Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 4 1.1. Hiện đại hóa văn phòng 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 6 1.1.3. Vai trò của hiện đại hóa văn phòng 11 1.2. Cải cách hành chính 12 1.2.1. Một số khái niệm 12 1.2.2. Nội dung của cải cách hành chính 13 1.2.3. Vai trò của cải cách hành chính 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 19 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ và Văn phòng UBND quận Tây Hồ 19 2.1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ 19 2.1.2. Chức năng của UBND quận Tây Hồ 20 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 20 2.1.4. Cơ cấu tơ chức của UBND quận Tây Hồ 21 2.1.5. Các phòng ban chuyên môn. 22 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 23 2.2.1. Chức năng của văn phòng. 23 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng. 24 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 25 2.3. Thực trạng 37 2.3.1. Trang thiết thiết bị kỹ thuật 37 2.3.2. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức 38 2.3.3. Hiện đại hóa nền hành chính 39 2.4. Nhận xét 41 2.4.1. Ưu điểm 41 2.4.2. Nhược điểm 42 2.4.3. Nguyên nhân 43 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 44 3.1. Hoàn thiện năng lực chuyên môn của nguồn nhân lực 44 3.1.1. Nâng cao chất lượng và ý thức của người lao động 44 3.1.2. Xây dựng một số bản mô tả công việc 45 3.2. Nâng cao chất lượng về cơ sở vật chất, chất lượng văn phòng 47 3.3. Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin 48 C. KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Họ tên sinh viên: Trần Cơng Khiêm BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1306A KHĨA HỌC (2013 - 2017) CHUN ĐỀ: HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ Tên quan: UBND QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: Số 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thu Hương Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS Nguyễn Mạnh Cường-Trưởng khoa Quản trị văn phòng, tận tình hướng dẫn suốt trình giảng dạy, hướng dẫn thực tập giúp em có kiến thức để hoàn thành báo cáo Em chân thành cảm ơn tất cán Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện em tìm hiểu, học hỏi thu thập kiến thức để thực báo cáo Đặc biệt chị Trần Thu Huyền chị Nguyễn Thu Hương cán văn thư người trực tiếp hướng dẫn thực tập cho em Cuối em kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc cán cơng chức, viên chức cơng tác Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc sống LỜI CAM ĐOAN Tên em Trần Công Khiêm, em thực tiểu luận với tên đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng nhu cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ” Em xin cam đoan tiểu luận em thực thời gian qua Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .6 A PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Nhiệm vụ nghiên cứu 4.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Cấu trúc đề tài .3 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH .4 1.1.Hiện đại hóa văn phòng 1.1.1.Một số khái niệm 1.1.2.Nội dung đại hóa văn phòng 1.1.3.Vai trò đại hóa văn phòng 11 1.2.Cải cách hành .12 1.2.1.Một số khái niệm .12 1.2.2.Nội dung cải cách hành .13 1.2.3.Vai trò cải cách hành 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHỊNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 19 2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Văn phòng UBND quận Tây Hồ 19 2.1.1 Giới thiệu khái quát hình thành phát triển UBND quận Tây Hồ 19 2.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ 20 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ .20 2.1.4 Cơ cấu tơ chức UBND quận Tây Hồ 21 2.1.5 Các phòng ban chun mơn .22 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 23 2.2.1 Chức văn phòng 23 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng .24 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 25 2.3 Thực trạng 37 2.3.1 Trang thiết thiết bị kỹ thuật 37 2.3.2 Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức .38 2.3.3 Hiện đại hóa hành 39 2.4 Nhận xét 41 2.4.1 Ưu điểm 41 2.4.2 Nhược điểm 42 2.4.3 Nguyên nhân 43 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHỊNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ .44 3.1 Hoàn thiện lực chuyên môn nguồn nhân lực 44 3.1.1 Nâng cao chất lượng ý thức người lao động 44 3.1.2 Xây dựng số mô tả công việc .45 3.2 Nâng cao chất lượng sở vật chất, chất lượng văn phòng 47 3.3 Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin 48 C KẾT LUẬN 48 PHỤ LỤC 51 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt HĐND UBND NXB CNTT QPPL XHCN QLNN Đ/C LĐTB & XH VHTT & TDTT GD-ĐT BQLDA BQL GPMB GTVT KHHGĐ MTTQ CVP QLTT TTHC CBCC-NV CBCC-LĐ BDCT Giải thích Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Nhà xuất Công nghệ thông tin Quy phạm pháp luật Xã hội chủ nghĩa Quản lý nhà nước Đồng chí Lao động thương binh xã hội Văn hóa thơng tin thể dục thể thao Giáo dục-đào tạo Ban quản lý dự án Ban quản lý Giải phóng mặt Giao thơng vận tải Kế hoạch hóa gia đình Mặt trận tổ quốc Chánh văn phòng Quản lý trật tự Thủ tục hành Cán cơng chức- nhân viên Cán cơng chức- lãnh đạo Bồi dưỡng trị A PHẦN MỞ ĐẦU Đề tài: Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ Tính cấp thiết đề tài Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho nhà quản lý, chủ nhân sản xuất đại, chủ doanh nghiệp hiểu rằng: Bên cạnh nguồn lực truyền thống nguyên liệu, lượng, tiền vốn, nhân lực, nguồn lự có nguồn lực xác định quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác thông tin Thông tin len lỏi, thâm nhập đến “Hang ngõ hẻm” sản xuất đại, hoạt động đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính định trình phát triển kinh tế-xã hội quốc gia, ngành, lĩnh vực Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu đại nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa cấp bách Đảng Nhà nước ta quan tâm tới vấn đề đại hóa văn phòng rõ “Văn phòng sớm đại hóa, phục vụ tốt cho sựu lãnh đạo Đảng Hiện đại hóa văn phòng khơng tốn lắm, điều kiện để trang bị sở vật chất khơng khó lắm; quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại đó, với phong cách làm việc mới, đại Trước hết, phải đại tri thức người làm việc văn phòng, sau đại hóa trang thiết bị” Bên cạnh “Cải cách hành chính” nội dung quan trọng khoa học hành chính, có ý nghĩa khơng mặt lý luận mà mang tính thực tiễn cao Mọi hoạt động cải cách hành nhà nước hướng tới việc nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động máy hành nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể quốc gia giai đoạn phát triển Cải cách hành nhà nước trở thành đòi hỏi khách quan phát triển đổi Khẳng định tầm quan trọng cải cách hành nhà nước với tư cách máy không tách rời định thành công đổi mới, Đảng nhà nước ta dã xác định: Cải cách hành nội dung trọng tâm công đổi cải cách nhà nước theo hướng xây dựng nhà nước pháp quyền chủ nghĩa Văn phòng HĐND-UBND quận tây Hồ quận nằm trọng điểm trị địa bàn Thành phố Hà Nội dang trình thực cải cách hành nhà nước cách mạnh mẽ Chính em lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ” Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý, sở thực tiễn công tác đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm cơng tác văn phòng, thực trạng cơng tác đại hóa dáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ, mặt làm chưa làm được, nguyên nhân hạn chế để đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu cơng tác văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài nghiên cứu phát ưu điểm hạn chế tồn cơng tác soạn thảo văn bản, qua đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu cơng tác đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ Đề tài nghiên cứu sử dụng làm tư liệu tham khảo cho trình học tập sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài: Công tác đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ - Phạm vi nghiên cứu: Công tác đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ năm 2017 Phương pháp nghiên cứu Trong đề tài nghiên cứu này, chúng em sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế… Cấu trúc đề tài Gồm có chương: CHƯƠNG I: Lý luận chung đại hóa văn phòng cải cách hành CHƯƠNG II: Thực trạng đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ CHƯƠNG III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, cơng tác đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHỊNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1 Hiện đại hóa văn phòng 1.1.1 Một số khái niệm - Hiện có nhiều quan niệm khác văn phòng Các nhà chuyên môn chuyên gia tiếp cận văn phòng theo nhiều phương diện khác Tuy nhiên, tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phương diện “Tổ chức”, phương diện “chức năng” văn phòng Theo phương diện “Địa điểm làm việc” văn phòng hiểu sau: + “Văn phòng địa điểm làm việc quan, tổ chức” (Từ điển bách khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005); + “Văn phòng trụ sở làm việc quan” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000) Như vậy, Theo quan điểm địa điểm trụ sở làm việc quan, tổ chức “Khu nhà”, “Tòa nhà”, “Một nhà” gọi văn phòng Theo phương diện “Tổ chức” văn phòng hiểu sau: + “Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000) ; + “Văn phòng phận tồn quan, tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Trí, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật, 2005) Như vậy, theo quan điểm tất phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức gọi văn phòng Theo phương diện “Chức năng” văn phòng hiểu sau: + Văn phòng phận phụ trách cơng việc văn thư hành quan (Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997) + Văn phòng nơi soạn thảo, xử lí cơng văn giấy tờ nhằm mục đích phục CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHỊNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Hồn thiện lực chun mơn nguồn nhân lực 3.1.1 Nâng cao chất lượng ý thức người lao động - Để cơng tác hành thực tốt yêu cầu đội ngũ làm cơng tác hành văn phòng yếu tố quan trọng hàng đầu - Hiện nay, khối lượng công việc Quận nhiều việc tăng thêm biên chế cán văn phòng có trình độ chun môn cao yêu cầu cấp bách - Lãnh đạo quận có sách đãi ngộ hợp lý đưa chế tài xử lý sai phạm rõ ràng Để đảm bảo cán ngồi việc có trình độ chun mơn tay nghề tốt UBND quận Tây Hồ nên tổ chức lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị, để cán có hội học hỏi thêm Đồng thời cán tham gia lớp huấn luyện quan cấp tổ chức Như vậy, đội ngũ cán trang bị đầy đủ kiến thức để thực công việc tốt Thêm nữa, người cán hoạt động văn phòng phải khơng ngừng nâng cao kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, tin học, ngoại ngữ, kỹ soạn thảo văn bản, kỹ tổ chức, điều hành công việc đảm bảo máy nhà nước hoạt động có hiệu Người cán văn phòng phải tự phấn đấu, rèn luyện cho phong cách làm việc hiệu quả, khẩn trương, kịp thời, thận trọng, đảm bảo quy trình Nghiêm chỉnh thực ý kiến Lãnh đạo chủ động sáng tạo trình giải cơng việc Cần thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Tạo điều kiện để cán công nhân học bổ sung kiến thức công việc: Cử học, chi trả học phí - Tích cực khen thưởng tun dương cá nhân có thành tích tốt cơng viên để khích lệ cố gắng cơng việc Với trường hợp chưa hồn thành tốt cơng việc cần có hình thức kỷ luật thích đáng để cải thiện ý 44 thức làm việc, tránh tình trạng khiến toàn bộ máy làm việc bị gián đoạn khơng hồn thành cơng việc kịp tiến độ 3.1.2 Xây dựng số mô tả công việc - Xây dựng số mơ tả vị trí công việc cụ thể giúp cho lãnh đạo nhân viên hình dung rõ ràng xác cơng việc Tránh việc đùng đẩy thối thác trách nhiệm gây chậm chạp q trình làm việc * Vị trí Chánh văn phòng BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG QUẬN TÂY HỒ I Thơng tin chức vụ Chức danh: Chánh văn phòng Bộ phận: Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ Mã số công việc: CVP001 Mức lương: Hưởng theo hệ số phụ cấp trách nhiệm Số người: 01 II Mục đích công việc Tham mưu cho Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ tổ chức thực công tác Hành đảm bảo hoạt động hành quan diễn thông suốt tạo dựng hình ảnh tích cực UBND quận Tây Hồ với đối tác với quần chúng nhân dân Quận phụ trách chung chịu trách nhiệm trước HĐND-UBND bề tồn hoạt động văn phòng III Trách nhiệm Tham mưu cho ban lãnh đạo HĐND-UBND cơng tác xây dựng, kiện tồn, cải tiến tổ chức áp dụng chế quản lí hành quan - Tham mưu thiết lập chế điều hành báo cáo, phản hồi thông tin cấp quản lí đơn vị, phận quan - Nghiên cứu xây dựng hoàn thiện quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lí, điều hành nội Tổ chức phổ biến hướng dẫn giám sát, đơn vị, thực theo hệ thống thiết lập Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lí cổng thơng tin nội đến - Thống việc tiếp nhận, phát hành lập hồ sơ tài liệu cấp Ủy 45 - Lưu trữ đầy đủ loại tài liệu đi, đến, lập hồ sơ lưu trữ thời hạn Đảm bảo bí mật an tồn hồ sơ tài liệu - Lập kế hoạch mua cấp phát văn phòng phẩm sửa chữa, nâng cấp, lí thiết bị văn phòng báo cáo tình trạng tình hình sử dụng theo yêu cầu Phối hợp thực công việc khánh tiết lãnh đạo quan yêu cầu Tổ chức chương trình, tham quan, hội thảo, hội nghị, lễ kỉ niệm quan Tổ chức thực nhiệm vụ khác theo chức năng, nhiệm vụ yêu cầu ban lãnh đạo quan Phê duyệt Người quản lí trực tiếp Mã số….chữ ký… ngày Người phê duyệt Mã số….chữ ký….ngày • Vị trí chun viên Lưu trữ BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CHUYÊN VIÊN PHÒNG VĂN THƯ LƯU TRƯ( LƯU TRỮ) I Thơng tin chức vụ Chức danh: chun viên phòng văn thư lưu trữ Quản lí trực tiếp: Chánh văn phòng Mã số cơng việc: PVTLT002 Mức lương: Hưởng theo hệ số phụ cấp trách nhiệm Số lượng người: 01 II Tóm tắt cơng việc u cầu - Sắp xếp, tổng hợp, chỉnh lí, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ loại tài liệu HĐND, UBND quận đảm bảo an toàn; - Thống kê đầy đủ loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, xác sổ thống kê máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng ,hiệu quả; - Hàng năm hướng dẫn tổ chức tiếp nhận hồ sơ đơn vị, phòng ban chuyên môn quận để đưa vào lưu trữ; tham mưu việc hủy tài liệu hết giá trị sử dụng theo quy định Nhà nước - Thực nhiệm vụ đột xuất khác lãnh đạo Văn phòng phân cơng, điều động cần thiết - Chịu trách nhiệm phần việc phân công trước Phó Văn phòng phụ trách hành chính, quản trị Chánh văn phòng I Yêu cầu tuyển dụng -Tốt nghiệp bậc đại học trở lên, chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng đào tạo nghiệp vụ ngành văn thư lưu trữ - Tuổi đời từ 25 đến 45 tuổi - Sử dụng thành thạo máy vi tính Có năm kinh nghiệm 46 công tác văn thư lưu trữ - Am hiểu sách, quy định nhà nước lưu trữ Khả giao tiếp khá, thái độ làm việc chun nghiệp, có tính kỉ luật cao Có đạo đức nghề nghiệp tốt II Phê duyệt Người quản lí trực tiếp Mã số…chữ ký….ngày Người phê duyệt Mã số…chữ ký….ngày 3.2 Nâng cao chất lượng sở vật chất, chất lượng văn phòng Văn phòng nên trang bị thêm số trang thiết bị phục vụ cho trình hoạt động văn phòng như: Với quan lớn UBND quận Tây Hồ máy hủy tài liệu tương đối cần thiết có nhiều thơng tin mang tính mật; Để đảm bảo khơng cho thơng tin đưa ngồi cần sử dụng máy hủy tài liệu Ngoài cần ý tới phong thuỷ văn phòng, bố trí cảnh, đồ dùng văn phòng cho hợp lý Cần quan tâm bố trí, xếp nơi làm việc số phòng, ban Văn phòng HĐND-UBND… thuận tiện, hợp lý với môi trường làm việc lâu dài, đảm bảo cho cán cơng chức có sức khoẻ hăng say làm việc ổn định Nâng cao chất lượng tồn máy tính sử dụng UBND quận Ít loại bỏ 20% máy có chất lượng TB Thay loại máy tính tốt để đẩy nhanh tiến độ công việc bảo dảm liệu máy không bị cách đáng tiếc Tóm lại, để cơng tác hành UBND quận Tây Hồ thơng suốt, Chủ tịch nên có quan tâm, theo dõi q trình giải cơng việc quan Để từ có phương án điều chỉnh phù hợp với cơng việc cụ thể Bên cạnh đó, thân người cán công chức cần tự rèn luyện, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, khơng ngừng học hỏi tri thức Đồng thời, việc áp dụng trang thiết bị đại góp phần đưa cơng tác hành ngày hồn thiện 47 3.3 Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin - Cải thiện hệ thống mạng nội bộ, cải tạo phần mềm phục vụ nhu cầu làm việc Loại bỏ trường hợp cố xảy bất ngờ khiến toàn hệ thống ngừng hoạt động - Bố trí nguồn kinh phí phù hợp để thực tốt chủ trương, kế hoạch ứng dụng CNTT quản lý Nhà nước nhằm xây dựng môi trường khoa học Đầu tư nghiên cứu, phát triển phần mềm phục vụ hoạt động cải cách hành - Đầu tư sở hạ tầng đồng với việc triển khai ứng dụng CNTT, đầu tư đến đâu đưa vào khai thác sử dụng vận hành đến đó, đầu tư có trọng điểm trọng tâm, tránh dàn trải TIỂU KẾT Qua chuong III em nêu số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác “Hiện đại hóa văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính” Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ C KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp giai đoạn quan trọng, bước đầu đưa tảng kiến thức lý luận từ nhà trường vào thực tế Đồng thời hội để sinh viên rèn luyện thân, thích ứng với mơi trường công việc mối quan hệ quan Qua gần hai tháng thực tập văn phòng UBND quận Tây Hồ, em học tập thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích có nhìn rõ nét hơn, tồn diện ngành Quản trị văn phòng Trong q trình thực tập em tiếp xúc thực tế với công việc chuyên mơn trực tiếp tham gia vào cơng việc phần hình dung cơng việc thân sau trường Có thêm hiểu biết cấu tổ chức, mơ hình tổ chức khảo sát cơng tác tổ chức văn phòng (Việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, hậu cần; xây dựng công tác thường kỳ; công tác tổ chức hội nghị, hội thảo; công tác tổ chức chuyến công tác), công tác văn thư, lưu trữ văn phòng HĐNDUBND quận Qua thời gian thực tập Quận em học hỏi tích lũy phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn, tạo mối 48 quan hệ tốt với người quan, cải thiện khả giao tiếp Qua kết hợp hài hòa lý luận lớp thực tế công việc để chuẩn bị thật tốt cho q trình cơng việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trò cơng tác văn phòng quan Em cán văn thư cán văn phòng nhiệt tình hướng dẫn thực tập nghiệp vụ Được tiếp xúc hiểu biết quy trình làm việc quan Trực tiếp tiếp xúc với văn bản, giấy tờ, nghiệp vụ chuyên môn Học hỏi phong cách làm việc, kỹ giao tiếp, nhân cách người làm văn phòng Thơng qua đợt thực tập này, thân em thích nghi, làm quen với mơi trường làm việc thực tế nắm công việc nhân viên văn phòng Bên cạnh thuận lợi trình kiến tập kết đạt được, gặp phải số khó khăn chưa quan sát tồn quy trình nghiệp vụ, lúng túng việc xử lý văn bản, gặp sai sót việc viết mục lục hồ sơ Vì thời gian kiến tập khơng dài nên việc học hỏi kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun mơn hạn chế Cơng tác hành Văn phòng UBND quận Tây Hồ bao qt tồn cơng việc UBND nên nhiều cơng việc mẻ em chưa có dịp sâu tìm hiểu kỹ Do nhận xét đánh giá, đề xuất, đóng góp ý kiến báo cáo nhiều thiếu sót, mang tính cá nhân Em kính mong nhận đóng góp ý kiến Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ thầy cô giáo trường, đặc biệt thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng Để hồn thành tốt đợt thực tập hoàn thành tốt báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND quận Tây Hồ tồn thể, cơng chức, viên chức Văn phòng HĐND UBND quận quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện cho em thời gian kiến tập quan Đặc biệt hai chị Trần Thị Thu Huyền chị Nguyễn Thu Hương- Cán văn thư Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ người trực tiếp hướng dẫn thực tập cho em Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo trường, đặc biệt thầy giáo khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ em hoàn thành đạt kết tốt đợt thực tập Để nắm bắt trình độ chun mơn, nghiệp vụ trình 49 làm việc thực tế Do hiểu biết hạn chế, báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn, đóng góp ý kiến bổ sung cho báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 50 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Phụ trách địa chính, XD) PHĨ CHỦ TỊCH (Phụ trách văn xã) PHĨ CHỦTỊCH (Phụ trách kinh tế) Văn phòng HĐND&UBND Trung tâm TDTT Phòng VH-TT Phòng Nội vụ Phòng Tài ngun-Mơi trường Phòng TC-KH Trung tâm văn hóa Phòng VH-TT Phòng Tư pháp Phòng quản lí thị Phòng Kinh tế Trung tâm dạy nghề Phòng GD-ĐT Thanh tra Nhà nước Ban BTGPMB Ban QLDA XDHTKTHT Trung tâm Y tế Phòng Y tế Cơng an Ban quản lí dự án Ban huy quân Trung tâm PTQ&QLĐT HT Ban quản lí Hồ Tây Đội tra GTVT Ban quản lí chợ Quận Trung tâm DSKHHGĐ Phòng LĐTB&XH Chi cục thuế Phụ lục 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ CHÁNH VĂN PHÒNG PHĨ CVP (Phụ trách cơng tác tổng hợp) Bộ phận cửa PHĨ CVP (Phụ trách cơng tác tổng hợp QLĐ, XD tiếp tân) Bộ phận tiếp tân PHĨ CVP (Phụ trách hành chính, quản trị) Văn thư lưu trữ Các chuyên viên công tác tổng hợp Kế tốn- tài vụ Bộ phận quản trị Bộ phận cơng nghệ thông tin Trật tự xây dựng đô thị Bảo vệ Bếp ăn Để xe Lễ tân Quản lí phòng họp Thi đua khen thưởng Phụ lục Một số hình ảnh Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ ... tác đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1 Hiện đại hóa văn phòng. .. TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 19 2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Văn phòng UBND quận Tây Hồ ... chương: CHƯƠNG I: Lý luận chung đại hóa văn phòng cải cách hành CHƯƠNG II: Thực trạng đại hóa văn phòng đáp ứng u cầu cải cách hành Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ CHƯƠNG III: Một số giải pháp