Trộn văn bản, mail merge trường KInh tế quốc dân

I KHÁI NI ỆM VÀ CÔNG DỤNG CỦA MAIL MERGE Khái ni ệm Mail Merge (Trộn thư) công cụ Word nhằm lấy liệu từ sở liệu (Excel, SQL …) để điền nhanh chóng vào form mẫu mà người dùng xây dựng trước (hợp đồng, tem nhãn, phiếu lương, bảng điểm…) Công dụng Mail Merge giúp tạo tài liệu (VD: thư cá nhân, giấy mời, thơng báo…) có nội dung tương tự để gửi đến nhiều người với tên, địa chỉ… tương ứng người Ví dụ: Muốn tạo 100 thư mời để gửi tới 100 người cần viết 100 thư có nội dung tương tự Và ứng với thư phải thực lần in, theo cách nhàm chán, dễ sai sót, tốn thời gian khơng khả thi nhiều trường hợp đặc biệt Nhưng sử dụng Mail Merge công việc đơn giản nhiều Chỉ cần tạo file liệu chứa nội dung thư mời danh sách chứa đối tượng thuộc tính chúng Thực vài thao tác Mail Merge giải vấn đề lại Có thể hiểu cách sử dụng Mail Merge sau: II TỔNG QUAN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Khi chọn chức trộn thư Word, chức có sẵn lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard … Nghĩa làm theo bước cho kết Tổng quan bước cần thực trộn thư Word sau: Tạo form mẫu cần điền liệu Word (hợp đồng, bảng điểm, tem nhãn…) Chỉ file Excel mà form mẫu bước lấy liệu từ file Excel (bảng thông tin điểm, thông tin khách hàng, thông tin lương nhân viên …) Chọn trường liệu cần in form (Họ tên, điểm, lương ….) Chọn trường hợp cần in (ví dụ danh sách Excel có 500 người, bạn muốn in 100 người thỏa mãn điều kiện thơi) Đây gọi trộn thư theo điều kiện (có chọn lọc) Bước cuối, chọn hình thức cho kết đầu (in thành file Word, in trực tiếp máy in hay đẩy thẳng đến mail) III CÁC LOẠI TRỘN THƯ TRONG WORD Trộn thư Word có nhiều loại khác Tuy nhiên, bước thực loại trộn thư thực theo bước giới thiệu Sự khác loại trộn thư cách thể kết cuối Với Office 2010 này, Word hỗ trợ loại trộn thư khác là: Letters (mặc định Word sử dụng loại trộn thư này) E-mail Messages Envelopes Labels Directory IV MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ SỬ DUNG CHUNG KHI DÙNG MAIL MERGE Bản ghi Giả sử có file Excel với sheet thơng tin lương nhân viên, thường dòng liệu sheet tương ứng với nhân viên Và dòng liệu gọi ghi Trường liệu Vẫn với file Excel lương nhân viên nói cột gọi trường liệu Ví dụ cột Họ tên nhân viên, cột tổng lương … trường liệu bảng quản lý lương Ví dụ sau file Excel quản lý điểm: Hình Và mục đích lấy liệu từ file quản lý điểm để điền vào mẫu phiếu điểm cho trước đây: Hình Merged Document  Là file kết tạo nên sau người dùng trộn file Main Document file Data Source  File Merged Document thay toàn “Merged Codes” Main Document thành “Thông tin Merged Codes” từ file Data Source, với dòng “Thơng tin Merged Codes” tương ứng với người V VÍ DỤ VỀ THỰC HÀNH TRỘN THƯ LETTERS VÀ GIẢI THÍCH Sau ví dụ trộn thư letters ứng dụng Đây dạng trộn thư phổ biến thường sử dụng để in ấn nhanh loại hợp đồng, form in giấy khen, khen, phiếu lương … Đặc điểm loại trộn thư kết ghi in form ban đầu, form ban đầu giới hạn trang kết ghi nằm trang không nằm phần thừa kết trộn thư từ ghi trước (trang trước) ***Mục tiêu: Có kết Merged Document ( Hình ) từ sở liệu ( Hình ) form cho trước ( Hình ) ***Thảo luận số vấn đề trình thực hành : Để lấy thông tin học sinh file Excel Bang diem Trước tiên mở form Word Phieu diem trên, chuyển sang Tab Maillings sau chọn mục Select Recipients (Đây mục để thực lựa chọn loại sở liệu dùng để lấy thông tin điền vào form Word) chọn Use Existing List… hình dưới: Tìm đến file bảng điểm chọn file 2 Một file Excel có nhiều Sheet khác nhau, nên lúc có cửa sổ yêu cầu chọn Sheet file Excel.Cần chọn Sheet chứa liệu mà cần thực Trong trường hợp này, chọn sheet Bangdiem Giờ kích chuột vào phần Edit Recipient List( chỉnh sửa danh sách người nhận), cửa sổ hình Mục có ý nghĩa quan trọng, mục này, xác định tên trường liệu (sẽ tiền đề cho bước tiếp theo) Trong ví dụ này, có trường liệu gồm: STT, Họ tên, Toán, Lý, Hóa, Tổng điểm Và cửa sổ này, xác định ghi in, để chọn tất => tick vào phần cạnh STT Để bỏ chọn tất ,cũng bỏ tick vào chỗ Để chọn số trường hợp, tick chọn vào ghi tương ứng Ngoài ra, cửa sổ này, mục Refine recipient list ( tinh chỉnh danh sách người nhận), thực việc xếp, lọc liệu … tương tự thực Excel Như khâu này, xác định tên trường liệu ghi thực in phiếu điểm Chuyển sang mục Insert Merge Field, mục hiển thị tất trường liệu thấy mục Edit Recipient List Trong số trường hợp, việc bố trí liệu file Excel không hợp lý, gặp phải tình khơng hiển thị tên trường liệu, mà bị thay tên dạng F1, F2 … Chính điều khiến bước kiểm tra mục Edit Recipient List quan trọng hơn, không thực mục Edit Recipient List có khơng biết cần điền trường liệu vào form Lúc thực chỉnh sửa định dạng (Font chữ, cỡ chữ…) trường liệu văn Word bình thường Kết sau trộn thư, định dạng trường liệu tuân theo định dạng form mà đặt trước Giả sử để trường Họ tên lề trái, kiểu chữ đậm; điểm mơn Tốn, Lý, Hóa lề giữa; Tổng điểm lề phải, chữ đậm Thực thu hình sau Sau điền xong tất trường liệu, lúc xem thử kết cách bấm vào nút Preview Results, nội dung thấy tương đương kết mà trộn thư cho ra, trường hợp cho kết hình dưới: Đúng thứ cần rồi, chuyển sang bước cuối cùng, chọn mục Finish & Merge Đây mục kết thúc trình trộn Cách sử dụng mục tất loại trộn thư Trong phần có lựa chọn hình dưới: Trong đó:  Edit Individual Documents… : Thực trộn thư với kết in thành file Word hoàn toàn File Word chứa nhiều trang, trang chứa form ban đầu điền thông tin từ ghi lấy từ file Excel Thường sử dụng lựa chọn này, cho phép nhìn lại xem việc trộn thư có sai sót khơng trước thực in  Print Documents… : Nếu máy tính có thực máy in đó, chọn chức này, kết đẩy thẳng máy in để thực in Khi đảm bảo chắn liệu đúng, không bị lệch form … sử dụng lựa chọn  Send E-mail Messages… : Đây lựa chọn hay, cho phép kết đẩy thành mail gửi trực tiếp đến mail người dùng Các bạn kế toán thường sử dụng lựa chọn để gửi Phiếu lương cho nhân viên Để thực chức cần đảm bảo yếu tố: - Thứ nhất, danh sách Excel phải chứa trường Email - Thứ 2, máy tính phải cài đặt, cấu hình Outlook mail Outlook hoạt động (Vẫn gửi nhận mail bình thường) Bản chất chức này liệu từ Word đẩy sang Outlook để Outlook thực việc gửi mail Khuyến cáo Outlook phải phiên với Word (cùng cài đặt với Word – Ví dụ Word 2007 sử dụng Outlook 2007, tương tự với phiên khác MS Office) Khi bấm vào lựa chọn trên, yêu cầu chọn ghi thực trộn thư, thường để All, chọn mục Edit Recipient List ***Khi thử với lựa chọn thứ Edit Individual Documents… kết hình dưới: *** Lựa chọn Print Documents… tương tự lựa chọn Edit Individual Documents… kết thay đưa file Word đẩy trực tiếp máy in *** Khi bấm vào lựa chọn Send E-mail Messages… hiển thị bảng hình dưới: Trong đó:  Mục To: chọn trường file Excel chứa danh sách Email – Trong ví dụ, file Excel Bang diem bên khơng có trường mail  Mục Subject line: Đây tiêu đề mail gửi Những người dùng có danh sách mail mục To nhận mail với tiêu đề Mỗi ghi đẩy thông tin vào form mẫu gửi đến email nằm trường mail tương ứng ghi  Mục Mail format: Mục có lựa chọn HTML, Attachment Plain text - Trong đó, chọn HTML, form mẫu đưa vào thành nội dung mail (Mail Body) Với HTML, giao diện mail giống với giao diện form mẫu - Plain Text gần giống với HTML, tức form mẫu đưa vào nội dung mail, nhiên định dạng màu mè, font chữ, cỡ chữ chuyển dạng Plain Text (khơng đẹp mắt form mẫu ban đầu nữa) - Attachment hồn tồn khác, chọn này, form mẫu sau trộn tách riêng thành file Word đính kèm vào mail (kết khơng nằm nội dung mail mà trở thành file Word đính kèm mail) Khi sử dụng trộn thư để gửi mail, mail thường có câu chào hỏi ban đầu, ví dụ đại khái kiểu như: Dear Mr.Tea,… Để Word tự động làm việc cách sử dụng trộn thư, danh sách tên lấy tự động từ danh sách, chọn mục Greeting Line, cửa sổ hình dưới:  Dòng định dạng (Format câu chào hỏi), để Dear sau đến Họ tên sau dấu phảy  Lựa chọn thứ sử dụng trường hợp tên không hợp lệ (không tồn tại), câu chào mặc định sử dụng là: Dear Sir or Madam,  Mục Preview để xem thử kết quả, bấm vào mũi tên để xem thử trường hợp khác Match Fields muc để chọn danh sách tên cho Word tự trộn vào câu chào hỏi, bảng ra, First Name trường Họ tên VI.TÌM HIỂU VỀ MỘT SỐ KIỂU TRỘN THƯ KHÁC Trộn thư Labels ứng dụng Cách trộn thư phổ biến hữu ích bạn có nhu cầu in nhãn, công cụ giúp việc làm nhãn trở nên dễ dàng hết Để chọn cách trộn thư Labels, mục Start Mail Merge Tab Maillings, chọn Labels Cửa sổ Label Option hình dưới: Phần mềm Word cung cấp sẵn nhiều mẫu nhãn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, danh sách nhà cung cấp mục Label vendors Microsoft, A-ONE … Việc chọn mẫu nhãn phụ thuộc vào loại giấy nhãn có, dùng để in nhãn Vậy bước cần thiết kế form nhãn phù hợp với loại giấy nhãn có Việc thiết kế, tạo nhãn dành riêng cho cá nhân phức tạp phải nắm số thông số liên quan đến nhãn  ... line: Đây tiêu đề mail gửi Những người dùng có danh sách mail mục To nhận mail với tiêu đề Mỗi ghi đẩy thông tin vào form mẫu gửi đến email nằm trường mail tương ứng ghi  Mục Mail format: Mục... chọn này, form mẫu sau trộn tách riêng thành file Word đính kèm vào mail (kết không nằm nội dung mail mà trở thành file Word đính kèm mail) Khi sử dụng trộn thư để gửi mail, mail thường có câu chào... đây: Hình Merged Document  Là file kết tạo nên sau người dùng trộn file Main Document file Data Source  File Merged Document thay toàn “Merged Codes” Main Document thành “Thông tin Merged Codes”