Lễ công bố quyết định bổ nhiệm Phân công lễ tân

4 Trực đón khách và phục vụ nước tại Hội trường Nguyễn Văn Đạo 2 hàng ghế đầu Hằng, Lan Anh - Chuẩn bị nước lavie, cốc để sẵn 2 hàng ghế đầu từ ngày 14/9.. - Đ/c Hằng trực sẵn tại Hội tr

PHÂN CÔNG LỄ TÂN PHỤC VỤ LỄ CÔNG BỐ QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM GIÁM ĐỐC ĐHQGHN

(Ngày 19/7/2016)

1

Trực đón khách tại Sảnh tầng 1

cùng lãnh đạo ĐHQGHN và

Phòng 203 (dự phòng)

- Chuẩn bị nước lavie, cốc, đĩa kẹo để sẵn trên bàn từ ngày 14/9

- 6h30 bật điện chiếu sáng, điều hòa

- Chuẩn bị phục vụ nước trà nóng, cà phê (nếu cần)

- Chuẩn bị phương

án dự phòng tại P203

- mở sẵn clip ở 203 (40 khách)

- Vệ sinh sạch sẽ và kiểm tra các thiết bị

từ ngày 14/9

2 Trực đón khách tại Phòng Truyền

- 6h30 mở cửa Phòng Truyền thống

- Bật điện chiếu sáng, điều hòa,

mở tất cả các thiết bị cần thiết:

cây màn hình, micro…

- Mở sẵn các màn hình TV (lưu

ý bỏ chế độ Stand by)

Vệ sinh sạch sẽ và kiểm tra các thiết bị

từ ngày 14/9

3 Trực đón khách và phục vụ tại

Phòng 103

Đào Lan Anh - Chuẩn bị nước lavie, cốc để

sẵn trên bàn từ ngày 14/9

- 6h30 bật điện chiếu sáng, điều hòa

Vệ sinh sạch sẽ và kiểm tra từ ngày 14/9

STT Nội dung công việc Người thực hiện Người phối

- Phục vụ nước trà nóng, cà phê (nếu cần)

4

Trực đón khách và phục vụ nước

tại Hội trường Nguyễn Văn Đạo (2

hàng ghế đầu)

Hằng, Lan Anh

- Chuẩn bị nước lavie, cốc để sẵn 2 hàng ghế đầu từ ngày 14/9

- Trực tiếp nước trong suốt quá trình diễn ra buổi lễ

- Đ/c Hằng trực sẵn tại Hội trường

- Sau khi Đoàn Thủ tướng di chuyển sang Phòng Truyền thống, đ/c Lan Anh nhanh chóng di chuyển xuống Hội trường NVĐ

5 Trực xếp hoa trên sân khấu Hằng Bằng, Tráng

Nhận và chuyển hoa các đơn vị gửi lẵng hoa chúc mừng

Xin ý kiến chỉ đạo PCVP TQ

Bình về phương án xếp hoa

Xếp từ giữa sân khấu sang hai bên

6 Trực lễ tân trên sân khấu Đào Hiền, Nga - Sau khi Đoàn Thủ

tướng từ P103 di chuyển sang Phòng Truyền thống, đ/c Đào, Hiền nhanh chóng di chuyển xuống cánh gà sân khấu Hội trường NVĐ

- Sau khi Đoàn Thủ

tướng từ Phòng Truyền thống di chuyển xuống Hội trường NVĐ, đ/c Nga nhanh chóng di chuyển xuống cánh

gà sân khấu Hội trường NVĐ

6.1

Trực thay nước tại bục phát biểu Đào Thay nước khi Thủ tướng,

Giám đốc, P Giám đốc… lên bục phát biểu

Để sẵn 01 cốc + 01 chai nước trên bục phát biểu

6.2

Hướng dẫn Thủ tướng đứng trên

bục phát biểu và hướng dẫn Thủ

tướng đi xuống sau khi phát biểu

xong

Đào Cẩn thận, lịch sự

6.3 Trực mang và đón dùi trống cho

Khi Thủ tướng chuẩn bị đánh trống, lễ tân mang khay đựng dùi trống đến gần Thủ tướng và nhanh chóng di chuyển vào cánh gà, sau khi Thủ tướng đánh trống xong, nhanh chóng mang khay ra đón dùi trống cho Thủ tướng

Chuẩn bị khay có phủ

khăn đỏ (PCVP Bình

chỉ đạo tập dượt trước)

6.4 Bê khay trao quyết định cho 2

PGĐ

quyết định, lễ tân bê khay đã để sẵn 02 QĐ đến gần và nhanh

Chuẩn bị khay có phủ khăn đỏ

STT Nội dung công việc Người thực hiện Người phối

chóng di chuyển vào cánh gà 6.5 Bê khay hoa (2 bó) Nga

Khi Giám đốc lên tặng hoa cho

02 PGĐ, lễ tân bê khay hoa đến gần và nhanh chóng di chuyển vào cánh gà

Chuẩn bị khay có phủ khăn đỏ + 2 bó hoa

6.6 Tiễn đoàn Thủ tướng Hằng, Lan Anh

Khi đoàn Thủ tướng dời HT, lễ tân tiễn đoàn ra xe và nhanh chóng trở lại sân khấu HT

6.7 Đón hoa bó cho 02 PGĐ Đào, Hiền, Nga,

Lan Anh

Mỗi bên sân khấu 02 lễ tân trực đón hoa bó và chuyển vào bàn

để 2 bên cánh gà (di chuyển nhịp nhàng)

Bố trí 02 bàn để 2 bên cách gà trên sân khấu

6.8 Đón lẵng hoa cho 02 PGĐ Hằng, Bằng Hải,

Tráng

- Mỗi bên sân khấu 02 người trực đón hoa lẵng và xếp trên sân khấu (di chuyển nhịp nhàng)

- Xếp thành hàng từ giữa sân khấu sang 2 bên

- Trường hợp trên sân khấu không đủ chỗ, chuyển lẵng hoa xuống trước hàng ghế đầu tiên áp sát sân khấu (từ giữa sang 2 bên)

6.9 Chuyển hoa về phòng làm việc các

PGĐ

Đào, Hằng Nga, Lan Anh,

Trao đổi với thư ký các PGĐ về việc chuyển hoa sau khi kết thúc buổi lễ

6.10 Chuyển hoa ra xe ôtô cho các

+ Tất cả lễ tân có mặt trước 6h30 + Mặc áo dài truyền thống (đồng phục ĐHQGHN) + Trang điểm nhẹ nhàng

+ Không đi giày, dép quá cao hoặc quá thấp (thuận tiện cho việc di chuyển)

- Phân công phụ trách:

+ Phụ trách chung: Nguyễn Thị Kim Lương + Theo dõi thực hiện: Nguyễn Thị Đào PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Nguyễn Thị Kim Lương