Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Kết cấu của đề tài 2 NỘI DUNG 4 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỌ XUÂN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỌ XUÂN 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân 4 1.2. Cơ câu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân 6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thọ Xuân 6 1.4. Khái quát về văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân 7 TIỂU KẾT 8 Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH VÀ VÀI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN THỌ XUÂN 9 2.1. Cơ sở lý luận về hoạch định 9 2.1.1. Khái niệm Hoạch đinh và Hoạch định nhân sự 9 2.1.1.1. Khái niệm Hoạch định: 9 2.1.1.2. Khái niệm Hoạch định nhân sự 10 2.1.2. Các loại hình hoạch định nhân sự 11 2.2. Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định 13 2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 13 2.2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu 15 2.2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 15 2.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 15 2.2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự 17 2.2.3.3. Bố trí, sử dụng nhân sự 18 2.2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 19 2.2.3.5. Kiểm tra đánh giá nhân sự 20 TIỂU KẾT 21 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN THỌ XUÂN 22 3.1. Đánh giá thực trạng công tác hoạch định nhân sự của nhà quản trị văn phòng 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 22 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên 24 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao công tác hoạch định nhân sự của Nhà Quản trị văn phòng 25 3.2.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo văn phòng trong công tác Hoạch định 25 3.2.2. Hoàn thiện năng lực trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ văn phòng 26 3.2.3. Chuẩn hóa qui trình xây dựng đội ngũ cán bộ 27 3.2.4. Tăng cường chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan 31 TIỂU KẾT 32 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian đi thực tế tại UBND huyện Thọ Xuân – Tỉnh Thanh Hóa Tôi

đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Văn phòng HĐND-UBNDhuyện và của các cán bộ nhân viên công tác tại UBND huyện, tôi đã có điều kiệnhiểu hơn về chức năng nhiệm vụ của UBND huyện và tìm hiểu về công tác vănphòng và đặc biệt là công tác hoạch định nhân sự để từ đó làm bước đệm cho kỹnăng chuyên môn của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo UBND huyện Thọ Xuân, cán bộVăn phòng HĐND-UBND huyện đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đề tàinày Tôi xin hứa sẽ phấn đầu hết mình không ngừng học hỏi nâng cao kiến thứccủa mình để sau này trở thành một cán bộ văn phòng giỏi

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Lê Thị Hiền, là người đã tận tìnhhướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài

Qua đây cho tôi được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến các Văn phòngHĐND - UBND huyện Thọ Xuân, các thầy cô trong trường đã nhiệt tình giúp đỡtôi hoàn thành nhiệm vụ trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế công táchoạch định nhân sự tại UBND huyện Thọ Xuân Do quỹ thời gian hạn hẹp nên đềtài còn nhiều thiếu sót, vậy tôi kính mong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiếnđóng góp để bài viết của tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài viết do tôi tự tìm hiểu và hoàn thành Những nộidung thông tin và số liệu trong đề tài hoàn toàn dựa vào thực tế và đúng nguồntrích dẫn Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Kết cấu của đề tài 2

NỘI DUNG 4

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỌ XUÂN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỌ XUÂN 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân 4

1.2 Cơ câu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân 6

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thọ Xuân 6

1.4 Khái quát về văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân 7

TIỂU KẾT 8

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH VÀ VÀI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN THỌ XUÂN 9

2.1 Cơ sở lý luận về hoạch định 9

2.1.1 Khái niệm Hoạch đinh và Hoạch định nhân sự 9

2.1.1.1 Khái niệm Hoạch định: 9

2.1.1.2 Khái niệm Hoạch định nhân sự 10

2.1.2 Các loại hình hoạch định nhân sự 11

2.2 Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định 13

2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 13

2.2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 15

2.2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 15

2.2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự 17

2.2.3.3 Bố trí, sử dụng nhân sự 18

2.2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 19

2.2.3.5 Kiểm tra đánh giá nhân sự 20

TIỂU KẾT 21

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN THỌ XUÂN 22

3.1 Đánh giá thực trạng công tác hoạch định nhân sự của nhà quản trị văn phòng 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Hạn chế 22

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trên 24

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác hoạch định nhân sự của Nhà Quản trị văn phòng 25

3.2.1 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo văn phòng trong công tác Hoạch định 25

3.2.2 Hoàn thiện năng lực trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ văn phòng 26

3.2.3 Chuẩn hóa qui trình xây dựng đội ngũ cán bộ 27

3.2.4 Tăng cường chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan 31

TIỂU KẾT 32

KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong cơ quan nhà nước hiện nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực đang rấtđược quan tâm, có nhiều chương trình cải cách được đề ra để thảo luận và một sốgiải pháp đang được thực thi Vậy đối với Văn phòng cơ quan là nơi tập trung đầumối thông tin và văn bản cần nắm rõ sự biến động này, hơn nữa nhà quản trị vănphòng cần đặc biệt chú ý Để có thể cải thiện tình trạng nhân sự trong cơ quan thìphải đưa ra được những phương án, kế hoạch cho nguồn nhân sự cả về ngắn hạn vàdài hạn Phải quan tâm đến công tác hoạch định của cơ quan bởi sự tồn vong vàphát triển của cơ quan được đánh giá qua kết quả hoạt động của cơ quan qua nhiềuthời kỳ, mà trong đó khâu hoạch định là bước đi tiền đề để tạo nên sự thành công

đó Văn phòng có chức năng tham mưu giúp việc, đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo

cơ quan Vì vậy vai trò của Nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trong công táchoạch định nhân sự cho cơ quan

Trong những năm gần đây huyện Thọ Xuân, tỉnh Thanh Hóa thực hiện triểnkhai nhiều chương trình kế hoạch liên quan đến phát triển nhân sự của cơ quan Vì

vậy tôi chon đề tài “Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân” để nghiên cứu tìm hiểu.

2 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác hoạch định nhân sự tại UBNDhuyện Thọ Xuân, để từ đó có thể đánh giá tình hình thực hiện công tác và đưa racác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn phòng trong công tác Hoạch địnhcủa UBND huyện

Về phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân

- Thời gian: năm 2016

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: đề tài này nhằm khảo sát công trạng công tác hoạchđịnh nhân sự của văn phòng UBND huyện Thọ Xuân để hiểu thêm về thực tiễn

công tác hoạch định và đưa ra những lý luận và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảcủa công tác Hoạch định của cơ quan.

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác hoạch định nhân sự

+ Khảo sát thực tế, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong côngtác hoạch định nhân sự tại UBND huyện Thọ Xuân

+ Đề ra giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trongcông tác hoạch định nhân sự của UBND huyện Thọ Xuân

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Nếu được nghiệm thu thì đề tài là cơ sở để nghiên cứu về công tác hoạchđinh nhân sự của UBND huyện Thọ Xuân nói riêng và các cơ quan hành chính sựnghiệp nói chung

Đề tài phản ánh thực trạng công tac hoạch định nhân sự của UBND huyệnThọ Xuân và vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch đinh nhân sựcủa UBND huyện

Đề tài có thể làm tư liệu cho sinh viên nghiên cứu và học tập thao khảo

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủnghĩa duy vật lịch sử Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh chúng tôi sử dụngphương pháp thống kê học như

- Phương pháp tư liệu (nghiên cứu tài liệu sưu tầm trên mạng internet, sách,báo, tạp chí )

- Phương pháp khảo sát thực tế ( khảo sát tại Ủy ban nhân dân huyện ThọXuân, Tỉnh Thanh Hóa)

- Phương pháp so sánh , phân tích và tổng hợp để làm rõ các nội dung trong

đề tài

6 Kết cấu của đề tài

Đề tài kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân

Chương 2 Cơ sở lý luận về hoạch định và vai trò của Văn phòng trong côngtác Hoạch định nhân sự của UBND huyện Thọ Xuân

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng đối với công táchoạch định nhân sự của cơ quan trong bối cảnh Quản trị văn phòng hiện nay

NỘI DUNG Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỌ XUÂN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN THỌ XUÂN 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân

Thọ Xuân là một huyện của tỉnh Thanh Hóa Nằm ở phía tây tỉnh ThanhHóa Thọ Xuân là vùng đất địa linh nhân kiệt, có vị thế chiến lược trọng yếu trong

sự nghiệp đấu tranh dựng nước và giữ nước

Huyện Thọ Xuân - trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá - cách thành phốThanh Hoá (đi theo quốc lộ 47) 36 km về phía Tây và nằm ngay bên hữu ngạnsông Chu - con sông lớn thứ hai của Thanh Hoá, hàm chứa nhiều huyền thoại đẹp

về lịch sử, văn hoá

Huyện Thọ Xuân có diện tích tự nhiên 295,885 km², dân số năm 2009 là233.752 người Phía Đông giáp huyện Thiệu Hóa, phía Đông Nam và phía Namgiáp huyện Triệu Sơn, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáphuyện Ngọc Lặc, phía Đông Bắc giáp huyện Yên Định Thọ Xuân là một huyệnbán sơn địa, trên địa bàn huyện có sông Chu chảy theo hướng từ Tây sang Đông Nông nghiệp, ngoài cây lúa, huyện còn là một vùng sản xuất cây côngnghiệp mía đường Trên địa bàn huyện có nhà máy đường Lam Sơn, nơi dẫn đầuphong trào mía đường những năm 90 thế kỷ 20

Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân: 11,1%/năm

Thu nhập bình quân đầu người: 371,5 USD/năm

Bình quân lương thực: 495 kg/người/năm

Thực hiện công cuộc đổi mới do Ðảng khởi xướng và lãnh đạo, Ðảng bộ,chính quyền và nhân dân huyện Thọ Xuân đã đạt nhiều thành tựu quan trọng vàtương đối toàn diện từ kinh tế - xã hội đến quốc phòng - an ninh Thành tựu đóđược thể hiện rõ nét ở mức tăng trưởng kinh tế hàng năm gắn với kết quả giảiquyết các vấn đề xã hội bức xúc Những tiến bộ về chuyển dịch cơ cấu kinh tế

nông nghiệp, nông thôn; những công trình kiến trúc hạ tầng cơ sở được xây dựngmới và nâng cấp; đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân ngày càng được nângcao Những thành quả đó đã tạo tiền đề để Thọ Xuân vững tiến vào tương lai.

Huyện Thọ Xuân có Di tích lịch sử kiến trúc Lê Hoàn tại xã Xuân Lập,gồm: đền thờ, lăng Hoàng Khảo, lăng Quốc Mẫu, lăng cha nuôi Lê Ðột và đền sinhthánh Khu di tích lịch sử Lam Kinh (xã Xuân Lam và thị trấn Lam Sơn) gồm: đềnthờ Lê Thái Tổ, cung điện, lăng bia các vua và hoàng hậu nhà Lê Ðền thờ và lăng

mộ Thứ quốc công Nguyễn Nhữ Lãm (tại xã Thọ Diên và Xuân Lập) Quần thể ditích hành cung Vạn Lại-Yên Trường (1546-1593), tại xã Xuân Châu và Thọ Lập.Quần thể di tích cách mạng xã Xuân Hoà, Thọ Xuân Quần thể di tích lịch sử cáchmạng xã Xuân Minh huyện Thọ Xuân Từ đường họ Hà Duyên tại xã Xuân Lai.Quần Thể lăng mộ các Đời Vua Họ Lê Như Lê Dụ Tông, Lê Cảnh Hưng, HuyềnTrân Công Chúa, Lê Chiêu Thống nằm tại Trường Cấp 1-2 Cũ của Xã XuânQuang Ngoài ra, Thọ Xuân còn nhiều di tích được xếp hạng cấp tỉnh như: đền thờkhắc Quốc công Lê Văn An (làng Diên Hào - xã Thọ Lâm), đền thờ Quốc Mẫu(làng Thịnh Mỹ - xã Thọ Diên) ở Thọ Xuân mới phát hiện đền thờ của vua Lê DụTông {làng bái trạch-xã Xuân Giang}

UBND huyện Thọ Xuân là cơ quan chấp hành của HĐND đồng thời là cơquan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hiến pháp, luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND huyện

Căn cứ vào luật tổ chức và hoạt động của HĐND và UBND năm 2003,UBND huyện có quyền ban hành các quyết định, chỉ thị theo thẩm quyền đồngthời kiểm tra các văn bản đó Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung nên khiquyết định những vấn đề quan trọng của địa phương, UBND phải thảo luận vàquyết định theo đa số

UBND huyện Thọ Xuân nhiệm kỳ 2005 – 2012 do HĐND huyện nhiệm kỳ2005-2012 bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quan hành chínhnhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện và UBND tỉnhThanh Hóa

Hiện tại, UBND huyện Thọ Xuân gồm 8 thành viên, có Chủ tịch UBNDhuyện, 04 Phó Chủ tịch UBND huyện và 03 Ủy viên UBND huyện.

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quyđịnh tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh hiện nay, UBND huyện Thọ Xuân có 14 phòng và 10 đơn vị sự nghiệp

1.2 Cơ câu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân

Hiện nay UBND huyện Thọ Xuân gồm có 14 phòng chức năng tham mưugiúp việc, mỗi phòng có 1 trưởng phòng, từ 1 đến 2 phó phòng và một số chuyênviên, nhân viên, cán sự Và 09 đơn vị sự nghiệp

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Thọ Xuân ( phụ lục 1)

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thọ Xuân

- UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quan hànhchính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐNDcùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

- UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, luật và văn bản của cơ quanNhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- UBND huyện phối hợp với Thường trực UBND và các ban của HĐNDcùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xét vàquyết định

- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực công – nông nghiệp,thương mại, y tế, khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường …

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật và các văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên vàNghị quyết của HĐND cùng cấp

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộtịch ở địa phương;quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp củaUBND cấp trên

Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật.

- UBND huyện thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính, xây dựng

đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương

1.4 Khái quát về văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thọ Xuân

Về công tác hoạch định của UBND huyện được giao cho Văn phòngHĐND-UBND huyện chịu trách nhiệm chính, các phòng ban khác trong UBNDhuyện phối hợp thực hiện

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBNDhuyện Thọ Xuân được quy định tại Quyết định 1592/QĐ-UBND ngày 08/4/2010của UBND tỉnh Thanh Hóa

- Văn phòng HĐND-UBND huyện Thọ Xuân là cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện Thọ Xuân, có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp HĐND-UBNDhuyện:

- Văn phòng HĐND -UBND huyện Thọ Xuân có tư cách pháp nhân, có condấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác củaUBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa

- Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, các Ban củaHĐND, các đại biểu HĐND huyện và tham mưu một số công việc do Chủ tịchHĐND huyện giao

- Tổ chức phục vụ hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện trong chỉđạo điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủtịch UBND huyện tổ chức điều hòa, phố hợp của các cơ quan chuyên môn cùngcấp, HĐND và UBND huyện; bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ hoạt động củaHĐND-UBND

- Tham mưu giúp UBND huyện về công tác ngoại vụ, Thi đua khen thưởng;

- Tham mưu giúp UBND huyện về các lĩnh vực công tác tôn giáo

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Thọ Xuân (phụ lục 02)

TIỂU KẾT

Trong chương 1 đề tài đã mô tả sơ lược vài nét về UBND huyện Thọ Xuân

Từ đó ta có thể nắm được sự hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

tổ chức của UBND huyện Thọ Xuân Để sang chương 2 sẽ hiểu được rõ hơn nộidung chính của đề tài đặt trong bối cảnh quản trị văn phòng tại UBND huyện ThọXuân

Chương 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH VÀ VÀI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN THỌ XUÂN

2.1 Cơ sở lý luận về hoạch định

2.1.1 Khái niệm Hoạch đinh và Hoạch định nhân sự

2.1.1.1 Khái niệm Hoạch định:

Cách hiểu thứ nhất : Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ

chức và lựa chọn phương án tốt nhất và đề ra thời hạn để đạt được những mục tiêu

đó Như vậy công tác hoạch định theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời hai quátrình xác định mục tiêu Xác định hướng đi đạt đến mục tiêu

Cách hiểu thứ hai: Hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay

đổi và tính không chắc chắn bằng việc tính trước những phương án tổ chức thựchiện trong tương lai

Xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổchức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quannhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành cáchoạt động sản xuất kinh doanh

- Hoạch định là biểu hiện bản chất hoạt động của con người Nghĩa là trướckhi hoạt động, con người phải có ý thức về mục tiêu cần đạt được

- Trọng tâm của hoạch định chính là hướng vào tương lai: Xác định những

gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào Về cơ bản, chức năng hoạchđịnh bao gồm các hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu trong tương lai nhữngphương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó Kết quả của hoạch định là mộtvăn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổchức sẽ thực hiện

Quan hệ giữa hoạch định và kế hoạch là quan hệ nhân - quả: Kế hoạch là sảnphẩm của quá trình hoạch định vì vậy để có một kế hoạch đúng đắn và phù hợp thìquá trình lập kế hoạch phải coi là một quá trình cần phải quản lý

2.1.1.2 Khái niệm Hoạch định nhân sự

Hoạch định nhân sự là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực, đưa

ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có

đủ nhân lực với phẩm chất và kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có chấtlượng, năng suất và hiệu quả cao (Nguyễn Hữu Thân (2008), Quản trị nhân sự,Nxb Lao động Xã hội)

Là quá trình xác định qui mô, chất lượng, số lượng của nhân sự trong cơquan trước tình hình hoạt động biến đổi của cơ quan sao cho phù hợp nhất đảmbảo phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và tập thể để đạt được hiệu suất lao độngcao nhất

Hoạch định nhân sự là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực, đưa

ra các giải pháp và chính sách để đảm bảo về chất lượng và số lượng nhân lực chohiệu quả công việc của tổ chức

Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình quản trị bao gồm việc phân tíchcác nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi; sau đó, triểnkhai các chính sách, biện pháp thực hiện để đáp ứng nhu cầu đó

Hoạch định nhân sự là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực, đưa

ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có

đủ nhân lực với phẩm chất và kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có chấtlượng, năng suất và hiệu quả cao (Nguyễn Hữu Thân (2008), Quản trị nhân sự,Nxb Lao động Xã hội)

Vai trò, ý nghĩa của Hoạch định nhân sự

Hoạch định nhân sự là chức năng đặc biệt quan trọng của quy trình quản lýnhân sự Nó có ý nghĩa tiên quyết đối với hiệu quả của hoạt động quản lý Tất cảcác nhà quản lý (cấp cao – trung gian – cơ sở) và tất cả các lĩnh vực quản lý đềuphải thực hiện việc lập kế hoạch Do vậy, có thể cho rằng đây là một chức năngmang tính phổ quát

Kế hoạch là sản phẩm của công tác hoạch định Nó vừa là công cụ, vừa làmục tiêu của quản lý Chính vì vậy, người quản lý vừa phải biết sử dụng kế hoạchmột cách hiệu quả, vừa phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng sự phát

triển của tổ chức Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc của quản

lý chiến lược Mô hình nhân sự của công ty sẽ được phần lớn quyết định bởi việchoạch định có rõ rang không, có hiệu quả không Nếu không hoạch định tốt thì sẽkhông nhìn rõ được nhu cầu nhân sự của tổ chức, không có tiêu chí rõ ràng trongviệc tổ chức sử dụng và đánh giá nguồn nhân lực trong tương lai

Hoạch định chính là cây cầu bắc qua những khoảng trống để có thể đi đếnđích hoạch định làm cho sự việc có thể xảy ra, nếu không chúng sẽ không xảy ranhư vậy

Hoạch định Nhân sự giúp tổ chức đạt được các mục tiêu công việc: chủ

động thấy được các khó khăn và tìm ra những biện pháp khắc phục trong các vấn

đề nhân lực; xác định được rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướngtương lai của tổ chức:

- Đảm bảo số lượng và chất lượng lao đông cần thiết mà tổ chức cần có đểthực hiện các mục tiêu công việc đặt ra

- Dự đoán, dự báo các vấn đề về nhân lực có thể nảy sinh, góp phần đảm bảo

và nâng cao năng suất lao động

- Tạo cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát triểnnhân lực

- Điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực

- Biết chính xác thực trạng nhân lực trong tổ chức: số lượng, chất lượng, cơcấu, thâm niên, học vấn, kinh nghiệm,…

- Thấy rõ được thực trạng, khó khăn để tìm cách khắc phục

- Lấp được khoảng trống về nhân lực: năng lực, kỹ năng, kỹ xảo … của cán

bộ, nhân viên, biết và liên hệ giữa hiện tại và tương lai

- Tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến

- Nhận rõ được hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức

- Là cơ sở để xây dựng biên chế

2.1.2 Các loại hình hoạch định nhân sự

 Hoạch định Chiến lược

Thông thường người ta gọi các chiến lược là những kế hoạch lớn với nhữngmục tiêu dài hạn, phương hướng lớn, nguồn lực tổng hợp và quan trọng

Nghĩa của từ “chiến lược” được hiểu theo 3 khía cạnh:

+ Thứ nhất: Các chương trình hành động tổng quát với các nguồn lực tổng

hợp và quan trọng

+ Thứ hai: Chương trình các mục tiêu hành động trong dài hạn của một tổ

chức Những chương trình này cung cấp thông tin cho việc dự báo những thay đổi

và sắp xếp bố trí các nguồn lực để đạt mục tiêu

+ Thứ ba: Chiến lược chính là việc xác định các mục tiêu dài hạn của một tổ

chức và lựa chọn phương hướng hành động, phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạtmục tiêu này

Nhìn chung, chiến lược không vạch ra một cách chính xác làm thế nào đểđạt mục tiêu Nhưng chúng lại cho chúng ta một bộ khung để hướng dẫn tư duy vàhành động của các chủ thể, các bộ phận trong tổ chức Vì thế, Hoạch định nhân sựchiến lược là một loại kế hoạch đặc biệt Từ kế hoạch tổng quan này mà triển khai

ra các kế hoạch nhỏ hơn, cụ thể hơn

 Hoạch định tác nghiệp:

Đó là việc xác lập mục tiêu ngăn hạn với các phương án cụ thể phù hợp vớicac mục tiêu phù hợp với phương án đề ra Mà trong đó có thể nói hoạch địnhnguồn nhân lực kế cận là một biểu hiện rõ nét

- Hoạch định nguồn nhân lực kế cận được cụ thể hóa bằng các kế hoạch

ngắn hạn về nhân lực

- Để tiến hành hoạch định nguồn nhân lực, các tổ chức cần phải tiến hànhtheo các bước cụ thể

+ Bước 1: Dự báo nhu cầu nhân lực

Để dự báo nhu cầu nhân lự một cách chính xác, nhà quản lý cần phải nắm rõtrong tương lai, tổ chức:

Mong muốn đạt được mục tiêu gì?

Cần phải thực hiện những hoạt động gì?

Sản xuất những sản phẩm hay dịch vụ nào?

Sản xuất ở quy mô như thế nào?

Dựa trên những thông tin này có thể xác định được nhu cầu nhân lực của tổchức như:

Số lượng nhân viên cho từng vị trí công việc

Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?

Thời gian: Khi nào cần?

+ Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Sau khi tiến hành phân tích về nhu cầu nguồn nhân lực, cần so sánh giữa nhucầu và khả năng sẵn có để từ đó đưa ra các chính sách và kế hoạch thực hiện

Nhìn nhận lại năng lực của nguồn nhân lực hiện có trong tổ chức, từ đó đánhgiá một cách khách quan những ưu điểm và hạn chế của đội ngũ nhân lực hiện có,xây dựng những kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức

Phân tích những ưu, nhược điểm hiện có trong tổ chức Xét về phía nhânviên, cần đánh giá được năng lực, kỹ năng, trình độ, thái độ làm việc và tráchnhiệm trong công việc Xét về phía tổ chức, cần xem xét các chính sách quản lýnguồn nhân lực, kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc

+ Đánh giá thực hiện kế hoạch

Đánh giá quá trình thực hiện và so sánh với mục tiêu đề ra, có nảy sinh cácvấn đề mới không? Từ đó tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết

2.2 Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định

2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, vì vậy một nhà quản trị vănphòng giỏi cần thu thập và xử lý thông tin hiệu quả và đảm bảo những tiêu chí sau:

Thông tin phải phù hợp: thông tin rất phong phú và nhiều nguồn khác nhau

vì vậy nhà quản trị văn phòng bả đảm sự phù hợp Đặc biệt nhà quản trị văn phòngcần tổng hợp các thông tin liên quan tới nhân sự của cơ quan

Thông tin phải bảo đảm chính xác, có sự chọn lọc Thông tin là chất liệu đểcác nhà quản lý phân tích, đánh giá tình hình do đó phải bảo đảm tính chính xáccủa thông tin Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác,

từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu Vai trò của nhà quản trị vănphòng là đảm bảo được nguồn tin chính xác Ở văn phòng ủy ban nhân dân huyệnThọ Xuân, các nhà quản trị văn phòng cung cấp thông tin cho lãnh đạo trong côngtác Hoạch định nhân sự căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của cấp trên

Thông tin phải đầy đủ Thông tin đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật,hiện tượng, quá trình Nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý nhậnbiết sai hiện tượng, sự vật Trên thực tế mỗi khi đưa ra các kế hoạch nhân viênquản trị văn phòng đều tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau: văn bản của cấp trên,văn bản đề nghị của cấp dưới, khảo sát thực tế về nhân sự tại huyện Thọ Xuân…

Trong hoạt động quản lý của cơ quan thì thông tin đóng vai trò vô cùng quantrọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan và các đơn

vị Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạtđộng của cơ quan Nhà quản trị văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong lĩnhvực này

Chánh văn phòng và các Phó chánh văn phòng UBND huyện Thọ Xuân thựchiện thu thập thông tin thông qua nhân viên trong văn phòng bằng cách giao cấpdưới, cho các tổ trong văn phòng thu thập thông tin, sau đó các bộ phận này sẽcung cấp thông tin cho lãnh đạo văn phòng, hoặc lãnh đạo văn phòng trực tiếp thuthập thông tin qua các kênh thông tin như quan văn bản, qua báo chí, qua hội họpvăn phòng thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề tổ chức cán bộ,

về hoạt động của UBND

Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng còn được thể hiện qua vai tròcung cấp thông tin Lãnh đạo văn phòng sau khi thu thập, phân tích, xử lý cácthông tin liên quan tới hoạt động của đơn vị, của UBND lãnh đạo văn phòng sẽ

cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo UBND để phục vụ cho hoạt động quản lý vềnhân sự của Chủ tịch và các Phó chủ tịch.

2.2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu

Trong hoạch định nhân sự cho cơ quan, Lãnh đạo văn phòng UBND huyệnThọ Xuân xác định mục tiêu chung cho các kế hoạch

- Mục tiêu dài hạn, cơ bản, lâu dài của cơ cấu tổ chức nhân sự

- Mục tiêu trước mắt, cụ thể trong từng giai đoạn để bảo đảm sự tồn tạitrước tiên rồi từng bước đạt mục tiêu cơ bản, lâu dài;

- Trên cơ sở các mục tiêu phải đạt được là ngắn hạn hay dài hạn, Nhà Quảntrị văn phòng đặt ra được các vị trí việc làm cho các bộ phận

- Nhà quản trị cũng tham mưu cho Ban lãnh đạo văn phòng số lượng cụ thể,

số lượng biên chế cho từng bộ phận, xác định rõ yêu cầu trình độ, kỹ năng nghềnghiệp đối với mỗi cán bộ, nhân viên cho từng bộ phận

Như trong các kế hoạch tổ chức tuyển dụng nhân sự cho cơ quan và cho cácđơn vị sự nghiệp trong huyện Văn phòng luôn tham mưu cho lãnh đạo về các yêucầu đối với từng vị trí ví dụ như yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu vềtrình độ ngoại ngữ, yêu cầu về tin học…

Dựa vào những mục tiêu đã đề ra mà lãnh đạo văn phòng có những đề ántham mưu cho lãnh đạo cơ quan theo từng mảng công việc

2.2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp

2.2.3.1 Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là quá trình đảm bảo cho tổ chức có đủ số lượng và chất lượngnhân sự cần thiết để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, là một trongnhững chức năng cơ bản của quản lý nguồn nhân lực Với bất cứ tổ chức nào, hoạtđộng tuyển dụng nhân lực cũng đóng một vai trò quan trọng

Chánh văn phòng tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc xác định, mô

tả vị trí việc làm, báo cáo cơ quan quản lý công chức như Sở Nội vụ tỉnh ThanhHóa, UBND thành phố phê duyệt để làm căn cứ tuyển dụng công chức Hàng năm,

cơ quan sử dụng công chức xây dựng kế hoạch tuyển dụng công chức, báo cáo cơ

dụng công chức được thực hiện thông qua thi tuyển, xét tuyển hoặc tiếp nhận đốivới một số trường hợp đặc biệt trong tuyển dụng công chức, tùy theo mục tiêu vàđối tượng cũng như công việc cần tuyển.

Xét trên ý nghĩa thựu tế, tuyển dụng công chức là lựa chọn và chấp nhậnmột người tự nguyện gia nhập hệ thống công vụ sau khi đã xác nhận người đó có

đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của pháp luật để bổ nhiệm vào một ngạchcông chức theo tiêu chuẩn chuyên môn nhất định của vị trí công việc cần tuyển.Tuyển dụng công chức là để giao giữ một chức trách nhất định hay để bổ nhiệmvào một ngạch công chức nào đó, để thi hành nhiệm vụ được Nhà nước trao chocông chức, do vậy việc tuyển dụng công chức phải cẩn trọng

Lãnh đạo văn phòng huyện Thọ Xuân căn cứ vào 1 số văn bản để đinhhướng cho công tac hoạch định nhân sự như :Các văn bản quy phạm pháp luật vềtuyển dụng công chức hiện hành có Luật Cán bộ, công chức năm 2008; Nghị định

số 24/2010/NĐ-CP; Thông tư số 13/2010/TT-BNV ngày 30/12/2010 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thi hành Nghị định số 24/2010/NĐ-CP (Thông tư số BNV); Thông tư số 05/2012/TT-BNV ngày 24/10/2012 của Bộ Nội vụ về việc sửađổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 13/2010/TT-BNV và các văn bản quyphạm pháp luật có liên quan

13/2010/TT-Trong các kế hoạch tổ chức thi tuyển công chức quy định cụ thể 4 môn thibắt buộc, bao gồm môn kiến thức chung, môn nghiệp vụ chuyên ngành, môn ngoạingữ, môn tin học Yêu cầu người tham gia dự tuyển phải có kiến thức tổng hợp,chuyên môn nghiệp vụ được tích lũy trong quá trình đào tạo và phải biết và sửdụng thành thạo một ngoại ngữ, tin học văn phòng để phù hợp với yêu cầu pháttriển kinh tế - xã hội trong thời kỳ đổi mới đất nước, hội nhập quốc tế

Về trình tự, thủ tục tuyển dụng công chức: Pháp luật quy định cụ thể tráchnhiệm của người tham gia tuyển dụng công chức và người có thẩm quyền tuyểndụng công chức như: Thông báo tuyển dụng, hoàn thiện hồ sơ tuyển dụng, gia hạnthời hạn hoàn thiện hồ sơ, quyết định tuyển dụng, người trúng tuyển đến nhậnviệc Nhìn chung, các quy định về trình tự, thời gian cụ thể chi tiết; bổ sung một