Lễ công bố quyết định bổ nhiệm Phân công lễ tân

PHỊNG HÀNH CHÍNH PHÂN CƠNG LỄ TÂN PHỤC VỤ LỄ CÔNG BỐ QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM GIÁM ĐỐC ĐHQGHN (Ngày 19/7/2016) STT Nội dung cơng việc Trực đón khách Sảnh tầng lãnh đạo ĐHQGHN Phòng 203 (dự phòng) Trực đón khách Phòng Truyền thống Người thực Hiền Nga Người phối hợp Yêu cầu chuẩn bị Ghi Nga - Chuẩn bị nước lavie, cốc, đĩa kẹo để sẵn bàn từ ngày 14/9 - 6h30 bật điện chiếu sáng, điều hòa - Chuẩn bị phục vụ nước trà nóng, cà phê (nếu cần) - Chuẩn bị phương án dự phòng P203 - mở sẵn clip 203 (40 khách) - Vệ sinh kiểm tra thiết bị từ ngày 14/9 Hiền - 6h30 mở cửa Phòng Truyền thống - Bật điện chiếu sáng, điều hòa, Vệ sinh mở tất thiết bị cần thiết: kiểm tra thiết bị hình, micro… từ ngày 14/9 - Mở sẵn hình TV (lưu ý bỏ chế độ Stand by) STT Nội dung cơng việc Trực đón khách phục vụ Phòng 103 Trực đón khách phục vụ nước Hội trường Nguyễn Văn Đạo (2 hàng ghế đầu) Trực xếp hoa sân khấu Trực lễ tân sân khấu Người thực Đào Người phối hợp Lan Anh Hằng, Lan Anh Hằng Bằng, Tráng Đào Hiền, Nga Yêu cầu chuẩn bị Ghi - Chuẩn bị nước lavie, cốc để sẵn bàn từ ngày 14/9 - 6h30 bật điện chiếu sáng, điều Vệ sinh hòa kiểm tra từ ngày 14/9 - Phục vụ nước trà nóng, cà phê (nếu cần) - Đ/c Hằng trực sẵn Hội trường - Chuẩn bị nước lavie, cốc để - Sau Đoàn Thủ sẵn hàng ghế đầu từ ngày tướng di chuyển sang 14/9 Phòng Truyền thống, - Trực tiếp nước suốt đ/c Lan Anh nhanh trình diễn buổi lễ chóng di chuyển xuống Hội trường NVĐ Nhận chuyển hoa đơn vị gửi lẵng hoa chúc mừng Xếp từ sân khấu Xin ý kiến đạo PCVP TQ sang hai bên Bình phương án xếp hoa - Sau Đoàn Thủ tướng từ P103 di chuyển sang Phòng Truyền thống, đ/c Đào, Hiền nhanh chóng di chuyển STT Nội dung công việc Người thực Người phối hợp Yêu cầu chuẩn bị Ghi xuống cánh gà sân khấu Hội trường NVĐ - Sau Đồn Thủ tướng từ Phòng Truyền thống di chuyển xuống Hội trường NVĐ, đ/c Nga nhanh chóng di chuyển xuống cánh gà sân khấu Hội trường NVĐ 6.1 6.2 6.3 Trực thay nước bục phát biểu Hướng dẫn Thủ tướng đứng bục phát biểu hướng dẫn Thủ tướng xuống sau phát biểu xong Trực mang đón dùi trống cho Thủ tướng Đào Thay nước Thủ tướng, Để sẵn 01 cốc + 01 Giám đốc, P Giám đốc… lên chai nước bục bục phát biểu phát biểu Đào Cẩn thận, lịch Hiền Khi Thủ tướng chuẩn bị đánh trống, lễ tân mang khay đựng dùi trống đến gần Thủ tướng nhanh chóng di chuyển vào cánh gà, sau Thủ tướng đánh trống xong, nhanh chóng Chuẩn bị khay có phủ khăn đỏ (PCVP Bình đạo tập dượt trước) STT Nội dung công việc Người thực 6.4 Bê khay trao định cho PGĐ Hiền 6.5 Bê khay hoa (2 bó) Nga 6.6 Tiễn đồn Thủ tướng Hằng, Lan Anh Đón hoa bó cho 02 PGĐ Đào, Hiền, Nga, Lan Anh 6.7 6.8 Đón lẵng hoa cho 02 PGĐ Hằng, Bằng Hải, Tráng Người phối hợp Yêu cầu chuẩn bị mang khay đón dùi trống cho Thủ tướng Khi lãnh đạo Bộ Nội vụ lên trao định, lễ tân bê khay để sẵn 02 QĐ đến gần nhanh chóng di chuyển vào cánh gà Khi Giám đốc lên tặng hoa cho 02 PGĐ, lễ tân bê khay hoa đến gần nhanh chóng di chuyển vào cánh gà Khi đoàn Thủ tướng dời HT, lễ tân tiễn đồn xe nhanh chóng trở lại sân khấu HT Mỗi bên sân khấu 02 lễ tân trực đón hoa bó chuyển vào bàn để bên cánh gà (di chuyển nhịp nhàng) Ghi Chuẩn bị khay có phủ khăn đỏ Chuẩn bị khay có phủ khăn đỏ + bó hoa Bố trí 02 bàn để bên cách gà sân khấu - Xếp thành hàng từ sân khấu sang bên - Mỗi bên sân khấu 02 người - Trường hợp sân trực đón hoa lẵng xếp khấu không đủ chỗ, sân khấu (di chuyển nhịp chuyển lẵng hoa nhàng) xuống trước hàng ghế áp sát sân khấu (từ sang bên) STT Nội dung công việc Người thực 6.9 Chuyển hoa phòng làm việc PGĐ Đào, Hằng Nga, Lan Anh, 6.10 Chuyển hoa xe ôtô cho Tráng, Bằng, Hiền PGĐ Người phối hợp Yêu cầu chuẩn bị Ghi Trao đổi với thư ký PGĐ việc chuyển hoa sau kết thúc buổi lễ Ghi chú: - - Yêu cầu lễ tân: + Tất lễ tân có mặt trước 6h30 + Mặc áo dài truyền thống (đồng phục ĐHQGHN) + Trang điểm nhẹ nhàng + Không giày, dép cao thấp (thuận tiện cho việc di chuyển) Phân công phụ trách: + Phụ trách chung: Nguyễn Thị Kim Lương + Theo dõi thực hiện: Nguyễn Thị Đào PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Thị Kim Lương