MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Mục tiêu của đề tài 2 6. Nhiệm vụ của đề tài 2 7. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO LÂM 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.3.1. Chức năng 5 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 8 2.1. Vai trò trong việc thu thập các thông tin 8 2.2. Vai trò trong việc xác định mục tiêu. 10 2.3. Vai trò trong việc xây dựng các giải pháp 13 2.4.Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện các mục tiêu 14 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 17 3.1. Nhận xét 17 3.1.1. Ưu điểm 17 3.1.2. Nhược điểm 18 3.1.3. Nguyên nhân 19 3.2. Giải pháp 19 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHỤ LỤC: 24
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận Kỹ hoạch định xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho sinh viên lớp QTVP 1406 khảo sát thực tế tại quan nhà nước,vận dụng kiến thức học vào thực tế, học hỏi kinh nghiệm từ cán trước Đồng thời không kể đến giúp đỡ cán Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm nhiệt tình giúp đỡ tơi thời gian khảo sát thực tế Và đặc biệt tiểu ḷn khơng hồn thành khơng có giúp đỡ Thạc sĩ Đinh Văn Mạnh – Giảng viên học phần Kỹ hoạch định truyền đạt kiến thức để vận dụng hồn thành tiểu ḷn Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Khảo sát đánh giá về vai trò của văn phòng công tác hoạch định của UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng 01 năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .3 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO LÂM 1.1 Lịch sử hình thành .4 1.2 Cơ cấu tổ chức .4 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 2.1 Vai trò việc thu thập thơng tin 2.2 Vai trò việc xác định mục tiêu 10 2.3 Vai trò việc xây dựng giải pháp 13 2.4.Vai trò cơng tác tở chức thực mục tiêu 14 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 17 3.1 Nhận xét .17 3.1.1 Ưu điểm .17 3.1.2 Nhược điểm .18 3.1.3 Nguyên nhân .19 3.2 Giải pháp 19 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHỤ LỤC: 24 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Ngày nay, xã hội ngày phát triển đồng thời máy Văn phòng lại ngày trọng hết Văn phòng phận khơng thể thiếu quan hay tổ chức Đặc biệt đối với quan hành chính Nhà nước Văn phòng chính trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thơng tin, phới hợp quy trình hoạt động quan, cánh tay đặc lực cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán quản lý hoàn thành nhiệm vụ Là trung tâm hoạch định kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhật, trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng, ban chức hoạt động dự án chuyên biệt… Như Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “Cơng tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình, cán Văn phòng nắm sai lãnh đạo giải cơng việc khơng đúng” Cùng với phát triển đất nước, vị trí vai trò Văn phòng ngày tăng cường mở rộng chức Văn phòng ngày hồn thiện có vai trò quan trọng; vai trò vị trí thể qua chức năng, nhiệm vụ Văn phòng mà khơng phòng, ban thay Với vai trò vị trí quan trọng mình, việc xây dựng văn phòng mạnh yếu tớ quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Chính vậy việc xây dựng tở chức cải cách hoạt động văn phòng quan cần đựơc quan tâm đặc biệt Tuy nhiên nay, có nhận thức chưa đầy đủ, thớng vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tớt vai trò giúp lãnh đạo quan điều hành công việc đặc biệt công tác hoạch định Với lý chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Văn phòng công tác hoạch định tại UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng “ để làm thi cá nhân 2.Lịch sử nghiên cứu Văn phòng phận khơng thể thiếu quan, tở chức vậy có nhiều nghiên cứu cơng tác văn phòng vai trò phạm vi nước,Tuy nhiên để xem xét cách toàn diện kỹ hoach định chưa có nghiên cứu nghiên cứu phương diện 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Phạm vi: tại Văn phòng UBND huyện Bảo Lâm 4.Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Lấy nguồn từ internet Mục tiêu của đề tài - Nghiên cứu sở lý luận, khái quát UBND huyện Bảo Lâm - Nghiên cứu vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định - Những giải pháp nâng cao vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Nhiệm vụ của đề tài Đề tài nêu vai trò Văn phòng cơng tác hoạch đinh, tồn tại, nguyên nhân tồn tại đồng thời đưa giải pháp để khắc phục tình trạng Ý nghĩa lý ḷn thực tiễn của đề tài - Trở thành tư liệu cho cán Văn phòng hiểu vai trò hoạt động thực tiễn nói chung cơng tác hoach định nói riêng - Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng làm việc quan Cấu trúc của đề tài Đề tài "Khảo sát, đánh giá vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định tại UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng" phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phần phụ lục báo cáo gồm chương: Chương I Khái quát UBND huyện Bảo Lâm Chương II Vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định tại UBND huyện Bảo Lâm Chương III Giải pháp nâng cao vai trò Văn phòng cơng tác hoạch dịnh tại UBND huyện Bảo Lâm CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO LÂM 1.1 Lịch sử hình thành Huyện Bảo Lâm chia tách từ huyện Bảo Lạc theo Nghị định 52/2000/NĐ-CP ngày 25 tháng năm 2000 Bảo Lâm huyện, vùng cao biên giới nằm phía Tây bắc tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thị thành phố Cao Bằng 172 km theo Quốc lộ 34 Cao Bằng - Bảo Lạc - Hà Giang Huyện có vị trí quan trọng kinh tế, chính trị, q́c phòng, an ninh tỉnh Ngày 27-10-2006, thành lập thị trấn Pác Miầu - thị trấn huyện lị huyện Bảo Lâm sở điều chỉnh 4.036 diện tích tự nhiên 2.619 nhân xã Mông Ân; thành lập xã Thạch Lâm sở điều chỉnh 8.774 diện tích tự nhiên 3.897 nhân xã Quảng Lâm; thành lập xã Nam Cao sở điều chỉnh 7.507 diện tích tự nhiên 2.587 nhân xã Nam Quang; thành lập xã Thái Sơn sở điều chỉnh 5.548 diện tích tự nhiên 2.215 nhân xã Thái Học Huyện gồm 14 đơn vị hành chính, bao gồm thị trấn Pác Miầu 13 xã: Đức Hạnh, Lý Bôn, Mông Ân, Nam Cao, Nam Quang, Quảng Lâm, Tân Việt, Thạch Lâm, Thái Học, Thái Sơn, Vĩnh Phong, Vĩnh Quang, Yên Thổ Giới thiệu UBND huyện Bảo Lâm: Tên tổ chức: Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm Địa chỉ: Khu 4, thị trấn Pác Miầu, huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng Điện thoại liên hệ: 0263.885.113 Fax: 0263.885.170 Email: ubndbaolam@caobang.gov.vn; vanphongbaolam@gmail.com 1.2 Cơ cấu tổ chức Chủ tịch Uỷ ban nhân dân người đứng đầu quan huyện, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo tồn quan Các phó chủ tịch huyện người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện, có phó chủ tịch huyện Các phòng chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện: - Văn phòng UBND - Phòng Cơng thương - Phòng Nội vụ - Phòng Thanh tra - Phòng Tư pháp - Phòng Văn hố – Thơng tin - Phòng Tài ngun – Mơi trường - Phòng Dân tộc - Phòng Tài chính – Kế hoạch - Phòng Lao động Thương Binh Xã hội - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Nơng nghiệp – Phát triển nơng thơn - Phòng Y tế Sơ đồ tổ chức máy quan (Phụ lục ) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm quan hành chính nhà nước địa phương, thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định Pháp ḷt, góp phần đảm bảo thớng quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Cơ quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện chịu đạo, quản lý tổ chức biên chế công tác Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, giám sát, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn a Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện định nội dung: + Trong tổ chức đảm bảo việc thi hành Hiến pháp, pháp ḷt lĩnh vực q́c phòng, an ninh, xây dựng chính quyền: - Ban hành định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện; - Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ q́c phòng, an ninh; biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng chớng tội phạm hành vi vi phạm pháp ḷt khác, phòng chớng quan liêu, tham nhũng; biện pháp bảo vệ tài sản quan lợi ích công dân địa bàn huyện; - Quyết định biện pháp để thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp; - Quyết định thành lập, bãi bõ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; + Trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường: - Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế xã hội trung hạn hằng năm huyện, quy hoạch sử dụng đất huyện trước trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; - Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bở dự tốn ngân sách huyện; Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án huyện theo quy định pháp luật; - Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành, lĩnh vực địa bàn huyện phạm vi phân quyền; - Quyết định biện pháp quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sơng hồ, nguồn nước, tài ngun lòng đất, nguồn tài nguyên khác; biện pháp bảo vệ cải thiện môi trường + Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học trung học sở; biện pháp phát triển nghiệp văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao; biện pháp phát triển bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân; b Quy định tổ chức máy nhiệm vụ quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện c Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, phát triển công ngiệp, xây dựng thương mại, dịch vụ, nông ngiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài ngun khống sản; bảo vệ mơi trường địa bàn huyện d Thực nhiệm vụ tổ chức đảm bảo việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng chính quyền địa giới hành chính, giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, văn hóa thơng tin, thể thao, du lịch, y tế, lao động chính sách xã hội, dân tộc tôn giáo, an ninh trật tự nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật e Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền f Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, quan tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tiểu kết: Trên đôi nét khái quát lịch sử hình thành, cấu tở chức chức nhiệm vụ UBND huyện Bảo Lâm Qua nắm rõ chức năng, nhiệm vụ quan nhà nước làm sở cho tìm hiểu cơng tác hoạch định tại văn phòng UBND huyện duyệt Các nhà lãnh đạo khơng dựa vào ý kiến chủ quan để để định đắn khoa học mà phải dựa vào ý kiến đóng góp, tham gia phòng ban phụ trách chun môn nội quan ý kiến từ bên ngồi Lúc đầu ra, Văn phòng đóng vai trò phân phới, chuyển tải thơng tin đến phận chuyên môn quan liên quan để có ý kiến đóng góp theo yêu cầu lãnh đạo Sau đó, Văn phòng phải thu thập lại thông tin phản hồi này, xử lý, cung cấp lại cho lãnh đạo nhằm hỗ trợ cho việc định lãnh đạo Để hồn thành việc thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý công tác hoạch định lãnh đạo, yêu cầu đặt cho cán Văn phòng: - Phải nắm quy định chức năng, nhiệm vụ công tác thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin phận, đơn vị hoạt động - Nhu cầu thơng tin lãnh đạo: nội dung thông tin, mức độ chi tiết thông tin, thời gian cung cấp thông tin - Xác định tất nguồn thông tin cần thu thập kỹ cần thiết để thu thập thông tin từ nguồn kênh thông tin khác Qua trình khảo sát thực tế tơi thấy văn phòng tại UBND huyện Bảo Lâm thực tốt khâu này, thực nhiệm vụ, giữ thực vai trò văn phòng việc thu thập thơng tin Tóm lại, Văn phòng ln đóng vai trò đầu mới thông tin quan, thực nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác hoạch định hoạt động quản lý lãnh đạo cách thường xuyên, liên tục chủ động Hồn thành tớt nhiệm vụ Văn phòng làm giúp cho quan hồn thành mục tiêu nhà lãnh đạo đề ngược lại Đây nhiệm vụ vơ cùng khó khăn, phức tạp nhiệm vụ khẳng định vai trò tồn tại khơng thể thiếu Văn phòng quan, tổ chức 2.2 Vai trò việc xác định mục tiêu Bước công tác hoạch định sau có đầy đủ 10 thơng tin cần thiết thực nhiệm vụ việc xác định mục tiêu Xác định mục tiêu có nghĩa xác định kết mong ḿn cách cụ thể, Bởi mục tiêu tảng nội dung quan trọng đầu tiên q trình hoạch định Cơng tác hoạch định bắt đầu với định mà quan phải làm muốn đạt đến Nếu khơng xác định rõ ràng mục tiêu, tở chức phân tán nguồn lực không tập trung để hoàn thành mục tiêu cụ thể định trước Mục tiêu vừa đối tượng vừa kết trình hoạch định Nhiệm vụ bước câu trả lời cho câu hỏi: tại phải làm cơng việc này? Nó có ý nghĩa đối với quan tổ chức? Hậu không thực chúng? Khi xác định mục tiêu giúp hướng tới trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối cùng Quá trình xác định mục tiêu bao gồm: - Phân tích - Đưa mục tiêu dự định - Đánh giá tính khả thi mục tiêu - Lựa chọn, ấn định mục tiêu Mục tiêu đưa mang tính thách thức đặt tạo nỗ lực tích cực cho nhân viên thực nhiệm vụ góp phần nâng cao hiệu làm việc cho nhân viên Có nhiều loại mục tiêu đề ra, nhiên văn phòng nhà quản trị đưa mục tiêu chiến thuật mục tiêu hay kết mong đợi tương lai thường thiết lập cho phòng ban, đơn vị cụ thể Mục tiêu giải thích rõ ràng đơn vị, phòng ban khác phải làm để đạt kết nêu mục tiêu chiến lược nhà quản trị cấp cao đề Và mục tiêu tác nghiệp mục tiêu hay kết tương lai cá nhân hay đơn vị Nó thường thiết lập để xác định kết cụ thể, đo lường Trong hệ thống phân cấp mục tiêu, mục tiêu cấp cần phải đảm bảo tính đồng cho phép hướng tới tất nổ lực cá nhân, đơn vị 11 tập trung vào việc đạt mục tiêu chính quan hoạch định chiến lược Mục tiêu đặt nhằm làm rõ mong muốn, kỳ vọng quan, với mục tiêu định sẵn thành viên quan có ý tưởng rõ ràng kết dự kiến chủ yếu giúp cho quan hoạt động có định hướng Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm soát bằng việc cung cấp tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc thực hiện, qua tiến hành hành động điều chỉnh kịp tời cần thiết Trợ giúp cho cá nhân đo lường, đánh giá phát triển quan Làm động lực tất nhân viên tăng lên Ví dụ: thiết lập mục tiêu họp làm cho người cảm thấy khả hoàn thành nhiệm vụ, nhận thừa nhận từ người phần thưởng khác cho kế hoạch đạt thực mục tiêu, làm tăng cường động lực thực mục tiêu Việc thiết lập mục tiêu làm rõ kỳ vọng, giúp tăng động lực, cung cấp tiêu chuẩn để đánh giá đới với phát triển góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan Việc xác định mục tiêu cho kế hoạch có ý nghĩa quan trọng, sở đầu tiên quy trình hoạch định, tất định bắt nguồn từ mục tiêu xác định trước Việc đề mục tiêu hợp lý giúp cho quan có định hướng đắn Việc xác định mục tiêu hoach định đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu sau: - Tính quán: kế hoạch có nhiều mục tiêu khác nhau, vậy mục tiêu không làm cản trở việc thực mục tiêu khác - Thời gian xác định: mục tiêu cần phải có giới hạn thời gian, mục tiêu có khoảng thời gian quy định phải hồn tất - Cụ thể đo lường được: mục tiêu nên nêu rõ tiêu chuẩn định lựng để nhân viên hiểu rõ mong đợi biết cần đạt giúp người dễ dàng xác nhận tiêu chuẩn để thực mục tiêu 12 - Tính cụ thể: Khi xác định mục tiêu cần phải rõ mục tiêu cần hướng đến gì? Giới hạn thực đến đâu? Kết cuối cùng cần đạt gì? - Tính khả thi: mục tiêu đặt phải phù hợp với khả năng, nguồn lực thực tế quan có vậy mục tiêu thực Vai trò văn phòng việc xác định mục tiêu quan trọng, tùy vào loại hoạch định có mục tiêu khác ngược lại 2.3 Vai trò việc xây dựng các giải pháp Một kế hoạch có mục tiêu cụ thể cần phải xác định công việc cần phải làm để nhằm đạt mục tiêu khoảng thời gian định Cơng việc Văn phòng cân thực giai đoạn là: * Xác định nội dung công việc cần thực thiện theo thứ tự ưu tiên - Căn vào mục tiêu xác định trước để xác định công việc cụ thể Các công việc lập phải có tính hệ thớng, có cơng việc phải tiên hành trước sở để thực công việc sau - Dựa định trực tiếp Nhà nước, bám sát chủ trương đường lối Nhà nước có liên quan đến mục tiêu lựa chọn - Căn vào yêu cầu công việc yêu cầu mục tiêu chọn Cần xác định nội dung công việc cần thực gồm cơng việc gì? Chỉ buớc để thực công việc * Xác định đối tượng thực mục tiêu: Xác định đối tượng làm việc đó? Ai người chịu trách nhiệm cơng việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? - Dựa nội dung công việc lựa chọn - Dựa chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân quan - Căn vào lực, sở trường đơn vị, nhân viên quan - Dựa vào yếu tố nguồn lực quan * Xác định thời gian, địa điểm: cần xác định rõ cơng việc thực tại đâu? Kiểm tra đơn vị nào? Cơng việc thực nào, kết thúc 13 * Xác định nguồn lực thực mục tiêu như: nguồn nhân lực, tài chính, sở vật chất, phương pháp làm việc, mối quan hệ… * Tổ chức thực kiểm tra giám sát theo kế hoạch: Văn phòng thực việc đôn đốc thực kế hoạch, đồng thời tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực công việc phận theo kế hoạch Trong trình xây dựng phương án có nhiều phương án đưa vậy cần phải xây dựng phương án để thực mục tiêu Tuy nhiên vấn đề phở biến khơng phải tìm tất phương án mà phương án có triển vọng để lựa chọn Bằng cách so sánh cân nhắc tính khả thi, mức độ rủi ro cùng ưu, khuyết điểm phương án sở mục tiêu, tiền đề kế hoạch tiêu chuẩn khác để lựa chọn phương án chiếm nhiều ưu để đưa vào tổ chức thực Tuy nhiên, bất kỳ phương án lựa chọn thực thành cơng được, để đề phòng trường hợp khơng lường trước nên cần phải xây dựng thêm phương án dự phòng Tóm lại, phân tích phương án: liệt kế đánh giá hành động thực Chọn phương án có khả thực để hồn thành mục tiêu, mơ tả điều phải thực theo phương án hành động tốt Đây giai đoạn nhà quản trị phải làm kế hoạch hành động cụ thể sở định quản trị đoán phù hợp 2.4.Vai trò công tác tổ chức thực hiện các mục tiêu Kết trình hoạch định kế hoạch, sau có đầy đủ mục tiêu công việc cần phải thực hiện, cần phải tiến hành cơng việc để đạt mục tiêu cần hướng tới Trong việc tở chức thực mục tiêu văn phòng cần tiến hành thực kế hoạch đo lường cẩn thận trình hướng đến mục tiêu Trong trình thực yêu cầu kế hoạch cần phải đánh giá kết thực hiện, đưa hành động điều chỉnh, bổ sung kế hoạch cần thiết Văn phòng thực việc theo dõi đôn đốc thực mục tiêu kế hoạch, để kịp thời điều chỉnh kế hoạch có tình h́ng bất ngờ xảy 14 Phối hợp với phận khác để thực mục tiêu đưa Huy động, bố trí sử dụng tất nguồn lực tài chính ngân sách cấp quan hỗ trợ Các cán quản lý vào dự toán phê duyệt để phân bổ kinh phí cho lĩnh vực hoạt động với chế độ, chính sách định mức nhà nước Huy động, bố trí sử dụng vật tư, thiết bị phục vụ cho việc thực mục tiêu Văn phòng thực việc kiểm tra, giám sát việc thực mục tiêu bằng cách đo lường chấn chỉnh hoạt động đơn vị nhằm đảm bảo việc, người thực theo kế hoạch vạch để đạt mục tiêu Để kiểm tra có kết lãnh đạo phải thực hiện: - Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra, tiêu đo lường công việc nhiệm vụ cụ thể kế hoach - Đo lường việc thực theo tiêu chuẩn vạch Giám sát đo lường hoạt động thực tế so sánh với tiêu chuẩn đặt để phát sai lệch nhằm có hành động điều chỉnh kịp thời - Điều chỉnh khác biệt tiêu chuẩn kế hoạch thông qua hoạt động đo lường để phát sai lệch tiến hành điều chỉnh cách hợp lý Để việc kiểm tra có kết tớt người lãnh đạo cần tuân thủ theo yêu cầu: - Kiểm tra phải dựa vào kế hoạch yêu cầu cơng việc kế hoạch - Q trình kiểm tra phải đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, khách quan theo tiêu chí đo lường thống - Kiểm tra phải linh hoạt, phù hợp tiết kiệm Việc đánh giá phải dựa tiêu chuẩn định sẵn cho công việc cụ thể nhằm thực mục tiêu theo tiến độ * Hoạch định trình thực diễn liên tục phải đáp ứng vấn đề tổ chức tại Việc hoạch đinh tớt nên 15 có tham gia chủ động người thông qua nỗ lực họ xác định kế hoạch có thực thi tốt hay không Tiểu kết: Trong chương này, tìm hiểu kỹ trình hoạch định Văn phòng nhiệm vụ, vai trò mà văn phòng phải làm bắt đầu từ thu thập thông tin, đến tổ chức thực mục tiêu Từ đó, nhận định rằng vai trò Văn phòng quan trọng đến 16 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét Vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định quan trọng khơng phủ nhận Văn phòng bơ phận khơng thể thiếu bất kỳ quan tổ chức nào, cho dù có khác tên gọi chúng có chức nhiệm vụ cụ thể Qua thời gian khảo sát tại UBND huyện thân thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết thực tế với học nhiều khác nên thời gian khảo sát chính rèn luyện, học hỏi rút kinh nghiệm cho thiếu sót q trình học tập hiểu rõ công tác hoạch định nhà quản trị văn phòng thực tế Văn phòng thực vai trò cơng tác hoạch định tại UBND huyện tớt, bên cạnh nhiều điểm thiếu sót cần khắc phục để nâng cao khẳng định vai trò quan trọng Văn phòng tại quan thúc đẩy phát triển đem lại kết tốt 3.1.1 Ưu điểm - Trong việc thu thập, xử lý thơng tin: Lãnh đạo Văn phòng cùng với cán Văn phòng UBND huyện ln có ý thức trách nhiệm thực cơng việc giao quan nói chung thực viêc thu thập, xử lý thông tin công tác hoạch định nói riêng Việc thu thập thơng tin thực với đạo của lãnh đạo, phù hợp với quy định Nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế quan - Trong việc xác định mục tiêu: Nhìn chung Văn phòng thực tớt vai trò việc xác định mục tiêu, đáp ứng yêu cầu cần thiết việc xác định mục tiêu Tùy vào loại hoạch định mục tiêu đặt phù hợp với nguồn nhân lực vật lực, ln có tính khả thi cao - Trong việc đưa giải pháp: văn phòng thực tớt, ln xác định cơng việc cần thực theo trình tự ưu tiên Những giải pháp 17 đưa bám sát với mục tiêu đề ra, phương án có tính khả thi cao - Trong việc tổ chức thực mục tiêu: Được thực theo quy định quan đạo lãnh đạo, có kiểm tra giám sát việc thực mục tiêu, có sai sót thực mục tiêu có trách nhiệm báo cáo đề xuất ý kiến lên cấp - Về phía cán văn phòng: Phần lớn cán Văn phòng có trình độ chun mơn, trẻ t̉i, nhiệt tình, cẩn thận, có trách nhiệm cao cơng việc ln cớ gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ giao 3.1.2 Nhược điểm - Tuy công nghệ thông tin nghiên cứu ứng dụng vào cơng tác văn phòng cách tích cực khơng phải khơng có hạn chế Do huyện Bảo lâm huyện vùng núi tỉnh Cao Bằng việc sử dụng cơng nghệ hạn chế định dẫn đến việc tìm nguồn thông tin chưa đạt hiệu định - Việc thu thập thông tin, xử lý thông tin chậm trễ gây ảnh hưởng đến q trình hoạch định - Việc thu thập thơng tin thiếu thực tế, không xuất phát từ thực tế, dẫn đến q trình thực cơng việc việc thực mục tiêu gặp khó khăn - Kỹ thu thập thơng tin cán văn phòng chưa hồn thiện dẫn đến sớ sai sót cơng việc - Chưa nhận thức vai trò quan trọng cơng tác hoạch định nghiệp vụ văn phòng khác thờ ơ, thiếu trách nhiệm công việc - Trang thiết bị văn phòng thiếu, hệ thớng mạng nội sử dụng hạn chế - Đơi xảy tình trạng khơng kiểm tra, đơn đớc đơn vị khác hồn thành cơng việc dẫn đến làm chậm tiến độ kế hoạch - Trong q trình hoạch định có tình trạng trùng lặp thời gian, 18 địa điểm người thực công việc - Khi hoạch định chưa xây dựng phương án dự phòng - Trong Văn phòng cơng việc cộng dồn, chưa có chọn lọc nên nhiều cơng việc hoạch định bị bỏ sót, chưa thực 3.1.3 Nguyên nhân - Văn phòng thường bị xem nhẹ tâm lý phòng ban coi văn phòng phận phục vụ - Áp lực công việc hàng ngày nhà quản trị văn phòng, làm cho tập trung ý nhà quản trị không theo kế hoạch - Sự yếu kém mặt kiến thức kỹ lập kế hoạch nhà quản trị văn phòng - Chính sách Nhà nước đới với lãnh đạo cán văn phòng nhiều bất cập, chưa thu hút nhân tài, chưa phát huy mạnh lãnh đạo công chức văn phòng - Văn phòng tương đới nhiều việc, tâm lý bằng lòng với cơng việc nên việc học tập nâng cao nghiệp vụ văn phòng chưa quan tâm học hỏi cách thường xuyên liên tục để chất lượng hiệu công việc nâng lên - Trang thiết bị, sở vật chất hạn chế kinh phí đầu tư cho hệ thống máy tính qan ít nên hoạt động văn phòng chưa đạt hiệu cao mong đợi - Sự thay đởi nhanh chóng mơi trường, làm cho kế hoạch khó khăn 3.2 Giải pháp Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức rằng tồn tại văn phòng yếu tớ khách quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tớ quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Văn phòng khơng phải cỗ máy giúp việc đơn th̀n sớ người thường nghĩ Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, phấn đấu vươn lên, tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận 19 tụy, biết hy sinh thời gian cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham mưu - tởng hợp - phục vụ” Do đó, cần phải thay đởi cách nhìn nhận cần phải quan tâm nhiều đến văn phòng để hoạt động quan, đơn vị thơng śt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tở chức cải cách hoạt động văn phòng quan, đơn vị cần phải quan tâm, đặc biệt: - Trước hết ḿn nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cần phải nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ văn phòng Sự quan tâm thể bằng giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán văn phòng Mặt khác đội ngũ nhân viên văn phòng cần phải nhận thức vai trò, vị trí đáp ứng u cầu cơng việc để hoàn thành nhiệm vụ giao cách hiệu - Cán văn phòng hồn thiện kỹ thu thập thông tin - Có kế hoạch đào tao trang thiết bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành chính công tác hoạch định - Nâng cao tầm nhận thức vai trò, ý nghĩa văn phòng cơng tác hoạch định - Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin, tin học hóa hoạt động văn phòng Điều tạo cho văn phòng cán văn phòng phong cách làm việc mới, vừa nâng cao trình dộ độ chính xác thực công việc, vừa tuân theo trình tự xác định phân cơng rõ ràng với thái độ văn minh, lịch có trách nhiệm - Tăng cường đầu tư trang thiết bị máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thơng tin nội văn phòng với phòng ban…tận dụng tới đa hóa cơng nghệ thơng tin vào việc khai thác, thu thập thông tin - Lãnh đạo văn phòng nhân viên phải dung hòa mới quan hệ, tạo mới quan hệ tớt đẹp với nhau, có phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cụ thể tạo tính chuyên nghiệp cho hoạt động văn phòng - Văn phòng huyện cần tăng cường biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, chủ 20 động phối hợp với phòng ban khác tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hoạch định - Tăng cường việc theo dõi trình thực mục tiêu UBND để kiến nghị, sửa đởi, bở sung kịp thời - Nhà quản trị phải xem xét kế hoạch thường xuyên, đặc biệt hoạch định mơi trường thay đởi nhanh chóng - Tiếp tục hồn thiện mơ hình tở chức văn phòng Văn phòng giữ vị trí, vai trò quan trọng Nếu văn phòng làm việc theo quy chế, nề nếp Nhân viên có trình độ, lực, có tinh thần trách nhiêm, động, sáng tạo cơng việc quan chạy đều, lãnh đạo điều hành thông śt Do đó, văn phòng phải tở chức cách khoa học, cơng chức văn phòng phải giỏi việc, biết nhiều việc, nhiệt tình có trách nhiệm cao Tiểu kết: Văn phòng UBND huyện năm qua đạt thành tựu đáng kể Văn phòng thực tớt chức năng, nhiệm vụ khơng ngừng nâng cao hiệu lực hiệu quản lý công tác hoạch định UBND huyện, Bên cạnh kết đạt được, công tác tổ chức hoạt động cơng tác hoạch định văn phòng tồn tại hạn chế yếu kém cần có phương hướng khắc phục giải để đởi hoàn thiện 21 KẾT LUẬN Cùng với phát triển kinh tế - xã hội khoa học kỹ tḥt, cơng tác văn phòng có nhiều thay đởi, ngày khẳng định vai trò quan trọng phận thiếu đối với quan, tở chức Văn phòng trung tâm điều hành quản lý quan, cánh tay phải lãnh đạo Với chức nhiệm vụ mình, nói văn phòng có vai trò người “Quản gia” cơquan,tổchức Sau thời gian khảo sát tại UBND huyện Bảo Lâm,bản thân tơi có hội cọ sát với thực tế, để có nhìn nhận đắn khái qt cơng tác hoạch định tại quan nhà nước cụ thể Từ nhận biết sở lý thuyết học, phải biết áp dụng linh hoạt vào thực tiễn tại quan làm việc, mà lúc đưa nguyên vẹn lý thuyết vào thực tế Để thực tớt vai trò văn phòng hoạch định cần phải quan tâm xây dựng tở chức văn phòng , đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn phòng UBND phải có nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng cơng tác hoạch định văn phòng Để nắm hết vai trò Văn phòng cần có thay đổi nhận thức không ít người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ vai trò Văn phòng phủ nhận đóng góp đội ngũ nhân viên Văn phòng Thời gian nghiên cứu tại UBND huyện có hạn, nên nội dung nghiên cứu chưa thực tớt Bên cạnh cách đánh giá vấn đề định mang tính chủ quan, vậy nội dung nghiên cứu khơng thể tránh sai sót, mong nhận đóng góp quý thầy để nghiên cứu hoàn thiện 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Thành Độ (2005) Giáo trình quản trị văn phòng, Nxb Lao động – Xã hội 2.Ủy ban nhân dân (2013) Quyết định số 12/2013/QĐ-UBND ngày 04/7/2013 UBND việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức hoạt động UBND huyện Bảo Lâm; https://baolam.caobang.gov.vn/ubnd 23 PHỤ LỤC: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Bảo Lâm: Văn phòng UBND Phòng Văn hóa – thơng tin Phó Chủ tịch Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Lao động Thương binh – Xã hội Chủ tịch Phòng Y tế Phòng Thanh tra Phòng Tài chính – Kế tốn Phó Chủ tịch Phòng Cơng thương Phòng Dân tộc Phòng Tài ngun – Mơi trường Phòng Nơng nghiệp - phát triển nơng thôn 24 ...LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài Khảo sát đánh giá về vai trò của văn phòng công tác hoạch định của UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên... cơng tác hoạch định tại văn phòng UBND huyện CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 2.1 Vai trò việc thu thập các thông tin Hoạch định có nghĩa việc xác định. .. nhận định rằng vai trò Văn phòng quan trọng đến 16 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét Vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định