Một số vấn đề về công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179

Sau khi kết thúc các môn học tại trường đại học và qua hai đợt thực tập tại công ty cơ khí Z179 thuộc Bộ Quốc Phòng, dựa vào những kiến thức đ• học ở trường và những kiến thức thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng vấn đề quản trị vật tư là một trong số những vấn đề nổi cộm nhất của công ty. Vì là một công ty cơ khí, chuyên sản xuất các loại bánh răng, phụ tùng ôtô, máy nông nghiệp…nên việc sử dụng vật tư sao cho có hiệu quả nhất luôn được ban giám đốc và các phòng ban chức năng của công ty chú trọng đến. Thêm vào đó, hiện nay giá của các loại sắt thép trên thị trường đang có xu hướng tăng cao nên việc thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư của công ty càng được chú trọng hơn. Chính vì vậy, em đ• chọn đề tài “Một số vấn đề về công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình.

Mở đầu

Sau khi kết thúc các môn học tại trờng đại học và qua hai đợt thực tập tại

công ty cơ khí Z179 thuộc Bộ Quốc Phòng, dựa vào những kiến thức đã học ở

tr-ờng và những kiến thức thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng vấn đề quản trị vật

t là một trong số những vấn đề nổi cộm nhất của công ty Vì là một công ty cơ

khí, chuyên sản xuất các loại bánh răng, phụ tùng ôtô, máy nông nghiệp…nênnên

việc sử dụng vật t sao cho có hiệu quả nhất luôn đợc ban giám đốc và các phòng

ban chức năng của công ty chú trọng đến Thêm vào đó, hiện nay giá của các

loại sắt thép trên thị trờng đang có xu hớng tăng cao nên việc thu mua, dự trữ và

sử dụng vật t của công ty càng đợc chú trọng hơn Chính vì vậy, em đã chọn đề

tài “Một số vấn đề về công tác quản trị vật t tại công ty cơ khí Z179” để làm

chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình

Chuyên đề đợc chia thành 3 chơng với kết cấu nh sau:

Chơng I Khái quát về công ty cơ khí Z179

I Quá trình hình thành và phát triển

II Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Chơng II Thực trạng của công tác quản trị vật t tại công ty cơ khí Z179

I Những nhân tố chủ yếu ảnh hởng đến công tác quản trị vật t của công ty

II Thực trạng công tác quản trị vật t của công ty cơ khí Z179

III Đánh giá chung về công tác quản trị vật t của công ty

Chơng III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vật t tại

công ty cơ khí Z179

I Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới

II Những giải pháp chủ yếu

III Kiến nghị

Mặc dù chuyên đề thực tập tốt nghiệp này chỉ nghiên cứu một vấn đề rất nhỏ

trong hệ thống các lĩnh vực quản trị nói chung nhng do thời gian và trình độ có

hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc ý kiến

đóng góp của các thầy cô và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – TS Trần Việt Lâm đã tận tình hớng

dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này

Hà Nội tháng 4 năm 2004

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thu Hơng

Nội dung Chơng I Khái quát về công ty cơ khí Z179

I Quá trình hình thành và phát triển

1 Lịch sử hình thành

Công ty cơ khí Z179 đợc chính thức thành lập ngày 11 tháng 3 năm 1972, doquyết định của cục quản lý xe Dới sự lãnh đạo của Đảng và của Bộ Quốc Phòng,công ty không ngừng phát triển và trởng thành Công ty cơ khí Z179 là một công

ty sản xuất công nghiệp Quốc Phòng để góp phần xây dựng lực lợng vũ trangngày một vững mạnh

Tiền thân của Z179 là từ những trạm sửa chữa trong kháng chiến chống Pháp,tiến tới thành lập các xởng sửa chữa trong hoà bình Công ty cơ khí Z179 ra đờitrong giai đoạn cả nớc đang ra sức hoàn thành nhiệm vụ chống Mĩ cứu nớc vĩ

đại

Từ những yêu cầu và nhiệm vụ cần phải xây dựng ngành vận tải quân sự cómột đội ngũ cán bộ, công nhân giỏi, có một nền sản xuất với chuyên môn kĩthuật tiên tiến Cục quản lý xe đã giao cho Z179 một nhiệm vụ quan trọng: chếthử các phụ tùng thay thế cho các loại xe cơ giới Động cơ xe, bánh răng cám,trục khuỷu, bánh răng côn xoắn, máy nén khí, bơm trợ lực tay lái lần lợt đợc chếtạo thành công và đa vào sản xuất hàng loạt

Trải qua những năm tháng xây dựng và trởng thành Z179 đã đóng góp xứng

đáng vào công cuộc bảo vệ tổ quốc và xây dựng chủ nghĩa xã hội

2 Quá trình phát triển

2.1 Giai đoạn 1: Từ năm 1972 đến năm 1974

Để đáp ứng với yêu cầu và nhiệm vụ đợc giao nên sau khi hình thành Z179nhanh chóng phát triển về mọi mặt Cơ cấu tổ chức ngày càng hoàn thiện Cụcchỉ định ban giám đốc, chỉ định hàng ngũ cán bộ chủ chốt Từ các tổ nay trởthành các ngành sản xuất nh ngành cơ khí, ngành dụng cụ, ngành nóng ở mỗingành đã đợc trang bị đầy đủ về ngời và các trang thiết bị hiếm quý Ban vật t,ban quân y cũng lần lợt ra đời Quân số cán bộ, chiến sĩ, công nhân ngày mộttăng nhanh Do yêu cầu phát triển của ngành xe nên trong năm 1971 cục quản lí

xe giao cho Z179 nghiên cứu chế thử và đi vào sản xuất động cơ xe Tr ờng Sơn,chế tạo trục khuỷu, máy nén khí, bơm trợ lực tay lái bầu giảm xóc ngang, cầngạt ma và nhiều bộ gá lớn nhỏ cho các nhà máy bạn trong cục Muốn hoàn thành

đợc nhiệm vụ, công ty đã nhanh chóng ổn định về mọi mặt Các cấp lãnh đạotrong nhà máy đã tập trung vào việc tập hợp đợc cơ sở vật chất kĩ thuật nhằm tổchức lại sản xuất và xây dựng đợc một đội ngũ cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên

yêu ngành, yêu nghề phục vụ lâu dài trong quốc phòng và cho sự lớn mạnh củangành xe mai sau.

Công ty cơ khí Z179 đã phấn đấu liên tục trở thành công ty đợc tổng cụcphân cấp loại 2, có cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, có các trang thiết bị tơng đối hiện

đại nhằm phục vụ lâu dài cho ngành xe

2.2 Giai đoạn 2: Từ 1975 đến 1985

Ngay từ đầu năm 1975 Tổng cục Kĩ Thuật đã chủ trơng hợp nhất một số xínghiệp nhỏ tạm thời, bao cấp nhập thành những quy mô sản xuất lớn vào Z179.Nhiệm vụ đặt ra ngay lúc đó là phải vận chuyển toàn bộ các trang thiết bị nhânlực về địa điểm tập kết sao cho an toàn tuyệt đối về ngời và của Song song vớiviệc di chuyển, công ty vừa thiết kế, vừa thi công, vừa xây dựng và lắp đặt thiết

bị để đi vào sản xuất đảm bảo kế hoạch năm

Công ty đã hết sức cố gắng ổn định công việc và thực hiện các nhiệm vụ đợcgiao Ngay sau khi sát nhập nhà máy đã đợc giao nhiệm vụ chính là sản xuấtbánh răng, phụ tùng gầm ôtô, ngoài ra còn tiến hành sản xuất các phụ tùng thaythế để đáp ứng yêu cầu cấp bách cho việc sửa chữa xe phục vụ cho chiến đấu.Ngay từ giữa năm 1975, sau khi sát nhập nhà máy đã đa ngay vào lắp đặt dâychuyền sản xuất bánh răng cho nên cuối năm 1975 dây chuyền sản xuất này đã

đi vào ổn định Sản phẩm bánh răng sau này trở thành sản phẩm chính và là mộttrong những mặt hàng truyền thống của công ty Từ năm 1978 đến năm 1980,công ty đã sản xuất nhiều mặt hàng đột xuất để phục vụ kịp thời cho chiến đấu

nh sản xuất xích xe tăng sản xuất các công trình xa để phục vụ sửa chữa lu động,sản xuất 2000 cần gạt ma, 10000 kẹp cáp, 10 triệu đạn bi, 1 triệu con dao tông,

138468 xẻng, 5966 cuốc bộ binh, 362 ghế hành quân, 60 ngàn biển số ô tô, chếtạo thử buồng nổ…nên

Trong thời gian này việc sản xuất ra nhiều mặt hàng phục vụ chiến đấu trởthành phong trào thi đua sôi nổi Mọi ngời coi đây là mặt trận và mỗi cá nhân làmột chiến sĩ trên mặt trận ấy Nổi bật nhất trong giai đoạn này là thành tích đạt

đợc trong sản xuất của công ty Trong những năm vừa xây dựng, vừa trởngthành, vừa góp phần phục vụ chiến đâu công ty vẫn đảm bảo đợc kế hoạch sảnxuất mà tổng cục giao Ba năm liền công ty đều đợc tổng cục cấp bằng khen

2.3 Giai đoạn 3: Từ 1986 đến nay

Trong những năm đầu xoá bỏ chế độ bao cấp, công ty gặp rất nhiều khó khăn,

do cha kịp thích nghi với điều kiện mới Đội ngũ cán bộ công nhân viên chứctrong công ty cha có nhiều kinh nghiệm trong quản lý, còn nhiều ý kiến chủquan, quan liêu, cửa quyền nên tình hình sản xuất kinh doanh có chiều hớng đi

xuống, lơng của CBCNV còn cha đợc đảm bảo, đời sống của CBCNV còn gặpnhiều khó khăn

Nhng những năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngàycàng ổn định và phát triển Do đặc thù của sản phẩm bánh răng là ít nơi có thểchế tạo đợc và chất lợng sản phẩm của công ty lại cao và ổn định nên công ty đãtìm cho mình đợc chỗ đứng trên thị trờng Các hợp đồng kinh tế ngày càngnhiều Công ty không chỉ chuyên sản xuất về bánh răng mà còn chế tạo sản xuấtmột số máy móc thiết bị chuyên dùng cho ngành sản xuất công nghiệp cơ khí,cho nông nghiệp Cuộc sống vật chất và tinh thần của ngời công nhân đợc nângcao, khiến tình hình sản xuất của công ty ngày càng sôi động Công ty khôngnhững hoàn thành vợt chỉ tiêu của bộ đề ra mà còn phát động nhiều phong tràothi đua sản xuất nên năm nào cũng đợc bộ khen thởng

II Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

1 Số lợng, chất lợng sản phẩm

Công ty cơ khí Z179 chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí cho Quốc Phòng

và Kinh Tế Bao gồm các loại:

- Phụ tùng ôtô, xe máy, các cơ cấu truyền động nh: Bánh răng côn xoắn, cônthẳng, bánh răng trụ răng thẳng, răng nghiêng Trục vít bánh vít và các dạng trụcthen hoa

- Hộp số các loại dùng cho: ôtô, xe xích, máy thuỷ, máy nông nghiệp và phụtùng khác cho các ngành dệt, nhiệt điện

- Phụ kiện đờng dây tải điện, bi nghiền xi măng, nghiền than

- Đĩa xích xe máy dùng cho các loại xe Honda, Suzuki, Dayang, Yamaha

- Các loại dụng cụ cắt gọt: dao phay lăn răng, dao sọc, bao hình, dao chuốt,quả lô cán ren, cán thép

- Các loại bánh xe làm việc trong môi trờng ăn mòn

Trong đó mặt hàng truyền thống của công ty là bánh răng côn xoắn có nhiều

u thế trên thị trờng sản phẩm cơ khí Công ty gần nh không có đối thủ cạnh tranhtrong lĩnh vực này Hiện nay tuy đã có một số nơi sản xuất bánh răng côn xoắnnhng chất lợng không cao, không đảm bảo các quy trình kĩ thuật nên sản phẩmcủa công ty vẫn tiêu thụ đợc với khối lợng lớn (Xem bảng số liệu về sự biến

động sản phẩm của công ty trong 5 năm gần đây)

Số lợng sản phẩm sản xuất ra của công ty hàng năm phụ thuộc chủ yếu vào

chỉ tiêu của Bộ giao và số hợp đồng đặt hàng của khách hàng Do công ty chỉ sản

xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng nên số lợng sản xuất sản phẩm hàng nămkhông ổn định và có sự biến động lớn qua các năm Một số mặt hàng có năm

không sản xuất nhng có năm lại sản xuất với số lợng sản phẩm rất lớn Điều đóphụ thuộc rất nhiều vào tình hình kinh tế xã hội trong từng năm Nh nhóm sảnphẩm phụ tùng xe máy, hai năm 1998 và 1999 công ty không có hợp đồng nênkhông sản xuất một sản phẩm nào, nhng đến những năm 2000 đến 2002, công ty

đã sản xuất với số lợng rất lớn Đó là do trong ba năm gần đây, ở Việt Nam, “cơnsốt” xe máy với phụ tùng nội địa hoá đã làm cho ngày càng nhiều doanh nghiệptrong nớc sản xuất những sản phẩm này Nhng có thể thấy, mặt hàng bánh răngcôn xoắn của công ty hàng năm đợc sản xuất với khối lợng tơng đối ổn định,năm nào công ty cũng có hợp đồng để tiến hành sản xuất Ngoài sản phẩm bánhrăng côn xoắn sản xuất phục vụ cho lĩnh vực kinh tế, hàng năm công ty phải sảnxuất một khối lợng hàng nhất định phục vụ cho lĩnh vực an ninh quốc phòng.Năm nào công ty cũng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất sản phẩm truyềnthống đặc chủng này của mình Điều đó góp phần rất lớn vào việc ổn định tìnhhình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua, tạo công ănviệc làm cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty

Bảng 1: Sản phẩm sản xuất giai đoạn 1999 - 2003

II NPK đờng dây Cái 110000 91974 99000 108900 102780

VI PT ô tô máyxúc Cái 2150 2075 2440 2684 19879

-VIII Các loại khác Cái 63250 60985 71120 77853 79890

2 Thị trờng

Nhìn chung trong 5 năm qua, những vấn đề về thị trờng tiêu thụ sản phẩmcũng nh thị trờng cung cấp nguồn nguyên vật liệu của công ty không có nhữngbiến động đáng kể Do công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp nhà nớc, trựcthuộc Bộ Quốc Phòng nên sản phẩm sản xuất ra có cả sản phẩm công nghiệpQuốc Phòng và sản phẩm kinh tế Sản phẩm công nghiệp Quốc Phòng chủ yếu đ-

ợc tiêu thụ trong lĩnh vực an ninh quốc phòng, dới sự hỗ trợ tiêu thụ của Tổngcục Kĩ thuật Công nghiệp Quốc Phòng nên thị trờng khá rộng lớn, trải dài từNam ra Bắc và trên thị trờng hàng quốc phòng, hầu nh công ty không gặp phảimột sự cạnh tranh gay gắt nào Nguồn nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm nàycông ty cũng đợc bộ cung cấp với số lợng lớn nên việc mở rộng thị trờng trong

lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho an ninh quốc phòng là không thể Công

ty chỉ thực hiện sản xuất các mặt hàng Quốc Phòng khi có chỉ tiêu của Bộ giao

và khi hoàn thành quá trình sản xuất, công ty phải bàn giao lại số sản phẩm đócho Bộ và Bộ thực hiện việc cấp phát cho các đơn vị có liên quan Đó cũng cóthể coi là một lợi thế của công ty vì ngoài những sản phẩm kinh tế ra, hàng năm,công ty luôn có một số lợng sản phẩm nhất định cần phải tiến hành sản xuất

Điều đó góp phần rất nhiều vào việc đảm bảo công ăn việc làm cho toàn thể cán

bộ công nhân viên trong công ty

Ngoài ra, trên lĩnh vực hàng kinh tế, công ty vẫn giữ vững, ổn định đợc thị ờng cũ trong cả nớc và đã mở rộng ra một số thị trờng mới Ngoài khu vực miềnBắc công ty còn cung cấp sản phẩm của mình trên thị trờng miền Nam và một sốtỉnh miền Trung Một số sản phẩm kinh tế của công ty,ngoài sản phẩm bánhrăng côn xoắn, đã có đợc chỗ đứng trên thị trờng trong cả nớc nh sản phẩm phụtùng máy nông nghiệp Qua nhiều năm quyết tâm đẩy mạnh sản xuất, công ty đãtạo cho mình một thơng hiệu sản phẩm “phụ tùng máy nổ Z179” có chỗ đứngvững chắc trên thị trờng Hiện nay, công ty đang chú trọng đầu t rất nhiều vàoviệc mở rộng thị trờng sản phẩm của mình tại một số tỉnh trọng điểm trên cả nớcnh: Lào Cai, Nam Định, Đà Nẵng…nênSản phẩm bánh răng côn xoắn của công tyhiện nay đang chiếm lĩnh hầu hết ở các thị trờng trọng điểm nh: khu vực khaithác mỏ, than ở Quảng Ninh và Hải Phòng; hay khu vực khai thác quặng Apatit

tr-ở Lào Cai Để đạt đợc điều đó, công ty đã phải mất rất nhiều thời gian và côngsức Nhng đó cũng chính là nguồn động viên lớn cho các hoạt động sản xuấtkinh doanh khác của công ty

3 Doanh thu, lợi nhuận

Trong thời gian khoảng 5 năm gần đây, công ty cơ khí Z179 đã tránh đợc tìnhtrạng sản xuất trì trệ, không hoàn thành kế hoạch sản xuất đã đề ra Ban giám

đốc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xởng điều hành sản xuất trực tiếpnên trong 5 năm gần đây nhất, nhà máy đã đạt đợc những thành quả nhất định.Riêng nhiệm kì 2001 - 2003, Đảng bộ công ty lãnh đạo đã chấm dứt những nămkhông hoàn thành nhiệm vụ, phấn đấu đạt đợc một số kết quả nhất định trongsản xuất kinh doanh, giá trị tăng trởng bình quân đạt từ 15 - 20%/năm, đảm bảocông ăn việc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên chức trong toàncông ty, vẫn giữ đợc năng lực sản xuất hàng Quốc Phòng để lúc yêu cầu là đápứng đợc ngay Bảng số liệu dới đây sẽ giúp ta thấy đợc rõ hơn tình hình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua

Bảng 2: Doanh thu của công ty cơ khí Z179 theo các loại sản phẩm trong

B KD ngoài SXCN 909000 1405068 1504120 1650523 1987218Tổng cộng 7454785 6744000 8532105 10659873 18307817

Qua bảng số liệu trên đây ta có thể thấy rằng doanh thu của công ty có sự

tăng trởng vợt bậc qua các năm Từ năm 1999 đến 2003, doanh thu của công ty

đã tăng từ hơn 7 tỉ đồng đến hơn 18 tỉ đồng Đấy cũng là nhờ vào sự cố gắng của

toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Ngoài những chỉ tiêu do Bộ và

Nhà nớc giao, ban giám đốc công ty còn hết sức cố gắng trong việc tìm kiếm

những hợp đồng lớn, có lợi nhuận cao cho công ty Ban giám đốc luôn phối hợp

trực tiếp với các phòng ban, phân xởng điều hành sản xuất, đảm bảo cho quá

trình sản xuất diễn ra liên tục, chất lợng sản phẩm đợc nâng cao mà giá thành lại

hạ để tất cả các sản phẩm của công ty đều có thể cạnh tranh đợc với sản phẩm

của các doanh nghiệp trong và ngoài ngành

Còn về tổng lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt đợc trong những năm gần đây

cũng có sự tăng trởng đáng mừng Từ năm 2001 đến nay, lợi nhuận của công ty

đều tăng nhanh, không còn xảy ra tình trạng lỗ nh mấy năm trớc đó

Bảng 3: Lợi nhuận của công ty cơ khí Z179 theo các loại sản phẩm

II N.phụ kiện đờngdây -263078 -29036 16891 18580 7830

Qua bảng số liệu trên ta thấy: So với năm 1999 lợi nhuận của công ty năm

2000 có giảm Năm 2000, lợi nhuận của doanh nghiệp bằng 0 Nhng đến năm

2001, lợi nhuận của doanh nghiệp lại tăng đáng kể so với năm 1999 (khoảng29,37%) và cho đến năm 2002, lợi nhuận của doanh nghiệp đã đạt 91443000

đồng, tăng hơn năm 1999 là 43,41%, tăng hơn so với năm 2001 là 10% Trongnăm 2003, lợi nhuận của công ty đã đạt hơn 110 triệu đồng, tăng vợt bậc so vớinhững năm trớc Đó là nhờ doanh nghiệp đã cân đối đợc giữa các khoản thu vàchi, có nhiều tiến bộ trong lĩnh vực quản trị sản xuất, làm giảm giá thành sảnphẩm mà vẫn giữ đợc chất lợng tốt

4 Đánh giá chung

4.1 Những kết quả đạt đợc

Qua những phần đã nêu ở trên, ta thấy rằng công ty cơ khí Z179 trong 5 nămgần đây đã có những bớc tiến đáng kể Kết quả sản xuất kinh doanh đã đạt đợcmột số thành công nhất định, chấm dứt tình trạng nhiều năm không hoàn thànhnhiệm vụ, làm ăn không có hiệu quả, Bộ và nhà nớc luôn phải “bù lỗ” Trong 4tháng đầu năm 2004, công ty đã đạt doanh thu trên 7 tỉ đồng (cụ thể là

7498104000 đồng ), tăng hơn so với cùng kì năm ngoái gần 2.5 tỉ đồng, nộpngân sách nhà nớc 216 triệu, tăng 19,79% so với cả năm 2002 Đội ngũ cán bộcủa công ty ngày càng phát huy đợc năng lực của mình, không chỉ quan tâm đếnnhững mục tiêu lợi nhuận trớc mắt mà còn đầu t rất nhiều vào vấn đề con ngời

Đội ngũ công nhân lành nghề của công ty ngày càng tăng Với một lực lợng lao

động trình độ cao nh vậy, công ty có nhiều điều kiện để phát triển sản xuất.Trong thời gian tới, chắc chắn công ty sẽ đạt đợc nhiều thành công mới, đáng tựhào hơn

Trên thị trờng trong nớc, công ty đã tìm cho mình một chỗ đứng nhất định.Sản phẩm truyền thống của công ty gần nh không có đối thủ cạnh tranh và vẫngiữ đợc lợi thế vốn có của mình Một số sản phẩm kinh tế khác cũng đã tìm đ ợccho mình một vị trí, tuy cha thực sự vững chắc, nhng cũng đã giúp công ty có

điều kiện để mạnh dạn đầu t nhiều hơn

Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua cũng đã đạt

đ-ợc những thành tích đáng tự hào Doanh thu của công ty ngày càng tăng trongkhi chi phí sản xuất có xu hớng giảm dần Hoạt động sản xuất kinh doanh ngàycàng có hiệu quả, khắc phục đợc một số tồn tại mà doanh nghiệp nhà nớc haymắc phải

Trong hai năm gần đây, công ty luôn đợc bộ tặng bằng khen Điều đó đã giúpcho cán bộ công nhân viên trong công ty quyết tâm phấn đấu sản xuất tốt hơn

Mặc dù công ty gặp rất nhiều thuận lợi trong việc vay vốn của ngân hàngquân đội nhng tình hình tài chính của công ty vẫn không ổn định Các nguồn vốndành cho sản xuất và phát triển còn ít, cha đáp ứng đủ yêu cầu của việc sản xuấtkinh doanh Nguồn vốn tự có của công ty lại quá eo hẹp, không đủ khả năng đểcải thiện điều kiện sản xuất tốt hơn

Chơng II Thực trạng của công tác quản trị vật

T tại công ty cơ khí Z179

I Những nhân tố chủ yếu ảnh hởng đến công tác quản trị vật t của công ty cơ khí Z179

1 Hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh

*Hình thức pháp lí

Công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp nhà nớc, trực thuộc Bộ QuốcPhòng- Tổng Cục Kĩ Thuật Quân Đội Do là một doanh nghiệp nhà nớc nên nhìnchung công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế giống nh các doanh nghiệp nhà n-

ớc khác Mặc dù vẫn đợc hởng những “đặc quyền” nhất định song hiệu quả kinhdoanh của công ty đạt đợc còn ở mức thấp do trình độ máy móc thiết bị lạc hậu,năng suất lao động thấp, trình độ quản lý còn hạn chế Công ty có nhiều lợi thếtrong việc vay vốn của các ngân hàng nhà nớc và quân đội, nhng cơ cấu vốn củacông ty thờng xuyên không ổn định, tình hình sản xuất kinh doanh của công tycòn đạt hiệu quả thấp, nhà nớc thờng xuyên phải bù lỗ Một số mặt hàng củacông ty, doanh thu không bù đắp đợc chi phí nên không thu đợc lợi nhuận Tuyvậy, công ty vẫn tiến hành sản xuất, nhằm tạo công ăn việc làm và ổn định đờisống cho cán bộ công nhân viên trong toàn bộ doanh nghiệp Chủ yếu các hoạt

động sản xuất của công ty đều tập trung vào sản xuất sản phẩm truyền thống củacông ty là sản phẩm bánh răng côn xoắn Sản phẩm này luôn mang lại cho công

ty những cơ hội làm ăn lớn và những thành tích sản xuất đáng tự hào Hàng năm,ngoài sản xuất các mặt hàng kinh tế cho các thị trờng công, nông, lâm, ngnghiệp, công ty còn phải sản xuất một số mặt hàng Quốc Phòng, do Bộ giao Khi

đó, tất cả mọi hoạt động của công ty đều phải tập trung vào việc sản xuất đủ số ợng và chất lợng sản phẩm đợc giao Đó vừa là một lợi thế, vừa là một bất lợi củamột doanh nghiệp nhà nớc Những hoạt động sản xuất nh vậy, điều mà công tyquan tâm không phải là lợi nhuận hay doanh thu mà là thành tích đạt đợc: sảnphẩm có đủ về số lợng hay không, có kịp tiến độ bàn giao hay không, có đợc

l-đảm bảo về chất lợng hay không

Chính vì là một doanh nghiệp nhà nớc nên công ty cơ khí Z179 cũng cónhững khó khăn và thuận lợi của riêng mình trong công tác quản trị vật t Cácloại vật t dùng cho sản xuất sản phẩm một phần đợc Bộ Quốc Phòng cấp xuống,một phần do công ty tự mua trên thị trờng Vật t dùng để sản xuất các mặt hàngphục vụ cho lĩnh vực quốc phòng đợc cấp trên cấp xuống với số lợng lớn nêncông ty không gặp khó khăn trong việc tìm mua và bảo quản vật t Do đặc thùcủa các sản phẩm này đòi hỏi chất lợng nguyên vật liệu cao không pha chếnhiều, mà nguồn cung ứng các loại nguyên vật liệu này trên thị trờng tự do là rấthạn chế nên việc đợc cấp các loại vật t này từ cấp trên xuống tạo cho công ty rấtnhiều thuận lợi Công ty giảm đợc rất nhiều chi phí trong việc thu mua, vậnchuyển vật t sản xuất Tuy vậy, đôi khi công ty vẫn bị ngừng trệ sản xuất vì phảichờ vật t từ trên cấp xuống Việc không thể chủ động đợc nguồn nguyên vật liệuphục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm diễn ra liên tục chính là một bất lợi màcông ty gặp phải

Cũng nh các doanh nghiệp nhà nớc khác, công ty cơ khí Z179 luôn tìm chomình một hớng đi mới nhằm thoát khỏi những áp đặt sẵn có từ trớc đến nay, giúp

doanh nghiệp phát huy hết khả năng của mình trong hoạt động sản xuất kinhdoanh và hoàn thành mọi nhiệm vụ đợc giao.

*Loại hình sản xuất kinh doanh

Công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp sản xuất, chuyên sản xuất các mặthàng cơ khí cho Quốc Phòng và Kinh Tế

Là một doanh nghiệp sản xuất nên các vấn đề liên quan đến việc mua sắm, dựtrữ và sử dụng vật t sao cho có hiệu quả nhất luôn đợc công ty cơ khí Z179 chútrọng đến Ban giám đốc cùng phối hợp với phòng kĩ thuật, phòng kế hoạch vật tthông qua kế hoạch sản xuất trong kì để xác định nhu cầu vật t cần thiết Hàngnăm, ngoài kế hoạch sản xuất các mặt hàng kinh tế cho các thị trờng công, nông,lâm, ng nghiệp theo hợp đồng của khách hàng, công ty phải sản xuất một số mặthàng Quốc Phòng theo chỉ tiêu do Bộ đề ra

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty là chuyên sản xuất các mặt hàngcơ khí phục vụ cho Quốc Phòng và Kinh Tế bao gồm các loại: phụ tùng ôtô, xemáy, các cơ cấu truyền động, hộp số các loại, phụ kiện đờng dây, các loại dụng

cụ cắt gọt…nênnên hầu hết vật t dùng để sản xuất sản phẩm nh các loại thép, đồng,gang, các loại que hàn, than, vòng bi, dụng cụ đo, dụng cụ cắt…nên có thể dễ dàngmua trên thị trờng Tuy nhiên có một số sản phẩm Quốc Phòng lại phải sử dụngnhững loại thép mác cao không có bán trên thị trờng thì công ty lại đợc Bộ cấpxuống với một khối lợng rất lớn nên công ty không gặp khó khăn trong việc tìmmua vật t sản xuất sản phẩm này Trong thời gian gần đây, giá cả của các loại sắtthép trên thị trờng biến động mạnh nên công ty cũng gặp một số khó khăn nhất

định trong việc thu mua, bảo quản và cấp phát vật t đảm bảo cho sản xuất Mặc

dù vậy, công ty vẫn hết sức cố gắng trong công tác quản trị vật t nhằm khắc phụcnhững khó khăn đang diễn ra, đảm bảo cho sản xuất đợc liên tục và có hiệu quả

2 Bộ máy quản trị

Công ty cơ khí Z179 là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí choQuốc Phòng và Kinh Tế Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của công ty khá gọnnhẹ, bao gồm một số phòng ban chức năng và một số phân xởng sản xuất Bộmáy quản trị của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng Bangiám đốc luôn luôn phối hợp với các phòng ban chức năng, đề ra những kế hoạchsản xuất phù hợp với tình hình rồi trực tiếp điều hành sản xuất cùng với các quản

đốc phân xởng Các bộ phận, các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau nhằm thực hiện đúng các kế hoạch đề ra, đảm bảo cho quá trình sản xuất đ-

ợc diễn ra liên tục và có hiệu quả Công tác quản trị vật t do phòng Kế hoạch –vật t đảm nhận Thông qua kế hoạch sản xuất trong kì, phòng Kế hoạch – vật tphối hợp với phòng Kĩ thuật đa ra các quyết định về việc mua sắm, dự trữ và sử

dụng vật t rồi trình lên ban giám đốc xác nhận Chính vì vậy nên việc cung ứngvật t phục vụ cho sản xuất luôn luôn đợc đảm bảo đúng tiến độ Với hệ thốngquản trị đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng nh vậy, nhìn chung cácquyết định của Ban giám đốc tại công ty luôn có đợc tính thống nhất, giúp chocác hoạt động quản trị của công ty đạt đợc hiệu quả cao Nhờ đó mà công tácquản trị vật t tại công ty luôn diễn ra thuận lợi Các quyết định mua sắm, vậnchuyển, dự trữ và sử dụng vật t đợc thực hiện theo đúng kế hoạch và chỉ thị củaBan giám đốc công ty, tránh tình trạng mua sắm và sử dụng vật t lãng phí.

*Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị

*Chức năng của các phòng ban trong bộ máy quản trị

-Phòng kế hoạch-vật t: có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế

năm trớc do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuấttừng kì (tháng, quý, năm) Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việcliên quan đến vấn đề kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nh: marketing,quảng cáo sản phẩm, đa các kế hoạch tham dự các hội chợ Phòng kế hoạch phảitạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lợng sản phẩmcần thiết cho khách hàng Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sảnphẩm, phòng kế hoạch-vật t còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồnvật t cần thiết cho sản xuất, sửa chữa Phải tính toán chi tiết lợng vật t dự trữ, bảohiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì Phải lập kế hoạch chiến lợc sảnxuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới Tính toán chi phí sản xuất, chi phíbán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối unhất

-Phòng tài chính-kế toán: Thực hiện việc tổng kết, báo cáo tình hình sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kì cụ thể Phân tích, tính toán

cụ thể, chi tiết mức độ hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp Lập bảng tổng kếttài sản cụ thể từng kì để cho phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.

-Phòng lao động: Thực hiện việc quản lý lao động Cụ thể là về tiền lơng,

tiền thởng của lao động trực tiếp và gián tiếp trong tháng, trong năm, về các vấn

đề liên quan đến sự biến động nguồn nhân lực trong kì, thực hiện các công việctheo dõi số ngày làm việc của từng công nhân, nhân viên, tính toán số ngày nghỉphép ốm đau của CBCNVC Phòng lao động tính toán lơng, bảo hiểm xã hội vàcòn phải đảm bảo các vấn đề liên quan đến việc an toàn lao động, đào tạo huấnluyện, nâng bậc cho CBCNV trong toàn nhà máy

-Phòng kĩ thuật: Có nhiệm vụ quản lý kĩ thuật chung cho toàn nhà máy.Dựa

vào các hợp đồng kinh tế, các bản vẽ thiết kế điều hành tổ chức thiết kế, lập quytrình sản xuất, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật của sản phẩm, phù hợp với trangthiết bị của doanh nghiệp Xây dựng định mức vật t cho từng loại sản phẩm sảnxuất trong kì Tham mu cho lãnh đạo đơn vị về phơng hớng duy trì, đẩy mạnh,phát triển công tác khoa học quản lý công nghệ, phục vụ cho mục tiêu sản xuấtkinh doanh của đơn vị ngày càng tốt hơn Xây dựng đội ngũ về chuyên môn,nghiệp vụ phục vụ lâu dài cho công tác đảm bảo kĩ thuật

-Phòng cơ điện: Quản lý kĩ thuật thiết bị năng lợng Phải đảm bảo mọi quy

định đối với việc quản lý, sửa chữa máy móc thiết bị, năng lợng đảm bảo cho sảnxuất: nớc, điện Ngăn ngừa, hạn chế các h hỏng bất thờng,khai thác tối đa côngsuất thiết kế của thiết bị và hệ thống năng lợng Tìm mọi biện pháp để cải tiến,hiện đại hoá và đổi mới thiết bị nhằm tạo nên chất lợng sản phẩm và năng suấtcao hơn

-Phòng KCS: Có nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm, quản lý máy móc

thiết bị dụng cụ đo lờng, đề xuất với giám đốc các biện pháp sử dụng sao chohợp lý và có hiệu quả Đảm bảo kĩ thuật và phơng pháp đo cho mọi ngời sử dụngphơng tiện dụng cụ đo trong xí nghiệp Cùng với cán bộ của phòng kĩ thuật tìm

ra các nguyên nhân sai hỏng hàng loạt

-Phòng hành chính: bao gồm một số phòng ban nh văn th, ytế, tổ bảo vệ,

nhà trẻ, nhà ăn nhằm đảm bảo đời sống tinh thần và thể lực cho công nhân viêntoàn nhà máy Ngoài ra, tổ bảo vệ còn có nhiệm vụ giữ cho tình hình an ninh sảnxuất của nhà máy đợc ổn định, tránh thất thoát tài sản

-Phòng chính trị: có nhiệm vụ nghiên cứu các nghị quyết của Đảng và cấp

trên đề ra Thông qua các biên bản, nghị quyết đó, tiến hành các hoạt động nhằmhớng dẫn và giáo dục toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện

đúng đắn những đờng lối chính sách của Đảng và Nhà nớc Tổ chức các buổi nói

chuyện, sinh hoạt tập thể nhằm tìm ra các định hớng đúng đắn cho công ty trongthời gian tới sao cho phù hợp với đờng lối chính sách đã đa ra

Nhìn chung, mỗi phòng ban trong công ty đều có những chức năng và nhiệm

vụ cụ thể Mỗi phòng ban đều tập trung thực hiện những nhiệm vụ chính củamình và kết hợp với các phòng ban chức năng khác thực hiện các kế hoạchchung của toàn công ty

Chính vì bộ máy quản trị của công ty tơng đối gọn nhẹ và ổn định nên việc đa

ra các quyết định về công tác quản trị nói chung và công tác quản trị vật t nóiriêng của công ty khá nhanh gọn và chính xác, không phải thông qua quá nhiềukhâu trung gian Công tác quản trị vật t do phòng Kế hoạch – vật t đảm nhận.Thông qua kế hoạch sản xuất trong kì, phòng Kế hoạch – vật t phối hợp vớiphòng Kĩ thuật đa ra các quyết định về việc mua sắm, dự trữ và sử dụng vật t rồitrình lên ban giám đốc xác nhận Mỗi khi có hợp đồng sản xuất sản phẩm, phòng

Kế hoạch – vật t dựa vào định mức vật t do phòng Kĩ thuật đa ra, kí lệnh cấpphát vật t rồi cùng các quản đốc phân xởng điều hành sản xuất Chính vì vậy nênviệc cung ứng vật t phục vụ cho sản xuất luôn luôn đợc đảm bảo đúng tiến độ vàviệc sử dụng vật t có hiệu quả hơn

Thêm vào đó, trình độ của các nhà quản trị trong công ty cũng ngày càng

đ-ợc nâng cao Hầu hết các vị lãnh đạo trong ban giám đốc của công ty đều cótrình độ từ đại học trở lên và có từ 25 – 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sảnxuất cũng nh điều hành sản xuất Chính vì vậy, công ty luôn có những kế hoạchthu mua, bảo quản, cấp phát vật t phù hợp nhất với tình hình và điều kiện sảnxuất trong kì

3 Đội ngũ lao động

Không chỉ trình độ của các nhà quản trị cấp cao trong công ty mới ảnh hởng

đến việc đảm bảo vật t cho sản xuất mà trình độ của đội ngũ lao động, đặc biệt làtrình độ lành nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, cũng có ảnh hởng rất lớn

đến việc sử dụng có hiệu quả vật t sản xuất Chính vì vậy, trong những năm gần

đây, công ty cơ khí Z179 luôn chú ý đầu t đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực.Càng ngày số lợng gián tiếp càng gọn nhẹ và có xu hớng giảm dần, làm cho tỉ lệgiữa công nhân sản xuất trực tiếp và gián tiếp hợp lý hơn Hiện nay, trình độ củangời lao động ngày càng đợc nâng cao, do nhà máy đã đầu t đúng mức cho việcphát triển và đào tạo nguồn nhân lực Trong toàn nhà máy, công nhân bậc 3/7-4/7 chiếm khoảng 20-25%, còn lại là công nhân bậc 5/7-7/7 Trình độ tay nghềcủa ngời công nhân cao, sản xuất đợc trong dây chuyền công nghệ liên tục, hiện

đại đáp ứng đợc các yêu cầu về chất lợng cũng nh kĩ thuật của sản phẩm Côngnhân có thể thích nghi đợc với điều kiện làm việc liên tục, căng thẳng nhằm đạt

đúng tiến độ đã đề ra Với số công nhân trực tiếp sản xuất có tay nghề cao, công

ty có thể thay đổi cơ cấu công nhân trực tiếp sản xuất cho phù hợp với tình hìnhchung sao cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất Tính đến ngày 19/4/2004 bậc thợbình quân của công ty là 5,28

Bảng 4: Trình độ công nhân sản xuất tính đến ngày 19/4/2004

Bậc thợ 3/7 4/7 5/7 6/7 7/7 Bậc thợ bình quân

Với số lợng công nhân có trình độ tay nghề cao chiếm tỉ lệ lớn nh vậy, công

ty có rất nhiều u thế trong việc sử dụng tiết kiệm nguồn vật t phục vụ cho sảnxuất Trình độ tay nghề cao, kết hợp với nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất,

đội ngũ công nhân của công ty luôn luôn hoàn thành kế hoạch định mức vật tcho từng loại sản phẩm mà phòng kĩ thuật đề ra Không chỉ có vậy, đội ngũ côngnhân của công ty còn tuân thủ kỉ luật rất nghiêm ngặt, sử dụng vật t đúng mục

đích, luôn phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phếliệu và giảm phế phẩm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạthiệu quả cao

Còn về bộ máy quản trị, hầu hết các cán bộ quản lý của nhà máy đều tốtnghiệp đại học, nhân viên văn phòng thì trình độ từ trung cấp trở nên Thêm vào

đó, trình độ của các nhà quản trị trong công ty cũng ngày càng đợc nâng cao.Hầu hết các vị lãnh đạo trong ban giám đốc của công ty đều có trình độ từ đạihọc trở lên và có từ 25 – 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cũng nh

điều hành sản xuất Chính vì vậy, công ty luôn có những kế hoạch thu mua, bảoquản, cấp phát vật t phù hợp nhất với tình hình và điều kiện sản xuất trong kì.Cán bộ cấp cao trong công ty luôn chú trọng tiếp thu công nghệ và kĩ thuật sảnxuất mới, luôn phát động các phong trào thi đua sáng tạo CNKHKT nhằm tạo racác máy móc thiết bị có công suất cao, chất lợng ổn định mà giá thành lại thấp,

từ đó có thể sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nhất lợng vật t dùng chosản xuất sản phẩm

Chính vì trình độ của ngời lãnh đạo cũng nh trình độ của ngời lao động có

ảnh hởng rất lớn đến công tác quản trị vật t nên công ty luôn tìm cách tạo điềukiện cho ngời lao động nâng cao trình độ tay nghề cũng nh trình độ quản lý.Công ty hỗ trợ cho một số cán bộ, công nhân viên tham gia các khoá học trung

và dài hạn nhằm nâng cao trình độ cho ngời lao động để có thể tiếp thu đợc vớinhững trình độ công nghệ tiên tiến, hiện đại Trong năm 2003, nhà máy đã cử 36công nhân đi học lớp đào tạo, huấn luyện kĩ thuật dài hạn ở trờng đào tạo của Bộ

Quốc Phòng và 15 công nhân đợc đào tạo theo phơng thức đào tạo kèm cặp ngaytại công ty

Nhận thức đợc tầm quan trọng của đội ngũ lao động đối với hoạt động sảnxuất kinh doanh trong toàn công ty, ban lãnh đạo công ty còn hết sức chú ý đến

đời sống vật chất cũng nh tinh thần của CBCNV Về vấn đề thu nhập của ngờilao động, hiện nay công ty cũng đang hết sức cố gắng thực hiện các biện phápnhằm đảm bảo lợi ích cho toàn thể cán bộ công nhân viên cho toàn doanhnghiệp Mức lơng hiện nay của CNVC cũng đã tăng đáng kể so với những năm

1998 - 1999 Đối với công nhân, công ty trả lơng sản phẩm hoặc lơng định mứchoặc lơng khoán, lơng khoán có thởng Đối với gián tiếp, công ty trả lơng thờigian Ngoài ra, cán bộ viên chức trong nhà máy ngoài tiền lơng theo thời gianthực tế làm việc còn đợc hởng lơng phụ cấp công chức.Chính vì những vấn đề vềquản trị nguồn nhân lực luôn luôn đợc công ty quan tâm, chú ý nên đời sống vậtchất của ngời lao động trong công ty ngày càng đợc nâng cao Nếu nh năm 1998,tiền lơng bình quân của cả công ty chỉ đạt 558000 đồng thì đến năm 2002, con

số này đã lên đến hơn 850000 đồng và những tháng đầu năm 2004 là 1.020.000

đồng Tuy so với cuộc sống hiện nay, mức lơng này là không cao nhng trong tìnhhình nhà máy còn khó khăn nh hiện nay, đó đã là một nguồn động viên lớn chotoàn thể cán bộ công nhân viên chức công ty Công ty còn thờng xuyên tổ chứccác phong trào thi đua nhằm tăng năng suất lao động cũng nh tiết kiệm nguyên,nhiên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất

Tóm lại, đội ngũ lao động trong công ty có ảnh hởng rất lớn đến công tácquản trị vật t Công ty cần quan tâm động viên và đầu t nhiều hơn nữa đến ngờilao động

4 Kĩ thuật – công nghệ

Trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật là một nhân tố quan trọng ảnh hởng đến ợng tiêu dùng vật t trong sản xuất Máy móc thiết bị hiện đại, năng suất cao cộngvới trình độ lành nghề của ngời lao động sẽ dẫn đến việc sử dụng vật t tiết kiệm

l-và có hiệu quả Ngợc lại, với trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật quá lạc hậu thì sựlãng phí vật t trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi

Đánh giá một cách khách quan thì hiện nay, trình độ máy móc công nghệ kĩthuật của công ty còn lạc hậu, chủ yếu nhập vào những năm 70 của Liên Xô Tuythế, những máy móc thiết bị này vẫn hoạt động tốt, độ chính xác cao, mặc dùnăng suất cha cao Hiện nay nhà máy có tổng cộng 210 máy móc thiết bị cácloại, tuy nhiên công suất hoạt động của chúng còn thấp Công ty cha có các kếhoạch sản xuất phù hợp để tận dụng hết công suất máy móc thiết bị Ngoài racòn có một số máy móc do chính đội ngũ kĩ s, công nhân trong nhà máy chế tạo

sản xuất (thông qua các phong trào thi đua, sáng tạo kĩ thuật mà nhà máy đã phát

động) nh: máy trộn cát, máy gia công cơ khí giản đơn Máy móc công nghệ củacông ty là các loại máy móc đặc thù cho nên cũng khó có khả năng cải tiến,nâng cấp nh máy mài nghiền bánh răng côn xoắn Chính vì vậy công ty luônluôn phải đảm bảo sửa chữa, bảo dỡng kịp thời tránh tình trạng máy móc thiết bịhỏng quá lâu, không đáp ứng đợc tiến độ sản xuất Thêm vào đó, tình hình tàichính của công ty vẫn còn quá eo hẹp nên việc thay đổi, cải tiến công nghệ kĩthuật là một vấn đề hết sức khó khăn

Bảng 5: Máy móc thiết bị của công ty trong tháng 4 năm 2004

Loại TB Số MMTB đang hoạt động tại các phân xởng Số

Tổng số máy móc hiện có trong toàn công ty 210

Qua bảng theo dõi trên, ta thấy hiệu suất sử dụng của các máy móc thiết bịcủa công ty còn rất thấp Máy móc thiết bị không sử dụng quá nhiều, loại máynào số lợng lớn thì bỏ không lại càng nhiều Công ty nên có kế hoạch sử dụngmáy móc thiết bị hợp lý hơn để từ đó có thể tiết kiệm đợc nguồn nguyên nhiênvật liệu vận hành máy móc Những loại máy nào còn nhiều mà không sử dụnghết, công ty có thể thanh lý hoặc bán để có vốn đầu t mua những máy móc thiết

bị hiện đại hơn

Tuy trình độ máy móc, công nghệ lạc hậu nhng do trình độ lành nghề củacông nhân và cán bộ nhà máy nên việc sản xuất trong nhà máy vẫn diễn ra liêntục Các dây chuyền sản xuất vẫn đạt kết quả cao Lợng vật t sử dụng tuy có lúcvợt quá định mức do phòng kĩ thuật đặt ra nhng nhìn chung vẫn đạt đợc hiệu quả

nh mong đợi Các dây chuyền sản xuất các loại mặt hàng có thế mạnh của công

ty vẫn hoạt động tốt và luôn tiết kiệm đợc một lợng vật t đáng kể, góp phần làmgiảm giá thành sản phẩm, giữ vững vị thế cạnh tranh của mình Tuy nhiên, nếu

đợc đầu t đúng chỗ, năng suất lao động bình quân cũng nh việc thực hiện địnhmức lợng vật t sử dụng cho sản xuất của công ty sẽ đạt kết quả tốt hơn Trongthời gian tới, công ty có kế hoạch đầu t 7 tỉ đồng vào việc mua sắm một số loạimáy móc thiết bị mới, hiện đại Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nângcao hiệu quả sản xuất của công ty nói chung, hiệu quả sử dụng vật t phục vụ chosản xuất nói riêng.

động vốn từ cán bộ công nhân viên chức trong công ty, từ doanh thu bán sảnphẩm hàng hoá dịch vụ, và một phần nhỏ do ngân sách nhà nớc cấp xuống…nênNhìn chung, tình hình tài chính của công ty trong những năm gần đây khá ổn

định, công ty không gặp khó khăn gì trong việc huy động cũng nh sử dụng vốn.Tình hình tài chính của công ty quý I năm 2004, đợc thể hiện dới bảng sau:

Bảng 6: Tình hình tài chính của công ty quý I năm 2004

nh tình hình sản xuất kinh doanh nói riêng trong toàn công ty Điều này ảnh ởng rất lớn đến công tác quản trị vật t tại công ty Dù trong điều kiện hoàn cảnhnào, công ty cũng có đủ năng lực tài chính để mua sắm những thiết bị vật t cầnthiết cho sản xuất Nguồn vốn của công ty so với một số doanh nghiệp nhà nớckhác không phải là quá lớn, nhng cũng không quá nhỏ, nhìn chung là phù hợpvới tình hình sản xuất kinh doanh trong công ty Do điều kiện địa lý của công tykhá thuận lợi về mặt giao thông nên việc thu mua vật t phục vụ cho sản xuất rất

h-dễ dàng, khi cần hàng là có ngay nên việc dự trữ vật t tại công ty không gặp khókhăn gì Vì vậy, với một năng lực tài chính không quá yếu mà khá ổn định nhvậy, công ty cơ khí Z179 luôn đảm bảo đợc tất cả các mặt trong công tác quảntrị kinh doanh nói chung cũng nh công tác quản trị vật t nói riêng

đạt đợc điều đó, công ty thờng xuyên chú trọng đến các bạn hàng cung ứng vật tcho mình nhằm đảm bảo đợc lợng vật t cần thiết cả trong điều kiện, tình hìnhkinh tế không thuận lợi

Nguồn vật t dùng để sản xuất một số mặt hàng dành cho quốc phòng đợc bộcung cấp với số lợng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục

Đó chính là một lợi thế của công ty Tuy vậy công ty vẫn rất chú trọng đến kếhoạch dự trữ nguyên vật liệu để có thể đáp ứng đợc mọi yêu cầu về sản xuấttrong điều kiện thuận lợi hay không thuận lợi

Riêng nguyên vật liệu để sản xuất mặt hàng bánh răng côn xoắn, công ty đợc

bộ quốc phòng cung cấp Do yêu cầu chất lợng kĩ thuật, sản phẩm bánh răng cônxoắn phải đợc chế tạo từ một loại thép mác cao mà thị trờng không có nên công

ty có rất nhiều u thế trong việc sản xuất sản phẩm này Hiện nay trên thị trờng đãxuất hiện một số nhãn hiệu thép để sản xuất sản phẩm bánh răng côn xoắn nhngchất lợng thép cha đạt yêu cầu đặt ra nên công ty vẫn giữ vững đợc vị trí củamình, và sản phẩm bánh răng côn xoắn của công ty vẫn có sức cạnh tranh cao.

Do nguồn nguyên vật liệu đợc bộ cung cấp với số lợng lớn nên công ty khônggặp khó khăn trong việc tìm nguồn nguyên vật liệu mới Còn đối với một số sảnphẩm kinh tế khác, nguồn nguyên vật liệu để sản xuất ra chúng đợc bán rất nhiềutrên thị trờng nên những vấn đề về quản trị nguồn vật t không gặp nhiều khókhăn Công ty thờng mua nguyên vật liệu của một số bạn hàng lâu năm nênnguồn vật liệu đợc cung ứng khá ổn định Thêm vào đó, kế hoạch dự trữ nguyênvật liệu luôn đợc công ty chú trọng đến, công ty luôn tìm mọi cách để đảm bảo

số lợng vật t cho dự trữ thờng xuyên, cũng nh cho dự trữ bảo hiểm nên cha baogiờ công ty bị thiếu nguyên vật liệu để sản xuất Việc sản xuất sản phẩm diễn raliên tục và tơng đối ổn định

II Thực trạng công tác quản trị vật t của công ty cơ khí Z179

1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t

Công ty cơ khí Z179 là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụcho các ngành công, nông, lâm, ng nghiệp…nên trên thị trờng kinh tế và các mặthàng phục vụ cho lĩnh vực an ninh quốc phòng nên đặc điểm vật t đa vào sảnxuất là rất dễ bảo quản, chủng loại vật t đa dạng, khối lợng lớn, bao gồm các loạisắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai…nênChính vì vậy, kế hoạch mua sắmvật t là một trong những khâu rất quan trọng trong công tác quản trị vật t tại côngty

Kế hoạch cung ứng vật t tại công ty cơ khí Z179 do phòng Kế hoạch – Vật t

đảm nhiệm Phòng kế hoạch – vật t có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuấtthực tế năm trớc do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sảnxuất từng kì (tháng, quý, năm) Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện cácviệc liên quan đến vấn đề kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nh:marketing, quảng cáo sản phẩm, đa các kế hoạch tham dự các hội chợ Phòng kếhoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số l-ợng sản phẩm cần thiết cho khách hàng Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất

và tiêu thụ sản phẩm, phòng kế hoạch-vật t còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảocung ứng nguồn vật t cần thiết cho sản xuất, sửa chữa Phải tính toán chi tiết lợngvật t dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì Phải lập kếhoạch chiến lợc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới Tính toán chi

phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sảnphẩm một cách tối u nhất.

Phòng Kế hoạch – Vật t thông qua định mức tiêu hao vật t do phòng Kĩthuật đa ra và căn cứ vào số lợng sản phẩm kì kế hoạch, lợng phế phẩm thu hồitrong kì trớc, lợng phế phẩm phát sinh cho phép…nênrồi lập kế hoạch cung ứng vật

t cho từng đối tợng sản phẩm trong kì Sau khi lập kế hoạch cung ứng vật t trongkì, phòng kế hoạch – vật t trình lên ban giám đốc Nếu đợc ban giám đốc phêchuẩn, phòng kế hoạch – vật t tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật t choquá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục

và đảm bảo tiến độ sản xuất

Tại công ty cơ khí Z179, vật t dùng để sản xuất các mặt hàng quốc phòng đợc

bộ cung cấp với số lợng lớn phù hợp với kế hoạch chỉ tiêu do bộ giao nên công tykhông gặp khó khăn trong việc tìm mua các loại vật t này Phòng kế hoạch vật– vật t thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận vật t rồi điều hànhquá trình sản xuất các mặt hàng này sao cho kịp tiến độ đợc giao

Còn vật t dùng để sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty phải tìm mua trênthị trờng Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực trongviệc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lợng, thời gian giao hàng, địa điểmgiao hàng Công ty xác định cho mỗi loại vật t từ hai đến ba ngời cung ứng, thamkhảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất.Công ty định kì tiến hành đánh giá ngời cung cấp thông qua một hệ thống cácchỉ tiêu nh giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lợng nguyên vật liệu,việc thực hiện hợp đồng…nên, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp.Hàng năm, công ty sản xuất một khối lợng hàng hoá rất lớn với các chủng loại

đa dạng, phong phú do vậy nhu cầu tiêu dùng vật t phục vụ cho sản xuất sảnphẩm là rất lớn Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm nhthép các loại (thép cacbon, thép hợp kim, thép dụng cụ…nên), nhôm, đồng, gang…nêncông ty phải mua ở các công ty vật t nhập khẩu tổng hợp Các loại vật liệu nàycông nghiệp trong nớc cha sản xuất đợc nên công ty thờng lựa chọn sản phẩmcủa Nhật, Liên Xô cũ, Hàn Quốc…nênđể đảm bảo chất lợng mà giá thành lại rẻ, phùhợp với năng lực tài chính của công ty Còn đối với các loại vật liệu phụ nh quehàn, than, vòng bi, dây đai, các dụng cụ đo, dụng cụ cắt…nênbán nhiều trên thị tr-ờng, đặc biệt là ở thị trờng Hà Nội, công ty có thể dễ dàng mua mỗi khi có nhucầu Do thị trờng vật t dùng để sản xuất các mặt hàng cơ khí rất đa dạng vàphong phú, lại không quá khan hiếm nên việc thu mua vật t cho từng kì sản xuấtkhông gặp nhiều khó khăn Tuy vậy, trong thời gian gần đây, giá thép trên thị tr-ờng tăng cao đột biến đã gây ra nhiều bất lợi cho công ty Công ty đã tăng c ờng

chú trọng hơn nữa đến công tác quản trị vật t nhằm giải quyết những khó khăntrong tình hình điều kiện thị trờng có nhiều biến động nh vậy

2 Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lợng tiêu dùng lớn nhất cho phép đểsản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trongnhững điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kì kế hoạch, vì vậy màcông tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t ở công ty cơ khí Z179 rất

đợc chú trọng Để đảm bảo vật t một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thểkhông coi trọng việc nâng cao chất lợng của công tác định mức

Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phứctạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lợng xây dựng

định mức lớn Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhng lại rất quantrọng trong việc sản xuất sản phẩm Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tácxây dựng và quản lý định mức vật t cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiệnrất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật t cho các vật liệu phụ,nhằm quản lý đợc toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ

đó tìm biện pháp hạn chế đợc lợng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiếtgiúp cho việc sử dụng vật t sản xuất có hiệu quả nhất

Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t tại công ty cơ khíZ179 do phòng Kĩ thuật đảm nhiệm Việc xây dựng và quản lý định mức tiêudùng vật t đợc tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm Hợp

đồng kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật Phòng

kĩ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức vật t sao cho lợngvật t sử dụng tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm Phòng kĩthuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kĩ thuật với việc phântích toàn diện các yếu tố ảnh hởng đến tiêu dùng vật t cho kì kế hoạch Ngoàiviệc dựa vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý

định mức tiêu dùng vật t còn đợc dựa vào những căn cứ liên quan đến máy mócthiết bị, trình độ và kinh nghiệm của ngời lao động…nênPhòng kĩ thuật luôn chú ý

đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất Công

ty cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng vật t chosản xuất để tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp địnhmức tiêu dùng vật t nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật t cũng nh hiệuquả sản xuất kinh doanh

Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng nh kinh nghiệm sản xuất lâu năm,phòng Kĩ thuật luôn cố gắng đa ra một hệ thống định mức vật t cho từng loại sản

phẩm một cách thực tế nhất Dới đây là bảng kế hoạch định mức vật t cho một sốloại sản phẩm chính của công ty trong quý I năm 2004 (Xem trang bên )

Từ bảng định mức do phòng kĩ thuật đa xuống, phòng kế hoạch vật t dựa vào

đó tính toán ra lợng vật t cần mua để sản xuất hết số lợng sản phẩm trong kì, tính

ra chi phí vật t trong kì rồi thực hiện công tác thu mua vật t Nhìn chung thì bảng

định mức do phòng kĩ thuật đa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khithực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thờng hoàn thành mọi nhiệm vụ đợc giao,

sử dụng vật t không vợt quá định mức đặt ra

Phòng kế hoạch vật t sau khi cấp phát vật t cho các phân xởng để tiến hànhsản xuất sản phẩm thờng cho cán bộ vật t đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụngvật t ở từng phân xởng, từ đó đa ra đợc các quyết định quản lý và sử dụng vật thợp lý hơn Nếu các phân xởng sử dụng vật t sản xuất sản phẩm vợt quá địnhmức đặt ra quá nhiều ( tỉ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán

bộ kĩ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật t và quản đốc phân xởng tìm nguyênnhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn

Bảng 7: Kế hoạch định mức vật t cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2004

tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số ợng từng loại vật t cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giaohàng và thời gian sử dụng loại vật t đó.

l-Khi vật t đợc nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng

kế hoạch sau khi nhận đợc hoá đơn hay phiếu xuất kho của ngời bán gửi đến thìtiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận haykhông chấp nhận lô hàng đó Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kếhoạch vật t làm thủ tục tiến hành nhập kho

Trớc tiên, vật t mua về phải đợc kiểm nghiệm về chất lợng, số lợng, chủngloại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không Ban kiểm nghiệm gồm có một đạidiện phòng Kế hoạch – Vật t (thờng là phó phòng, ngời chuyên điều hành cácvấn đề liên quan đến vật t), một đại diện phòng KCS (thờng là trởng phòng), vàmột thủ kho Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng củatừng loại vật t rồi trớc sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểmnghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật t, một giao cho phòng kế toán Tr-ờng hợp vật t không đúng số lợng, qui cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn,thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật t đểgiải quyết Đại diện phòng Kế hoạch – Vật t phải chịu trách nhiệm về việc này,phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Còn nếu chấtlợng cũng nh số lợng của vật t không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho

đúng theo thủ tục (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho)

Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng

Kế hoạch – Vật t lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung chonhiều loại vật t cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại Trong đó,một liên giao cho ngời nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật t, mộtliên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật t Hoá đơn của ngời bán đợcchuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán

Vật t sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận đợc chuyển nhanh vào kho củacông ty, bộ phận quản lý vật t có trách nhiệm bảo quản vật t không để xảy ra tìnhtrạng h hỏng, mất mát

Mẫu 1: Biên bản kiểm nghiệm

Đơn vị…nên…nên…nên…nên Mẫu số 05 – VT

Bộ phận…nên…nên…nên…nên Ban hành theo quyết định số 186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ tài chính

Biên bản kiểm nghiệm

Phơngthứckiểmnghiệm

Đơnvịtính

Số lợngtheochứng từ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lợng

đúng quycáchphẩm chất

Số lợng không

đúng quy cáchphẩm chất

ý kiến của ban kiểm nghiệm:…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên…nên

Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trởng ban (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên)

Mẫu 2: Phiếu nhập kho