VĂN PHỊNG ĐHQGHN PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC LỄ CƠNG BỐ QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM GIÁM ĐỐC ĐHQGHN Thời gian: 8h30, ngày 19/7/2016 Địa điểm: Hội trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội STT Nội dung công việc I 1.1 1.2 1.3 KHÁCH MỜI Lập danh sách khách mời VP Chính phủ VP Chủ tịch nước Các ban, Văn phòng TW Đảng, Quốc hội Người thực Bình Người Thời gian phối hợp hồn thành Lương 12/7/2016 Sản phẩm Danh sách KM GĐ duyệt - Ghi Đã hoàn thành (DS GĐ duyệt kèm theo) Ban Tổ chức TW Ủy ban KT TW VP TW Đảng Ban Tuyên giáo TW Quốc hội STT Nội dung công việc Người thực Người Thời gian phối hợp hoàn thành Sản phẩm Ghi - 1.4 Các Bộ ngành \ Cơ quan truyền thông, báo chí TP Hà Nội đối tác nước Các địa phương Ban Chỉ đạo Tây Bắc Nguyên Lãnh đạo ĐHQGHN qua thời kỳ Đối tác nước Gia đình GĐ In Giấy mời, chuyển giấy mời theo DS duyệt; confirm khách dự Phụ trách khách VIP Đồn Lãnh đạo Nhà nước PCVP Bình 3.1 Bộ GD&ĐT Bộ KHCN Bộ Nội vụ Bộ Công an Bộ Tài Bộ KH&ĐT Bộ Xây dựng Bộ Tài ngun Mơi trường - Bộ Văn hóa thể thao Du lịch - Bộ Y tế - Bộ Thông tin truyền thông - Bộ Ngoại giao - Bộ Lao động thương binh xã hội - Bộ Công thương - Bộ Giao thông vận tải - Kiểm toán Nhà nước - Thanh tra CP - Bộ Tư pháp - Hội liên hiệp Phụ nữ VN Trung ương Đoàn TNCS HCM 12/7 Gửi DS khách đồng ý tham dự cho PCVP Q Bình Đã hồn thành gửi giấy mời Lương STT Nội dung công việc Người thực Người Thời gian Sản phẩm phối hợp hoàn thành Ban TCCB Lương PCVP Bình Lương Ban HTPT Lương Xác nhận trước thứ - DS cá nhân/tổ chức cần giới ĐT Lương sáu, ngày thiệu kịch Oanh Lương 15/7 Ban TCCB 3.2 3.3 3.3 3.4 Thứ trưởng Bộ Nội vụ Khách Bộ/Ban/Ngành Trung ương Khách Quốc tế Khách Viện/Trường 3.5 Chuyên gia CC, Cựu LĐ ĐHQGHN 3.6 Ban cố vấn Giám đốc (03 người) Bình Lương Gia đình GĐ Bình Xuân Oanh (TCCB) Lương 15/7 Trường (CTHHSV) Lương 15/7 Bình Dương 12/7 - Ban Đào tạo làm Cơng văn triệu tập; danh sách đồn Bình Xn 15/7 Các phát biểu Giám đốc duyệt Phụ trách khách cán VNU/ Sinh viên 4.1 Phụ trách khách Cán 4.2 Phụ trách khách Sinh viên Triệu tập thành phần đón Đồn Lãnh đạo khách (Thủ trưởng đơn vị thành viên/CVP/Trưởng Ban/Đảng đoàn thể VNU) III TÀI LIỆU Các phát biểu: Bài phát biểu Lãnh đạo Của GĐ Của khách mời Ghi Gọi điện đón khách, đưa khách vào phòng 103 Hội trường, xếp khách ngồi theo sơ đồ Đ/c Cường Ban TCCB liện hệ đưa đón Đ/c Xuân thư ký liên hệ đưa đón - DS khách Cán bộ/Sinh viên; - Sơ đồ vị trí chỗ ngồi theo đối tượng - Giấy mời Chuyên gia Cao cấp (đến HT) Tài liệu phát cho đại biểu Chương trình Bản tin VNU (số nhất) H Anh Đạt 18/7 Bộ tài liệu cho vào folder (400 bộ) Tài liệu cho Báo chí: H Anh Bùi Tuấn 18/7 Bộ tài liệu cho vào folder - Đón hướng dẫn khách vào vị trí, giữ trật tự - Đóng cửa hội trường sau khách buổi lễ diễn ổn định; hạn chế cho khách suốt buổi Lễ Nhiệm vụ Cường: - Gọi điện triệu tập thành phần đến trước 15 phút để xếp hang đón - Chấn chỉnh hang ngũ (cả Sinh viên) để đón VIP: Để ln dãy bàn VIP Hội trường NVĐ Đại biểu, SV: Phát trực tiếp cửa vào Hội trường NVĐ - cử người giữ tài liệu - PCVP Bình chuyển STT Nội dung công việc Người thực Người Thời gian phối hợp hoàn thành Sản phẩm Chương trình Thơng cáo báo chí Bản tin VNU (số nhất) Các phát biểu (nhận từ PCVP Bình) - Banner điện tử IV V Đào Hải IT 15h, 14/9 Chuẩn bị Quyết định GĐ/ Kịch trao TCCB Dương 15h, 14/9 VĂN NGHỆ Chương trình văn nghệ Q Bình HẬU CẦN HỘI TRƯỜNG Làm văn gửi Trung tâm Phát triển yêu cầu chuẩn bị điện dự phòng, bảo vệ an ninh trật tự, cảnh quan Âm cho ca nhạc kiện Banner trang trí khánh tiết - Banner - Hoa trang trí (Hoa bục phát biểu, bát hoa bàn VIP) - Đèn sân khấu Rà sốt tồn cảnh quan khu vực quảng trường 18/7 Tráng Ghi phát biểu cho H Anh trước ngày 18/7 - H Anh cử người phụ trách Báo chí đưa trực tiếp cho Báo chí - Chuẩn bị từ 08/9 - PCVP H Anh duyệt mẫu CV Dương đốc thúc, kiểm tra, theo dõi suốt trình trao Chia làm phần: - Phần 1: Lúc đại biểu chưa xuống (một số tiết mục) - Phần 2: tiết mục chọn lọc đặc sắc (cần duyệt) - Lựa chọn duyệt kịch MC văn nghệ 14/7 - Văn gửi Trung tâm Phát triển - PCVP Bình trình GĐ Sơn duyệt tiết mục thơng báo cho Đồn chuẩn bị - Diễn thử trước ngày 18/7 (GĐ Sơn duyệt) Tráng Bình 14/7 - Thuê âm (Văn phòng thuê), đốc thúc, lắp ghép khớp nhạc… - Điều hòa nhiệt độ - Ánh sáng Hải Bình 14/7 PCVP Bình ký duyệt Banner trước 14/7 Duyệt Banner sau treo (A Lộc, Bình) Tráng Hải QT 14/7 PCVP Bình kiểm tra lần cuối - Cơng kiểm tra, vệ sinh biển tên cắm chân LĐ Đảng nhà nước trồng - Dọn dẹp rác đài STT Nội dung công việc Người thực Người Thời gian phối hợp hồn thành Sản phẩm PCVP Bình duyệt phương án, ký Phương án điện dự phòng Bằng Tráng Bố trí khu vực tiếp đón báo chí H Anh Bùi Tuấn 10 Phát chế độ cho lái xe Tráng Nhất VI LỄ TÂN ĐĨN TIẾP Lễ tân phòng 103 Hội trường Nguyễn Văn Đạo - Lễ tân đón đại biểu bên ngồi ĐHQGHN đến: Lãnh đạo VP ban chức đón khách Lễ tân tiếp khách VIP Hội trường Nguyễn Văn Đạo Lãnh đạo làm việc phòng 103 Lễ tân tiễn khách: sinh viên Lễ tân sân khấu (02 lễ tân trao đỡ hoa lúc bổ nhiệm cho Lãnh đạo) Lương 18/7 CV gửi Điện lực Cầu Giấy việc không cắt điện thời gian diễn Hội nghị PCVP H Anh duyệt 18/7 15h, 18/7 Tráng nhận chế độ phát cho lái xe Lương xây dựng phương án Lễ tân, trình CVP duyệt trước 9h, 15/7 Tồn Lễ tân phải có mặt trước 6h30, 19/7 - Lương đầu mối tiếp nhận dự toán kinh phí, khớp thời gian, vị trí, sơ đồ chỗ Lương Lương Lương Lương Lễ tân sinh viên Tâm Lương 14/7 - Huy động 40 sinh viên Đón xếp hoa Đại biểu lên sân khấu Bằng Hải Tráng Lương 19/7 - Đón xếp hoa lúc đầu giờ, trước khai mạc - Sơ đồ chỗ ngồi Hội trường - In xếp biển tên Hội trường Đạt Dương 15/7 - PCVP Bình xếp 103 HT - Đạt bàn giao sơ đồ, card cho Lương đạo Tổ LT xếp Trực cố phát sinh Hội trường Nguyễn Văn Đạo phun nước - Thơng báo dừng tồn thi cơng hồn trả mặt Bằng xây dựng Phương án điện dự phòng cho D2 Hội trường Nguyễn Văn Đạo Trực điện nước suốt thời gian diễn kiện Oanh chuẩn bị chế độ Ghi - Đạt in sơ đồ trình CVP duyệt lại xác tên vị trí thực tế trước 16h, 18/7 Dương Nội dung công việc Người thực Hỗ trợ PCVP Bình tài liệu, kịch phát sinh Xuân VII AN NINH, TRẬT TỰ, VỆ SINH PCCC KHU VỰC NGOÀI STT An ninh trật tự, vệ sinh vòng ngồi Gửi email thơng báo cho cán việc không để xe quảng trường sáng 19/7 CV gửi CA Quận Cầu Giấy phối hợp An ninh; CV gửi Điện lực Cầu Giấy không cắt điện Xếp xe cho khách Sản phẩm 19/7 - Tráng lên phương án cụ thể trình PCVP Bình duyệt - Gửi thông báo đến đơn vị chỗ để xe sáng 19/7 - Gửi VB yêu cầu cụ thể công việc an ninh trật tự cho TT Phát triển (TQ Bình ký) Bình 19/7 Tráng Bình 14/7 - CV gửi CA Quận Cầu Giấy Điện lực Cầu Giấy 19/7 - Hướng dẫn xe ô tô - Làm biển hướng dẫn (nếu cần) - Chuyển tiền ăn trưa cho lái xe (Thiện) 18/7 - Đón tiếp, phối hợp K10 kiểm tra, đảm bảo an ninh 18/7 Lên phương án cụ thể 14/7 Phòng TT& QTTH lên phương án trình CVP duyệt thực Nhất Phối hợp với an ninh đoàn Lãnh đạo VIII VỆ SINH, AN NINH NHÀ D2 VÀ HỘI TRƯỜNG Tráng IX TRUYỀN THÔNG Cập nhật liệu Phòng truyền thống Thơng cáo báo chí Danh sách báo chí mời Tiếp đón báo chí, bao gồm báo chí theo đồn Thủ tướng Tin bài/Theo dõi tin trước sau H.Anh Đội xe Lương Ghi Suốt thời gian diễn Lương Đạt Tráng Bình Tráng Hưng (PGĐ TTPT) Người Thời gian phối hợp hoàn thành Bùi Tuấn STT Nội dung công việc Người thực Người Thời gian phối hợp hoàn thành Sản phẩm Ghi kiện X CHUẨN BỊ TÀI CHÍNH XI XII Oanh Lương 14/7 PHIÊN DỊCH Ban HTPT Lương 14/7 Mời phiên dịch Ban HTPT TỔNG DUYỆT GĐ Sơn 15h, 18/7 Phương án tài đảm bảo cho buổi Lễ trình CVP duyệt Ban HTPT mời phiên dịch Văn phòng thuê Cabin thiết bị dịch Thành phần gồm: - Ban Tổ chức (trưởng đoàn PGĐ Sơn) - Các cán liên quan Văn phòng Đảm bảo kinh phí cho hoạt động Xin ý kiến CVP? Duyệt tồn cơng tác chuẩn bị CHÁNH VĂN PHỊNG Nguyễn Viết Lộc ... Lương 18/7 CV gửi Điện lực Cầu Giấy việc không cắt điện thời gian diễn Hội nghị PCVP H Anh duyệt 18/7 15h, 18/7 Tráng nhận chế độ phát cho lái xe Lương xây dựng phương án Lễ tân, trình CVP duyệt... tài liệu - PCVP Bình chuyển STT Nội dung công việc Người thực Người Thời gian phối hợp hoàn thành Sản phẩm Chương trình Thơng cáo báo chí Bản tin VNU (số nhất) Các phát biểu (nhận từ PCVP Bình)... nhạc… - Điều hòa nhiệt độ - Ánh sáng Hải Bình 14/7 PCVP Bình ký duyệt Banner trước 14/7 Duyệt Banner sau treo (A Lộc, Bình) Tráng Hải QT 14/7 PCVP Bình kiểm tra lần cuối - Cơng kiểm tra, vệ sinh