PHÂN TÍCH CÔNG TÁC THU HÚT, TUYỂN DỤNG VÀ DUY TRÌ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ

xi DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1 Bảng Hệ Số Lương Viên Chức Chuyên Môn, Nghiệp Vụ, Thừa Hành, Phục Vụ của Công ty Phụ Lục 2 Bảng Câu Hỏi EQ Phỏng Vấn Tuyển Dụng Của Công Ty Phụ Lục 3 Phiếu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Người hướng dẫn: Th.S Phạm Thị Nhiên

Thành phố Hồ Chí Minh

Tháng 6/2012

Hội đồng chấm cáo báo khóa luận tốt nghiệp đại học Khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Phân tích công tác thu hút tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế” do Bùi Thị Trúc Lan, sinh viên khóa 34, ngành Quản Trị Kinh Doanh tổng hợp, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _

Th.S Phạm Thị Nhiên Người hướng dẫn, (Chữ ký)

LỜI CẢM TẠ

Lời cảm ơn đầu tiên cho phép tôi được nói là với cha mẹ Những người đã sinh thành, nuôi dưỡng, chăm lo dạy bảo tôi từ khi còn bé cho đến lúc trưởng thành “Con xin cảm ơn ba mẹ đã động viên con trong thời gian qua, giúp con nỗ lực hơn và tạo mọi điều kiện để con có thể hoàn thành tốt khóa luận này”

Lời cảm thứ hai tôi xin gửi đến các Thầy Cô của Trường Đại Học Nông Lâm TP.HCM đặc biệt là các giảng viên ở khoa Kinh Tế, những người đã không ngừng đưa

ra những phương pháp giảng dạy tiên tiến để sinh viên chúng tôi có thể tiếp thu cũng như ứng dụng được những kiến thức ấy vào Khóa Luận Tốt Nghiệp của mình và sau này có thể áp dụng tốt những kiến thức đó vào trong thực tế

Trải qua hơn ba tháng làm việc miệt mài và nghiêm túc, giờ đây Khóa Luận Tốt Nghiệp của tôi đã được hoàn tất Để tôi có thể hoàn thành khóa luận này thì cho tôi xin cảm ơn giảng viên Phạm Thị Nhiên, Cô đã luôn tận tình hướng dẫn và sửa chữa những sai sót từ khi khóa luận còn là một đề cương chi tiết cho đến khi hoàn chỉnh Đồng thời

Cô cũng đã đưa ra những ý kiến đóng góp để giúp tôi có những định hướng đúng đắn

về bài khóa luận của mình Tôi xin gửi đến Cô lời cảm ơn chân thành và sâu sắc từ tận đáy lòng mình

Cuối cùng, tôi cũng mong muốn bày tỏ lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các Cô Chú và các Anh Chị ở các phòng ban thuộc Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu công tác tuyển dụng và duy trì nhân lực thực tế của công ty cũng như việc thu thập những số liệu cần thiết

Sinh viên Bùi Thị Trúc Lan

NỘI DUNG TÓM TẮT

BÙI THỊ TRÚC LAN Tháng 07 năm 2012 “Phân tích công tác thu hút tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực của Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc tê”

BUI THI TRUC LAN July 2012 “Analysis Recruitment and Retention Employee Task At International Logistics Joint Stock Company”

Khóa luận thực hiện việc tìm hiểu về tình hình nhân sự của Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế Sau đó tiến hành phân tích tình hình thu hút tuyển dụng, công tác duy trì động viên nhân viên và các yếu tố ảnh hưởng đến thu hút tuyển dụng và duy trì Đồng thời khóa luận thực hiện khảo sát ý kiến của nhân viên về mức

độ thõa mãn chính sách nhân sự của công ty Thông qua đó, khóa luận đã đưa ra

những nhận xét, phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực của công ty

v

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT viii 

DANH MỤC CÁC BẢNG ix 

DANH MỤC CÁC HÌNH x 

DANH MỤC PHỤ LỤC xi 

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1 

1.1 Đặt vấn đề 1 

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2 

1.2.1 Mục tiêu chung 2 

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2 

1.3 Phạm vi nghiên cứu 2 

1.4 Cấu trúc khóa luận 2 

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 4 

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế 4 

2.1.1 Căn cứ pháp lý của công ty 4 

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 7 

2.2 Một số qui trình đặc trưng của công ty 10 

2.2.1 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng nhập 10 

2.2.2 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng xuất 11 

2.2.3 Qui trình xử lý chứng từ hàng nhập khẩu 13 

2.3 Những thành tựu đạt được trong thời gian qua 15 

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 17 

3.1 Các khái niệm về quản trị nguồn nhân lực 17 

3.1.1 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực 17 

3.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực 18 

3.2 Thu hút và tuyển dụng nguồn nhân lực 20 

3.2.1 Thu hút nguồn nhân lực 20 

3.2.2 Tuyển dụng nguồn nhân lực 22 

3.3 Duy trì nguồn nhân lực 25 

vi

3.3.1 Duy trì nguồn nhân lực 25 

3.3.2 Các hình thức động viên 26 

3.3.3 Biện pháp giữ chân những nhân viên giỏi trong ngành dịch vụ 31 

3.4 Cơ sở lý thuyết 33 

3.5 Phương pháp nghiên cứu 36 

3.5.1 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu 36 

3.5.2 Phương pháp phân tích 36 

3.5.3 Các chỉ tiêu dùng để phân tích trong khóa luận 37 

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 39 

4.1 Tồng quan về tình hình nhân sự của Công ty 39 

4.1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2008 - 2011 39 

4.1.2 Tình hình phân bố nhân sự tại các phòng ban của công ty qua 3 năm 41 

4.1.3 Phân tích tình hình nhân sự chung của công ty 42 

4.1.4 Phân tích cơ cấu nhân viên theo thâm niên làm việc năm 2011 43 

4.1.5 Tình hình biến động nhân sự của công ty năm 2009 – 2011 44 

4.1.6 Chi phí đầu tư trang thiết bị của công ty qua 3 năm 45 

4.1.7 Kế hoạch phát triển nhân sự của công ty trong thời gian tới 45 

4.2 Phân tích qui trình tuyển dụng 46 

4.2.1 Qui trình tuyển dụng của công ty 46 

4.2.2 Thực trạng của công tác tuyển dụng tại công ty 49 

4.3 Phân tích thực trạng công tác duy trì nguồn nhân lực tại công Ty 52 

4.3.1 Động viên tài chính 53 

4.3.2 Động viên phi tài chính 61 

4.4 Hiệu quả của hoạt động thu hút và duy trì nguồn nhân lực 66 

4.5 Giải pháp 69 

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74 

5.1 Kết luận 74 

5.2 Kiến nghị 75 

5.2.1 Đối với công ty 75 

vii

5.2.2 Đối với Nhà Nước 75 

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 

PHỤ LỤC  

viii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

A/N (Arrival notice) Giấy báo nhận hàng

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

Cargo Manifest Bảng kiệt kê chi tiết hàng hóa

CFS (Container Freight Station) Phí xếp hàng lẻ vào kho

Commercial Contract Hợp đồng thương mại

D/N (Debit Note) Công nợ phải trả cho đại lý/ hãng tàu

D/O (Delivery Order) Lệnh giao hàng

FCL (Full Container Load) Hàng nguyên container

HB/L (House Bill Loading) Vận đơn do đại lý phát hành

LCL (Less than Container Load) Hàng lẻ

MB/L (Master Bill Loading) Vận đơn do nhà vận chuyển phát hành

NNL Nguồn nhân lực

P.O.D (Proof of Delivery) Bằng chứng giao hàng

S/A (Shipping Advice) Giấy thông báo hàng nhập

S/I (Shipping Ínstruction) Hướng dẫn làm hàng

SL Số lượng

Telex Release/ Surrendered Điều kiện giao hàng

VFC (Vietnam Fumigation Company) Công ty hun trùng Việt Nam

ix

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 4.1 Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Giai Đoạn 2008 – 2011 41

Bảng 4.2 Tình Hình Nhân Sự Của Công Ty Qua 3 Năm 42

Bảng 4.3 Phân Tích Tổng Hợp Tình Hình Nhân Sự Của Công Ty 43

Bảng 4.4 Cơ Cấu Nhân Viên Trong Công Tytheo Thâm Niên Làm

Bảng 4.5 Tình Hình Biến Động Nhân Sự Qua 3 Năm 45

Bảng 4.6 Chi Phí Đầu Tư Trang Thiết Bị Của Công Ty 46

Bảng 4.7 Bảng Kết Hợp Mức Độ Tìm Thấy Thông Tin Tuyển Dụng Và

Bảng 4.8 Bảng Biểu Hiện Số Lao Động Tuyển Mới Của Công Ty qua 3 Năm 51

Bảng 4.9 Bảng Kết Hợp Giữa Hình Thức Thử Việc Và Mức Độ Bắt

Kịp Công Việc 52 Bảng 4.10 Bảng Lương Cơ Bản Của Công Ty Năm 2011 54

Bảng 4.11 Bảng Lương Chức Vụ Quản Lý Của Công Ty 56

Bảng 4.13 Bảng Kết Hợp Mức Độ Thích Khóa Đào Tạo Và Mức Độ

Bảng 4.14 Bảng Tổng Hợp Về Môi Trường Làm Việc Của Công Ty 65

Bảng 4.15 Chi Phí Hoạt Động Tuyển Dụng Của Công Ty 67

Bảng 4.16 Bảng Hiệu Quả Hiệu Quả Hoạt Động Sử Dụng Nguồn Nhân Lực 68

Bảng 4.17 Bảng Dự Báo Giá Trị Xuất Nhập Khẩu ở Việt Nam

Bảng 4.18 Mức Lương Binhg Quân Điều Chỉnh Tăng Thêm cho Nhân Viên 71

Bảng 4.19 Mức Lương Doanh Thu Tăng Thêm cho Nhân Viên Kinh Doanh 72

Bảng 4.20 Mức Lương Doanh Thu Tăng Thêm Cho Nhân Viên

Bảng 4.21 Bảng Chi Phí Thực Hiện Khóa Đào Tạo Cho Nhân Viên

x

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.2 Sơ Đồ Qui Trình Xử Lý Chứng Từ Hàng Nhập 14

Hình 3.1 Quá Trình Tuyển Dụng Nhân Sự 23

Hình 3.2 Sơ Đồ Các Yếu Tố Của Chương Trình Lương Bỗng Và Đãi Ngộ 27

Hình 3.4 Ý Nghĩa Của Tháp Maslow Trong Thực Tế 36

Hình 4.1 Sơ Đồ Qui Trình Tuyển Dụng 48

Hình 4.2 Biểu Đồ Đánh Giá Mức Độ Tìm Thấy Thông Tin Tuyển Dụng 50

Hình 4.3 Đánh Giá Mức Độ Hấp Dẫn Đối Với Công Việc Của Nhân Viên 52

Hình 4.4 Biểu Đồ Thể Hiện Thời Gian Thanh Toán Lương Của Công Ty 57

Hình 4.5 Biểu Đồ Thể Hiện Hình Thức Thưởng Mà Nhân Viên Cho

Là Phù Hợp 59 Hình 4.6 Biểu Đồ Thể Hiện Mức Độ Thõa Mãn Về Chính Sách

Trợ Cấp Đãi Ngộ 61 Hình 4.7 Biểu Đồ Thể Hiện Cơ Cấu Đào Tạo Của Công Ty 63

Hình 4.8 Biểu Đồ Thể Hiện Cơ Hội Thăng Tiến Của Công Ty 64

Hình 4.9 Biểu Đồ Thể Hiện Cơ Cấu Đánh Giá Kết Quả Thực Hiện

Công Việc 65

xi

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Bảng Hệ Số Lương Viên Chức Chuyên Môn, Nghiệp Vụ, Thừa Hành, Phục

Vụ của Công ty

Phụ Lục 2 Bảng Câu Hỏi EQ Phỏng Vấn Tuyển Dụng Của Công Ty

Phụ Lục 3 Phiếu Đánh Giá Quá Trình Thử Việc

Phụ Lục 4 Cách Tính Lương Doanh Thu Đối Với Từng Chức Danh

Phụ Lục 5 Các Tiêu Chuẩn Chung Cho Tiền Thưởng Hàng Tháng

Phụ lục 6 Bảng Phụ Cấp Giữ Chức Vụ Trưởng Phòng và Phó Phòng Trong Công Ty Phụ lục 7 Phiếu Thăm Dò Về Mức Độ Thõa Mãn Của Nhân Viên Về Chính Sách Nhân Sự Của Nhân Viên Trong Công Ty

Một số hình ảnh về Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế

Nguồn nhân lực là tài sản xác định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, thậm chí hơn cả công nghệ và các tài sản hữu hình.Trong đó tuyển dụng và duy trì nhân lực, đặc biệt là nhân lực chủ chốt được xem như vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp Các chuyên gia nhân sự ước tính, một lần tuyển dụng thất bại sẽ làm cho công ty tổn thất một khoảng chi phí từ 3 đến 6 lần trên tổng doanh nhập hàng năm của nhân viên

đó Chi phí này bao gồm các khoản chi phí và thời gian tuyển dụng và đào tạo cũng như những thiệt hại trong quá trình tìm người thay thế Thay đổi gần đây về môi trường kinh doanh đã dẫn đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phục vụ đắc lực hơn trong việc hỗ trợ tổ chức duy trì được vị thế cạnh tranh và chuẩn bị cho tương lai Để có thể đứng vững và phát triển trong môi trường này ngoài những chức năng như đào tạo, thúc đẩy văn hóa học tập liên tục thì cần có chính sách thu hút tuyển dụng

và duy trì hợp lý

Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế là một doanh nghiệp

chuyên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Logistics, do vậy đội ngũ lao động có trình

độ chuyên môn cao và phẩm chất tốt luôn là vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm tìm kiếm Để thực hiện được chiến lược nhân sự đó là cả một quá trình tư duy nghiên cứu,

2

đầu tư nhằm kiến tạo, duy trì và phát triển Xuất phát từ những thực tế trên đồng thời được sự hướng dẫn của giáo viên kết hợp với kiến tức tôi có được trong suốt quá trình

học tập tại trường, tôi đã quyết định chọn đề tài “Phân Tích Công Tác Thu Hút

Tuyển Dụng và Duy Trì Nguồn Nhân Lực tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế” làm đề tài tốt nghiệp cho mình với mong muốn giúp công ty có cái

nhìn tổng quát về thực trạng công tác thu hút, tuyển chọn và duy trì nguồn nhân lực của mình từ đó sẽ có giải pháp nhằm hoàn thiện công tác nhân sự của công ty trong thời gian tới

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu tình hình nhân sự tại Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế

Phân tích công tác thu hút, tuyển dụng, bố trí nhân sự tại công ty

Phân tích công tác duy trì nguồn nhân lực

Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng, duy trì nguồn nhân lực

Hiệu quả công tác tuyển dụng và duy trì

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Quản trị nhân sự tại công ty

1.4 Cấu trúc khóa luận

Luận văn gồm 5 chương:

Chương 1 là chương mở đầu nêu lên ý nghĩa lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên

cứu chủ yếu, phạm vi được nghiên cứu và cấu trúc khóa luận

3

Chương 2 nói về tổng quan tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Bao

gồm tổng quan các tài liệu nghiên cứu trước đây và tổng quan về Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế

Chương 3 nêu lên cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu Đồng thời chương

này sẽ đề cập tới lý thuyết về quản trị nhân sự có liên quan đến vấn đề nghiên cứu và các phương pháp sẽ được sử dụng để thực hiện đánh giá phân tích vấn đề

Chương 4 là kết quả và thảo luận, đây là chương quan trọng nhất của luận văn

Áp dụng lý thuyết của chương 3 để tiến hành phân tích đánh giá về việc thu hút tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực của công ty, đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công tác thu hút tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực đạt hiệu quả tốt hơn trong thời gian tới

Chương 5 là chương kết luận và kiến nghị, nêu lên kết luận tổng quát và kết quả

nghiên cứu cuối cùng đưa ra những kiến nghị đối với Công ty và Nhà nước

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế

2.1.1 Căn cứ pháp lý của công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ

Tên giao dịch quốc tế: INTERNATIONAL LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: INTERLOGISTICS JSC

Trụ sở chính: Tầng 5 Tòa nhà Cảng Sài Gòn, Số 03 Đường Nguyễn Tất Thành, Phường 12, Quận 04, TP.HCM

Điện thoại: (84.8) 39 435 899 Fax: (84.8) 39435898

Website: www.interlogistics.com.vn Email: info@interlogistics.com.vn

Tài khoản VND: 2000 1485 1084198

Tài khoản USD: 2000 1485 1084200 tại ngân hàng Eximbank

Mã số thuế: 0303957341

Logo công ty:

Lĩnh vực hoạt động: thực hiện tất cả các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa trong và ngoài nước như: logistics, dịch vụ hải quan, chứng từ, gom hàng LCL, sea freight, air freight, đóng kiện, vận chuyển hành hóa, kho bãi Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty CP Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế (Interlogistics) được thành lập khi tách ra từ hệ thống Interlink Group chuyên kinh doanh về các lĩnh vực vận chuyển hàng hóa đa quốc gia Trong bối cảnh tình hình kinh doanh thuận lợi và thương mại quốc tế phát triển, nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và nội địa ở Việt Nam trong những năm gần đây gia tăng, để hoạt động kinh doanh được chủ động hơn, năm

5

2005 Công Ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế ra đời Công ty có nguồn vốn kinh doanh là 100% vốn trong nước với các quyền hạn như:

Là một đơn vị hạch toán độc lập

Có tư cách pháp nhân đầy đủ

Được sử dụng con dấu riêng

Chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính, tổ chức nhận sự độc lập

Được thành lập từ năm 2005 đến nay Interlogistics đã trở thành một thương hiệu lớn mạnh, được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trong nước Interlogistics hiện nay đã có chi nhánh văn phòng tại hai miền trên đất nước: Hà Nội và Hồ Chí Minh Trong đó, trụ sở chính là Interlogistics đặt tại Hồ Chí Minh

Cơ sở vật chất :

Mục tiêu của Interlogistics là luôn cố gắng đem lại cho khách hàng những dịch

vụ có giá trị thực sự, tạo lập bằng sự thông hiểu về thị trường nội địa kết hợp với sự tinh thông về nghiệp vụ quốc tế Và bằng chứng rõ ràng nhất về sự quan tâm đến khách hàng là sự đầu tư mạnh mẽ vào kho bãi, đội xe nâng hàng, đội xe container, sự đầu tư về công nghệ thông tin, về đào tạo nhân viên, về các trang thiết bị Trong đó, xe nâng có 2 chiếc, xe bán tải 4 chiếc, xe đầu kéo container 3 chiếc, rơ-mooc (20’ và 40’)

Tự tạo nguồn vốn cho kinh doanh và dịch vụ của công ty, bảo đảm trang thiết

bị, đổi mới trang thiết bị, mở rộng các hoạt động kinh doanh của mình, đảm bảo việc hạch toán kinh tế tự trang trải nợ đã vay và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

Công ty hoạt động với ngành nghề kinh doanh: dịch vụ giao nhận, bốc dỡ hàng hóa, môi giới vận tải, đại lý tàu biển, môi giới hàng hải, làm thủ tục hải quan, dịch vụ chứng từ, bảo hiểm hàng hóa thương mại, cho thuê kho, đại lý giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước, làm các dịch vụ có liên quan đến ngành vận tải…

Kinh doanh một số loại hàng hóa

Được yêu cầu cơ quan pháp luật, quản lý Nhà Nước, công ty bảo vệ đảm nhiệm các quyền lợi cũng như nhiệm vụ cần thiết để công ty hoạt động có hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ của Nhà Nước theo luật định

Trừ trường hợp bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tham gia vào một khâu hay thủ tục nào, chứng từ nào đó, Công ty Interlogistics sẽ luôn thay mặt khách hàng lo liệu toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng

b) Nhiệm vụ

Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp giấy phép và chấp hành đầy đủ chế độ do pháp luật quy định về hoạt động kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, thuế, tài chính, lao động – tiền lương

Xây dựng và tổ chức kế hoạch kinh doanh nhằm đi đúng mục đích và nội dung hoạt động của công ty

Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nói riêng, hợp tác hiệu quả với các công

ty trong ngành nói chung nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

Quản lý, sử dụng vốn hiệu quả, Giám đốc công ty có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty, làm đầy đủ các thủ tục kinh doanh

Mở rộng thị trường trong và ngoài nước, mở rộng quy mô kinh doanh, tích cực thâm nhập thị trường mới, tiềm năng Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ được các mối quan hệ kinh doanh lâu dài, nhằm tạo tiền đề đưa công ty phát triển đi lên

Chịu trách nhiệm trước Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và trước khách hàng về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp

Báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo, công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty

7

Tuân thủ mọi quy định pháp luật của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và các điều ước Quốc Tế mà nhà nước Việt Nam chính thức tham gia và công nhận

Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng ngoại thương cũng như các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động của công ty

Thực hiện đúng chế độ và quy định về quản lý vốn, quản lý ngoại hối, tài sản,

kế toán, hạch toán và các chế độ khác do Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam quy định

Quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty theo chính sách hiện hành của Nhà nước Thực hiện các chế độ về lương, thưởng đồng thời cam kết sử dụng lao động theo đúng bộ luật lao động hiện hành, đảm bảo công tác bảo hộ an toàn lao động cho người lao động tại Công ty

Thường xuyên tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, hổ trợ chi phí phụ cấp, chăm sóc đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên

Tất cả những chức năng và nhiệm vụ được nêu trên nhằm giúp công ty đạt được những mục tiêu cụ thể và cơ bản sau: Mở rộng thị trường, phát triển thêm hệ thống đại

lý

Giữ mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu, tằng cường ký thêm hợp đồng làm đại lý với hãng tàu

Phát triển dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không

Phát triển dịch vụ vận chuyển hàng nội địa

Trang thiết bị cho hệ thống lưu giữ, bảo quản

Phát triển thêm dịch vụ kéo container

Đào tạo và củng cố nguồn nhân lực thêm chuyên nghiệp

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

a) Phòng kinh doanh

Giữ vai trò quan trọng là nơi tìm kiếm khai thác cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng Thiết lập các mối quan hệ với các hãng tàu trong và ngoài nước Tiếp cận nghiên cứu thị trường, làm công tác thương mại chào bán dịch vụ của công ty cho khách hàng Cung cấp giá cả cạnh tranh phù hợp với nhu cầu và sự biến động của thị trường Phòng kinh doanh bao gồm:

Phòng kinh doanh nhập: dịch vụ hỗ trợ hoạt động nhập khẩu

Phòng kinh doanh xuất: dịch vụ hỗ trợ hoạt động xuất khẩu

Phòng kinh doanh nội địa: dịch vụ hỗ trợ hoạt động vận chuyển hàng trong nước

b) Phòng chứng từ: chia làm 3 bộ phận

- Bộ phận chuyên phụ trách về các hàng hóa xuất khẩu

- Bộ phận chuyên phụ trách về các hàng hóa nhập khẩu

- Bộ phận chuyên phụ trách khai hải quan cho hàng nhập và xuất

Là nơi lưu trữ các dữ liệu thông tin chứng từ của khách hàng

Phối hợp với phòng kế toán khi phát sinh các nghiệp vụ cần thiết

c) Phòng kế toán

Quản lý nguồn vốn sử dụng có hiệu quả, cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ

và nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty Báo cáo chính xác số liệu và lập báo cáo tài chính hàng tháng báo cáo cho giám đốc cũng như hội đông quản trị

Ngoài ra còn đảm nhận việc chi tạm ứng cho các nhân viên giao nhận đi làm hàng, lấy các chứng từ cần thiết

d) Phòng marketing tổng hợp

Marketing

Tìm hiểu nhu cầu thị trường để đề ra những chiến lược quảng bá kịp thời

Phối hợp với phòng kinh doanh trong việc giao dịch với khách hàng nhằm mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh

Tìm hiểu khách hàng trong và ngoài nước cho công ty

Chăm sóc khách hàng

Nhân sự

Thực hiện các công việc hành chánh văn phòng

Thực hiện các hoạt động thu hút, tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực

Nhân viên quản trị mạng

Kiểm tra, duy trì hoạt động hữu hiệu của hệ thống mạng máy tính nội bộ

e) Đội xe

Bảo quản và duy trì hoạt động các tài sản lớn của công ty như: xe nâng, xe container, xe rơ-mooc

9

Thường xuyên kiểm tra sự vận hành và bảo trì xe của công ty

Liên hệ với các nhà thầu phụ

Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc đội xe bằng thiết bị định vị từ xa

Điều xe tải và xe kéo container

Đóng gói hàng hóa

Bảo quản và lưu kho hàng hóa

f) Phòng dự án

Chủ động đề xuất dự án kinh doanh cho Ban Giám Đốc

Thực hiện các dự án phát sinh hỗ trợ cho các phòng ban

Lập kế hoạch chi tiết trong suốt quá trình của dự án

Hỗ trợ các phòng ban trong thực hiện các dự án

Theo dõi, giám sát, đôn đốc, kiểm tra trong và sau khi thực hiện các dự án Lưu trữ hồ sơ, chứng từ tài liệu liên quan đến các dự án của công ty

g) Phòng phát triển đại lý

Tìm và tạo mối quan hệ với đại lý nước ngoài

Thương lượng, đàm phán với các đại lý về các điều kiện: giá cả, thời gian vận chuyển, chất lượng các dịch vụ

Hỗ trợ cho phòng kinh doanh trong việc duy trì và tìm kiếm khách hàng mới Tổng hợp báo cáo tình hình đại lý nước ngoài cho Giám đốc

h) Phòng chăm sóc khách hàng:

Hỗ trợ phòng kinh doanh, hiện trường và chứng từ sau khi thực hiện giao dịch Giải quyết các khiếu nại phát sinh sau giao dịch

Thường xuyên liên lạc hỏi thăm khách hàng lâu năm, thường xuyên

Lập bảng báo cáo và thống kê tình hình khách hàng với các phòng ban liên quan

i) Phòng coloader

Tìm hiểu về giá cả thị trường

Làm việc với các nhà giao nhận vận tải khác để trao đổi hàng hóa khi đóng container

Book cước theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh

Thực hiện đề nghị cước vận chuyển với các hãng tàu

Hình 2.1 Sơ Đồ Tổ Chức của công Ty

Nguồn: Phòng Marketing tổng hợp Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong tất cả hoạt động của công ty

2.2 Một số qui trình đặc trưng của công ty

Bước 3: Bộ phận Coloader

Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng trước ngày tàu vào một ngày, chậm nhất là ngay ngày tàu vào

11

Bước 4: Bộ phận hiện trường

Khi nhận lệnh ở hãng tàu phải mang theo giấy giới thiệu trong trường hợp có giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu (vận đơn gốc nhận được từ đại lý nước ngoài gửi bằng đường chuyển phát nhanh)

Đóng phí D/O, vệ sinh cont cho hãng tàu đối với hàng FCL

Trong trường hợp là hàng LCL thì phải trả phí CFS cho Coloader

Bước 5: Bộ phận chứng từ và hiện trường

Chuẩn bị D/O giao cho khách gồm lệnh của hãng tàu/ lệnh coloader

Yêu cầu khách xuất trình Bill gốc và giấy giới thiệu khi nhận hành nếu giao hàng bằng Bill Surrender thì không cần Bill gốc

Yêu cầu khách hàng kí nhận lên lệnh giao hàng và lưu lại tờ lệnh đó để làm P.O.D

Gửi P.O.D cho đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định để đại lý biết là lô hàng

đó đã được giao

Thu phí D/O, CFS và vệ sinh container (nếu có)

2.2.2 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng xuất

Bước 1: Kí hợp đồng dịch vụ

Sau khi nhận được yêu cầu từ công ty khách hàng, nhân viên kinh doanh của công ty Interlogicstics sẽ liên lạc với công ty khách hàng để làm rõ các vấn đề như: loại hàng, quy cách, phẩm chất, lượng hàng, tuyến đường vận chuyển: nơi đi, nơi đến, nơi giao hàng… , cước phí vận chuyển và các chứng từ yêu cầu (nếu có) như giấy chứng nhận xuất xứ, hun trùng, kiểm dịch …

Sau khi xem xét và thỏa thuận các vấn đề về hàng hóa và dịch vụ, hai bên tiến hàng kí hợp đồng cung cấp dịch vụ

Bước 2: Đặt tàu

Chủ hàng sẽ fax hợp đồng mà công ty đã kí với đối tác sang cho Interlogicstics, trên hợp đồng thể hiện đầy đủ: Tên nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, tên hàng, số lượng, chất lượng hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán

Nhân viên phòng kinh doanh hàng xuất viết Shipping Instruction (S/I) gửi sang phòng Coloader – phòng này phụ trách việc liên hệ với hãng tàu để tham khảo giá cước và lấy giấy đặt chỗ (booking) Phòng Coloader fax các thông tin về hàng hóa: tên

hàng, quy cách đóng gói, cảng bốc, cảng dỡ, ngày dự tính đi, ngày đến, sau đó điện thoại đến hãng tàu đặt chỗ Hãng tàu sẽ fax bảng đặt tàu nháp và cấp lệnh giao container rỗng, giờ cắt máng (Closing times) đến cho công ty Nếu Booking Note này không có gì sai sót công ty Interlogistics sẽ thỏa thuận một lần nữa với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng

Bước 2: Đóng hàng

Nhân viên công ty sẽ thông báo đội xe lấy container rỗng từ cảng về kho để lấy hàng Các nhân viên hiện trường và kho của Interlogistics sẽ tiến hành đóng hàng vào

trong container và chụp ảnh lưu lại để làm bằng chứng đã nhận hàng

Sau khi đóng hàng xong nhân viên của Interlogistics sẽ bấm seal của hãng tàu

để chứng tỏ khi nhận hàng tình trạng hàng hóa tốt

Hàng hóa sẽ được hun trùng nếu như người mua có yêu cầu hun trùng cho lô hàng Nhân viên chứng từ của công ty Interlog sẽ liên lạc với công ty VFC (Vietnam Fumigation Company), công ty VFC sẽ cử nhân viên xuống kho để tiến hàng hun trùng cho lô hàng và cấp giấy chứng nhận hun trùng

Bước 4: Kéo hàng ra cảng và làm thủ tục hải quan

Hàng đóng xong thì đội xe tiếp tục kéo container ra cảng, đội xe phải có giấy Packinglist hạ container (bao gồm: tên tàu, số container,… ) để mang hàng ra cảng và

hạ container hàng Nhân viên hiện trường công ty Interlog sẽ giao cont cho hãng tàu tại bãi tập kết container (CY) quy định

Làm thủ tục hải quan: Bộ hồ sơ gồm có: Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan, tờ khai hải quan, hợp đồn), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy giới thiệu

Sau khi đã chuẩn bị các chứng từ đầy đủ, nhân viên giao nhận của Interlogistics tiến hành làm thủ tục hải quan mang bộ chứng từ nộp cho cán bộ hải quan

Bước 5: Cơ quan hải quan tiếp nhận thông tin và kiểm tra hàng hóa (nếu có)

Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai (cưỡng chế, vi phạm, chính sách mặt hàng…), kiểm tra nội dung thông tin tờ khai thực tế với nội dung tờ khai tiếp nhận xem có trùng khớp với nhau hay không Sau đó sẽ nhập

13

thông tin tờ khai và phân luồng tờ khai Cơ quan hải quan sẽ tiến hàng tính thuế (nếu có)

Cơ quan hải quan tiến hành kiểm hóa hàng hóa Tùy theo từng trường hợp hàng

sẽ được kiểm hay miễn kiểm

Sau đó đóng thuế và nộp lệ phí hải quan

Bước 6: Thanh lý hàng:

Nhân viên giao nhận tiến hành ghi tên tàu, số chuyến vào tờ khai hải quan, sau

đó ra nơi thanh lý hàng và vào sổ tàu Tùy theo loại hàng sẽ có cách thanh lý khác nhau

Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan cho hàng hóa, bộ phận chứng từ tiến hành lập bảng kê chi tiết về lô hàng fax cho hãng tàu Hãng tàu sẽ căn cứ vào đó để lập vận đơn gốc Master Bill (MB/L) và gửi lại cho công ty

g) Lập bộ chứng từ thanh toán gửi cho nhà nhập khẩu

Khi bộ chứng từ đã hoàn chỉnh, Interlogistics tiến hành gửi cho nhà nhập khẩu

để nhà nhập khẩu có thể nhận hàng

h) Bàn giao hồ sơ và quyết toán

Nhân viên giao nhận đem tất cả các hóa đơn liên quan đến lô hàng cho bộ phận chứng từ, bộ phận chứng từ sẽ tính toán các chi phí khi làm hàng, bao gồm các loại phí như: lệ phí hải quan, tiền thuê xe, chi phí giám định,…rồi chuyển sang bộ phận kế toán Bộ phận kế toán sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán gửi cho công ty xuất khẩu để yêu cầu thanh toán

Bước cuối cùng là giải quyết khiếu nại (nếu có)

2.2.3 Qui trình xử lý chứng từ hàng nhập khẩu

Hình 2.2 Sơ Đồ Qui Trình xử lý chứng từ hàng nhập

Nguồn: Phòng VCQT Interlogistics Người gửi phải có lượng hàng có tính chất giống nhau đủ chứa đầy một hay nhiều container nên thuê cả một hay nhiều container để gửi hàng

Hàng FCL là hàng nguyên container và hàng hóa đó chỉ thuộc sở hữu của một chủ hàng duy nhất

Bước 1: Nhận chứng từ từ đầu đại lý nước ngoài là các forwarder

Sau khi giao hàng cho người chuyên chở, đại lý của Interlogistics ở nước ngoài gửi thông báo lô hàng nhập (shipping advice- S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email, fax, DHL Nội dung của S/A là thông báo cho Interlogistics những chi tiết chính liên

quan đến lô hàng nhập:

- Master bill do hãng tàu cấp, có thể nhận cùng lúc hoặc đại lý sẽ gửi sau

- House bill (vận đơn gom hàng) của đại lý cấp

- Debit note (tiền hoa hồng đại lý)

- Container loading plan/ cargo manifest

- Telex release note ( nếu có)

Bước 2: Nhận bộ chứng từ và sắp xếp theo thứ tự kiểm tra nếu thấy người nhận

trên HB/L là Forwarder thì phải yêu cầu họ gửi kèm theo dữ liệu và kẹp theo thứ tự; kiểm tra số kiện, số ký, số khối, tên người nhận

Bước 3: Trình Manifest hãng tàu như chi tiết thể hiện trên MB/L

Người gửi hàng Người nhận hàng

15

Hãng tàu sẽ fax hoặc email MB/L đến InterLog và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập 24 giờ Khi đã có những tài liệu trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ fax HB/L kèm theo số MB/L cho hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo hàng đến của hãng tàu

Bước 4: Nhận giấy báo hàng đến ( Arrival notice – A/N)

Khi tàu cập cảng, hãng tàu gửi A/N trên giấy thể hiện đầy đủ những chi tiết liên quan đến lô hàng như: số kiện, số ký, số khối, loại hàng, tên tàu vì đôi khi tàu ghi trên vận đơn khác với tàu ghé cảng đến nếu có chuyển tải và những phí sẽ phải đóng

Bước 5: Gửi A/N cho người nhận

InterLog làm A/N gửi khách hàng và cũng thông báo những chi phí đã được chỉ dẫn từ đầu bên đại lý, phải đóng để khách hàng chuẩn bị khi lên lấy lệnh giao hàng- D/O

Bước 6:Nhận D/O từ hãng tàu; ứng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho hãng tàu

tại Việt Nam để lấy lệnh

Interlogistic mang vận đơn và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu nhập D/O.Trong trường hợp MB/L (Surrender, Seaway Bill) chỉ cần mang giấy giới thiệu Nếu cước trên MB/L là “ collect- cước thu sau” chúng ta phải đóng thêm tiền cước cà phí D/O Nếu cước trên MB/L là “ prepaid- cước trả tới” chúng ta chỉ đóng phí D/O

Bước 7: Phát hành và giao D/O cho người nhận

Sau khi Interlogistics đã nhận được D/O, người nhận đem theo vận đơn do hãng tùa gửi và giấy giới thiệu đến để nhận D/O và đóng những phí cần thiết như: phí D/O, phí làm hàng, nếu là khách hàng trực tiếp, CFS (nếu là hàng lẻ)

Đại lý giao nhận phải kiểm tra các điều kiện trong vận đơn đã thực hiện đầy đủ chưa và sau đó mới phát hành D/O và bộ chứng từ để khách hàng tự nhận hàng

Ngoài ra, nhân viên chứng từ hàng nhập còn phải làm một số công việc như: ứng debit/ credit cho kế toán, lưu hồ sơ chứng từ

Bộ lệnh giao hàng của hàng FCL gồm:1 giấy báo hàng đến, 5 lệnh giao hàng (D/O) của InterLog, 3 D/O của hãng tàu, HB/L (nếu có)

2.3 Những thành tựu đạt được trong thời gian qua

Là thành viên chính thức của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế FIATA và Hiệp Hội Giao Nhận và Kho Vận Việt Nam VIFFAS

Là thành viên chính thức của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam VCCI

Đạt giải thưởng Thương Hiệu Mạnh do Thời Báo Kinh Tế Việt Nam chứng nhận năm 2005

Interlogistics đang nỗ lực phấn đấu để trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ hậu cần – tiếp vận (Logistics provider) đầu tiên tại Việt Nam và Đông Dương chuyên về dịch vụ “một cửa” và trọn gói cho khách hàng

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Các khái niệm về quản trị nguồn nhân lực

3.1.1 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và các hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức của tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản:

Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng nâng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị đạt được mục đích chiến lược thông qua hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực Một quản trị gia có thể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có

hệ thống kiểm tra hiện đại, chính xác nhưng vẫn có thể thất bại nếu không biết cách đặt đúng người cho đúng việc hoặc không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc

Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc hòa hợp, biết cách điều khiển người khác làm theo mình Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, tìm ra ngôn ngữ chung, nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết tạo niềm say mê với công việc, tránh được những sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên,

18

phối hợp hài hòa giữa thực hiện mục tiêu của tổ chức với mục tiêu của các cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa mục tiêu đưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

3.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

Hoạt động quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả

tổ chức lẫn nhân viên Trong thực tiễn, những hoạt động này rất đa dạng, phong phú

và rất khác biệt tùy theo các địa điểm về cơ cấu tổ chức, công nghệ kỹ thuật, nhân lực, tài chính, trình độ phát triển ở các tổ chức Hầu như tất cả các tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động cơ bản như; xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng,

bố trí nhân viên, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật nhân viên, trả công Tuy nhiên có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau đây:

Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chú trọng

vấn đề đảm bảo có đủ nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Để có thể tuyển đúng người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định những công việc nào thực sự cần tuyển thêm người Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên, yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viênq như thế nào Mặc khác, việc áp dụng các

kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc Do đó, nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Nhóm chức năng đào tạo, phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng việc

nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân Các doanh nghiệp áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo cho nhân viên mới nhằm xác định năng lực thực

tế của nhân viên và giúp nhân viên làm quen với công việc của doanh nghiệp Đồng

19

thời các doanh nghiệp cũng thường lập các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc qui trình công nghệ, kỹ thuật Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động như hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán

bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chú trọng

đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Nhóm chức năng này gồm hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong daonh nghiệp

Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của cán bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối, trả lương cao và công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động hành nghề cho doanh nghiệp Do đó, xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên

Chức năng quan hệ lao động liên qua đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: kí kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động Giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ vừa giúp các doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên được thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp

20

3.2 Thu hút và tuyển dụng nguồn nhân lực

3.2.1 Thu hút nguồn nhân lực

a) Định nghĩa thu hút nguồn nhân lực

Thu hút nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến ứng tuyển

b) Tầm quan trọng của thu hút nhân sự

Thu hút đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp vì doanh nghiệp cần

phải thu hút đủ số lượng lẫn chất lượng lao động để đạt được mục tiêu của mình Quá

trình thu hút ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tuyển dụng vì quá trình này ảnh hưởng

trực tiếp đến chất lượng NNL trong tổ chức

Ngoài ra, quá trình thu hút còn ảnh hưởng đến các chức năng khác của quản trị NNL như: đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển NNL, các mối quan hệ lao động…

c) Các nguồn và phương pháp thu hút nhân sự

Khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng, các tổ chức có thể sử dụng lực lượng lao động ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động bên ngoài Tuy nhiên nguồn lao động bên trong thường được ưu tiên hơn

Đối với nguồn nội bộ, các nhà quản trị thường sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ, đây là bảng thông báo

về các vị trí, công việc cần tuyển người và được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức

Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong

tổ chức Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc một cách cụ thể và nhanh chóng

Phương pháp thu hút căn cứ vào thông tin trong “Danh mục các kỹ năng” mà tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động và lưu trữ

Nguồn nội bộ có ưu điểm là thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục Tuy nhiên, nguồn này vẫn còn vướn phải một số nhược điểm như: hình thành nhóm “ứng cử viên không thành công”, nhóm này thường có biểu hiện không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo Đặc biệt, đối với các tổ

Phương pháp thu hút thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến ớ nước ta, nhất là đối với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về quản lý nhân sự

Phương pháp thu hút thông qua các hội chợ việc làm Đây là phương pháp mới đang được nhiều tổ chức áp dụng Phương pháp này cho phép ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn

Phương pháp thu hút ứng viên thông qua việc tuyển mộ trực tiếp tại các trường cao đẳng, đại học, trường nghề

Ưu điểm nổi bật nhất của nguồn tuyển mộ từ bên ngoài là người bên ngoài sẽ

có cách nhìn mới đối với tổ chức Bên cạnh đó, nguồn bên ngoài vẫn còn tồn tại một

số nhược điểm như: mất thời gian hướng dẫn nhân viên mới làm quen với việc, gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức

d) Các yếu tố hạn chế khả năng thu hút ứng viên của doanh nghiệp

Có 5 yếu tố có thể hạn chế khả năng tuyển chọn được các ứng viên tốt nhất cho công việc trong tổ chức doanh nghiệp:

Bản thân công việc không hấp dẫn Những công việc bị đánh giá là nhàm

chán, thu nhập thấp, ít cơ hội thăng tiến, nguy hiểm, vị trí xã hội thấp sẽ khó thu hút được ứng viên giỏi Nhiều khi ngay cả trong thời kì suy thoái kinh tế, thất nghiệp gia tăng, việc làm khó kiếm, cũng có nhiều người cương quyết từ chối, không chấp nhận

những công việc như vậy

Doanh nghiệp không hấp dẫn Mặc dù ứng viên thích công việc nhưng lại

không thích loại hình, tên gọi, thành phần kinh tế, uy mô tổ chức, uy tín, triển vọng,

22

của doanh nghiệp Những tổ chức, doanh nghiệp bị ứng viên nhận thức, đánh giá thấp

thường có ít ứng viên và khó có khả năng thu hút được những ứng viên giỏi

Chính sách cán bộ của doanh nghiệp: những doanh nghiệp theo đuổi chính

sách thăng tiến, đề bạt nội bộ đã tự mình hạn chế số lượng ứng viên cho các công việc, đặc biệt là chức vụ quan trọng và thường khó có những ứng viên tốt nhất cho công

việc

Những chính sách qui định của Nhà nước Những chính sách qui định Nhà

nước như qui định về hộ khẩu thường trú, về mức lương của lao động trong doanh nghiệp trên địa bàn nhất định cũng có thể hạn chế khả năng thu hút được những lao

động giỏi cho doanh nghiệp

Khả năng tài chính của tổ chức, doanh nghiệp Mặc dù các tổ chức, doanh

nghiệp đều nhận thức được mối quan hệ tương hỗ giữa tiền lương và mức độ đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp Trả lương cao sẽ có khả năng thu hút được nhiều lao động giỏi và kích thích nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình, tích cực, sáng tạo, do

đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp cao hơn Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn nhiều

tổ chức, doanh nghiệp có khó khăn về tài chính hoạc không có khả năng chi trả lương cao Những đơn vị này thường khó có khả năng thu hút những lao động giỏi trên thị

trường

Hiện nay, ở Việt Nam vẫn còn tình trạng tuyển chọn lao động theo kiểu cảm tính nặng về tình cảm Điều này không tạo được nhiều sức hấp dẫn đối với người lao động có tâm huyết thực sự, với cách làm việc như vậy vô hình chung đã tạo ra sự không công bằng, thiếu cạnh tranh lành mạnh trong công việc Điều này tất yếu sẽ làm cho người lao động thiếu động lực phát huy năng lực của mình cũng như thiết tha gắn

bó với doanh nghiệp

3.2.2 Tuyển dụng nguồn nhân lực

a) Định nghĩa:Tuyển dụng là một quá trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong

quá trình được xem như là một rào chắn để sàng lọc, loại bỏ những ứng viên không đủ các điều kiện để đi tiếp các bước sau

23

Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ

Sàn lọc đơn xin việc

Trắc nghiệm nhân sự Phỏng vấn tuyển chọn Khám sức khoẻ của ứng viên Phỏng vấn của lãnh đạo trực tiếp

Thẩm tra thông tin

Tham quan công việc

Ra quyết định tuyển chọn

Hình 3.1 Quá Trình Tuyển Dụng Nhân Sự

Nguồn: Trần Kim Dung, 2004, Quản Trị Nguồn Nhân Lực

b) Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng

Khi phân tích hiệu quả của hoạt động tuyển dụng cần thu thập các thông tin sau đây:

Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển Chi phí này bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến tuyển dụng như: chi phí thuê dịch vụ tuyển, quảng cáo,

Số lượng và chất lượng hồ sơ xin tuyển

Hệ số giữa nhân viên mới tuyển và nhân viên được tuyển

Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối chấp nhận công việc

ở mức lương nhất định

Kết quả thực hiện công việc của các ứng viên mới được tuyển

24

Số lượng nhân viên mới bỏ việc

Bên cạnh đó, chúng ta cần lưu ý phân tích hiệu quả của các nguồn tuyển dụng khác nhau vì mỗi nguồn sẽ cho một kết quả khác nhau về mức độ thành công của việc tuyển dụng và chi phí tuyển đối với một nhân viên

c) Khi nào xuất hiện hoạt động tuyển dụng trong công ty

Khi bắt đầu thành lập tổ chức

Biến động nhân sự hoạt động: khi thành lập thêm phòng ban mới hoặc tách ra

từ một phòng nào đó

Nhu cầu phát triển công việc, phát triển qui mô hoạt động của công ty

Nhu cầu thay thế

d) Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân sự

Chính sách pháp luật: những chính sách qui định của nhà nước cũng hạn chế

rất lớn đến khả năng thu hút những lao động giỏi cho doanh nghiệp như: qui định về

hộ khẩu thường trú, về mức lương, của lao động trong các tổ chức, doanh nghiệp

trên địa bàn nhất định

Thị trường lao động: bao gồm các yếu tố sau:

Cung cầu sức lao động: dựa vào diều kiện thị trường địa phương và điều kiện thị trường địa phương và điều kiện thị trường nghề nghiệp

Các định chế về giáo dục và đào tạo

Sự thay đổi trong cơ cấu đội ngũ lao động trên thị trường: hiện nay trên thị trường có một số ngành nghề vẫn ít được sự quan tâm của cả các bạn trẻ và các nhà đào tạo Sức hút thị trường nên dẫn đến tình trạng cung một số ngành thì quá tải còn một số ngành thì thiếu nghiêm trọng

Tỉ lệ lao động thất nghiệp trên thị trường – điều kiện kinh tế trong nước và quốc

tế Thông thường, tỉ lệ thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên càng nhiều

và doanh nghiệp càng dễ tuyển nhân viên

Cạnh tranh trong ngành: đây là sự so sánh của các ứng viên giữa các công ty

trong ngành về rất nhiều yếu tố như: tiền lương, phúc lợi, văn hóa doanh nghiệp, tiềm năng phát triển của công ty Nó tác động đến quyết định lựa chọn nơi sẽ gắn bó của các ứng viên trong tương lai Nếu bất kì công ty nào trong ngành có chính sách đầu tư,

25

tính toán cho đào tạo và tuyển dụng tốt sẽ thu hút được những ứng viên giỏi từ thị trường hoặc thậm chí từ đối thủ cạnh tranh

Tài chính doanh nghiệp: là một yếu tố khá quan trọng quyết định đến khả

năng tuyển dụng của công ty Một công ty có tài chính dồi dào thì rất dễ để lập ra một

kế hoạch bài bản từ thu hút cho đến tuyển dụng Dựa vào tiềm năng tài chính của mình thì họ hoàn toàn tự tin để chọn cho mình một nhân viên tài giỏi Vì theo thuyết nhu cầu của Maslow, “Muốn tạo ra động lực cho người lao động nhà quản lý cần biết họ đang

ở cấp bậc nhu cầu nào để có tác động thích hợp và thúc đẩy họ đến thang bậc cao hơn” Và tài chính sẽ đáp ứng nhu cầu thiết yếu và cơ bản đầu tiên của con người

Chính sách nhân sự

Một chính sách nhân sự phù hợp và mang lại lợi ích cho nhân viên như là một miếng bánh hấp dẫn, nó thu hút người thưởng thức ngay từ bên ngoài và sau khi thưởng thức nó thì họ sẽ trở thành khách hàng trung thành của công ty

Uy tín doanh nghiệp

Uy tín doanh nghiệp là một trong những tiêu chí để ứng viên lựa chọn nơi làm việc của mình Nếu công ty có uy tín tốt sẽ càng thu hút nhiều ứng viên tốt vì uy tín tốt

sẽ tạo niềm tin và sự an tâm cho ứng viên nên họ sẽ tìm đến công ty

3.3 Duy trì nguồn nhân lực

3.3.1 Duy trì nguồn nhân lực

Để tuyển dụng và đào tạo được một người giỏi phù hợp với công việc, có tâm huyết đã khó để cho họ tin tưởng, gắn bó với công ty còn khó hơn rất nhiều Chính vì vậy mà công tác duy trì nguồn nhân lực là công tác quan trọng và tốn kém nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của bất kì công ty nào Nó quyết định đến doanh thu và

thậm chí là sự ra đi hay ở lại của người lao động

Có rất nhiều hình thức để duy trì nguồn nhân lực nhưng trước hết phải kể đến hình thức động viên

Động viên là những hành động tích cực trong việc định hướng mục tiêu của tổ chức trên cơ sở thõa mãn nhu cầu cá nhân Động viên là quá trình bù đắp các hao phí lao động của người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần Động viên là nền tảng đảm bảo sự ổn định tổ chức

26

Mục đích của chính sách động viên nhân viên:

- Bù đắp và ghi nhận những nỗ lực quá khứ và hiện tại của nhân viên

- Duy trì sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động

- Duy trì sự công bằng trong nội bộ doanh nghiệp

- Kết nối thành tích của nhân viên với mục tiêu của doanh nghiệp

- Thu hút và duy trì nhân viên mới

- Giảm thiểu tỉ lệ bỏ việc và chuyển công tác

- Tiết kiệm được chi phí tuyển dụng và đào tạo nhan sự nhiều lần

-Chia sẻ công việc

LƯƠNG BỔNG VÀ ĐÃI NGỘ

BẢN THÂN CÔNG VIỆC

-Nhiệm vụ thích thú

-Cơ hội thăng tiến.

GIÁN TIẾP

-Bảo hiểm -Trợ cấp xã hội -Phúc lợi +Về hưu +An sinh xã hội +Đền bù +Trợ cấp giáo dục +Dịch vụ

-Vắng mặt được trả lương

+Nghỉ hè +Nghỉ lễ +Ốm đau

mãn sự hài lòng cho nhân viên và gắn kết họ lâu hơn với công ty

a) Động viên khuyến khích tài chính

Động viên tài chính được xem là hình thức thiết thực nhất vì là nguyên nhân chính khiến con người làm việc nhằm trang trải cho các nhu cầu thiết yếu nhất của con người về ăn, mặc ở, thu nhập của người lao động từ việc làm bao gồm các khoản tiền lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản phúc lợi

Tiền lương

Tiền lương luôn là vấn đề thiết thực và nhạy cảm trong chính sách có liên quan đến con người Tiền lương luôn là động lực quan trọng nhất kích thích con người làm việc hăng hái, tích cực

Tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành qua thỏa thuận giữa người

sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường Tiền lương của người lao động do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc Tiền lương tối thiểu: là mức lương bảo đảm cho người lao động làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường bù đắp sức lao động giản đơn và một phần tích lũy tái sản xuất sức lao động mở rộng

Tiền lương cơ bản: là tiền lương được xác định trên cơ sở tính đủ các nhu cầu

cơ bản về sinh học, xã hội học, về độ phức tạp và mức độ tiêu hao lao động trong những điều kiện lao động trung bình của từng ngành nghề công việc

Tiền lương danh nghĩa: là tiền lương trả cho người lao động dưới hình thức tiền

tệ

Tiền lương thực tế: là số lượng hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ mà người lao động có được thông qua tiền lương danh nghĩa

28

Mục tiêu của hệ thống tiền lương: là thu hút nhân viên, duy trì những nhân viên giỏi, kích thích động viên nhân viên, hệ thống tiền lương đáp ứng nhu cầu của luật pháp

Các hình thức của tiền lương: có 3 hình thức tiền lương chủ yếu áp dụng trong các doanh nghiệp: tiền lương theo thời gian, tiền lương theo trình độ, tiền lương theo năng lực của nhân viên

Tiền thưởng

Tiền thưởng là một loại kích thích vật chất có tác dụng tích cực đối với người lao động trong việc phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn Là một trong những biện pháp kích thích hiệu quả, giúp khơi nguồn sáng tạo, động viên người lao động tích cực nâng cao năng suất lao động, gắn bó hơn với tổ chức Tiền thưởng vừa mang giá trị vật chất vừa mang giá trị tinh thần, là nguồn động viên lớn đối với người lao động Thưởng có rất nhiều loại, tromg thực tế các doanh nghiệp có thể áp dụng các loại thưởng sau đây: thưởng nâng suất, chất lượng, thưởng tiết kiệm, thưởng sáng kiến, thưởng theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thưởng bảo đảm ngày công, thưởng về lòng trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

Các loại phúc lợi mà người lao động được hưởng rất đa dạng và phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau như qui định của chính phủ, tập quán trong nhân dân, mức độ phát triển kinh tế, khả năng tài chính và các yếu tố hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp Phúc lợi thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống của người lao động, có tác dụng kích thích nhân viên trung thành, gắn bó với doanh nghiệp Dù ở cương vị cao hay thấp, hoàn thành tốt công việc hay ở mức độ bình thường, có trình độ lành nghề cao hay thấp, đã là nhân viên trong công ty thì đều được hưởng phúc lợi Phúc lợi của doanh nghiệp gồm có: BHXH và BHYT, hưu trí, nghỉ lễ, nghĩ phép, ăn trưa do doanh nghiệp đài thọ, trợ cấp của doanh nghiệp cho các nhân viên đông con hoặc có hoàn cảnh khó khăn Quà tặng của doanh nghiệp cho nhân viên vào các dịp sinh nhật, cưới hỏi, mừng thọ cha mẹ nhân viên Các khoản tiền BHXH, tiền hưu trí, tiền lương khi nghỉ phép, nghỉ lễ thường được tính theo qui định của chính phủ và theo mức lương của người lao động