MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU1 1.Lý do chọn đề tài1 2.Lịch sử nghiên cứu1 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài1 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu1 5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng2 6.Giả thuyết khoa học2 7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài2 8.Cấu trúc của đề tài2 PHẦN NỘI DUNG3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA VÀ VĂN PHÒNG CÔNG TY3 1.1.Giới thiệu chung về công ty3 1.1.1.Chức năng3 1.1.2.Nhiệm vụ3 1.1.3.Cơ cấu tổ chức4 1.2.Giới thiệu về phòng Tổ chức - Hành chính5 1.2.1.Chức năng5 1.2.2.Nhiệm vụ6 1.2.2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo6 1.2.2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ7 1.2.2.3. Công tác tổng hợp7 1.2.2.4. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường8 1.2.2.5. Về công tác quản lý tài sản8 1.2.3.Cơ cấu tổ chức9 1.2.3.1. Trưởng phòng:9 1.2.3.2. Phó phòng:10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA11 2.1. Khái niệm11 2.1.1. Khái niệm chương trình11 2.1.2. Khái niệm kế hoạch11 2.2. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác11 2.3. Các loại chương trình, kế hoạch công tác của Phòng Tổ chức - Hành chính12 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Phòng Tổ chức – Hành chính12 2.4.1. Thu thập tài liệu thông tin15 2.4.2. Xử lý thông tin15 2.4.3. Xây dựng bản thảo16 2.4.4. Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị16 2.4.5. Chỉnh sửa bản thảo16 2.4.6. Trình Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính17 2.4.7. Trình giám đốc ký ban hành VB17 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA18 3.1. Đánh giá18 3.1.1. Ưu điểm18 3.1.2. Hạn chế18 3.2. Giải pháp19 3.2.1. Đối với công ty19 3.2.2. Với lãnh đạo văn phòng19 3.2.3. Với các cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng19 PHẦN KẾT LUẬN21 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắtNghĩa của từ viết tắt VBVăn bản CBCNVCán bộ công nhân viên Phòng TC-HCPhòng TC-HC
MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 6.Giả thuyết khoa học .2 7.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 8.Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY 1.1.Giới thiệu chung công ty 1.1.1.Chức 1.1.2.Nhiệm vụ 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 1.2.Giới thiệu phòng Tổ chức - Hành 1.2.1.Chức 1.2.2.Nhiệm vụ 1.2.2.1 Về công tác nhân sự, máy, đạo tạo 1.2.2.2 Về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ 1.2.2.3 Công tác tổng hợp 1.2.2.4 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường 1.2.2.5 Về công tác quản lý tài sản 1.2.3.Cơ cấu tổ chức 1.2.3.1 Trưởng phòng: .9 1.2.3.2 Phó phịng: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA .11 2.1 Khái niệm 11 2.1.1 Khái niệm chương trình 11 2.1.2 Khái niệm kế hoạch .11 2.2 Vai trị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 11 2.3 Các loại chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng Tổ chức - Hành 12 2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng Tổ chức – Hành 12 2.4.1 Thu thập tài liệu thơng tin 15 2.4.2 Xử lý thông tin .15 2.4.3 Xây dựng thảo 16 2.4.4 Lấy ý kiến đóng góp đơn vị 16 2.4.5 Chỉnh sửa thảo .16 2.4.6 Trình Trưởng phịng Tổ chức – Hành 17 2.4.7 Trình giám đốc ký ban hành VB 17 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA 18 3.1 Đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Hạn chế 18 3.2 Giải pháp 19 3.2.1 Đối với công ty 19 3.2.2 Với lãnh đạo văn phòng 19 3.2.3 Với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 19 PHẦN KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC 22 DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt VB CBCNV Phòng TC-HC Nghĩa từ viết tắt Văn Cán công nhân viên Phòng TC-HC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận đầu não quan Văn phòng tham mưu giúp việc lãnh đạo theo chức nhiệm vụ Một nhiệm vụ quan trọng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phịng giúp quan lên kế hoạch theo ý kiến đạo lãnh đạo thực hiện, triển khai chúng Công ty Cổ phần Đầu tư DNA ln coi trọng văn phịng nhận thấy tầm quan trọng công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác nên cơng ty trọng nhiệm vụ Nhận thấy điều nên tơi chọn đề tài “Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Đầu tư DNA” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu nhiệm vụ khác văn phòng đề tài xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác Công ty Cổ phần Đầu tư DNA chưa có Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Công ty Cổ phần Đầu tư DNA Giới hạn, phạm vi: Phịng Tổ chức – Hành Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: + Làm sáng tỏ sở lý luận xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác + Tìm hiểu thực trạng việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng Tổ chức- Hành + Đưa nhận xét, đánh giá thực trạng - Nhiệm vụ: khảo sát Phịng Tổ chức – Hành Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA vấn đề xây dựng chương trình kế hoạch, cơng tác Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hồn thiện đề tài này, tơi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp thu thập xử lý thông tin - Phương pháp quan sát, điều tra - Phương pháp nghiên cứu tài liệu Giả thuyết khoa học Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA thực tốt thành công Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩa lý luận: khảo sát, phân tích, tổng hợp vấn đề liên quan đến công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác để tìm ưu nhược điểm giải pháp khắc phục nhược điểm - Ý nghĩa thực tiễn: tính thực tế phù hợp giải pháp giúp cho không Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA nói riêng mà tất quan, tổ chức nói chung góp phần tích cực vào cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục đề tài chia làm chương: Chương 1: Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư DNA văn phịng cơng ty Chương 2: Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác công ty Cổ phần Đầu tư DNA Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Đầu tư DNA PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY 1.1 Giới thiệu chung công ty Công ty Cổ phần Đầu tư DNA , tiền thân Công ty TNHH Đông Nam Á, thành lập vào tháng năm 2003, với số vốn ban đầu 15.000.000.000 VND, ngành nghề kinh doanh chủ yếu lắp ráp máy điều hịa, máy giặt Tháng năm 2009, Cơng ty TNHH Đông Nam Á chuyển đổi thành Tổng công ty cổ phần xuất Đông Nam Á Hamico, vốn điều lệ 56.880.000.000 VND; lĩnh vực kinh doanh chủ yếu sản xuất xuất mắc quần áo Tháng 11 năm 2009, Tổng công ty cổ phần xuất Đơng Nam Á Hamico thức trở thành thành viên Tập đồn khống sản Hamico Tổng Cơng ty Cổ phần Xuất Đông Nam Á Hamico đổi tên thành Công ty Cổ phần Đầu tư DNA theo nghị số 09/2014/KSD/NQHĐQT ngày 03/11/2014 HĐQT Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0700.212.810 ngày 29/9/2009, đăng kí đổi lần ngày 13/11/2014 so Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Hà Nam cấp 1.1.1 Chức - Tổ chức kinh doanh Thực theo quy định Nhà nước Sử dụng có hiệu quả, đảm bảo phát triển nguồn vốn Thực việc trả lương, thưởng, chế độ, sách đãi ngộ, đào tạo nhân đáp ứng nhu cầu phát triển công ty - Thực nghĩa vụ nộp thuế khoản nộp ngân sách theo quy định nhà nước, pháp luật 1.1.2 Nhiệm vụ Nhiệm vụ chủ yếu công ty sản xuất kinh doanh móc áo 1.1.3 Cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN Xưởng rút sắt Xưởng Máy sản xuất mắc áo PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH Xưởng Sơn Kho Hàng thành phẩm PHÒNG KINH DOANH Xưởng Keo – Giấy Bộ phận KCS Xưởng Dán nhãn & Đóng thùng Ban kiểm sốt: có quyền hạn trách nhiệm theo quy định Luật Doanh nghiệp Tổng Giám đốc người HĐQT Công ty bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước HĐQT việc thực nhiệm vụ giao; Là người Quản lý hành chính, nhân điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày Công Ty Thực việc phân công nhiệm vụ Phó Tổng Giám Đốc máy giúp việc; Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm nghiên cứu đề xuấtvới HĐQT vấn đề chủ trương, phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh, hợp tác, đầu tư, liên doanh, liên kết, máy tổ chức, quy chế quy định, nội quy quan…Đồng thời người triển khai thực nội dung công việc HĐQT thông qua; Thiết lập Chính sách Chất lượng, mục tiêu chất lượng, tiến hành xem xét lãnh đạo đảm bảo yêu cầu khách hàngđược xác định đáp ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng; Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông Ty trình HĐQT Đại hội đồng cổ đơng.; Tổ chức tra xử lý vi phạm nội quy, quy chế Các Phó Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc phân công trực tiếp đạo, điều hành số lĩnh vực công tác Công ty Trong phạm vi lĩnh vực cơng tác phân cơng, Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc ủy quyền thay mặt Tổng Giám đốc để làm việc với bên liên quan, ký văn tổ chức giải cơng việc giao Các Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông trước pháp luật từ khâu đầu đến khâu cuối trình thực kết thực nhiệm vụ quyền hạn thuộc lĩnh vực Tổng Giám đốc phân cơng, ủy quyền 1.2 Giới thiệu phịng Tổ chức - Hành 1.2.1 Chức Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc Công ty mặt : Tổ chức cán bộ; Hành quản trị Tổng hợp văn phòng - Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc công tác quản lý nhân sự; xắp xếp, sử dụng, phát triển nguồn nhân lực, mơ hình quản lý cơng ty, tổ chức máy phòng ban; thực chế độ thi đua khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán cơng nhân viên chế độ sách khác người lao động; cơng tác đồn thể, tổ chức cơng đồn tồn cơng ty - Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc công tác đối ngoại với tổ chức, quan đoàn thể liên quan đến công ty - Tham mưu giúp việc ho Ban giám đốc công tác tổng hợp tình hình hoạt động quản trị hành Thực cơng tác hành chính, lễ tân, văn thư lưu trữ Công ty - Là đầu mối quản lý loại tài sản, trang thiết bị, công cụ lao động, phương tiện lao động khu vực văn phịng, quản lý cơng tác tạp vụ, vệ sinh, điện nước, điện thoại, internet, văn phòng phẩm, sinh hoạt tập thể Công ty 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.2.1 Về công tác nhân sự, máy, đạo tạo - Tham mưu cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân công ty theo luật pháp quy chế công ty - Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới công ty phù hợp với phát triển công ty giai đoạn - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực - Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD - Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực cơng ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn - Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV công ty 1.2.2.2 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Soạn thảo VB, tài liệu hành lưu hành nội công ty gửi quan, đơn vị bên ngồi - Tiếp nhận, trình, sao, chuyển công văn, thị, định cấp đến phòng ban, đơn vị trực thuộc cá nhân có liên quan kịp thời, xác - Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị đơn vị để trình Tổng giám đốc phịng ban liên quan giải kịp thời - Thực công việc lễ tân, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp công ty Phân loại, lưu trữ công văn, tài liệu, theo thời gian, để thuận tiện tra cứu, tìm kiếm cần thiết, đảm bảo an tồn bí mật - Thực công tác văn thư, lưu trữ: quản lý VB đi, đến, lưu hồ sơ - Quản lý dấu công ty loại dấu tên, chức danh cán công ty, cấp phát quản lý theo chức loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy uỷ nhiệm công ty - Quản lý phương tiện thông tin liên lạc công ty - Quản lý xe phục vụ công tác theo Quy chế công ty - Quản lý cấp phát văn phịng phẩm làm việc cho văn phịng cơng ty theo định mức quy định - Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan vấn đề liên quan đến công ty mặt hành - Quản lý điều động phương tiện vận chuyển, lại phục vụ yêu cầu công tác theo quy định - Chăm sóc đời sống CBCNV; Thăm hỏi trường hợp dịp hiếu, hỷ, lễ tết; Đảm bảo chế độ sách ngày lễ tết theo Quy định Nhà nước công ty 1.2.2.3 Công tác tổng hợp - Tư vấn soạn thảo Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng lao động, văn có tính chất pháp lý khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty; - Giúp Ban giám đốc việc kiểm tra, xem xét tính pháp lý loại Hợp đồng, định, tài liệu văn có liên quan trực tiếp đến quyền lợi ích tổ chức cá nhân bên tập thể người lao động 1.2.3.1 Trưởng phòng: - Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc xây dựng có tính chất chiến lược tổ chức hoạt động máy công ty - Vận động, hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc quy định, nội quy công ty đề - Tổ chức, lễ tân, tiếp khách nước - Bảo quản tốt tài sản công ty đảm bảo sống ổn định CBCNV - Tổ chức hướng dẫn cho CBCNV học Luật Lao động, Luật Cơng đồn, PCCC, Vệ sinh cơng nghiệp, an tồn lao động,… - Đảm bảo tuyệt đối an toàn sản xuất - Kiểm tra việc thực soạn thảo ban hành VB - Xây dựng công tác bảo vệ PCCC, an ninh trật tự môi trường hoạt động công ty - Tiếp nhận đơn khiếu kiện, xử lý CBCNV vi phạm công ty - Thừa ủy quyền Ban Tổng Giám đốc truyền đạt chủ chương, thị để CBCNV am hiểu thực - Được quyền thừa lệnh Tổng Giám đốc xử lý CBCNV vi phạm nội quy công ty phải đảm bảo chấp hành luật - Tham gia trưởng đơn vị xây dựng máy đào tạo - Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội quy Công ty luật hành - Ký loại VB giấy tờ phép ký - Thực công việc khác Ban Giám đốc giao 1.2.3.2 Phó phịng: - Thực nhiệm vụ theo phân công, ủy quyền Trưởng phịng - Cung cấp thơng tin, giải xử lý chuyên môn nghiệp vụ đề xuất ý kiến với trưởng phòng - Phối hợp với phịng ban khác cơng ty - Tham gia quản lý điều hành hoạt động văn phòng - Báo cáo cơng việc thực cho Trưởng phịng Tiểu kết: Trên phần giới thiệu sơ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư DNA Phòng TC-HC 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA 2.1 Khái niệm 2.1.1 Khái niệm chương trình Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định 2.1.2 Khái niệm kế hoạch Kế hoạch tập hợp hoạt động, công việc xếp theo trình tự định để đạt mục tiêu đề Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác Nhà nước nói chung trừng ngành, quan, đơn vị 2.2 Vai trị xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân: - Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức - Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động công việc, biết làm việc trước, việc sau, tránh bỏ sót cơng việc - Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan bố trí sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng 11 đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan - Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức 2.3 Các loại chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng Tổ chức Hành - Chương trình, kế hoạch cơng tác năm: thể mục tiêu, định hướng, nhiệm vụ giải pháp lớn, quan trọng hoạt động phịng - Chương trình , kế hoạch cơng tác q: để triển khai chương trình cơng tác năm Loại chương trình cơng tác có tính cụ thể chương trình năm - Chương trình, kế hoạch cơng tác tháng: cụ thể hóa mục tiêu chương trình cơng tác q Nó thể công việc phải làm tháng - Chương trình, kế hoạch cơng tác tuần: để xác định cụ thể, xác hoạt động cần làm 2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng Tổ chức – Hành Để xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phải dựa vào sau: - Căn vào chức năng, nhiệm vụ phịng Tổ chức – Hành chính: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác không bị trái với thẩm quyền - Căn vào chủ chương lãnh đạo - Căn vào chương trình, kế hoạch cơng tác giao u cầu cấp - Căn vào đề nghị phòng ban, phận khác - Căn vào quy mơ, tính chất u cầu thực tiễn công việc, đặc 12 điểm chung quan tất lĩnh vực công tác - Căn vào điều kiện, nguồn lực khả quan, tổ chức: kinh phí, phương tiện làm việc, quỹ thời gian, nhân lực (số lượng) khoảng thời gian thực chương trình, kế hoạch Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA thực qua quy trình sau: 13 Quy trình xây dựng Chương trình công tác thường kỳ Thu thập tài liệu thông tin Kế hoạch kỳ trước Xử lý thông tin Chủ trương, sách Nhà nước Xây dựng thảo Thơng tin từ đơn vị công ty Lấy ý kiến góp ý cho thảo Kế hoạch năm Chỉnh sửa thảo Nguồn nhân lực thực tế Công ty Trình Trưởng phịng HCTH duyệt Trình giám đốc cơng ty ký ban hành Công ty Cổ phần Đầu tư DNA, chương trình, kế hoạch phịng TC-HC thực Sau nhận ý kiến đạo từ cấp Trưởng phịng giao cho chun viên hành người trực tiếp lên chương trình, kế hoạch qua kế hoạch 14 2.4.1 Thu thập tài liệu thông tin Trong thời đại bùng nổ thông tin, lựa chọn để thu nhận dẫn đến loạn tin Căn quan trọng để thu nhận tin xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Phòng Tổ chức – Hành Đây sở để định hướng việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thơng tin Thơng thường thơng tin chuyển đến phịng từ hai chiều: chiều dọc chiều ngang; bao gồm nguồn: - Thông tin đến từ cấp trực tiếp: + Đó văn có nội dung lãnh đạo, đạo, hỏi ý kiến + Ngoài có văn cấp gửi đến để thơng tin, thơng báo cho văn phịng biết - Thơng tin đến từ cấp dưới: Đó văn báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị cấp với cấp công việc - Thơng tin đến từ quan khác: VB hợp đồng, công văn, từ khách hàng - Thông tin lấy từ kho lưu trữ, phịng, ban - Ngồi nguồn tin nói trên, thơng tin cịn lấy từ nguồn chuyến công tác dự hội nghị; hội thảo; điều tra khảo sát tình hình; kiểm tra; tra hoạt động sở Các thông tin cần thu thập là: - Nguồn nhân lực thực tế Công ty Kế hoạch năm Thông tin từ đơn vị cơng ty Chủ trương, sách Nhà nước, Tập đoàn Kế hoạch kỳ trước 2.4.2 Xử lý thông tin Sau thu tập đầy đủ thơng tin tiến hành giai đoạn xử lý thông tin Công tác xử lý thông tin bao gồm nội dung: - Kiểm tra, xác định độ tin cậy thơng tin thu nhận được: Khi có thơng tin cần phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thơng tin Có nghĩa phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ 15 xác thơng tin Phải xác định nguồn gốc thông tin - Phân tích tin: Việc phân tích nhằm nắm nội dung hiểu chất tin, chất tình hình, việc - Tổng hợp thơng tin: Tổng hợp thông tin phương pháp xếp thông tin kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo chủ đề định Chủ đề theo thời gian, việc, chuyên đề, lĩnh vực cơng tác Thơng tin xếp theo trật tự phù hợp với đặc điểm chủ đề chọn nhu cầu sử dụng tin lãnh đạo quan 2.4.3 Xây dựng thảo Khi hồn thành việc xử lý thơng tin tiến hành việc xây dựng thảo Bản thảo tổng hợp tất thông tin trình xử lý Bản chuyên viên hành giao nhiệm vụ soạn thảo thực Xây dựng thảo áp dụng theo quy trình soạn thảo ban hành VB đảm bảo mặt nội dung thể thức VB Do cơng ty mẫu hóa VB gần hết nên việc áp dụng mẫu VB để làm thảo Nội dung phải chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết quan trọng: công việc cần phải làm tương lai rõ phận phải chịu trách nhiệm để thực công việc Phần nội dung trình bày đơn giản, gắn gọn 2.4.4 Lấy ý kiến đóng góp đơn vị Sau xây dựng xong thảo xin ý kiến đóng góp, đạo lãnh đạo phịng ban khác để hồn thiện thảo Việc lấy đóng góp ý kiến giúp cho kế hoạch nhận nhiều thơng tin, nhiều góp ý chương trình kế hoạch hồn thiện 2.4.5 Chỉnh sửa thảo Khi có đầy đủ đóng góp sửa chữa cho thảo chun viên viết lại VB hoàn chỉnh, gọi gốc Bản gốc đảm bảo thể thức nội dung VB - Về mặt thể thức: đầy đủ thành phần, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu - Về mặt nội dung: đảm bảo thơng tin quan trọng 16 2.4.6 Trình Trưởng phịng Tổ chức – Hành Tất cà VB soạn thảo chuyển đến phịng Tổ chức – Hành Trưởng phòng người duyệt thể thức VB xem đầy đủ thành phần chưa, cách trình bày chưa Sau kiểm tra xong tiến hành kí nháy vào phần cuối kết thúc nội dung sau dấu / VB phòng TC-HC soạn thảo Trưởng phịng kí hai nháy, duyệt phần thể thức trên, hai duyệt phần nội dung Phần nội dung phải đảm bảo đầy đủ tất thơng tin cần thiết, Trưởng phịng kí vào sau phần “Nơi nhận” 2.4.7 Trình giám đốc ký ban hành VB Khi có đầy đủ hai chữ kí nháy VB trình lên lãnh đạo Người có thẩm quyền ban hành người kí ban hành VB Lãnh đạo kí khơng ký khơng có đủ chữ kí nháy Tiểu kết: Trên thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA Cơng ty có quy trình làm việc khoa học giúp cho việc tổ chức diễn theo trình tự, dễ dàng kiểm sốt cơng việc quy đổi trách nhiệm cho người thực 17 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA 3.1 Đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA có ưu điểm sau: - Đã có quy trình làm việc khoa học - VB mẫu hóa, tiết kiệm thời gian soạn thảo tránh việc sai thể thức VB - Nội dung chương trình, kế hoạch cập nhập đầy đủ thông tin quan trọng bản, cần thiết - Việc lập kế hoạch giúp cho việc phân cơng tổ chức thực dễ dàng, tính trách nhiệm nhân viên nâng cao - Xây dựng chương trình kế hoạch giúp chủ động cơng việc định hướng hoạt động trước - Đảm bảo tính thống chương trình hoạt động cơng ty văn phịng 3.1.2 Hạn chế - Công ty cần xây dựng ban hành văn quy trình xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác - Q trình thu thập xử lý thơng tin gặp nhiều khó khăn trở ngại Do thơng tin đến từ phía, độ tin cậy thơng tin phụ thuộc vào nguồn thông tin phát nên để chọn lọc thông tin quan trọng, cần thiết cần nhiều thời gian - Nhiều VB không áp dụng VB mẫu hóa, dựa vào nội dung chương trình kế hoạch - Các cơng việc phân cơng cơng việc cịn chồng - Khi lấy ý kiến đạo, có nhiều ý kiến trái chiều khác nhau, cần phải dung hòa bên để đưa chung để tất thực tốt 18 3.2 Giải pháp 3.2.1 Đối với cơng ty - Chương trình kế hoạch phải mang tính chiến lược, định hướng rõ ràng Tất chương trình kế hoạch có mục tiêu rõ ràng phải đảm bảo mục đích cuối hướng đến xây dựng chương trình kế hoạch - Ban hành văn quy định rõ quy trình cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác công ty - Mua sắm trang thiết bị, máy móc: máy tính, máy in, máy photo cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch có đầy đủ phương tiện thực - Ứng dụng công nghệ thông tin, mạng internet nhằm thuận tiên cho việc trao đổi trực tuyến mà không cần tổ chức hội họp 3.2.2 Với lãnh đạo văn phòng - Thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực công việc Lãnh đạo phải chủ động kiểm tra q trình thực cơng việc nhân viên để nắm rõ tình hình nhận xét đánh giá, đưa ý kiến để hồn thiện trình xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng - Đơn đốc nhân viên làm việc nghiêm túc, hiệu Lãnh đạo người khuấy động tinh thần làm việc nhân viên để nhân viên làm việc tinh thần thoải mái, có nhiều đóng góp hữu ích để chương trình, kế hoạch diễn tốt - Đưa chế độ khen thưởng kỉ luật trường hợp sai phạm 3.2.3 Với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng - Thực theo quy trình thực Việc thực theo quy trình đánh giá thái độ làm việc, chất lượng chương trình, kế hoạch Cần đảm bảo thứ diễn theo trình tự, việc thẩm quyền - Làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Nhân viên văn phòng phải làm việc với tinh thần đầy trách nhiệm, giữ vững thái độ tinh thần làm việc để đạt hiệu cao 19 - Tiếp thu ý kiến đóng góp lãnh đạo, bên có liên quan để hồn thành cơng việc Những ý kiến đóng góp khơng đem lại thơng tin chương trình kế hoạch mà học cách xử lý, cách xây dựng chương trình kế hoạch chất lượng - Nâng cao kĩ thu thập xử lý thơng tin Trong q trình hoạt động quan, cơng tác văn phịng đóng vai trị quan trọng việc thu thập xửa lý thông tin Cán nhân viên cần phải học tập trau dồi kiến thức kĩ nghiệp vụ đưa phương pháp để kĩ thu thập xử lý thông tin nhanh chóng, xác Tiểu kết: Qua việc nghiên cứu tìm hiểu thấy cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch đạt nhiều kết tốt song tồn số hạn chế Trên vài giải pháp khắc phục để khắc phục hạn chế 20 PHẦN KẾT LUẬN Qua việc tìm hiểu thực trạng Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA, với kiến thức học, đưa quan điểm cá nhân để đánh giá tình hình thực quan xin mạnh dạn đưa vài quan điểm nhằm khắc phục hạn chế để cơng tác xây dựng chương trình, kế hoach cơng tác văn phịng diễn tốt Vẫn biết đề tài cịn nhiều thiếu sót, mong thầy đưa ý kiến nhận xét cuuar để đề tài hoàn thiện Đề tài làm tài liệu tham khảo cho quan tổ chức hồn thiện cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cho quan tổ chức nói chung cho cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA nói riêng 21 PHỤ LỤC Mẫu số 1: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /KH-DNA Hà Nam, ngày….tháng….năm…… KẾ HOẠCH Cơng tác năm…… I Mục đích, u cầu II Nội dung STT Nội dung Người công việc thực Đơn vị p hối hợp Thời gian, địa điểm Sản phẩm Kinh phí Ghi dự trù QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÍ Nơi nhận: Ký Họ tên 22 Mẫu số 2: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /KH-DNA Hà Nam, ngày … tháng….năm… KẾ HOẠCH Về việc tổ chức… I Mục đích, yêu cầu II.Nội dung Thành phần tham gia - Ban tổ chức - Khách mời - Phía quan Nội dung kiện Hình thức Thời gian, địa điểm Nguồn kinh phí III Tổ chức thực Ai đạo thực theo kế hoạch Đơn vị chủ trì thực kế hoạch Đơn vị phối hợp với đơn vị chủ trì thực kế hoạch Nơi nhận: QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Ký Họ tên 23 ... trình kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY 1.1 Giới thiệu chung công ty Công ty Cổ. .. CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DNA 3.1 Đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần. .. quát Công ty Cổ phần Đầu tư DNA văn phịng cơng ty Chương 2: Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác cơng ty Cổ phần Đầu tư DNA Chương 3: Một số giải pháp nâng cao cơng tác