VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp 4 1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp 4 1.1.3. Một số loại hình của doanh nghiệp 5 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.2. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp 6 1.2.2.2. Chức năng giúp việc theo ngành 7 1.2.2.3. Chức năng hậu cần 7 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.1. Khái niệm về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.2. Đổi mới phong cách lãnh đạo điều hành 11 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 13 2.1. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13 2.1.1. Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp 13 2.1.2. Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ đơn vị ( văn phòng) của doanh nghiệp. 13 2.1.3.Tạo lập và duy trì các quan hệ đối ngoại 13 2.1.4. Kiểm tra, giám sát các hoạt động của văn phòng. 13 2.2. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng. 14 2.2.1. Thực trạng quản lý điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty TNHH 14 2.2.2. Thực trạng quản lý, điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty cổ phần. 15 2.2.3. Thực trạng quản lý điều hành của nhà quản trị văn phòng tại các công ty hợp danh, nhà nước… 16 3.1. Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kì hội nhập 17 3.1.2. Tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng 17 3.2.2. Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị 17 3.2. Những yêu cầu của xã hội hiện đại đối với nhà quản trị văn phòng văn phòng doanh nghiệp 18 3.2.1. Nhà quản trị văn phòng có tầm nhìn xa, trông rộng 19 3.2.2. Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. 19 3.2.3. Luôn chủ động sáng tạo và tự tin trong công việc 19 3.2.4. Có khả năng tổ chức và biết sử dụng người tài 19 3.2.5. Có năng lực chuyên môn và tầm hiểu biết rộng. 19 3.2.6. Biết xây dựng văn hóa doanh nghiệp và văn hóa lãnh đạo cũng như phong cách lãnh đạo riêng. 19 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 21 4.1. Nhận xét, đánh giá 21 4.1.1. Ưu điểm 21 4.1.2. Nhược điểm 21 4.1.3. Nguyên nhân 22 4.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò của nhà quản lí văn phòng doanh nghiệp 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tơi Các số liệu sử dụng phân tích luận án có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu luận án tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan xác quan tập Các kết chưa công bố nghiên cứu khác LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn Ngân hàng TMCP Tiên Phong Bank tạo điều kiện cho em đến khảo sát Văn phòng để em có nhiều kinh nghiệm thực tế hồn thành luận văn Trong trình làm báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, em mong thầy, cô bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, để em học thêm nhiều kinh nghiệm Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp .4 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp 1.1.3 Một số loại hình doanh nghiệp 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 1.2.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp .6 1.2.2.1 Chức tham mưu tổng hợp 1.2.2.2 Chức giúp việc theo ngành 1.2.2.3 Chức hậu cần 1.3 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.2 Đổi phong cách lãnh đạo điều hành 11 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY .13 2.1 Vai trò nhà quản trị văn phòng .13 2.1.1 Xác định định hướng lớn cho phát triển doanh nghiệp 13 2.1.2 Tổ chức, điều hành, trì hoạt động nội đơn vị ( văn phòng) doanh nghiệp 13 2.1.3.Tạo lập trì quan hệ đối ngoại 13 2.1.4 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng 13 2.2 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng 14 2.2.1 Thực trạng quản lý điều hành nhà quản trị văn phòng công ty TNHH 14 2.2.2 Thực trạng quản lý, điều hành nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần 15 2.2.3 Thực trạng quản lý điều hành nhà quản trị văn phòng cơng ty hợp danh, nhà nước… .16 3.1 Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng nhằm đáp ứng u cầu thời kì hội nhập .17 3.1.2 Tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng .17 3.2.2 Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị 17 3.2 Những yêu cầu xã hội đại nhà quản trị văn phòng văn phòng doanh nghiệp 18 3.2.1 Nhà quản trị văn phòng có tầm nhìn xa, trông rộng 19 3.2.2 Dám đoán, dám chịu trách nhiệm định mình.19 3.2.3 Ln chủ động sáng tạo tự tin cơng việc 19 3.2.4 Có khả tổ chức biết sử dụng người tài 19 3.2.5 Có lực chun mơn tầm hiểu biết rộng 19 3.2.6 Biết xây dựng văn hóa doanh nghiệp văn hóa lãnh đạo phong cách lãnh đạo riêng 19 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 21 4.1 Nhận xét, đánh giá .21 4.1.1 Ưu điểm .21 4.1.2 Nhược điểm .21 4.1.3 Nguyên nhân .22 4.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò nhà quản lí văn phòng doanh nghiệp 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Với kinh tế ngày phát triển không ngừng với hội nhập với kinh tế giới đòi hỏi thành phần xã hội phải cố gắng để khơi dậy tiềm năng, nguồn lực, tham gia vào hoạt động để tiến kịp nước giới Hoà nhịp đập kinh tế ngành quản trị văn phòng cơng tác quản lý văn phòng góp phần khơng nhỏ đến tồn phát triển xã hội Xét thực tế lý luận, quản trị văn phòng đóng góp vai trò vơ quan trọng xã hội hội nhập Là sinh viên đào tạo quy chuyên ngành Quản trị văn phòng, việc lựa chọn đề tài để hiểu biết thêm vai trò tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng Qua đó, góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng quan doanh nghiệp thơng qua vai trò nhà quản trị văn phòng xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu xã hội – xã hội xu hội nhập mở cửa với giới Đồng thời, luận văn trở thành sở lý luận cho việc nghiên cứu đề tài khác có liên qua đến nhà quản trị văn phòng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có nhiều giáo trình giáo sư, phó giáo sư nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng : - Giáo trình “Quản trị văn phòng” – PGS.TS.Nguyễn Thành Độ - Giáo trình “Hành văn phòng” trường Đại học Nội vụ Hà Nội - “Hành văn phòng” - Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê, HN.1996 - “Quản trị học” - Nguyễn Hải Sơn, NXB Thống kê, HN.1998 - Giáo trình mơn “Quản trị văn phòng” trường ĐH Khoa học xã hội & Nhân văn Bên cạnh đó, có viết, nghiên cứu luận đề tài nghiên cứu sinh, sinh viên ngành khoa học Quản trị văn phòng nói chung Quản trị văn phòng doanh nghiệp nói riêng Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Vai trò nhà quản trị văn phòng - Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế ngày - Phạm vi nghiên cứu: doanh nghiệp Hà Nội Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: - Tìm hiểu thêm hiểu rõ vai trò Nhà quản trị văn phòng Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng nhu cầu xã hội thực - Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng qua vai trò quan trọng nhà quản trị văn phòng - Giúp quan nắm bắt xác u cầu cần phải có nhà quản trị văn phòng để đáp ứng yêu cầu Nhiệm vụ: - Nghiên cứu, làm sáng tỏ vai trò nhà quản trị văn phòng - Làm sáng tỏ thực trạng quản lí lãnh đạo, điều hành văn phòng nhà quản trị - Đưa yêu cầu nhà quản trị văn phòng việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị đáp ứng yêu cầu xã hội Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Tham khảo nghiên cứu có liên quan đến nhà quản trị văn phòng để từ làm sở cho việc nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp mô tả, thu thập thơng tin Phương pháp phân tích, Phương pháp thống kê Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa lý luận: - Đóng góp chung vào việc nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng, tài liệu hữu ích cho việc nghiên cứu đề tài liên quan - Nâng cao vị trí nhà quản trị văn phòng xã hội Ý nghĩa thực tiễn: - Góp phần vào việc cải tiến máy cảu văn phòng - Tăng cường đầu tư quan việc đào tạo, bồi dưỡng nhân viên văn phòng - Có nhận thức đắn vai trò nhà quản trị văn phòng tầm quan trọng việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng phù hợp, đáp ứng xã hội Cấu trúc đề tài - Đề tài gồm có phần Phần mở đầu Phần nội dung Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Chương 4: Nhận xét số giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Phần kết luận CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Có nhiều quan điểm khái niệm doanh nghiệp như: “Doanh nghiệp đơn vị sản xuất kinh doanh tổ chức, nhằm tạo sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thị trường, thơng qua để tối đa hóa lợi nhuận sở tôn trọng luật pháp nhà nước quyền lợi đáng người tiêu dùng” “Doanh nghiệp đơn vị sản xuất kinh doanh tổ chức, nhằm tạo sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thị trường, thơng qua để tối đa hóa lợi nhuận sở tôn trọng luật pháp nhà nước quyền lợi đáng người tiêu dùng” Điều luật doanh nghiệp có định nghĩa rằng: " Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh" Theo định nghĩa pháp lý doanh nghiệp phải đơn vị tồn trước hết mục đích kinh doanh Những thực thể pháp lý, khơng lấy kinh doanh làm mục tiêu cho hoạt động khơng coi doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp Doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng kinh tế, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động doanh nghiệp có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng phát triển sức sản xuất, huy động phát huy nội lực vào phát triển kinh tế xã hội, góp phần định vào phục hồi tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách tham gia giải có hiệu vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xố đói, giảm nghèo Nếu năm 1995 khu vực doanh nghiệp tạo 103,7 nghìn tỷ đồng, chiếm 45,3% tổng GDP (khu vực lại gồm khối hành chính, nghiệp, hộ SXKD cá thể chiếm 54,7%), đến năm 2001 khu vực tạo 255,7 nghìn tỷ đồng, chiếm 53,2% tổng GDP, gấp 2,5 lần năm 1995 Trong doanh nghiệp nhà nước chiếm 30,6% tổng GDP, doanh nghiệp quốc doanh chiếm 8,8%, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi chiếm 13,8% : Doanh nghiệp yếu tố quan trọng, định đến chuyển dịch cấu lớn kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cấu ngành kinh tế, cấu kinh tế vùng, địa phương Doanh nghiệp phát triển, đặc biệt DN ngành công nghiệp tăng nhanh nhân tố đảm bảo cho việc thực mục tiêu cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, nâng cao hiệu kinh tế, giữ vững ổn định tạo mạnh lực cạnh tranh kinh tế q trình hội nhập Có thể nói vai trò DN khơng định phát triển bền vững mặt kinh tế mà định đến ổn định lành mạnh hố vấn đề xã hội, thực tế phản ảnh qua kết hoạt động DN 1.1.3 Một số loại hình doanh nghiệp * Căn vào dấu hiệu sở hữu (Tính chất sở hữu vốn tài sản sử dụng để thành lập doanh nghiệp - Sở hữu vốn) người ta chia doanh nghiệp thành - Doanh nghiệp nhà nước - Doanh nghiệp tư nhân - Doanh nghiệp tập thể - Doanh nghiệp tổ chức trị - xã hội … *Căn vào dấu hiệu phương thức đầu tư vốn chia doanh nghiệp thành - Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước thờ tác động trực tiếp tới hiệu làm việc doanh nghiệp Chính vậy, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải liên tục tự kiểm tra – giám sát – đánh giá thân để thay đổi tích cực theo yêu cầu thực tiễn Nội dung phong cách lãnh đạo điều hành: - Thống lý luận với thực tiễn - Khoa học, chuyên nghiệp, đại - Dân chủ, tôn trọng tập thể Tự chủ, động, sáng tạo, có tính đốn tinh thần trách nhiệm cao Sâu sát cơng việc, có kiểm tra, giám sát chặt chẽ Giản dị, khiêm tốn, gắn bó mật thiết với đồng nghiệp Việc đổi mới, xây dựng phong cách quản lí lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần tập trung vào số vấn đề sau: Một là, đề cao ý thức tự tu dưỡng, rèn luyện, gắn với quan tâm, theo dõi, giúp đỡ nhân viên cấp dưới, thực tốt chế độ tự phê bình phê bình Hai là, đổi việc quản lý, bồi dưỡng phong cách lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Kết hợp chặt chẽ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao phẩm chất lãnh đạo, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ với nâng cao phẩm chất đạo đức, phẩm chất nghề nghiệp, lối sống, kỹ phương pháp lãnh đạo, quản lý Ba là, đổi sách, chế độ đãi ngộ, bảo đảm lợi ích vật chất, tinh thần người lao động, cải thiện đời sống gắn với việc sàng lọc, đưa khỏi máy cán lãnh đạo, quản lý thoái hoá, biến chất, yếu phẩm chất, lực, đạo đức, phương pháp, tác phong công tác, vi phạm pháp luật, thiếu trách nhiệm với công việc, uy tín doanh nghiệp Bốn là, đổi mới, hồn thiện hệ thống thể chế, xây dựng chế độ công vụ rõ ràng, minh bạch Thực đầy đủ, đắn nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ hoạt động công vụ doanh nghiệp 12 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Vai trò nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng người có trách nhiệm quản lý, điều hành thực q trình, cơng việc văn phòng Nhà quản trị văn phòng có vai trò vơ quan trọng kết nối phận doanh nghiệp Là người đứng giải công việc, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Do vậy, nhà quản trị văn phòng người có nhiều định hướng lớn cho khâu sau 2.1.1 Xác định định hướng lớn cho phát triển doanh nghiệp - Định hướng lớn cho mục tiêu, xếp theo thứ tự đưa giải pháp để giải yếu tố theo trật tự, nguyên tắc định - Đảm bảo cơng việc có điều kiện hoạt động theo hệ thống doanh nghiệp 2.1.2 Tổ chức, điều hành, trì hoạt động nội đơn vị ( văn phòng) doanh nghiệp Nhà quản trị người cần phối hợp, điều chỉnh hoạt động độc lập, riêng biệt từ phận chế, thể chế kế hoạch chương trình cơng tác cách phù hợp văn phòng 2.1.3.Tạo lập trì quan hệ đối ngoại Để có quan hệ tổ chức, đơn vị khác người quản trị văn phòng phải người đại diện hợp pháp đứng tạo dựng mối quan hệ trì, phát triển mối quan hệ 2.1.4 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng Nhà quản trị thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động đơn vị để kịp thời phát ưu điểm, khuyết điểm, điều chỉnh hoạt động đơn vị đạt kết cao, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp 13 2.2 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng 2.2.1 Thực trạng quản lý điều hành nhà quản trị văn phòng công ty TNHH Qua nghiên cứu, khảo sát doanh nghiệp: - Công ty TNHH Công nghệ Việt – 313 Kim Ngưu, Thanh Lương, Hai Bà Trưng, Hà Nội - Công ty TNHH Quốc tế Việt – Thái – số – Lê Thánh Tơng, Hồn Kiếm, Hà Nội - Cơng ty TNHH Hóa chất Petrolimex – số 195, Khâm Thiên, Hà Nội Tổng hợp đánh giá thực tiễn, tơi tóm tắt chung thực trạng quản lý, điều hành nhà quản trị văn phòng công ty TNHH sau: - Công tác tham mưu, tổng hợp Nhà quản trị văn phòng người trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo cơng ty, có trách nhiệm phân công công việc cho cấp thực hiện, tổng hợp ý kiến, kiến nghị, báo cáo phòng ban theo đạo giám đốc công ty - Công tác thông tin Giám sát thông tin, truyền đạt thông tin, chọn lọc thông tin quan trọng - Công tác văn thư, lưu trữ: + Quản lý, xếp, lưu trữ tài liệu, văn đi-đến + Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý liệu - Công tác tổ chức hội nghị: + Xin ý kiến đạo ban lãnh đạo + Lên kế hoạch, thông báo tổ chức + Sắp xếp: thời gian, địa điểm dự trù kinh phí + Phân công công việc, giám sát hoạt động,… - Công tác hậu cần + Đôn đốc đạo nhân thực công việc hậu cần thường ngày dịp tổ chức hội nghị cho công ty 14 - Công tác bảo vệ công tác tạp vụ Tổ chức thực nhỏ, đội ngũ nhân viên chưa chuyên nghiệp - Sắp xếp giấy tờ, trang thiết bị, vệ sinh văn phòng, cơng ty - Quản lí tài sản cơng ty Bộ phận quản lí tài sản có chun mơn, phân cơng xếp cơng việc từ tiếp nhận yêu cầu mua sắm tài sản, việc phân phát tài sản, quản lí, kiểm ke số ượng tài sản lí tài sản hết giá trị sử dụng 2.2.2 Thực trạng quản lý, điều hành nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần Qua nghiên cứu, khảo sát doanh nghiệp: - Công ty cổ phần Cồn rượu Hà Nội (HALICO) – 94 Lò Đức, Hai Bà Trưng, Hà Nội - Công ty cổ phần xây dựng số Hà Nội – 59 Quang Trung, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tổng hợp đánh giá thực tiễn, tơi tóm tắt chung thực trạng quản lý, điều hành nhà quản trị văn phòng cơng ty cổ phần sau: - Công tác tham mưu, tổng hợp Tham mưu, tổng hợp xây dựng ngân sách văn phòng doanh nghiệp Tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác cacsc lãnh đạo, nhân viên công ty Tham mưu chế độ, sách đãi ngộ sách quản lí nhân cơng ty - Cơng tác hậu cần Thực chế độ, sách, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cán bộ, công chức, nhân viên quan Bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật điều kiện làm việc cán bộ, công chức, nhân viên quan theo quy định điều kiện quan; quản lý việc sử dụng tài sản, xe ôtô quan hiệu - Công tác thông tin Tổng hợp báo cáo, thông tin phòng, phận Ban phận 15 làm công tác dân tộc cấp huyện gửi đến để xây dựng báo cáo định kỳ: Tuần, tháng, quý, tháng báo cáo tổng kết năm, báo cáo chuyên đề, đột xuất theo quy định - Công tác văn thư lưu trữ Thực công tác văn thư, lưu trữ; giúp lãnh đạo việc tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định thể thức văn phòng, phận soạn thảo trước trình ban hành; thực công tác pháp chế quan - Công tác tổ chức hội nghị Công tác tổ chức hội nghị đượcc trọng, có phận nhân viên chuyên trách mảng tổ chức chương trình, hội nghị văn phòng - Cơng tác bảo vệ cơng tác tạp vụ Đã có đầu tư, chuyên nghiệp hệ thống 2.2.3 Thực trạng quản lý điều hành nhà quản trị văn phòng cơng ty hợp danh, nhà nước… Qua nghiên cứu, khảo sát doanh nghiệp: - Công ty Luật hợp danh Hùng Mạnh – 731 Hồng Hoa Thám, Ba Đình, Hà Nội - Cơng ty hợp danh Kiểm tốn Việt Nam – số 17, khu 2C Trung Yên, Hà Nội Tổng hợp đánh giá thực tiễn, tơi tóm tắt chung thực trạng quản lý, điều hành nhà quản trị văn phòng cơng ty hợp danh sau: Về hệ thống văn phòng máy văn phòng doanh nghiệp hợp danh nhỏ, chưa xây dựng thành hệ thông chuyên nghiệp cao Hầu hết nhân viên hành văn phòng tổng hợp kiêm nhân văn thư lưu trữ Việc quản lí, đào tạo nhân viên văn phòng chưa trọng nâng cao Đòi hỏi doanh nghiệp hợp danh cần phát triển mơ hình văn phòng doanh nghiệp đại, chuyên nghiệp Chương 3: Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập 16 3.1 Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu thời kì hội nhập 3.1.2 Tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng Xã hội ngày đại, phát triển, nhu cầu kinh doanh mạnh mẽ dẫn tới việc đời doanh nghiệp lớn nhỏ Tuy nhiên, khơng phải nhà quản lí, đầu tư thực nhà quản trị giỏi để dẫn dắt doanh nghiệp ngày phát triển Bởi lẽ vậy, mà vai trò nhà quản trị văn phòng có tầm quan trọng lớn doanh nghiệp, tác động trực tiếp vào q trình vận hành, hoạt động cơng ty, doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đây, người nắm vai trò: - Là người đạo, đôn đốc, giám sát kiểm tra hoạt động văn phòng - Đánh giá tổng kết kết hoạt động văn phòng để báo cáo cho ban lãnh đạo - Xây dựng quy chế, nội quy - Điều hành, phân công công việc theo đạo lãnh đạo 3.2.2 Thực trạng xây dựng hình ảnh nhà quản trị Qua trình khảo sát, nghiên cứu doanh nghiêp, nhận thấy việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị ngày trọng, Đặc biệt xu hội nhập, mở cửa với giới, việc nhìn nhận, học hỏi nhà quản trị nước khiến quản trị viên doanh nghiệp Việt có tiến vượt bậc mặt nhận thức, kĩ trau dồi qua học tập, qua thương trường bạn bè quốc tế trình độ chun mơn quản lí nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ngày nâng cao Trong trình xây dựng hình ảnh nhà quản trị, có số ngun tắc yêu cầu nhà quản trị, cung giống quan điểm cần đủ nhà quản lí lãnh đạo đại mà nhà quản trị viên theo đuổi Đó là: - Nhà quản trị văn phòng giỏi người biết xây dựng kế hoạch quản lý, điều hành đơn vị cách khoa học Thực công việc cách tỉ mỉ, cẩn thận, xếp công việc, kế 17 hoạch, chương trình cụ thể tuần, q, tháng, cơng việc quan trọng, xếp nhân lực thực công việc theo chuyên môn, nghiệp vụ - Nhà quản trị văn phòng điều hành, bố trí, phân cơng cơng việc cho tổ chức, nhân đơn vị cách hợp lý + Phân công điều động nhân cho người, việc, phát huy hết tính động, sáng tạo sở trường người + Tổ chức, lên kế hoạch đào tao, bồi dưỡng nhân lực - Nhà quản trị văn phòng người tạo mơi trường bầu khơng khí tâm lí thoải mái, xây dựng nếp sống văn hóa, truyền thống đơn vị + Luôn quan tâm đời sống tinh thần vật chất CBNV quan + Bố trí người lao động người, việc + Có sách khen thưởng, khuyến khích nhân viên kỷ luật hành vi vi phạm nội quy + Nhà quản trị người xây dựng “ thương hiệu” cho đơn vị quan - Đơn đốc, kiểm tra, giám sát công việc song song với việc phát nhân tố mới, người tốt Quan tâm tới người có nhân tố để bồi dưỡng đơn vị có hiệu - Phối hợp hoạt động lãnh đạo, điều hành cơng tác văn phòng Nhà quản trị người thực tốt việc phối hợp hoạt động với đơn vị nội quan đồng thời phải phối hợp hoạt động tốt với quan chức cấp trên, đồng cấp quan bên 3.2 Những yêu cầu xã hội đại nhà quản trị văn phòng văn phòng doanh nghiệp Trên đường xây dựng hình ảnh nhà quản trị đại, tiên tiến, phù hợp với nhu cầu xu hội nhập, xã hội doanh nghiệp nói chung dần định hình kĩ yêu cầu nhà quản trị viên giỏi, nhà quản trị viên đại 3.2.1 Nhà quản trị văn phòng có tầm nhìn xa, trông rộng 18 Nhà quản trị cần hiểu phương hướng, mục đích hoạt động quan từ nắm bắt thị trường, phấn đấu vươn lên khỏi bị tụt hậu vươn lên sánh vai, hợp tấc với tổ chức khác 3.2.2 Dám đoán, dám chịu trách nhiệm định - Người quản trị phải có lĩnh, dám mạo hiểm sở khoa học, từ bỏ quan điểm lỗi thời - Tiếp cận công nghệ đại, tổ chức quản lí khoa học: 3.2.3 Ln chủ động sáng tạo tự tin công việc Người lãnh đạo cần luôn chủ động thu thập thông tin yêu cầu cấp cung cấp đầy đủ thông tin 3.2.4 Có khả tổ chức biết sử dụng người tài - Khiêm tốn, phải biết đánh giá lực, phẩm chất - Biết đối nhân xử thế, khắc phục mặt yếu người quyền - Phát huy sức mạnh tổng hợp, biết sử dụng người tài 3.2.5 Có lực chun mơn tầm hiểu biết rộng Nhà quản trị người trợ giúp lãnh đạp công tác: Tham mưu, tổng hợp, hậu cần Là người quán xuyến công việc quan Chính đòi hỏi phải có lực chuyên môn Tại doanh nghiệp, nhà quản trị ln người có kiến thức chun mơn hiểu biết rộng, xử lý hoạt động kịp thời theo đạo giám đốc 3.2.6 Biết xây dựng văn hóa doanh nghiệp văn hóa lãnh đạo phong cách lãnh đạo riêng Tại lại phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp? Ngày nay, cơng mở cửa với giới, hòa vào xu Tồn cầu hóa, việc bị bão hòa giới chung điều dễ xảy Và điều khiến trở nên đặc biệt, khác biệt nước, doanh nghiệp có tiếng giới bắt tay làm việc cùng, phải có nét văn hóa đặc trưng riêng bệt, để phân biệt với doanh nghiệp khác Việc xây dựng văn hóa trước hết văn hóa quản lí, văn hóa đào 19 tạo, văn hóa doanh nghiệp cho văn minh, lịch sự, tiên tiến Sau đó, văn hóa doanh nghiệp, văn hóa quản lí liên kết mật thiết với văn hóa truyền thống Việt Nam Đơn cử doanh nghiệp nay, người thấy nhân viên lễ tân mặc quốc phục, tức áo dài truyền thống Đặc biệt dịp tổ chức chương trình hữu nghị, hay kí kết hợp đồng với doanh nghiệp nước nước, nhà quản trị yêu cầu nhân viên lễ tân chào đón ăn mặc tà áo dài Các doanh nghiệp sáng tạo văn hóa cách tơ điểm màu sắc cho áo dài phù hợp với thương hiệu riêng Ví dụ Ngân hàng, họ phân biệt Ngân hàng qua màu sắc tà áo dài qua lễ tân, nhân viên phục vụ Như TPBank áo dài màu tím, Bắc Á Bank áo dài màu vàng, VPBank màu xanh da trời, BIDV màu xanh nước biển…v v… Có thể thấy, doanh nghiệp nước ta trọng tới việc xây dựng hình ảnh thương hiệu với bạn bè ngồi nước Điều nằm tư nhà quản trị, Hi vọng nhà quản trị doanh nghiệp ngày sáng tạo, xây dựng nên hình ảnh thân họ, doanh nghiệp họ, để đồng lòng tạo nên thương hiệu Việt Nam đặc sắc trường quốc tế 20 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 4.1 Nhận xét, đánh giá 4.1.1 Ưu điểm - Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chủ yếu người có trình độ, lực - Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cacs doanh nghiệp có kĩ cần thiết nhà quản lí như: + Kĩ lãnh đạo + Kĩ lập kế hoạch + Kĩ giao tiếp + Kĩ quản lí thời gian + Kĩ hoạt động nhóm - Họ biết cách xây dựng hình ảnh cho cơng ty, hình ảnh lãnh đạo cho thân quản lí tốt nguồn nhân 4.1.2 Nhược điểm Tuy nhiên, nhà quản trị văn phòng có nhiều hạn chế như: - Mắc số “bệnh” như: + Trơng chờ, ỉ lại, nóng vội Họ phụ thuộc q nhiều vào nhân viên, phận hỗ trợ thư kí Họ đơn giản kí duyệt, thay sát nghiên cứu vấn đề điểm điểm sai cho nhân viên + Phiến diện nhìn nhận, giải vấn đề Tức nhìn nhận từ phía chủ quan cá nhân từ phía hay nhóm lợi ích cơng ty Điều dẫn tới việc thiếu đảm bảo công doanh nghiệp, khơng lòng người cấp dưới… + Q dập khuôn Một số nhà quản trị, đặc biệt nhà quản trị hệ cũ dập khn 21 cách lãnh đạo, làm việc xử lí cơng việc, không chịu đổi mới, tư duy, sáng tạo hay lắng nghe ý kiến đóng góp, tham mưu phận văn phòng Dẫn tới trường hợp cơng việc chưa dược giải triệt để, tối ưu, dần biến doanh nghiệp trở nên trì trệ, lạc hậu - Chưa hồn tồn đặt lợi ích tập thể lên lợi ích cá nhân Nhiều nhà quản lí mắc bệnh tham nhũng, đặt lợi ích cá nhân lên lợi ích tập thể chung, vấn đề đề tài nhức nhối từ trước đến cần giải - Một số nhà lãnh đạo chưa có lực thực chạy chức quyền Nhiều cơng ty, văn phòng doanh nghiệp tồn tình trạng gọi “con ơng cháu cha” nhượng lại “ghế ngồi” cho người thân gia đình Điều dẫn đến việc nhà lãnh đạo quản lí yếu trình độ chun mơn kĩ quản lí đứng lên điều hành, gây tình trạng ỷ lại cơng việc cho nhân viên, khiến doanh nghiệp phát triển chậm thụt lùi 4.1.3 Nguyên nhân - Về mặt nhận thức – lý luận Những hạn chế bắt nguồn từ non lực Trình độ chun mơn hạn chế, chưa đủ khả lên làm lãnh đạo Do thiếu học hỏi, trau dồi, rèn luyện thân nhà lãnh đạo Họ khơng có tư đại nhà quản lí phải vươn tầm nhìn giới, tư duy trì lối quản lí cũ mòn thân Bên cạnh đó, có lí đến từ khâu quản lí đào tạo bậc giáo dục chưa thực sâu sát với thực tế, việc lựa chọn nhân chưa đắn, chưa kĩ đề tìm kiếm tuyển dụng người việc - Về mặt tâm lí – xã hội Về mặt tâm lí – xã hội, hạn chế nêu bắt nguồn từ thân người lãnh đạo Họ tự tin thân, lười học hỏi Họ cho cách quản lí họ ổn khơng cần thay đổi Thậm chí, có nhiều người quản lí điều hành cơng việc cách qua loa, nghĩ người nhân viên thực 22 quan trọng… Ngược lại, văn phòng doanh nghiệp “dễ dàng” bao dung cho người lãnh đạo khiến họ ngày trì trệ - Về mặt lợi ích Về mặt lợi ích, nhà quản trị tư lợi từ phía doanh nghiệp, họ đặt lợi ích cá nhân lên lợi ích tập thể Sao nhãng cơng việc ảnh hưởng tới kết qua hoạt động doanh nghiệp 4.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò nhà quản lí văn phòng doanh nghiệp Thứ nhất,tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức, trách nhiệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Đây giải pháp quan trọng hàng đầu nhằm nâng cao lực lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Bởi nhận thức sở cho hành động, sở nhận thức đúng, người xác định động tốt, trách nhiệm hành động Chỉ nhận thức vai trò trách nhiệm mình, nhà quản trị viên phát huy hết lực mình, cống hiến cho doanh nghiệp, cho xã hội Vì vậy, phải thường xuyên làm tốt cơng tác giáo dục trị tư tưởng nâng cao nhận thức, nâng cao lực lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Thứ hai, thường xuyên kiện toàn phận văn phòng nhằm hỗ trợ tối đa cho nhà quản trị Đây giải pháp có vị trí, vai trò quan trọng Các phận văn phòng trực tiếp hỗ trợ, tham mưu, giúp đỡ nhà quản trị viên Do đó, để nâng cao lực lãnh đạo nhà lãnh đạo việc tăng cường bồi dưỡng nâng cao lực lãnh đạo cho nhân viên văn phòng giải pháp quan trọng cần đặc biệt lưu ý Thứ ba, thực nghiêm túc nguyên tắc lãnh đạo, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ từ cơng việc Duy trì thực nghiêm túc ngun tắc lãnh đạo để đảm bảo yêu cầu xã 23 hội, yêu cầu doanh nghiệp đưa Thường xuyên kiểm tra, tự kiểm tra sửa đổi cho phù hợp với nguyên tắc đề Thứ tư, đổi phong cách Việc đổi phong cách lãnh đạo đặt theo yêu cầu xã hội Xã hội phát triển liên tục, nước doanh nghiệp giới thay đổi liên tục, muốn làm việc với họ cạnh tranh với họ cầ đổi Mà phải nhà quản lí, lãnh đạo Thứ năm, tổ chức hoạt động để giúp lãnh đạo hiểu nhân viên Phải hiểu người mình, biết rõ người giỏi để dùng người cho kim na việc điều hành quản lí nhân Hơn nữa, việc hiểu nhân viên tâm lí hay hồn cảnh họ, tạo điều kiện giúp đỡ họ khiến họ tồn tâm tồn ý cống hiến cho cơng việc, giúp đỡ nhà quản trị Thứ sáu, cải tiến điều kiện làm việc Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn hiệu cơng việc Một không gian đại, đầy đủ sở vật chất giúp đỡ hỗ trợ tạo động lực làm việc lớn Một môi trường chuyên nghiệp, đại, cạnh tranh lành mạnh có thăng tiến cao khơng thu hút nhân lực mà động lực cho nhà quản trị nhân viên phát triển, phấn đấu, cống hiến sức lực trí lực cho cơng việc 24 KẾT LUẬN Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ngày giữ vị trí khơng thể thiếu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vai trò nhà quản trị văn phòng thể vai trò cụ thể nhà quản trị Qua nhà quản trị văn phòng thực vai trò lãnh đạo hoạt động văn phòng nhằm nâng cao hiệu văn phòng Thơng qua hoạt động đạt việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng để đáp ứng yêu cầu xã hội vô quan trọng hình ảnh nhà quản trị văn phòng ảnh hưởng lớn đến hình ảnh doanh nghiệp hoạt động doanh nghiệp Bên cạnh hoạt động đạt nhà quản trị văn phòng tồn hạn chế cần khắc phục Nếu khắc phục hạn chế văn phòng doanh nghiệp hoạt động có hiệu đem lại nhiều giá trị lớn Chính nhà quản trị văn phòng phải khơng ngừng phát huy khả để đem lại hiệu hoạt động lãnh đạo 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - “Hành văn phòng” - Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê, HN.1996 - “Quản trị học” - Nguyễn Hải Sơn, NXB Thống kê, HN.1998 - Giáo trình mơn “Quản trị văn phòng” trường ĐH Khoa học xã hội & Nhân văn - Giáo trình “Quản trị văn phòng” – PGS.TS.Nguyễn Thành Độ - Giáo trình “Hành văn phòng” trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 ... động công vụ doanh nghiệp 12 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Vai trò nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng người có trách nhiệm quản lý, điều... trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ngày giữ vị trí khơng thể thiếu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vai trò nhà quản trị văn phòng thể vai trò cụ thể nhà quản trị Qua nhà quản trị văn phòng. .. chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.2 Đổi phong cách lãnh đạo điều hành 11 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG