Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Vấn đề thất thoát công tác xây lắp là một bài toán khó chung đối với các doanh nghiệp xây lắp hiện Vì doanh nghiệp không kiểm soát được chi phi quá trình thi công nên để đảm bảo công ty có lãi, đảm bảo giá thành sản phẩm xây lắp thấp giá đấu thầu, nhiều nhà quản lý đã thực hiện cắt giảm khối lượng vật liệu thi công, làm cho chất lượng công trình giảm sút Thực tế, nhiều công trình vừa xây xong đã xuống cấp nghiêm trọng Điều này đặt cho các nhà quản lý là phải làm thế nào có thể kiểm soát được chi phi quá trình thi công mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình Công ty Cổ phần Lilama được thành lập và đóng Miền Trung đến đã được 30 năm, sở vật chất, máy móc thiết bị từng bước được hiện đại hoá nhằm đáp ứng được với yêu cầu kỹ thuật các sản phẩm chế tạo hiện Với mục tiêu chất lượng cả về công tác quản lý lẫn sản phẩm cung cấp cho khách hàng, Công ty không ngừng cải tiến và xây dựng mới các thủ tục kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, điều kiện nền kinh tế hiện nay, khủng hoảng kinh tế kéo dài, chinh sách cân đối vĩ mô không ổn định, lãi suất ngân hàng cao làm cho chi phi sản xuất tăng, đó giá thành sản phẩm xây lắp tăng theo Mặt khác, với chế đấu thầu cạnh tranh, công khai thì để thắng thầu các công trình, Công ty cần phải có các bước chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, mà đó hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phi sản xuất sản phẩm xây lắp nhằm khắc phục tình trạng lãng phi, thất thoát vốn quá trình thi công sẽ góp phần quan trọng giúp Công ty đạt được các mục tiêu đã đề Với thực tế đó đặt cho Công ty Cổ phần Lilama một yêu cầu cần phải giải quyết đó là phải tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phi sản xuất sản phẩm xây lắp Đó cũng là lý tác giả nghiên cứu và chọn đề tài: “Tăng cường kiểm sốt chi phí xây lắp Cơng ty Cổ phần Lilama 7” làm đề tài luận văn cho mình Mục đích nghiên cứu Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn đề lý luận bản về kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất doanh nghiệp xây lắp Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama điều kiện sản xuất hiện Công ty Qua đó, phát hiện hạn chế công tác kiểm soát chi phi xây lắp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phi cho Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm soát chi phi sản xuất doanh nghiệp xây lắp Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu Công ty Cổ phần Lilama Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp phân tich, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh lý thuyết và thực tiễn kiểm soát chi phi xây lắp Công ty Qua đó, suy luận logic để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Luận văn tổng hợp sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất các doanh nghiệp xây lắp Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama Qua đó, nhận diện các điểm còn yếu công tác kiểm soát nội bộ Công ty và đưa một số hướng giải quyết nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phi sản xuất Công ty giúp giảm giá thành sản phẩm xây lắp Kết cấu luận văn Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất doanh nghiệp xây lắp Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama Chương 3: Một số kiến nghị nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Khái niệm, mục tiêu hệ thống kiểm sốt nợi bợ 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nợi bợ Theo ch̉n mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chinh trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản đơn vị [2, tr 27] 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm sốt nợi bợ [12, tr 71-72] − Đối với báo cáo tài chinh, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tinh trung thực và đáng tin cậy, vì chinh người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chinh phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành − Đối với tinh tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên đơn vị vào việc tuân thủ các chinh sách, quy định nội bộ đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu đơn vị − Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tin, mở rộng thị phần, thực hiện chiến lược kinh doanh đơn vị,… Như vậy, các mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn và phát triển doanh nghiệp 1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nợi bợ 1.2.1 Mơi trường kiểm sốt Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Môi trường kiểm soát là nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị” [2, tr 27] Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm: 1.2.1.1 Đặc thù về quản lý Đặc thù quản lý đề cập đến quan điểm khác các nhà quản lý đối với toàn bộ hoạt động đơn vị Mọi hoạt động đơn vị đều đặt dưới sự điều hành nhà quản lý Do đó, quan điểm, ý thức, đường lối cũng tư cách họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ Tinh hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tinh chinh trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức toàn thể nhân viên đơn vị Để đáp ứng yêu cầu này, nhà quản lý phải xây dựng các chuẩn mực đạo đức đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc hành vi vi phạm pháp luật Đặc thù về quản lý còn được thể hiện cấu quyền lực đơn vị Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành người này, còn nếu quyền lực được phân cấp cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền lực được giao hoặc là lạm quyền 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm các bộ phận, các thành viên đơn vị, nó góp phần rất lớn việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu mình Hay nói cách khác, cấu phù hợp sẽ là sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, giám sát các hoạt động Vì thế, xây dựng một cấu tổ chức phải xác định được các vị tri then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp Để thực hiện điều này, cấu tổ chức đơn vị phải đảm bảo các nguyên tắc sau: − Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động đơn vị, không bỏ sót cũng không chồng chéo nhau; − Thực hiện phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản; − Bảo đảm sự độc lập tương đối các bộ phận 1.2.1.3 Chinh sách nhân sự Chinh sách nhân sự một đơn vị là quy định về bố tri nhân sự phù hợp với chuyên môn và trình độ cũng chinh sách thưởng, phạt hợp lý Con người là nhân tố quan trọng hệ thống kiểm soát nội bộ, vì thế phải chú trọng đến công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật và giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ toàn thể đội ngũ nhân viên đơn vị, từ nhà quản trị cấp cao đến người nhân viên hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu 1.2.1.4 Công tác kế hoạch và dự toán Trong hoạt động một tổ chức thì công tác kế hoạch là cần thiết, nó giúp cho đơn vị chủ động được với mọi tình huống và có biện pháp giải quyết công việc hiệu quả Công tác kế hoạch là việc cụ thể hóa các mục tiêu đơn vị từng giai đoạn nhất định, thông qua việc tổ chức tinh toán, bố tri các nguồn lực và xây dựng biện pháp thực hiện để đạt được mục tiêu, đồng thời theo dõi và giám sát quá trình được thực hiện để có biện pháp điều chỉnh kịp thời đến các khiếm khuyết quá trình thực hiện Nếu phân loại theo thời gian thì có kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; nếu phân loại theo nội dung thì có kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chinh và hệ thống các định mức hay dự toán Vậy, từ hệ thống định mức được lập làm cho việc phân tich, đánh giá quá trình thực hiện, qua đó phát hiện hiện tượng bất thường và có biện pháp điều chỉnh kịp thời Điều quan trọng là công tác lập kế hoạch cũng phải khoa học và có tinh khả thi thì nó mới trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Chinh vì vậy, các nhà quản lý phải quan tâm đến hệ thống lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch cũng việc đánh giá, phân tich quá trình thực hiện 1.2.1.5 Kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện việc giám sát và đánh giá thường xuyên toàn bộ hoạt động đơn vị bao gồm cả công tác kiểm soát nội bộ Vì vậy, kiểm toán nội bộ là nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ mang lại cho đơn vị lợi ich vô to lớn Kiểm toán nội bộ phải là một bộ phận độc lập, trực thuộc cấp quản lý cao nhất không bị giới hạn hoạt động, mặt khác phải được giao quyền hạn rộng Đội ngũ nhân viên phải có lực, có phẩm chất đạo đức tốt và được đãi ngộ chu đáo 1.2.1.6 Các nhân tố bên ngoài Ngoài các nhân tố bên thuộc tầm kiểm soát đơn vị, còn có một số nhân tố khác không thuộc khả kiểm soát đơn vị đó là các nhân tố bên ngoài, bao gồm: Hệ thống pháp luật, phong tục tập quán địa phương, nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng,… Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát tốt đảm bảo được các nội dung sau: − Lãnh đạo đơn vị phải là người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và có phẩm chất đạo đức tốt Đồng thời, phải là người gương mẫu, chấp hành các quy chế đơn vị cũng pháp luật Nhà nước; − Đơn vị phải ban hành các quy chế hoạt động dưới dạng các văn bản và phổ biến đến từng thành viên đơn vị thông qua kênh thông tin phù hợp nhất, đồng thời phải nhận được sự cam kết thực hiện đại đa số nhân viên Phải có hệ thống văn bản quy định chi tiết công tác tuyển dụng nhân sự, chế độ đào tạo, chế trả lương, hình thức thưởng, phạt và hội thăng tiến để khuyến khich mọi thành viên tổ chức phát huy hết khả làm việc và hiệu quả công việc cao; − Đơn vị phải có cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo hệ thống lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và quyết định được tiến hành khoa học, kịp thời và hiệu quả; − Tùy theo quy mô đơn vị để thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ phù hợp nhằm giám sát việc tổ chức thực hiện các quy chế, điều lệ tổ chức đã đặt ra, đồng thời tham mưu cho nhà quản lý xây dựng các thủ tục quản lý hiệu quả 1.2.2 Hệ thống kế toán Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Hệ thống kế toán là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chinh” [2, tr 27] Kiểm soát nội bộ hệ thống kế toán nhằm đảm bảo: [2, tr 27-28] − Nghiệp vụ kinh tế, tài chinh được thực hiện sau đã có sự chấp thuận người có thẩm quyền; − Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chinh xác vào các tài khoản kỳ kế toán phù hợp, làm sở lập báo cáo tài chinh phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành; − Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán có sự đồng ý Ban Giám đốc; − Các tài sản ghi sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả kiểm kê thực tế thời điểm nhất định và có biện pháp thich hợp để xử lý nếu có chênh lệch Vậy, để đảm bảo các mục tiêu trên, hệ thống kế toán phải áp dụng hệ thống các phương pháp: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp tinh giá, phương pháp tổng hợp và cân đối 1.2.3 Thủ tục kiểm soát Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và đạo thực hiện đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể” [2, tr 27] Các thủ tục kiểm soát từng đơn vị có thể có sự khác đặc điểm riêng về cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh từng đơn vị Song, đặc trưng chung nhất các thủ tục kiểm soát là được xây dựng dựa ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn − Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm phải được phân chia cho nhiều người bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác thực hiện Mục đich nguyên tắc này là không để cho một người hoặc một bộ phận được thực hiện một quy trình hay một nghiệp vụ từ đầu đến cuối Cơ sở nguyên tắc này là chế nhiều người làm một việc thì các sai sót được phát hiện dễ dàng và các gian lận it xảy Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng là tạo sự chuyên môn hóa cho kết quả cao − Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này có tác dụng ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể là không được bố tri kiêm nhiệm các chức danh vừa phê chuẩn vừa thực hiện nghiệp vụ và chức kiểm soát, như: nhân viên kế toán kiêm thủ kho, nhân viên cung ứng vật tư kiêm cán bộ kỹ thuật,… Nguyên tắc này dựa sở thực tế là nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng quyền hạn và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận là rất khó khăn − Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Ủy quyền là việc nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết công việc một phạm vi nhất định cho cấp dưới thực hiện Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể việc quyết định và giải quyết một số công việc phạm vi quyền hạn được giao Trong quá trình hoạt động, các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh đơn vị mình mà cần phải có sự phân chia quyền hạn cho cấp dưới, đồng thời quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn từng cấp Nguyên tắc này đảm bảo cho hoạt động đơn vị không bị ách tắc, mặt khác tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy hết khả năng, đồng thời cũng nâng cao trách nhiệm từng cá nhân và giảm bớt sức ép cho nhà quản lý cấp cao Có rất nhiều thủ tục kiểm soát khác được thực hiện các đơn vị, chúng thường được chưa thành hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát 1.2.3.1 Kiểm soát trực tiếp [10, tr 245-247] Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ Thuộc loại này gồm có: − Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đich này bao gồm: + Phân chia trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin; + Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông tin người không có trách nhiệm; + Đảm bảo các điều kiện vật chất kho tàng, thiết bị cho việc và kiểm soát tài sản, sổ sách và thông tin; + Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận bên thứ ba; v.v… − Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo nghiệp vụ đó xảy và việc ghi chúng vào sổ kế toán là đúng đắn − Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với người thực hiện): là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi theo thời gian; nhân viên có khả quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có đó thực hiện việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện họ; ngoài ra, sai phạm có thể vô tình hay cố ý đều có thể xảy cho dù chất lượng quá trình kiểm soát thế nào Do vậy, kiểm soát quản lý là biện pháp hữu hiệu để giảm thiểu gian lận và sai sót đó 1.2.3.2 Kiểm soát tổng quát Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác [10, tr 247] 1.3 Kiểm sốt nợi bợ chi phí sản xuất doanh nghiệp xây lắp 1.3.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt nợi bợ chi phí sản xuất 1.3.1.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp, đường sá, nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội Việc tổ chức thi công các công trình có thể tự làm hay lựa chọn nhà thầu thi công thông qua phương thức đấu thầu hoặc định thầu [9, tr 12] Cũng các hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có đặc điểm riêng ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát: − Sản phẩm xây lắp là cơng trình, vật kiến trúc,… có quy mơ, kết cấu phức tạp + Đối với công trình cầu, phải thi công mặt nước nên rất khó cho việc vận chuyển, sử dụng, bảo quản vật liệu, xe máy thi công chịu ảnh hưởng bão lũ Một phần sản phẩm được nằm dưới mặt nước nên khó thi công, kiểm định chất lượng, kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đã sử dụng + Đối với công trình đường, là loại sản phẩm có chiều dài lớn, có công trình dài hàng chục km không thuận lợi cho việc tập kết vật tư, bảo quản vật tư, xe máy thi công và đặc biệt là kiểm soát chất lượng, số lượng vật liệu sử dụng và xe máy thi công Một phần sản phẩm đường nằm dưới mặt đất, làm cho công tác kiểm định chất lượng tương ứng với lượng chi phi bỏ khó thực hiện Kết cấu loại sản phẩm này bao gồm: móng, nền, mặt đường, cống, vỉa hè, biển báo,… Mỗi hạng mục công trình cầu, đường sử dụng loại nguyên vật liệu, nhân công, xe máy thi công khác theo yêu cầu, đồng thời phải có các thủ tục và phương pháp kiểm soát phù hợp + Đối với các công trình nhà cửa, là sản phẩm có kết cấu phức tạp, công trình có thiết kế khác nhau, đa số là nhà cao tầng Vật tư đưa vào thi công nhiều chủng loại, nhiều phẩm cấp khác Việc thi công cần phải có sự hỗ trợ các thiết bị thi công như: cẩu, xe phun bê tông, máy đầm,… Số lượng công nhân thi công lớn, có tay nghề khác Vì vậy, việc kiểm soát nguyên vật liệu, nhân công và các chi phi khác là rất khó khăn 10 + Sản phẩm xây lắp mang tinh chất đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài, dễ ảnh hưởng đến môi trường sinh thái Những đặc điểm này làm cho việc tổ chức sản xuất và hạch toán khác biệt với các ngành sản xuất kinh doanh khác: Chi phi sản xuất sản phẩm không phụ thuộc vào khối lượng xây lắp mà còn phụ thuộc vào tiến độ thi công, rủi ro xảy thiên tai, mất mát vật tư, Do đó, sản phẩm xây lắp phải lập dự toán; thực hiện thi công xây lắp công trình phải theo qui định về quản lý đầu tư và xây dựng Nhà nước ban hành; tổ chức thi công theo đúng quy trình kỹ thuật, khối lượng, chất lượng thi công theo hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt − Sản phẩm xây lắp cố định nơi sản xuất các điều kiện sản xuất (xe máy thi công, thiết bị, vật tư, người lao động,…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư đã xuất cho quá trình thi công khó thực hiện, quá trình quản lý tài sản, vật tư, lao động hiện trường thi công cũng hạch toán chi phi sản xuất phức tạp và chịu ảnh hưởng môi trường, dễ tổn thất, hư hỏng,… − Sản phẩm xây lắp sử dụng lâu dài, chịu ảnh hưởng môi trường sinh thái, cảnh quan Sau hoàn thành, sản phẩm xây lắp khó thay đổi Khi nghiệm thu, khơng đạt chất lượng thiết kế phải phá làm lại làm cho chi phí sản xuất tăng lên Vì vậy, việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp dự toán thiết kế 1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh nghiệp xây lắp Cơ cấu tổ chức và quản lý các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng và có sự thay đổi, sản phẩm xây lắp có đặc thù riêng so với các sản phẩm công nghiệp khác Đặc thù riêng sản phẩm xây lắp là các công trình phát sinh nhiều nơi, thời gian thi công một giai đoạn nhất định Vì vậy, có công trình thì tùy theo chế quản lý và phân cấp tài chinh mà công ty có thể thành lập xi nghiệp, đội hay một bộ phận trực tiếp quản lý thi công; công trình hoàn thành thì các bộ phận có thể bị giải thể tùy theo mục tiêu thâm nhập địa bàn công ty và tiềm địa bàn đó Do đó, các đơn vị thành viên công ty có thể tăng thêm và giảm xuống Mặt khác, quyền và nghĩa vụ các thành viên (xi nghiệp, đội hay tổ thi công) cũng 71 Chương MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA 3.1 Đối với mơi trường kiểm sốt − Cần phải xây dựng và ban hành thành văn bản quy trình tuyển dụng lao động và các yêu cầu cụ thể về trình độ, chuyên môn đào tạo, độ tuổi,… tạo tinh chủ động công tác tuyển dụng cả về số lượng lẫn chất lượng − Cần phải nâng cao vai trò Ban kiểm soát để bảo vệ lợi ich các cổ đông Việc này, trước hết phải xuất phát từ việc bầu chọn các thành viên Ban kiểm soát Đại hội cổ đông phải hiểu rõ vai trò Ban kiểm soát, sử dụng Ban kiểm soát thông minh, phù hợp, bầu chọn cá nhân ưu tú, trung thực, thẳng thắng, đảm bảo tư cách đạo đức, có lực, dám phê bình Hội đồng quản trị cũng Ban Tổng giám đốc − Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc trực tiếp dưới sự điều hành Tổng giám đốc và hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác để đánh giá tinh hiệu quả, hiệu lực, tinh kinh tế từng hoạt động, từng bộ phận Công ty, đồng thời đánh giá tinh tuân thủ các quy chế kiểm soát nội bộ, hạn chế gian lận và đề xuất các biện pháp cải tiến 3.2 Đối với hệ thống thông tin − Nâng cao vai trò báo cáo kế toán quản trị nhiều mặt hoạt động Các báo cáo kế toán quản trị phải giúp Tổng giám đốc hoạch định và quyết định không phải đánh giá sau công việc đã hoàn thành hiện − Công ty có thể trang bị thêm phần mềm quản lý công trình giúp kiểm soát chi phi xây lắp chặt chẽ Phần mềm quản lý công trình có thể thực hiện được các công việc sau: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế chi tiết cho từng công trình (nghiệp vụ thu tiền, chi tiền, tinh lương, nhập vật liệu,…); Theo dõi các công việc giao khoán; Báo có tình hình thực tế sử dụng vật liệu so sánh với dự toán;… − Điều chỉnh, bổ sung một số bảng biểu Công ty phù hợp với thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát chi phi xây lắp chặt chẽ (các mẫu bảng biểu được điều chỉnh, bổ sung luận văn xin được trình bày cụ thể mục 3.3) 72 3.3 Đối với cơng tác kiểm sốt chi phí xây lắp 3.3.1 Đối với kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp − Cần lập kế hoạch trước việc mua vật tư để tạo sự chủ động sử dụng, tránh chậm trễ việc cung ứng vật tư làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công: Căn hồ sơ thiết kế, dự toán chi phi, nhiệm vụ thi công được giao cho, các đơn vị trực thuộc Công ty (xi nghiệp, nhà máy, đội xây lắp) tiến hành lập dự trù về nhu cầu vật tư (xem Phụ lục 2), đó dự trù về chủng loại vật tư, về thời gian giao hàng Sau đó gửi cho Phòng Kinh tế – Kỹ thuật hoặc Ban kỹ thuật công trình kiểm tra và trình Tổng giám đốc phê duyệt Sau dự trù về nhu cầu vật tư được duyệt, Tổng giám đốc định bộ phận thực hiện Nhờ việc lập dự trù về nhu cầu vật tư từ trước nên Hợp đồng mua vật tư, Công ty có thể ấn định rõ vật tư mua làm đợt, đợt với số lượng bao nhiêu, gồm loại gì, thời gian giao hàng là nào,…Như vậy, Công ty vừa giảm được chi phi bảo quản, hạn chế việc thất thoát, mất cắp mà vẫn đảm bảo kịp tiến độ thi công Nếu thực hiện có gì cần thay đổi thì hai bên sẽ thảo luận và tiến hành điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp Cũng từ việc lập dự trù về nhu cầu vật tư, Công ty có thể xác định thời hạn toán và ấn định hợp đồng, từ đó giúp Công ty chủ động về mặt tài chinh − Cần xây dựng bảng điểm đánh giá nhà cung cấp: Căn vào danh sách nhà cung ứng Công ty để chọn một số nhà cung ứng có tinh khả thi cao, sau đó gửi Phiếu khảo sát nhà cung ứng (xem Phụ lục 3) đến cho nhà cung ứng đã chọn Sau thu thập thông tin từ nhà cung ứng, bộ phận thực hiện mua hàng tiến hành thành lập hội đồng để đánh giá nhà cung ứng Phiếu đánh giá nhà cung ứng (xem Phụ lục 4), đó có xây dựng thang điểm đánh giá cụ thể Chẳng hạn, Công ty quy định mức điểm đạt là 70 điểm thì trường hợp nhà cung ứng đạt số điểm 70 điểm thì sẽ được chọn là nhà cung ứng được chấp nhận, nếu các nhà cung ứng đều dưới 70 điểm thì tiến hành chọn lại lần hai từ danh sách các nhà cung ứng Công ty, nếu vẫn không được thì chọn nhà cung ứng có số điểm cao nhất Sau đó, lập danh sách các nhà cung ứng được chấp nhận để trình Tổng giám đốc duyệt Sau thực hiện xong thủ tục giao nhận hàng, bộ phận thực hiện mua 73 hàng cần phải đánh giá lại nhà cung ứng Bảng đánh giá lại nhà cung ứng (xem Phụ lục 5) Việc đánh giá lại nhà cung ứng thực hiện cho hợp đồng, hoặc định kỳ hàng năm, sau đó xếp loại theo mức độ nhà cung ứng tốt, trung bình, kém Nhà cung ứng nào mắc lỗi kém hoặc lỗi trung bình thì bị loại khỏi danh sách nhà cung ứng Công ty Quy trình về thủ tục mua vật liệu được mô tả theo sơ đồ (xem Hình 3.1) Đội xây lắp Phòng KT – KT Lập dự trù về nhu cầu vật liệu Kiểm tra kế hoạch công việc và dự trù nhu cầu vật liệu Dự trù về nhu cầu vật liệu Tổng giám đốc/ Phòng cung ứng/ Nhà cung cấp người được ủy quyền đơn vị mua hàng duyệt duyệt không không duyệt duyệt duyệt Chọn nhà cung cấp Thực hiện thủ tục bán hàng Danh sách các nhà cung ứng được chấp nhận Lập Hợp đồng Hợp đồng Hình 3.1 Qui trình kiểm soát mua nguyên vật liệu − Các loại vật liệu cát, đá, sỏi,… thì nên giao khoán cho Chỉ huy Hợp đồng trưởng dựa dự toán đã lập Tuy nhiên,đãyêu cầu Chỉ huy trưởng phải lập Đơn đặt duyệt hàng với mẫu đã có sẵn hoặc lập Hợp đồng mua vật liệu để ràng buộc trách nhiệm nhà cung cấp với việc giao hàng Nếu nhà cung cấp thực hiện sai các điều khoản Hợp đồng thì phải đền bù toàn bộ chi phi việc thực hiện sai Hợp đồng gây − Khi nhận vật tư, cần tập trung lại một khu vực nhất định, sau đó sử dụng các dụng cụ để kê lót, che đậy các tấm bạt có kich thước phù hợp để tránh làm giảm chất lượng vật tư Khi vật tư được đưa vào sử dụng, cần phải kiểm tra lại một lần về số lượng, chất lượng để đảm bảo chất lượng vật tư thi công, an toàn với công nhân, đảm bảo chất lượng sản phẩm xây lắp − Cần tăng cường việc cử nhân viên Phòng Kinh tế – Kỹ thuật và Phòng 74 cung ứng vật tư đến kiểm tra việc sử dụng vật tư công trình Định kỳ hàng tháng, nhân viên Phòng Kinh tế – Kỹ thuật đến công trình kiểm tra mức khối lượng công việc hoàn thành từ đó xác định mức vật tư tiêu hao và lập bảng so sánh với dự toán đã lập để qua đó đánh giá tiến độ công việc, mức tiêu hao vật liệu để điều chỉnh kịp thời 3.3.2 Đối với kiểm sốt chi phí nhân công trực tiếp − Hàng năm, Công ty nên lập kế hoạch cho việc sử dụng lao động vào khoảng thời gian đầu năm để chủ động việc tuyển dụng, đào tạo, điều phối, lao động, tránh việc thiếu lao động cần thiết gây chậm trễ công việc Cụ thể sau: + Trường hợp bộ phận có sử dụng nhân công có nhu cầu đột xuất thì giữ nguyên quy trình kiểm soát chi phi nhân công trực tiếp Công ty + Trường hợp, đối với các công trình, các dự án đã xác định từ trước thì hồ sơ thiết kế, dự toán chi phi, nhiệm vụ thi công giao cho các đơn vị trực thuộc Công ty (xi nghiệp, nhà máy, đội công trình) tiến hành lập Kế hoạch sử dụng lao động (xem Phụ lục 6) (tùy theo từng giai đoạn mà có có thể đó là kế hoạch sử dụng lao động cho tháng, quý hoặc năm), đó đưa kế hoạch về số lao động cần sử dụng, trình độ chuyên môn, thời gian dự kiến sử dụng Sau đó gửi cho Phòng Tổ chức lao động tiền lương Phòng Kinh tế – Kỹ thuật kiểm tra lại xem nhu cầu về lao động có phù hợp với dự toán chi phi nhân công trực tiếp hay không, sau đó tổng hợp và dựa vào số lao động hiện có Công ty để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, điều phối lao động và trình Tổng giám đốc phê duyệt Sau phê duyệt, Tổng giám đốc giao cho Phòng Tổ chức lao động tiền lương thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, điều phối lao động − Để kiểm soát số lượng lao động theo thời vụ, Công ty cần quản lý công nhân theo các Đội thi công Định kỳ, các đội thi công báo cáo quân số cho Chỉ huy trưởng, sau đó Chỉ huy trưởng báo cáo lại với Phòng Tổ chức lao động tiền lương Định kỳ hoặc đột xuất, Phòng Tổ chức lao động tiền lương đến công trình để kiểm tra số lượng công nhân thực tế và so với số lượng công Hồ sơ nhân sự, qua đó đánh giá công tác quản lý lao động đơn vị thi công, hạn chế gian lận việc khai khống số lượng lao động, đồng thời có biện pháp điều phối lao động 75 hợp lý nhằm đảm bảo tiến độ thi cơng 3.3.3 Đối với kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi công − Công ty cần lập kế hoạch trước cho việc sử dụng thiết bị thi công tạo tinh chủ động việc cung cấp, điều phối thiết bị thi công, tránh gây tình trạng thiếu thiết bị thi công, phải chờ đợi,… làm chậm trễ tiến độ thi công Cụ thể: + Nếu đơn vị có nhu cầu đột xuất thì thực hiện theo trình tự thủ tục kiểm soát về việc cung cấp, điều phối và sử dụng thiết bị thi công + Nếu các công trình, các dự án đã xác định từ trước thì vào nhu cầu và kế hoạch thi công đã xây dựng, hàng tháng (hoặc quý) các đơn vị có nhu cầu sử dụng thiết bị thi công lập Bảng đăng ký sử dụng thiết bị thi công (Tháng/ Quý) (xem Phụ lục 7) − Máy thi công đưa vào sử dụng cần được bảo quản tốt hơn, lúc không sử dụng máy thi công thì máy cần phải được che đậy, được đưa vào khu bảo quản không nên để ngoài trời Cần quy định rõ nội dung này thực hiện bàn giao máy thi công và giao cho Chỉ huy trưởng hoặc kỹ thuật công trình thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc người vận hành bảo quản máy, vậy mới tăng thêm tuổi thọ máy và đảm bảo chất lượng máy vận hành − Việc theo dõi giờ máy thi công hoạt động được giám sát nhân viên kỹ thuật công trình cả về thời gian vận hành thiết bị thi công lẫn khối lượng công việc thực hiện chi tiết theo từng công trình (xem Phụ lục 8) Qua đó, mới có thể đánh giá suất làm việc công nhân vận hành máy thi công và có biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ thi công, tăng hiệu quả làm việc, giảm chi phi sản xuất − Định kỳ hàng tháng (hoặc quý, năm), cần tổ chức thực hiện kiểm tra kiến thức lý thuyết và thực hành về quy trình vận hành máy thi công công nhân điều khiển thiết bị thi công (xem Phụ lục 9) và dựa thang điểm đã quy định để xếp loại, từ đó lập Bảng tổng hợp đánh giá việc vận hành thiết bị thi công công nhân (xem Phụ lục 10) Qua đó, đánh giá lực công nhân điều khiển thiết bị thi công, sau đó trình Tổng giám đốc để có quyết định bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo lại hoặc sa thải, phù hợp tùy theo trường hợp cụ thể − Định kỳ hàng tháng, Phòng quản lý máy cần thực hiện kiểm tra, đánh giá tình trạng kỹ thuật thiết bị thi công (xem Phụ lục 11) để qua đó chủ động 76 việc thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị và điều phối thiết bị theo kế hoạch điều phối đã xây dựng Căn vào Bảng đánh giá tình trạng hoạt động thiết bị thi công được lập hàng tháng, Công ty có thể lập kế hoạch cho việc sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị thi công, tạo thế chủ động việc điều phối và sử dụng thiết bị, tránh trường hợp các thiết bị hư hỏng đột xuất một lúc, đồng thời qua đó Công ty có thể vào kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để trich trước chi phi sửa chữa thiết bị thi công Cụ thể: Hàng tháng, quý Bảng đánh giá tình trạng hoạt động thiết bị thi công, Phòng quản lý máy lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị thi công (xem Phụ lục 12) và lập Dự trù kinh phi sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị thi công (xem Phụ lục 13), sau đó trình Tổng giám đốc duyệt Sau đó Phòng quản lý máy triển khai thực hiện việc sửa chữa, bảo dưỡng, đồng thời số liệu dự trù sửa chữa, bảo dưỡng được chuyển cho kế toán để thực hiện trich trước chi phi sửa chữa máy thi cơng 3.3.4 Đối với kiểm sốt chi phí sản xuất chung Cần theo dõi chi tiết theo từng loại chi phi cấu thành phi sản xuất chung, đồng thời xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cho từng đối tượng, qua đó có thể thực hiện việc phân tich, đánh giá và kiểm soát chi phi sản xuất 3.3.5 Kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp Thực chất kiểm soát sau đới với chi phi xây lắp là thực hiện tinh toán các số, phân tich, so sánh Hiện tại, Công ty đã thực hiện việc so sánh, đánh giá chênh lệch các khoản chi phi theo dự toán và chi phi thực tế công trình, hạng mục công trình hoàn thành và xác định nguyên nhân chưa thực hiện đáng giá từng nhân tố ảnh hưởng đến các khoản mục chi phi Cần thực hiện phân tich dựa phương pháp thay thế liên hoàn, từ đó đánh giá từng nhân tố ảnh hưởng đến chi phi, xác định nguyên nhân gây sự biến động và đưa các biện pháp kiểm soát phù hợp để kiểm soát chi phi xây lắp cho các công trình khác 3.3.5.1 Đối với chi phi nguyên vật liệu trực tiếp Định kỳ, tiến hành lập Bảng phân tich chi tiết chi phi nguyên vật liệu trực tiếp để phân tich, đánh giá sự ảnh hưởng các nhân tố định mức nguyên vật liệu tiêu hao và giá vật liệu đến chi phi nguyên vật liệu trực tiếp Bảng 3.1 - Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 77 Công trình: Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng Hạng mục: Phun cát, sơn kết cấu thép khu nhà CBCNV Chi phí nguyên vật liệu tính theo Tên vật liệu Mức độ ảnh hưởng Q1mk Pk Q1m1Pk Q1m1P1 ∆m ∆P (1) (2) (3) (2)-(1) (3)- (2) Tổng hợp Cát tiêu chuẩn 6.210.557 6.230.000 6.274.500 19.443 44.500 Sơn Sumo AC 225 1.787.062 1.934.310 1.942.850 147.248 8.540 155.788 Sơn Sumo AC 180 1.718.245 1.817.900 1.825.320 99.655 7.420 107.075 68.829 346.476 Cộng 9.995.837 10.273.484 10.342.313 277.647 63.943 Theo kết quả bảng phân tich trên, chi phi nguyên vật liệu trực tiếp thực tế tăng không đáng kể so với dự toán (mức tăng 346.476 đồng, tương ứng tăng 3,5%), biến động chi phi nguyên vật liệu trực tiếp là ảnh hưởng các nhân tố: định mức nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá vật liệu tiêu hao − Định mức nguyên vật liệu tiêu hao: Biến động định mức làm tăng chi phi nguyên vật liệu trực tiếp so với dự toán (mức tăng 277.647 đồng, tương ứng 2,8%) Cụ thể: + Biến động đối với khối lượng cát sử dụng tương đối ổn định điều kiện máy móc hoạt động đều, quản lý tốt đối với công nhân làm việc phi nguyên vật liệu trực tiếp tăng không đáng kể (tăng 19.443 đồng, tương ứng 0,3%); + Biến động đối với sơn làm chi phi nguyên vật liệu trực tiếp tăng đáng kể: Sơn Sumo AC 225 làm cho chi phi nguyên vật liệu trực tiếp tăng 147.248 đồng (mức tăng 8,2%), sơn Sumo AC 180 làm cho chi phi nguyên vật liệu trực tiếp tăng 99.655 đồng (mức tăng 5,8%) Qua tìm hiểu thực tế được biết, mặc dù Công ty quản lý tốt đối với công nhân, máy móc thiết bị hoạt động ổn định, các loại thép được phun sơn đều có dạng mặt phẳng, không có thép hình ống, đội thi công cũng đã thực hiện xác định độ ẩm, điều kiện thời tiết mưa hay nắng,… nhiên, công nhân thực hiện phun sơn điều kiện thời tiết có gió nên mức độ tiêu hao sơn tăng lên so với dự toán; v.v… Do vậy, thực hiện phun sơn cho các công trình, hạng mục công 78 trình khác, các đội thi công cần chú ý đến yếu tố hướng gió, sức gió mạnh hay yếu, hoặc chuẩn bị các dụng cụ che chắn gió,… để giảm hao tốn chi phi nguyên vật liệu + Đơn giá vật liệu tiêu hao: Đơn giá vật liệu thay đổi làm chi phi nguyên vật liệu trực tiếp tăng so với dự toán (mức tăng 68.829 đồng, tương ứng 0,7%) Tuy nhiên đơn giá vật liệu sử dụng tăng không đáng kể nên không ảnh hưởng nhiều đến chi phi nguyên vật liệu trực tiếp Chẳng hạn: Giá cát tiêu chuẩn tăng so với dự toán là 140.000 đồng/m3 lên 141.000 đồng/m3; Giá sơn Sumo AC 225 tăng so với dự toán là 45.300 đồng/lit lên 45.500 đồng/lit; Giá sơn Sumo AC 180 tăng so với dự toán là 49.000 đồng/lit lên 45.200 đồng/lit, v.v… Mặc dù đơn giá vật liệu tăng không đáng kể so với dự toán, cũng cần phải chú trọng đến việc lựa chọn nhà cung cấp để có thể giảm thấp giá vật liệu mua vào, nhằm giảm chi phi nguyên vật liệu trực tiếp 3.3.5.2 Đối với chi phi nhân công trực tiếp Định kỳ, tiến hành lập Bảng phân tich chi tiết chi phi nhân công trực tiếp để phân tich, đánh giá sự ảnh hưởng các nhân tố định mức hao phi lao động và giá lao động đến chi phi nhân công trực tiếp Bảng 3.2 - Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp Công trình: Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng Hạng mục: Phun cát, sơn kết cấu thép khu nhà CBCNV Chi phí nhân cơng tính theo Stt Loại nhân công Q1mkđk Q1m1đk Q1m1đ1 ∆m ∆đ (1) (2) (3) (2)-(1) (3)-(2) Nhân công 3,5/7 1.297.541 Nhân công 4,0/7 545.557 Nhân công 4,5/7 Cộng Mức độ ảnh hưởng 1.466.947 1.466.947 538.729 512.537 169.406 - 6.828 23.880.927 23.824.953 23.824.953 - 55.974 25.724.025 25.830.629 25.804.437 Tổng hợp - 169.406 - 26.192 - 33.020 - - 55.974 106.604 - 26.192 80.412 Theo kết quả bảng phân tich trên, chi phi nhân công trực tiếp tăng không đáng kể so với dự toán (mức tăng 80.412 đồng, tương ứng tăng 0,3%) Các nhân tố gây nên sự biến động đối với chi phi nhân công trực tiếp là suất lao động và đơn giá lao động − Năng suất lao động: Biến động về suất lao động làm chi phi nhân 79 công trực tiếp tăng 106.604 đồng (tương ứng tăng 0,4%), mức tăng không đáng kể so với dự toán Cụ thể: + Đối với nhân công 3,5/7: Mặc dù các tấm thép đã được tẩy rỉ và thực hiện phun sơn đồng loạt, đã kiểm soát về tác phong làm việc người lao động, suất công nhân đã làm chi phi nhân công trực tiếp tăng 169.406 đồng, nguyên nhân là bộ phận lao động này thực hiện công việc phun sơn điều kiện thời tiết có gió nên suất làm việc không cao; + Bộ phận nhân công 4,0/7 có suất làm việc tương đối ổn định phi nhân công trực tiếp thay đổi không đáng kể (mức giảm 6.828 đồng) và cũng tương tự đối với nhân công 4,5/7 (mức giảm 55.974 đồng) Như vậy, suất lao động bị ảnh hưởng điều kiện làm việc như: mức độ trang bị kỹ thuật, điều kiện thời tiết, Do đó, cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trang thiết bị, dụng cụ, xác định điều kiện thời tiết,… để tránh bị ảnh hưởng đến suất làm việc công nhân, giúp giảm chi phi nhân công trực tiếp − Đơn giá lao động: Đơn giá lao động ảnh hưởng không đáng kể đến chi phi nhân công trực tiếp, chi phi nhân công giảm nhẹ (mức giảm 26.192 đồng tương ứng 0,1%) Hầu đơn giá lao động ổn định vì các công nhân thực hiện hạng mục công trình này đều là lao động hợp đồng dài hạn với Công ty Riêng đối với đơn giá nhân công 4,0/7, đơn giá giảm là thuê lao động địa phương thực hiện công việc theo thời vụ Đối với bộ phận lao động này, Công ty không thực hiện trich các khoản trich theo lương nên làm giảm chi phi nhân công trực tiếp, số lượng không đáng kể nên mức ảnh hưởng đến chi phi nhân công trực tiếp là rất nhỏ Như vậy, việc thuê lao động theo thời vụ sẽ làm giảm chi phi nhân công trực tiếp bộ phận lao động này không ổn định, khó kiểm soát nên cần cân nhắc việc lựa chọn là phương án giúp tiết kiệm chi phi Mặt khác, đối với các hạng mục công trình có yêu cầu về trình độ kỹ thuật thì công nhân cần phải được đào tạo, đánh giá kỹ lưỡng trước đưa vào sử dụng, nên phương án thuê lao động chỗ thich hợp đối với lao động phổ thông thực hiện các công việc cần dùng sức mà không yêu cầu cao về kỹ thuật 3.3.5.3 Đối với chi phi sử dụng máy thi công Định kỳ, tiến hành lập Bảng phân tich chi tiết chi phi sử dụng máy thi 80 công để phân tich, đánh giá sự ảnh hưởng các nhân tố định mức ca máy phục vụ và giá ca máy thi công đến chi phi sử dụng máy thi cơng Bảng 3.3 - Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công Công trình: Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng Hạng mục: Phun cát, sơn kết cấu thép khu nhà CBCNV Chi phí MTC tính theo Stt Thiết bị Cần trục bánh Máy phun sơn Máy nén Tổng cộng Mức độ ảnh hưởng Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 ∆m ∆p (1) (2) (3) (2) – (1) (3) – (2) 8.138.283 7.925.368 27.673 35.075 7.775.193 8.665.600 7.975.000 - 212.915 35.250 49.632 Tổng hợp -163.283 7.401 176 8.678.400 890.407 12.800 903.207 62.745 741.354 16.159.176 16.837.786 16.900.530 678.610 7.577 Theo kết quả bảng phân tich trên, chi phi sử dụng máy thi công tăng so với dự toán 741.354 đồng (tương ứng 4,6%) Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phi sử dụng máy thi công là số ca máy phục vụ và đơn giá ca máy − Số ca máy phục vụ: Nhân tố này làm chi phi sử dụng máy thi công tăng 678.610 đồng (tương ứng 4,2%) so với dự toán Cụ thể: + Đối với cần trục bánh hơi, quản lý tốt về thời gian máy hoạt động, suất làm việc cao, đồng thời có sự tận tâm người lao động nên số ca máy hoạt động giảm, điều này làm chi phi nhân công giảm 212.915 đồng (tương ứng 2,6%) so với dự toán; + Đối với máy nén và máy phun sơn cũng được quản lý tốt, nhiên Đội đã thực hiện phun sơn điều kiện thời tiết không thuận lợi nên số ca máy có tăng so với kế hoạch (máy phun sơn tăng từ 0,4 ca lên 0,5 ca; máy nén tăng từ 11,5 ca lên 12,8 ca), khối lượng ca máy hoạt động máy nén lớn so với máy phun sơn nên máy nén gây biến động lớn đối với chi phi sử dụng máy thi công, cụ thể: chi phi sử dụng máy thi công máy phun sơn so với dự toán tăng không đáng kể với mức tăng 7.401 đồng (tương ứng 26,7%), 81 còn đối với máy nén là 890.407 đồng (tương ứng 11,45%); Như vậy, suất làm việc thiết bị thi công bị ảnh hưởng nhân tố điều kiện thời tiết, vậy cần phải xác định điều kiện thời tiết, lập kế hoạch cụ thể trước tổ chức thi công để tránh tăng chi phi − Đơn giá ca máy: Nhân tố này làm cho chi phi sử dụng máy thi công tăng không đáng kể so với dự toán (mức tăng 62.745 đồng tương ứng 0,4%), chủ yếu là đơn giá cần trục bánh tăng nhẹ từ 1.440.976 đồng/ca lên 1.450.000 đồng/ca đã làm cho chi phi sử dụng máy thi công tăng 49.632 đồng (tương ứng 0,6%) 3.3.5.4 Đối với chi phi sản xuất chung Cần thực hiện việc tách biệt chi phi sản xuất chung thành định phi sản xuất chung và biến phi sản xuất chung Định kỳ, lập bảng phân tich chi phi sản xuất chung để đánh giá sự ảnh hưởng từng nội dung chi phi đến chi phi sản xuất chung Bảng 3.4 - Bảng phân tích chi phí sản xuất chung Cơng trình: Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng Hạng mục: Phun cát, sơn kết cấu thép khu nhà CBCNV Stt Nợi dung chi phí Dự Thực toán Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ (%) Biến phí sản xuất chung Chi phi nhiên liệu Chi phi tiền lương quản lý công trình … Định phí sản xuất chung Chi phi tiền lương nhân viên phục vụ Chi phi khấu hao tài sản cố định … Tổng cộng Tùy vào từng hạng mục công trình mà chi phi sản xuất chung có thể chiếm tỷ lệ lớn hay nhỏ Do hạn chế đề tài, số liệu về chi phi sản xuất chung chiếm tỷ lệ khá nhỏ giá trị hạng mục công trình và sự biến động chi phi sản xuất chung so với dự toán rất nhỏ nên sự biến động phân tich không đáng quan tâm Ở đây, tác giả xin nêu cách thực hiện phân tich để xác định các nhân tố ảnh 82 hưởng đến chi phi sản xuất chung, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa biện pháp kiểm soát phù hợp KẾT LUẬN CHƯƠNG Thông qua việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 7, chương này, luận văn đã đưa một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát chi phi xây lắp phù hợp với điều kiện hiện Công ty, giúp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, tiết kiệm chi phi, hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng khả cạnh tranh Công ty trước các đối thủ cạnh tranh và ngoài nước 83 KẾT LUẬN Mỗi doanh nghiệp muốn phát triển và đạt được các mục tiêu đã đặt thì cần phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị mình Nếu việc kiểm soát được tổ chức hợp lý sẽ mang lại hiệu quả vô to lớn cho doanh nghiệp, mà đó kiểm soát chi phi là một vấn đề quan trọng đối với nhà quản lý Hệ thống kiểm soát chi phi hữu hiệu sẽ đem lại nhiều lợi ich cho doanh nghiệp: góp phần tiết kiệm chi phi, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp,… Đối với Công ty Cổ phần Lilama cũng vậy, Ban Tổng giám đốc tìm các biện pháp thich hợp để đáp ứng được các yêu cầu thị trường cũng nâng cao hiệu quả công việc Việc tăng cường kiểm soát chi phi xây lắp có thể thực hiện nhiều cách cần phải có tinh khả thi cao, phù hợp với điều kiện hiện doanh nghiệp Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 7, tác giả đã đưa một số kiến nghị thiết thực, phù hợp với điều kiện thực tế Công ty nhằm tăng cường kiểm soát chi phi xây lắp Công ty 84 MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ .3 CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP Hình 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Lilama 30 Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bợ máy kế tốn Cơng ty Cổ phần Lilama 34 Hình 2.3.Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp 46 Hình 2.4.Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp 47 Hình 2.5.Sơ đờ trình tự ghi sổ kế tốn chi phí sử dụng máy thi cơng 49 Hình 2.6.Sơ đờ trình tự ghi sổ kế tốn chi phí sản xuất chung 51 Hình 2.7.Qui trình kiểm soát cung ứng nguyên vật liệu 54 Hình 2.8.Qui trình kiểm soát xuất sử dụng nguyên vật liệu .56 Hình 2.9.Qui trình kiểm sốt chi phí nhân cơng đối với cơng việc giao khốn 58 Hình 2.10.Qui trình kiểm sốt chi phí nhân công trực tiếp 60 đối với công việc trả theo thời gian .60 Hình 2.11.Qui trình kiểm soát chi phí sử dụng máy thi cơng th ngồi 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG 90 KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI PHỤ LỤC 85 ... trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất Công ty Cổ phần Lilama 7, luận văn sẽ sâu tìm hiểu các nợi dung 28 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG... nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama 3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1... cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phi xây lắp Công ty Cổ phần Lilama điều kiện sản xuất hiện Công ty Qua đó, phát hiện hạn chế công tác kiểm soát chi phi xây lắp nhằm tăng