CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LẠCVĨNH PHÚC

MỤC LỤC Phần 1.MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LẠC VĨNH PHÚC 4 1. 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung 4 1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu 4 1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu 4 1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu 5 1.1.4 Yêu cầu của phân loại tài liệu 5 1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu 5 1.2.Khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân Xã Trung Nguyên – Yên Lạc – Vĩnh Phúc 6 1.2.1 Qúa trình xây dựng và phát triển của UBND xã Trung Nguyên 6 1.2.2 Vị trí ,chức năng của ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên Yên Lạc Vĩnh Phúc 7 CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LẠCVĨNH PHÚC 13 2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung NguyênYên Lạc Vĩnh Phúc 13 2.1.1 Loại tài liệu được lưu trữ ở UBND xã Trung Nguyên Yên LạcVĩnh Phúc 13 2.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu 14 2.2.3 Áp dụng phương án phân loại tài liệu đưa vào triển khai 17 2.2.4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu 19 CHƯƠNG 3. THUẬN LỢI , KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LACVĨNH PHÚC 23 3.1.Thuận lợi và khó khăn khi làm công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung nguyênYên LạcVĩnh Phúc 23 3.1.1 Thuận lợi 23 3.1.2 Khó khăn 24 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên Yên Lạc –Vĩnh Phúc 25 3.2.1 Yêu cầu tính khoa học 25 3.2.2 Yêu cầu tính bảo mật cao 27 3.2.3 Yêu cầu về tính chính xác 28 3.2.4 Yêu cầu về tính rút gọn tối giản 28 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 34  

MỤC LỤC

Phần 1.MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC- VĨNH PHÚC 4

1 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung 4

1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu 4

1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu 4

1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu 5

1.1.4 Yêu cầu của phân loại tài liệu 5

1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu 5

1.2.Khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân Xã Trung Nguyên – Yên Lạc – Vĩnh Phúc 6

1.2.1 Qúa trình xây dựng và phát triển của UBND xã Trung Nguyên 6

1.2.2 Vị trí ,chức năng của ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc 7

CHƯƠNG 2 HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC-VĨNH PHÚC 13

2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc Vĩnh Phúc 13

2.1.1 Loại tài liệu được lưu trữ ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc 13

2.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu 14

2.2.3 Áp dụng phương án phân loại tài liệu đưa vào triển khai 17

2.2.4 Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu 19

CHƯƠNG 3 THUẬN LỢI , KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LAC-VĨNH PHÚC 23

3.1.Thuận lợi và khó khăn khi làm công tác phân loại tài liệu ở UBND xã

Trung nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc 23

3.1.1 Thuận lợi 23

3.1.2 Khó khăn 24

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc –Vĩnh Phúc 25

3.2.1 Yêu cầu tính khoa học 25

3.2.2 Yêu cầu tính bảo mật cao 27

3.2.3 Yêu cầu về tính chính xác 28

3.2.4 Yêu cầu về tính rút gọn tối giản 28

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

PHỤ LỤC 34

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác phân loại tài liệu luôn được các thư viện ,cơ quan thông tin trênthế giới và cả những bộ phận nhỏ như ở các Ủy Ban Nhân Dân mọi nơi nóichung và UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc nói chung đang là vấn

đề hết sức được quan tâm Phân loại tài liệu là một khâu công tác quan trọnggiúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác,trao đổithông tin , tổ chức kho tài liệu Nó còn thúc đẩy việc khai thác,trao đổi thôngtin giữa các UBND giữa các vùng các nơi với nhau

Phân loại tài liệu cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với hoạt độngkiểm soát các nguồn tin trong hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet.Tuy nhiênviệc lựa chọn và sử dụng khung phân loại nào để xử lý tài liệu của UBND nhândân mọi nới nói chung và UBND ở xã Trung Nguyên –Yên Lạc- Vĩnh Phúc nóiriêng trong những năm phát triển qua là vô cùng đa dạng

Trong xã hội thông tin hiện đại cũng như mọi ngành nghề khác nhaukhông chỉ ở thư viện, cơ quan, mà còn có cả ở các cấp địa phương, UBND hơnbao giờ hết vấn đề phân loại tài liệu,kiểm soát nguồn tin đặc biệt là các nguồntin trên mạng Internet đang được cộng đồng hết sức quan tâm.Nhận thức đượcđiều này,tôi đã tiến hành đề tài nghiên cứu về “ Công tác phân loại tài liệu ởUBND –xã Trung Nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc” để hiểu thêm về phương phápđổi mới trong việc phân loại tài liệu cùng với những mặt hạn chế và tích cực đểcùng đưa ra phương pháp mới nhất hoàn thiện nhất

Với tất cả sự kính trọng,tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy,cô đã dànhthời gian đọc và cho ý kiến về đề tài nghiên cứu này

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan trải nghiệm nghiên cứu khoa học đề tài " công tác phânloại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc là tôi đi khảo sátthực tế ở tại địa điểm đã chọn và tham khảo một số tài liệu trong giáo trình liênquan đến công tác phân loại tài liệu ,không những ở sach vở mà còn thông quamạng internet

Các tài liệu đều có nguồn gốc rõ ràng,phân tich nội dung trung thực kháchquan và phù hợp với thực tiễn.kết quả này chưa từng được công bố trong bất cứbài nghiên cứu nào

BẢNG KÍ HIỆU TÓM TẮT

tắt

Cụm chữ viết tắt

dân

dân

Phần 1.MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Phân loại tài liệu là một trong những khâu rất quan trọng trong hệ thống

lưu trữ tài liệu Việc công tác phân loại tài liệu này không phải là vấn đơn giảnbởi nó mang tính khoa học , làm tối giản việc lưu trữ tài liệu quan trọng Là biệnpháp áp dụng phương pháp mới trong quá trình phân loại tài liệu không những

nó mang chức năng kiểm soát thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin giữacác UBND trong đó UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc –Vĩnh Phúc cũng rấtchạy theo phương pháp mới để áp dụng cho việc công tác của mình một cáchkhoa học nhất , chính xác nhất, tối giản nhất

Hơn nữa việc Công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên- YênLạc-Vĩnh Phúc nói riêng và các ngành lưu trữ nói chung cũng có thể được xemnhư là sản phẩm của trí óc sáng tạo nó gắn với giá trị vật phẩm trí tuệ của conngười đó là tài liệu Tài liệu nó vừa là kết quả hoạt động của con người vừa làphương tiện không thể thiếu cho các hoạt động đó

Và đây cũng là một trong những đề tài có liên quan đến ngành học Vănthư lưu trữ của tôi Qua sự tìm hiểu này có thể học được những kinh nghiệm rút

ra phương pháp tối giản nhất để thành thạo và áp dụng trong công việc của mìnhsau này một cách thuận tiện nhất Đề tài này phù hợp với sinh viên đang nghiêncứu về chuyên môn của ngành mình học

Việc tìm hiểu đề tài này là một những thuận lợi đối với tôi bởi phạm viđiều tra tại chính quê hương mình Bản thân có thể trực tiếp đi khảo sát ,quan sátthực tế quá trình phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc VĩnhPhúc mình

2.Đối tượng nghiên cứu

Công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc- Vĩnhphúc chính là những gì mà tôi đang đi tìm hiểu Tổng hợp đánh giá điều tra quátrình công tác phân loại tài liệu hiện đang áp dụng phương pháp tối giản nàonhất

Căn cứ vào quyết định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của

chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộNội Vụ.

Căn cứ vào pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001

Căn cứ vào nghị định số 09/ 2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010của chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 chính phủ về công tác văn thư

Căn cứ vào nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004của chính phủ chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Căn cứ vào thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của

Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư lưutrữ,Lưu trữ bộ,cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân các cấp

Theo những thông tư này thì đối tượng chung bao gồm nguyên tắc nộidung ,chế độ trách nhiệm quản lí hồ sơ,tài liệu hình thành trong hoạt động củahội đồng nhân và UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc - Vĩnh Phúc nói riền vàtất cả các UBND ( HĐND), ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn nói chung

3: Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này tôi đã tiến hành điều tra ,phỏng vấn các cán bộlãnh đạo, công chức viên chức, phụ trách mảng quản lí phân loại tài liệu để lấythông tin và phương pháp phân loại tài liệu mà UBND xã Trung Nguyên-YênLạc – Vĩnh Phúc đã và đang làm

Đồng thời tham khảo những phương pháp phân loại tài liệu đang được ápdụng nhiều nhất ở UBND trên những trang mạng xã hội, tìm tài liệu nói vềphương pháp phổ biến về phân loại bằng bảng trong công tác phân loại tàiliệu.Nhìn chung bảng phân loại tài liệu này đều do những cán bộ làm công tácphân loại đều tự biên soạn ra Tham khảo những bài viết của những ngành lưutrữ về phân loại tài liệu này

4 Mục tiêu nghiên cứu

Nhằm nâng cao vốn kiến thức, tích lũy những kinh nghiệm trong ngànhđặc biệt nó liên quan rất mật thiết với ngành mình đang theo học Để thấy đượcnhững mặt hạn chế mặt tích cực khi áp dụng đúng phương pháp phân loại này

So sánh sự tiến bộ trong việc thay đổi phương pháp áp dụng tìm ra cái khoa họcnhất, chính xác nhất, tối ưu nhất.

Việc phân loại tài liệu mà UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúcđang áp dụng

5.Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu để xem xét thực trạng, phương pháp áp dụng cách phân loạitài liệu ở UBND xã trung nguyên –Yên Lạc –Vĩnh Phúc dựa trên quá trình khảosát thực tê để từ đó nâng cao nhận thức kiến thức về phương pháp phân loại tàiliệu tối ưu nhất khoa học nhất Từ những con số thống kê cụ thể hay những tàiliệu được lưu trữ trong phòng lưu trữ để từ đó nâng cao những mặt tích cực vàgiảm thiểu những mặt hạn chế khi sử lí trong quá trình phân loại tài liệu

6.Đóng góp đề tài

Trên cơ sở tìm hiểu về công tác phân loại tài liệu ở UBND xã TrungNguyên-Yên Lạc- Vĩnh Phúc đề tài cũng sẽ trở thành một trong những tư liệutham khảo của các đề tài nghiên cứu sau này

Nhằm hướng tới độc giả những khía cạnh công tác làm việc của bộ phậnUBND xã từ đó sẽ hình thành lên những hình dung về công việc liên quan đếnngành lưu trữ của các bạn sinh viên sau khi ra trường và làm ở những bộ phậnnhư vậy

Và tìm ra những hướng giải quyết khắc phục những mặt hạn chế trongviệc công tác phân loại tài liệu

7.Cấu trúc đề tài

Cấu trúc đề tài gồm 3 chương :

Chương 1: cơ sở lí luận về công tác phân loại tài liệu và khai quát về UBND xã Trung nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc

Chương 2: Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã TRung Nguyên -Yên Lạc -Vĩnh Phúc

Chương 3: Ưu điểm,nhược điểm và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc

Ngoài ra còn có phần mở đầu,kêt luận,mục lục,tài liệu tham khảo,kí hiệuviết tắt sử dụng trong bài và các thành phần khác

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC- VĨNH

Phân loại tài liệu phải dựa vào phân loại khoa học,lấy phân loại khoahọc làm cơ sở.Quan hệ trong phân loại tài liệu là quan hệ nhất tuyến

1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu

Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ.Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn (từhàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu) Vì vậy, nếu không tiếnhành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu lớn cũng như tài liệucủa từng cơ quan,từng UBND Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định đượcmạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi từ

bé đến lớn, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơquan, sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiệncho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế

- Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm vàkhai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ

có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tàiliệu hoặc theo vấn đề Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người

khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theokhối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.

1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu

Quy trinh phân loại tài liệu gồm 3 giai đoạn

- phân tích và xác định nội dung tài liệu

-Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại

-Định kí hiệu phân loại,ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu,phiếu mô tả haybiểu mẫu nhập tin

1.1.4 Yêu cầu của phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tínhtriệt để

- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phảiđược sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánhđược nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổibật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như nhữngđặc điểm của đơn vị hình thành phông

- Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựngphương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theotừng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tàiliệu được phân loại theo phương án đã chọn

1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định

Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tàiliệu trong các phông lưu trữ nói chung và phông lưu trữ quốc gia nói riêng cầnđược chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất vềnghiệp vụ theo quy định của Nhà nước Việc phân loại tài liệu trong phông lưutrữ quốc gia cần phản ánh được lịch sử hình thành của quốc gia đó và cơ cấu tổchức bộ máy của nhà nước đó trong từng thời kỳ lịch sử

Đối với phông lưu trữ phạm vi nhỏ hơn như các cơ quan, UBND việcphân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng

nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trongphông.

Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thuthập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông Việc phânloại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệuđồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thốngnhất với công tác Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiệnếongsong với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đãphân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại pháthiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian,

Phía Tây giáp xã Tề Lỗ

Phía Đông giáp với Đồng Cương,Bình Định

Phía Nam giáp với xã Yên Đồng,Tam Hồng, thị trấn Yên Lạc

1.2.1.2 Lịch sử phát triển

Xưa kia tên gọi Trung Nguyên là xã Duy Tân, kể từ năm 1965 đến nayđến nay được đổi tên thành xã Trung Nguyên,là một xa nằm trong cái nôi củanền văn hóa đồng đậu và nền văn minh lúa nước Sông Hồng xưa Trái qua hàngnghìn năm với bao thăng trầm lịch sử, bao đôỉ thay của quê hương YênLạc,Trung Nguyên Ngày nay luôn tự hào về truyên thống cách mạng trên quêhương,là đơn vị anh hừng lực lượng vũ trang nhân dân trong kháng chiến chốngPháp, tiêu biểu trong thời kì kháng chiến chống đế quốc Mỹ

Trong những năm qua với sự phát triển của nền kinh tế thị trường,địnhhướng xã hội chủ nghĩa, Đảng và chính quyền luôn quan tâm đến sự phát triển

kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh chính trị địa phương.Nằm gần trung tâm huyện

và có các đường tỉnh lộ chạy qua, Trung Nguyên có điều kiện thuận lợi đề giaolưu và phát triển kinh tế hàng hóa Hiện nay ngành nghề phát triển nhất xã là thumua lốp ô tô, mua bán tóc rối,chăn nuôi bò sữa,thu mua phế liệu đem lại hiệuquả kinh tế cao cho các hộ kinh doanh.Trong lĩnh vực văn hóa,Xã có 6 đình vàchùa,1 đền Bắc Cung Thượng,1 đình tứ khu miền Đông Lỗ được xếp hạng ditích lịch sử văn hóa.Các trường học, trạm y tế được quan tâm đầu tư đúngmức.Nhiều năm tới trở lại đây,xã luôn được thực hiện nghiêm túc và có hiệu quảchỉ thị 3 tỉnh ủy Vĩnh Phúc trong tiệc cưới,việc tang,lễ hộ và mừng thọ nhất làtrong đám tang nhân dân đã thực hiện theo nếp sống văn hóa mới

1.2.2 Vị trí ,chức năng của ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc

1.2.2.1 : Vị trí của UBND xã Trung Nguyên- Yên Lac-Vĩnh Phúc

Uỷ ban nhân dân xã Trung Nguyên-Yên Lạc- Vĩnh Phúc giữ vị trí rất

quan trọng bởi vì do hội đồng nhân dân phường bầu là cơ quan chấp hành củahội đồng nhân dân cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrươc hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc –Vĩnh Phúc chịu trách nhiệm chấphành Hiến Pháp, luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyếtcủa hội đồng nhân dân các cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ chương, biện phápphát triển kinh tế- xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

1.2.2.2 Chức Năng của UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-vĩnh Phúc

UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc – Vĩnh Phúc thực hiện chức năngquản lý nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo,quản lí thốngnhaatstrong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Còn mang chức năng tham mưu, giúp ủy ban nhân dân tỉnh về , chươngtrình kế hoạch công tác,tổ chức và quản lí công bố các thông tin chính thức vềhoạt động của ủy ban nhân dân, chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, đầu mối cổngthông tin điện tử,kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo thực

hiện nhiệm vụ quyền hạn theo thẩm quyền,quản lí văn thư lưu trữ và công tácquản lí nội bộ của văn phòng

Giai đáp những thắc mắc, giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích củanhân nhân

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

1.2.2.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã Trung Nguyên-Yên lạc Vĩnh Phúc thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án

khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

1.2.2.3.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

-Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

-Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

1.2.2.3.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

1.2.2.3.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội

và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

-Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

1.2.2.3.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.2.2.3.7 Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức HĐND & UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường vềviệc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội và quyhoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xãhội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tự côngcộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phườngtheo quy định của pháp luật;

- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật;

- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường;lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không cógiấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm

Tiểu kết:

Tóm tắt chương một qua nghiên cứu tôi đã khái quát để làm sáng tỏ để tàicủa mình bằng những vấn đề sau đây : thứ nhất nói về cơ sở lí luận về công tácphân loại tài liệu nói chung trong đó có khái niêm phân loại tài liệu,mụcđích,các giai đoạn phân loại,yêu cầu phân loại và những nguyên tắc chung củaphân loại tài liệu

Thứ hai khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân xã Trung Nguyên-Yên Lạc-VĩnhPhúc trong đó có nêu rõ lịch sử phát triển,quá trình xây dựng của UBND xã,vịtrí nhiệm vụ chức năng và quyền hạn của UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc

CHƯƠNG 2 HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG

NGUYÊN-YÊN LẠC-VĨNH PHÚC 2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc Vĩnh Phúc

2.1.1 Loại tài liệu được lưu trữ ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Vĩnh Phúc

2.1.1.1 Tài liệu hành chính

Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánhnhững hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,khoa học, quân sự, ngoại giao Đối với UBND xã, tài liệu hành chính chiếm sốlượng lớn Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh

tế - xã hội của địa phương Khối tài liệu này bao gồm các loại văn bản quản lýnhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản lý của địa phương Đó lànhững văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết của HĐND, Quyết định,Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác

2.1.1.2 Tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh cáchoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cáccông trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều trakhảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản

đồ v.v

Trong họat động của UBND xã, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu làtài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứukhoa học liên quan đến địa phương Các công trình ở địa phương như: Côngtrình xây dựng Trường học, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, công trình hệ thốngthuỷ lợi của xã, công trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế củaxã…

2.1.1.3 Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh:

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài

liệu nghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơquan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứukhoa học, và các cá nhân Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá

xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác Loạihình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằnghình ảnh và âm thanh

Trong những tài liệu trên, ở UBND xã hiện nay tài liệu ảnh là phổ biếnnhất và có số lượng đáng kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên cáclĩnh vực Tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt độngvăn hoá, văn nghệ, tuyên truyền Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh không cónhiều

Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đãđưa loài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử Loại hình tài liệu lưutrữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiện đại.Riêng ở UBND xã, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tàichính-kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…

2.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu

Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dựkiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở đểphân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ

Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt

để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ

Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cầndựa vào những đặc trưng cơ bản sau:

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trongphông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơquan, đơn vị hình thành phông

- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trongphông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của UBND, đơn vị hình