1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm và tổ chức hoạt động công tác văn thư; quy định về trình tự, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam. 2. Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị, tổ chức thuộc Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam (sau đây gọi tắt là các đơn vị thuộc Viện). Điều 2. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Nội dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sao văn bản, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Viện. Điều 3. Trách nhiệm quản lý 1. Viện trưởng Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan. 2. Trưởng phòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị có nhiệm vụ giúp Viện trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư; trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư tại Viện theo các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư của đơn vị mình theo đúng VV
Céng hoµ x· héi chđ nghÜa viƯt nam BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ (Ban hành kèm theo Quyết định số ……./QĐ-VKHGDVN ngày … tháng năm 2009 Viện trưởng Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm tổ chức hoạt động công tác văn thư; quy định trình tự, thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư áp dụng thống tất đơn vị, tổ chức thuộc Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam (sau gọi tắt đơn vị thuộc Viện) Điều Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo Nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Viện Điều Trách nhiệm quản lý Viện trưởng Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư quan Trưởng phòng Tổng hợp – Hành – Quản trị có nhiệm vụ giúp Viện trưởng thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư; trực tiếp đạo, tổ chức thực công tác văn thư Viện theo quy định hành Nhà nước, Bộ Giáo dục Đào tạo Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức, đạo, kiểm tra quản lý công tác văn thư đơn vị theo quy định hành Nhà nước, Bộ Giáo dục Đào tạo Viện KHGDVN Bộ phận Hành thuộc Phòng TH-HC-QT Viện có chức giúp Trưởng phòng quản lý, tổ chức thực cơng tác văn thư Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Mỗi cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực nghiêm chỉnh quy chế quy định hành Nhà nước, Bộ Giáo dục Đào tạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam công tác văn thư Điều Tổ chức văn thư Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Văn thư Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam phận Phòng THHC-QT Văn thư Viện có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng TH-HC-QT tổ chức hoạt động công tác văn thư theo quy định hành, đồng thời thực chức văn thư Phòng TH-HC-QT Các đơn vị, tổ chức khác thuộc Viện bố trí cán làm công tác văn thư theo chế độ kiêm nhiệm (Thư ký Hành - tổng hợp) Điều Trình độ chun mơn, nghiệp vụ cán văn thư Cán văn thư Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam đơn vị có tài khoản riêng dấu riêng thuộc Viện phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ sau: Bằng tốt nghiệp đại học; có chứng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Có trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ tương đương trở lên Hàng năm, cán bộ, công chức làm công tác văn thư tham gia tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư Kinh phí, trang bị thiết bị kỹ thuật chuyên dùng phục vụ cho công tác văn thư quan Trưởng phòng TH-HC-QT đề xuất Sử dụng quản lý kinh phí dùng cho hoạt động văn thư thực theo quy định hành nhà nước Điều Bảo vệ bí mật cơng tác văn thư Mọi hoạt động lĩnh vực công tác văn thư Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam phải thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Chương II SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN, SAO VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn hành bao gồm: định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, thông cáo, thông báo, công điện, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy uỷ quyền, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu nhắc việc, phiếu gửi, phiếu chuyển Điều Thể thức, kỹ thuật, phông chữ trình bày văn Thể thức, kỹ thuật, phơng chữ trình bày văn phải thực theo quy định hành Nhà nước (Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ) quy định Quy chế Điều 10 Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn với dòng chữ in đậm Dưới dòng chữ thứ hai có gạch chân nét liền mảnh: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Điều 11 Tên quan, đơn vị tổ chức ban hành văn Tên đơn vị thuộc Bộ sử dụng dấu riêng, có thẩm quyền ban hành văn ghi đầy đủ theo tên gọi thức định thành lập, in hoa, đậm ghi bên tên Bộ Giáo dục Đào tạo (đơn vị chủ quản trực tiếp cấp trên) Tên Bộ Giáo dục Đào tạo in hoa, không đậm; tên đơn vị gạch chân nét liền mảnh, ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Đối với văn hành giao dịch nội (trong Viện KHGDVN) thực Điều 1, đơn vị chủ quản trực tiếp cấp Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Ví dụ: VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU GIÁO DỤC PHỔ THÔNG Tên viết tắt Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ký hiệu văn VKHGDVN Tên viết tắt đơn vị thuộc Viện áp dụng theo quy định Phụ lục số I ban hành kèm theo Quy chế Điều 12 Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu văn hành Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành thực sau: Quy định ghi số, ký hiệu định loại văn hành có tên loại khác bao gồm: từ “Số” trình bày chữ in thường Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt tên loại văn bản, gạch ngang “-”, chữ viết tắt tên Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam “VKHGDVN”: Ví dụ: Số: 01/QĐ-VKHGDVN Số: 02/TTr-VKHGDVN Cách ghi số, ký hiệu công văn bao gồm: từ “Số” trình bày chữ in thường; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt (tên) Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam “VKHGDVN”, gạch ngang “-”, tên viết tắt đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo, khơng có dấu cách Ví dụ: Số: 03/VKHGDVN-THHCQT Số: 04/VKHGDVN-GDMN Điều 13 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành ghi Hà Nội Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn ghi chữ số Ả - Rập ghi đầy đủ chữ số ngày … tháng … năm … Đối với chữ số ngày nhỏ 10 tháng một, tháng hai phải ghi thêm chữ số phía trước Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày kiểu chữ in thường, nghiêng, không đậm; Hà Nội, ngày tháng năm 200 Điều 14 Tên loại trích yếu nội dung văn Văn hành có tên loại Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành phải ghi rõ tên loại Công văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành thiết phải ghi trích yếu Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Điều 15 Nội dung, bố cục văn Nội dung văn thành phần chủ yếu, trọng tâm văn bản, thể quy định, yêu cầu đặt Nội dung văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành phải bảo đảm yêu cầu sau: a Phù hợp với quy định hành hình thức văn bản; b Phù hợp với đường lối, chủ trương Đảng, sách pháp luật nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giáo dục chủ trương, đạo Bộ giáo dục Đào tạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam; c Các quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; d Sử dụng ngơn ngữ viết, cách thức diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; đ Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương; Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn Trong trường hợp thực cần thiết dùng từ ngữ nước ngồi dùng từ ngun bản; e Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; g Viết hoa văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành thực cách viết thông dụng ngữ pháp tả tiếng Việt phổ thơng quy định viết hoa quy định điều khoản 6, điều 22 Quy chế h Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Thể thức trình bày, bố cục văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành theo Phụ lục số II ban hành hành kèm theo Quy chế Điều 16 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn người ký thực sau: a Trường hợp ký thay thủ trưởng quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ, sau dấu chấm “.” có dấu cách Thẩm quyền ký thay văn người cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi sau: KT VIỆN TRƯỞNG b Trường hợp văn ký thừa lệnh thủ trưởng quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ, sau dấu chấm có dấu cách, ví dụ TL VIỆN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG TH-HC-QT c Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chữ Viện trưởng, sau dấu chấm có dấu cách Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức người ký thừa ủy quyền Người ký thừa uỷ quyền không ủy quyền lại cho người khác ký, ví dụ: TUQ VIỆN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU TÂM LÝ HỌC – GIÁO DỤC HỌC Chức vụ người ký a Chức vụ ghi văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành chức danh thức người ký Văn Viện trưởng ký ban hành ghi “Viện trưởng”, văn ký thay ghi “Phó Viện trưởng”, khơng ghi lại tên Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam; trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành, ví dụ: VIỆN TRƯỞNG KT VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG b Chức vụ ghi văn ký thừa lệnh Viện trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức tên đơn vị, tổ chức, ví dụ: TL VIỆN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ Trường hợp cần thiết, người ký thừa lệnh văn hành ủy nhiệm để cấp phó người đứng đầu ký thay; chức vụ ghi văn ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức, khơng ghi lại tên đơn vị tổ chức, ví dụ: TL VIỆN TRƯỞNG KT TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ PHĨ TRƯỞNG PHÒNG c Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Hội đồng, Ban đạo nhà nước thuộc lĩnh vực, phạm vi giáo dục đào tạo chức danh lãnh đạo Ban Hội đồng người ký văn - Hội đồng, Ban đạo không phép sử dụng dấu Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó; TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu tổ chức) KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Trường hợp Ban, Hội đồng Viện trưởng cho phép sử dụng dấu Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam người ký văn ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó, đồng thời chữ ký ghi chức danh lãnh đạo Viện; - Văn Hội đồng Ban đạo Bộ Giáo dục Đào tạo mà Lãnh đạo Viện làm Chủ tịch Phó Chủ tịch; Trưởng ban Phó Trưởng ban ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Viện) VIỆN TRƯỞNG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Nguyễn Văn A KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Viện) PHÓ VIỆN TRƯỞNG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Nguyễn Văn B Họ tên ghi văn bao gồm: họ, tên đệm (nếu có) tên người có thẩm quyền ký, ban hành văn bản; trước họ tên người ký ghi thêm học hàm, học vị văn khoa học Điều 17 Dấu đóng văn Dấu đóng văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành áp dụng theo điều 36, điều 39 Quy chế Điều 18 Nơi nhận Nơi nhận xác định cụ thể quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Nơi nhận phải ghi cụ thể, xác tên quan, tổ chức, cá nhân phần “kính gửi” phần “nơi nhận” văn Căn chức năng, nhiệm vụ Viện trưởng giao mối quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Văn ký thừa uỷ quyền, ký thay, ký thừa lệnh Thủ trưởng, cấp có thẩm quyền ký phải gửi văn cho Thủ trưởng cấp để báo cáo: Văn Phó Viện trưởng ký phải gửi Viện trưởng để báo cáo; Văn Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Viện trưởng phải gửi Viện trưởng, Phó Viện trưởng phụ trách để báo cáo Đối với văn có ghi tên loại: Nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với văn hành có nơi nhận, phần “kính gửi” “nơi nhận” ghi sau: a Từ “Kính gửi” trình bày chữ in thường, sau từ kính gửi có dấu “:” khơng dấu cách Sau dấu “:” tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc, chữ in thường, đứng, không đậm; - Văn gửi cho đối tượng cụ thể: Kính gửi: Văn phòng Chính phủ Kính gửi: Ơng Nguyễn Văn A - Văn gửi cho nhóm đối tượng định, phần kính gửi ghi chung, sau chữ cuối đối tượng nhóm đối tượng có dấu “;”: + Gửi nhóm đối tượng, ghi: Kính gửi: Các trường đại học, cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp + Gửi nhiều nhóm đối tượng, sau kính gửi xuống hàng: Kính gửi: - Các Sở Giáo dục Đào tạo; - Các đơn vị trực thuộc Bộ; - Các trường đại học, cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp b “Nơi nhận:” trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm; sau dấu “:” xuống hàng, phía “- Như trên;” tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan khác để báo cáo (để b/c); để phối hợp (để p/h); để thực (để t/h); để Lưu: VT, …) in thường, đứng, không đậm, cỡ chữ 11: Nơi nhận: - Như trên; - Lãnh đạo Viện (để b/c); - Các đơn vị… (để p/h); - Lưu: VT, đơn vị chủ trì soạn thảo Điều 19 Mức độ khẩn, mật Mức độ khẩn, dấu độ khẩn Căn tính chất, mức độ cần chuyển phát nhanh, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người có thẩm quyền ký văn định để đóng dấu “khẩn” Mật, dấu độ mật: Văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành có nội dung nằm phạm vi quy định điều Quyết định số 160/2005/QĐ-BCA(A11) ngày 23/02/2005 Bộ trưởng Bộ Cơng an danh mục bí mật nhà nước độ “Mật” ngành giáo dục phải đóng dấu “Mật” Điều 20 Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: Địa quan, tổ chức; địa E-mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ Các dẫn phạm vi lưu hành “trả lại sau họp (hội nghị)”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo” hay “dự thảo lần ”; đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo Những văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành ghi ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành vào phía cuối dòng lưu nơi nhận dòng cuối trang văn Khi văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn “Phụ lục kèm theo” Phụ lục kèm theo văn phải trình bày trang giấy riêng thực theo thể thức trình bày sau: - Từ “Phụ lục” trang, ghi chữ in hoa, đậm; văn có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự “Phụ lục số ”, số thự tự phụ lục đánh chữ số La Mã; tiêu đề (tên) phụ lục ghi chữ in hoa, đứng, đậm; phía tên phụ lục ghi dấu ngoặc đơn kèm theo văn số / , ngày/ tháng/ năm đơn vị, tổ chức ban hành văn PHỤ LỤC DANH SÁCH CÁN BỘ, CÔNG CHỨC (Kèm theo văn số: …./ngày/tháng/năm ) - Sau chữ cuối phụ lục dòng chữ cuối phụ lục có chữ ký nhỏ Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản; trường hợp đặc biệt chữ ký nhỏ người ký văn - Số trang: phụ lục gồm nhiều trang thiết phải đánh số thứ tự trang Số thứ tự trang ghi chữ số Ả-rập Đối với văn có nhiều phụ lục số trang phụ lục đánh riêng theo phụ lục Thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành; văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Do đơn vị đề xuất, theo quy định cụ thể thể thức kỹ thuật trình bày loại văn Điều 21 Sao văn Bản chụp dấu chữ ký văn (bản photocopy) có giá trị thơng tin, tham khảo Khi gửi Photocopy kèm theo văn văn phải ghi rõ “bản photocopy kèm theo” Điều 22 Soạn thảo văn Đối với văn hành chính, Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo chịu trách nhiệm trình tự, thể thức, nội dung tính pháp lý văn Phòng THHC-QT có trách nhiệm rà sốt, kiểm tra, làm thủ tục để ban hành văn bảo quản lưu Khi phát văn có sai sót trình tự, thể thức, tính pháp lý nội dung, Phòng TH-HC-QT trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo để thực việc sửa chữa theo quy định Đối với văn mắc lỗi sai sót ban hành, đơn vị chủ trì soạn thảo cần văn đính ban hành văn để thay Văn thức gửi nước, tổ chức quốc tế tổ chức, cá nhân người nước phải viết tiếng Việt kèm theo dịch khơng thức tiếng nước tương ứng Các văn bản, tài liệu mang tính trao đổi thơng tin khơng thức viết tiếng nước tương ứng thứ tiếng thông dụng quốc tế: Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây Ban Nha Trường hợp không thiết kèm theo tiếng Việt Việc soạn thảo văn hành quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu đơn vị giao cho cá nhân, nhóm soạn thảo chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh dự thảo; - Trình duyệt dự thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan; - Bản dự thảo phải trình bày thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc Viết hoa văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành thực cách viết thông dụng sau đây: a Viết hoa chữ đầu âm tiết: đầu câu, tiêu đề, chương, mục, điều, kết luận ; đầu câu sau dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!); đầu dòng sau dấu chấm (.), sau dấu chấm phẩy (;) xuống dòng (căn để ban hành nghị định, 10 định, …); dấu hai chấm mở, đóng ngoặc kép: “ .” (đoạn trích dẫn đầy đủ nguyên văn lời nói, câu văn tác giả, văn quy phạm pháp luật, tác phẩm ) b Đối với danh từ riêng tên người, địa danh; tên riêng quan Đảng, Nhà nước, Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ tổ chức trị xã hội: Được viết hoa theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Điều 23 Duyệt dự thảo, sửa chữa dự thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, định Điều 24 Đánh máy, nhân Việc đánh máy, nhân phải bảo đảm yêu cầu sau: Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát thấy có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt dự thảo Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Điều 25 Kiểm tra văn Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn Văn thuộc thẩm quyền Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện ký cán giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải ký nháy vào dòng cuối nội dung văn Văn thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Viện ký Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo văn phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ người ký Khi trình Lãnh đạo Viện ký văn phải kèm theo đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan Văn trình Lãnh đạo Viện phải ghi số vào sổ đăng ký Phòng Tổng hợp – Hành – Quản trị Cán giao soạn thảo văn có trách nhiệm rà sốt, kiểm tra nội dung văn trước trình Lãnh đạo Viện, bảo đảm trình tự, thể thức văn theo quy định Quy chế 11 Văn gửi cấp phải văn ký trực tiếp người có thẩm quyền (khơng văn photocopy chữ ký) Khi trình Lãnh đạo Viện ký văn “Mật”, đơn vị soạn thảo (trình) phải cho vào phong bì dán kín, ngồi bì có ghi số theo dõi đơn vị trình ghi đầy đủ chức vụ, họ, tên Lãnh đạo Viện cần trình Khi trả lại, phải dán kín giao cho Phòng TH-HC-QT thực quy trình nhận, chuyển văn mật theo quy định Điều 26 Trách nhiệm thẩm quyền ký văn Người ký ban hành văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung, trình tự, thể thức kỹ thuật trình bày văn ban hành Phó Viện trưởng ký thay Viện trưởng ban hành văn thuộc phạm vi lĩnh vực Viện trưởng phân công phụ trách Trong số trường hợp cần thiết, Viện trưởng uỷ quyền cho Trưởng phòng TH-HC-QT, Trưởng phòng TCCB ký thừa uỷ quyền số văn Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Viện trưởng ủy nhiệm cho Giám đốc Trung tâm nghiên cứu triển khai ký thừa lệnh số văn hành chun mơn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phạm vi phân cơng Trưởng phòng TH-HC-QT thừa lệnh Viện trưởng ký văn triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp, giấy đường, giấy giới thiệu, báo cáo tháng, báo cáo quí; ký y; đăng ký dấu quan Viện, giới thiệu chữ ký lãnh đạo Khi ký văn không dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ loại mực dễ phai CHƯƠNG III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 27 Trình tự quản lý văn đến Tất loại văn hành chính, văn chuyên ngành, văn mật, gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện chuyển qua mạng Internet, Email, Fax đơn, thư gửi đến Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam gọi chung văn đến Văn đến, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý tập trung, thống văn thư Viện thực theo trình tự sau: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến 12 b Trình, chuyển giao văn đến c Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải văn đến Điều 28 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến, cán văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng Internet, email, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn Phân loại, xử lý sơ bộ, bóc bì văn đến a Loại văn khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể Viện; bì văn gửi đích danh người nhận; bì gửi theo chức danh Viện trưởng, Phó Viện trưởng, … b Loại văn cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì gửi Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam; gửi Lãnh đạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam; c Đối với bì văn ghi “Mật, Tuyệt mật, Tối mật”, việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước d Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; đ Khơng gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; e Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; g Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; h Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến - Tất văn đến thuộc loại đăng ký văn thư phải đóng dấu đến; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) - Văn gửi tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến ngồi bì 13 - Đối với văn gửi đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có thẩm quyền giải - Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Điều 29 Đăng ký văn đến Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý, theo dõi văn máy vi tính Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn đến sổ - Sổ đăng ký văn đến Bộ Giáo dục Đào tạo, đơn vị trực thuộc Bộ, Bộ, ngành, tổ chức cá nhân khác Đăng ký văn sở liệu máy vi tính - Đăng ký văn sở liệu máy tính thực theo hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành (Chỉ áp dụng đơn vị có sử dụng phần mềm quản lý văn đến – Cục VT-LTNN cung cấp) Điều 30 Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến - Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình Viện trưởng người có thẩm quyền xử lý - Viện trưởng người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân thuộc quan Viện, cho ý kiến chuyển phát văn bản, ý kiến đạo thời hạn giải văn Đối với văn có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì đơn vị cá nhân tham gia, phối hợp - Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến ghi vào phiếu riêng - Sau có ý kiến phân phối, đạo giải Viện trưởng người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định Chuyển giao văn đến a Căn vào ý kiến Viện trưởng người có thẩm quyền, văn đến chuyển giao tới đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: 14 - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc kế tiếp; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho đơn vị, người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ” cần ghi rõ thời gian chuyển b Cán làm công tác văn thư người có trách nhiệm nhận văn đơn vị, sau nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến đạo giải Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực tiếp xử lý, theo dõi, giải theo nhiệm vụ c Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Bản chuyển cho đơn vị, cá nhân chủ trì giải d Phòng TH-HC-QT cần lập sổ chuyển giao văn đến cho đơn vị thuộc Viện Sổ chuyển giao văn đến quản lý văn thư quan Điều 31 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc, đảm bảo giải hạn Trưởng phòng TH-HC-QT, có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn ấn định Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn giải quyết; văn đến thời hạn giải quyết, báo cáo cho Trưởng phòng TH-HC-QT Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - QUẢN LÝ CON DẤU Điều 32 Trình tự quản lý văn Tất loại văn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam gửi quan, tổ chức, cá nhân gọi chung văn Văn đi, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý thực theo trình tự sau: a Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; b Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); c Đăng ký văn bản; 15 d Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát ; đ Lưu văn Điều 33 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Cơng tác kiểm tra văn cần tuân thủ theo quy định ghi điều 25 Quy chế Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức, thẩm quyền ký kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 34 Đăng ký văn Văn phải đăng ký vào sổ đăng ký văn đăng nhập sở liệu quản lý máy tính (nếu có) Khi đăng ký, vào số văn cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn sổ: Tại Phòng TH-HC-QT phải có tối thiểu loại sổ đăng ký văn sau: a Sổ ghi số đăng ký định; b Sổ ghi số đăng ký văn hành chính; c Sổ ghi số Giấy giới thiệu; d Sổ ghi số Giấy đường Đăng ký văn sở liệu máy vi tính (nếu có): sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đồng thời, thực theo văn quy định hành ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Nhà nước Bộ Giáo dục Đào tạo Điều 35 Ghi số, ngày, tháng văn Ghi số văn a Văn Viện, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng, đánh số theo hệ thống, thống chung Viện vào sổ đăng ký văn thư Viện quản lý c Việc đánh số văn hành thực theo quy định khoản 1, khoản 2, Điều 12 Quy chế Việc ghi ngày, tháng, năm văn thực theo quy định khoản 2, điều 13 Quy chế Điều 36 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn Đóng dấu quan a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định 16 b) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu khẩn Con dấu độ khẩn có hình chữ nhật, đó, từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” “khẩn” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm Điều 37 Chuyển phát văn Lập thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Lập thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì, có độ dày kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua - Trình bày bì viết bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn phụ lục số VI ban hành kèm theo Quy chế - Bỏ văn vào bì thư dán bì Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc b Dấu khẩn, mật dấu khác lên bì phải đóng dấu đóng văn bì Chuyển phát văn a Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân Viện - Việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư, văn chuyển giao cho đơn vị cần ghi vào sổ chuyển giao đơn vị - Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân Viện, người nhận văn phải ký nhận vào sổ b Văn cán văn thư người giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ c Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng địa email quy định cụ thể văn khác d Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn 17 a Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; b Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 38 Lưu văn Văn Viện phải lưu đầy đủ phận văn thư, Phòng THHC-QT Bản lưu văn thư, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ban hành Lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Văn lưu văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký loại văn Bộ phận văn thư Viện trang bị đầy đủ tủ, giá, kệ phương tiện cần thiết khác để bảo vệ, bảo quản an toàn văn lưu Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi đáp ứng kịp thời yêu cầu khai thác, tra cứu lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định quy chế Điều 39 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu sử dụng dấu quan, tổ chức thuộc Viện phải thực theo điều 25, điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định hành vể bảo quản, quản lý, sử dụng dấu pháp luật Quản lý dấu a Phòng TH-HC-QT có trách nhiệm quản lý dấu Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam b Trưởng phòng TH-HC-QT cán văn thư giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu Sử dụng dấu a Chỉ đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn b Dấu đóng văn phải xác, chiều, rõ ràng vị trí, trùm 1/3 đến 1/4 chữ ký phía trái; c Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, Văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang từ 1/3 đến 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục d Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lưu văn thư (trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng e Nghiêm cấm việc đóng dấu khống tất loại văn 18 CHƯƠNG IV LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VIỆN Điều 40 Lập hồ sơ công việc Tất cán bộ, công chức thuộc Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam soạn thảo văn bản, giải công việc có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc Hồ sơ công việc phải phản ánh đầy đủ thực trạng, quy trình xử lý giải cơng việc Hồ sơ công việc bao gồm văn bản, tài liệu, ý kiến đạo cấp có thẩm quyền xếp khoa học, thể mối liên hệ văn Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị tra cứu, tham khảo phải lập hồ sơ Những công văn, tài liệu quan khác gửi đến để biết; văn giao dịch không liên quan trực tiếp đến công việc khơng có giá trị để tham khảo sau, khơng đưa vào hồ sơ Điều 41 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan a Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan Viện: sau năm kể từ năm công việc kết thúc b Thời hạn, giao nộp hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học - công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu c Tài liệu, hồ sơ xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình toán d Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình (băng, đĩa) thiết bị lưu giữ thông tin khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Điều 42 Thủ tục giao nộp Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Viện, phải thực đầy đủ thủ tục: lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” nộp lưu; lập “Biên giao nhận” tài liệu nộp lưu Mỗi loại ghi thành hai Đơn vị, cá nhân nộp tài liệu giữ lưu trữ quan Viện giữ Điều 43 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức thực việc lập danh mục hồ sơ đơn vị đạo cán đơn vị lập hồ sơ tiến hành giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao Căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác hàng năm, đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ công việc cần phải lập Khi có cơng việc phát sinh ngồi dự kiến, cán bộ, công chức cần bổ sung kịp thời vào danh mục hồ sơ đơn vị Cuối năm, đơn vị đánh giá xác định số hồ sơ công việc thực nộp lưu trữ hành theo quy định 19 Trưởng phòng TH-HC-QT có nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc đơn vị thuộc quan Viện thực việc lập danh mục hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ hành năm theo quy định PHÓ VIỆN TRƯỞNG PHỤ TRÁCH Nguyễn Anh Dũng 20 ... thư theo quy định pháp luật quy định quy chế Điều 39 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu sử dụng dấu quan, tổ chức thu c Viện phải thực theo điều 25, điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định... thừa uỷ quy n phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quy n) vào trước chữ Viện trưởng, sau dấu chấm có dấu cách Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức người ký thừa ủy quy n Người ký thừa uỷ quy n... thời gian quy định Điều 25 Kiểm tra văn Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn Văn thu c thẩm quy n Thủ trưởng đơn vị thu c Viện