MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài 4 2. Lịch sử nghiên cứu 5 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 6 5. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn nghiên cứu của đề tài 6 6. Phương pháp nghiên cứu 6 7. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 8 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Sỹ Phú 8 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ: 8 1.1.2 Tổ chức, biên chế của Văn phòng Công ty gồm: 9 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY SỸ PHÚ 10 2.1. Về tổ chức Công tác Văn phòng: 10 2.1.1. Vai trò: 10 2.1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 11 2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của Công ty 12 2.1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty. 13 2.1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở. 13 2.1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Sỹ Phú 14 2.2 Khảo sát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Sỹ Phú 15 2.2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản 16 2.2.2.2 Yêu cầu về nội dung đối với văn bản được ban hành tại Công ty 17 2.2.2.3Yêu cầu về hình thức, thể thức đối với văn bản 18 2.2.3.4 Trình bày quy trình soạn thảo văn bản hành chính 19 2.3 Quản lý văn bản 22 2.3.1 Nguyên tắc chung 22 2.3.2. Kiểm tra, đăng ký văn bản đi 23 2.3.3. Chuyển phát văn bản đi 23 2.3.4. Lưu văn bản đi 23 2.3.5. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 24 2.3.6. Trình, chuyển giao văn bản đến 25 2.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 25 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.4.1. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.4.2. Đóng dấu 27 2.5. Soạn thảo một số văn bản 28 2.5.1. Soạn thảo công văn 28 2.5.2. Soạn thảo tờ trình 29 2.5.3. Soạn thảo thông báo 30 2.5.4. Soạn thảo báo cáo 32 2.5.5 Soạn thảo biên bản 33 2. 6 Một số mẫu văn bản của Công ty Sỹ Phú(3): 34 CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 49 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Sỹ Phú 49 3.1.1. Ưu điểm 49 3.1.2. Nhược điểm 50 3.2. Đề xuất những giải pháp: 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập Văn phòng Cơng ty Sỹ Phú giúp em nhận thức đắn vị trí cơng tác Hành văn phòng, Văn thư- lưu trữ nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng, tạo sở cho việc áp dụng kiến thức học vào thực tế Là nhân viên Văn phòng làm thông qua công việc làm thời gian giúp em tiếp thu kinh nghiệm cần thiết cho thân môi trường công sở hành trang em mang theo suốt đời Thơng qua q trình thực tập, bảo tận tình Lãnh đạo cán cơng nhân viên Văn phòng giúp em nâng cao trình độ chun mơn học hỏi thêm kinh nghiệm, đức tính quý báu người nhân viên văn phòng Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Lãnh đạo Cơng ty, Chánh Văn phòng CBCNV Văn phòng nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hồn thành tốt khố thực tập Em xin gửi lời cảm ơn kính chúc Ban Giám hiệu, Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Tập thể Giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mạnh khoẻ, thành đạt, chúc cho Quý Nhà trường nơi đào tạo cán Văn phòng xuất sắc Do kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế, nên khó tránh khỏi thiếu sót Vậy kính mong Lãnh đạo Cơng ty thầy giáo Khoa Quản trị Văn Phòng đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin trân trọng cảm ơn./ Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2017 Sinh viên Đỗ Đình Hiệp LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo Em Mọi thông tin đề tài em tự viết thông qua thực tiễn làm việc Công ty Nếu sai Em xin chịu trách nhiệm./ Người thực báo cáo Sinh viên Đỗ Đình Hiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu giới hạn nghiên cứu đề tài 6 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài .7 CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cơng ty Sỹ Phú .8 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ: 1.1.2 Tổ chức, biên chế Văn phòng Cơng ty gồm: CHƯƠNG 10 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG 10 CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 10 TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY SỸ PHÚ 10 2.1 Về tổ chức Cơng tác Văn phòng: 10 2.1.1 Vai trò: 10 2.1.2 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ .11 2.1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị Công ty 12 2.1.4 Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty .13 2.1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở 13 2.1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình tổ chức máy văn phòng Cơng ty Sỹ Phú 14 2.2 Khảo sát công tác soạn thảo ban hành văn 15 2.2.1 Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Sỹ Phú 15 2.2.2 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn 16 2.2.2.1 Soạn thảo, ban hành văn 16 2.2.2.2 Yêu cầu nội dung văn ban hành Công ty 17 2.2.2.3Yêu cầu hình thức, thể thức văn 18 2.2.3.4 Trình bày quy trình soạn thảo văn hành 19 2.3 Quản lý văn .22 2.3.1 Nguyên tắc chung .22 2.3.2 Kiểm tra, đăng ký văn .23 2.3.3 Chuyển phát văn .23 2.3.4 Lưu văn 23 2.3.5 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 24 2.3.6 Trình, chuyển giao văn đến 25 2.3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 25 2.4 Quản lý sử dụng dấu 27 2.4.1 Quản lý sử dụng dấu .27 2.4.2 Đóng dấu 27 2.5 Soạn thảo số văn 28 2.5.1 Soạn thảo công văn 28 2.5.2 Soạn thảo tờ trình 29 2.5.3 Soạn thảo thông báo 30 2.5.4 Soạn thảo báo cáo .32 2.5.5 Soạn thảo biên .33 Một số mẫu văn Công ty Sỹ Phú(3): 34 CHƯƠNG 49 KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ 49 CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 49 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Sỹ Phú 49 3.1.1 Ưu điểm .49 3.1.2 Nhược điểm 50 3.2 Đề xuất giải pháp: 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ hội nhập Quốc tế, đòi hỏi phải có hành mạnh, để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc nhiều lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa xã hội Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước giai đoạn nay, cơng tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan,tổ chức, đặc biệt công tác soạn thảo ban hành văn Tùy khía cạnh, quy mơ khác mà có nhiều định nghĩa văn phòng, chung nói: văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý, phân tích tổng hợp thơng tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức Văn phòng phận thiếu cấu tổ chức Cơ quan, đơn vị Mỗi quan có tên gọi khác nhau, song Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gần giống để hướng tới mục tiêu định Muốn đạt mục tiêu đề phải quản trị cách khoa học, hợp lý hoạt động khác liên quan đến môi trường vĩ mô, vi mô trực tiếp, vi mơ nội bộ, đồng thời thu thập thơng tin liên quan đến q trình thực mục tiêu chuyền tải thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời, xác hiệu Nhìn nhận vị trí, vai trò quan trọng công tác để đáp ứng yêu cầu cấp thiết ngành, cấp, xã hội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với nhiệm vụ đào tạo cán có đầy đủ trình độ chuyên môn, hàng năm Trường đào tạo nhiều khoá học với ngành khác như: Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản lý Nhà nước,Văn thư - Lưu trữ, Thông tin Thư viện, Hàng năm Nhà trường tổ chức cho học sinh, sinh viên năm cuối thực tập thực tế quan, tổ chức nhằm nâng cao nghiệp vụ tiếp cận thực tế để sau trường công tác thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước “Học đôi với hành”, “Lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn” Đây khoảng thời gian học sinh, sinh viên tìm hiểu, tiếp xúc với môi trường công sở, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn qua học hỏi, so sánh học ngồi thực tế rút kinh nghiệm quý báu cho sinh viên Thời gian có vai trò vơ quan trọng định tới chất lượng đào tạo, đợt thực tập thực tế giúp sinh viên lấy sở đánh giá, định vị thân, để trường làm việc thực tế quan, làm tốt chun mơn, nghiệp vụ Thực theo Kế hoạch Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp lớp Cao đẳng Liên thông Quản trị Văn phòng K14a, với giúp đỡ Ban Lãnh đạo Công ty Sỹ Phú tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Trong khoảng thời gian thực Công ty, nhờ giúp đỡ Ban lãnh đạo tồn thể cán bộ, cơng nhân viên Văn phòng Cơng ty tạo hội cho em áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ Văn phòng, từ nhận thức rõ tầm quan trọng cơng tác Văn phòng Đặc biệt hướng dẫn tận tâm, nhiệt tình cơng việc Ths Trịnh Hồng Nhung - Chánh Văn phòng, em nhận thức sâu sắc nghĩa vụ, trách nhiệm vai trò quan trọng cán Văn phòng Từ em rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp tính cẩn thận, tỉ mỉ, bí mật cơng việc bình tĩnh giải gặp tình xấu xảy ra, từ nâng cao lực thân để hoàn thành tốt công việc giao Bản báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Công ty Là nhân viên văn phòng em thấy nhiều thiếu sót, thân em cố gắng hoàn thành báo cáo, song báo cáo tránh khỏi hạn chế định Em viết báo cáo gửi tới Ban Giám hiệu Nhà trường, Lãnh đạo Khoa Quản trị Văn phòng kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy giáo phụ trách mơn chun ngành giúp em hồn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy giáo, Cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt Ths Nguyễn Mạnh Cường qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty TNHH Sỹ Phú, Lãnh đạo cán bộ, nhân viên Văn phòng Cơng ty, tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo tốt nghiệp này./ Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2017 Sinh viên Đỗ Đình Hiệp A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định, công tác soạn thảo ban hành văn có vai trò quan trọng tất quan, tổ chức Đặc biệt hệ thống quan Nhà nước Vì vậy, mang ý nghĩa tầm quan trọng lớn việc phát triển đất nước, Đảng Nhà nước quan tâm, đánh giá cao công tác Văn mang tính thơng tin, truyền đạt cụ thể hóa việc thi hành văn pháp quy, giải vụ việc cụ thể khâu quản lý trình sản xuất kinh doanh Văn nói chung phương tiện ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định, tùy theo ngành lĩnh vực hoạt động dùng ngôn ngữ thể cho phù hợp Theo kế hoạch Nhà trường tiếp nhận Công ty TNHH Sỹ Phú, em thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà Nhà trường nêu Với thời gian thực tập khơng phải dài đem lại cho em học vô ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên Văn phòng nói riêng cán cơng nhân viên Cơng ty Sỹ Phú nói chung Đối với quan, tổ chức, công tác soạn thảo ban hành văn có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi q trình phát triển quan, tổ chức sở pháp lý cần sử dụng Công tác soạn thảo ban hành văn gắn liền với công tác Văn thư lưu trữ người cán văn thư đào tạo bản, chuyên sâu công tác văn giấy tờ Bộ Nội vụ, cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan cấp trê ban hành Soạn thảo ban hành văn đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Vậy, nhằm quản lý tốt công tác cần thiết phải ban hành quy chế, biểu mẫu, mẫu văn bản, thể thức, ngơn ngữ, quy trình… để thấy rõ việc phân quyền, phân cấp, ủy quyền gắn trách nhiệm đối tượng có liên quan Chính thế, em xin chọn chuyên đề “Soạn thảo ban hành văn bản” Công ty Sỹ Phú doanh nghiệp ổn định hoạt động lĩnh vực dịch vụ Lịch sử nghiên cứu Về công tác soạn thảo ban hành văn có nhiều đề tài nghiên cứu ln ln thay đổi theo quy định quan, mảng thiếu công tác văn phòng quan, doanh nghiệp nào, đề tài nhiều người quan tâm Đã có nhiều viết đề tài tạp chí Văn thư - Lưu trữ, tạp chí Nội Vụ số báo khác Q trình viết báo cáo thực tập em có tham khảo nhiều tài liệu như: báo cáo thực tập khóa trước; văn tài liệu quan; tài liệu cung cấp số mơn học: Quản trị văn phòng, Cơng tác văn thư, Cơng tác lưu trữ, Nghi thức nhà nước, Văn hóa công sở, …; Các văn Luật, Nghị định, Thông tư, … định việc thành lập công ty, quy chế, ngành nghề kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơng ty Văn phòng Cơng ty Mục tiêu nghiên cứu Thời gian thực tập hội để thân em lần củng cố kiến thức, khảo sát công tác soạn thảo ban hành văn tồn cơng tác văn phòng Cơng ty Tuy nhiên để tìm hiểu kỹ tất công tác văn phòng có lẽ thời gian khơng đủ Vì bên cạnh việc khảo sát tồn cơng tác văn phòng, em lựa chọn khảo sát công tác soạn thảo ban hành văn Cơng ty chủ đề báo cáo thực tập Báo cáo thực tập thực để: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Sỹ Phú - Khảo sát tình hình cơng tác soạn thảo ban hành văn nay, từ đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác - Đề xuất, kiến nghị số giải pháp để nâng cao hiệu quả, chất lượng, thống đạt hiệu quả, hoàn thiện công tác soạn thảo ban hành văn Cơng ty Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu nghiên cứu, phân tích, đánh giá hệ thống hóa mẫu văn để thống từ Công ty đến đơn vị thành viên công tác soạn thảo ban hành văn để thấy điểm mạnh điểm yếu để tìm giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn Công ty Đối tượng nghiên cứu giới hạn nghiên cứu đề tài Trong hoạt động Văn phòng Cơng ty Sỹ Phú em nghiên cứu công tác tổ chức hoạt động văn phòng, việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng nghiên cứu mang tính chất sơ bộ, hoạt động nghiệp vụ văn phòng nghiên cứu cụ thể chuyên sâu Phạm vi nghiên cứu bao gồm hệ thống văn hành từ năm 2012 đến Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu mà em sử dụng chủ yếu quan sát, thống kê, vấn, phân tích tài liệu ngồi sử dụng số phương pháp khác như, so sánh… Tên loại trích yếu nội dung Đối với văn có tên loại 14 In hoa Đứng, đậm QUYẾT ĐỊNH In thường Đứng, đậm Thành lập Hội đồng… In thường Đứng In thường Kính gửi Nội dung văn - Tên loại văn - Trích yếu nội dung 14 - Dòng kẻ bên - Phần pháp lý - Đối với văn khơng có tên loại (Cơng văn) Căn Nghị định số 27/2006/NĐ-CP ngày… 13-14 Đứng V/v chuyển xếp lương cho cán 13 In thường Đứng Kính gửi: 14 In thường Đứng Trong năm 2016, … 13-14 a Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, In thường chương Đứng, đậm Phần I 42 Chương I 14 - Tiêu chương đề phần, In hoa Đứng, đậm In thường Đứng, đậm Mục 14 In hoa Đứng, đậm GIẢI THÍCH TỪ NGỮ, LUẬT… 13 - Điều In thường Đứng, đậm Điều Bản văn 14 - Khoản In thường Đứng Các hình thức 14 - Điểm In thường Đứng a) Đối với 14 - Tiết In thường Đứng - 14 - Tiểu tiết In thường Đứng + 14 In thường Đứng, đậm Phần I 14 - Tiêu đề phần In hoa Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14 - Số thứ tự tiêu đề mục In hoa Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ … 14 - Từ “mục” số thứ tự - Tiêu đề mục QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 b Gồm phần, mục, khoản, điểm - Từ “phần” số thứ tự - Khoản: 43 + Trường hợp có tiêu đề In thường Đứng, đậm Phạm vi đối tượng áp dụng 14 + Trường hợp khơng có tiêu đề In thường Đứng Quyết định có hiệu lực… 14 + Điểm In thường Đứng a) Đối với… 14 + Tiết Đứng - 14 + Tiểu tiết Đứng + 14 Chức vụ, họ tên người ký - Quyền hạn người ký In hoa Đứng, đậm KT TỔNG GIÁM ĐỐC TL TỔNG GIÁM ĐÓC 12 - Chức vụ người ký In hoa Đứng, đậm GIÁM ĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG 12 - Họ tên người ký In thường Đứng, đậm Chu Thị Hiền Lê Thanh B 14 a Từ “kính gửi” tên In thường quan, tổ chức, cá nhân - Gửi nơi Đứng Kính gửi: Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ VN 44 14 - Gửi nhiều nơi Kính gửi: - Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ VN; - Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội; 14 - b Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân - Từ “nơi nhận” In thường Nghiêng, đậm Nơi nhận: 12 - Như trên; - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, In thường Dấu mức độ khẩn In hoa Đứng, đậm HOẢ TỐC 10 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành In thường Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI 11 Chỉ dẫn dự thảo văn In hoa Đứng, đậm DỰ THẢO 12 Ký hiệu người đánh máy, In thường Đứng Đứng 11 - ……… ; - Lưu: VT, VP.H.10 THƯỢNG KHẨN 13 LƯU HÀNH NỘI BỘ 13 DỰ THẢO LẦN 05 H.10 45 KHẨN 13 11 nhân số lượng 13 14 Địa quan, tổ chức; địa E-mail, Website; số In thường điện thoại, số Telex, số Fax Số: XX phố Hoàng Văn Thái, quận Thanh Xuân, Hà Nội Đứng ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: 11 Website: Phụ lục văn - Từ “phụ lục” số thứ tự In thường phụ lục Đứng, đậm - Tiêu đề phụ lục In hoa Đứng, đậm In thường Đứng In hoa Đứng, đậm 15 Số trang 16 Hình thức Phụ lục I 14 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 1, 2, 14 SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14 46 Phụ lục IV MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN Lề 2-2,5 cm Time New Roman 12 Bold, Caps Lock CÔNG TY TNHH SỸ PHÚ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: Time New Roman, 12 /TCNS – QĐ Hà Nội, ngày tháng năm 13,14 14 Italic QUYẾT ĐỊNH (Time New Roman 14 Bold, Caps Lock) Thành lập Hội đồng… (Time New Roman 14 Bold) TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH SỸ PHÚ Tab 1,27 cm (Time New Roman 12 Bold, Caps Lock) Căn … ………….; Xét đề nghị .………………………………………………., (Time New Roman 14) QUYẾT ĐỊNH: (Time New Roman 13 Bold, Caps Lock) (Time New Roman 14 Bold) (Time New Roman 14 ) Lề phải 1,5-2 cm Điều ………………… … …; Lề trái 3cm Điều …; Điều ………………………………………………………………………………………….…………………… / 47 Nơi nhận: (12 Italic, Bold) - Như Điều 3; - Lưu: VT, …V.XX (Time New Roman 11) TỔNG GIÁM ĐỐC (Time New Roman 12 Bold, Caps Lock) Chu Thị Hiền (Time New Roman 14 Bold) Lề cm Với quan tâm đạo sát cơng tác Hành nói chung công tác soạn thảo ban hành văn nói riêng, Tơi nhận thấy việc ban hành Quy chế Văn thư lưu trữ Công ty Sỹ Phú quan trọng cần thiết, kịp thời, đáp ứng hoạt động Sản xuất kinh doanh Cơng ty góp phần nhằm khẳng định thương hiệu Sỹ Phú mà Công ty xây dựng phát triển 48 Chương KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Sỹ Phú 3.1.1 Ưu điểm Với quan tâm đạo sát Lãnh đạo Cơng ty, phận Hành thuộc Văn phòng Cơng ty hồn thành tốt nhiệm vụ giao Với mục tiêu Công ty xây dựng văn phòng theo hướng đại, áp dụng triệt để khoa học kỹ thuật vào quản lý công tác nghiệp vụ giúp đổi phương thức làm việc Lãnh đạo Công ty lề nếp làm việc phận Công ty giúp nâng cao chất lượng công việc Trên sở quy định pháp luật Nhà nước hành văn bản: Luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, thông tư văn hướng dẫn quan chủ quản công tác soạn thảo ban hành văn Công ty tiến hành tiêu chuẩn hóa mẫu giấy tờ hành cách giải thủ tục hành công tác soạn thảo ban hành văn khoa học vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thực SXKD cơng ty, cải tiến thủ tục hành giúp cho việc giải cơng việc nhanh chóng, xác, đường lối, sách, mục tiêu Cơng ty Ngồi ra, Cơng ty thường xun định kỳ ban hành mẫu văn gửi lên email chung Công ty để cán công nhân viên cập 49 nhật hiểu rõ hơn, đầy đủ công tác soạn thảo văn ban hành văn để áp dụng vào công tác chuyên môn hàng ngày Bộ phận Hành Văn phòng Cơng ty thực chức thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung Công ty cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù đơn vị sản xuất kinh doanh với môi trường làm việc động, sáng tạo công tác văn giấy tờ đặc biệt soạn thảo ban hành văn công việc thường xuyên, liên tục nên khơng tránh số thiếu sót : - Nhiều đơn vị liên danh liên kết làm cơng trình thuộc lĩnh vực khác nên ngữ pháp mẫu văn đơi chưa thống - Do mục đích kinh doanh nên đôi lúc lơ bỏ qua với trường hợp sai để kịp thời gian tiến độ cơng việc - Q trình xử lý cung cấp thông tin văn cho lãnh đạo Công ty đơi tròng số trường hợp chậm chủ quan khách quan tác động - Cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn đơn vị đơi chưa cẩn thận, tính tỉ mỉ chưa cao - Trình độ chun mơn số cán làm cơng tác hạn chế, chưa đào tạo chuyên nghiệp nên áp dụng theo kiểu máy móc, chưa đáp ứng hết yêu cầu công việc 3.2 Đề xuất giải pháp: Văn phòng phận quan trọng, khơng thể thiếu quan nhà nước doanh nghiệp Đây phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Vì cấp có thầm quyền, Tổng Giám đốc Cơng ty cần quan tâm khích lệ tinh thần làm 50 việc nhân viên văn phòng để tiếp tục xây dựng mục tiêu văn phòng đại mà Cơng ty đề Ngoài ra, cần tổ chức thi, buổi kiểm tra… để rà soát chất lượng hiệu thực chất văn bản, từ thể lực làm việc nhân viên để có hướng xử lý kịp thời tránh làm ảnh hưởng tới công việc Ứng dụng triệt để khoa học kỹ thuật vào công tác soạn thảo ban hành văn có lớp tập huấn cho cán văn phòng phần mềm ứng dụng Khơng ngừng trẻ hóa đội ngũ văn phòng cơng việc đòi hỏi động, nhanh nhẹn, tiếp thu công nghệ cao cách nhanh Các trang thiết bị cần quan tâm trang bị để phục vụ nhu cầu công việc ngày nhiều Công ty Trên số ý kiến, để xuất Tơi dựa tình hình thực tế Cơng ty Sỹ Phú Kính mong cấp Lãnh đạo Công ty xem xét, giải để công tác soạn thảo ban hành văn ngày hiệu hơn./ 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty TNHH Sỹ Phú (2017), Quy chế Văn thư lưu trữ Công ty TNHH Sỹ Phú (2017), Mẫu ban hành văn Công ty TNHH Sỹ Phú (2017), công văn tăng cường công tác quản lý sử dụng dấu 52 Phụ lục 03: Sơ đồ Quy trình Xây dựng Kế hoạch công tác Công ty: Lấy ý kiến đăng ký công việc đơn vị Xây dựng kế hoạch cơng tác Văn Trình lãnh đạo Cơng ty phòng Cơng ty Lấy ý kiến đóng góp họp Lãnh đạo Công ty phê duyệt kế hoạch Phân công tổ chức thực Phụ lục 04: Quy trình tổ chức Hội nghị: Văn phòng TGĐ đạo Ra CV họp đề nghị tổ chức Hội nghị Tổng Giám đốc Phê duyệt Văn phòng Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị Tổng Giám đốc Đạt Phê duyệt Văn phòng Làm cơng tác chuẩn bị Hội nghị Văn phòng Các phận liên quan Kiểm tra, giám sát cơng tác chuẩn bị Tổng GĐ Văn phòng Các phận khác Tiến hành Hội nghị Kết thúc Hội nghị Văn phòng Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ cơng việc, tốn kinh phí Phụ lục 05: Quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho Lãnh đạo: BAN GĐ Trưởng phòng Văn phòng TCNS Theo dõi, đơn đốc q trình chuẩn bị Lập KH chuyến Liên hệ nơi công tác Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị kinh phí Ban GĐ cơng tác Kết thúc chuyến công tác Bổ sung kết công việc vào hồ sơ Thanh tốn cơng tác phí Theo dõi, đơn đốc cơng việc cơng ty, báo cáo tình hình với Lãnh đạo ... lý luận công tác soạn thảo ban hành văn Chương 2: Tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Sỹ Phú Trong... trình soạn thảo văn hành Quy trình soạn thảo văn trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo số văn để ban hành( 1): - Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Tổng Giám đốc Công ty Sỹ Phú. .. làm việc 2.2 Khảo sát công tác soạn thảo ban hành văn 2.2.1 Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Sỹ Phú Với tổ chức Công ty, vị trí chủ chốt có