và triển khai thực hiện chương trình tiết kiệm chống lãng phí có kết quả (năm 2005 các khối đơn vị sản xuất tiết kiệm được 1.230 tỷ đồng); đẩy mạnh việc hoàn thiện cơ chế quản lý, giám sát và hoạt động tài chính doanh nghiệp nhằm tháo gỡ kịp thời những vướng mắc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn; thực hiện công tác thanh tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư kịp thời. Bộ đã tập trung đẩy mạnh công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước, đã có quyết định xác định gía trị doanh nghiệp cho 105 doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp cổ phần hoá; tổ chức xét duyệt và chuyển sang công ty cổ phần cho 100 đơn vị đạt 149% kế hoạch năm 2005 và tăng 10% so với cùng kỳ năm trước. Đẩy mạnh công tác hợp tác quốc tế với các tổ chức quốc tế và các nước khác, tham gia tích cực vào các cuộc đàm phán gia nhập WTO; thực hiện tốt công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo. Có được những thành tích nổi bật đó là do kết quả thực hiện khá hiệu quả chương trình cải cách hành chính của Bộ đề ra. Mục tiêu của chương trình cải cách của Bộ là “thực hiện từng bước hiện đại hoá nền hành chính nhà nước phục vụ cho quá trình quản lý và phát triển sản xuất”. Để thực hiện được mục tiêu quan trọng đó Bộ đã có bước đột phá trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và cải tạo môi trường làm việc áp dụng theo chương trình 5S của Nhật Bản. Bên cạnh đó, ngày 27022004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ban hành QĐ 325QĐTCCB thành lập Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp. Sau hơn một năm triển khai và thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, Bộ Công nghiệp đã có những thay đổi cơ bản trong công tác tổ chức, sắp xếp các chế độ làm việc và đạt nhiều thành tựu to lớn. Đây là Bộ đầu tiên của Việt Nam được cấp tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001. Tuy nhiên, chương trình ISO khi áp dụng vào Việt Nam còn là một điều mới mẻ, vì vậy khi triển khai thực hiện ở Bộ cũng gặp không ít khó khăn về năng lực, thói quen của đội ngũ cán bộ, công chức những người trực tiếp thực thi chương trình này. Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được và đưa ra một số kiến nghị trong việc triển khai chương trình, trong bài viết của mình, em xin chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt quy trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp Việt Nam”. Việc nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho sinh viên thấy được những thành tựu quan trọng của việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời phát huy trí sáng tạo của sinh viên trong việc tìm tòi những sáng kiến mới để thực hiện tốt quy trình này.

PHẦN MỞ ĐẦU Trong năm qua kinh tế Việt Nam có chuyển biến rõ rệt Tỷ trọng ngành nông nghiệp giảm mạnh, tỷ trọng ngành cơng nghiệp dịch vụ tăng nhanh Q trình chuyển dịch kinh tế phải kể đến đóng góp lớn ngành cơng nghiệp Việt Nam vai trò chủ đạo phát triển ngành Bộ Cơng nghiệp Tính đến nay, Bộ Cơng nghiệp có 50 năm hình thành phát triển Đây Bộ đánh giá trẻ, động, sáng tạo tạo nên nhiều bước đột phá quan trọng Năm 2005 lãnh đạo Bộ Công nghiệp, giá trị sản xuất cơng nghiệp tồn ngành đạt 416.863 tỉ đồng, tăng 17,2% so với năm 2004 Công tác quản lý Bộ đạt thành tựu đáng khích lệ Nhiều đề tài nghiên cứu Bộ chuyển sang trình dự án để triển khai Bộ đẩy mạnh hoạt động xây dựng rà soát, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch ngành công nghiệp; hệ thống văn quy phạm pháp luật; tăng cường công tác quản lý, công tác giám sát đánh giá đầu tư hoạt động xây dựng; xây dựng triển khai thực chương trình tiết kiệm chống lãng phí có kết (năm 2005 khối đơn vị sản xuất tiết kiệm 1.230 tỷ đồng); đẩy mạnh việc hoàn thiện chế quản lý, giám sát hoạt động tài doanh nghiệp nhằm tháo gỡ kịp thời vướng mắc tạo điều kiện cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn; thực công tác tra, phê duyệt toán vốn đầu tư kịp thời Bộ tập trung đẩy mạnh công tác xếp, đổi doanh nghiệp nhà nước, có định xác định gía trị doanh nghiệp cho 105 doanh nghiệp phận doanh nghiệp cổ phần hoá; tổ chức xét duyệt chuyển sang công ty cổ phần cho 100 đơn vị đạt 149% kế hoạch năm 2005 tăng 10% so với kỳ năm trước Đẩy mạnh công tác hợp tác quốc tế với tổ chức quốc tế nước khác, tham gia tích cực vào đàm phán gia nhập WTO; thực tốt công tác tra, giải khiếu nại tố cáo Có thành tích bật kết thực hiệu chương trình cải cách hành Bộ đề Mục tiêu chương trình cải cách Bộ “thực bước đại hố hành nhà nước phục vụ cho trình quản lý phát triển sản xuất” Để thực mục tiêu quan trọng Bộ có bước đột phá việc xây dựng sở hạ tầng cải tạo môi trường làm việc áp dụng theo chương trình 5S Nhật Bản Bên cạnh đó, ngày 27/02/2004 Bộ trưởng Bộ Cơng nghiệp ban hành QĐ 325/QĐ-TCCB thành lập Ban đạo triển khai chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 quan Bộ Công nghiệp Sau năm triển khai thực việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, Bộ Công nghiệp có thay đổi cơng tác tổ chức, xếp chế độ làm việc đạt nhiều thành tựu to lớn Đây Bộ Việt Nam cấp tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 Tuy nhiên, chương trình ISO áp dụng vào Việt Nam điều mẻ, triển khai thực Bộ gặp khơng khó khăn lực, thói quen đội ngũ cán bộ, công chức- người trực tiếp thực thi chương trình Để tiếp tục phát huy kết đạt đưa số kiến nghị việc triển khai chương trình, viết mình, em xin chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm thực tốt quy trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp Việt Nam” Việc nghiên cứu đề tài giúp cho sinh viên thấy thành tựu quan trọng việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời phát huy trí sáng tạo sinh viên việc tìm tòi sáng kiến để thực tốt quy trình Trong phạm vi báo cáo, em xin chọn chương trình ISO 9000 đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu quan Bộ Công nghiệp Việt Nam Báo cáo hoàn thành dựa văn quy phạm pháp luật Nhà nước, Bộ Công nghiệp, báo cáo Bộ quan trọng tổng hợp kiến thức tìm tòi trải nghiệm thân em trình thực tập Bộ Cơng nghiệp Ngồi phần mở đầu kết luận, báo cáo chia thành chương: Chương I : Khái quát Bộ Công nghiệp Việt Nam; Chương II : Lý luận chung Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Chương III : Công tác triển khai thực chương trình ISO 9000 Bộ Cơng nghiệp; Chương IV : Một số kiến nghị nhằm thực tốt chương trình ISO 9000 Bộ Cơng nghiệp PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ BỘ CƠNG NGHIỆP I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BỘ CƠNG NGHIỆP VIỆT NAM Cơng nghiệp Việt Nam ngành có 60 năm hình thành phát triển Kể từ đời nay, sản lượng tồn ngành khơng ngừng tăng nhanh chiếm tỷ trọng lớn kinh tế quốc dân Từ nước Việt Nam tuyên bố độc lập, Đảng Nhà nước ta trọng đến việc thiết lập máy quản lý kinh tế quốc dân Tại kỳ họp thứ năm Quốc hội khoá I ngày 20 tháng 09 năm 1955 nước Việt Nam dân chủ cộng hồ phê chuẩn đời Bộ Cơng thương- tiền thân Bộ Công Nghiệp sau Cùng với trình lịch sử dân tộc, Bộ Cơng Nghiệp có 50 năm tồn phát triển Tuy nhiên giai đoạn lịch sử Bộ lại có tên gọi cấu tổ chức khác Bộ Công nghiệp giai đoạn đổi đất nước tái lập theo Nghị kỳ họp thứ ngày 21 tháng 10 năm 1995 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX (trên sở hợp ba Bộ : Bộ công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ, Năng lượng) II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG CỦA BỘ CƠNG NGHIỆP Vị trí, chức Bộ Cơng nghiệp quy định rõ Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 Chính phủ Theo Bộ Cơng nghiệp quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước công nghiệp, bao gồm : khí, luyện kim, điện, lượng mới, lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khống sản, hố chất (bao gồm hố dựơc), vật liệu nổ cơng nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm công nghiệp chế biến khác phạm vi nước; quản lý nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Cơ cấu tổ chức Bộ công nghiệp bao gồm tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức nghiệp trực thuộc Bộ: Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước: a Vụ Cơ khí, Luyện kim Hoá chất; b Vụ Năng lượng Dầu khí; c Vụ Cơng nghiệp tiêu dùng thực phẩm; d Vụ Kế hoạch; e Vụ Tài chính- Kế tốn; f Vụ Khoa học, Cơng nghệ; g Vụ hợp tác quốc tế; h Vụ Pháp chế; i Vụ Tổ chức cán bộ; j Cục Công nghiệp địa phương; k Cục Kỹ thuật an tồn cơng nghiệp; l Thanh tra; m Văn phòng Các Tổ chức nghiệp thuộc Bộ: a Viện Nghiên cứu chiến lược, sách cơng nghiệp; b Viện Nghiên cứu Cơ khí; c Viện Nghiên cứu Mỏ Luyện kim; d Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học – Tự động hoá; e Viện Công nghệ thực phẩm; f Viện nghiên cứu Dầu thực vật – Tinh dầu – Hương liệu – Mỹ g Trung tâm Tin học; h Báo Công nghiệp ViệtNam; i Tạp chí Cơng nghiệp phẩm; Ngồi ra, Bộ Cơng nghiệp có hệ thống trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, đào tạo nghề tổ chức nghiệp khác IV QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Quy chế làm việc Bộ thực theo định số 2514/QĐ-VP ngày 02/10/2003 Bộ trưởng Bộ Cơng nghiệp Trong đó: Ngun tắc làm việc Bộ: Bộ Cơng nghiệp quan Chính phủ, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, đề cao tinh thần tập thể, khuyến khích phát huy lực trách nhiệm cá nhân công việc Một người, đơn vị giao thực nhiều việc Mỗi việc giao cho đơn vị người chịu trách nhiệm thực Đơn vị, cá nhân giao chủ trì giải cơng việc phải tổ chức, phối hợp, huy động nguồn lực để hoàn thành công việc Các đơn vị xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động sở bàn bạc, trao đổi, tham khảo ý kiến với đơn vị, nhân có liên quan để định tự chịu trách nhiệm Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, đơn vị phối hợp có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với đơn vị chủ trì để hồn thành tốt cơng việc chung Bộ Thực phối hợp công tác trao đổi thông tin Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng đơn vị giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đựoc pháp luật quy định Chế độ trách nhiệm: Bộ trưởng chịu trách nhiệm chung hoạt động Bộ chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng, Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Bộ Thứ trưởng giúp Bộ trưởng đạo số lĩnh vực công tác thuộc chức quản lý Nhà nước Bộ theo phân công Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng pháp luật nhiệm vụ phân công Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ chất lượng, hiệu quả, tiến độ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị tiến độ, chất lượng, hiệu tong cơng việc giao Ngồi trách nhiệm quy định Khoản 1,2,3,4 Điều này, cán bộ, cơng chức có nghĩa vụ thực quy định pháp luật cán bộ, công chức; quy định quan Bộ kỷ luật lao động, phòng chống cháy nổ, trật tự an tồn, vệ sinh mơi trường; thực nếp sống văn minh văn hoá sở CHƯƠNG II LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 I KHÁI NIỆM VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000: Khái niệm Tổ chức ISO có tên đầy đủ The International Organization for Standardization thành lập hoạt động từ ngày 23/02/1947, thành viên tổ chức tiêu chuẩn quốc gia trăm nước giới Trụ sở ISO đặt Geneve (Thụy Sỹ) ISO tổ chức phi phủ Nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu xây dựng, cơng bố tiêu chuẩn (khơng có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác Gần hiểu tổ chức thành lập nhằm xúc tiến thương maị quốc tế cách đặt tiêu chuẩn quốc tế Ngoài tiêu chuẩn sản phẩm ISO đưa tiêu chuẩn quản lý chất lượng môi trường: ISO 9000; ISO 14000; ISO 16000 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm tiêu chuẩn đơn lẻ : ISO 9000 : 2000, ISO 9001 : 2000, ISO 9004 : 2000, ISO 19011 : 2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ln sốt xét ban hành phiên hàng năm Cho đến hai lần soát xét cho đời phiên bản: - Phiên ISO 9000 vào năm 1987 quy định chất lượng nội hệ thống chất lượng (QC- Quality Control), tức quản lý chất lượng nội doanh nghiệp - Phiên thứ hai vào năm 1994 ISO 9000 bao gồm ISO 9001- 1994, ISO 9002 – 1994 ISO 9003 – 1994 Bộ tiêu chuẩn xây dung sở phiên quy định kỹ bảo đảm chất lượng (QA- Quality Assurance) Phiên nhằm vào nhà sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm thị trường, làm cho khách hàng tin tưởng - Phiên thứ ba vào năm 2000 bao gồm ISO 9000 ISO 9001 quy định quản lý chất lượng (QM- Quality Management) Khác với phiên nhận thông tin phản hồi từ khách hàng sản xuất theo yêu cầu khách hàng sản xuất theo yêu cầu khách hàng ISO 9000 phiên ba áp dụng không doanh nghiệp, mà cho tất loại hình tổ chức khác Như Thái Lan, ISO 9000 áp dụng bệnh viện, trường trung học phổ thông Đối với trường trung học phổ thông mục tiêu chất lượng tỷ lệ học sinh thi đậu vào trường đại học tiếng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp tổ chức nhiều loại hình, quy mơ áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hệ thống mở, tuỳ theo tổ chức áp dụng mà đưa sách chất lượng Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng phương pháp quản lý doanh nghiệp tổ chức việc quản lý chất lượng sản phẩm khơng phải việc tiêu chuẩn hố sản phẩm Phân loai: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên năm 2000 gồm tiêu chuẩn chủ yếu sau: - Bộ ISO 9000:2000 – Mô tả sở hệ thống quản lý chất lượng quy định thuật ngữ cho hệ thống quản lý chất lượng - Bộ ISO 9001:2000 – Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Bộ ISO 9001: 2000 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức (Thay cho ISO 9001/9002/9003: 94) - Bộ ISO 9004: 2000 – Hướng dẫn cải tiến việc thực hệ thống quản lý chất lượng 10 Trưởng ban đạo triệu tập chủ trì phiên họp định kỳ tháng lần.Ban đạo bên tư vấn kiểm điểm tình hình triển khai thực chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Cơ quan Bộ; Họp bất thường Ban đạo Trưởng ban đạo Phó trưởng ban đạo uỷ quyền định triệu tập vào yêu cầu thực tế ủy viên đề nghị; Các Uỷ viên Ban đạo tham dự đầy đủ họp Ban Trường hợp khơng tham mưu gửi ý kiến văn gửi qua mạng nội vấn đề có liên quan; Các họp Ban đạo, tình hình cơng việc mời chun gia giúp việc tham dự; Hàng tuần, cuộchọp giao ban Bộ, Uỷ viên thường trực báo cáo Trưởng ban Chỉ đạo phó trưởng ban đạo uỷ vquyền tình hình triển khai thựchiện chương trình đơn vị đề xuất, kiến nghị vấn đề vướng mắc Chế độ thông tin báo cáo Báo cáo định kỳ theo hàng tháng hàng tuần, Uỷ viên Ban đạo thựchiện nhiệm vụ báo cáo, thông tin tinh fhình triển khai thực chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đơn vị phụ trách, Tổ chuyên viên giúp việc Bao đạo tổng hợp báo cáo Báo cáo đột xuất: Khi có vấn đề đột xuất phát sinh ngồi phạm vi chức nhiệm vụ phân công, uỷ viên Ban đạo Trưởng Tổ chuyên viên giúp việc phải báo cáo với Ban đạo Phó trưởng ban Chỉ đạo đòng thời đề xuất giải Thành tựu đạt a) Về việc thực hiện, triển khai quy trình: 23 Sau xây dựng quy trình vào hoạt động thời gian, Bộ Công nghiệp tiến hành đánh giá trạng hệ thống quản lý chất lượng quan bao gồm Văn phòng , Thanh tra Vụ chức trực thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước vào tháng 3/2004 Qua việc đánh giá, Trung tâm suất ưu điểm số tồn việc thực Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Bộ Trung tâm cho nhiều hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 chưa xây dựng Ví dụ Bộ chưa xây dựng ban hành sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng, đánh gia chất lượng nội Từ 46 quy trình ISO đựơc xây dựng năm 2004, đến tháng 7/2005, Cơ quan Bộ xây dựng 52 quy trình 46 quy trình tác nghiệp quy trình hệ thống Đó hệ thóng văn quản lý chất lượng sau: Sổ tay chất lượng Chính sách mục tiêu chất lượng Quy định Chi tiêu nội Quy trình Quản lý tài liệu Quy trình Xem xét lãnh đạo hệ thống chất lượng Quy trình Đánh giá chất lượng nội Quy trình Xử lý cơng văn đến Quy trình Cải tiến chất lượng Quy trình Nghiên cứu chế, sách phát triển ngành cơng nghiệp Quy trình Cấp giấy phép XNK tiền chất sử dụng lĩnh vực công nghiệp Quy trình Thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư ngành cơng nghiệp Quy trình Cấp giấy phép sản xuất thuốc điếu 24 Quy trình Cấp giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Quản lý hồ sơ Quy trình Lập chương trình tra, kiểm tra thực chương trình Quy trình Tiếp dân Quy trình Xử lý khiếu nại, tố cáo Quy trình Quản lý đầu tư xây dựng dự án điện độc lập Quy trình Cấp giấy phép hoạt động điện lực Quy trình Tổ chức quản lý kinh phí hành nghiệp Quy tình Quản lý tài sản công hoạt động mua sắm, lý điều chuyển tài sản đơn vị trực thuộc Bộ Quy trình Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tổng hợp tình hình tài doanh nghiệp Quy trình Ra Quyết định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hố Quy trình Quyết tốn kinh phí hành nghiệp Quy trình Tổ chức, nghiên cứu, dự báo xu hướng xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế Quy trình Giải thủ tục đồn Quy trình Cấp hạn ngạch xuất nhập nguyên liệu sản xuất vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Tổ chức thực xúc tiến đầu tư nước ngồi xúc tiến thương mại quốc tế Quy trình Xây dựng xúc tiến dự án FDI Quy trình Soạn thảo đàm phán ký kết điều ước quốc tế hội nhập kinh tế quốc tế Quy trình Tuyển sinh trường Cao đẳng, THCN trực thuộc Bộ 25 Quy trình Xây dựng giao kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hàng năm cho đơn vị Quy trình Thi tuyển công chức đơn vị thuộc Bộ Quy trình Xây dựng văn quy phạm pháp luật Bộ Quy trình Phổ biến giáo dục pháp luật Quy trình Mua sắm tài sản Trong số quy trình có quy trình chung mà cán bộ, công chức quan Bộ phải nắm vững để thực Ví dụ : Quy trình quản lý tài liệu (QT02), quy trình quản lý hồ sơ (QT 12) , quy trình đánh giá chất lượng nội (QT 04) Các quy trình tác nghiệp xây dựng theo phương châm cửa, giảm thủ tục hành chính, điển hình quy trình : Quy trình cấp giấy phép hoạt động điện lực (QT17), Quy trình cấp giấy phép xuất nhập tiền chất sử dụng lĩnh vực công nghiệp (QT 08), Quy trình cấp hạn ngạch nhập, xuất nguyên liệu sản xuất vật liệu nổ công nghiệp (QT 24), Quy trình tiếp dân (QT 15) Mỗi quy trình minh hoạ sơ đồ đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng Mục tiêu chất lượng Bộ : Hiện đại hoá Cơ quanBộ, áp dụng tiến khoa học ký thuật, công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cung cấp nhanh chóng, xác hiệu dịch vụ cho khách hàng Các quy trình đưa lên mạng nội để cán bộ, công chức quan thực Ngồi ra, khách ngồi quan đến cơng tác tự tìm hiểu khai thác quy trình ISO 9000 thơng tin cần thiết khác hình cảm ứng nối mạng đặt tiền sảnh quan Bộ b) Chương trình 5S Chương trình 5S nội dung hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà quan Bộ Công nghiệp triển khai Theo Quyết định số 612/QĐ-VP Bộ trưởng Bộ Cộng nghiệp trưởng ban 26 đạo 5S Cơ quan Bộ Ở Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ tổ chức tổ chuyên viên giúp việc để triển khai chương trình 5S 5S chữ đầu tiếng Nhật “SERI”, ‘SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU”và”SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc “và “sẵn sàng” Bộ Cơng nghiệp tổ chức lớp bồi dưỡng nội dung 5S cho tồn thể cán bộ, cơng chức quan, định người có trách nhiệm tham gia Ban đạo triển khai hoạt động 5S Trên sở quy định đề 5S, Bộ thực chương trình 5S đạt thành tựu sau: Thực Seiri- Sàng lọc Bộ tiến hành sàng lọc văn giấy tờ tạo không gian hữu dụng hiệu quả, loại bỏ thứ không cần thiết làm việc Thực Seiton- Sắp xếp Việc xếp tài liệu Bộ theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra với nguyên tắc; Vào trước trước; Mỗi đồ vật bố trí vị trí riêng; Nhận biết đồ vật vị trí qua hệ thống nhãn, thẻ nhận biết; Đặt đồ vật cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm; Đặt đồ vật cho dễ lấy dễ vận chuyển; Để riêng đồ vật chuyên dụng với đồ vật dùng chung Các vật dụng dùng thường xuyên đặt gần người sử dụng; Tài liệu vật dụng tuyệt đối khơng để tủ, sàn nhà; Những trang thiết bị cũ, hỏng phải giao nộp Phòng Quản trị để lý tiêu huỷ; 27 10 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành Quyết định quy định việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan nhằm giảm bớt diện tích chiếm chỗ làm việc; 11 Từng bước trang thiết bị văn phòng (bàn, tủ, giá đựng tài liệu…) thống toàn quan theo kiểu dáng thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn ISO; 12 Các văn quy phạm pháp luật, văn quản lý nhà nước quan quản lý nhà nước chuyên ngành, Bộ công nghiệp đưa lên mạng tin học nội quan để người sử dụng, khai thác nhằm giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ; 13 Thành lập tủ sách phòng đọc quan (giao phòng lưu trữ làm đầu mối) để cung cấp thơng tin cần thiết cho cán bộ, công chức làm việc; giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ nguyên tắc tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức; 14 Lên kế hoạch dẹp bỏ bàn nước, giảm bớt tiếp khách phòng làm việc, tổ chức nơi uống nước, hút thuốc, tiếp khách vào địa điểm định; 15 Quy định thống vị trí xếp đặt trang thiết bị bàn làm việc cho cán công chức; 16 Cán bộ, công chức lĩnh vực phải thông thạo phần việc biết việc người khác để thay cần thiết Đảm bảo công chức vắng mặt đồng nghiệp phải biết tài liệu giải để chỗ nào; Cán bộ, công chức trang bị file tài liệu ngăn xếp theo trình tự 1,2,3 (hoặc tương ứng với màu đỏ, vàng ,xanh): khoang 1(hoặc màu đỏ) đựng tài liệu giải quyết; khoang (hoặc màu vàng) đựng tài liệu giải xong, khai thác tra tìm; khoang (hoặc màu xanh) đựng tài liệu giải xong, tra 28 tìm cần nộp vào lưu trữ quan Tài liệu xếp bàn làm việc chuyên viên theo trình tự từ ngồi, từ trái qua phải 29 Thực Seiso- Sạch Mọi ngưòi quan thực vệ sinh nơi làm việc hàng ngày đến 10 phút, loại bỏ thứ không cần thiết ngày, không để lưu đến ngày hôm sau Từng phòng làm việc phải lập lịch biểu phân công người trực nhật hàng ngày Vào cuối chiều thứ hàng tuần tổng vệ sinh toàn quan Cơ quan hợp đồng thuê công ty chuyên trách có kinh nghiệm chun mơn vệ sinh bảo dưỡng nội thất thực vệ sinh trụ sở quan theo lịch xác định Xây dựng thói quen không vứt rác thường xuyên, làm vệ sinh nơi làm việc Thực Seiketsu- Săn sóc Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc mức độ cao nhằm trì ngăn nắp nơi làm việc Bộ Công nghiệp thực quy định lịch làm vệ sinh hàng ngày, hàng tuần; tăng cường kiểm tra chéo đơn vị quan để học tập, rút kinh nghiệm, đánh giá việc thực vệ sinh ngăn nắp công sở quan Thực Shitsuke- Sẵn sàng Đây mục tiêu Bộ Công nghiệp hướng tới nhằm làm cho người thực 5S cách tự giác thói quen Đến nay, qua thời gian thực chương trình ISO 9000, Bộ Cơng nghiệp có nhiều chuyển biến rõ rệt: Các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ xây dựng chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc khoa học, cán bộ, công chức làm việc theo chức năng, nhiệm vụ quy định, suất lao động bước nâng cao Chế độ báo cáo công tác tuần, tháng, quý thành nếp Môi trường làm việc quan cải thiện rõ rệt Tại phòng làm việc hồ sơ tài liệu xếp lưu khoa học, môi trường làm việc xây dựng cách sẽ, thoáng đãng Tại tầng làm việc xây dựng phòng nước với hệ 30 thống sở vật chất đầy đủ đảm bảo không gian tốt cho giải lao sau làm việc căng thẳng Hệ thống máy móc Bộ bảo quản định kỳ đảm bảo vận hành liên tục Công tác làm vệ sinh Bộ thực tốt Tất tài liệu không cần thiết đem hệ thống máy huỷ ban công Tại xây dựng ý thức không vứt rác bừa bãi bàn phòng làm việc Đội ngũ nhân viên dọn vệ sinh Bộ làm việc hiệu tiết kiệm đựoc lớn thời gian cho cán bộ, công chức vào việc dọn dẹp vệ sinh c) Về công tác chuẩn bị nguồn lực cần thiết cho việc thực quy trình c.1) Cơng tác cán bộ: Các chun viên Bộ thường xuyên đựơc cử học lớp kiến thức văn bản, quản lý hành Học viện Hành Quốc gia, đảm bảo nắm bắt nhanh chóng đòi hỏi cải cách hành nhà nước c.2) Về sở hạ tầng: Hiện toàn Bộ kết nối 100% mạng Lan, mạng diện rộng Chính phủ, đảm bảo thơng tin nhanh chóng chất lượng đến tận tay cán bộ, công chức Tại phận văn thư trang bị máy in kim in laze, có hệ thống máy phô tô máy quét tốc độ cao Hệ thống giá sách, bìa hồ sơ để tài liệu đạt tiêu chuẩn trang bị đầy đủ Việc áp dụng quy trình ISO 9000 tiến hành cách thường xuyên, liên tục trở thành thói quen hệ thống kiến thức cần thiết nhận thức cán bộ, công chức quan Việc triển khai thực chức quản lý nhà nước công nghiệp đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định Chính phủ Bộ ương đối tốt, 31 có lưu công việc thực Bộ thiết lập máy quản lý gọn,tinh có trình độ, nhiệt tình làm tảng tốt cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Các quy trình ISO 9001 : 2000 quy trình mở, ln bổ sung, sửa đổi cho phù hợp hệ thống chất lượng quốc tế, gắn liền với nhiệm vụ cải cách hành quan Bộ Thơng qua cơng tác đánh giá thực trạng quan để đề mức độ phù hợp yếu tố hệ thống chất lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 để xác định giải pháp, tiến độ xây dựng triển khai thực Công tác kiểm tra, theo dõi chất lượng văn Bộ ln tiến hành thường xun có nhiều đạo kịp thời việc sửa chữa thiếu sót công tác xây dựng ban hành văn Đến tháng 7/2005, Bộ mời Đoàn đánh giá Trung tâm Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục Đo lường chất lượng để tiến hành đánh giá thức làm thủ tục cấp chứng chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Đoàn đánh giá đưa kết luận : Cơ quan Bộ Công nghiệp đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 có đủ điều kiện để cấp chứng phù hợp với tiêu chuẩn Những tồn trình thực chương trình ISO 9000 Bộ Công nghiệp Cùng với thành tựu đạt trình thực ISO 9000, Bộ số hạn chế sau: Chưa quy định rõ, đầy đủ văn nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu lực cán chủ chốt đơn vị Việc quản lý tài liệu, văn pháp quy, quy phạm pháp luật quy định công văn, giấy tờ hồ sơ đơn vị chưa thực khoa học hợp lý Trang thiết bị, hệ thống sở vật chất chưa thật đầy đủ đáp ứng yêu cầu chất lượng ISO CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT QUY TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Mặc dù thành tựu việc thực quy trình ISO 9000 Bộ Cơng nghiệp lớn, song để hạn chế tồn nêu, phát huy thành tích đạt báo cáo em xin đưa số giải pháp sau: 1.Tăng cường hệ thống sở vật chất phòng làm việc Hiện hệ thống văn tài liệu Phòng, Ban Bộ lớn hệ thống giá kệ thiếu dẫn đến việc xếp tài liệu chưa thực khoa học, gây khó khăn tìm kiếm sử dụng Vì đòi hỏi Bộ cần tăng thêm hệ thống giá kệ, tủ, file thích hợp để đựng tài liệu Trang bị thêm hệ thống máy phô tô kỹ thuật số đảm bảo giải công việc nhanh gọn Hiện nay, Bộ có máy ký thuật số máy phô tô thường, đến máy kỹ thuật số bị hỏng dẫn đến tình trạng ùn tắc cơng việc lớn Bộ Một số máy in phòng làm việc cũ gây khó khăn định làm việc Tăng thêm nguồn kinh phí cho phận hoạt động Nâng cao hiệu làm việc đội ngũ cán bộ, công chức Hiện nay, đa số cán bộ, cơng chức có trình độ lực cao, nhiên tỷ lệ đào tạo ngành nghề Điều gây khơng khó khăn cho q trình giải cơng việc Vì vậy, Bộ cần 33 xếp kế hoạch hợp lý tạo điều kiện cho cán công chức bồi dưỡng thêm kiến thức đặc biệt kiến thức quản lý hành nhà nước Cần bố trí thời gian để tất cán bộ, cơng chức có buổi sinh hoạt, nhận xét q trình thực ISO 900 để có tham gia ý kiến tạo cho việc thực đạt hiệu cao Chế độ phụ cấp Bộ thấp chưa động viện hết khả lòng nhiệt tình làm việc Đây đòi hỏi Bộ cần có ý kiến để tham gia đóng góp vào dự thảo chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức Đối với Ban đạo chương trình ISO Cần có quy định chặt chẽ phương pháp làm việc Ban đạo để theo dõi sát tình hình có định kịp thời đảm bảo dự án ISO Bộ triển khai theo kế hoạch hiệu Đa số cán bộ, công chức thuộc Ban đạo thực ISO phải làm nhiều việc lúc, khó dành nhiều thời gian cho việc triển khai ISO Để thực tốt chương trình cần có quy định chặt chẽ nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, cơng chức phải có quy định bắt buộc thời gian dành cho việc thực chương trình ISO Cần định 01 thư ký ISO 34 Về công tác văn thư Bộ phận văn thư số Vụ chức chưa thực đáp ứng yêu cầu Vì cần tổ chức nhiều buổi tập huấn đặc biệt buổi tập huấn thể thức văn đấp ứng yêu cầu đề Mức độ phù hợp hệ thống văn có chưa thực đảm bảo Vì cần có kế hoạch xây dựng hệ thống văn quản lý tài liệu phù hợp Cần kiện toàn phận văn thư chuyên trách, bổ sung đủ biên chế trình độ chun mơn văn thư cho cơng tác văn thư quan Quan tâm đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ văn thư chuyên trách 35 KẾT LUẬN Quá trình tham gia thực tập Bộ Công nghiệp vinh dự may mắn lớn em Tại Bộ, lý thuyết thu nhận được, em áp dụng kiến thức trang bị ghế nhà trường vào thực tiễn Kiến thức chương trình ISO thu nhận lớn em thực tiễn hoạt động Bộ Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ nói riêng quan hành nhà nước nói chung góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý quan nhà nước, nâng cao chất lượng phục vụ hành hệ thống quản lý nhà nước Bên cạnh góp phần khắc phục thiếu sót nhược điểm công tác văn thư quan nhà nước từ trước đến nay, góp phần thực cải cách hành quốc gia Bên cạnh lợi ích thu , áp dụng ISO 9000 có số khó khăn : lực cản tổ chức thay đổi cách thức quản lý, khó trì nhiệt tình cán cơng chức chương trình suốt thời gian áp dụng Vì đòi hỏi quan cần dành nhiều kinh phí, thời gian cơng sức để xây dựng, đăng ký chứng nhận, trì cải tiến hệ thống chất lượng; quýêt tâm nỗ lực từ phía lãnh đạo tồn thể cán cơng chức quan Q trình đảm bảo thành công Ban lãnh đạo quan tin vào lợi ích việc áp dụng chương trình ISO 9000 Trên khái quát kiến thức thu nhận trình thực tập Tuy chưa đầy đủ trình thực tập phần mang lại hiểu biết khả tự tin thân thực tập Hy vọng với giải pháp đề nguồn tài liệu tham khảo để Bộ xem xét có nhiều giải pháp hữu dụng nhằm nâng cao chất lượng chương trình ISO9000 36 Trong trình làm báo cáo kiến thức thực tế báo cáo bứơc nhìn ban đầu quy trình Rất mong đóng góp thầy cô bạn để báo cáo em hoàn chỉnh 37 ... KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CƠNG NGHIỆP I TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM Những nét khái quát việc thực chương trình ISO 9000 Thế... thành chương: Chương I : Khái quát Bộ Công nghiệp Việt Nam; Chương II : Lý luận chung Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Chương III : Công tác triển khai thực chương trình ISO 9000 Bộ Cơng nghiệp; Chương. .. tiếp thực thi chương trình Để tiếp tục phát huy kết đạt đưa số kiến nghị việc triển khai chương trình, viết mình, em xin chọn đề tài Một số giải pháp nhằm thực tốt quy trình ISO 9000 Bộ Công