Tăng cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu đường tại thành phố Đà Nẵng

Điều đó không chỉ có ý nghĩa khối lượng công việc của ngành xây dựng cơbản tăng lên mà song song với nó là số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng gia tăng.Vấn đề đặt ra đối với các doanh ngh

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất tạo ra cơ sở vật chất kỹthuật cho nền kinh tế quốc dân Sản phẩm của ngành xây dựng không chỉ đơn thuần

là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, có ý nghĩa quan trọng

về mặt kinh tế mà còn là những công trình có tính thẩm mỹ cao thể hiện phongcách, lối sống của dân tộc đồng thời có ý nghĩa quan trọng về văn hoá - xã hội

Với định hướng phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Công tácquy hoạch đô thị, đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng đã được chú trọng thựchiện Điều đó không chỉ có ý nghĩa khối lượng công việc của ngành xây dựng cơbản tăng lên mà song song với nó là số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng gia tăng.Vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí xâylắp, khắc phục được tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong điều kiện sản xuất kinhdoanh xây lắp phải trải qua nhiều giai đoạn (thiết kế, lập dự toán, thi công, nghiệmthu…) thời gian kéo dài Để kiểm soát tốt chi phí xây lắp trong quá trình thi côngthì nhu cầu thông tin phục vụ cho kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng trước đây làCông ty Công trình Đô thị Đà Nẵng trực thuộc Sở Giao thông Công chính thànhphố Đà Nẵng, được chuyển đổi hình thức hoạt động thành Công ty Cổ phần theoQuyết định số 10090/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng ngày 05tháng 12 năm 2008 và chính thức đi vào hoạt động theo hình thức cổ phần ngày21/4/2009 Với mục tiêu và nhiệm vụ do Hội đồng quản trị của công ty đặt ra làkinh doanh có lãi, bảo tồn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại Công ty, đã đặt racho công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng một thách thứclớn trong vấn đề làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí xây lắp

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu:

Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giámsát được quá trình hoạt động Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm

hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càngnâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phi, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạtđộng của doanh nghiệp, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnhnhằm nâng cao sức cạnh tranh Tuy nhiên, để kiểm soát tốt chi phí thì nhà quản trịcần phải có thông tin Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị cóchất lượng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thông tin kế toáncung cấp, từ đó có thể tổ chức thông tin phù hợp và hữu ích cho nhà quản trri

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã có nghiên cứu một số công

trình tiêu biểu như:“Tăng cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu đường tại thành phố Đà nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Kim Hương (2005), luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán - Ðại học Ðà nẵng; “Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp tại các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung” của tác giả Nguyễn Phi Sơn (2006), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành

kế toán - Đại học Đà Nẵng; “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các đơn vị xây lắp trực thuộc Công ty Hữu Nghị Nam Lào” của tác giả Trần

Quang Hiền (2009), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán - Đại học ĐàNẵng

Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên chủ yếu đi sâu vào vấn đề tổ chứccác thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp chứ chưa đi sâu vào vấn đề tổ chức thông tin

kế toán để phục vụ cho kiểm soát chi phí xây lắp Xuất phát từ tình hình trên, tác giả

đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phíxây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng

3 Mục đích nghiên cứu:

Về lý luận: Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ các cơ sở lý luận cơ

bản về tổ chức thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp, chống thấtthoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sứccạnh tranh của các đơn vị xây lắp trong xu thế hội nhập

Về thực tiễn: Thông qua việc tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin

kế toán từ thực tiễn tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Công trình Đô thị Đà

Nẵng, phát hiện những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụkiểm soát chi phí xây lắp và đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác

tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp tại đơn vị này

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức

thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây

dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng

5 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình nghiên cứu, Luận văn đã dựa trên cơ sở phương pháp luậnduy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp phân tích,tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, so sánh lý luận và thực tiễn để làm rõ vấn đềnghiên cứu

6 Tên và kết cấu của Luận văn:

Tên Luận văn:

“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng”

Kết cấu luận văn:

Ngoài lời mở đầu và kết luận, Nội dung của luận văn được chia thành bachương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi

phí trong doanh nghiệp xây lắp

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí

xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ

kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Công trình Đô thị

Đà Nẵng

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG

DOANH NGHIỆP XÂY LẮP1.1 Thông tin kế toán

1.1.1 Khái niệm, vai trò của thông tin

1.1.1.1 Khái niệm thông tin

Đứng trên góc độ là một nhà quản trị thì thông tin có thể được hiểu là nhữngtin tức được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định

về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Đứng trên góc độ là người kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quátrình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyếtđịnh đối với người nhận tin

1.1.1.2 Vai trò của thông tin

- Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức

- Là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xâydựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức

và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanhnghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp

1.1.2 Khái niệm, tính chất của thông tin kế toán

1.1.2.1 Khái niệm

Thông tin kế toán là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý vàcung cấp Điểm chính của thông tin kế toán là các nghiệp vụ, bao gồm việc chuyểngiao tài sản và dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên ngoài cũng như việc chuyển giao

và sử dụng tài sản và dịch vụ trong phạm vi doanh nghiệp Vì vậy, thông tin kế toán

có hiệu quả khi:

- Chỉ lựa chọn và ghi chép những nghiệp vụ hợp lệ của doanh nghiệp xảy ratrong kỳ hiện hành

- Đảm bảo việc ghi chép tài sản và các khoản phải trả là kết quả của nghiệp

vụ làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ

- Đo lường giá trị của doanh nghiệp và ghi chép giá trị bằng tiền thích hợplên BCTC

- Ghi chép chi tiết tất cả các nghiệp vụ để có sự trình bày phù hợp trênBCTC

1.1.2.2.Tính chất của thông tin kế toán

- Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp

- Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình nhưvốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận

- Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt:Thông tin và kiểm tra

1.2 Kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp

Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quá trìnhquản lý và được thực hiện bởi công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ

1.2.1 Khái quát về kiểm soát

1.2.1.1 Kiểm soát

Khái niệm: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để

đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch

và chuẩn mục của tổ chức

Vai trò của kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác

quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyếtđịnh dến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêumong muốn

1.2.1.2 Kiểm soát chi phí.

* Khái niệm: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp

nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnhhưởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệmcủa các bộ phận có liên quan

* Mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét:

+ Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập

+ Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán

+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thựchiện các định mức và dự toán chi phí

1.2.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

* Khái niệm kiểm soát nội bộ: Có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, có

thể kể đến các định nghĩa sau:

Theo Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): Kiểm soát nội bộbao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhậndùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tincậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát nhữngchủ trương quản lý đã đề ra

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báocác tài chính (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồngquản trị và các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó được thiết lập để cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy,tuân thủ các luật lệ và quy định, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

* Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi tổ chức đều có một nhiệm vụ và nhà quản trị nhận ra rằng phải có sựphối hợp giữa nhiệm vụ và mục tiêu trong tổ chức và trong các hoạt động chuyênmôn thuộc phạm vi của tổ chức Hầu hết các mục tiêu của tổ chức đều liên quan đếnmột hoặc ba loại: điều hành (sử dụng có hiệu quả nguồn lực), BCTC đáng tin cậy,tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà Nước

- Đối với BCTC, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đángtin cậy

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việcchấp hành luật pháp và các quy định

- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp doanhnghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uytín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp…

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọimặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.2.2.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay có rất nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, để hiểu thựcchất vấn đề ta xem xét những định nghĩa sau:

- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ làtoàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằmđảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng cóthể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghichép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chínhtin cậy Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị

- Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400: Hệ thống KSNB là cácquy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính (BCTC) trung thực

và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập

để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộkhông chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọichức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất…

1.2.3 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để quản lý hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý phải có những công cụ

và đưa ra được các trình tự, các bước kiểm soát trong mọi hoạt động của doanhnghiệp Toàn bộ các chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tục kiểm soát được

thiết lập để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp chính là hai mặt của hệ thốngkiểm soát nội bộ.

Xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanhnghiệp giảm bớt rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy của thông tin kế toán, tránhđược những sai sót của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp, góp phầnnâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Như vậy, có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trongcông tác quản lý, nó giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt độngdiễn ra trong doanh nghiệp

1.3 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí xây lắp

Thứ hai là, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất trong khi các điều kiệnsản xuất như xe máy thi công, vật tư, người lao động phải di chuyển theo địa điểmsản xuất sản phẩm Đậc điểm này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượngvật tư đã xuất kho sử dụng trong quá trình thi công khó thực hiện, quá trình quản lýtài sản, vật tư, lao động tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chi phí sảnxuất rất phức tạp và chịu ảnh hưởng của môi trường, dễ tổn thất, hư hỏng

Thứ ba là, sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài chịu ảnh hưởng của môitrường sinh thái, cảnh quan Sau khi hoàn thành sản phẩm xây lắp rất khó thay đổi.Khi nghiệm thu nếu không đúng theo thiết kế thì phải phá đi làm lại làm cho chiphí sản xuất tăng lên Vì vậy việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toáncần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp với thiết kế vàgiảm đến mức thấp nhất việc thất thoát và hư hỏng vật liệu, máy móc thiết bị đểgiảm được chi phí sản xuất

1.3.2 Chi phí xây lắp

1.3.2.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp (CPXL) là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về laođộng sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng haytrang bị lại kỹ thuật công trình mà đơn vị bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhấtđịnh

Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp nênmỗi công trình có CPXL riêng, được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹthuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây lắp

CPXL công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thốngđịnh mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phùhợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ

1.3.2.2 Phân loại chi phí xây lắp

Để quản lý chặt chẽ CPXL, phải tiến hành phân loại CPXL một cách khoahọc, thống nhất theo những tiêu chuẩn nhất định Tùy theo yêu cầu của công tácquản lý mà có nhiều cách phân loại khác nhau:

* Phân loại CPXL theo nội dung kinh tế: Theo nội dung kinh tế, CPXL đượcphân loại thành các yếu tố chi phí, trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí

có cùng nội dung Theo cách phân loại này thì toàn bộ các CPXL của doanh nghiệpđược chia ra 7 yếu tố chi phí:

+ Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu

+ Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực

+ Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp

+ Yếu tố chi phí Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn

+ Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ

+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài

+ Yếu tố chi phí khác bằng tiền

Phân loại CPXL theo yếu tố giúp các nhà quản lý biết được những chi phí gì

đã dùng vào thi công xây lắp và tỷ trọng của từng khoản chi phí đó là bao nhiêu đểphân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán hoặc kế hoạch CPXL, từ đó cungcấp tài liệu để tổng hợp tính toán thu nhập quốc dân

* Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí: Căn cứ vào ýnghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm, đồng thời để có thể so sánh, kiểm traCPXL thực tế phát sinh so với dự toán hoặc kế hoạch, CPXL được phân loại theomục đích và công dụng của chi phí Theo cách phân loại này, chi phí trong xây lắpđược chia thành các khoản mục, mỗi khoản mục bao gồm những chi phí có cùngmục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào

Do vậy, cách phân loại này còn được gọi là phân loại chi phí theo khoản mục.Trong doanh nghiệp xây lắp toàn bộ CPXL phát sinh được chia ra làm các khoảnmục chi phí sau:

+ Chi phí NVL trực tiếp: là toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu

phụ, vật liệu khác, công cụ dụng cụ…được sử dụng trực tiếp để sản xuất, chế tạosản phẩm Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn khoảng từ 55% đến 70% giátrị công trình

+ Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản tiền lương, tiền công và các khoản

khác phải trả cho công nhân trực tiếp thi công Khoản mục này bao gồm: tiền lươngchính, phụ và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp tham gia xây dựngcông trình do doanh nghiệp quản lý Riêng đối với công nhân thuê ngoài không tínhcác khoản trích theo lương

Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 20% đến 30% giá trị công trình,đối với các công trình cải tạo thì chi phí nhân công thường chiếm tỷ trọng lớn

+ Chi phí sử dụng máy thi công: đây là loại chi phí riêng có của các công ty

xây dựng trong trường hợp kết hợp cả máy móc và thủ công trong thi công Khoản mục này bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình sử dụng MTC như lương công nhân điều khiển máy, chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao MTC…

+ Chi phí sản xuất chung: là chi phí phục vụ quản lý đội, công trường xây

dựng, bao gồm: lương nhân viên quản lý đội xây dựng, tiền ăn giữa ca của nhânviên quản lý đội, các khoản trích KPCĐ, BHYT, BHXH theo tỷ lệ quy định hiệnhành trích trên tiền lương phải trả của nhân viên quản lý đội, khấu hao TSCĐ dùngcho hoạt động của các đội và các chi phí khác liên quan tới hoạt động của đội

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau,rất khó kiểm soát, chúng thường ít biểu hiện một cách cụ thể qua mối liên hệ nhânquả Đây cũng chính là bộ phận chi phí sản xuất rất khó xây dựng định mức và cũngchính là bộ phận chi phí dẫn đến việc định lượng, quyết định chứa đựng nhiều saisót, đặc biệt là với những quy trình sản xuất,bộ phận mà chi phí này chiếm một tỷ lệlớn

Cách phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục

vụ cho yêu cầu quản lý CPXL theo dự toán hoặc kế hoạch, cung cấp số liệu choviệc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giáthành

* Phân loại CPXL theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đốitượng chịu chi phí: Theo cách phân loại này CPXL được phân thành hai loại:

+ Chi phí trực tiếp là những CPXL quan hệ trực tiếp với việc xây lắp một

công trình, hạng mục công trình, một khối lượng công việc nhất định Căn cứ vào sốliệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí

+ Chi phí gián tiếp (chi phí thời kỳ) là những CPXL có liên quan đến việc

xây lắp nhiều công trình, hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc Nhữngchi phí này phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chị chi phí có liên quan theomột tiêu thức thích hợp

Ngoài ra, trong xây dựng thường phát sinh các khoản thiệt hại: thiệt hại dophá đi làm lại, thiệt hại do ngừng sản xuất và thiệt hại do thiên tai Đây là nhữngkhoản chi phí không có trong kế hoach và dự toán, là một trong những nhân tố làmtăng chi phí

Qua khảo sát thực tế nhiều doanh nghiệp xây lắp hiện nay, ta thấy CPXLđược phân loại theo các khoản mục chi phí và việc phân loại chi phí theo cách nàyphục vụ cho việc xây dựng dự toán chi phí cho từng công trình và hạng mục côngtrình nhằm góp phần kiểm soát chi phí

1.4 Vị trí và vai trò của thông tin kế toán đối với kiểm soát CPXL

1.4.1 Vị trí của thông tin kế toán

Trong doanh nghiệp thì vị trí của thông tin kế toán được thể hiện qua hình vẽ sau

- Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kế toánthu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưutrữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý

- Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các quyết định đượcban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra

- Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cậpnhật thông tin kế toán Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kếtoán Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kếtoán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt độngquản trị của mình.

Để đưa ra các quyết định khác nhau trong hoạt động quản lý đòi hỏi phải cónhiều thông tin khác nhau Trong đề tài này, liên quan đến kiểm soát chi phí chỉ sửdụng 2 thông tin chủ yếu là thông tin dự toán và thông tin thực hiện

- Thông tin dự toán: bao gồm toàn bộ thông tin về công tác kế hoạch hoátrong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế hoạch bao quát tất cả các lĩnh vực gồm cảsản xuất và quản lý

- Thông tin thực hiện: Sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra,đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạchtheo thời gian Trên cơ sở các số liệu của thông tin thực hiện, lãnh đạo của công ty

có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

1.4.2 Vai trò của thông tin kế toán đối với kiểm soát CPXL

Thông tin là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng caonăng lực kiểm soát trong doanh nghiệp thông qua việc hình thành các báo cáo đểcung cấp thông tin về CPXL cho các cấp quản lý Các thông tin này chủ yếu là từ hệthống thông tin kế toán bao gồm thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toánquản trị Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng cácnghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán Để thông tin trên báocáo chính xác và đáng tin cậy cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng, đó làchứng từ và sổ sách kế toán

Khi thiết kế, hình thức và nội dung của chứng từ và sổ kế toán không nênquá phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trongquá trình ghi chép Nội dung của chứng từ và sổ cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗtrợ cho kiểm soát Việc thiết kế, sử dụng chứng từ và sổ kế toán còn bao gồm cácquy định trong quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất Các mẫu chứng từ và sổ kế

toán cần được xem xét định kỳ cần hoàn chỉnh cả về phương pháp lập, luân chuyểnchứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán

Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán ta thấy để phục vụ kiểm soát chi phí

thông tin kế toán bao gồm các vai trò sau đây:

1.4.2.1 Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bướcthực hiện để đạt được mục tiêu đó Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Kếhoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán Dự toán là sự liên kếtcác mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn

có để đạt các mục tiêu đó

1.4.2.2 Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện

Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tốgiữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiệnmột cách hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần cónhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán Nhờ có thông tin do kế toán cung cấp mànhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt

động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.

1.4.2.3 Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá

Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kếhoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng là

so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện cácsai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhàquản trị cần được cung cấp các báo cáo, có tác dụng như một bước phản hồi giúpnhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý

1.5 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp

1.5.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp

Việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp xây lắp phải đảm bảo cácyêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất: ghi kép, tính toán, phản ánh

đầy đủ chi phí và tính giá thành sản phẩm của hoạt động xây lắp, xác định kết quảtừng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp

Đặc điểm của xây lắp ảnh hưởng đên tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp xây lắp thể hiện chủ yếu ở các nội dung sau:

Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất có thể là toàn bộ công trình, các bộphận thi công hoặc các giai đoạn thi công Căn cứ để xác định đối tượng hạch toánchi phí sản xuất, chi phí xây lắp đó là: Đặc điểm sản xuất xây lắp: sản phẩm xây lắpkhác nhau về quy mô, đặc điểm công việc thi công, thời gian thi công, đặc điểm tổchức các bộ phận tham gia thi công và đối tượng thanh toán với chủ đầu tư…

Đối tượng tính giá thành là công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành,các khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành Nhìn chung, khối lượngnào được quy định thanh toán thì xác định đó là đối tượng tính giá thành Việc xácđịnh này phục vụ cho việc đánh giá kết quả sản xuất xây lắp

Phương pháp sử dụng để tập hợp chi phí cho từng hạng mục thường áp dụngtrong doanh nghiệp xây lắp là phương pháp trực tiếp và phương pháp tính giá thànhsản phẩm là phương pháp tổng cộng chi phí

1.5.2 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL trong doanh nghiệp xây lắp

Để kiểm soát thì cần phải có thông tin đầy đủ, một hệ thống thông tin đầy đủphải có hai nhân tố đó là: Thông tin dự toán và thông tin thực hiện Để kiểm soát tốtchi phí thì cần phải xây dựng thông tin dự toán khoa học, tổ chức thu thập thông tinthực hiện chính xác, kịp thời và phù hợp với thông tin dự toán Dựa vào hai luồngthông tin đó ta thực hiện được việc phân tích, đánh giá kết quả thực hiện chi phí sảnxuất, từ đó nhà quản trị có được những quyết định kịp thời và đún đắn

1.5.2.1 Tổ chức thông tin dự toán

Tổ chức thông tin dự toán tức là tổ chức thông tin cho việc lên kế hoạch về

số lượng, chất lượng, giá cả của từng loại vật liệu cần sử dụng cho từng nội dungcông việc theo từng công trình, hạng mục công trình cũng như thời điểm đặt hàng,

số lượng nhiên liệu sử dụng cho máy thi công công trình và lên kế hoạch về việc

cung cấp vật liệu, nhiên liệu để phục vụ cho việc xây dựng công trình một cáchthích hợp nhằm giảm đến mức thấp nhất sự hao hụt và thất thoát

Mục đích của lập dự toán là:

- Cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch thực hiện

- Làm căn cứ đánh giá thực hiện

- Phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biện phápkhắc phục

Trong các doanh nghiệp xây lắp, đối tượng cần lập dự toán là các hạng mụccông trình và công trình xây dựng Hệ thống dự toán này chính là hệ thống địnhmức cho các khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trựctiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung

Định mức chi phí trong các công trình xây dựng là thước đo việc thực hiệnchi phí trong hoạt động xây dựng tại các công trình

Một điều thuận lợi trong việc xây dựng định mức chi phí cho các công trìnhxây dựng là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp tại Quyết định số24/2005/QĐ-BXD ngày 29/7/2005 và công văn 1776&1777/CV-BXD ngày14/9/2006 của Bộ xây dựng Đây là cơ sở cho các đơn vị xây lắp xây dựng địnhmức chi phí của mình

Dự toán chi phí được lập dựa trên các định mức về chi phí trong bảng tiênlượng mời thầu, định mức chi phí cho các công trình xây dựng do Bộ xây dựng đãban hành, đơn giá vật liệu và hệ số nhân công do Sở Tài chính thành phố nơi côngtrình đó tọa lạc quy định và hồ sơ thiết kế được duyệt cùng với biện pháp thi côngcủa công ty

* Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dựa trên định mức về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong bảng tiên lượngmời thầu, đơn giá vật liệu do Sở Tài chính thành phố nơi công trình đó tọa lạc quyđịnh và hồ sơ thiết kế được duyệt, các kỹ sư xây dựng của công ty sẽ tiến hành lập

dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm định mức giá và lượngcho một đơn vị khối lượng thi công

Định mức về lượng cho một đơn vị khối lượng thi công trong các công trìnhxây dựng được ngành xây dựng xác định rất chuẩn xác trên cơ sở tính toán, thínghiệm của các chuyên gia trong ngành

Định mức về giá cho một đơn vị lượng là mức giá do Sở Tài chính và SởXây dựng mà công trình đó tọa lạc niêm yết theo từng thời điểm

Chi phí nguyên vật liệu là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phícủa một công trình xây dựng Trong dự toán chi phí NVL trực tiếp, lượng nguyênvật liệu cố định nhưng giá nguyên vật liệu lại có sự biến động, vì các công trình xâydựng thường được thực hiện trong một thời gian dài có khi đến vài năm Vì vậy để

dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong công trình xây dựng có tính thực tế

và khả thi thì khi thi công công trình cần tiến hành lập các kế hoạch chi phí ngắnhạn dựa trên dự toán đã lập và mức giá thực tế tại thời điểm bắt đầu thi công để việckiểm soát chi phí được dễ dàng

* Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dựa trên định mức về chi phí nhân công trực tiếp trong bảng tiên lượng mờithầu, số liệu trong hồ sơ thiết kế được duyệt của công trình các kỹ sư xây dựng củacông ty sẽ tiến hành lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm định mức giá và lượng chomột đơn vị khối lượng thi công

Giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức về lượng (ngày công)cho một đơn vị khối lượng thi công được quy định rõ trong các tiêu chuẩn xây dựngvới một trình độ nhân công thích hợp Tuy nhiên, định mức này chỉ có tính tươngđối, bởi vì lượng (ngày công) cho một đơn vị khối lượng thi công còn phụ thuộcvào các yếu tố như tâm lý công nhân, thời tiết…

Định mức về giá của chi phí nhân công trực tiếp là ổn định, tiền lương củacông nhân xây dựng thường được thỏa thuận trước và ổn định cho đến khi kết thúc

công trình Nó bao gồm: đơn giá tiền lương, phụ cấp, và các khoản phải trả khácliên quan đến lao động.

* Dự toán chi phí sử dụng máy thi công

Dựa trên định mức về số ca máy thi công, tiền lương công nhân vận hànhmáy, lượng nhiên liệu và vật liệu tiêu hao khi chạy máy trong bảng tiên lượng mờithầu và số liệu trong hồ sơ thiết kế được duyệt của công trình các kỹ sư xây dựngcủa công ty sẽ tiến hành lập dự toán chi phí sử dụng máy thi công

Định mức chi phí sử dụng MTC bao gồm định mức về tiền lương công nhânvận hành máy thi công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy, chi phí khấu hao máy

Tiền lương công nhân vận hành MTC, nhiên liệu, vật liệu chạy máy là nhữngbiến phí thay đổi theo số giờ (ca máy) hoạt động Chi phí khấu hao máy là định phíkhông thay đổi theo số giờ ca máy hoạt động mà thay đổi theo tiến độ thi công

* Dự toán chi phí chung trong công trình xây dựng

Được lập dựa trên dự toán về chi phí trực tiếp của công trình bao gồm dựtoán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán

chi phí máy thi công và định mức chi phí chung của công trình

Định mức chi phí chung trong công trình xây dựng bao gồm: định mức yếu

tố định phí, biến phí

Định mức định phí bao gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương củanhân viên quản lý công trình, chi phí lán trại, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộphận quản lý công trình

Định mức biến phí bao gồm các khoản trích theo lương của công nhân vậnhành máy thi công, công nhân xây lắp trực tiếp…

1.5.2.2 Tổ chức thông tin thực hiện

Thông tin thực hiện là thông tin về hiện tượng và sự kiện đã xảy ra, đã phátsinh

Tổ chức thông tin thực hiện tức là tổ chức thông tin cho việc đo lường các chiphí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công công trình Kết quả của quátrình thực hiện chi phí trong các công trình xây dựng được ghi chép và đo lường qua

hệ thống hạch toán kế toán tài chính trong mỗi công trình qua thước đo hiện vật vàgiá trị (hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp).

Thông tin thực hiện mà kế toán thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua

Để thông tin thực hiện phục vụ cho mục đích kiểm soát chi phí tại đơn vị thìđòi hỏi thông tin đó phải được tạp hợp phù hợp với đối tượng lập dự toán Điều đógiúp các nhà quản trị doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá được hiệu quả của việcthực hiện các kế hoạch, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệpcủa chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳtiếp theo

Thu thập thông tin thực hiện có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

Theo quy trình trên tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanhnghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được kế toán phân tíchảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà

tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổnghợp các thông tin đã đượcghi rõ Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị màcung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định

Để thu thập thông tin này kế toán có thể sử dụng các phương pháp kế toán:phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổnghợp cân đối thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tàikhoản, thiết kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý

và mục đích ra quyết định

Sự kiện

kinh tế

Xếp loại và tổng hợp

Phân tích ảnh hưởng hạch toán, ghi sổ

Báo cáo theo yêu cầu quản lý

a) Tổ chức thông tin thực hiện chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắpbao gồm:

+ Chứng từ gốc khi có liên quan đến các yếu tố CPXL thực tế phát sinh như:Hóa đơn, Phiếu xuất kho, Bảng tính lương, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Phiếu chi…

+ Căn cứ vào đối tượng tập hợp CPXL đã được xác định, kế toán trưởng đơn

vị tổ chức và hướng dẫn cho các nhân viên kế toán phụ trách lập chứng từ kế toánhạch toán ban đầu trong đó chỉ rõ đối tượng hay địa điểm sử dụng chi phí đó

Kết quả của quá trình thực hiện chi phí phải được đo lường cụ thể, khoa học,

có hệ thống theo từng loại công việc, từng giai đoạn và phù hợp với số liệu dự toán

cả về nội dung và phương pháp tính toán

- Tổ chức tài khoản kế toán

Doanh nghiệp xây lắp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kếtoán, kể cả số hiệu và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từngtài khoản kế toán Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành,doanh nghiệp xây lắp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý

để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một

hệ thống tài khoản kế toán cho mọi hoạt động nói chung và cho CPXL nói riêng

- Sử dụng hệ thống sổ kế toán

+ Doanh nghiệp xây lắp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán đượcquy định tại Luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán Sổ kế toán vềCPXL dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế vềCPXL đã phát sinh Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung

của sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán CPXL phải chính xác, trung thực, đúngvới nội dung của chứng từ kế toán về CPXL

+ Để đáp ứng nhu cầu thông tin về CPXL cho quản lý, hệ thống sổ kế toánđược tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Sổ kếtoán tổng hợp về CPXL được mở cho các tài khoản tập hợp CPXL như: Tài khoản621; Tài khoản 622; Tài khoản 623; Tài khoản 627; Tài khoản 154;…được thiết kếphù hợp theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn, tuy nhiên về nội dungđều nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc lập báo cáo và kiểm soátCPXL của doanh nghiệp

+ Sổ kế toán chi tiết về CPXL được mở nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý bêntrong của doanh nghiệp đối với từng đối tượng cụ thể Sổ chi tiết của các tài khoảnCPXL được mở cho từng loại CPXL phát sinh và từng đối tượng chịu chi phí

- Tổ chức hệ thống báo cáo về CPXL

Hệ thống báo cáo CPXL thường được tổ chức để đáp ứng nhu cầu thông tincho quản lý và kiểm soát bên trong doanh nghiệp Do vậy, tùy thuộc vào nhu cầuthông tin cụ thể của lãnh đạo doanh nghiệp mà kế toán tổ chức mẫu biểu báo cáophù hợp Đối với báo cáo CPXL cần trình bày theo các khoản mục hoặc theo cácyếu tố phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành

b) Để tổ chức thông tin thực hiện phục vụ cho kiểm soát CPXL cần tổ chứcthông tin ở tất cả các khoản mục CPXL:

*Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: cần tổ chức thông tin trong khâu

cung ứng, bảo quản và sử dụng NVL cả về số lượng, chất lượng và đơn giá nhằmngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí NVL cho thi công xây lắp

Tổ chức chứng từ ban đầu:

- Lập các chứng từ kế toán về NVL gồm: Kế hoạch mua sắm, hợp đồng muasắm, hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí (vận chuyển, lưu kho, lưu bãi…), thanh lýhợp đồng…; Phiếu nhập kho; Phiếu đề nghị cấp NVL, phiếu xuất kho; Biên bảngiao nhận và kiểm tra NVL; Biên bản đánh giá NVL thu hồi; Biên bản xử lý NVLkhông đạt; Biên bản kiểm kê NVL

- Chứng từ kế toán về NVL phải được lập đầy đủ các nội dung, các chỉ tiêutheo mẫu quy định Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác cácthông số ghi chép trên chứng từ Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được luânchuyển theo trình tự và thời gian do đơn vị quy định, phục vụ cho việc ghi chép,tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịpthời trên sổ sách kế toán.

Tổ chức sổ kế toán: Tùy thuộc vào từng chi tiết hạch toán của mỗi đơn vị mà

sử dụng các loại sổ (thẻ) như: thẻ kho, sổ kế toán chi tiết theo dõi nhập- xuất – tồnvật tư cả về số lượng và giá trị

Để việc kiểm soát chi phí xây lắp được dễ dàng, Công ty cần tổ chức tốt các

bộ phận tham gia trong các khâu quản lý và tổ chức thực hiện từng công việc :

- Phòng kế hoạch – vật tư, phòng kế toán, phòng kỹ thuật: phối hợp xây dựng

kế hoạch mua sắm, xét duyệt mọi nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo hợp lý về giá cả,chất lượng nguyên vật liệu được mua, mục đích mua Bộ phận kế toán thanh toán cóchức năng theo dõi, ghi chép trên sổ sách kế toán

- Bộ phận nhận hàng, thủ kho: Về chức năng hai bộ phận này tách rời nhau

Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng NVL và lập cácphiếu nhập kho Thủ kho theo dõi, bảo quản và chịu trách nhiệm về lượng hàng tồnkho

- Các bộ phận thi công: Tại các công trình xây lắp cần lập quy trình theo dõikhối lượng, chất lượng công trình Quản lý, bảo quản và theo dõi NVL, NVL thuhồi, phế liệu

* Đối với chi phí nhân công trực tiếp: cần tổ chức thông tin trong khâu sử

dụng lao động như theo dõi, kiểm tra đạo đức nghề nghiệp, trình độ tay nghề, ngàycông, năng suất lao động và đơn giá lương của công nhân

Căn cứ để xác định tiền lương của lao động là các chứng từ theo dõi lao độngnhư bảng chấm công và bảng tiền lương

Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ

sở cho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng lúc cuối kỳ hoặc cuối năm

Việc chấm công sẽ được giao cho đội trưởng sản xuất và chỉ huy trưởngcông trình tiến hành độc lập và song song nhau Để giúp cho công việc quản lýđược tiến hành theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là bảng theo dõi thời gianthực hiện công việc (bảng chấm công) hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểmsoát khối lượng công việc của công nhân phải được hoàn thành một cách tỷ mỹ vàchính xác, đội trưởng sản xuất và chỉ huy trưởng công trình có một quyền hạn nhấtđịnh đối với nhân viên và chịu trách nhiệm cho việc: kiểm soát việc chấm công,Kiểm soát chất lượng công việc, Ghi chép thời gian dành cho từng công việc cụ thể.Định kỳ hoặc đột xuất đơn vị xuống trực tiếp công trình để kiểm tra số lượng côngnhân thực tế trực tiếp làm việc tại công trình để làm cơ sở đối chiếu với bảng chấmcông của đội trưởng sản xuất và chỉ huy trưởng công trình

* Đối với chi phí sử dụng máy thi công: Cần tổ chức thông tin trong khi sử

dụng máy phục vụ cho sản xuất như theo dõi số giờ công, vật tư sử dụng cho máythi công, chi phí dịch vụ và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho máy

Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức nhưng không

tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì người quản lý phải có trách nhiệmkiểm soát số ca máy hoạt động và kiểm soát các chi phí liên quan đến máy thi công

Người quản lý cần quan sát kỹ thời gian sử dụng máy nhằm thu thập nhữngthông tin về số lượng và nguyên nhân những tổn thất thời gian làm việc trong ca.Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp khắc phục, trừ bỏ những tổn thất thời giantrong việc sử dụng máy thi công

* Đối với chi phí sản xuất chung: Cần tổ chức theo dõi nhân viên quản lý, vật

tư sử dụng cho quản lý đội, công trường xây dựng Do chi phí chung bao gồm nhiềuloại có tính chất khác nhau nên để kiểm soát tốt loại chi phí này doanh nghiệp cần

tổ chức chi tiết số liệu để tạo điều kiện tốt hơn trong quá trình kiểm soát

1.5.2.3 Sử dụng thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp

Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kếhoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng là

so sánh số liệu kế hoạch với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa

kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhà quản trị cần đượccung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quảntrị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.

* Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi

phí NVL trực tiếp đó là lượng NVL tiêu hao và đơn giá Giá NVL xuất dùng cho công trình chính là giá mua, do vậy để kiểm soát về giá NVL phải thực hiện vào lúcmua

- Biến động về giá vật liệu cho thấy giá vật liệu thực tế phải trả cho một đơn

vị khối lượng vật liệu tăng lên so với định mức Nguyên nhân của sự gia tăng này

có thể do các nguyên nhân :

Một là, giá NVL trên thị trường biến động tăng Nguyên nhân này nhà quản

lý không thể kiểm soát được

Hai là, giá NVL tăng do người thu mua thông đồng với nhà cung cấp ghităng giá để hưởng lợi cá nhân Nếu đây là nguyên nhân của sự biến động thì đơn vịcần phải có biện pháp tốt hơn trong quản lý khâu mua NVL

- Biến động về khối lượng NVL nói lên sự khác nhau giữa khối lượng đã sửdụng trong sản xuất với khối lượng phải sử dụng theo định mức tiêu chuẩn đã đượclập Cho dù biến động này có liên quan tới việc sử dụng vật chất của NVL, nó vẫnthường được xác định bằng tiền Biến động về khối lượng NVL sử dụng được xácđịnh tốt nhất vào lúc đưa NVL vào sử dụng hoặc khi kết thúc một hạng mục côngtrình Tuy nhiên nếu tiến hành xác định biến động ngay khi đưa vào sử dụng thì nó

sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình vì vậy phương pháp xác định biếnđộng và tìm ra nguyên nhân biến động khi hoàn thành từng hạng mục, giai đoạncông trình là hợp lý

Biến động về lượng NVL sử dụng thực tế so với định mức có thể do cácnguyên nhân :

+ Hao hụt trong quá trình vận chuyển, lượng hao hụt này rất nhỏ

+ Sự gia tăng khối lượng xây lắp của từng hạng mục so với định mức, sự giatăng này không ảnh hưởng đến vấn đề kiểm soát chi phí của đơn vị

+ Sự gia tăng khối lượng NVL để xây dựng một đơn vị KLXL của từng hạngmục Sự gia tăng này là không tốt bởi vì qua hệ thống thí nghiệm, Bộ xây dựng đãđưa ra định mức khối lượng vật liệu chuẩn cho một đơn vị KLXL Thực tế khôngmột đơn vị xây lắp nào bỏ ra nhiều hơn lượng vật liệu định mức để thực hiện mộtđơn vị khối lượng Do vậy, nguyên nhân chủ yếu của sự gia tăng lượng vật liệu này

là do trong khâu bảo quản trong quá trình xây lắp có thể xẩy ra mất mát, sử dụnglãng phí, trách nhiệm này thuộc về Tổ(đội) trưởng, thủ kho và tùy theo mức độ thấtthoát mà có biện pháp sử lý thích hợp Để giảm hao hụt trong khâu này, định kỳhoặc đột xuất đơn vị phải tổ chức kiểm tra lượng tồn kho và lượng vật liệu đã sửdụng so với khối lượng vật liệu đã tiêu hao thực tế tương ứng với khối lượng côngviệc thực hiện được

Biến động về giá và lượng NVL nhỏ hơn là tốt, điều này chứng tỏ việc kiểmsoát chi phí nguyên vật liệu có hiệu quả Tuy nhiên cũng cần chú ý đến chất lượngcông trình khi có sự biến động này

Biến động về giá và lượng nguyên vật liệu lớn hơn thì đơn vị cần xem xét đểtìm ra nguyên nhân biến động

*Đối với chi phí nhân công trực tiếp:

Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công trực tiếp đó là mức giá laođộng và năng xuất lao động

Biến động về mức giá lao động là sự chênh lệch giữa đơn giá tiền lương thực

tế so với đơn giá tiền lương định mức của công nhân trực tiếp xây lắp Đối với côngnhân làm việc theo hợp đồng dài hạn, mức lương đã được quy định chính xác thìbiến động về giá lao động hiểu theo nghĩa số tiền trả cho người lao động Biến động

về mức giá lao động thường phát sịnh như là kết quả của cách sử dụng lao động

Biến động về năng xuất lao động là sự so sánh sức sản xuất của thời gian laođộng giữa định mức và thực tế Đây là một biến động mà các nhà quản lý công trìnhxây dựng cần đặc biệt quan tâm Vì tăng cao sức sản xuất, giảm thời gian thi côngcông trình là một nhân tố chủ yếu để tiết kiệm chi phí

*Đối với chi phí sử dụng máy thi công:

Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sử dụng máy thi công đó là giá ca máy thicông và năng xuất máy thi công.

Biến động về giá ca máy thi công là sự chênh lệch giữa đơn giá ca máy thực

tế so với đơn giá ca máy định mức Nguyên nhân của sự biến động này có thể là dogiá của nhiên liệu sử dụng cho máy tăng hoặc nhân viên trong đơn vị và nhà cungcấp nhiên liệu, cung cấp máy (đối với máy thuê ngoài) có sự thông đồng với nhau

để nâng mức giá

Biến động về năng xuất máy thi công là sự chênh lệch giữa khối lượng máythi công được trên một đơn vị thời gian giữa thực tế và định mức Nếu năng xuấtmáy hoạt động thấp hơn định mức thì có thể do nhân viên kỷ thuật điều hành khônghợp lý, công nhân lái máy tay nghề thấp hoặc do máy móc đã cũ nên năng xuấtmang lại thấp

*Đối với chi phí sản xuất chung:

Phân tích chi phí sản xuất chung là đi phân tích các yếu tố định phí và biếnphí sản xuất chung

+ Phần biến phí sản xuất chung có thể được phân tích và kiểm soát tương tựnhư đối với phân tích chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Biếnđộng biến phí sản xuất chung bị ảnh hưởng bởi hai nhân tố đó là giá cả tăng lên và

sự sử dụng lãng phí các yếu tố cấu thàn nên chi phí sản xuất chung

+ Phần định phí sản xuất chung, do khối lượng xây lắp tại mỗi công trình là

cố định theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật nên định phí sản xuất chung trong mỗi côngtrình xây dựng có thể được phân tích:

Biến động định phí sản xuất chung = Tổng định phí sản xuất chung thực tếphát sinh tại mỗi công trình - Tổng định phí sản xuất chung định mức

Khi có sự biến động về định phí sản xuất chung cần phải xem xét lại khốilượng xây lắp thực tế so với thiết kế, những yếu tố định phí nào có sự gia tăng

Vì vậy trong phần thực trạng về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soátCPXL tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Công trình Đô thị Đà Nẵng, luận văn

sẽ đi sâu vào những nội dung trên

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ ĐÀ NẴNG. 2.1 Khái quát chung về tình hình công ty

2.1.1 Khái quát về sự hình thành công ty

Công ty Cổ phần ĐTXD công trình đô thị Đà Nẵng - trước đây là Công tyCông trình đô thị Đà Nẵng trực thuộc Sở Giao thông công chính thành phố ĐàNẵng, được chuyển đổi hình thức hoạt động thành công ty cổ phần theo Quyết định

số 10090/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng ngày 05 tháng 12năm 2008 theo giấy đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế số 0400101193 của Sở Kếhoạch và Đầu tư thành phố đà Nẵng ngày 20/4/2009, và chính thức đi vào hoạt độngtheo hình thức cổ phần từ ngày 21 tháng 4 năm 2009

Trụ sở chính: 26 Trần Bình Trọng, quận Hải Châu, TPĐN

Vốn điều lệ: 23.000.000.000 đồng, Trong đó Nhà Nước nắm giữ: 49%

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của công ty

Là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các côngtrình giao thông, thủy lợi, thủy điện, dân dụng, công nghiệp, cơ sở hạ tầng các khudân cư trên địa bàn thành phố…Khai thác, sản xuất và kinh doanh đá xây dựng Sảnxuất và kinh doanh các loại ống cống bê tông ly tâm, bê tông nhựa, bê tông thươngphẩm, gạch block, gạch Dramic Nhiệm vụ cụ thể của công ty là:

- Đáp ứng đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng của sản phẩm và thực hiệntheo nhu cầu kinh tế chung của toàn xã hội

- Sử dụng đúng, chính xác các quy định về quản lý cán bộ và sử dụng laođộng, công tác an toàn…, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ chính sách, nghĩa vụ

và pháp luật của Nhà nước có liên quan đến hoạt động của Công ty

- Bảo tồn và phát triển nguồn vốn với chỉ tiêu của Công ty đưa ra năm saucao hơn năm trước, góp phần tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, tạomọi điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của mình

2.2 Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ, tổ chức quản lý và tổ chức bộ

máy kế toán của công ty

2.2.1 Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ

Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng là doanh nghiệp hoạtđộng trong nhiều lĩnh vực, trong đó xây lắp là lính vực hoạt động chính và chủ yếu.chúng có đặc điểm sau:

- Sản phẩm của Công ty thường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tínhchất đơn chiếc, thời gian sử dụng dài do vậy những sai lầm về xây dựng có thể gâynên các lãng phí lớn, tỗn hại lâu dài và khó sửa chữa Vì vậy, mỗi sản phẩm đều cógiá trị dự toán cho từng khối lượng xây lắp

- Sản phẩm của Công ty cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện cần thiếtcho sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công…phải di chuyển theo địađiểm thi công, điều này làm cho công tác sản xuất tại Công ty có tính lưu động cao

và thiếu tính ổn định Mặc khác, sản phẩm của công ty chịu tác động của địa chấtcông trình và điều kiện thời tiết, khí hậu của địa phương…cho nên công tác quản lý,

sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp

Tùy theo tính chất và mức độ phức tạp của sản phẩm xây lắp mà Công ty cóphương thức tổ chức và thi công khác nhau Tại công ty quy trình xây lắp được thựchiện qua các công đoạn sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình công nghệ xây lắp

2.2.2 Tổ chức quản lý tại Công ty

Do đặc thù của ngành XD, để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế mong muốn Công ty Cổ phần

Lập hồ sơ dự

thầu, tổ chức

tham gia

Tổng hợp khối lượng hoàn thành

lập hồ sơ quyết toán,nghiệm thu bàn giao.

Tổ chức thicông theo đúngthiết kế và tiếnđộ

Tiến hành đo đạc,khảo sát thiết kế, lậptổng tiến độ thi công

Ký kết hợpđồng xâydựng

ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trựctuyến – chức năng.

 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và điều hành sản xuất

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ phối hợp

Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

* Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác

Sơ đồ tổ chức của công ty được thiết kế theo mô hình trực tuyến, chức năng

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: các phòng ban, các bộ phận, xí nghiệp,đội sản xuất có mối quan hệ liên quan, phụ thuộc nhau, được giao trách nhiệm và

Kỹ thuật thi công

Đại hội đồng cổ đông

Ban Kiểm soát

Phòng kế hoach

kinh doanh thuật thi côngPhòng kỹ Phòng Tàichính kế Phòng Tổ chứchành chính

Xí nghiệp Bêtông nhựa

Xí nghiệp sản xuất vàkinh doanh VLXD

Đội xâylắp

quyền hạn về những vấn đề nhất định để có sự chủ động trong hoạt động sản xuấtkinh doanh.

- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc: Được Hội đồng quản trị bổ

nhiệm và giao quyền quản lý để thực hiện các phương án kinh tế xã hội của công ty.Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổđông về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giải quyết những vấn đề có tínhchiến lược và chiến thuật, trực tiếp chỉ đạo công tác tài chính, công tác kế hoach đầu

tư và phát triển ngắn, trung và dài hạn của công ty Ngoài ra còn phải luôn đôn đốccác phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc hoàn thành nhiệm vụ

- Phó giám đốc: là người giúp việc đắc lực cho Giám đốc, được phân công

phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhữnglĩnh vực đó, được ủy quyền trực tiếp điều hành, chỉ đạo công việc khi giám đốc đivắng

- Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ cùng với các phòng ban chức

năng khác xây dựng các quy chế, mức giao khoán nội bộ đối với các đơn vị trựcthuôc Tổ chức theo dõi đôn đốc việc thực hiện tiến độ thi công các công trình, lập

hồ sơ đấu thầu, nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tiếp cận tìm hiểu khách hàng, đôngthời tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng phương án đấu thầu công trình

- Phòng Kỹ thuật thi công: Có nhiệm vụ thiết kế, tổ chức thi công các công

trình như biện pháp, tiến độ thi công ; quản lý và giám sát chất lượng kỹ thuật, tiến

độ thi công của các công trình; kịp thời sử lý sai phạm về kỹ thuật, an toàn laođộng; Ngoài ra còn nghiên cứu áp dụng các kỹ thuật mới, cải tiến các biện pháp thicông góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả kinh tế

- Phòng Tài chính kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, lập

kế hoạch tài chính định kỳ hàng năm theo kế hoạch sản xuất đã đề ra, phản ánh tìnhhình sử dụng vốn, tài sản, công nợ và kết quả Thực hiện các BCTC theo quy định.Phân tích và quản lý tài chính trong công ty, đánh giá đúng đắn tình hình kết quảsản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc, phát hiện và đề ra biệnpháp giải quyết, xử lý các sai phạm Tổ chức ghi chép, phản ánh và tính toán chính

xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ tài sản tiền vốn của công ty, thực hiện đúng quyđịnh của Nhà nước, cấp trên và chuẩn mực kế toán

- Phòng Tổ chức hành chính: Thực hiện việc xây dựng các mô hình tổ chức;

sắp xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực theo yêu cầu sản xuất kinh doanhphù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty; triển khai việc thực hiện các chế độchính sách với người lao động Ngoài ra cùng với các phòng khác xây dựng, ápdụng và điều chỉnh định mức lao động, đơn giá tiền lương theo đúng quy định

- Các xí nghiệp trực thuộc: Công ty có 3 xí nghiệp trực thuộc có con dấu

riêng, hạch toán phụ thuộc và chịu sự chỉ đạo của công ty:

+ Xí nghiệp khai thác đá Hóa Bạc Hòa Nhơn: Có nhiệm vụ khai thác sảnxuất các loại đá xây dựng

+ Xí nghiệp Bêtông nhựa: Sản xuất Bêtông nhựa

+ Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng: sản xuất và kinhdoạnh gạch các loại, ống cống bêtông ly tâm, bêtông thương phẩm, bê tông nhựa

- Các đội xây lắp: Đội xây lắp là đơn vị tổ chức sản xuất xây dựng có nhiệm

vụ thi công các công trình mà công ty giao Mỗi đội có một đội trưởng phụ tráchchung cho toàn đội và các nhân viên kỹ thuật, kế toán để quản lý kinh tế - kỹ thuậtcủa đội Hiện nay, Công ty có 12 đội xây lắp chịu sự quản lý trực tiếp và 02 đội xâylắp được Công ty giao khoán theo hình thức “trọn gói” hay còn gọi là “khoántrắng”

2.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Để kiểm soát được dễ dàng chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lậpcác BCTC, Công ty áp dụng mô hình Bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Chức năng, nhiệm vụ

- Kế toán trưởng: là người trực tiếp tổ chức và điều hành bộ máy kế toán,

chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, Hội đồng quản trị và trước pháp luật về tìnhhình hạch toán kế toán tại công ty; Tham mưu kịp thời cho giám đốc về tình hình tàichính của công ty; Bố trí và cung cấp nguồn vốn cho các công trình theo kế hoạchsản xuất kinh doanh Ngoài ra, phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các kế toánphần hành thực hiện tốt công việc của mình

- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: là người giúp việc cho kế toán

trưởng, được kế toán trưởng uỷ quyền ký thay và điều hành công việc khi đi vắng.Chỉ đạo các xí nghiệp trực thuộc, đội xây lắp nộp báo cáo đầy đủ, kịp thời, đúngquy định đồng thời kiêm nhiệm kế toán tài sản cố định, kế toán giá thành sản xuấtvật liệu xây dựng, lập báo cáo kế toán định kỳ nộp cơ quan thuế

Kế toán vật tư

Kế toán thuế

Kế toán

thanh toán,

ngân hàng

Kế toán XDCB và TSCĐ

Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng KT

Kế toán các xí nghiệp trực thuộc Kế toán đội xây lắp

Kế toán trưởng

- Kế toán XDCB và công nợ: theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn ứng của

đội xây lắp, theo dõi các khoản công nợ của các đội, công nợ vốn đầu tư công trình.Tính giá thành sản phẩm XDCB

- Kế toán thuế GTGT: Có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các khoản thuế phải

nộp, lập hồ sơ kê khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và trực tiếp làm việc với cơ quan thuế

- Kế toán vật tư: Theo dõi và phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn vật tư ờ

công ty, xí nghiệp và các đội xây lắp Lập báo cáo chi tiết định kỳ phục vụ cho côngtác lập BCTC

- Kế toán thanh toán, ngân hàng: Thực hiện thanh toán các khoản công nợ

với khách hàng, theo dõi số vay nợ, thời hạn trả nợ, số dư tiền gửi ngân hàng Ngoài ra còn phụ trách công tác kế toán: tiền lương, thưởng, BHXH làm việc trựctiếp với cơ quan BHXH về khoản phí BHXH của công ty

- Kế toán đội xăy lắp, các xí nghiệp trực thuộc: Công việc hạch toán kế toán

là ghi chép, thiết lập các chứng từ ban đầu (báo sổ), định kỳ hàng tháng gửi vềphòng kế toán công ty để kiểm tra, phân loại xử lý theo từng công trình, hạng mụccông trình

2.3 Hệ thống thông tin kế toán của công ty

Hệ thống thông tin kế toán có hai chức năng là thông tin và kiểm tra Vì vậy

nó góp phần bảo vệ tài sản và cung cấp các thông tin đáng tin cậy phục vụ chongười sử dụng thông tin ra quyết định

Hệ thống thông tin kế toán thực sự hiệu quả nếu có sự kết hợp tốt của cácyếu tố như: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách

kế toán, hệ thống báo cáo kế toán

Tổ chức luân chuyển chứng từ được thực hiện theo các bước: các phòng banchuyển chứng từ phát sinh trên hoạt động của mình về bộ phận kế toán Khi nhận vềchứng từ được phân loại, kiểm tra đảm bảo các quy định về nội dung, hình thức, giátrị pháp lý trước khi nhập vào phần mềm, đặc biệt là các chứng từ tập hợp từ côngtrình cần được kiểm tra đầy đủ, kỹ lưỡng Kế toán phần hành nào thì nhập và giữchứng từ liên quan đến phần hành đó.

2.3.2 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty

Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức “Chứng từ ghi sổ” vàđược sử dụng trên chương trình phần mềm kế toán dựa trên Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006

Sơ đồ 2.4 Trình tự luân chuyển chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát

sinhCác Báo cáo kế toán

- Báo cáo đội xây lắp, xí nghiệp

- Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Việc sử dụng phần mềm kế toán đem lại cho công việc hạch toán rất nhiềuthuận lợi và giảm bớt nhiều gánh nặng công việc.

Với hình thức trên trình tự ghi sổ được tiến hành như sau:

Hàng ngày, Căn cứ vào chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sịnh tạicông ty, kế toán phần hành sẽ kiểm tra và tiến hành cập nhật vào Chứng từ ghi sổtheo đúng trình tự thời gian, phản ánh đúng quan hệ khách quan giữa các đối tượngkinh tế; đồng thời những chứng từ nào cần theo dõi chi tiết thì kế toán sẽ tiến hànhghi vào các sổ chi tiết, sổ quỹ có liên quan

Hàng tháng, khi kế toán các đội xây lắp, các xí nghiệp trực thuộc nộp báocáo và các chứng từ gốc phát sinh tại các công trình, xí nghiệp Kế toán các phầnhành được phân công kiểm tra, tập hợp và phân loại theo từng công trình, hạng mụccông trình cụ thể và nhập vào máy Với chương trình kế toán được cài đặt sẵn thìcông tác ghi vào Sổ cái sẽ được máy xử lý

Cuối kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra hệ thống sổ kế toán chi tiết bằng cách đốichiếu các bảng tổng hợp chi tiết và với sổ cái của tài khoản đó, đối chiếu công nợ,nhập xuất vật tư với kế toán các đội xây lắp, các xí nghiệp Định kỳ hay đột xuất cóthể in ra các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý và lập ra cácbáo cáo tài chính cho công ty

Sổ sách kế toán được sử dụng tại công ty.

- Bảng kê chứng từ ghi Nợ, có các tài khoản từ loại 1đến loại 9

- Sổ chi tiết: Tiền mặt, công nợ, tạm ứng, nguyên vật liệu, TSCĐ

- Bảng tổng hợp chi tiết công nợ, vật tư

- Sổ cái các tài khoản

- Báo cáo kế toán cuối năm bao gồm (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo két quảkinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, …)

Thực tế cho thấy rằng Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Công trình Đô thị

Đà Nẵng có quy mô tương đối lớn và đang từng bước gia tăng lợi thế cạnh tranhnhưng các nhà quản lý tại đơn vị chưa quan tâm đến các báo cáo kế toán quản trị và

các báo cáo tác nghiệp (bao gồm: báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chéo, báo cáo đặcbiệt) để phục vụ cho kiểm soát chi phí tại đơn vị.

Tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng hiện nay đang sửdụng máy tính và phần mềm kế toán để xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàngngày Sơ đồ thể hiện quy trình hạch toán kế toán bằng phần mềm tại Công ty đượcthể hiện như sau:

- Số liệu về từ điển danh mục: Danh mục nhà cung cấp, TSCĐ,

- Các chứng từ vật tư: Đơn đặt hàng nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, Phiếuxuất kho

- Các chứng từ kế toán: Phiếu chi tiền, Báo cáo tiền gửi nhân hàng, Báo công

nợ nhà cung cấp, các chứng từ tự động như Kết chuyển cuyoois kỳ, phân bổ ) dophần mềm tạo ra

(3): Quy tắc cập nhật số liệu:

- Cập nhật danh mục từ điển: Danh mục tài khoản, danh mục nhóm đốitượng, danh mục đối tượng, Danh mục yếu tố chi phí, Danh mục nhóm vật tư, danhmục vật tư, Số liệu danh mục được nhập vào lần đầu tiên và bổ sung khi có phátsinh các đối tượng mới trong danh mục

Đưa ra sổ sách,báo cáo (5)(1)

- Cập nhật số dư đầu kỳ: Là số dư đầu kỳ của các tài khoản, số dư tồn khođầu kỳ, Được nhập vào đầu kỳ đầu tiên sử dụng phần mềm kế toán, các kỳ saumáy tính sẽ tự động chuyển số liệu.

Cập nhật chứng từ phát sinh: Được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán Khicác chứng từ được cập nhật vào thì phần mềm kế toán sẽ tự động tách ra từng địnhkhoản và cập nhật vào sổ cái

(4): Dùng chuột kích hoạt để phần mềm kế toán tự động sử lý dữ liệu

(5): Sau khi dữ liệu được xử lý xong thì có thể đưa ra sổ sách và báo cáo.Các mẫu sổ và báo cáo đã được thiết kế sẵn theo đúng quy định của Bộ Tài chính

(6): Khi lên sổ sách, báo cáo, nếu phát hiện có sai sót thì quay lại bước 3 đểtiến hành chỉnh sửa, sau đó thực hiện lại bước 4, 5

2.3.3 Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng đang áp dụng

Hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan để xây dựng

hệ thống tài khoản riêng trong đó cụ thể hóa thêm việc hạch toán một số tài khoảncho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý

Một số tài khoản được sử dụng chủ yếu : 111, 112, 131, 133, 141, 152, 153,

-Với tài khoản 112: TK chi tiết được lập theo tên viết tắt của ngân hàng màcông ty có tài khoản

-Với TK 221: Chi tiết tiểu khoản giống như hệ thống tài khoản của Quyếtđịnh 15/2006/QĐ-BTC

-Với TK 131: TK này được chi tiết theo đối tượng bằng cách ghi tên củacông ty chủ thầu ở phía sau Trường hợp công ty cùng lúc nhận nhiều dự án củacùng một chủ thầu hoặc khách hàng thì sẽ bổ sung thêm các số thứ tự 1,2,3 tiếp đótheo trình tự thời gian.

-Với TK 331: TK này cũng được chi tiết theo đối tượng bằng cách ghi têncủa công ty, nhà cung cấp ở phía sau tương tự như TK 131

- Với các TK 621, 622, 623, 627: được chi tiết theo từng đối tượng bằng cáchghi tên công trình, hạng mục công trình ở phía sau tương tự như TK 131

Tất cả các TK được mở chi tiết thêm đều phải được theo dõi trên cả sổ chitiết và sổ tổng hợp chi tiết theo đối tượng và đảm bảo khớp đúng với số liệu tổnghợp của TK cùng loại

2.4 Thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng

2.4.1 Yêu cầu kiểm soát chi phí ở công ty

2.4.1.1 Phân loại chi phí sản xuất tại công ty

Sản phẩm của Công ty chủ yếu là các sản phẩm xây lắp Các loại chi phí sảnxuất phát sinh trong quá trình xây lắp có nội dung kinh tế cũng như mục đích sửdụng khi thi công khác nhau Tại công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị ĐàNẵng, căn cứ trên mục đích và công dụng của chúng, chi phí sản xuất được phânchia theo khoản mục:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ

bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty Chi phíNVL trực tiếp dùng cho các công trình, hạng mục công trình được kế toán hạch toántrực tiếp vào từng đối tượng sử dụng theo giá thực tế của từng loại vật liệu

- Chi phí nhân công trực tiếp: Tại Công ty, khốilượng xây lắp được thực hiệnchủ yếu bằng lao động thủ công Do đó, chi phí nhân công chiếm tỷ trọng tương đối

lớn trong tổng số chi phí sản xuất Việc tính lương cho người lao động được Công

ty tiến hành theo hai hình thức đó là lương thời gian và lương khoán theo khối

lượng công việc Tại Công ty, ngoài những khối lượng công việc được giao khoán

cho các đội XD, tất cả những công việc còn lại được tính và trả lương theo thờigian

- Chi phí máy thi công: Hiện nay công ty không tổ chức đội thi công cơ giới

riêng mà tại mỗi công trường đều có xe máy hoạt động Các chi phí liên quan đếnmáy thi công tại công ty đang theo dõi gồm chi phí: nhân viên vận hành máy,nguyên vật liệu sử dụng cho máy, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máy

- Chi phí sản xuất chung được tập hợp từ các yếu tố chi phí: Chi phí nhân

viên đội, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phídịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

2.4.1.2 Yêu cầu kiểm soát chi phí xây lắp của Công ty

Mục tiêu của Công ty là giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo chấtlượng công trình, tuân thủ luật pháp, bảo tồn, phát triển vốn và tạo dựng uy tín choCông ty trên thị trường, chính điều đó yêu cầu Công ty phải kiểm soát tốt CPXL

Để thông tin kế toán đáp ứng được mục tiêu kiểm soát CPXL thì thông tin đó cầnthiết phải được tổ chức từ khi chuẩn bị đến khi hoàn thành công trình bao gồm: Lập

dự toán (Kế hoạch CPXL); tổ chức luân chuyển chứng từ và tập hợp chi phí xây lắptrên cơ sở đó tổ chức các báo cáo phục vụ kiểm soát chi phí trong quá trình thicông; tổ chức các báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch CPXL để giúp chonhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác

2.4.2 Tổ chức thông tin dự toán

Tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng, dự toán chi phítrong hồ sơ dự thầu cũng chính là dự toán CPXL của công trình, hạng mục côngtrình mà công ty sử dụng trong quá trình thi công

Đối tượng lập dự toán CPXL là từng nội dung công việc, hạng mục côngtrình và công trình Hệ thống dự toán CPXL chính là hệ thống định mức để công ty

và các đội xây lắp dựa vào đó theo dõi, xem xét tiến độ thi công xây lắp và kiểmsoát chi phí sản xuất của đơn vị mình

Hiện nay, dự toán các công trình xây dựng tại công ty đều được lập theo cácđịnh mức, chế độ quy định hiện hành chủ yếu như: Quyết định 24/2005/QĐ-BXD