Trộn văn bản, mail merge trường KInh tế quốc dân

T ỔNG QUAN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Khi chọn chức năng trộn thư trong Word, trong chức năng này đã có sẵn lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard … Nghĩa là cứ làm theo các bước này sẽ cho ra

I KHÁI NI Ệ M VÀ CÔNG D Ụ NG C Ủ A MAIL MERGE

1 Khái ni ệ m

Mail Merge (Trộn thư) là một công cụ của Word nhằm lấy dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu nào đó (Excel, SQL …) để điền nhanh chóng nhất vào một form mẫu mà người dùng đã xây dựng trước đó (hợp đồng, tem nhãn, phiếu lương, bảng điểm…)

2

Công d ụ ng

Mail Merge giúp tạo ra một tài liệu (VD: thư cá

nhân, giấy mời, thông báo…) có nội dung tương tự nhau để gửi đến nhiều người với tên, địa chỉ… tương ứng của từng người

Ví d ụ:

Muốn tạo ra 100 thư mời để gửi tới 100 người thì cần viết

100 lá thư có nội dung tương tự nhau Và ứng với mỗi thư như thế phải thực hiện một lần in, theo cách như thế thì rất nhàm chán, dễ sai sót, tốn thời gian và không khả thi trong

nhiều trường hợp đặc biệt Nhưng nếu sử dụng Mail Merge

công việc này sẽ được đơn giản đi rất nhiều Chỉ cần tạo ra 1 file dữ liệu chứa nội dung thư mời và một danh sách chứa các đối tượng cùng các thuộc tính cơ bản của chúng Thực

hiện vài thao tác cơ bản và Mail Merge sẽ giải quyết các

vấn đề còn lại

Có thể hiểu cách sử dụng Mail Merge như sau:

II T ỔNG QUAN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Khi chọn chức năng trộn thư trong Word, trong chức

năng này đã có sẵn lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard … Nghĩa là cứ làm theo các bước này sẽ cho ra kết

quả Tổng quan các bước cần thực hiện trộn thư trong Word như sau:

1 Tạo form mẫu cần điền dữ liệu trong Word (hợp đồng, bảng điểm, tem nhãn…)

2 Chỉ ra file Excel mà form mẫu ở bước 1 sẽ lấy dữ liệu

từ file Excel này (bảng thông tin điểm, thông tin khách hàng, thông tin lương nhân viên …)

3 Chọn các trường dữ liệu cần in ra form (Họ tên, điểm, lương ….)

4 Chọn ra các trường hợp cần in (ví dụ danh sách Excel

có 500 người, bạn chỉ muốn in 100 người thỏa mãn điều kiện nào đó thôi) Đây còn gọi là trộn thư theo điều kiện (có chọn lọc)

5 Bước cuối, chọn hình thức cho kết quả đầu ra (in ra thành 1 file Word, in trực tiếp ra máy in hay đẩy thẳng đến mail)

III CÁC LO ẠI TRỘN THƯ TRONG WORD

Trộn thư trong Word có nhiều loại khác nhau Tuy nhiên, các bước thực hiện đối với các loại trộn thư đều được thực hiện theo 5 bước đã giới thiệu ở trên Sự khác nhau đối với các loại trộn thư chỉ là ở cách thể hiện kết quả cuối cùng Với bộ Office 2010 này, Word đang hỗ trợ 5 loại trộn thư khác nhau là:

1 Letters (mặc định Word sử dụng loại trộn thư này)

2 E-mail Messages

3 Envelopes

4 Labels

5 Directory

IV M Ộ T S Ố KHÁI NI Ệ M VÀ S Ử DUNG CHUNG KHI DÙNG MAIL MERGE

1 B ả n ghi

Giả sử có file Excel với 1 sheet nào đó là thông tin lương nhân viên, thường thì mỗi dòng dữ liệu trong sheet này sẽ tương ứng với một nhân viên Và mỗi dòng dữ liệu này sẽ được gọi là 1 bản ghi

2 Tr ườ ng d ữ li ệ u

Vẫn với file Excel lương nhân viên đã nói ở trên thì mỗi một cột được gọi là một trường dữ liệu Ví dụ cột Họ và tên nhân viên, cột tổng lương … đó là những trường dữ liệu của bảng quản lý lương

Ví dụ sau đây là một file Excel quản lý điểm:

Hình 1

Và mục đích là lấy dữ liệu từ file quản lý điểm trên để điền vào mẫu phiếu điểm cho trước dưới đây:

Hình 2

3 Merged Document

 Là file kết quả được tạo nên sau khi người dùng trộn file Main Document và file Data Source

 File Merged Document sẽ thay thế toàn bộ các “Merged Codes” trong Main Document thành các “Thông tin trong Merged Codes” từ file Data Source, với mỗi dòng “Thông tin trong Merged Codes” tương ứng với 1 người.

V VÍ D V TH C HÀNH TR N TH LETTERS VÀ GI I THÍCH Ụ Ề Ự Ộ Ư Ả

Sau đây là ví dụ về trộn thư letters và ứng dụng

Đây là dạng trộn thư phổ biến nhất thường được sử dụng để in ấn nhanh các loại hợp đồng, các form in giấy khen, bằng khen, phiếu lương … Đặc điểm của loại trộn thư này đó là kết quả của mỗi bản ghi

sẽ được in ra form ban đầu, nếu form ban đầu giới hạn trong một trang thì kết quả của bản ghi tiếp theo sẽ nằm trên trang mới chứ không nằm trên phần thừa của kết quả trộn thư từ bản ghi trước nó (trang trước)

***M ụ c tiêu: Có được kết quả Merged Document ( Hình 3 ) từ

một cơ sở dữ liệu ( Hình 1 ) và một form cho trước ( Hình 2 )

***Th ảo luận 1 số vấn đề trong quá trình thực hành :

1 Để lấy thông tin của mỗi học sinh trong file Excel Bang

diem Trước tiên mở form Word Phieu diem ở trên, chuyển sang Tab Maillings sau đó chọn mục Select Recipients (Đây chính là mục để thực hiện lựa chọn loại

cơ sở dữ liệu sẽ dùng để lấy thông tin điền vào form Word)

và chọn Use Existing List… như hình dưới:

Tìm đến file bảng điểm và chọn file này

2 Một file Excel có thể có nhiều Sheet khác nhau, nên lúc này

sẽ có một cửa sổ yêu cầu chọn Sheet nào của file Excel.Cần

chọn Sheet chứa dữ liệu mà đang cần thực hiện Trong

trường hợp này, chọn sheet Bangdiem

Giờ kích chuột vào phần Edit Recipient List( chỉnh sửa danh sách

người nhận), một cửa sổ hiện ra như hình dưới

Mục này có ý nghĩa rất quan trọng, trong mục này, có thể xác định được tên của các trường dữ liệu (sẽ là tiền đề cho bước tiếp theo) Trong ví dụ này, đang có 6 trường dữ liệu gồm: STT, Họ và tên, Toán, Lý, Hóa, Tổng điểm

Và cũng trên cửa sổ này, xác định những bản ghi nào sẽ in, để chọn tất cả => tick vào phần ngay cạnh STT Để bỏ chọn tất cả ,cũng bỏ tick vào chỗ đó

Để chọn một số trường hợp, tick chọn vào bản ghi tương ứng Ngoài

ra, vẫn trên cửa sổ này, trong mục Refine recipient list ( tinh

chỉnh danh sách người nhận), có thể thực hiện việc sắp xếp, lọc dữ liệu … tương tự như thực hiện trên Excel Như vậy tại khâu này, xác định được tên của những trường dữ liệu cũng như những bản ghi sẽ thực hiện in ra phiếu điểm

3 Chuyển sang mục Insert Merge Field, mục này sẽ hiển thị tất cả các trường dữ liệu đã thấy trong mục Edit Recipient List

Trong một số trường hợp, do việc bố trí dữ liệu trong file Excel không hợp lý, sẽ gặp phải tình huống không hiển thị đúng tên trường dữ liệu, mà nó sẽ bị thay thế bởi tên dạng F1, F2 …

Chính điều này khiến bước kiểm tra mục Edit Recipient List càng quan trọng hơn, nếu không thực hiện mục Edit Recipient List có khi sẽ không biết được mình cần điền trường dữ

liệu nào vào form

Lúc này có thể thực hiện chỉnh sửa định dạng (Font chữ, cỡ chữ…) của các trường dữ liệu như đối với văn bản trên Word bình thường Kết quả sau khi trộn thư, định dạng của các trường dữ liệu sẽ tuân theo định dạng trên form mà đã đặt trước đó Giả sử để trường

Họ và tên căn lề trái, kiểu chữ đậm; điểm 3 môn Toán, Lý, Hóa căn lề giữa; Tổng điểm căn lề phải, chữ đậm Thực hiện đúng như

vậy và đã thu được như hình sau

4 Sau khi đã điền xong tất cả các trường dữ liệu, lúc này có

thể xem thử kết quả bằng cách bấm vào nút Preview

Results, nội dung thấy sẽ tương đương kết quả mà trộn thư

sẽ cho ra, trường hợp này cho ra kết quả như hình dưới:

5 Đúng thứ cần rồi, vậy chuyển sang bước cuối cùng, chọn

mục Finish & Merge Đây là mục kết thúc quá trình trộn.

Cách sử dụng mục này đối với tất cả các loại trộn thư là như nhau Trong phần này sẽ có 3 lựa chọn như hình dưới:

Trong đó:

 Edit Individual Documents… : Thực hiện trộn thư với kết

quả sẽ được in ra thành 1 file Word hoàn toàn mới File Word mới này chứa nhiều trang, các trang sẽ chứa form ban đầu đã được điền thông tin từ các bản ghi lấy ra từ file Excel Thường

sử dụng lựa chọn này, bởi nó cho phép nhìn lại xem việc trộn thư có sai sót gì không trước khi thực hiện in

 Print Documents… : Nếu máy tính có thực hiện máy in nào

đó, khi chọn chức năng này, kết quả sẽ được đẩy thẳng ra máy

in để thực hiện in luôn Khi đảm bảo chắc chắn dữ liệu là đúng, không bị lệch form … thì mới sử dụng lựa chọn này

 Send E-mail Messages… : Đây là lựa chọn rất hay, nó cho

phép kết quả được đẩy thành mail và gửi trực tiếp đến mail người dùng Các bạn kế toán thường sử dụng lựa chọn này để gửi Phiếu lương cho nhân viên Để thực hiện được chức năng này cần đảm bảo 2 yếu tố:

- Thứ nhất, danh sách Excel phải chứa 1 trường Email

- Thứ 2, máy tính phải được cài đặt, cấu hình Outlook mail

và Outlook hoạt động đúng (Vẫn gửi nhận mail bình thường) Bản chất của chức năng này này dữ liệu từ Word

sẽ được đẩy sang Outlook để Outlook thực hiện việc gửi mail Khuyến cáo Outlook phải cùng phiên bản với Word (cùng bộ cài đặt với Word – Ví dụ Word 2007 thì cũng sử dụng Outlook 2007, tương tự như vậy với các phiên bản khác của MS Office)

Khi bấm vào 1 trong 3 lựa chọn ở trên, một yêu cầu chọn các bản

ghi sẽ thực hiện trộn thư, thường sẽ để All, bởi đã chọn cái này ở mục Edit Recipient List

***Khi thử với lựa chọn thứ nhất Edit Individual Documents… kết

quả như hình dưới:

*** Lựa chọn Print Documents… tương tự như lựa chọn Edit

Individual Documents… nhưng kết quả thay vì đưa ra file Word

mới nó sẽ được đẩy trực tiếp ra máy in

*** Khi bấm vào lựa chọn Send E-mail Messages… sẽ hiển thị

một bảng như hình dưới:

Trong đó:

 Mục To: chọn trường nào đó của file Excel chứa danh sách

Email – Trong ví dụ, file Excel Bang diem bên trên không có trường mail

 Mục Subject line: Đây chính là tiêu đề của mail sẽ gửi đi Những người dùng có trong danh sách mail của mục To sẽ

nhận được mail với tiêu đề này Mỗi bản ghi sẽ được đẩy thông tin vào form mẫu và gửi đến email nằm trong trường mail tương ứng của bản ghi đó

 Mục Mail format: Mục này có 3 lựa chọn là HTML, Attachment và Plain text

- Trong đó, nếu chọn HTML, thì cả form mẫu sẽ được đưa vào thành nội dung mail (Mail Body) Với HTML, giao

diện của mail sẽ giống với giao diện của form mẫu

- Plain Text cũng gần giống với HTML, tức là form mẫu sẽ

được đưa vào nội dung mail, tuy nhiên các định dạng

màu mè, font chữ, cỡ chữ sẽ chuyển về dạng Plain Text

(không còn đẹp mắt như form mẫu ban đầu nữa)

- Attachment thì hoàn toàn khác, nếu chọn cái này,

form mẫu sau khi trộn sẽ được tách riêng thành file Word

và được đính kèm vào mail (kết quả không nằm ở nội dung mail mà sẽ trở thành 1 file Word đính kèm trong mail)

6 Khi sử dụng trộn thư để gửi mail, trong mail thường sẽ có câu chào hỏi ban đầu, ví dụ đại khái kiểu như:

Dear Mr.Tea,…

Để Word tự động làm việc này bằng cách sử dụng trộn thư, danh sách tên cũng được lấy tự động từ danh sách, chọn mục

Greeting Line, một cửa sổ hiện ra như hình dưới:

 Dòng đầu tiên là định dạng (Format của câu chào hỏi),

đang để là Dear sau đó đến Họ và tên sau đó là dấu phảy

 Lựa chọn thứ 2 sẽ được sử dụng trong trường hợp tên

không hợp lệ (không tồn tại), câu chào mặc định được sử dụng sẽ là:

Dear Sir or Madam,

 Mục Preview để xem thử kết quả, bấm vào các mũi tên

để xem thử các trường hợp khác

7 Match Fields là muc để chọn danh sách tên cho Word tự trộn vào câu chào hỏi, một bảng hiện ra, First Name chính

là trường Họ và tên

VI.TÌM HI ỂU V Ề MỘT SỐ KIỂU TRỘN THƯ KHÁC

1 Tr ộ n th ư Labels và ứ ng d ụ ng Cách trộn thư này rất phổ biến và rất hữu ích đối với các bạn

có nhu cầu in nhãn, công cụ này giúp việc làm nhãn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết

Để chọn cách trộn thư Labels, trong mục Start Mail Merge của Tab Maillings, chọn Labels Cửa sổ Label Option hiện ra như

hình dưới:

Phần mềm Word đã cung cấp sẵn rất nhiều các mẫu nhãn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, danh sách các nhà cung cấp trong mục Label vendors như Microsoft, A-ONE …

Việc chọn mẫu nhãn nào phụ thuộc vào loại giấy nhãn đang có, và

sẽ dùng để in nhãn Vậy bước đầu tiên là cần thiết kế form nhãn phù hợp với loại giấy nhãn đang có Việc thiết kế, tạo ra được một nhãn dành riêng cho cá nhân khá phức tạp vì phải nắm được một số các thông số liên quan đến nhãn đó