II. Thực trạng công tác quản trị vậ tt của công ty cơ
7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản trị nguồn vật t tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng nh các công ty cơ khí khác, công ty Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. Ban hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995
Của bộ tài chính Số:………..
Phiếu xuất vật t theo hạn mức
Ngày tháng năm … … …
Nợ:……….. Có:…………..
Bộ phận sử dụng:………
Lý do xuất:………..
Xuất tại kho:………..
STT Tên, nhãn
hiệu, qui Mã Đơn vị đợc duyệt Hạn mức Ngày Ngày NgàySố lợng Cộng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Cộng Ngời nhận
kí
Ngày tháng năm… … …
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
cơ khí Z179 chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỉ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0.05%. Mặc dù vậy, công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu có thể tái chế sử dụng hay là không.
Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, đồng thời loại bỏ những sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng các yêu cầu kĩ thuật nh trong bản vẽ thiết kế. Sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm, phế liệu có thể tái sử dụng đợc và phế liệu không thể sử dụng lại đợc. Phế liệu không thể sử dụng lại đợc, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch tái chế. Với các
thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có, nh máy dập ép, máy búa, lò nhiệt luyện ,…
công ty thực hiện quá trình tái chế biến đổi phế phẩm, phế liệu từ loại này sang loại khác cho phù hợp rồi tiến hành sản xuất sản phẩm. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm đợc công ty thực hiện khá triệt để. Công ty có hẳn một tổ đúc và tổ nhiệt luyện với đầy đủ các loại máy móc thiết bị cần thiết để tái chế các loại phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất sản phẩm nh phoi, các loại đầu thừa khi cắt gang,
thép, các sản phẩm hỏng thành những nguyên vật liệu đầu vào cho việc sản xuất…
các sản phẩm đơn giản khác. Điều đó giúp công ty giảm đợc một lợng đáng kể chi phí sử dụng vật t, hạ thấp giá thành sản phẩm.
Tuy công tác thu hồi phế liệu phế phẩm rất đợc quan tâm chú ý đến nhng hầu hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ này
một cách thờng xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng vật t của công ty là có hiệu quả, đạt đợc chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn. Công ty luôn có chế độ khuyến khích ngời lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phơng thức sản xuất mới, máy móc thiết bị mới nhằm hạ thấp tỉ lệ sai hỏng sản phẩm và hạ thấp khối lợng phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc sau mỗi đợt sản xuất.
8. Công tác tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật t
Công tác tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung là tơng đối đầy đủ và đã có sự tách bạch giữa việc tính chi phí kinh doanh chung và chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t. Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t đợc coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Trớc một lệnh sản xuất bất kì, phòng kế hoạch vật t thực hiện việc tính chi phí kinh doanh sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí khấu hao thiết bị nhà xởng, tiền lơng của công nhân sản xuất chính, BHYT, tiền CĐ và các khoản chi phí chung khác. Trong đó có cả phần diễn giải chi phí vật t, nhiên liệu riêng. Trong phần này, các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí về kho tàng, điện nớc, vận chuyển, lu trữ và bảo quản vật t hàng hoá đều đợc tính toán đầy đủ và chính xác. Thông qua đó, phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán có thể dễ dàng xác định đợc những chi phí đã bỏ ra trong kì.
Công tác tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t tại công ty bao
gồm tất cả các nội dung có liên quan đến các khâu trong hoạt dộng quản trị vật t nh: công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t, công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t, công tác tổ chức tiếp nhận vật t, công tác bảo quản, cấp phát
và sử dụng vật t Phòng kế hoạch vật t… , ngoài nhiệm vụ thực hiện các hoạt động
liên quan đến công tác quản trị vật t còn có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế toán tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t hàng tháng tại công ty. Thông qua các báo cáo của các bộ phận về việc sử dụng vật t hàng tháng, phòng kế hoạch và phòng kế toán tính toán ra chi phí vật t, nguyên vật liệu của toàn công ty trong từng tháng, từ đó nắm đợc những chi phí đã bỏ ra để điều chỉnh kịp thời cho kì sau. Các chi phí liên quan đến sản xuất luôn đợc công ty chú trọng đến và tìm mọi cách để giảm thiểu đợc những chi phí đó. Chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ là những chi phí chủ yếu mà công ty phải bỏ ra trong kì. Ngoài ra, còn có chi phí điện nớc, xăng dầu lau chùi máy móc thiết bị và chi phí nhân công (tiền lơng, tiền thởng của cán bộ vật t, của thủ kho ). D… ới đây là bảng tính chi phí kinh doanh sử dụng vật t đối với mỗi loại sản phẩm tại công ty.
Bảng 8: Chi phí kinh doanh sử dụng vật t theo từng loại sản phẩm Tên sản phẩm………. Tên vật t ĐVT Số lợng Giá lẻ Thành tiền Ghi chú Tên vật liệu chính Tên vật liệu phụ Tên các công cụ dụng cụ Các chất bảo quản
Lơng bảo quản Chi phí vận chuyển Khuyến mại
Nhìn chung thì chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật t tại công ty vẫn khá cao so với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Đó là do vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác quản trị vật t tại công ty nh: cha sử dụng vật t tiết kiệm và có hiệu quả, cha coi trọng việc sử dụng những chất phụ gia khác trong công tác bảo quản vật t, không có ý thức bảo quản, xây dựng và phát triển hệ
thống kho tàng, sân bãi Nh… năm 2003, tổng chi phí sản xuất kinh doanh chung
của toàn công ty là 15 tỉ đồng thì chi phí nguyên, nhiên vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm đã lên tới 11,5 tỉ đồng, chiếm gần 70% tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Sang năm 2004, công ty đang phấn đấu giảm tỉ lệ chi phí vật t so với tổng chi phí chung sao cho đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất.
III. Đánh giá chung về công tác quản trị vật t của công ty1. Ưu điểm 1. Ưu điểm
Nh ta đã biết, đảm bảo tốt vật t cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lợng, chất lợng, đúng quy cách, chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh h- ởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lợng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Tại công ty cơ khí Z179, công tác quản trị vật t cho sản xuất đã đạt đợc một số kết quả trên các mặt sau:
Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật t cho các phân xởng sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Công ty chủ động tìm các nguồn cung ứng vật t phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kì sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo đợc các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Công ty đã đảm bảo đợc lợng dự trữ tối thiểu cần thiết và lợng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất đợc tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên cạnh đó, công ty có chính sách th- ởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ cung ứng vật t, khi họ tìm đợc nguồn cung ứng tốt, ổn định, giá rẻ.
*Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t
Hiện nay, công ty đã xây dựng đợc một hệ thống định mức tiêu dùng vật t tơng đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty, hệ thống này ngày càng đợc công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phơng pháp nh tiến hành kiểm kê điều tra thực tế, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Việc thực hiện công tác định mức đã đợc một số kết quả nhất định nh một số loại vật t sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm.
*Về công tác tổ chức tiếp nhận vật t
Nhìn chung thì công tác tiếp nhận vật t tại công ty khá đơn giản và tơng đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rờm rà. Khi vật t về đến nơi, cán bộ, công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho, không để tình trạng h hỏng, mất mát vật t xảy ra trớc khi tiếp nhận.
*Về công tác bảo quản vật t
Hệ thống kho tàng tại công ty đã đạt đợc những yêu cầu nhất định về kĩ thuật cũng nh về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng nh công tác cấp phát vật t diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh đợc tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu vật t.
*Về công tác cấp phát vật t
Công tác cấp phát vật t đợc thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu vật t mà bị ngừng trệ.
*Về công tác thống kê, kiểm kê vật t
Công tác thống kê, kiểm kê vật t tại công ty luôn diễn ra đồng thời với việc sử dụng và cấp phát, tiếp nhận vật t. Công ty luôn khuyến khích cán bộ công nhân viên phấn đấu tiêu dùng vật t hợp lý và tiết kiệm. Việc thống kê, kiểm kê vật t tại công ty luôn bám sát vào các tài liệu và sổ sách cũng nh thực tế sản xuất của phân xởng.
*Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Công ty coi công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong việc sử dụng vật t có hiệu quả. Cán bộ công nhân viên sử dụng vật t nghiêm túc thực hiện tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu dùng lại hay phế liệu không dùng lại đợc, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phê liệu phế phẩm đó. Chính việc thu hồi phế liệu, phế phẩm đợc chú trọng nh vậy nên công ty cũng đã tiết kiệm đợc một khối lợng vật t lớn giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả và an toàn hơn.
2. Nhợc điểm
Bất kì một sự vật hiện tợng nào cũng có tính hai mặt của nó. Trong một doanh nghiệp, bên cạnh những mặt tốt thì cũng luôn tồn tại những nhợc điểm, những tồn tại cần phả hạn chế, khắc phục. Tại công ty cơ khí Z179, trong công tác quản trị vật t, bên cạnh những kết quả đạt đợc, công ty còn có một số những yếu điểm cần khắc phục.
*Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t
Do công ty nằm trên địa bàn tơng dối thuận lợi về mặt giao thông, thêm vào đó các loại vật t phục vụ cho sản xuất sản phẩm của công ty lại đợc bày bán rất nhiều trên thị trờng nên việc mua sắm vật t cho sản xuất và dự trữ cha đợc công ty coi trọng đúng mức. Quá trình nghiên cứu thị trờng còn cha đợc thực hiện nghiêm túc, luôn có t tởng “cần là có” nên cha chú trọng đến việc cải tiến và thay thế vật t trong quá trình sản xuất sản phẩm.
*Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật t
Mặc dù công tác xây dựng và quản lý định mức vật t luôn đợc ban giám đốc và các cán bộ có liên quan đầu t, chú trọng đúng mức song nhìn chung việc thực hiện
định mức tiêu dùng vật t tại các phân xởng cha đạt yêu cầu. Qua việc thanh quyết toán vật t hàng tháng cho thấy hầu hết các loại vật t tiêu dùng đều có khối lợng nhỏ hơn định mức tuy nhiên một số loại vẫn còn cao, vợt định mức. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn cha bám sát tình trạng thực tế. Việc sản xuất một số sản phẩm mới theo các hợp đồng bổ sung của khách hàng thờng tiêu dùng một lợng vật t lớn hơn định mức do phòng kĩ thuật đặt ra. Công ty vẫn cha tìm ra đợc biện pháp khắc phục vấn đề này.
*Về công tác tổ chức tiếp nhận vật t
Công tác tiếp nhận vật t ở công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra chất lợng vật t do thiếu công cụ, dụng cụ. Đôi khi việc kiểm tra còn sơ sài và mang tính chủ quan, bởi vật t dùng cho sản xuất tại công ty đều là các loại vật liệu có khối lợng lớn và ít bị hao hụt, ít bị môi trờng tác động.
*Về công tác bảo quản vật t
Do vật t dùng trong quá trình sản xuất của công ty có những đặc điểm riêng nh: dễ kiểm tra về số lợng và ít bị thay đổi chất lợng nên công tác bảo quản vật t vẫn còn nhiều thiếu sót. Mỗi kho đợc giao từ một đến hai ngời quản lý, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về những hao hụt, mất mát vật t trong kho nhng chế độ thởng, phạt lại không rõ ràng nên những ngời có liên quan vẫn cha nhận thức đợc trách nhiệm của mình.
*Về công tác cấp phát vật t
Đôi khi công tác cấp phát vật t còn phải qua nhiều khâu rờm rà. Có những tr- ờng hợp đang sản xuất hết vật t công nhân phải ngừng sản xuất để chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên, đặc biệt là trong công tác cấp phát vật t phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng do Bộ giao.
*Về công tác thống kê, kiểm kê vật t
Công tác thống kê, kiểm kê đợc diễn ra liên tục và bám sát tình trạng sản xuất thực tế nhng cha mang lại kết quả mong muốn. Qua các đợt kiểm tra tình hình sử dụng vật t, cán bộ thống kê, kiểm kê vẫn cha tìm ra đợc những nguyên nhân chính gây ra tình trạng sử dụng vật t vợt định mức cũng nh cha có những yêu cầu khen thởng xác đáng, kịp thời cho phân xởng có thành tích sử dụng tiết kiệm vật t.
*Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cha đợc quan tâm đúng mức. Đôi khi vì thành tích chung mà ngời công nhân thu hồi phế liệu không để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc có thể xảy ra. Thêm vào đó, lợng phế liệu, phế phẩm thu hồi còn cha đợc quản lý chặt chẽ và cha có kế hoạch sử dụng