“Hoạch định ngân sách năm 2005 tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh”

Thực hiện đường lối đổi mới của Nghị quyết Đại Hội Đảng VI, nền kinh tế nước ta chuyển biến từ nền kinh tế kế hoạch tập trung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN. Lý luận và thực tiễn trong những năm qua đã khẳng định việc đổi mới đó là hoàn toàn đúng đắn. trong những thành tựu về phát triển kinh tế, xã hội đã đạt được có sự đóng góp không nhỏ của nghành thương mại, xây dựng nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó nói riêng, đó là một mắt xích không thể thiếu được trong sự phát triển kinh tế của bất kỳ quốc gia nào trên thế giới. Trong nền kinh tế hiện nay, để có thể trang trải mọi chi phí, đảm bảo có lợi nhuận tối đa, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những hướng đi đúng đắn: tìm được những nguồn hàng ổn định, với giá thấp nhất và đẩy mạnh việc bán với giá hợp lý nhất, đồng thời không ngừng khai thác, tìm kiếm và đẩy mạnh mở rộng thị trường. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh em nhận thấy rằng: Để thực hiện những điều trên thì xây dựng kế hoạch ngân sách cho tương lai của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy trong đồ án tốt nghiệp của mình em xin trình bày đề tài: “Hoạch định ngân sách năm 2005 tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh”

Lời mở đầu Thực hiện đờng lối đổi mới của Nghị quyết Đại Hội Đảng VI, nền kinh tế nớc ta chuyển biến từ nền kinh tế kế hoạch tập trung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng XHCN. Lý luận và thực tiễn trong những năm qua đã khẳng định việc đổi mới đó là hoàn toàn đúng đắn. trong những thành tựu về phát triển kinh tế, xã hội đã đạt đợc có sự đóng góp không nhỏ của nghành thơng mại, xây dựng nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó nói riêng, đó là một mắt xích không thể thiếu đợc trong sự phát triển kinh tế của bất kỳ quốc gia nào trên thế giới. Trong nền kinh tế hiện nay, để có thể trang trải mọi chi phí, đảm bảo có lợi nhuận tối đa, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những hớng đi đúng đắn: tìm đợc những nguồn hàng ổn định, với giá thấp nhất và đẩy mạnh việc bán với giá hợp lý nhất, đồng thời không ngừng khai thác, tìm kiếm và đẩy mạnh mở rộng thị trờng. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh em nhận thấy rằng: Để thực hiện những điều trên thì xây dựng kế hoạch ngân sách cho tơng lai của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, có ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy trong đồ án tốt nghiệp của mình em xin trình bày đề tài: Hoạch định ngân sách năm 2005 tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh Mục đích của đề tài: - Tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thoả mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận. - Cách thức để kế hoạch hoá kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh. - Giúp doanh nghiệp xây dựng lên cơ sở, căn cứ để điều hành, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả. -1- - Giúp doanh nghiệp vạch ra phơng thức, mục tiêu hoạt động của các bộ phận khác nhau, vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nội dung của đề tài gồm 3 phần: - phần 1: Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định ngân sách doanh nghiệp - phần 2: Phân tích công tác thực hiện ngân sách tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh . phần 3: Hoạch định ngân sách năm 2005 cho Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh. -2- Phần I: Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định ngân sách doanh nghiệp 1.1 Tổng quan về ngân sách doanh nghiệp 1.1.1 Lý luận chung về ngân sách doanh nghiệp Có nhiều cách quan niệm khác nhau về định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp. Theo Luật doanh nghiệp ở Việt Nam, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đợc đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh - là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu t, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lợi. Nh vậy, tất cả các loại hình doanh nghiệp, dù khác nhau về hình thức sở hữu, về quy mô, hay về quá trình sản xuất, . thì đều có chung một mục tiêu hoạt động. Đó là tối đa hoá lợi nhuận, tối đa giá trị doanh nghiệp để hớng tới mở rộng phát triển doanh nghiệp. Muốn vậy, các doanh nghiệp đều phải chú trọng vào một trong những hoạt động cơ bản. Để đảm bảo có đủ tiền để trả lơng đúng kỳ hạn, hay thanh toán tiền hàng, tiền vay của ngân hàng đúng kỳ hạn, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thu chi. Điều đó nghĩa là doanh nghiệp cần lập một bản kế hoạch dự báo dòng tiền thu và chi cho một mục tiêu cụ thể. Bản kế hoạch này đợc gọi là ngân sách Trong doanh nghiệp, ngân sách có thể đợc định nghĩa là một bản kế hoạch thu, chi đợc lợng hoá và đợc chuẩn bị từ trớc cho một thời gian cụ thể. Ngân sách phải đợc lợng hoá: Điều này có nghĩa là ngân sách phải đợc biểu thị bằng các con số, thực tế thờng là một số tiền. Một danh sách liệt kê những gì doanh nghiệp dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhng đó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không đợc thể hiện bằng các con số. -3- Ngân sách phải đợc chuẩn bị từ trớc: Bảng ngân sách phải đợc lập trớc thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhng không phải là một phần của một bảng ngân sách. Ngân sách phải đợc áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể: bảng ngân sách đợc lập cho một khoảng thời gian xác định cụ thể ( thờng là một năm). Một kế hoạch tài chính mở cho tơng lai không có điểm kết thúc không đ- ợc gọi là bảng ngân sách Một điều quan trọng là ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc cha hề xảy ra. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, điều này có nghĩa là ngân sách sẽ không còn chính xác. Cũng giống nh các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tơng lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trờng hợp nh vậy, nó vẫn đóng vai trò định hớng cho những ngời thực hiện và vai trò này rất quan trọng. 1.1.2 Chức năng của ngân sách. 1.1.2.1 Chức năng phân phối. Chức năng phân phối là cái vốn có của ngân sách, thông qua chức năng phân phối, các quỹ tiền tệ nhất định đợc hình thành hoặc đợc sử dụng, đợc chia nhỏ vì những mục đích nhất định, theo tác dụng hẹp hơn hay rộng hơn. -4- 1.1.2.2 Chức năng kiểm tra Chức năng kiểm tra đợc thể hiện dới dạng: xem xét tính cần thiết, quy mô của việc phân phối các nguồn tài chính, hiệu quả của việc phân phối qua các ngân sách cụ thể. 1.2 Hoạch định ngân sách 1.2.1 Khái niệm về hoạch định ngân sách Qua việc tìm hiểu về ngân sách ta có thể thấy rằng, để đạt đợc mức lợi nhuận mong muốn trong tình trạng tài chính chủ động và lành mạnh, các doanh nghiệp phải dự toán đợc toàn bộ ngân sách sản xuất kinh doanh. ứng với kế hoạch sản xuất kinh doanh của nó, công tác lập kế hoạch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh, mô tả quan hệ tài chính sẽ xảy ra trong mục tiêu kinh doanh đã định, đợc gọi là hoạch định ngân sách. Hoạch định ngân sách là một nhiệm vụ, chức năng quản lý quan trọng của các chủ doanh nghiệp, nhằm đạt đợc hiệu quả cao trong mục tiêu kinh doanh. 1.2.2 Tác dụng của hoạch định ngân sách Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, điều này có nghĩa là ngân sách sẽ không còn chính xác. Cũng giống nh các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tơng lai. Tóm lại, ngân sách chỉ là một bản kế hoạch đa ra các hớng dẫn. Không nên quản lý một cách cứng nhắc và xem ngân sách là cớ để không thực hiện công tác quản lý. Thỉnh thoảng cần phải điểu chỉnh để kế hoạch này có ý nghĩa hơn. Trong trờng hợp cần thiết thì cấp quản lý cao nhất có thể quyết định phớt lờ một ngân sách nào đó nếu nh họ thấy rằng nh vậy sẽ kinh tế hơn. Ngân sách đợc xây dựng với mục đích là đem lại lợi ích cho công việc quản lý. Một khi ngân sách không đợc hoạch định và kiểm soát tốt, nó sẽ dẫn -5- đế những hậu quả khong mong muốn. Ngợc lại, nếu hoạch định và kiểm soát ngân sách tốt thì doanh nghiệp có thể đợc hởng lợi ích sau: - Phối hợp hoạt động tốt và đề cao tinh thần tập thể trong doanh nghiệp: quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản lý ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đôi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt đợc những thành công to lớn nếu nh tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho những mục đích chung thay vì mỗi bộ phận hoạt động một cách ích kỷ để tạo ra vơng quốc của riêng mình. Sự phối hợp này giúp cho các trởng bộ phận hiểu đợc mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể nh thế nào, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng nh cho cả doanh nghiệp. - Trao đổi thông tin: Để thực hiện một ngân sách, mọi ngời cần phỉ biết việc gì có thể và không thể thực hiện đợc đối với bộ phận mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản lý trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi ngời làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp. - Thống nhất mục tiêu: Nh đã biết, lập kế hoạch là khâu then chốt trong toàn bộ quá trình hoạch định ngân sách. Sử dụng hệ thống ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải đề ra mục tiêu phấn đầu trong tơng lai nhất quán, thay vì thay đổi mỗi ngày. Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phải cùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách. - Kiểm soát thực hiện kế hoạch: Kiểm soát thông qua ngân sách là một dạng uỷ thác trách nhiệm. Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hởng đến chiến lợc của một doanh nghiệp. Để phát huy hết tác dụng của các ngân sách, những kết quả thực tế phải luôn đợc đánh giá so sánh với kết quả dự báo. Nếu nh hai kết quả không khớp nhau thì cần phải có sự can thiệp để đa ra những biện pháp phù hợp. Nếu không có kế hoạch thì không có tiêu chuẩn đánh giá nào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy bất kỳ sự quản lý nào cũng chỉ mang tính ngẫu nhiên và tùy tiện. -6- ý đồ xây dựng hệ thống ngân sách là để có đợc bức tranh toàn cảnh rõ nét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng nh từng cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình. Chính vì thế mà sức mạnh của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận có thể đợc cụ thể hoá và cả tập thể sẽ biết cách để vợt qua bất cứ khó khăn nào. - Động viên mọi nguồn lực: Nếu nh mọi ngời ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách, họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Đợc tham dự vào hoạch định và kiểm soát là một sự động viên quan trọng đối với mọi ngời. Tất cả các nhân tố vừa đợc đề cập ở trên đều quan trọng, nhng mục đích chủ yếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch. Nh vậy ta có thể thấy, lợi ích của công tác hoạch định ngân sách xuất phát từ sự cần thiết của nó đối với công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đối sách để khai thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quả chính sách chi tiêu theo thứ tự trọng yếu của mục đích chi. Ngân sách đợc lập sẽ là công cụ tài chính quan trọng để chủ doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã định trong thế chủ động về tài chính. Những lợi ích của hoạch định ngân sách cụ thể nh sau: - Hoạch định ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thoả mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận. - Hoạch định ngân sách là cách thức để kế hoạch hoá và chính thức hoá các kế hoạch đó về kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh. - Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động. - Hoạch định ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả. - Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể vạch ra phơng thức, mục tiêu hoạt động của các bộ phận khác nhau, bởi vậy nó đòi hỏi đồng thời tạo điều kiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. -7- Để sử dụng hữu hiệu các nguồn thu, mỗi doanh nghiệp, tổ chức hoạt động cần phải thiết lập đợc ngân sách. Đó chính là kim chỉ nam của ngời quản lý trong việc điều hành doanh nghiệp hoạt động đạt hiệu quả cao thể hiện trên các mặt: - Nguồn tài chính dồi dào; - Quan hệ tài chính lành mạnh và ngày càng mở rộng; - Thị trờng kinh doanh ổn định, vững chắc đảm bảo sức cạnh tranh cao; - Tốc độ tăng trởng ổn định cao, trên cơ sở của nguồn vốn an toàn, độc lập - Chi phí tối thiểu và lợi nhuận tối đa 1.3 Nội dung của hoạch định ngân sách 1.3.1 Đối tợng tham gia hoạch định ngân sách Hoạch định ngân sách là một kế hoạch tài chính của một giai đoạn xác định, rất quan trọng đối với sự điều hành quản lý ở bất kỳ doanh nghiệp nào. vì thế rõ ràng là việc hoạch định ngân sách cần có sự tham gia của các phòng ban trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu mỗi phòng ban đều cố gắng để giành đợc nhiều từ ngân sách nhng lại quên đi sự cần thiết để duy trì sự ổn định chung của doanh nghiệp. Nhu cầu, đòi hỏi của mỗi phòng ban là vô hạn trong khi nguồn lực của doanh nghiệp thì chỉ có hạn, vì thế việc áp dụng một số giải pháp mang tính áp đặt trong quá trình thực hiện ngân sách là điều khó tránh khỏi. Điều nay sẽ mang lại những tác hại không nhỏ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, quá trính hoạch định ngân sách rất cần ý kiến đóng góp tích cực và xác đáng của nhiều bộ phận khác nhau. Việc hoạch định ngân sách thờng là nhiệm vụ của một nhóm - nhóm hoạch định ngân sách- và thờng đợc lãnh đạo bởi các nhà quản lý cấp cao. Tất cả các phòng ban, bộ phận chính trong doanh nghiệp đều phải có ngời đại diện trong nhóm hoạch định. Nhóm hoạch định thờng bao gồm: - Giám đốc công ty, giám đốc điều hành, hoặc tổng giám đốc; - Trởng phòng kinh doanh; - Trởng bộ phận tiếp thị và bán hàng; -8- - Trởng bộ phận cung ứng vật t; - Trởng bộ phận thiết kế; - Trởng phòng hành chính và nhân sự; - Giám đốc tài chính, hay kế toán trởng. Mỗi thành viên trong nhóm hoạch định ngân sách sẽ đa ra các dự báo trong phạm vi trách nhiệm của mỗi ngời: Giám đốc công ty sẽ đa ra ớc tính sản lợng sản xuất có thể đạt đựơc. Trởng phòng kinh doanh sẽ phải đa ra dự báo về số lợng hàng bán ra cũng nh giá cả cho mỗi chủng loại sản phẩm. Trởng bộ phận hành chính và nhân sự sẽ phải dự báo chi phí hành chính, số lợng nhân công cần thiết cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, tuyển dụng nhân viên mới hoặc cắt giảm lao động cũng nh chi phí cho việc giữ nhân viên làm việc lâu dài cho doanh nghiệp. Các khoản chi phí này sẽ tuỳ thuộc và việc thoả thuận lơng bổng, tuỳ thuộc vào lĩnh vực và địa bàn doanh nghiệp đang hoạt động. Những thay đổi về giá cả hoặc chi phí thuê mớn cũng sẽ đợc trởng bộ phận hành chính nhân sự cập nhật và dự báo. Trởng bộ phận cung ứng vật t sẽ đa ra dự báo về giá nguyên vật liệu trong thời gian tới, bao gồm nguyên liệu thô và tất cả các máy móc thiết bị cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Trỏng bộ phận thiết kế sẽ dự báo về nguồn nhân lực và vật lực cần thiết trong thời gian tới nhằm đảm bảo chất lợng công việc thích hợp để đạt đợc mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Kế toán trởng hay giám đốc tài chính sẽ cho biết kế hoạch có liên quan đến tính hình tiền mặt của doanh nghiệp và cung cấp số liệu chi phí cũng nh hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. Đôi lúc có sự thay đổi lớn về lãi suất ngân hàng từ tháng này sang tháng khác và có tất cả các loại khó khăn hoặc thuận lợi về tài chính mà có thể ảnh hởng đến hoạch định của doanh nghiệp. -9- Kế toán trởng còn có nhiệm vụ tổng hợp và liên kết tất cả các ngân sách để đa ra ngân sách tổng hợp đồng thời dự báo lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt đợc. Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì việc hoạch định ngân sách có thể do một vài trởng bộ phận đảm trách, hoặc đôi khi có thể chi do một ngời chịu trách nhiệm. 1.3.2 Quá trình hoạch định ngân sách Đầu tiên, nhóm hoạch định sẽ đa ra bản dự báo khả năng của mính tất cả các nhân tố quyết định: lợng hàng hoá bán ra; kế hoạch tăng giảm hàng tồn kho; sản lợng sản xuất cần thiết tơng ứng với các kế hoạch bán hàng và tăng giảm tồn kho. Để đa ra đợc một bản kế hoạch hoàn chỉnh thì điều vô cùng quan trọng là cần phải thu thập đầy đủ các thông tin phục vụ cho việc lập ngân sách. 1.3.2.1 Các thông tin cần thiết sử dụng trong hoạch định ngân sách doanh nghiệp. Sự phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố : Các yếu tố bên ngoài : Tăng trởng kinh tế, các tiến bộ kỹ thuật, các chính sách của Nhà nớc về tiền tệ, về thuế, . qua từng thời kì khác nhau. Các yếu tố bên trong : Tổ chức của doanh nghiệp, cơ cấu sản phẩm, quy trình công nghệ, năng lực của lao động, v.v . Do đó, để công việc phân tích đạt kết quả cao và chính xác, nhằm mục tiêu đi tới dự đoán tài chính giúp cho việc ra các quyết định tài chính và đi tới dự đoán kết quả tơng lai của doanh nghiệp, không thể chỉ giới hạn trong nghiên cứu các bảng biểu tài chính mà còn phải bắt đầu từ việc tập hợp các thông tin, gồm có thông tin bên ngoài và thông tin bên trong. -10-