Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại tỉnh nghệ an giai đoạn 2013 2015

LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay trong hầu hết các quốc gia, bảo hiểm xã hội được coi là bộ phận chính cấu thành hệ thống an sinh xã hội, là chính sách quan trọng của mỗi quốc gia và ở nước ta cũng vậy. Trải qua hơn 40 năm thực hiện sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với từng giai đoạn , chính sách bảo hiểm xã hội dã góp phần rất to lớn trong việc đảm bảo đời sống cho người lao dộng và gia đình họ, đồng thời góp phần ổn định chính trị xã hội của đất nước, cùng với dó là côn cuộc quản lý hồ sơ hưởng BHXH cũng đóng một vai trò cực kỳ to lớn. Để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho công tác của ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH), ngoài sự đóng góp của đội ngũ viên chức các phòng nghiệp vụ, sự phối kết hợp của BHXH quận, huyện, thị xã thì sự góp sức của những viên chức làm công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH thật không hề nhỏ. Quản lý hồ sơ hưởng BHXH của Ngành chính là nhằm đảm bảo nguồn dữ liệu quan trọng, phản ánh chân thực quá trình hình thành và phát triển của Ngành, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động của Ngành được thông suốt. Hồ sơ hưởng của Ngành được lưu giữ đầy đủ sẽ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng chính là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Như vậy vấn đề quản lý hồ sơ hưởng BHXH có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của BHXH Việt Nam nói chung và BHXH tỉnh, quận, huyện trong cả nước nói riêng, trong đó có BHXH tỉnh Nghệ An. Do vậy, em đã chọn đề tài: “Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại tỉnh Nghệ An giai đoạn 20132015” để thấy được tình hình quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại thị xã Hồng Lĩnh, thấy được những vấn đề còn hạn chế để từ đó đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH. Bài viết dù đã cố gắng rất nhiều nhưng vì trình độ hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Bởi vậy, kính mong thầy cô có những nhận xét và đánh giá để những bài viết sau em hoàn thành tốt hơn. Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trịnh Khánh Chi, người đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn, giúp em hoàn thành bài tiểu luận này. Em xin chân thành cảm ơn

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ASXH: An sinh xã hội BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế NLĐ: Người lao động NSDLĐ: Người sử dụng lao động PHSK: Phục hồi sức khỏe TNLĐ- BNN: Tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: Quản lý hồ sơ tham gia BHXH (2013 – 2015) Bảng 2: Số hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ- BNN, dưỡng sức PHSK (2013 -2015) Bảng 3: Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí (2013- 2015) Bảng 4: Số hồ sơ hưởng chế độ tử tuất giai đoạn 2013-2015 Bảng 5: : Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH lần( 2013- 2015) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 Khái quát chung quản lý hồ sơ hưởng BHXH 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4 Khái niệm BHXH Khái niệm hồ sơ, hồ sơ hưởng BHXH Khái niệm quản lý, quản lý hồ sơ hưởng BHXH Hồ sơ hưởng BHXH Quy trình lưu trữ, quản lý hồ sơ hưởng BHXH Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ hưởng BHXH CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI BHXH TỈNH NGHỆ AN GIAI ĐOẠN 2013-2015 2.1 Giới thiệu chung BHXH tỉnh Nghệ An 2.1.1 Khái quát đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nghệ An 2.1.2 Sơ lược quan BHXH tỉnh Nghệ An 2.2 Các quy phạm pháp luật điều chỉnh quản lý hồ sơ hưởng BHXH 2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An giai đoạn 2013-2015 2.4 Công tác lưu trữ hồ sơ hưởng 2.5 Một số đánh giá công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH tỉnh Nghệ An 2.5.1 Một số kết đạt 2.5.2 Một số mặt hạn chế nguyên nhân CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI BHXH TỈNH NGHỆ AN GIAI ĐOẠN 20132015 3.1 Định hướng phát triển chung BHXH tỉnh Nghệ An 3.2 Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Hiện hầu hết quốc gia, bảo hiểm xã hội coi phận cấu thành hệ thống an sinh xã hội, sách quan trọng quốc gia nước ta Trải qua 40 năm thực sửa đổi bổ sung cho phù hợp với giai đoạn , sách bảo hiểm xã hội dã góp phần to lớn việc đảm bảo đời sống cho người lao dộng gia đình họ, đồng thời góp phần ổn định trị xã hội đất nước, với dó quản lý hồ sơ hưởng BHXH đóng vai trò to lớn Để đảm bảo phục vụ tốt cho công tác ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH), ngồi đóng góp đội ngũ viên chức phòng nghiệp vụ, phối kết hợp BHXH quận, huyện, thị xã góp sức viên chức làm công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH thật không nhỏ Quản lý hồ sơ hưởng BHXH Ngành nhằm đảm bảo nguồn liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Ngành, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động Ngành thông suốt Hồ sơ hưởng Ngành lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Như vấn đề quản lý hồ sơ hưởng BHXH có vai trò quan trọng phát triển BHXH Việt Nam nói chung BHXH tỉnh, quận, huyện nước nói riêng, có BHXH tỉnh Nghệ An Do vậy, em chọn đề tài: “Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tỉnh Nghệ An giai đoạn 2013-2015” để thấy tình hình quản lý hồ sơ hưởng BHXH thị xã Hồng Lĩnh, thấy vấn đề hạn chế để từ đề xuất số kiến nghị giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH Bài viết dù cố gắng nhiều trình độ hiểu biết hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót khiếm khuyết Bởi vậy, kính mong thầy có nhận xét đánh giá để viết sau em hoàn thành tốt Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trịnh Khánh Chi, người tận tình giảng dạy hướng dẫn, giúp em hoàn thành tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn ! Ngoài phần mở đầu kết luận tiểu luận gồm chương: Chương I: Một số lý luận chung quản lý hồ sơ hưởng BHXH Chương II: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An giai đoạn 2013-2015 Chương III: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An giai đoạn 2013-2015 CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 Khái quát chung quản lý hồ sơ hưởng BHXH 1.1.1 Khái niệm BHXH Bảo hiểm xã hội bảo đảm thay bù đắp phần thu nhập cho người lao động họ bị giảm khoản thu nhập từ nghề nghiệp bị giảm khả lao động việc làm rủi ro xã hội thơng qua việc hình thành, sử dụng quỹ tài đóng góp bên tham gia BHXH, nhằm góp phần đảm bảo an tồn đời sống người lao động gia đình họ, đồng thời góp phần bảo đảm an tồn xã hội 1.1.2 Khái niệm hồ sơ, hồ sơ hưởng BHXH Theo định nghĩa từ điển Tiếng Việt thì: “Hồ sơ tập tài liệu, giấy tờ có liên quan với việc, vấn đề hay người, hình thành trình hoạt động quan, tổ chức xã hội hay cá nhân” Với định nghĩa hồ sơ thì: “Hồ sơ hưởng BHXH tổng hợp trình mức độ tham gia BHXH NLĐ, đóng góp NSDLĐ, sở tài liệu gốc lý lịch, hợp đồng lao động hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để quan chức làm lập xác định quyền lợi, chế độ BHXH NLĐ Ngồi đặc tính chung hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có đặc thù riêng sau: -Hồ sơ hưởng BHXH hình thành có phát sinh đối tượng hưởng BHXH -Hồ sơ hưởng BHXH quan có thẩm quyền xác lập dó sở pháp lý để thực chế độ BHXH -Phân oại theo thời gian hồ sơ hưởng BHXH chia thành loại hồ sơ: +Hồ sơ hưởng chế độ thường xuyên( hàng tháng) +Hồ sơ hưởng chê độ lần 1.1.3 Khái niệm quản lý, quản lý hồ sơ hưởng Quản lý khái niệm mang tính trừu tượng cao, có nhiều khái niệm khác thuật ngữ quản lý: Về góc độ xã hội: “Quản lý chức lao động xã hội, bắt nguồn từ tính chất xã hội lao động Theo nghĩa rộng, quản lý hoạt động có mục đích người, quản lý khơng diễn đơn vị, sở, quốc gia mà lan rộng phạm vi tồn cầu nhằm giải vấn đề chung nảy sinh như: dân số, lao động, y tế, mơi trường ” Về góc độ kinh tế: “Quản lý điều khiển, đạo hệ thống hay trình vào quy luật, định luật hay nguyên tắc tương ứng hệ thống hay trình vận động theo ý muốn người quản lý nhằm đạt mục đích định trước” Như , nói: Quản lý tác động có kế hoạch, xếp, tổ chức, huy, điều khiển, hướng dẫn, kiểm tra chủ thể quản lý (cá nhân hay tổ chức) trình xã hội hoạt động người, để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt tới mục đích đề tổ chức với ý chí nhà nước quản lý với chi phí thấp Quản lý hồ sơ hưởng BHXH bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức liên quan đến trình làm việc có đóng BHXH NLĐ liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức 1.2 Hồ sơ hưởng BHXH  Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau Hồ sơ giải hưởng chế độ người lao động ốm đau tai nạn rủi ro mắc bệnh thông thường không thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày nghỉ việc chăm ốm, gồm: 1.1 Sổ bảo hiểm xã hội 1.2 Một giấy tờ sau: a) Giấy viện (bản sao) trường hợp người lao động người lao động điều trị nội trú; b) Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội trường hợp người lao động người lao động điều trị ngoại trú (mẫu số C65-HD) giấy tờ khám chữa bệnh (bản sao), sổ khám chữa bệnh (bản sao) thể đầy đủ thông tin họ tên người mẹ người cha; tên, tuổi con, số ngày cần nghỉ chăm sóc con; c) Bản dịch tiếng Việt chứng thực (bản sao) giấy khám, chữa bệnh sở y tế nước cấp trường hợp khám, chữa bệnh nước Trường hợp người lao động có từ hai trở lên ốm đau mà có thời gian ốm đau khơng trùng giấy tờ nêu điểm bị ốm 1.3 Giấy xác nhận nghỉ việc để chăm sóc ốm (mẫu số 05B-HSB) người sử dụng lao động nơi người lao động nghỉ việc trước (cha mẹ) hưởng hết thời gian theo quy định trường hợp người trước (cha mẹ không làm cho người sử dụng lao động) hưởng hết thời gian theo quy định 1.4 Quyết định (bản sao) cấp có thẩm quyền cử công tác, làm việc, học tập nước trường hợp bị ốm phải nghỉ việc thời gian cử học tập, làm việc, cơng tác nước ngồi Hồ sơ giải hưởng chế độ ốm đau người lao động mắc bệnh cần chữa trị dài ngày, gồm: 2.1 Sổ bảo hiểm xã hội 2.2 Giấy viện (bản sao) thể điều trị bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày thời gian nghỉ việc để điều trị bệnh Đối với trường hợp có thời gian khơng điều trị nội trú phiếu hội chẩn (bản sao) biên hội chẩn (bản sao) bệnh án (bản sao) bệnh viện giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (mẫu số C65-HD), sổ khám chữa bệnh (bản sao) sở y tế có thẩm quyền cấp theo quy định thể điều trị bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày thời gian phải nghỉ việc để điều trị Trường hợp khám chữa bệnh nước ngồi thay dịch tiếng Việt chứng thực (bản sao) giấy khám, chữa bệnh sở y tế nước cấp thể điều trị bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày Nếu bị ốm đau phải nghỉ việc thời gian cử học tập, làm việc nước ngồi có thêm định (bản sao) cấp có thẩm quyền cử học tập, làm việc nước Ngoài quy định Khoản 1, Khoản Điều có thêm Danh sách tốn chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe người sử dụng lao động lập (mẫu số C70a-HD) * Hồ sơ hưởng chế độ thai sản Hồ sơ giải hưởng chế độ thai sản lao động nữ khám thai, lao động nữ bị sảy thai, nạo, hút thai, thai chết lưu người lao động thực biện pháp tránh thai gồm: 1.1 Sổ bảo hiểm xã hội 1.2 Giấy viện (bản sao) giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (mẫu số C65-HD) giấy khám thai (bản sao), sổ khám thai (bản sao) Hồ sơ giải hưởng chế độ thai sản lao động nữ đóng bảo hiểm xã hội sinh con, gồm: 2.1 Sổ bảo hiểm xã hội 2.2 Giấy chứng sinh (bản sao) Giấy khai sinh (bản sao) Nếu sau sinh, chết có thêm Giấy báo tử (bản sao) Giấy chứng tử (bản sao) Đối với trường hợp chết sau sinh mà không cấp giấy tờ thay bệnh án (bản sao) giấy viện người mẹ (bản sao) Hồ sơ giải hưởng chế độ thai sản người lao động đóng bảo hiểm xã hội nhận nuôi nuôi, gồm: 3.1 Sổ bảo hiểm xã hội 3.2 Giấy chứng nhận nuôi nuôi cấp có thẩm quyền (bản sao) Hồ sơ giải hưởng chế độ thai sản trường hợp sau sinh người mẹ chết, người cha người trực tiếp nuôi dưỡng con, gồm: 4.1 Trường hợp cha mẹ tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản, hồ sơ gồm: a) Sổ bảo hiểm xã hội mẹ (để giải trợ cấp lần sinh trợ cấp cho thời gian người mẹ hưởng sống); b) Sổ bảo hiểm xã hội người cha (để giải trợ cấp cho thời gian hưởng người cha sau người mẹ chết); c) Giấy chứng sinh (bản sao) giấy khai sinh (bản sao) con; d) Giấy chứng tử người mẹ (bản sao) 4.2 Trường hợp có người mẹ tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản, hồ sơ gồm: a) Sổ bảo hiểm xã hội người mẹ; b) Giấy chứng sinh (bản sao) giấy khai sinh (bản sao) con; c) Giấy chứng tử người mẹ (bản sao); d) Đơn người cha người trực tiếp nuôi dưỡng (mẫu số 11A-HSB) 4.3 Trường hợp có người cha tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản, hồ sơ gồm: 10  Trích hồ sơ bệnh án thể người lao động bị mắc bệnh nguy hiểm đến tính mạng ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV chuyển sang giai đoạn AIDS bệnh khác theo quy định Bộ Y tế  Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất - Sổ BHXH người đóng BHXH, người bảo lưu thời gian đóng BHXH người chờ đủ Điều kiện tuổi đời để hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng bị chết hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng quan BHXH quản lý người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bị chết - Giấy chứng tử giấy báo tử trích lục khai tử định tuyên bố chết Tòa án có hiệu lực pháp luật - Tờ khai thân nhân theo mẫu số 09A-HSB (bản chính) - Biên Điều tra TNLĐ trường hợp chết TNLĐ; bệnh án Điều trị BNN trường hợp chết BNN - Biên giám định mức suy giảm khả lao động Hội đồng Giám định y khoa thân nhân bị suy giảm khả lao động từ 81% trở lên (bản chính) Giấy xác nhận khuyết tật mức độ đặc biệt nặng (tương đương mức suy giảm khả lao động từ 81% trở lên) 1.3 Quy trình lưu trữ quản lý hồ sơ hưởng - Hồ sơ hưởng BHXH tổ chức lưu trữ theo mơ hình thống từ Trung ương đến địa phương; quản lý phần mềm Quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH Việt Nam; phân loại theo chế độ hưởng lưu trữ hộp đựng hồ sơ, xếp giá Tiêu chuẩn giá, hộp đựng hồ sơ thực theo Công văn số 789/BHXH-CĐCS ngày 8/7/1998 BHXH Việt Nam - Đối với hồ sơ tiếp nhận hàng tháng, Phòng TN-QLHS sau hoàn tất việc kiểm tra chuyển toàn hồ sơ hưởng BHXH vào lưu trữ theo vị trí định vị tự động theo phần mềm BHXH - Đối với hồ sơ lưu trữ trước đây: BHXH tỉnh xây dựng kế hoạch, tổ chức thực việc lưu trữ hồ sơ đối tượng hưởng BHXH theo mơ hình BHXH Việt Nam quy định, hoàn thành trước ngày 31/12/2012 12 1.4 Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ hưởng BHXH - Nên có cách tiếp cận hồ sơ cho nhanh chóng tìm cần - Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu dễ vận hành, khơng, có nhầm lẫn hồ sơ yêu cầu làm chậm trễ việc truy cập -Khi chọn cho hệ thống lưu trữ hồ sơ, cán quản lý cần lưu ý đến tính linh động để mở rộng nhận số lượng lớn hồ sơ cần - Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống chi phí điều hành Tính nén lý quan trọng để bảo đảm hệ thống phù hợp với khoảng trống sẵn có - Phải xem xét tính an toàn chống lại thứ hỏa hoạn hư hỏng hồ sơ bụi, chất bẩn mát, tính an tồn hồ sơ mật Tính phù hợp chung hệ thống điều kiện hoạt động tổ chức xem xét khác -Phải có kiểm sốt để theo dõi tài liệu lấy theo dấu chúng cần Hệ thống nên xác, nghĩa giữ cập nhật hóa việc lưu trữ khơng bị tụt lại phía sau - Xây dựng hệ thống đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an tồn cho tài liệu quan trọng dễ tìm cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn danh mục xếp - Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung 13 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI BHXH TỈNH NGHỆ AN GIAI ĐOẠN 2013-2015 2.1 Giới thiệu chung BHXH tỉnh Nghệ An 2.1.1 Khái quát đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nghệ An Nghệ An tỉnh có diện tích lớn Việt Nam Trung tâm hành tỉnh thành phố Vinh, nằm cách thủ đô Hà Nội 291km phía nam Tỉnh Nghệ An nằm Bắc Trung Bộ, với đủ vùng: thành thị, đồng bằng, ven biển, trung du, miền núi vùng cao Phía Đơng nhìn biển rộng, phía Tây tựa vào dãy Trường Sơn hùng vĩ; Nghệ An tỉnh lớn, chiều dài chiều rộng gần 200 km Đây vùng đất có cấu tạo địa hình, địa chất đa dạng; nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú Với vị trí đại lý tự nhiên thế, Nghệ An trở thành trung tâm kinh tế văn hóa lớn, nghiên tỉnh nghèo cần quan tâm đầu tư phát triển 2.1.2 Sơ lược quan BHXH tỉnh Nghệ An Bảo hiểm xã hội Tỉnh Nghệ An có đại điểm đóng tại: Số – Đường Trường Thi – TP Vinh – Tỉnh Nghệ An Bảo hiểm xã hội Nghệ An: Từ việc làm đến ý tưởng 15 năm xây dựng trưởng thành, Bảo hiểm xã hội Nghệ An (BHXH) làm tròn nhiệm vụ cánh tay trụ cột sách an sinh xã hội Và với phát triển kinh tế, ngành bắt đầu cho trình đồng doanh nghiệp Những ý tưởng cần góp sức để sớm trở thành thực Đồng hành doanh nghiệp 7300 doanh nghiệp, số đủ nói lên khó khăn q trình triển khai cơng tác BHXH khối doanh Đến nay, Nghệ An có 153.160 người tham gia BHXH bắt buộc, 1,7 triệu người tham gia BHYT Thành cơng có phần quan trọng mở rộng độ che phủ BHXH tư đồng hành doanh nghiệp bảo đảm bình đẳng thành phần kinh tế Vượt lên mà người dân chưa thật hiểu BHXH, hoạt động gần gũi chân thành cán ngành giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi nghĩa vụ BHXH Nghệ An đơn vị BHXH nước tiến hành chi trả qua ATM, chi trả nhà mở rộng độ phủ BHXH đến đối 14 tượng người lao động hộ kinh doanh cá thể Không chất lượng phục vụ người dân ngày nâng lên Đầu tiên phải kể đến vận hành chế cửa, cửa liên thông mà BHXH Nghệ An dày công xây dựng suốt 10 năm Rồi hành trình vượt núi băng rừng đến với xa Kỳ Sơn, Tương Dương… gắn kết cán BHXH tỉnh với người lao động, người thụ hưởng chế độ BHXH 2.2 Các quy phạm pháp luật điều chỉnh quản lý hồ sơ hưởng BHXH - Quyết định số 1288/QĐ-BHXH ngày 30/10/2009 ban hành Quy định thành phần hồ sơ, tài liệu đơn vị trực thuộc, tổ chức đảng, đoàn thể quan BHXH Việt Nam thuộc diện np lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quy định áp dụng đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam Trung ương - Quyết định 1525/QĐ-BHXH ngày 25/12/2009 việc ban hành quy định quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ hưởng BHXH 2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An giai đoạn 2013-2015 Kết thực công tác quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bảo hiểm xã hội tỉnh Nghệ An thể qua bảng sau: Bảng 1: Quản lý hồ sơ tham gia BHXH (2013 – 2015) Năm Hồ sơ tham gia 2013 2014 2015 621.02 675.23 732.28 54.218 57.041 60.122 Hồ sơ tham gia (Nguồn: BHXH tỉnh Nghệ An)  Chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, dưỡng sức PHSK Trong năm qua BHXH tỉnh Nghệ An ln hồn thành tốt cơng tác chi trả chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ- BNN, dưỡng sức PHSK cho NLĐ Kết thực chế độ thể qua bảng sau: 15 Bảng 2: Số hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ- BNN, dưỡng sức PHSK (2013 -2015) ( Đơn vị: hồ sơ) Năm Ốm đau 242.377 Thai sản TNLĐ- BNN 2013 Hàng tháng Một lần Dưỡng sức PHSK 2014 2015 250.890 281.256 89.032 91.032 98.223 20.436 21.065 21.890 2.689 2.561 2.502 109.023 121.342 142.389 (Nguồn: BHXH tỉnh Nghệ An) Nhìn vào bảng số liệu ta thấy: + Chế độ ốm đau: số hồ sơ hưởng chế độ ốm đau tương đối cao Số hồ sơ hưởng tăng lên qua năm, cao năm 2015 tăng 12,1% tương ứng 30.366 hồ sơ so với năm 2014 Nguyên nhân năm 2015 có nhiều bệnh dịch như: sốt xuất huyết, sởi… + Chế độ thai sản: Số hồ sơ hưởng thai sản tăng lên qua năm Cụ thể: Năm 2014 tăng 11,3% so với năm 2013 tương ứng tăng 12.319 hồ sơ Năm 2015 tăng 17,35% so với năm 2014 tương ứng tăng 21.047 hồ sơ Sự gia tăng việc thực kế hoạch hóa gia đình k nghiêm ngặt trước, nhiều gia đình sinh thứ trở lên + Chế độ TNLĐ – BNN: Số hồ sơ hưởng chế độ không biến động nhiều qua năm Số hồ sơ hưởng chế độ TNLĐ – BNN lần ít, chủ yếu hồ sơ hưởng hàng tháng Năm 2015 số hồ sơ hưởng trợ cấp tăng 7,11% so với năm 2013 tương ứng tăng 1.454 hồ sơ Số hồ sơ tăng lên hàng năm có xu hướng giảm, ý thức NLĐ tăng lên NSDLĐ ngày quan tâm đến vấn đề bảo hộ lao động an toàn lao động cho NLĐ + Chế độ dưỡng sức PHSK: chế độ cần thiết cho NLĐ bị suy giảm sức khỏe tạm thời ốm đau, thai sản TNLĐ- BNN, NLĐ cần nghỉ việc thời gian định để phục hồi sức khỏe Số lượng hồ sơ hưởng tăng lên qua năm không nhiều, cụ thể năm 2015 tăng 9.700 hồ sơ so với năm 2013 tương ứng 10,89% Nguyên nhân năm gần dịch vụ y tế 16 nâng cao, đội ngũ y bác sĩ đào tạo chuyên sâu, thiết bị vật tư y tế đầu tư hơn, nhiều bệnh lý trị liệu nhanh  Chế độ hưu trí Kết thực chế độ hưu trí giai đoạn 2013 – 2015 BHXH tỉnh Nghệ An thể qua bảng sau: Bảng 3: Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí (2013- 2015) (Đơn vị: hồ sơ) Năm Số hồ sơ hưởng Số hồ sơ hưởng 2013 2014 2015 60.234 62.346 65.378 7.879 9.002 10.090 (Nguồn: BHXH tỉnh Nghệ An) Qua bảng số liệu ta thấy, số lượng hồ sơ hưởng chế độ tương đối lớn tăng dần qua năm từ năm 2013 đến năm 2015 với tốc độ tăng bình quân 4,19%/năm Số hồ sơ hưởng chế độ tăng lên qua năm Năm 2014 số lượng hồ sơ hưởng tăng cao 14,25% so với năm 2013 tương ứng tăng 1.123 hồ sơ, năm 2015 tăng 12,09% so với năm 2013 tương ứng tăng 1.088 hồ sơ Nguyên nhân, hưu trí chế độ dài hạn dân số việt nam bị già hóa, lực lượng lao động bị già hóa theo, số lượng lao động hưu ngày nhiều 17  Chế độ tử tuất Chế độ tử tuất BHXH tỉnh Nghệ An thực qua năm từ 2013 đến 2015 sau: Bảng 4: Số hồ sơ hưởng chế độ tử tuất giai đoạn 2013-2015 (Đơn vị: hồ sơ) Chỉ tiêu NSNN 2013 2015 Hàng tháng 342 358 350 Một lần 232 221 188 9.234 10.089 11.001 101 109 98 89 86 80 5.021 5.128 5.369 Mai táng phí Quỹ BHXH 2014 Hàng tháng Một lần Mai táng phí (Nguồn: BHXH tỉnh Nghệ An) Nhận xét: Cũng giống hưu trí, tử tuất chế độ dài hạn nên số lượng hồ sơ hưởng tăng dần qua năm Số hồ sơ hưởng NSNN đảm nhận lớn hồ sơ hưởng quỹ BHXH Do đối tượng đa phần bố, mẹ trường hợp vợ chồng chiếm nên thời gian hưởng trợ cấp kéo dài, thường từ 10 – 25 năm  Chế độ BHXH lần Kết thực chế độ BHXH lần cho NLĐ thể qua bảng sau: Bảng 5: Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH lần( 2013- 2015) (Đơn vị: hồ sơ) Năm Số hồ sơ hưởng 2013 2014 2015 1.892 2.054 2.228 (Nguồn: BHXH tỉnh Nghệ An) Nhìn vào bảng số liệu ta thấy, số lượng hồ sơ hưởng chế độ tăng lên qua năm từ 2013 đến 2015 với tốc độ tăng trung bình 8,52%/năm Cụ thể năm 18 2014 số hồ sơ hưởng tăng 162 người so với năm 2013 tương ứng tăng 8,56% Năm 2015 tăng 174 hồ sơ so với năm 2014 tương ứng tăng 8,47% 2.4 Công tác lưu trữ hồ sơ hưởng Cơng tác lưu trữ hồ sơ hưởng đóng vai trò vơ quan trọng quan, đơn vị BHXH tỉnh Nghệ An đơn vị có số lượng đối tượng hồ sơ hưởng chế độ BHXH lớn nước, tổng số giá lưu trữ kho 370/420 giá, tương đương với 2000/2509,6 m giá lưu hồ sơ Đặc biệt, số lượng hồ sơ (hs) đưa vào lưu trữ năm sau thường cao năm trước Người làm công tác lưu trữ cần tỉ mỉ việc phân loại, xếp, tra cứu, rút, lục nhằm phục vụ cho nhiều nghiệp vụ khai thác phòng chun mơn, BHXH quận, huyện, thị xã Tuy nhiên, số lượng hồ sơ hưởng BHXH ngày nhiều, nguồn nhân lực phân bổ cho cơng tác lưu trữ tương đối mỏng, trình độ nghiệp vụ lưu trữ hạn chế, phần mềm quản lý chi trả áp dụng loại hồ sơ có đối tượng hưởng BHXH hàng tháng loại hồ sơ thuộc đối tượng hưởng trợ cấp BHXH lần, tờ khai cấp sổ BHXH, hồ sơ thu BHXH,… lưu theo phương pháp thủ công theo dõi danh sách bàn giao Đây vướng mắc khiến cho công tác phân loại, bảo quản, lưu trữ hồ sơ gặp khơng khó khăn 2.5 Một số đánh giá công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH tỉnh Nghệ An 2.5.1 Một số kết đạt - Trong năm trở lại BHXH tỉnh Nghệ An ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao, công tác tuyên truyền phổ biến văn quy định bắt buộc người tham gia BHXH kết hợp với chế tài xử lí vi phạm BHXH giao đến quan đơn vị, quận, phường xã… nên số người tham gia tăng lên tương đối - Cán BHXH tỉnh trau dồi phẩm chất, nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ, tinh thần người tham gia ,thụ hưởng , cơng việc mà phục vụ, quản lý hồ sơ cách ngăn nắp mang lại hiệu cao - Cơ quan BHXH tỉnh bước thực cải cách thủ tục hành cơng tác quản lý giải chế độ sách cho NLĐ thông qua việc áp 19 dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ chế “một cửa liên thơng” đem lại hiệu tích cực; hồ sơ, thủ tục giấy tờ liên quan đến việc tham gia hưởng chế độ bước đơn giản hóa 2.5.2 Một số mặt hạn chế nguyên nhân ● Hạn chế Việc không thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu đơn vị vào lưu trữ quan dẫn đến hạn chế sau: - Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan khơng tập trung vào đầu mối nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản lý phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng cán bộ, công chức quan, Ngành; - Cán bộ, công chức đơn vị khơng có nghiệp vụ lưu trữ nên hồ sơ, tài liệu không xếp, bảo quản cách khoa học, không đáp ứng mục tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài - Mặt khác việc không giao nộp kịp thời hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu chất đống, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng, đồng thời làm cho diện tích làm việc chật đơn vị thêm bề bộn hồ sơ; - Hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác không bàn giao lại cho đơn vị nộp vào lưu trữ quan; - Do không thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ đơn vị nên lưu trữ quan khó khăn việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Quốc gia theo quy định ● Nguyên nhân Theo quy định: hồ sơ, tài liệu đơn vị sau giải xong để lại đơn vị năm, sau giao nộp vào lưu trữ quan Tuy nhiên đơn vị chưa thực nghiêm quy định Hầu hồ sơ, tài liệu đơn vị chức đơn vị tự quản lý Một số đơn vị thực nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan chưa giao nộp hết hồ sơ, tài liệu hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị Tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ, chủ yếu giao nộp theo 20 bó, gói, cặp thùng tơn, ảnh hưởng đến chất lượng giá trị tài liệu lưu trữ Tại BHXH tỉnh, kho bảo quản tài liệu chưa bố trí hợp lý, diện tích kho nhỏ hẹp, phân tán, chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực tốt; số loại tài liệu hết giá trị chưa đưa xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán làm công tác lưu trữ thiếu yếu chun mơn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử; số BHXH tỉnh chưa thực đầy đủ chế độ, sách cán làm công tác lưu trữ theo quy định 21 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI BHXH TỈNH NGHỆ AN GIAI ĐOẠN 2013-2015 3.1 Định hướng phát triển chung BHXH tỉnh Nghệ An Trong tiến trình đổi mới, hướng tới mục tiêu “dân giầu nước mạnh, xã hội công dân chủ văn minh”, trước yêu cầu nghiệp Cơng nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, để thực tốt công tác BHXH BHYT đáp ứng yêu cầu đời sống xã hội BHXH tỉnh xác định rõ định hướng phát triển năm tới sau: Tiếp tục phát huy kết đạt công tác thực sách BHXH đưa sách gắn liền với sống NLĐ Tích cực tìm biện pháp hạn chế khó khăn, giải đáp thắc mắc người tham gia Hoàn thành xuất sắc mục tiêu đề Không ngừng nâng cao hiệu quản lý, sửa đổi bổ sung hoàn thiện nghiệp vụ, đề xuất với BHXH Việt Nam xây dựng toàn kiện máy đáp ứng nhu cầu khối lượng công việc Nâng cao chất lượng hoạt động máy làm việc quản lý, nâng cao trách nhiệm lực nghề nghiệp toàn cán nhân viên viên chức toàn đơn vị với lĩnh vững vàng, có lực chuyên môn vững vàng để thật cán công chức mẫu mực, tận tụy phục vụ nhân dân, tiến hành cải cách thủ tục hành cho tinh giản thuận tiện nhanh chóng Kiểm tra theo dõi quản lý chặt chẽ đơn vị tham gia người tham gia, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia Ứng dụng có hiệu cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý BHXH, đảm bảo thu thu đủ thu có hiệu quả, chi trả kịp thời an tồn cho chế độ BHXH BHYT… góp phần đảm bảo ASXH địa bàn 22 3.2 Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An Để cơng tác quản lý hồ sơ Ngành nói chung, quan BHXH tỉnh Nghệ An nói riêng bước vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày lớn mạnh Ngành, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Ngành, cần tập trung thực số giải pháp sau: Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ để nâng cao nhận thức công tác cán bộ, công chức, viên chức BHXH tỉnh Thứ hai, cán quản lý hồ sơ cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ BHXH tỉnh cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán quản lý hồ sơ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán quản lý hồ sơ Ngược lại, cán làm công tác quản lý hồ sơ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác quản lý hồ sơ Trước mắt, tập trung vào văn như: Quy định công tác lưu trữ quan; văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; văn quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Thứ tư, bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn từ Trung ương đến địa phương Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ Thứ năm, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Ngành; tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết; Thứ sáu, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu 23 lưu trữ, góp phần xây dựng hành đại, thúc đẩy nghiệp thực BHXH người lao động, BHYT toàn dân BHXH tỉnh 24 KẾT LUẬN Bảo hiểm xã hội từ lâu trở thành phận quan trọng hệ thống sách xã hội Đảng Nhà nước Ngày BHXH có ý nghĩa quan trọng liên quan trực tiếp đến việc ổn định đời sống hàng triệu NLĐ gia đình họ trường hợp ốm đau, thai sản, TNLĐ ổn định phát triển kinh tế đất nước Hiểu tầm quan trọng đó, ta có nhìn bao quát ý nghĩa hoạt động quản lý hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh Nghệ An Trong giai đoạn này, công tác quản lý hồ sơ hưởng tỉnh bên cạnh thành tựu đạt nhiều hạn chế tồn tại, kết chưa đạt mong muốn Những bất cập tồn cơng tác quản lý hồ sơ hưởng cần giải để hệ thống BHXH tỉnh hoạt động hiệu Tuy nhiên để giải vấn đề bất cập khơng phải đơn giản Nhưng với nỗ lực BHXH tỉnh Nghệ An, hy vọng thời gian tới công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH tỉnh đạt kết tốt hơn, khơng góp phần đảm bảo quyền lợi cho NLĐ mà đóng góp cho phát triển kinh tế- xã hội tỉnh 25 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kết công tác BHXH BHXH tỉnh Nghệ An năm 2013,2014,2015 BHXH Việt Nam 2007 Hệ thống văn BHXH văn có liên quan đến BHXH qua năm Luật BHXH số 71/2006/QH 11 ngày 29/06/2006 Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam Trang web: http://www.bhxh.org.vn ... lý hồ sơ hưởng BHXH Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ hưởng BHXH CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI BHXH TỈNH NGHỆ AN GIAI ĐOẠN 2013- 2015 2.1 Giới thiệu chung BHXH tỉnh. .. chung quản lý hồ sơ hưởng BHXH 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4 Khái niệm BHXH Khái niệm hồ sơ, hồ sơ hưởng BHXH Khái niệm quản lý, quản lý hồ sơ hưởng BHXH Hồ sơ hưởng BHXH Quy trình lưu trữ, quản lý. .. II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI BHXH TỈNH NGHỆ AN GIAI ĐOẠN 2013- 2015 2.1 Giới thiệu chung BHXH tỉnh Nghệ An 2.1.1 Khái quát đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nghệ An Nghệ An tỉnh