Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 5 1. Khái niệm 5 2. Các loại hình hội họp trong cơ quan 5 3. Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp 6 4. Thời gian tiến hành các cuộc họp 8 5. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp 8 CHƯƠNG 2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY 10 2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 10 2.1.1. Lập Kế hoạch tổ chức 10 2.1.2. Thành lập Ban tổ chức 13 2.1.3. Xây dựng Chương trình nghị sự 13 2.1.4. Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp 14 2.1.5. Soạn thảo các văn bản có liên quan tới cuộc họp 14 2.1.6. Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp 15 2.1.7. Chuẩn bị kinh phí 16 2.1.8. Một số chuẩn bị khác 17 2.2. Tiến hành tổ chức cuộc họp 18 2.2.1. Đón tiếp đại biểu khách mời 18 2.2.2. Trình tự nội dung tổ chức các cuộc họp 18 2.3. Sau khi cuộc họp kết thúc 19 2.3.1. Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời 19 2.3.2. Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp 20 2.3.3. Thông báo kết quả cuộc họp 20 2.3.4. Lập Hồ sơ cuộc họp 20 2.3.5. Quyết toán kinh phí 21 2.3.6. Soạn Công văn hoặc Thư cảm ơn 21 2.3.7. Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 22 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 23 1. Nhận xét 23 2. Kiến nghị, đề xuất 25 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

B O C O KHOA H ÁO CÁO KHOA H ÁO CÁO KHOA H ỌC

Đề tài: KHẢO SÁT QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY

Khoa: Quản trị văn phòng

Giảng viên hướng dẫn: ThS Hoàng Văn Thanh Sinh viên thực hiện: Trần Thị Tình

Chúng tôi xin cam đoan bài tập tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát quy trình

tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay” làkết quả nghiên cứu của mình Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi đã tuânthủ và thực hiện nghiêm túc các quy tắc đạo đức nghiên cứu

Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực về nội dungtrong bài tập tiểu luận của mình

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016

Do trình độ nghiên cứu còn giới hạn và một số nguyên nhân khác, dùnhóm chúng tôi đã hết sức cố gắng song đề tài của chúng tôi vẫn không thểtránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sựgóp ý của thầy cô cũng như bạn đọc để những đề tài nghiên cứu tiếp theo củachúng tôi được hoàn thiện hơn.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 5

1 Khái niệm 5

2 Các loại hình hội họp trong cơ quan 5

3 Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp 6

4 Thời gian tiến hành các cuộc họp 8

5 Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp 8

CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY 10

2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 10

2.1.1 Lập Kế hoạch tổ chức 10

2.1.2 Thành lập Ban tổ chức 13

2.1.3 Xây dựng Chương trình nghị sự 13

2.1.4 Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp 14

2.1.5 Soạn thảo các văn bản có liên quan tới cuộc họp 14

2.1.6 Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp 15

2.1.7 Chuẩn bị kinh phí 16

2.1.8 Một số chuẩn bị khác 17

2.2 Tiến hành tổ chức cuộc họp 18

2.2.1 Đón tiếp đại biểu khách mời 18

2.2.2 Trình tự nội dung tổ chức các cuộc họp 18

2.3 Sau khi cuộc họp kết thúc 19

2.3.1 Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời 19

2.3.2 Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp 20

2.3.3 Thông báo kết quả cuộc họp 20

2.3.4 Lập Hồ sơ cuộc họp 20

2.3.5 Quyết toán kinh phí 21

2.3.6 Soạn Công văn hoặc Thư cảm ơn 21

2.3.7 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 22

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 23

1 Nhận xét 23

2 Kiến nghị, đề xuất 25

KẾT LUẬN 28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong các cơ quan tổ chức nói chung và trong cơ quan hành chính nhànước nói riêng, công tác văn phòng luôn được chú trọng và đề cao bơi vì vai tròquan trọn của nó Hoạt động của văn phòng đảm bảo cho các cơ quan tô chứcđược vận hành ổn định, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc thực hiện cácyêu càu nhiệm vụ của mình Tổ chức hội họp là một trong những công việc củavăn phòng để tham mưu, giúp việc cho công tác của cơ quan tổ chức

Hội họp là một trong những hoạt động diễn ra thường xuyên trong môitrường công việc bởi lẽ đây là kênh thông tin chính thức trog việc truyền đạt vàkiểm soát công việc Nếu tổ chức, điều khiển và tham gia một cuộc họp hiệu quả

sẽ giúp cho cán bộ nhân viên trong cơ quan tổ chức nắm bắt được thông tin và

xử lý công việc hiệu quả Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước,một cách thức giải quyết công việc, qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhànước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việcgiải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theoquy định của pháp luật

Việc tổ chức hội họp tại các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay đãđược Nhà nước quan tâm, chỉ đạo bằng những văn bản hướng dẫn khá cụ thể.Việc tổ chức hội họp theo một quy trình rõ ràng sẽ giúp nâng cao hiệu quả củacông tác trong các cơ quan nhà nước Tuy nhiên hiện nay bên cạnh những điểm

đã làm tốt thì công tác tổ chức hội họp vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập, cầnphải có sự chấn chỉnh từ cấp trên và ý thức tự thay đổi trong chính các cơ quanhánh chính nhà nước

Chính vì những lý do trên, nhóm chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài

“Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay” làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình để thông qua đó

có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hội họp nói chúng và quy trình tổ chứccác cuộc họp nói riêng trong các cơ quan hành chính nhà nước.

- Đề tài “Cần phải tăng cường cải cách về chế độ họp tại các cơ quan nhànước” của tác giả Vũ Đức Nhuần, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân huyện Di Linh, Lâm Đồng Trong đề tài của mình, tác giả

đã đề cập đến những quy định về chế độ họp do Chính phủ ban hành,đồng thời nêu những tồn tại trong việc tổ chức họp ở thực tế Sau khi phântích những ý trên, tác giả Vũ Đức Nhuần đã đề xuất những kiến nghị đểnâng cao chất lượng cuộc họp trong các cơ quan nhà nước

- Đề tài “Cải cách hành chính về chế độ họp tại các cơ quan hành chínhNhà nước” của tác giả Trần Hoàng Vũ - Đại học Quốc gia Hà Nội - Tạpchí Tổ chức Nhà nước Số 4/2008

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài bước đầu nghiên cứu một số vấn đề có tính chất lý luận và trên cơ

sở thực tiễn, mô tả cách thức tổ chức, đưa ra nhận xét về quy trình tổ chức loạihình hội họp của một số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu một số lý luận về hội họp cũng như quy trình tổ chứccác loiaj hình hội họp trong cơ quan nhà nước, qua đó đưa ra một số nhận xét vàkiến nghị để nâng cao hiệu quả việc tổ chức hội họp

Đề tài được nghiên cứu và khảo sát trong phạm vi của một số cơ quanhành chính Nhà nước Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở lý luận đã học, trong quá trình nghiên cứu nhóm chúng tôi đã sửdụng các phương pháp cụ thể sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp khảo sát;

- Phong pháp so sánh;

6 Giả thuyết khoa học

Việc tìm hiểu và nghiên cứu về hội họp và quy trình tổ chức hội họp tạicác cơ quan hành chính nhà nước hiện nay giúp cho mọi người có cái nhìn tổngquát hơn về việc tổ chức hội họp, đồng thời có biện pháp để cải cách và nângcao chất lượng hội họp tại các cơ quan hành chính Nhà nước

7 Cấu trúc của đề tài

Trong đề tài nghiên cứu khoa học: “Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp tại một số cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay”, ngoài phần mở

đầu và kết luận có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan về quy trình tổ chức hội họp

Chương 2 Quy trình tổ chức các cuộc họp ở một số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay

Chương 3 Một số nhận xét và kiến nghị

Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:

2 Các loại hình hội họp trong cơ quan

Trong các cơ quan tổ chức có thể có nhiều loại hội họp tuỳ vào mục đíchcủa cơ quan, ví dụ như:

- Họp giao ban của lãnh đạo cơ quan với các thủ trưởng các đơn vị trựcthuộc hoặc của thủ trưởng đơn vị với các cấp phó và thủ trưởng các đơn

vị trực thuộc: Là cuộc họp để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụcông tác; trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc thườngxuyên;

- Họp tham mưu, làm việc: Là cuộc họp để lãnh đạo, thủ trưởng đơn vịnghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các đơn vị cấp dưới,của các chuyên gia, nhà khoa học, nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ

sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền, giải quyếtnhững công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấpdưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm

vụ công tác của cấp dưới;

- Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác: Là cuộc họp đểquán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thầncác chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước vềquản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản

lý được phân công;

- Họp (hội nghị) tổng kết hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giátình tình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phươnghướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị;

- Họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giátình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quantrọng

3 Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp

- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệmđược phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc

thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩmquyền lên cấp trên giải quyết

- Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan đơn vị trong việc thực hiệncác nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng cuộc họp để thay cho việcban hành các quyết định quản lý, điều hành

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự để đảm bảocuộc họp có chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức,phô trương

- Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy địnhthủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý;

- Không tổ chức họp trong các trường hợp như: Giải quyết những công việcthường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩncấp; Giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công,phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấpdưới giải quyết; Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các đơn vị ở các cấp, cácngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ những đề án,

dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vitrách nhiệm quản lý của nhiều đơn vị; Cấp trên triệu tập cấp dưới để trựctiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báocáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi công tác địa phương, cơ sởtrực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định; Trao đổi thông tin hoặc giaolưu học tập kinh nghiệm giữa các đơn vị; Giải quyết những nội dung côngviệc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những côngviệc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp nhữngcuộc họp lớn, quan trọng; Những việc đã được pháp luật quy định giảiquyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp

4 Thời gian tiến hành các cuộc họp

Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quyđịnh như sau:

- Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;

- Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối vớinhững đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưngcũng không quá 2 ngày;

- Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;

- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nộidung của chuyên đề;

- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo tínhchất và nội dung vấn đề

Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiếnhành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày

5 Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp

Hội họp được coi là một trong những công cụ đẻ các nhà lãnh đạo thực hiện việcđiều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan tổ chức Mỗi cuộc họp khi được

tổ chức đều có những mục đích khác nhau, nhưng nhìn chung khi hội họp được

tổ chức các nhà lãnh đạo thường hướng tới các mục đích sau:

- Dùng hội họp để tổng kết, đánh giá công việc hàng tuần, tháng, quý, năm

- Thông qua hội họp để đề ra phương hướng, nhiệm vụ cần triển khai cho

- Thông qua các cuộc họp, hội nghị, llanhx đạocơ quan có thể tiếp thu được

ý kiến đóng góp từ nhân viên cấp dưới, đồng thời tiến hành các quyết địnhquản lý chính xác

- Nhờ các cuộc hội họp mà nhà quản lý lãnh đạo có thể tiếp xúc với cấpdưới

Ở các cơ quan tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của cơ quan để giao nhiệm vụ tổ chức các cuộc họp cho các phòng bantheo đúng chức năng, chuyên môn nghiệp vụ và đúng mục đích của cuộc họp

CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ

QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY

Ở các cơ quan hành chính nhà nước, các cuộc họp có ý nghĩa quan trọngtrong việc cung câp thông tin, tổng kết các vấn đề, phổ biến các kế hoạch củalãnh đạo đến các thành viên,… Chính vì tầm quan trọng của nó, nên việc tổ chứccác cuộc họp cần được làm đúng theo quy trình để đảm bảo cuộc họp được diễn

ra thuận lợi và có hiệu quả cao nhất

Trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay có nhiều loại hình hộihọp, ví dụ như hội nghị sơ kết, tổng kết; họp giao ban, họp đầu tuần, đầu tháng,

… Mỗi loại hình hội họp đều có một ý nghĩa và cách thức tổ chức khác nhau,tuy nhiên các loại hình hội họp đó đều có một quy trình tổ chức giống nhau.Trong bài nghiên cứu của mình, chúng tôi chỉ đưa ra quy trình tổ chức cuộc họpchung nhất cho tất cả các loại hình hội họp ở các cơ quan hành chính nhà nướchiện nay

2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp

2.1.1 Lập Kế hoạch tổ chức

Dù là cuộc họp lớn hay nhỏ, muốn việc tổ chức được thành công thì điềuquan trọng cần làm đầu tiên là việc lạp kế hoạch Cuộc họp có quy mô càng lớnthì Kế hoạch càng phải được lập chi tiết và cụ thể hơn

Nhờ có Kế hoạch tổ chức cuộc họp mà các phòng trong cơ quan hànhchính nhà nước có trách nhiệm hoàn thành công việc đã đươc phân công, hoànthành đúng tiến độ thời gian đã quy định, tránh các sai sót không đáng có

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp thường có các nội dung sau:

a) Mục đích, yêu cầu của cuộc họp

Khi lập kế hoạch trước hết cần xác định rõ cuộc họp đó được tổ chức nhằmmục đích gì Việc xác định mục đích sẽ giúp việc tổ chức có hiệu quả cao hơn,hơn nữa sẽ giúp chúng ta xây dựng Chương trình nghị sự tốt hơn

Sau khi xác định được mục đích của cuộc họp, việc xác định yêu cầu củacuộc họp sẽ được tiến hành dễ dàng hơn Mỗi loại hình hội họp đều có nhữngyêu cầu nhất định của mình, người tổ chức cuộc họp cần đảm bảo được các yêucầu đó.

Một công việc quan trọng nữa cần được đảm bảo thực hiện sau khi xác địnhmục đích cuộc họp là xác định tên cuộc họp Tên cuộc họp thể hiện mục đíchcủa nó Tên của cuộc họp cần thể hiện bằng câu từ ngắn gọn, dùng văn pgonfhành chính đồng thời phải thể hiện được tính chất cuộc họp Tên của cuộc họpphải tươgn xứng với thành phần Đại biểu, Khách mời

b) Nội dung của cuộc họp

Nội dung của cuộc họp sẽ tuỳ thuộc vào từng loại hình hội họp, vào quy

mô và tính chất của nó Thông thường các cuộc hộp sẽ có những nội dung như:Báo cáo tổng kết tình hình; Khen thưởng cá nhân, tập thể; Thảo luận, đóng gópcủa những người tham dự cuộc họp; Tham luận thông qua ý kiến khách mời;Biểu quyết thông qua ý kiến,… Các phòng ban, cá nhân có trách nhiệm tổ chứcchuẩn bị cuộc họp cần xây dựng những nội dung phù hợp nhất cho các cuộchọp

c) Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp

Tuỳ theo tính chất, mục đích và quy mô của cuộc họp mà có thể lựa chọnđịa điểm của cuộc họp Với những cuộc họp nhỏ, ít khách mời dự họp như họpgiao ban, họp đầu tuần… thì có thể tổ chức ở Văn phòng cơ quan, hoặc mộtphòng ban nào đó Với những cuộc họp có quy mô lớn, số lượng đại biểu tham

dự nhiều, có tính chát trang trọng hơn như Hội nghị tổng kết, Hội thảo,… thì tổchức ở những nơi đảm bảo được cuộc họp được tiến hành thuận lợi, ví dụ nhưhội trường, trung tâm hội nghị,…

Thời gian tổ chức hội họp cần có thời gian dự phòng trước và thời gian dựphòng sau thời gian của lãnh đạo

d) Kinh phí dự trù tổ chức

Việc dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp là một công việc cần thiết và quantrọng Giống như các công tác chuẩn bị khác, việc dự trù kinh phí cũng phải tuỳvào tính chất, mục đích và quy mô của cuộc họp Khi dự trù kinh phí cần trìnhlên lãnh đạo để được thông qua và phối hợp với phòng ban phụ trách công việctài chính của cơ quan (Phòng Tài chính, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Kếtoán,…) để thực hiện.

e) Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức

Để một cuộc họp được tổ chức thành công và có hiệu quả, việc thực hiện

tổ chức cần phải có sự phối hợp giữa các đơn vị có liên quan một cách nhịpnhàng Người chuẩn bị kế hoạch tổ chức cuộc họp cần phải xác định được cácđơn vị phối hợp để phân công nhiệm vụ, lên kế hoạch thực hiện một cách chitiết

f) Lên kế hoạch khách mời của buổi họp

Việc mời khách mời dự các cuộc họp do phòng ban chr trì cuộc họp quyđịnh Cơ cấu khách mời dựa trên tính chất, mục đích và quy mô của hội nghị vàphải phù hợp với tình hình thực tế, khả năng, điều kiện tổ chức của cơ quanhành chính nhà nước

g) Chuẩn bị nội dung các tài liệu phục vụ cuộc họp

Các tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp là một yếu tố không thể thiếu để phục

vụ cuộc họp Tuỳ theo loại hình hội họp mà người lên kế hoạch tổ chức cuộchọp cần chuẩn bị các tài liệu phục vụ một cách đầy đủ Các loại tài liệu cho cuộchọp cần phải chuẩn bị như: Báo cáo, Tham luận, Tờ trình, Quyết định,… cầnđược thực hieenh chính xác và đầy đủ

Ngoài các nội dung trên, việc lên kế hoạch tổ chức hội họp trong cơ quanhành chính nhà nước còn một số nội dung khác tuỳ theo từng cuộc họp cụ thể

Việc lập kế hoạch tổ chức hội họp có vai trò rất quan trọng trong việc tổchức thành công cuộc họp Người thực hiện cần có sự nghiêm túc, có cái nhìnbao quát để chuẩn bị cho cuộc họp được thành công, tránh những sai lầm không