Đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT

Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận được coi là tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều hướng tới. Khi tiến hành bất kì mọi hoạt động nào, người ta đều phải tính toán đến lợi nhuận mà mình có thể thu được từ hoạt động đó. Có thể nói kinh tế thị trường là kết quả tất yếu của sự phát triển xã hội mà ở đó các doanh nghiệp, cá nhân tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách này hay cách khác, cạnh tranh với nhau nhằm chiếm lĩnh thị trường để đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận cao điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, chính xác và đầy đủ các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để khai thác tối đa tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất là kế toán. Kế toán (hạch toán kế toán) là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt đông kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, tổ chức và toàn bộ nền kinh tế. Số liệu kế toán cung cấp giúp các doanh nghiệp có được những thông tin cần thiết trong kinh doanh để từ đó có thể đưa ra được các phương án tối ưu với tiêu chí : cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất, giá thành hợp lý nhất, chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng máy tính như là một công cụ phụ giúp đắc lực trong kinh doanh, đặc biệt là trong công tác kế toán như : kế toán tiền mặt, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí và kết quả … nhằm đảm bảo sự liên kết, tính toán, xử lý, hệ thống hoá số liệu một cách hoàn chỉnh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Điều này đã đảm bảo cho kế toán đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thực tiễn kinh doanh đặt ra. Xuất phát từ tầm quan trọng của hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, cùng với yêu cầu của chương trình học tập tại nhà trường, em đã tham gia tìm hiều thực tế công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT. Nhờ sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty và cán bộ nhân viên Ban tài chính kế toán, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS Phạm Quang em đã hoàn thành bản báo cáo về tình hình hạch toán kế toán tại Công ty HiPT. Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo được chia thành ba phần : Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT Phần III: Đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, lợi nhuận đợc coi là tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều hớng tới Khi tiến hành bất kì mọi hoạt động nào, ng-

ời ta đều phải tính toán đến lợi nhuận mà mình có thể thu đợc từ hoạt động đó Có thể nói kinh tế thị trờng là kết quả tất yếu của sự phát triển xã hội mà ở đó các doanh nghiệp, cá nhân tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách này hay cách khác, cạnh tranh với nhau nhằm chiếm lĩnh thị trờng để đạt đợc mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận Để đạt đ-

ợc lợi nhuận cao điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, chính xác và đầy

đủ các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để khai thác tối đa tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất là kế toán

Kế toán (hạch toán kế toán) là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt đông kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, tổ chức và toàn bộ nền kinh tế Số liệu kế toán cung cấp giúp các doanh nghiệp có đợc những thông tin cần thiết trong kinh doanh để từ đó có thể đa ra đợc các phơng án tối u với tiêu chí : cung cấp sản phẩm chất lợng tốt nhất, giá thành hợp lý nhất, chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng máy tính nh là một công cụ phụ giúp đắc lực trong kinh doanh, đặc biệt là trong công tác kế toán nh : kế toán tiền mặt, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí và kết quả nhằm đảm bảo sự liên kết,…tính toán, xử lý, hệ thống hoá số liệu một cách hoàn chỉnh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp Điều này đã đảm bảo cho kế toán đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thực tiễn kinh doanh đặt ra

Xuất phát từ tầm quan trọng của hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, cùng với yêu cầu của chơng trình học tập tại nhà trờng, em đã tham gia tìm hiều thực tế công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Nhờ sự

giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty và cán bộ nhân viên Ban tài chính kế toán, cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS Phạm Quang em đã hoàn thành bản báo cáo về tình hình hạch toán kế toán tại Công ty HiPT

Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo đợc chia thành ba phần :

Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT

Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT

Phần III: Đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT

Phần I Tổng quan về Công ty cổ phần hỗ trợ

phát triển tin học Hipt

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HiPT

Vào những năm đầu của thập kỉ 90, thị trờng tin học Việt Nam có những chuyển biến rất sôi động, các hãng công nghệ thông tin lớn trên thế giới đã có những bớc đi thận trọng thăm dò thị trờng Năm 1994, sau khi FPT ký hợp đồng đại lý với hãng máy tính IBM (USA), Hewlet-Packard (HP) hãng máy tính lớn thứ hai trên thế giới cũng đang tìm kiếm đối tác tại Việt Nam với tiêu chí là công ty của những ngời hăng hái và am hiểu con

đờng HP (HP – Way), đó chính là HiPT

Tháng 6 năm 1994, sau thời gian chuẩn bị khẩn trơng, Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học với tên giao dịch tiếng Anh là High – Performance Technology, gọi là HPT Co.Ltd ra đời hoạt động theo :

− Giấy phép thành lập số 00829 GP/TLDN ngày 02/061994 do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp

− Giấy phép kinh doanh số 044123 ngày 18/06/1994 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp.Tôn trọng ý kiến của Hewlet-Packard (HP) rằng HPT dễ bị nhầm lẫn với một cơ sở của Hewlet-Packard trên thế giới nên HPT Co.Ltd đã đợc đổi thành HiPT Co.Ltd

Sau 6 năm hoạt động, đầu năm 2000 khi cả nớc đang sôi động phong trào cổ phần hoá doanh nghiệp, Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học – HiPT (HiPT Co.Ltd) đợc chuyển thành Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học – HiPT (HiPT JSC) theo giấy phép

đăng ký kinh doanh số 0103000008 của Sở Kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp ngày 29/02/2000 Bằng việc tăng vốn điều lệ (từ 500 triệu đồng lên 5,12 tỷ đồng) phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của Công ty, đã thể hiện quyết tâm cao trong việc giữ vững và phấn đấu nâng cao vị thế của mình trên thị trờng tin học Việt Nam

Điều này thể hiện rất rõ qua một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty trong những năm

2001 đến 2003 :

2.1.2 NhiÖm vô

− Cung cÊp c¸c chñng lo¹i thiÕt bÞ tin häc chñ yÕu cña h·ng Hewlet-Packard nh m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y quÐt, c¸c thiÕt bÞ kÕt nèi m¹ng côc bé vµ m¹ng diÖn réng, c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi kh¸c

− Nghiªn cøu ¸p dông c¸c gi¶i ph¸p m¸y tÝnh nh ( LAN, WAN ) trªn c¸c m«i trêng kh¸c nhau ( Dos, Netware, Window,NT, Unit ) dùa trªn c«ng nghÖ cña hÖ thèng më.…

− T vÊn vµ cïng víi kh¸ch hµng thiÕt kÕ, x©y dùng vµ ph¸t triÓn c¸c hÖ thèng th«ng tin, c¸c ch¬ng tr×nh khai th¸c vµ qu¶n lý d÷ liÖu theo m« h×nh kh¸ch – chñ, dùa trªn c¸c s¶n phÈm míi nhÊt cña c¸c nhµ s¶n xuÊt hµng ®Çu thÕ giíi

− Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (Intranet ), mạng thông tin toàn cầu ( Internet ), các giải pháp thơng mại điện tử E – commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet nh : Th tín điện tử, World Wide Web, Voip, Catalo điện tử…

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty

HiPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt là công nghệ thông tin Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các hoạt động thiết kế, lắp đặt các thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng, các dịch vụ t vấn xây dựng kế hoạch và phát triển công nghệ thông tin cho các ngành, bộ…

2.1.4 Đặc điểm về thị trờng mua bán của Công ty

HiPT là công ty cổ phần chuyên tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tin học, HiPT có rất nhiều các sản phẩm, dịch vụ khác nhau cung ứng ra thị trờng Mỗi sản phẩm, dịch vụ có u thế về mặt thị trờng hay chiếm tỷ trọng khác nhau trên thị tr-ờng, khách hàng của Công ty chủ yếu là các tổ chức, công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin hoặc thiết bị giải pháp thông tin xử lý nhanh với chất l-ợng cao nh : Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, Công ty Điện toán và Truyền số liệu ( VDC ), Bộ Ngoại giao…

2.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Ban đầu mới thành lập (1994), đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty HiPT tổng số là 14 ngời, sau10 năm hoạt động đội ngũ này đã tăng lên rõ rệt và năm 2003

đã là 150 ngời bao gồm

 Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành

 Đội ngũ nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ

hệ thống

 Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chơng trình ứng dụng

 Đội ngũ nhân viên kinh doanh dự án, kinh doanh phân phối và bán lẻ

 Nhân viên hành chính và tài chính

Đội ngũ nhân viên kỹ thuật của HiPT có chuyên môn và tay nghề cao đợc đào tạo

từ nhiều nớc : Liên Xô (cũ), Đức, Nhật, Pháp, Hungari, Bungari, Nhật, Hàn Quốc và các trờng đại học hàng đầu trong nớc : Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh…

Nhiều cán bộ kỹ thuật của Công ty đã tham dự các khoá đào tạo nghiệp vụ của hãng Hewlet-Packard tại Việt Nam, Singapore, Hồng Kông và Thái Lan, đặc biệt trong lĩnh vực máy Hewlet-Packard, giải pháp mạng, máy in, máy quét và máy vẽ

( Sơ đồ số 02 )

sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Hipt

Công ty cổ phần HiPT đợc thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông Công ty có

đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập, cơ cấu tổ chức bộ máy đợc

tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng :

Ban tổng giám đốc

Các công ty trực thuộc

Công ty HiDC

Công ty HiSC

Các phòng dự

án Thương mại

Phòng triển khai và hỗ trợ khách hàng

Khối giải pháp

Các nhóm thị trường

Bộ phận thiết kế và lập trình

Bộ phận hỗ trợ

Khối kinh doanh dự án

Phòng kinh doanh dự

ánPhòng tích hợp hệ thống

Trung tâm bảo hành

và dịch vụ

kỹ thuật

Hội đồng quản trị

− Đại hội đồng cổ đông : Trong Công ty đây là bộ phận có quyền quyết định cao nhất gồm 15 cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị gồm 3 ngời để thay mặt các cổ đông điều hành, quản lý trực tuyến hoạt động kinh doanh của Công ty Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất một năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm của Công ty Đại hội đồng cổ đông cũng có quyền quyết định việc phân chia cổ tức hàng năm cho từng cổ đông.

− Hội đồng quản trị : Có chức năng quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty

để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty Hội đồng quản trị có 3 thành viên trong đó gồm có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 1 thnàh viên Hội

đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động kinh doanh của Công ty bằng cách

đa ra các nghị quyết, phơng hớng hoạt động của Công ty, các phơng hớng kiểm soát nội bộ

− Ban Tổng giám đốc : Là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo các nghị quyết của Hội đồng quản trị và phơng án kinh doanh của Công ty, đợc uỷ quyền là đại diện hợp pháp của Công ty

− Ban Trợ lý tổng hợp có chức năng: Tổ chức thực hiện công tác văn th lu trữ của Công ty; dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận; quản lý dấu, chữ ký và thực hiện các giao dịch pháp lý của Công ty; sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc thực hiện lịch làm việc; quản lý nhân sự; thực hiện các công việc

đối nội và đối ngoại…

− Ban Tài chính kế toán có nhiệm vụ: Lập sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nớc

và hoạt động chuyên môn theo chỉ đạo của Tổng giám đốc; theo dõi công nợ Công ty; thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định; hỗ trợ cán bộ kinh doanh cũng nh cán bộ triển khai hợp đồng về các thủ tục hành chính

− Ban Quản lý dự án có các nhiệm vụ sau: Tổ chức triển khai các Dự án đầu t, Hợp tác kinh doanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc

− Ban Vật t có nhiệm vụ: Quan hệ với các đối tác nhập hàng nhập khẩu; đặt hàn, theo dõi đơn hàng xuất nhập khẩu; quan hệ với các đối tác nhập hàng trong nớc; đặt hàng và theo dõi đơn hàng nội địa; quản lý kho hàng của Công ty

− Khối kinh doanh thơng mại bao gồm các phòng kinh doanh phân phối, các phòng dự

án thơng mại, phòng triển khai và hỗ trợ khách hàng

 Phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm, nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kho hàng và kế hoạch kinh doanh, phát triển thị trờng

và hệ thống đại lý

 Phòng dự án thơng mại có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng về các dự án công nghệ thông tin; tổ chức triển khai hoặc tham gia triển khai các hợp đồng dự án cho các khách hàng lớn; thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho các đơn thầu; hỗ trợ công nghệ cho cán bộ kinh doanh cũng nh cán bộ triển khai hợp đồng; bám sát các khách hàng tiềm năng để xây dựng quan hệ dự án; tổ chức phòng trng bày và giải pháp; báo giá và bán lẻ cho khách hàng; chịu trách nhiệm về nguồn hàng tr-

ng bày và kinh doanh bán lẻ; xây dựng và quản lý hệ thống khách hàng; báo cáo chi tiết hàng tháng về doanh số, công nợ, hoạt động; theo dõi công nợ khách hàng; đào tạo nhân viên về sản phẩm, marketing, kĩ thuật bán hàng…

 Phòng triển khai và hỗ trợ khách hàng có các nhiệm vụ tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp đồng Công ty hoặc của các bộ phận kinh doanh trong Công ty,

tổ chức cài đặt và lắp đặt thiêt bị mạng theo yêu cầu của Công ty, hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật của kinh doanh, thực hiện đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu mọi lúc, mọi nơi

− Khối giải pháp phần mềm bao gồm các nhóm thị trờng, bộ phận thiết kế và lập trình

và bộ phận hỗ trợ

 Các nhóm thị trờng có chức năng và nhiệm vụ bám sát thị trờng và các khách hàng tiềm năng để tìm hiểu thông tin thị trờng và nhu cầu khách hàng; t vấn cho khách hàng về các giải pháp; đề xuất giải pháp, lập hồ sơ thầu, đấu thầu, soạn và thơng thảo hợp đồng; phân tích yêu cầu nghiệp vụ đối với các hợp đồng ký đợc, xây dựng thiết kế logic và dự trù kinh phí thực hiện hợp đồng

 Bộ phận thiết kế và lập trình tổ chức thành các nhóm triển khai dự án, do các ởng nhóm triển khai lãnh đạo theo từng dự án Bộ phận này có nhiệm vụ phối hợp với nhóm thị trờng để xây dựng kế hoạch triển khai dự án; tổ chức triển khai

Tr-dự án theo kế hoạch đã đợc phê duyệt

 Bộ phận hỗ trợ bao gồm nhóm nghiên cứu phát triển, nhóm quản lý chất lợng, nhóm nhân sự đào tạo, nhóm văn phòng.Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý phiếu bảo hành và danh mục khách hàng, thiết bị cần bảo hành; thực hiện các đảm bảo

kỹ thuật sửa chữa bảo hành các thiết bị; triển khai và đẩy mạnh dịch vụ sửa chữa cho các khách hàng có yêu cầu và thu phí dịch vụ theo quy định của Công ty; phối hợp chặt chẽ với các đối tác khác trong và ngoài nớc về dịch vụ bảo hành bảo trì các thiết bị và hệ thống công nghệ thông tin; lên kế hoạch về đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc trong mọi lúc mọi nơi; đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lợng dịch vụ

− Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án và phòng tích hợp hệ thống

 Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng về các dự án công nghệ thông tin; bám sát các khách hàng tiềm năng để xây dựng quan hệ và dự

án; lập kế hoạch xây dựng dự án với các khách hàng tiềm năng về công nghệ máy chủ UNIX, hệ điều hành, các phần mềm hệ thống, các phần mềm ứng dụng; khảo sát, vạch kế hoạch nghiên cứu triển khai các giải pháp máy chủ UNIX, CDSL; đóng vai trò là đầu mối làm hồ sơ thầu cho mọi dự án thiết kế, cung cấp thiết bị và triển khai các hệ thống thông tin lớn; tổ chức và theo dõi việc triển khai các hợp đồng dự án cho các khách hàng lớn

 Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp

hệ thống khi có yêu cầu; tổ chức triển khai các hợp đồng thuộc nhóm khách hàng đợc phân công; thực hiện hỗ trợ khách hàng về đảm bảo kỹ thuật hệ thống, bảo hành các thiết bị máy chủ UNIX, các thiết bị mạng cho các khách hàng của Công ty; thực hiện đào tạo cán bộ kỹ thuật hệ thống của Công ty và khách hàng phục vụ các hợp đồng triển khai hệ thống; tham gia nghiên cứu các vấn đề về công nghệ theo sự phân công của lãnh đạo Công ty

1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán gồm có 7 ngời, mỗi ngời có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công

ty

( Sơ đồ số 03 )

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty HiPT

−Phó giám đốc kiêm kế toán trởng là ngời đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớng dân, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện, chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp

Phó giám đốc kiêm kế toán trởng

Kế toán công nợ

Kế toán tiền l-

ơng và bảo hiểm

Kế toán chi phí

Kế toán tài sản cđ

Kế toán tiền mặt

Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu và vay đối tợng khác

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán chi phí QLDN

Kế toán giao dịch tiền

Thủ quỹ

−Trởng phòng tài vụ là ngời tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc Không những vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền lơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cùng với số liệu do kế toán ở các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán.

−Kế toán hàng hoá theo dõi quá trình giao dịch hàng hoã, quản lý hàng hoá, phản

ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 632

−Kế toán công nợ quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ với ngời mua, ngời cung cấp hàng hoá dịch

vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhân viên Công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền, ) Từ các nguồn phát sinh…công nợ, kế toán công nợ sẽ đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ, đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp thời và chính xác

−Kế toán chi phí chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bảng phân bổ theo yêu cầu quản lý Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn bộ số liệu cho trởng phòng tài vụ

Công ty HiPT đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối lợng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đợc hiệu quả Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại

tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết

chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán…

Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Chủ yếu là các chứng từ tiền mặt, hàng tồn kho và chứng từ bán hàng.

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lập chứng từChứng từ kế toán

Nhập chứng từ vào các phân hệ

nghiệp vụCác tệp nhật kýChuyển sang sổ cáiTệp sổ cáiLên báo cáo

Sổ sách kế toánBáo cáo tài chính

- Tổ chức chứng từ tiền mặt

Các nghiệp vụ tiền mặt xảy ra tại Công ty gồm có:

Nghiệp vụ thu tiền mặt: Nguồn thu từ bán hàng, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán

Nghiệp vụ chi tiền mặt: Mua hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ, nộp tiền mặt vào ngân hàng, thanh toán tiền lơng và các khoản khác cho ngời lao động Do đó các chứng từ mà…Công ty sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ…

- Tổ chức chứng từ hàng tồn kho tại Công ty

Các nghiệp vụ về hàng tồn kho:

Nghiệp vụ về nhập hàng: Mua hàng trong nớc và mua hàng nhập khẩu

Nghiệp vụ về xuất hàng: Theo hình thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ Do vậy, chứng từ sử dụng khi nhập hàng: Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hàng, biên bản kiểm nhận hàng hoá, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá, hợp

đồng thơng mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, vận đơn, danh sách hàng và chứng từ thực hiện gồm : Hoá…

đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ có liên quan, phiếu bảo hành, phiếu hớng dẫn sử dụng …

- Tổ chức chứng từ bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần HiPT đợc thực hiện theo các hình thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ Do đó các chứng từ sử dụng chỉ gồm hóa đơn giá trị gia tăng

1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản

Tài khoản kế toán đợc sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình, sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả Bởi vậy để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, Công ty HIPT đã dùng rất nhiều các tài khoản khác nhau để đảm bảo phản ánh đợc toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết

Do quy mô nhỏ, hoạt động chủ yếu là nhập mua và tiêu thụ các loại máy tính, máy

in, máy vẽ nên Công ty HIPT đã l… ợc bớt một số tài khoản không sử dụng nh tài khoản các khoản dự phòng, chi sự nghiệp, tài khoản loại không nh TK 001, TK 008

Theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và tình hình cụ thể tại Công ty đã sử dụng bảng hệ thống tài khoản quy định Ngoài ra do đặc thù kinh doanh của Công ty nên có một số tài khoản đợc chi tiết cho phù hợp với hình thức hoạt động của Công ty Các tài khoản này bao gồm:

- TK loại 1: Trong đó TK112 đợc mở chi tiết cho từng ngân hàng

TK112PT101: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại cổ phần hàng hải Hà Nội

TK112PT102: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại cổ phần Bắc á – Vinh

TK112PT103: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại cổ phần Bắc á - hà Nội

TK112PT104: tiền gửi VN - Ngân hàng Đầu t phát triển Việt Nam

TK112PT105: tiền gửi VN - Ngân hàng Thơng mại á Châu ACB

TK112PT106: tiền gửi VN- Ngân hàng Thơng mại cổ phần Nhà Hà Nội

TK 112PT107: tiền gửi VN- Ngân hàng Đầu t và Phát triển Hà Thành

TK112PT108: tiền gửu VN - Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

TK112PT201 đến TK112PT208 tơng tự chi tiết theo từng Ngân hàng nhng ở đây

là tiền gửi ngoại tệ

TK142 - Chi phí trả trớc đợc chi tiết thành

TK142PT106: Chi phí trả trớc phí nhập khẩu, dịch vụ Ngân hàng

TK142PT107: Chi phí trả trớc sửa chữa tài sản

TK142PT108: Chi phí trả trớc quảng cáo

TK142PT109: Chi phí trả trớc lãi tiền vay

TK142PT110: Chi phí trả trớc đào tạo cán bộ

TK142PT111: Chi phí trả trớc thiết kế lắp đặt

TK142PT2 : Chi phí chờ kết chuyển

TK loại 2: Trong đó có TK241 : Xây dựng cơ bản dở dang đợc chi tiết thành

TK241PT1 : XDCB dở dang: Mua sắm tài sản cố định

TK241PT2 : XDCB dở dang : Xây dựng cơ bản ; đợc chi tiết thành

TK241PT21 : XDCB dở dang : Khảo sát, t vấn, thiết kế xây dựng

TK241PT22 : XDCB dở dang : Đền bù mặt bằng, thuê đất

TK241PT23 : XDCB dở dang : Nhà cửa kiến trúc

TK241PT24: XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị điện nớc

TK241PT25 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy

TK241PT26 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị viễn thông

TK241PT27 : XDCB dở dang : Lãi vay XDCB – Thiết bị

TK241PT3 : XDCB : Sửa chữa lớn TSCĐ

TK241PT31 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Vật liệu

TK241PT32 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Lơng

TK241PT33: XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - khác

TK loại 3 : Trong đó TK335 Chi phí phải trả đợc chi tiết thành

TK335PT1 Chi phí phải trả : Lãi liên doanh

TK335PT2 Chi phí phải trả : Dịch vụ đào tạo

TK loại 4 : Trong đó TK411 Nguồn vốn kinh doanh đợc chi tiết thành

TK411PT1: Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định

TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Ngân sách cấp

TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Tự có

TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Liên doanh

TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Cổ phần

TK411PT171 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Vay Ngắn hạn

TK411PT2 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn lu động cũng đợc chi tiết tơng tự nhTK411PT1

Tk loại 5 : Trong đó TK511 Doanh thu bán hàng đợc chi tiết thành

TK511PT1 : Doanh thu bán hàng hoá

TK511PT1 : Doanh thu bán thành phẩm

TK511PT1 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tk loại 6 : Trong đó TK621 Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp đợc chi tiết thành

TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 1

TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 2

TK 622 cũng đợc chi tiết tơng tự nh vậy

Tk loại 7 : Công ty vẫn sử dụng TK721 Các khoản thu nhập bất thờng

Tk loại 8 : Công ty vẫn sử dụng TK 821 Chi phí bất thờng

1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán

( Sơ đồ số 05 )

Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Để đảm bảo kinh doanh đợc theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung là

sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình

tự thời gian Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng :

Để tiện cho việc theo dõi các đối tợng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một

số chỉ tiêu, Công ty HiPT mở một số các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau :

- Sổ tài sản cố định

- Sổ chi tiết hàng hoá

- Sổ chi phí kinh doanh

- Sổ chi tiết chi phí trả trớc

- Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay

- Sổ chi tiết bán hàng

- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Để quản lý tốt hơn công việc kinh doanh cũng nh đảm bảo cho việc hạch toán đợc thuận lợi Công ty còn quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên, định giá hàng tồn kho theo phơng pháp trung bình (hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, trích khấu hao tài sản cố định dựa vào thời gian hoạt động của tài sản cố định và áp dụng phơng pháp khấu hao tuyến tính

1.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Theo quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp sử dụng 5 loại báo cáo sau :

- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN)

- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số B02-DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN)

- Bảng quyết toán thuế GTGT

- Bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Ngoài ra Công ty còn lập thêm báo cáo quản trị Báo cáo quản trị của Công ty do phòng kế toán thanh toán lập phục vụ cho yêu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp Dới

đây là một số báo cáo quản trị đặc trng của Công ty :

- Báo cáo công nợ : đợc lập cho từng quý để cho các bộ phận, Ban giám đốc biết một cách toàn diện tình hình kinh doanh, nguồn vốn công nợ, kết quả kinh doanh

- Bảng tổng hợp chi tiết các chỉ tiêu kế hoạch năm : gồm các chỉ tiêu về chi phí, về doanh thu, lợi nhuận

- Bảng tổng kết về thu mua hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá

2 Nội dung tổ chức các phần hành kế toán của Công ty HiPT

2.1 Kế toán mua hàng

Một đặc trng trong hoạt động kinh doanh của Công ty HiPT là kinh doanh các mặt hàng thiết bị tin học, đó là những mặt hàng luôn luôn thay đổi và chủ yếu phải mua từ nớc ngoài, với nhiều thiết bị mẫu mã đa dạng và mối quan hệ với các hãng máy tính lớn có uy tín trên thế giới, Công ty luôn đảm bảo chất lợng mặt hàng kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu thị trờng Công ty có mối quan hệ với các hãng máy tính lớn nh : Hewlett-Packard, Oracle, Cisco, Epo, Microsoft Công ty luôn quan tâm xem xét, theo dõi thị tr… ờng để thực hiện việc mua hàng sao cho tiết kiệm chi phí, đạt doanh thu cao

Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hoá, Công ty HiPT rất quan tâm đến quy trình hạch toán chứng từ mua hàng Bởi vì Công ty nhận thức

rõ một điều nếu ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, nếu quy trình chặt chẽ và khép kín sẽ đảm bảo cho kế toán của Công ty có thể dễ dàng theo dõi quá trình tăng giảm và thuận tiện cho việc hạch toán Đồng thời có thể chi tiết quá trình mua hàng một cách tốt nhất có thể để khi cần thông tin về hàng hoá, kế toán Công ty có thể cung cấp số liệu một cách nhanh chóng

Chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng gồm : hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hang, biên bản kiểm nhận, phiếu chi, uỷ nhiệm chi Các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá nh : hợp đồng thơng mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm Có thể tóm tắt quy trình luân chuyển chứng từ…mua hàng của Công ty nh sau :

( Sơ đồ số 06 )

Nhân viên thuộc Phòng Kế toán Phòng triển Nghiệp vụ khối kinh doanh dự án trởng khai

mua hàng (1) (2) (3) (4)

Đề nghị đợc mua Lập yêu Ký duyệt Thực hiện

hàng ( phiếu yêu cầu mua kế hoạch mua hàng cầu mua hàng ) hàng mua hàng hoá

Trớc khi cho nhập hàng hoá phải đợc tiến hành kiểm nghiệm Ban kiểm nghiệm gồm có : một đại diện của phòng kế toán (thờng là kế toán hàng hoá), một đại diện phòng

kỹ thuật và thủ kho Ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra số lợng hàng hoá thiết bị thực có, quy cách và phẩm chất hàng hoá Nếu đợc đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

và ký xác nhận vào phiếu nhập kho và đề nghị thủ kho cho nhập kho

Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên, trong đó 1 liên giao cho phòng kế toán tài chính giữ, 1 liên giao cho nhân viên phòng triển khai, 1 liên thủ kho giữ Thủ kho sử dụng phiếu nhập kho để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng rồi chuyển cho kế toán hàng hoá.

138.1687.884.00012.632.751

2.763.360118.260.00012.632.751Cộng tiền hàng 133.656.111Thuế suất thuế GTGT 10% 13.365.611,1Tổng cộng tiền thanh toán 147.021.722,1

Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mơi bảy triệu không trăm hai mốt ngàn bảy trăm hai hai phẩy một đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu)

( Biểu số 03 )

biên bản kiểm nghiệm

Tên hàng hóa : 20 connectorday telnet Số : 832

15 Scan

01 Vei 8

Nơi giao : Anh Hải

Nơi nhận : Kho HHO

Ngày kiểm nghiệm : 22/11/2003

Kết quả kiểm nghiệm :

• Chất lợng hàng hoá đạt yêu cầu

Trởng ban kỹ thuật Ngày 22 tháng 11 năm 2003( ký , họ tên ) Kiểm nghiệm viên

Họ và tên ngời giao hàng : anh Tuấn Công ty Falov

Theo hoá đơn số 54116 ngày 20 tháng 11 năm 2003

Nhập tại kho HHO :

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,

phẩm chất vật t

Theo Chứng từ

Thực nhập

Tài khoản sử dụng : chủ yếu TK 156, 111, 112, 331, 141.

Nguyên tắc hạch toán :

Mở chi tiết cho từng kho, từng mặt hàng, từng file máy tính cụ thể theo từng đặc

điểm, ký hiệu riêng có của mỗi loại máy tính, trị giá của hàng hoá tồn kho đợc hạch toán

tuân thủ theo nguyên tắc giá phí, giá thực tế Khi xuất kho hàng hoá theo giá thực tế chính

là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí phát sinh lấy từ bảng kê chi phí hay các chứng từ chi phí

Thanh toán tiền hàng

Căn cứ vào đề nghị thanh toán hàng có hồ sơ đi kèm ( hoá đơn, phiếu nhập kho ), trởng bộ phận là phó giám đốc kiêm kế toán trởng ký sau đó chuyển cho kế toán theo dõi công nợ, kế toán công nợ sẽ kiểm soát theo hai hớng :

- Nếu khách hàng còn nợ HiPT thì đối trừ nợ

- Ngợc lại kế toán ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng trả tiền cho ngời bán hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt

Là doanh nghiệp thơng mại chuyên hoạt động kinh doanh máy tính, máy in nên…

tổ chức quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp của Công ty đợc theo dõi rất chặt chẽ và đảm bảo hợp lý, điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ

( Sơ đồ số 07 )

2.2 Kế toán chi tiết hàng hoá

Để đảm bảo hạch toán hàng hoá phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty, kế toán chi tiết hàng hoá của Công ty HiPT đợc tiến hành theo phơng pháp thẻ song song, tức

là việc ghi sổ đợc tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán

Chứng từ về mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp

Nhật ký mua hàng Nhật ký chung

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp

Sổ cái TK 331

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng báo cáo tài chính

- Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý từng loại hàng hóa, kế toán mở cho mỗi nhóm hàng hoá một quyển thẻ kho và mở cho cả năm Trong mỗi quyển thẻ kho, mỗi loại hàng hoá đ-

ợc mở và ghi chép trên một tờ sổ nhất định Số thứ tự của từng loại hàng hóa trong từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của từng loại hàng hoá đó trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn

Khi nhận đợc các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho thực hiện nhập xuất hàng hoá sau đó ghi số lợng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại hàng hoá Định kỳ (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho của từng loại hàng hoá

( Biểu số 05 )

THẻ KHO

Từ ngày 1/10 đến ngày 10/10Tên kho : HHO – kho Công ty

l-ợng

Số ợng

nhập

Tiền xuất

…

Nhập kho dàn máy tính HP BrioNhập kho CO BO6 máy tính HPXuất kho máy tính HP Brio

…

105

…

3

…

7.500.00013.877.1427.500.000

…

Số lợng nhập :

Số lợng xuất : Tồn cuối :

( Sơ đồ số 08 )

2.3 Kế toán tiêu thụ hàng hoá

Khi mua hàng hoá doanh nghiệp thực hiện đầu vào của mình thì khi tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp thực hiện đầu ra của mình Để thực hiện tốt hoạt động này, doanh nghiệp luôn quan tâm đến uy tín của mình khi tham gia kinh doanh bằng các dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bảo hành miễn phí, hớng dẫn cài đặt và xử lý một số chơng trình thông dụng cho khách hàng với ph… ơng châm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Công ty

sử dụng rất nhiều loại hình tiêu thụ phù hợp với từng đối tợng khách hàng nh : tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn ( bán buôn vận chuyển thẳng và bán buôn qua kho ), bán dự án, bán lẻ

Thủ tục xuất hàng :

Hàng hoá ở Công ty khi xuất kho bán cho khách hàng hay cho các mục đích khác

nh : tiêu dùng nội bộ, trang bị cho các đơn vị trực thuộc đều dùng hoá đơn GTGT Khi…khách hàng có nhu cầu mua hàng của Công ty nhân viên phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT và xin xác nhận của giám đốc Công ty, sau đó khách hàng phải mang hoá đơn GTGT đến phòng kế toán nộp tiền ( nếu thanh toán ngay ) hoặc ghi sổ công nợ ( nếu mua chịu ) Cuối cùng xuống nhận hàng tại kho hàng hoá của Công ty Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên :

Liên 1 : lu tại quyển gốc tại phòng kinh doanh

Liên 2 : giao cho khách hàng

Liên 3 : làm căn cứ để thủ kho xuất hàng hoá

Đối với hàng hoá xuống kho cho mục đích khác ( tiêu dùng nội bộ ), hoá đơn GTGT cũng đợc lập thành 3 liên nhng liên 2 lu tại phòng kế toán, liên 3 lu tại kho.

( Biểu số 06 )

Hoá đơn giá trị giá tăng

Liên 2 ( giao cho khách hàng )

Ngày 23 tháng 12 năm 2003

Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Số TK

11

14.580.7548.562.500

14.580.7548.562.500

đ

Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.314.325,4 đ

Số tiền viết bằng chữ : hai mơi năm triệu bốn trăm năm mơi bảy ngàn năm trăm bảy mơi chín phẩy bốn đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

TK 156, 157, 632, 511, 111, 112, 131, 333.1.1 cuối tháng kế toán tổng hợp doanh

số theo bộ phận kinh doanh kết chuyển về TK 911

Có thể tóm tắt quy trình tiêu thụ hàng hoá của Công ty HiPT nh sau

( Sơ đồ số 09 )

Ngời có nhu Giám đốc, Tổ vật t

Nghiệp vụ cầu xuất hàng kế toán trởng xuất nhập kho

xuất hàng (1) (2) (3)

Lập chứng từ Duyệt lệnh Lập phiếu

xin xuất hàng xuất xuất kho

Thủ kho Kế toán hàng hóa

Xuất hàng Ghi sổ

Để theo dõi tình hình tiêu thụ của máy tính và các hàng hoá có liên quan đến máy tính trong tháng hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng Mỗi hoá đơn đợc phản ánh trên một dòng, dòng tổng cộng cuối bảng cho biết doanh thu cha thuế của từng loại máy tính cũng nh tổng cộng các loại máy tính, tổng

số tiền đã thanh toán, cha thanh toán và tổng số thuế GTGT phải nộp Để theo dõi tình hình thanh toán, cha thanh toán của khách hàng, kế toán giao dịch hàng hoá mở sổ chi tiết

TK 131 – phải thu khách hàng Sổ này đợc mở cho từng tháng và cho từng khách hàng Mỗi khách hàng thờng xuyên đợc theo dõi trên một tờ sổ, khách hàng không thờng xuyên

đợc theo dõi chung trên một tờ sổ Mỗi hoá đơn mua chịu đợc ghi trên một dòng và đợc kế toán theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó

Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ kế toán tổng hợp vào

sổ cái TK 511

( Biểu số 07 ) Sổ chi tiết bán hàng

Ngày 1/10/2003 đến ngày 31/10/2003Chứng từ

1/10 553 Máy tính HP Briô Celeron

400mhz Dan(Co11B06)Bán cho Cục xúc tiến TM Phạm Vũ Khiêm (CBPVK) 131 100 13.877.142 1.387.714.2002/10 669 Bán MTHP Briô Celeron c.ty

750.000.00075.000.0005/10 978 Công ty Investlink

thanh toán tiền hàng