Lễ công bố quyết định bổ nhiệm phân công công việc các ban chức năng

BẢNG PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH CÔNG VIỆC - Trưởng Ban Tổ chức: Chánh Văn phòng Phó trưởng ban thường trực: PCVP Trần Quốc Bình Ủy viên: LĐVP, đại diện LĐ Ban ĐT, TCCB, HTPT, CT&CTHSSV, Đồn TN Đơn vị Văn phòng Phụ trách trực tiếp Ghi Thường trực Ban Tổ chức; đầu mối chuẩn bị điều kiện CSVC, lễ tân, khách mời - Phụ trách chung việc làm giấy mời đại biểu và gửi giấy mời, đầu mối giám sát và xác nhận số lượng khách mời đến dự - Chuẩn bị tài liệu cho đại biểu - Dẫn chương trình cho buổi lễ - Chuẩn bị bài phát biểu cho Giám đốc; Phó Thủ tướng CP - Giám sát chung cơng tác mời, đón tiếp và chăm sóc khách VIP - Phụ trách chung công tác khánh tiết, phối hợp với Trung tâm Phát triển chuẩn bị chu đáo điều kiện CSVC hội trường tổ chức kiện - Đấu mối thực công tác hậu cần, tài chính, tổ chức kiện - Tham gia BTC đón tiếp đại biểu lãnh đạo Chính phủ, Bộ ngành, đại biểu thuộc khối doanh nghiệp Trực tiếp mời khách theo chỉđạo GĐ - Phụ trách công tác truyền thông cho buổi Lễ ( lập kế hoạch truyền thông, chốt và mời danh sách báo đài đồng thời đưa tin cho buổi lễ; thơng cáo báo chí; đón tiếp báo chí, truyền thơng - Phối hợp BTC đón tiếp đại biểu, khách mời thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo, Đại học Sư phạm Hà Nội - Soạn công văn gửi đơn vị triệu tập đại biểu là CB dự lễ khai giảng - Chỉ đạo cơng tác an ninh trật tự; xếp, bố trí khu vực đỗ xe; Đơn vị Phụ trách trực tiếp Ghi cảnh quan môi trường xung quanh khuôn viên 144 Xuân Thủy cho buổi Lễ; hệ thống vòi phun nước, cờ … - Mời đại diện lãnh đạo Bộ Nội vụ đến dự và trao định bổ nhiệm PGĐ Ban Tổ chức Cán - Phối hợp BTC đón tiếp đại biểu, khách mời thuộc Bộ Nội vụ, đồng chí nguyên là lãnh đạo ĐHQGHN, bố trí phương án đưa đón cố vấn Ban Giám đốc - Phối hợp BTC đón tiếp đại biểu bên ngoài ĐHQGHN; cử cán tham gia đón đại biểu cán ĐHQGHN và hướng dẫn khách vào khu vực Hội trường - Chuẩn bị QĐ để đại biểu đọc công bố Quyết định bổ nhiệm Giám đốc ĐHQGHN - Phụ trách khách mời (trực tiếp liên hệ mời, giám sát, xác nhận thông tin đến dự) là khách quốc tế và đối tác hợp tác ĐHQGHN Ban HTPT - Phụ trách mời cán dịch cabine từ tiếng Việt sang tiếng Anh - Đón tiếp khách mời đối tác nước và quốc tế, hướng dẫn khách và khu vực chỗ ngồi đã quy định - PTB Cường phụ trách việc đón tiếp, xếp chỗ ngồi cho khách mời, đại biểu Trung ương, Chính phủ, Bộ ngành, Ban cố vấn Giám đốc, phu nhân Giám đốc - PTB Oanh phụ trách việc tiếp đón khách mời, đại biểu sảnh Hội trường Nguyễn Văn Đạo và đạo xếp chỗ ngồi cho nhà khoa học, cán giảng viên ĐHQGHN Hội trường Nguyễn Văn Đạo - Cử 02 chuyên viên tham gia công tác Lễ tân đón tiếp đại biểu sảnh Hội trường Nguyễn Văn Đạo - PTB Hoàng trực tiếp đón, xếp chỗ ngồi khách quốc tế Hội trường Nguyễn Văn Đạo - PTB Tuấn Anh đón khách quốc tế sảnh Hội trường Nguyễn Văn Đạo - Cử 01 CV tham gia công tác Lễ tân - Phối hợp Văn phòng làm biển tên khách mời bên ngoài ĐHQGHN Ban KHTC - Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch Đầu tư - Phối hợp BTC đón đại biểu, khách mời Ban Đào tạo Ban KHCN Ban Xây dựng - Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo - Phối hợp BTC đón đại biểu, khách mời - Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Khoa học Cơng nghệ - Phối hợp BTC đón đại biểu, khách mời - Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Xây dựng - Phối hợp BTC đón đại biểu, khách mời - 01 PTB trực tiếp đón xếp chỗ ngồi cho đại biểu Đơn vị Ban Thanh tra Phụ trách trực tiếp Ghi - Phụ trách việc tiếp đón Tổng tra Chính phủ - Phối hợp BTC đón đại biểu, khách mời - Phối hợp với Văn phòng làm cơng văn huy động sinh viên đến dự, sinh viên lễ tân - Phụ trách cơng tác sinh viên đón tiếp đại biểu, khách mời chuẩn bị cho buổi Lễ - Phụ trách công tác mời sinh viên tham dự buổi lễ Ban CT&CTHSSV - Chuẩn bị 40 sinh viên làm lễ tân đứng thành hàng, đón tiếp đại biểu Cử PTB Hạnh hỗ trợ - Cơng tác đón cán và phụ trách việc ổn định trật tự, xếp chỗ ngồi cho sinh viên Hội trường Nguyễn Văn Đạo - phụ trách cơng tác Lễ tân sinh viên đón tiếp đại biểu, khách mời bên ngoài Hội trường Nguyễn Văn Đạo Cử 02 chuyên viên tham gia công tác Lễ tân - Tham gia Văn phòng, Đoàn Thanh niên duyệt nội dung chương trình Văn nghệ - Chuẩn bị bài phát biểu cho sinh viên lễ khai giảng - Phụ trách công tác giữ trật tự buổi Lễ - Phối hợp với Văn phòng cơng tác truyền thơng kiện Trung tâm PT ĐHQGHN Đồn TN - Chuẩn bị điều kiện CSVC liên quan đến hướng dẫn phương tiện vào (mở cổng chính) - Đảm bảo an toàn hệ thống điện thời gian diễn kiện (chuẩn bị tốt máy phát điện dự phòng) - Chuẩn bị chương trình văn nghệ đặc sắc sinh viên ĐHQGHN phục vụ lễ công bố QĐ * Một số lưu ý: - Khách mời phải thành phần, phù hợp, kín hội trường - Cơng tác lễ tân đón tiếp chuyên nghiệp, tránh bỏ sót khách - Công tác hậu cần phải thực chu đáo, an toàn, tiết kiệm - Cán tham dự buổi Lễ yêu cầu trang phục lịch Phân công lãnh đạo, chuyên viên trực suốt thời gian diễn buổi Lễ