Lễ công bố quyết định bổ nhiệm phân công công việc

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC LỄ CÔNG BỐ QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM GIÁM ĐỐC ĐHQGHN Thời gian: 8h30, ngày 19/7/2016 Địa điểm: Hội trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội STT Nội dung công

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

LỄ CÔNG BỐ QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM GIÁM ĐỐC ĐHQGHN

Thời gian: 8h30, ngày 19/7/2016 Địa điểm: Hội trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

STT Nội dung công việc Người thực hiện phối hợp Người hoàn thành Thời gian Sản phẩm Ghi chú

1 Lập danh sách khách mời Bình Lương 12/7/2016 Danh sách KM được GĐ duyệt Đã hoàn thành

(DS đã được GĐ duyệt kèm

theo) 1.1 VP Chính phủ

1.2 VP Chủ tịch nước

1.3 Các ban, Văn phòng TW Đảng, Quốc hội

- Ban Tổ chức TW

- Ủy ban KT TW

- VP TW Đảng

- Ban Tuyên giáo TW

- Quốc hội

- Bộ KHCN

- Bộ Nội vụ

- Bộ Công an

- Bộ Tài chính

- Bộ KH&ĐT

- Bộ Xây dựng

- Bộ Tài nguyên và Môi trường

- Bộ Văn hóa thể thao và

Du lịch

- Bộ Y tế

- Bộ Thông tin và truyền thông

- Bộ Ngoại giao

- Bộ Lao động thương

binh và xã hội

- Bộ Công thương

- Bộ Giao thông vận tải

- Kiểm toán Nhà nước

- Thanh tra CP

- Bộ Tư pháp

- Hội liên hiệp Phụ nữ VN Trung ương Đoàn TNCS HCM

\ Cơ quan truyền thông, báo chí

TP Hà Nội và các đối tác trong nước

Các địa phương

Ban Chỉ đạo Tây Bắc

Nguyên Lãnh đạo ĐHQGHN qua các

thời kỳ

Đối tác nước ngoài

Gia đình GĐ

2 In Giấy mời, chuyển giấy mời theo DS được duyệt; confirm khách dự 12/7 Gửi DS khách đồng ý tham dự cho PCVP Q Bình Đã hoàn thành gửi giấy mời

3 Phụ trách khách VIP

3.1 Đoàn của Lãnh đạo Nhà nước PCVP Bình Lương

Xác nhận trước thứ sáu, ngày 15/7

- DS cá nhân/tổ chức cần giới thiệu trong kịch bản

Gọi điện đón khách, đưa khách vào phòng 103 và Hội trường, xếp khách ngồi theo

sơ đồ

3.2 Thứ trưởng Bộ Nội vụ Ban TCCB Lương

3.3 Khách các Bộ/Ban/Ngành Trung ương PCVP Bình Lương

3.3 Khách Quốc tế Ban HTPT Lương

3.5 Chuyên gia CC, Cựu LĐ ĐHQGHN Ban TCCB Oanh Lương

3.6 Ban cố vấn của Giám đốc (03 người) Bình Lương Đ/c Cường Ban TCCB liệnhệ và đưa đón

Gia đình GĐ Bình Xuân Đ/c Xuân thư ký liên hệ đưa

đón

4 Phụ trách khách là cán bộ VNU/ Sinh

viên

4.1 Phụ trách khách Cán bộ (TCCB) Oanh Lương 15/7 - DS khách Cán bộ/Sinh viên;- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi theo đối

tượng

- Đón và hướng dẫn khách vào đúng vị trí, giữ trật tự

- Đóng cửa hội trường sau 4.2 Phụ trách khách Sinh viên Trường Lương 15/7

- Giấy mời 2 Chuyên gia Cao cấp (đến HT) khi khách buổi lễ đã diễn raổn định; hạn chế cho khách

5

Triệu tập thành phần đón Đoàn của

Lãnh đạo và khách (Thủ trưởng các đơn

vị thành viên/CVP/Trưởng các Ban/Đảng

đoàn thể VNU)

Bình Dương 12/7 - Ban Đào tạo làm Công văn triệu tập; danh sách đoàn

Nhiệm vụ của Cường:

- Gọi điện triệu tập thành phần đến trước 15 phút để xếp hang đón

- Chấn chỉnh hang ngũ (cả Sinh viên) để đón

III TÀI LIỆU

1

Các bài phát biểu:

1 Bài phát biểu của Lãnh đạo

2 Của GĐ

3 Của khách mời

Bình Xuân 15/7 Các bài phát biểu được Giám đốc duyệt.

2

Tài liệu phát cho đại biểu

1 Chương trình

2 Bản tin VNU (số mới nhất)

H Anh Đạt 18/7 Bộ tài liệu cho vào folder (400 bộ)

VIP: Để luôn tại 2 dãy bàn VIP tại Hội trường NVĐ Đại biểu, SV: Phát trực tiếp tại cửa ra vào Hội trường NVĐ

- cử người giữ tài liệu

3

Tài liệu cho Báo chí:

1 Chương trình

2 Thông cáo báo chí

3 Bản tin VNU (số mới nhất)

4 Các bài phát biểu (nhận từ PCVP

Bình)

H Anh Bùi Tuấn 18/7 Bộ tài liệu cho vào folder

- PCVP Bình chuyển các bài phát biểu cho H Anh trước ngày 18/7

- H Anh cử người phụ trách Báo chí và đưa trực tiếp cho Báo chí

- PCVP H Anh duyệt mẫu

5 Chuẩn bị Quyết định GĐ/ Kịch bản trao TCCB Dương 15h, 14/9 CV Dương đốc thúc, kiểm tra, theo dõi trong suốt quá trình trao

1 Chương trình văn nghệ Q Bình 18/7 Chia làm 2 phần:

- Phần 1: Lúc đại biểu chưa xuống (một số tiết mục)

- Phần 2: 3 tiết mục chọn lọc đặc sắc (cần duyệt)

- PCVP Bình trình GĐ Sơn duyệt các tiết mục và thông báo cho Đoàn chuẩn bị

- Diễn thử trước ngày 18/7 (GĐ Sơn duyệt)

- Lựa chọn và duyệt kịch bản

MC của văn nghệ

1

Làm văn bản gửi Trung tâm Phát triển

yêu cầu chuẩn bị điện dự phòng, bảo vệ

an ninh trật tự, cảnh quan Tráng 14/7

- Văn bản gửi Trung tâm Phát triển

2 Âm thanh cho ca nhạc và sự kiện Tráng Bình 14/7

- Thuê âm thanh (Văn phòng thuê), đốc thúc, lắp ghép khớp nhạc…

- Điều hòa nhiệt độ

- Ánh sáng

3

Banner và trang trí khánh tiết

- Banner

- Hoa trang trí (Hoa bục phát biểu, bát

hoa các bàn VIP)

- Đèn sân khấu

Hải Bình 14/7 PCVP Bình ký duyệt Banner

trước 14/7

Duyệt Banner sau khi treo (A Lộc, Bình)

7 Rà soát toàn bộ cảnh quan khu vực quảngtrường Tráng Hải QT 14/7 PCVP Bình kiểm tra lần cuối

- Công kiểm tra, vệ sinh sạch sẽ các biển tên cắm ở chân các cây do LĐ Đảng nhà nước trồng

- Dọn dẹp sạch rác tại đài phun nước

- Thông báo dừng toàn bộ thi công hoàn trả mặt bằng

8 Phương án điện dự phòng Bằng Tráng 18/7

PCVP Bình duyệt phương án, ký

CV gửi Điện lực Cầu Giấy về việc không cắt điện trong thời gian diễn ra Hội nghị

Bằng xây dựng Phương án điện dự phòng cho cả D2 và Hội trường Nguyễn Văn Đạo

Trực điện nước suốt thời gian diễn ra sự kiện

9 Bố trí khu vực tiếp đón báo chí H Anh Bùi Tuấn PCVP H Anh duyệt

10 Phát chế độ cho lái xe Tráng Nhất 18/7 Oanh chuẩn bị chế độ Tráng nhận chế độ và phát

cho lái xe

VI LỄ TÂN ĐÓN TIẾP

1 Lễ tân phòng 103 và Hội trường Nguyễn

Văn Đạo Lương 15h, 18/7 Lương xây dựng phương án Lễ tân, trình CVP duyệt trước 9h, Toàn bộ Lễ tân phải có mặt trước 6h30, 19/7

15/7

-Lễ tân đón các đại biểu bên ngoài

ĐHQGHN đến: Lãnh đạo VP và các ban

chức năng cùng đón khách Lương

- Lễ tân tiếp khách VIP tại Hội trườngNguyễn Văn Đạo khi Lãnh đạo đang làm

việc tại phòng 103

Lương

- Lễ tân tiễn khách: sinh viên Lương

- Lễ tân sân khấu (02 lễ tân trao và đỡ hoa

lúc bổ nhiệm cho Lãnh đạo) Lương

2 Lễ tân sinh viên Tâm Lương 14/7 - Huy động 40 sinh viên

- Lương đầu mối tiếp nhận

về dự toán kinh phí, khớp về thời gian, vị trí, sơ đồ chỗ

3 Đón và xếp hoa của Đại biểu lên sânkhấu

Bằng Hải

- Đón và xếp hoa lúc đầu giờ, trước giờ khai mạc

4 - Sơ đồ chỗ ngồi Hội trường- In và xếp biển tên Hội trường Đạt Dương 15/7

- PCVP Bình xếp ở 103 và HT

- Đạt bàn giao sơ đồ, card cho Lương chỉ đạo Tổ LT xếp

- Đạt in sơ đồ trình CVP duyệt lại chính xác tên và vị trí thực tế trước 16h, 18/7

5 Trực sự cố phát sinh Hội trường Nguyễn

sự kiện

6 Hỗ trợ PCVP Bình về tài liệu, kịch bảnphát sinh Xuân Đạt

VII AN NINH, TRẬT TỰ, VỆ SINH PCCC KHU VỰC NGOÀI

1 An ninh trật tự, vệ sinh vòng ngoài Tráng 19/7

- Tráng lên phương án cụ thể trình PCVP Bình duyệt

- Gửi thông báo đến các đơn vị

về chỗ để xe sáng 19/7

- Gửi VB yêu cầu cụ thể các công việc về an ninh trật tự cho

TT Phát triển (TQ Bình ký) 3

Gửi email thông báo cho cán bộ về việc

không để xe tại quảng trường trong sáng

4 CV gửi CA Quận Cầu Giấy về phối hợp

An ninh; CV gửi Điện lực Cầu Giấy Tráng Bình 14/7 - CV gửi CA Quận Cầu Giấy và Điện lực Cầu Giấy

không cắt điện

- Hướng dẫn xe ô tô

- Làm biển hướng dẫn (nếu cần)

- Chuyển tiền ăn trưa cho lái xe (Thiện)

6 Phối hợp với an ninh đoàn Lãnh đạo

Bình Tráng Hưng (PGĐ TTPT)

18/7 - Đón tiếp, phối hợp K10 kiểm tra, đảm bảo an ninh

VIII VỆ SINH, AN NINH NHÀ D2 VÀ HỘI TRƯỜNG Tráng Lương 18/7 Lên phương án cụ thể

IX TRUYỀN THÔNG 14/7 Phòng TT& QTTH lên phương án trình CVP duyệt và thực hiện

1 Cập nhật dữ liệu Phòng truyền thống H.Anh Bùi Tuấn

2 Thông cáo báo chí

3 Danh sách báo chí mời

4 Tiếp đón báo chí, bao gồm cả báo chítheo đoàn của Thủ tướng.

5 Tin bài/Theo dõi tin bài trước và sau sựkiện

X CHUẨN BỊ TÀI CHÍNH Oanh Lương 14/7 Phương án tài chính đảm bảo cho buổi Lễ trình CVP duyệt Đảm bảo kinh phí cho các hoạt động

XI PHIÊN DỊCH Ban HTPT Lương 14/7 Ban HTPT mời phiên dịchVăn phòng thuê Cabin và thiết bị

dịch

Xin ý kiến CVP?

Thành phần gồm:

- Ban Tổ chức (trưởng đoàn PGĐ Sơn)

- Các cán bộ liên quan của Văn phòng

Duyệt toàn bộ công tác chuẩn bị

CHÁNH VĂN PHÒNG