Trong xu thế đổi mới chung của cả nước từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường ngày càng có thêm nhiều các doanh nghiệp ra đời và lớn mạnh không ngừng. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường các doanh nghiệp cần phải xác định rõ các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả sản xuất là cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức thu hút đối với người tiêu dùng. Với một đơn vị sản xuất yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đó là nguyên vật liệu- Cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Bởi vậy, sau khi đ• có một dây chuyền sản xuất hiện đại, một lực lượng lao động tốt thì vấn đề các doanh nghiệp ssản xuất luôn càn quan tâm đến khâu sử dụng, đáp ứng đầy dủ nhu cầu sản xuất,tiết kiệm để hạ thấp giá thành sản phẩm. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý đặc biệt, kế toán nguyên vật liệu là công cụ quản lý giữ vai trò quan trọng. Xuất phát từ lý do trên, em xin mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu: "Một số vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp".
Lời nói đầu: Trong xu thế đổi mới chung của cả nớc từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng ngày càng có thêm nhiều các doanh nghiệp ra đời và lớn mạnh không ngừng. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng các doanh nghiệp cần phải xác định rõ các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả sản xuất là cao nhất với giá cả và chất lợng sản phẩm có sức thu hút đối với ngời tiêu dùng. Với một đơn vị sản xuất yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, đó là nguyên vật liệu- Cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Bởi vậy, sau khi đã có một dây chuyền sản xuất hiện đại, một lực lợng lao động tốt thì vấn đề các doanh nghiệp ssản xuất luôn càn quan tâm đến khâu sử dụng, đáp ứng đầy dủ nhu cầu sản xuất,tiết kiệm để hạ thấp giá thành sản phẩm. Để làm đợc điều này các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý đặc biệt, kế toán nguyên vật liệu là công cụ quản lý giữ vai trò quan trọng. Xuất phát từ lý do trên, em xin mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu: "Một số vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp". Bài nghiên cứu có cấu kết nh sau: Phần I: Những lý luận cơ bản của công tác kế toán nguyên vật liệu với việc tăng c- ờng quản lý nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất kinh Doanh. Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hiện nay và một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất. Xin gửi tới cô Nguyễn Thị Đông - Giảng viên khoa Kế toán trờng Đại học Kinh tế quốc dân, ngời đã hớng dẫn em hoàn thành bài nghiên cứu này với lời cảm ơn chân thành nhất. Phần 1 Sinh viên thực hiện: Hoàng Thu Thuỷ K10 Kế toán B Những lý luận cơ bản của công tác kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh =========================== A- Những vấn đề lý luận chung về nguyên vật liệu: I- Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh: 1. Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động. Nguyên vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá tình sản xuất, dới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm. Trong quá trình doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng cao trong tổng số tài sản lu động và trong tổng số chi phí sản xuất và giá thành sản phảm. Do vậy tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu, công tấc kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, tiét kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghiã quan trọng . 2. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp: Kế toán nguyên vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều kiện ngày nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cỏ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên trong xã hội thì việc sử dụng nguyên vật liệu một cácn tiết kiệm, hợp lý có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng. Trớc hết, quản lý chặt chẽ quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản sử dụng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố để đảm bảo cho quá tình sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp đợc tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng, thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất , hạ giá thành sản phẩm , không ngừng nâng cao chất lợng của sản phẩm ,hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp . Tổ chức kế toán chặt chẽ nguyên vật liệu sẽ hạn chế đợc mất mát, h hỏng, giảm bớt những rủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh . II- Phân loại, tính giá nguyên vật liệu : 1. Phân loại nguyên vật liệu : Trong doanh nghiệp nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng ,tính chất lý hoá khác nhau và bién động thờng xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để phục vụ cho công tác quản lý và hoạch toán phải phân loại nguyên vật liệu . Tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau. Nhìn chung nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp đợc chia thành những loại nh sau: - Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà ssau quá trình gia công ,chế biến sẽ cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra. Nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mà doanh nghiệp mua ngoài để tiếp tục sản xuất. Sinh viên thực hiện: Hoàng Thu Thuỷ K10 Kế toán B - Vật liệu phụ : nguyên vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động, là nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm nó đã kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo nên sản phẩm nh: làm thay đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bên ngoài . góp phần tăng chất lợng mẫu mã đáp ứng thị hiếu ngời tiêu dùng. - Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt luợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nh: xăng, dầu, hơi đốt . - Phụ tùng thay thế : bao gồm các chi tiết ,phụ tùng máy móc dùng để sử chữa và thay thế cho máy móc thiết bị. - Phế liệu: là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, nó đã mát hết hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu nh: thép vụn,gỗ vụn . Trên thực tế việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại nh đã trình bày ở trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể. Vì có thể nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính nhng ở đơn vị khác nó lại là nguyên vật liệu phụ . 2. Tính giá nguyên vật liệu : Việc tính giá nguyên vật liệu nhập - xuất kho là việc làm hết sức cần thiết để tính đúng, tính đủ chi phí và giá thành sản phẩm . 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn thu nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế = giá mua ghi trên hóa đơn + chi phí thu mua Trong đó : + Giá mua ghi trên hoá đơn : Đối với cơ sở kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua vào là giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng đầu vào. Ngợc lại đối với đơn vị nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua vào là tổng giá thanh toán (giá này bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào). + Chi phí thu mua thực tế : Bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ . - Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến : thì giá thực tế bao gồm giá nguyên vật liệu xuất chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế là giá xuất chế biến, các chi phí thuê ngoài gia công chế biến và các chi phí liên quan (vận chuyển, bốc dỡ .). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Thì giá thực tế là giá trị nguyên vật liệu đợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận. 2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp . Để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sử dụng kế toán có thể sử dụng một trong năm phơng pháp sau: - Phơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phơng pháp này,giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức: Sinh viên thực hiện: Hoàng Thu Thuỷ K10 Kế toán B Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông Giá thực tế NVLxuất dùng=Số lợng NVLxuất dùng*Giá đơn vị bình quân Trong đó ,giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau : Cách 1 : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 2 : Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc = Giá thực tế NVLtồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) Lợng thực tế NVLtồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc) Cách 3 : Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVLtồn kho sau mỗi lần nhập Lợng thực tế NVLtồn sau mỗi lần nhập - Phơng pháp nhập trớc - xuẩt trớc(FIFO): Theo phơng pháp này, giả thiết rằng nguyên vật liệu nhập trớc sẽ xuất trớc, xuất hết số nguyên vật liệu nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Nói cácn khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của nguyên vật liệu mua vào sau cùng trong kỳ. - Phơng pháp nhập sau - xuất trớc(LIFO): Phơng pháp này giả thiết rằng nguyên vật liệu nhập kho sau là nguyên vật liệu xuất ra trớc và nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là nguyên vật liệu dợc nhập kho đầu tiên. Theo phơng pháp này ta phỉa xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần luợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho. Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế nguyên vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ. - Phơng pháp trực tiếp: Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiéc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất ra(trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc biệt riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và th- ờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. - Phơng pháp giá hoạch toán: Theo phơng pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán. Giá thực tế NVLxuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán NVLxuất dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá Trong đó : Hệ số giá NVL(H) = Giá thực tế NVLtồn đầu kỳ+ giá thực tế NVLnhập trong kỳ Giá hạch toán NVLtồn đầu kỳ +Giá hạch toán NVLnhập trong kỳ B - Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 4 Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông 1. Những nội dung chủ yếu về hạch toán nguyên vật liệu : Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu và các nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi quá trình hạch toán nguyên vật liệu phải bao gồm những nội dung sau: - Phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. - Xây dựng các nội quy,quy chế trong bảo quản sử dụng nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu. - Xây dựng các định mức nguyên vật liệu cần thiết : các định mức nguyên vật liệu tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng nguyên vật liệu nh: các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản . - Tổ chức khâu hoạch toán ban đầu, bao gồm vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ cho hợp lý, khoa học. - Tổ chức vận dụn các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách hợp lý. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu , cũng nh các báo cáo về tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. - Tổ chức phân tích về tình hình nguyên vật liệu và những thông tin kinh tế cần thiết. 2. Hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1. Chứng từ kế toán về nguyên vật liệu: Hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu: Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập- xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ khovà trên các sổ ké toán. Đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng củatừng thứ nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật t,sản phẩm hàng hoá(Mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiéu xuất kho(Mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ mang tính chất bất buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hớng dẫn khác. Vàcác chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu,nội dung, phơng pháp lập. Những ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. 2.2. Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà cán bộ kế toán sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kếtoán chi tiết nguyên vật liệu. Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 5 Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số d. Sổ thẻ kho đợc sử dụng để theo dõi số luợng nhập- xuất- tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Thẻ ho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết : tên,nhẵn hiệu,quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho đẻ ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày về mặt số lợng. Thẻ kho đợc dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch tón chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp nào. Còn sổ (thẻ) kế toán chi tiết,sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán từng hàng nhập -xuất-tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng cho doanh nghiệp . Ngoài các sổ kế toán chi tiết nói trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất- tồn, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 2.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đồng thời phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất l- ợng của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có thể áp dụng một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 2.3.1. Phơng pháp thẻ song song: Theo phơng pháp thẻ song song,công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán nh sau: - ở kho : Thủ kho dùng thẻ đê phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật t. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành cộng sổ nhập, xuất, tính ra số tồn về mặt lợng theo từng danh điểm nguyên vật liệu. - ở phòng kế toán : Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập- xuất kho từ thủ kho, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập-xuất kho với các chứng từ có liên quan (nh : hoá đơn mua hàng,hợp đồng vận chuyển .) ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và tính ra số tiền. Sau đó ghi vào sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại nguyên vật liệu. Phơng pháp này có u điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhng có nhợc điểm là viẹc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng: việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 6 Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông Sơ đồ : Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Phơng pháp thẻ song song đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lợng nghiệp vụ (chứng từ ) nhập-xuất ít, không thờn xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Nguyên tắc hạch toán đối với phơng pháp này là ở kho theo dõi về mặt lợng, phòng kế hoạch theo dõi cả về số lợng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Trình tự ghi chép cụ thể nh sau: - ở kho: Thực hiện nh phơng pháp ghi sổ song song. - ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập- xuất theo từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập,xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ khio và số liệu kế toán tổng hợp. Phơng pháp này có u điểm : Giảm đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm đợc số lợng sổ sách. Nhng có nhợc điểm là việc ghi sổ vẫn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị), việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. Sơ đồ :Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 7 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuát kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ (thẻ) chi tiết nvl Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn nvl Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông Phơng pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập- xuất không nhiều, không thể bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật t nên không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 2.3.3. Phơng pháp sổ số d: Nguyên tắc hạch toán đối với phơng pháp này là ở kho theo dõi số lợng từng loại nguyên vật liệu ,phòng kế toán chỉ theo dõi về giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. Trình tự ghi chép cụ thể nh sau: - ở kho : Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lợng. Cuối tháng ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho (số lợng) vào sổ số d cột số lợng. - ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số d theo dõi theo từng kho dùng cho cả năm để ghi sổ tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo từng chỉ tiêu giá trị. Khi nhận đợc các phiếu nhập, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình xuất- tồn nguyên vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng kê này tổng hợp nhập-xuất-tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị .Cuối tháng, khi nhận sổ số d thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lợng mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi cột tiền ở sổ số d- .Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số d kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Phơng pháp này có u điểm là giảm bớt đợc khối lợng ghi sổ kế toán,công việc đợc tiến hành đều trong tháng. Nhng có nhợc điểm là do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trớc số hiện có và tình hình tăng giảm cuả từng loại nguyên vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn . Sơ đồ : Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d: Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 8 Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Thẻ kho Báo cáo tổng hợp N-V-TSổ số dư Phiếu xuất kho Bảng kuỹ kế xuấtBảng kê xuất Thẻ kho Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ phát sinh về nhập- xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên; nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm nguyên vật liệu; dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho; yêu cầu trình độ quản lý và chuyên môn của cán bộ kế toán của doanh nghiệp phải cao. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Trong chế độ kế toán năm 1995 đã đa ra hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thờng xuyên và Kiểm kê định kỳ. Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp mà kế toán có thể vận dụng hai phơng pháp này. 3.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên: 3.1.1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản: Tài khoản 152 - "Nguyên liệu,vật liệu" : Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp theo giá trị thực tế . Kết cấu các tài khoản nh sau: Bên nợ : + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. Bên có : + Số tiền giảm,trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. Số d nợ : Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 151 : "Hàng mua đang đi đờng" : Tài khoản này phản ánh trị giá nguyên vật liệu doanh nghiệp đã mua , đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã nhập kho. Kết cấu của tài khoản: Bên nợ : Trị giá nguyên vật liệu đang đi đờng. Bên có : Trị giá nguyên vật liệu đang đi đờng tháng trớc, tháng này đã nhập kho hay đã vào sử dụng. Số d nợ : Phản ánh trị giá nguyên vật liệu đang đi đờng cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh : 111,112,331,621,622 . 3.1.2. Phơng pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên: Với nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu do mua ngoài có thể xảy ra trong các trờng hợp : hàng đã về mà cuối tháng cha có hoá đơn hoặc hoá đơn đã về mà đến cuối tháng hàng cha về. Cụ thể nh sau : - Trờng hợp hàng mua về có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá mua cha có thuế giá trị gia tăng đầu vào,ghi : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 111: Tiền mặt Có TK 331: Phải trả ngời bán Các doanh nghiệp đợc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào phải có hoá đơn thuế giá trị gia tăng, phần thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ , kế toán ghi : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 9 Đề án môn học Giáo viên hớng dẫn:PGS - TS Nguyễn Thị Đông Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ Có TK 111 , 112 . Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp ghi giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn. Trong quá trình kiểm kê nhập kho nguyên vật liệu có thể xuất hiện thừa thiếu so với hoá đơn và hàng mua về sai quy cách , kém phẩm chất. + Nếu hàng thiếu so với hoá đơn , kế toán ghi: Nợ TK 152 : Số nguyên vật liệu thực có. Nợ TK 1381 : Chênh lệch thiếu . Có TK 111,112,331 :Số tiền phải trả ngời bán. Giá trị nguyên vật liệu thiếu đợc giải quyết : +) Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu : Nợ TK 152 : Ngời bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. +) Nếu ngời bán không còn hàng : Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. +) Nếu cá nhân làm mất hoặc không xác định đợc nguyên nhân: Nợ TK 1388,334,821 Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. + Nếu hàng thừa so với hoá đơn , kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế của NVL thực nhập. Có TK 111,112,331 : Tổng số tiền phải thanh toán. Có TK 1381 : Giá trị NVL thừa đã nhập nhng cha xử lý. Giá trị nguyên vật liệu thừa đợc giải quyết : +) Quyết định mua nốt số thừa , ghi : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 331: +) Không mua trả lại ngời bán , ghi : Nợ TK 3381 : Có TK 152 +) Thừa không rã nguyên nhân, ghi : Nợ TK 1381 Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. + Với trờng hợp hàng sai quy cách, ghi: Nợ TK 331 : Có TK 152 : - Trờng hợp : Hàng về trớc hoá đơn về sau : Khi hàng về làm thủ tục nhập kho , kế toán lu giữ phiếu nhập kho vào một hồ sơ riêng. Sau đó nếu trong tháng hoá đơn về thì lấy phiếu nhập kho và ghi sổ nh trờng hợp hàng mua có hoá đơn. + Nếu đến cuối tháng mà hoá đơn vẫn cha về , thì kế toán ghi giá trị nguyên vật liệu theo giá tạm tính , ghi : Nợ TK 152 : giá tạm tính. Có TK 331 : Khi nhận đợc háo đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn ) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính. + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính , ghi bút toán thờng: Nợ TK 152 : Sinh viên thực hiện Hoàng Thu Thuỷ - Lớp K10 KTB 10