II. Thực trạng công tác quản trị vậ tt của công ty cơ
5. Công tác cấp phát vậ tt
Công tác tổ chức cấp phát vật t ở công ty cơ khí Z179 không chỉ đợc tiến hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật t theo yêu cầu đợc thực hiện đối với các loại vật t phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật t. Đối chiếu với lợng vật t có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ đợc giao, phòng kế hoạch vật t lập phiếu cấp phát cho các phân xởng sản xuất lên kho lĩnh vật t.
Còn đối với các loại vật t sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật t căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân x- ởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số lợng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những quy định cả về số lợng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng nh bộ phận cấp phát, trong trờng hợp đã hết nguyên vật liệu
mà cha hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong trờng hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hởng gì đến sản phẩm thì coi nh đã có thành tích tiết kiệm vật t và đợc khấu trừ vào hạn mức tháng sau và đợc thởng % theo giá trị tiết kiệm đó.
Để cấp phát vật t cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật t của phân xởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã đợc kí nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật t. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật t theo đúng số lợng, chất lợng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thờng, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã đợc lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật t yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lợng vật t bổ sung cho các phân xởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xởng. Các phân xởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật t tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.
Mẫu 3: Lệnh sản xuất
Tổng cục công nghiệp QP Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Nhà máy Z179 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-:- ---
Số: /KH Ngày tháng năm … … …
Lệnh sản xuất
-Căn cứ nhiệm vụ sản xuất:………..
-Đơn vị thực hiện:………...
-Thời gian hoàn thành:………..
TT Nội dung công việc ĐV
T
Số lợng Đơn giá
Vật t Lơng TBC
N
CP khác Cộng
Ngời nhận Ngời lập biểu Phòng kế hoạch Giám đốc (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên và đóng dấu)
Do đặc điểm vật t sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ dàng mua đợc trên thị trờng nên công ty sử dụng phơng pháp xuất kho “nhập trớc xuất trớc”. Khi tiến hành công tác cấp phát vật t, mọi thủ tục giấy tờ phải đợc thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỉ luật cao trong sản xuất cũng nh điều hành. Hoá đơn xuất kho vật t bao gồm 4 liên, trong đó:
*1 liên lu kho *1 liên kho giữ
*1 liên phân xởng giữ
*1 liên chuyển sang phòng tài chính
Đơn vị:………. Mẫu số: 02 – VT
Địa chỉ: ... Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT…
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính
Phiếu xuất kho
Ngày tháng năm… … …
Nợ……… Số:……
Có………
-Họ tên ngời nhận hàng………Địa chỉ (bộ phận)………
-Lý do xuất kho:………
-Xuất tại kho:………
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):………..
Xuất, ngày tháng năm … … …
Thủ trởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
(Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên)
Công tác cấp phát vật t phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Z179 luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Từ đó, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty.
6. Công tác thống kê, kiểm kê vật t
Tại công ty cơ khí Z179, công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật t đợc tiến ra thờng xuyên và liên tục. Các cán bộ vật t đều nhận thức đợc
tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật t nên thực hiện rất nghiêm túc công tác này.
Vật t cấp cho phân xởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỉ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật t đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật t và ảnh hởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngợc lại, nếu phân xởng sử dụng vật t đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật t, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp.
Chính vì nhận thức đợc điều đó nên các cán bộ vật t tại công ty cơ khí Z179 đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật t tại các phân xởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế đợc các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật t, sử dụng vật t không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật t là trách nhiệm của phân xởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Kế hoạch vật t là ngời chịu trách nhiệm quản lý vật t, không chỉ lo mua vật t và cấp phát đủ số vật t cho phân xởng mà còn phải có trách nhiệm thờng xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật t trong toàn công ty.
Khi vật t đến từng phân xởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đa vào sản xuất. Trong phân xởng, mỗi tổ nhận vật t sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt vật t. Trờng hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa vật t đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật t của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân x- ởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm đợc nhiều vật t thì cán bộ vật t có quyết định thởng trên % giá trị vật t tiết kiệm đợc.
Cán bộ vật t trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật t trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xởng sử dụng, báo cáo của phân xởng về tình hình sử dụng vật t mà còn tiến hành
kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật t ở từng phân xởng và từng công nhân sử dụng để xác minh đợc sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế.
Một số tài liệu thờng đợc sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi tình hình sử dụng vật t là: phiếu xuất vật t theo hạn mức và thẻ kho.
Mẫu 5: Thẻ kho
Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. B an hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995 Của bộ tài chính
Thẻ kho
Ngày lập thẻ………….
Tờ sô………
-Tên nhãn hiệu, quy cách vật t………
-Đơn vị tính………
-Mã số……….
STT Chứng từ Diễn
giải Ngày nhập xuất Số lợng Kí xác nhận của kế toán
Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
Mẫu 6: Phiếu xuất vật t theo hạn mức
7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản trị nguồn vật t tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng nh các công ty cơ khí khác, công ty Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. Ban hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995
Của bộ tài chính Số:………..
Phiếu xuất vật t theo hạn mức
Ngày tháng năm … … …
Nợ:……….. Có:…………..
Bộ phận sử dụng:………
Lý do xuất:………..
Xuất tại kho:………..
STT Tên, nhãn
hiệu, qui Mã Đơn vị đợc duyệt Hạn mức Ngày Ngày NgàySố lợng Cộng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Cộng Ngời nhận
kí
Ngày tháng năm… … …
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
cơ khí Z179 chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỉ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0.05%. Mặc dù vậy, công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu có thể tái chế sử dụng hay là không.
Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, đồng thời loại bỏ những sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng các yêu cầu kĩ thuật nh trong bản vẽ thiết kế. Sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm, phế liệu có thể tái sử dụng đợc và phế liệu không thể sử dụng lại đợc. Phế liệu không thể sử dụng lại đợc, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch tái chế. Với các
thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có, nh máy dập ép, máy búa, lò nhiệt luyện ,…
công ty thực hiện quá trình tái chế biến đổi phế phẩm, phế liệu từ loại này sang loại khác cho phù hợp rồi tiến hành sản xuất sản phẩm. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm đợc công ty thực hiện khá triệt để. Công ty có hẳn một tổ đúc và tổ nhiệt luyện với đầy đủ các loại máy móc thiết bị cần thiết để tái chế các loại phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất sản phẩm nh phoi, các loại đầu thừa khi cắt gang,
thép, các sản phẩm hỏng thành những nguyên vật liệu đầu vào cho việc sản xuất…
các sản phẩm đơn giản khác. Điều đó giúp công ty giảm đợc một lợng đáng kể chi phí sử dụng vật t, hạ thấp giá thành sản phẩm.
Tuy công tác thu hồi phế liệu phế phẩm rất đợc quan tâm chú ý đến nhng hầu hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ này
một cách thờng xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng vật t của công ty là có hiệu quả, đạt đợc chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn. Công ty luôn có chế độ khuyến khích ngời lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phơng thức sản xuất mới, máy móc thiết bị mới nhằm hạ thấp tỉ lệ sai hỏng sản phẩm và hạ thấp khối lợng phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc sau mỗi đợt sản xuất.
8. Công tác tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật t
Công tác tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung là tơng đối đầy đủ và đã có sự tách bạch giữa việc tính chi phí kinh doanh chung và chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t. Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t đợc coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Trớc một lệnh sản xuất bất kì, phòng kế hoạch vật t thực hiện việc tính chi phí kinh doanh sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí khấu hao thiết bị nhà xởng, tiền lơng của công nhân sản xuất chính, BHYT, tiền CĐ và các khoản chi phí chung khác. Trong đó có cả phần diễn giải chi phí vật t, nhiên liệu riêng. Trong phần này, các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí về kho tàng, điện nớc, vận chuyển, lu trữ và bảo quản vật t hàng hoá đều đợc tính toán đầy đủ và chính xác. Thông qua đó, phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán có thể dễ dàng xác định đợc những chi phí đã bỏ ra trong kì.
Công tác tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t tại công ty bao
gồm tất cả các nội dung có liên quan đến các khâu trong hoạt dộng quản trị vật t nh: công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t, công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t, công tác tổ chức tiếp nhận vật t, công tác bảo quản, cấp phát
và sử dụng vật t Phòng kế hoạch vật t… , ngoài nhiệm vụ thực hiện các hoạt động
liên quan đến công tác quản trị vật t còn có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế toán tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t hàng tháng tại công ty. Thông qua các báo cáo của các bộ phận về việc sử dụng vật t hàng tháng, phòng kế hoạch và phòng kế toán tính toán ra chi phí vật t, nguyên vật liệu của toàn công ty trong từng tháng, từ đó nắm đợc những chi phí đã bỏ ra để điều chỉnh kịp thời cho kì sau. Các chi phí liên quan đến sản xuất luôn đợc công ty chú trọng đến và tìm mọi cách để giảm thiểu đợc những chi phí đó. Chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ là những chi phí chủ yếu mà công ty phải bỏ ra trong kì. Ngoài ra, còn có chi phí điện nớc, xăng dầu lau chùi máy móc thiết bị và chi phí nhân công (tiền lơng, tiền thởng của cán bộ vật t, của thủ kho ). D… ới đây là bảng tính chi phí kinh doanh sử dụng vật t đối với mỗi loại sản phẩm tại công ty.
Bảng 8: Chi phí kinh doanh sử dụng vật t theo từng loại sản phẩm Tên sản phẩm………. Tên vật t ĐVT Số lợng Giá lẻ Thành tiền Ghi chú Tên vật liệu chính Tên vật liệu phụ Tên các công cụ dụng cụ Các chất bảo quản
Lơng bảo quản Chi phí vận chuyển Khuyến mại
Nhìn chung thì chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t tại công ty vẫn khá cao so với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Đó là do vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác quản trị vật t tại công ty nh: cha sử dụng vật t tiết kiệm và có hiệu quả, cha coi trọng việc sử dụng những chất phụ gia khác trong