HIỆN đại hóa văn PHÒNG đáp ỨNG yêu cầu cải CÁCH HÀNH CHÍNH tại văn PHÒNG HĐND UBND QUẬN tây hồ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 4 1.1. Hiện đại hóa văn phòng 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 6 1.1.3. Vai trò của hiện đại hóa văn phòng 11 1.2. Cải cách hành chính 12 1.2.1. Một số khái niệm 12 1.2.2. Nội dung của cải cách hành chính 13 1.2.3. Vai trò của cải cách hành chính 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 19 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ và Văn phòng UBND quận Tây Hồ 19 2.1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ 19 2.1.2. Chức năng của UBND quận Tây Hồ 20 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 20 2.1.4. Cơ cấu tơ chức của UBND quận Tây Hồ 21 2.1.5. Các phòng ban chuyên môn. 22 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 23 2.2.1. Chức năng của văn phòng. 23 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng. 24 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 25 2.3. Thực trạng 37 2.3.1. Trang thiết thiết bị kỹ thuật 37 2.3.2. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức 38 2.3.3. Hiện đại hóa nền hành chính 39 2.4. Nhận xét 41 2.4.1. Ưu điểm 41 2.4.2. Nhược điểm 42 2.4.3. Nguyên nhân 43 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 44 3.1. Hoàn thiện năng lực chuyên môn của nguồn nhân lực 44 3.1.1. Nâng cao chất lượng và ý thức của người lao động 44 3.1.2. Xây dựng một số bản mô tả công việc 45 3.2. Nâng cao chất lượng về cơ sở vật chất, chất lượng văn phòng 47 3.3. Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin 48 C. KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Trần Công Khiêm

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1306A

KHÓA HỌC (2013 - 2017)

CHUYÊN ĐỀ: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ

Tên cơ quan: UBND QUẬN TÂY HỒ

Địa chỉ: Số 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thu Hương

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơnsâu sắc đến ThS Nguyễn Mạnh Cường-Trưởng khoa Quản trị văn phòng, đã tậntình hướng dẫn trong suốt quá trình giảng dạy, hướng dẫn thực tập giúp em cóđược những kiến thức để hoàn thành bài báo cáo

Em chân thành cảm ơn tất cả các cán bộ Văn phòng HĐND-UBND quậnTây Hồ đã tạo điều kiện và em tìm hiểu, học hỏi và thu thập kiến thức để thựchiện bài báo cáo này Đặc biệt là chị Trần Thu Huyền và chị Nguyễn ThuHương cán bộ văn thư và cũng là người trực tiếp hướng dẫn thực tập cho em

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cán bộ công chức, viên chức đangcông tác tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ luôn dồi dào sức khỏe, đạtđược nhiều thành công tốt đẹp trong công việc và cuộc sống

LỜI CAM ĐOAN

Tên em là Trần Công Khiêm, em thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài:

“Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính tại Văn phòngHĐND-UBND quận Tây Hồ”

Em xin cam đoan bài tiểu luận của em đã thực hiện trong thời gian qua

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong bài tiểu luận này

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Cấu trúc của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 4

1.1 Hiện đại hóa văn phòng 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 6

1.1.3 Vai trò của hiện đại hóa văn phòng 11

1.2 Cải cách hành chính 12

1.2.1 Một số khái niệm 12

1.2.2 Nội dung của cải cách hành chính 13

1.2.3 Vai trò của cải cách hành chính 17

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ 19

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ và Văn phòng UBND quận Tây Hồ 19

2.1.1 Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ 19

2.1.2 Chức năng của UBND quận Tây Hồ 20

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 20

2.1.4 Cơ cấu tơ chức của UBND quận Tây Hồ 21

2.1.5 Các phòng ban chuyên môn 22

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ 23

2.2.1 Chức năng của văn phòng 23

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 24

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 25

2.3 Thực trạng 37

2.3.1 Trang thiết thiết bị kỹ thuật 37

2.3.2 Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức 38

2.3.3 Hiện đại hóa nền hành chính 39

2.4 Nhận xét 41

2.4.1 Ưu điểm 41

2.4.2 Nhược điểm 42

2.4.3 Nguyên nhân 43

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND QUẬN TÂY HỒ 44

3.1 Hoàn thiện năng lực chuyên môn của nguồn nhân lực 44

3.1.1 Nâng cao chất lượng và ý thức của người lao động 44

3.1.2 Xây dựng một số bản mô tả công việc 45

3.2 Nâng cao chất lượng về cơ sở vật chất, chất lượng văn phòng 47

3.3 Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin 48

C KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Giải thích

HĐND Hội đồng nhân dân

UBND Ủy ban nhân dân

BQLDA Ban quản lý dự án

GPMB Giải phóng mặt bằng

GTVT Giao thông vận tải

KHHGĐ Kế hoạch hóa gia đình

A PHẦN MỞ ĐẦU

Đề tài: Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, các chủ nhân củanền sản xuất hiện đại, các chủ doanh nghiệp đều hiểu rằng: Bên cạnh nhữngnguồn lực truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực, nguồn

lự còn có một nguồn lực được xác định là quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồnlực khác là thông tin Thông tin len lỏi, thâm nhập đến mọi “Hang cùng ngõhẻm” của nền sản xuất hiện đại, của mọi hoạt động trong đời sống xã hội, có tácdụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính quyết định đối với quátrình phát triển kinh tế-xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực

Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu thế hiện đại nhằm đáp ứngyêu cầu sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa là rất cấp bách Đảng

và Nhà nước ta đã rất quan tâm tới vấn đề hiện đại hóa văn phòng và đã chỉ ra rõ

“Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, các phục vụ tốt cho sựu lãnh đạo của Đảng.Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vậtchất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng vớitrang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại Trước hết, phảihiện đại chính tri thức con người làm việc ở văn phòng, sau đó mới hiện đại hóatrang thiết bị”

Bên cạnh đó “Cải cách hành chính” là một nội dung quan trọng của khoahọc hành chính, có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính thực tiễncao Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc nâng caohiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng các yêucầu quản lý cụ thể của mỗi quốc gia trong giai đoạn phát triển Cải cách hànhchính nhà nước đã trở thành một trong những đòi hỏi khách quan của sự pháttriển và đổi mới Khẳng định tầm quan trọng của cải cách hành chính nhà nướcvới tư cách là một bộ máy không tách rời và quyết định thành công của đổi mới,Đảng và nhà nước ta dã xác định: Cải cách hành chính là nội dung trọng tâm của

công cuộc đổi mới và cải cách nhà nước theo hướng xây dựng nhà nước phápquyền chủ nghĩa.

Văn phòng HĐND-UBND quận tây Hồ là một trong những quận nằmtrong trọng điểm chính trị trên địa bàn Thành phố Hà Nội đã và dang trong quátrình thực hiện cải cách hành chính nhà nước một cách mạnh mẽ

Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêucầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của công tác hiệnđại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm về công tác văn phòng, thực trạngcông tác hiện đại hóa dáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòngHĐND- UBND quận Tây Hồ, những mặt đã làm được và chưa làm được, chỉ ranguyên nhân của những hạn chế để đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục nhữnghạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu của công tác văn phòng

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và những hạn chế còntồn tại trong công tác soạn thảo văn bản, qua đó đưa ra những giải pháp nhằmkhắc phục những hạn chế nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Giải pháp đưa

ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hiệnđại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

Đề tài nghiên cứu có thể sử dụng làm tư liệu tham khảo cho quá trình họctập của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội nói chung

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác hiện đại hóa văn phòng đápứng yêu cầu cải cách hành chính của Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu

cải cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ trong năm2017.

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài nghiên cứu này, chúng em đã sử dụng các phương phápnghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổnghợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế…

6 Cấu trúc của đề tài

Gồm có 3 chương:

CHƯƠNG I: Lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành

chính

CHƯƠNG II: Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải

cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

CHƯƠNG III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, công tác hiện

đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ

HĐND-B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ

CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1 Hiện đại hóa văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm

- Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng Các nhàchuyên môn cũng như các chuyên gia tiếp cận văn phòng theo nhiều phươngdiện khác nhau Tuy nhiên, các tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phươngdiện “Tổ chức”, phương diện “chức năng” của văn phòng

Theo phương diện “Địa điểm làm việc” thì văn phòng được hiểu như sau:+ “Văn phòng là địa điểm làm việc của cơ quan, tổ chức” (Từ điển báchkhoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005);

+ “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹnăng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000)

Như vậy, Theo quan điểm trên thì bất kỳ địa điểm hoặc trụ sở làm việccủa một cơ quan, tổ chức như một “Khu nhà”, “Tòa nhà”, “Một căn nhà” cũnggọi là văn phòng

Theo phương diện “Tổ chức” văn phòng được hiểu như sau:

+ “Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan, tổ chức”(Vương Hoàng Tuấn, Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM,2000);

+ “Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiệnchức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Trí,Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2005)

Như vậy, theo các quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúpviệc trong một cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn phòng

Theo phương diện “Chức năng” thì văn phòng được hiểu như sau:

+ Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trongmột cơ quan (Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997)

+ Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lí công văn giấy tờ nhằm mục đích phục

vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lí có hiệu quả (Đào Xuân Chúc, Tập bài giảngQuản trị hành chính văn phòng - Trường KHXH&NV, 2006).

Vậy theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách côngviệc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan

Kết hợp các quan điểm trên ta có một cách hiểu chung nhất về văn phòng

“Văn phòng là một bộ phận cấu thành rất quan trọng, giúp việc của một cơ quan,

tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư –lưu trữ, hành chính, thủ tục, các quy trình làm việc; Văn phòng còn là nơi giaotiếp, thu nhận và xử lí thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý vàđảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”(Nguyễn Hữu Danh, Tập bàigiảng Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014)

*Tên gọi của văn phòng trong thực tế:

- Với Cơ quan Hành chính Nhà nước như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủyban Nhân dân các cấp; tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn thì văn phòngthường có tên là Văn phòng gắn liền với tên cơ quan Ví dụ: Văn phòng Bộ, Vănphòng Ủy ban Nhân dân, văn phòng tập đoàn, văn phòng tổng công ty

- Đối với một số tổ chức, đơn vị khác thì văn phòng thường có tên làPhòng hành chính; phòng hành chính tổ chức; phòng quản trị, quản trị hànhchính…

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, sự bùng nổthông tin và tri thức, điều này dẫn tới sự xuất hiện của “ Văn phòng hiện đại”

- “Văn phòng hiện đại” là văn phòng mà ngoài các yếu tố của văn phòngnói chung thì nó bao gồm:

+ Các trang thiết bị hiện đại;

+ Các trang thiết bị hiện đại được sắp xếp khoa học;

+ Con người làm việc trong văn phòng hiện đại là những con người hiểubiết với tri thức sâu rộng, chuyên môn vững vàng, phong cách làm việc khoahọc;

+ Năng suất lao động cao

- Hiện đại hóa văn phòng: hiện đại hóa văn phòng có thể hiểu là ứng dụng

khoa học công nghệ vào công tác văn phòng Là quá trình xử lý các kỹ thuật tựđộng hóa vào quy trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụvăn phòng Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp vụ vănphòng, văn thư - lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường nhằmgiảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn duy trì được năng suất lao độngcao.

1.1.2 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng

- Về trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng là thành phần “Cách mạng” nhất và dễđưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủngloại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Chỉ khoảng 10-15 năm trở lạiđây, trang thiết bị kỹ thật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sứcnhanh chóng

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như đánh chữ đã nhanh chóngchuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh củanhiều hãng sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càngrộng rãi trong các văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rát to lớntrong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu, làmcho hoạt động xử lý thông tin cảu văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và caohơn nữ là internet… Cùng với các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúpcho việc kết nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng,thuận lợi

Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹpđến các loại giá tủ hồ sơ… Ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trongcác cửa hàng thiết bị văn phòng với hình thức và mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp

Trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện rất đáng kểnhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuậttrong hoạt động văn phòng

Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kĩ thuật máytính, kĩ thuật viễn thông đã giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lýthông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địaphương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanhchóng, thuận lợi, chính xác nhóm ngành khoa học thông thái (Ergonmics) đượcvận dụng vào văn phòng nhằm tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường vănphòng, làm cho người làm văn phòng làm việc thỏa mái, đỡ hao tốn lao động màvẫn đạt được hiệu quả năng suất lao động cao, chỉ với việc cải tiến bàn làm việchình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhânviên văn phòng có thể ngồi một chỗ mà vẫn thao tác thuận lợi khi làm công việc

xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máyvăn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông… Mặt bằng phòng được cải tiến

từ những văn phòng khép tín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình mở (openplan office) với diện tích khoảng 60-80m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc.Văn phòng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc,

sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của văn phòng được liêntục; Nhà quản trị văn phòng kiểm soát công việc văn phòng được dễ dàng; giảmkinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho văn phòng; dễ bố trí lạicác vị trí làm việc trong văn phòng khi nhà quản trị có sáng kiến mới

- Về con người làm văn phòng

Con người làm văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của vănphòng Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loạihình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy sự vụ, giản đơn Vì vậy, người làmvăn phòng thường ít được đào tạo việc bố trí, sử dụng lao động văn phòng còntùy tiện, chắp vá Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi là laođộng thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Do đó, người laođộng văn phòng được dào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàndiện về nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo

đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ côngtác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công

tác, dễ dàng dào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏingày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường lao động.

Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm

lý, xã hội học, dân tộc học, mỹ học, vv… giúp người lao động có khả năngkhẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo rađộng cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa họcnày giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trongquá trình làm việc; biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người

và bộ mặt văn phòng; biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối vớikhách hàng, vv…

Đặc biệt với quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo những tiêuchuẩn cơ bản:

+ Hiểu và vận dụng sâu sắc các chức năng quản trị

Quản trị viên văn phòng cần phải am hiểu các chức năng hoạch định, tổchức, quản trị nhân sự, kiểm tra và vận dụng sâu sắc tất cả các chức năng đó vàolĩnh vực công tác của mỗi người bởi vì văn phòng có chức năng thu thập và xử

lý, cung cấp thông tin tư vấn cho các cấp quản lý tất cả các lĩnh vực để các cấp

ra quyết định Mặt khác có am hiểu sâu sắc các chức năng thì các quản trị viênvăn phòng mới có kiến thức và năng lực phát triển các quy tắc nghiệp vụ để đisâu, đi sát vào việc điều hành của mình

+ Kỹ năng tư duy (Kỹ năng nhận thức): Là kỹ năng phân tích, dự báonhạy bén, thích ứng với hoàn cảnh, biết giảm thiểu sự phức tạp của hoàn cảnh để

đối phó được.

+ Phẩm chất cá nhân

Ngoài những phẩm chất cần có như một nhân viên văn phòng các quản trịviên văn phòng khác, đặc biệt là Chánh, Phó chánh văn phòng cần phải nhấnmạnh những nhân phẩm sau:

Thể hiện sự chín chắn, tự tin trong giả quyết công việc

Nghiêm túc chấp nhận những lời phê bình, gợi ý của cấp trên và cấp dưới.Xác định chính xác các ưu tiên

Nhận diện được các nhân tố quan trọng của những tình huống cá biệt,phân tích để thấy rõ bản chất

Phối hợp hoạt động của văn phòng, xây dựng tập thể văn phòng đoàn kết,nhất trí, quyết tâm hoàn thành tốt công việc

Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xâydựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác,phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ.vv… đều phải đưa

ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy định tổ chức thực hiện hợplý

- Mối quan hệ cấu trúc 3 mặt của hiện đại hóa văn phòng

Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản làtrang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ

hành chính văn phòng Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qualại với nhau trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và dovậy cần phải được phát triển đồng bộ, không thể xem nhẹ bất kì mặt nào Khichuyển lên văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về chất do được đầu tưthích đáng, đảm bảo cho văn phòng đủ sức thực hiện chức năng chủ động xử lýthông tin.

Trong ba cấu trúc của văn phòng thì nghiệp vụ hành chính văn phòng cóvai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng làm cho cấutrúc ba mặt của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thànhhiệu quả thiết thực và cụ thể

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản… Hầuhết công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của CNTT, của máy tính vàphương tiện hiện đại Do cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí sắp xếp vănphòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu thế:

+ Máy tính và văn phòng không giấy: Hiện nay nhờ có máy tính và việckết nối mạng qua máy tính để xử lý thông tin nội bộ và bên ngoài người takhông cần sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được

xử lý truyền trên mạng Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo truyền thốngnhư các cặp hồ sơ, phim, mircophim, băng từ, đĩa từ họ đã tạo ra đãi mềm để saochép các dữ liệu cần thiết Đặc biệt xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ thông tin

xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng các thông tin lưu trữ bằng bộphận quang học đã làm cho các đĩa cứng, đĩa CD ROM lưu trữ được một lượnglớn thông tin tăng hàng triệu lần

+ Mạng máy tính với hệ thống thông tin: Để nhanh chóng xử lý các thôngtin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng Có 3 loại phổbiến: Mạng đơn giản, mạng nội bộ và mạng mở rộng

+ Hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình Worrld Wide Web nhằmkhai thác toàn cầu mạng internet Thông tin trên mạng web dựa trên mô hìnhkhách chủ Web chủ là một chương trình được cài đặt trên một máy chủ để cung

cấp thông tin, tài liệu cho các máy khách khi máy tính gửi yêu cầu đến máy chủ.Web khách là một chương trình máy tính cho phép người dùng có thể yêu cầucung cấp thông tin từ phía máy chủ Ngày nay công nghệ web đang phát triểnrộng rãi trên phạm vi toàn cầu.

+ Thư điện tử: Email là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điệnthoại trực tiếp từ một máy tính này tới một máy tính khác Trong phạm vi một

cơ quan hoặc có thể qua mạng rộng khắp thế giới qua vệ tinh Ngày nay thư điện

tử có thể gửi kèm âm thanh, hình ảnh

+ Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại vănbản, dữ kiện, hình ảnh, tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải vănbản, máy tính hoặc cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa Các thiết bị nói trên cóthể dùng đường dây điện thoại, qua các vệ tinh, qua hệ thống vi ba hoặc cápquang Với sự phát triển của CNTT, văn phòng sẽ phát triển theo hướng “Vănphòng điện tử hóa” Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị, bố trí chỗ làm việccùng mỗi nhân viên phải tiến hành cho phù hợp với xu thế hiện dại hóa công tácvăn phòng Mặt khác quản trị viên văn phòng ngoài kỹ năng nhiệm vụ chuyênmôn cần phải trau dồi kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thànhthạo các thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học

1.1.3 Vai trò của hiện đại hóa văn phòng

Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được Nếu bánh

xe có chạy đều, không nổ săm, bục lốp thì chuyến xe sẽ dễ dàng chạy tới mụctiêu Một văn phòng khoa học có kỉ cương, có nề nếp, có đủ các điều kiện,phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thôngsuốt Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mìnhthông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòngxây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực

Trang bị vật chất, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng Thời đạingày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan,

tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng Đặc biệt ở các tổ chứckinh doanh để đảm bảo trụ vững trong môi trường phát triển thay đổi từng ngày

Các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thờiđổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực,chuyên môn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, côngsức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việchàng ngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những côngviệc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối

ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất

Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việcgiấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòngcòn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức Nhưng trong những năm gầnđây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ sang cơ chế thị trường nhiềuthành phần kinh tế Nền kinh tế đang có sự cạnh tranh ngày càng sôi động vàphức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tự đổi mới, đầu tư trang thiết bị hiệnđại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn, tiếp tục hoàn thiện, đổi mới vềmặt tổ chức lao động cũng như những phương thức quản lý có hiệu quả, chútrọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức và trình độ nghiệp vụ cao

để từng bước nâng cao hiệu quả của hoạt động văn phòng

Thực tế cũng phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới từnhững thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thôngtin Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ đến hoạt dộngcủa văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại Loại bỏđược sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý Nâng cao hiệu suất laođộng

1.2 Cải cách hành chính

1.2.1 Một số khái niệm

- Cải cách: Là những thay đổi có tính hệ thống và có mục đích nhằm làmcho một hệ thống hoạt động tốt hơn Điều đó làm phân biệt cải cách với nhữnghoạt động khác cũng chỉ sự biến đổi như sáng kiến, thay đổi

- Cải cách hành chính: Được hiểu là những thay đổi mang tính hệ thống,lâu dài và có mục đích nhằm làm cho hệ thống hành chính nhà nước hoạt độngtốt hơn, thực hiện tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ quản lý xã hội của mình.Như vậy, cải cách hành chính nhằm thay đổi và làm hợp lý hóa bộ máy hànhchính với mục đích tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.

- Cải cách hành chính nhà nước: Là một trong những nội dung quan trọngcủa khoa học hành chính, có nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tínhthực tiễn cao Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việcnâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứngcác yêu cầu quản lý cụ thể của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển

Vì bộ máy hành chính nhà nước là một bộ phận không thể tách rời của bộmáy nhà nước nói riêng và hệ thống chính trị quốc gia nói chung nên cách thức

tổ chức và hoạt động của nó chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của yếu tố chính trị, mức

độ phát triển kinh tế-xã hội, cũng như các yếu tố mang tính chất đặc trưng củamỗi quốc gia như truyền thống văn hóa, lịch sử, Cải cách hành chính nhà nước

ở các nước khác nhau, vì vậy, cũng mang những sắc thái riêng, được tiến hànhtrên những cấp độ khác nhau, với những nội dung khác nhau Ở Việt Nam có thểxem cải cách hành chính nhà nước là một bộ phận quan trọng của công tác đổimới, là trọng tâm của tiến trình xây dựng và hoàn thiện Nhà nước Cộng hòa Xãhội chủ nghĩa Việt Nam, bao gồm các thay đổi có chủ đích và lâu dài nhằm nângcao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước để đáp ứngnhững đòi hỏi của tiến rình đổi mới

1.2.2 Nội dung của cải cách hành chính

+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế, cơ chế, chính sách, trước hết

là thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm sự công bằngtrong phân phối thành quả của đổi mới, phát triển kinh tế-xã hội;

+ Hoàn hiện về thể chế sở hữu, trong đó khẳng định rõ sự tồn tại kháchquan, lâu dài, của các hình thức sở hữu, trước hết là sở hữu nhà nước, sở hữu tậpthể, sở hữu tư nhân, bảo đảm các quyền lợi và lợi ích hợp pháp cảu các chủ sởhữu khác nhau trong nền kinh tế; sửa đổi đồng bộ về thể chế hiện hành về sởhữu đất đai, phân định rõ quyền sở hữu và quyền sử dụng đất, bảo đảm quyềnlợi của người sử dụng đất;

Sửu đổi, bổ sung các quy định của pháp luật về xã hội hóa theo hướngquy định rõ ràng trách nhiệm của nhà nước về việc chăm lo đời sống vật chất vàtinh thần của nhân dân; khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia cung ứngcác dịch vụ trong môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh;

+ Xây dựng hoàn thiện quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa Nhànước và nhân dân, trọng tâm là đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của nhândân, lấy ý kiến của nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sáchquan trọng và về quyền giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cơ quanhành chính nhà nước

- Cải cách thủ tục hành chính

Cải cách hành chính nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các cơ quan nhànước với nhau và cơ quan nhà nước với công dân và tổ chức trong xã họi theohướng đơn giản, gọn nhẹ, công khai và minh bạch

+ Cải cách thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước, cácngành, các cấp và trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước;

+ Kiểm soát chặt chẽ việc ban hành mới các thủ tục hành chính theo quyđịnh của pháp luật;

Công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thứcthiết thực và thích hợp; thực hiện thống nhất cách tính chi phí mà cá nhân, tổchức phải bỏ ra khi giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhànước; duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính;

+ Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quyđịnh hành chính để hỗ trợ việc nâng cao chất lượng các quy định hành chính vàgiám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính nhà nướccác cấp.

- Cải cách bộ máy hành chính

Lĩnh vực cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước hướng tới xâydựng một bộ máy hành chính đơn giản, gọn nhẹ, vận hành thông suốt từ trungương tới địa phương với chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan hành chính nhànước và các cấp hành chính không chồng chéo, trùng lặp Những nhiệm vụ cụthể đặt ra trong lĩnh vực này bao gồm:

+ Tiến hành tổng rà soát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức và biên chế hiện có của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ, UBND các cấp, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp, các cơquan thuộc bộ máy hành chính nhà nước để qua đó điều chỉnh chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, tổ chức và sắp xếp lại các cơ quan, đơn vị nhằm khắc phục tìnhtrạng chồng chéo, bỏ trống hoặc trùng lặp; chuyển giao những công việc mà cơquan hành chính nhà nước không nên làm hoặc làm hiệu quả thấp cho xã hội,các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ đảm nhận;

+ Đổi mới phương thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; thựchiện thống nhất và nâng cao chất lượng cơ chế một cửa, một cửa liên thông tậptrung tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả thuộc văn phòng HĐND-UBND cấphuyện; đảm bảo sự hài lòng của cá nhân, tổ chức với sự phục vụ của cơ quanhành chính nhà nước đạt mức cao trên 80%

+ Cải cách và triển khai trên diện rộng cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệmcủa các đơn vị sự nghiệp dịch vụ công; chất lượng dịch vụ công từng bước đượcnâng cao, nhất là đối với giáo dục và y tế

- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức

+ Công tác bổ nhiệm, tuyển dụng

+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chế độ chính sách, khen thưởng,

kỷ luật, đánh giá cán bộ công chức,viên chức

+ Tổ chức để thực hiện các biện pháp phòng ngừa tham nhũng, tiêu cực

và công tác kiểm tra, giám sát việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính củacác cán bộ công chức, viên chức

- Cải cách hành chính công

Cải cách hành chính công trong tổng thể cải cách hành chính có ý nghĩaquan trọng Thực tiễn cho thấy các giải pháp ở các lĩnh vực khác chỉ có thể đượcthực hiện tốt nếu gắn liền với một cơ chế tài chính minh bạch và hiệu quả

+ Động viên hợp lý, phân phối và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực chophát triển kinh tế-xã hội; tiếp tục hoàn thiện chính sách về hệ thống thuế, cácchính sách thu thập, tiền lương, tiền công; thực hiện cân đối ngân sách tích cực,bảo đảm tỉ lệ tích lũy hợp lý cho đầu tư phát triển; dành nguồn lực cho conngười, nhất là chính sách tiền lương và an sinh xã hội; phấn đấu giảm dần bộichi ngân sách;

+ Đổi mới cơ chế, chính sách tài chính đối với doanh nghiệp nhà nước,nhất là các tập đoàn kinh tế và các tổng công ty; quản lý chặt chẽ việc vay và trả

nợ nước ngoài; giữ mức nợ Chính phủ, nợ quốc gia và nợ công trong giới hạn antoàn;

+ Đổi mới căn bản cơ chế sử dụng kinh phí nhà nước và cơ chế xây dựng,triển khai các nhiệm vụ khoa học, công nghệ hướng lấy mục tiêu và hiệu quảứng dụng là tiêu chuẩn hàng đầu; chuyển các đơn vị sự nghiệp khoa học, côngnghệ sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm; phát triển các doanh nghiệp khoahọc, công nghệ sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm; phát triển các doanhnghiệp khoa học, công nghệ, các quỹ đổi mới công nghệ và quỹ đầu tư mạohiểm; xây dựng đồng bộ chính sách đào tạo, thu hút, trọng dụng, đãi ngộ xứngđáng nhân tài khoa học công nghệ;

+ Nhà nước tăng đầu tư, đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa, huy động toàn xãhội chăm lo phát triển giáo dục, y tế, dân số-kế hoạch hóa gia đình, thể dục thểthao, đồng thời đổi mới cơ chế hoạt động, nhất là cơ chế tài chính của các đơn vị

sự nghiệp dịch vụ công Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ giáo dục đào tạo, y tế;nâng cao chất lượng các cơ sở giáo dục đào tạo, khám chữa bệnh từng bước tiếp

cận với mục tiêu chuẩn khu vực và chuẩn quốc tế Đổi mới và hoàn thiện đồng

bộ các chính sách bảo hiểm y tế, khám chữa bệnh; có lộ trình thực hiện bảohiểm y tế toàn dân

- Hiện đại hóa nền hành chính

Hiện đại hóa hành chính là xu hướng không thể phủ nhận trong bối cảnhcách mạng khoa học-công nghệ phát triển mạnh mẽ hiện nay Việc ứng dụng cácthành tự khoa học-công nghệ vào hoạt động hành chính nhà nước không chỉ làmtăng năng suất lao động mà còn góp phần quan trọng làm thay đổi phương thứclàm việc của cán bộ, công chức hướng tới một môi trường hành chính hiện đại

+ Hoàn thiện và đẩy mạnh ứng dụng CNTT

+ Công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng điện tử hànhchính của Chính phủ trên internet Xây dựng và thống nhất biểu mẫu điện tửtrong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịchvới tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;

+ Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quanhành chính

1.2.3 Vai trò của cải cách hành chính

Hoạt động hành chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc bảođảm trật tự xã hội, duy trì sự phát triển xã hội theo định hướng của nhà nước,qua đó thực hiện hóa mục tiêu chính trị của Đảng cầm quyền đại diện cho lợi íchcủa giai cấp cầm quyền trong xã hội Chính vì vậy, nâng cao chất lượng hoạtđộng của bộ máy hành chính nhà nước là yêu cầu và mong muốn của mọi quốcgia Cải cách hành chính nhà nước xét cho cùng không có mục đích tự thân mànhằm tăng cường hiệu lực và hiệu quả quản lý của bộ máy hành chính nhà nướctrong quá trình quản lý các mặt của đời sống xã hội, trước hết là quản lý, địnhhướng và điều tiết sự phát triển kinh tế-xã hội và duy trì trật tự của xã hội theomong muốn của nhà nước

Công cuộc đổi mới do Đảng và Nhà nước khởi xướng và lãnh đạo ở nước

ta gần 30 năm qua đã tạo nên những thay đổi vượt bậc trong đời sống kinh tế-xãhội của đất nước Nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, quan liêu, bao cấp đã từng

bước vững chắc chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Đờisống của nhân dân không ngường được cải thiện, duy trì được định hướng pháttriển xã hội chủ nghĩa Những thành công kể trên có nguyên nhân, trong đó cómột nguyên nhân rất quan trọng trong toàn bộ tiến trình đổi mới đất nước từ

1986 cho đến nay, Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọng đến cải cách nền hànhchính nhà nước Cải cách hành chính nhà nước đã trở thành một trong những đòihỏi khách quan của sự phát triển và đổi mới Khẳng định tầm quan trọng của cảicách hành chính nhà nước nhà nước với tư cách là một bộ phận không tách rời

và quyết định thành công của đổi mới, Đảng và Nhà nước ta đã xác định: Cảicách hành chính là nội dung trọng tâm của công cuộc đổi mới và cải cách nhànước theo hướng xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa

TIỂU KẾT

Như vậy ở chương I em đã trình bày cơ sở lý luận về hiện đại hóa vănphòng, cải cách hành chính Từ đó chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng vàhiểu rõ hơn về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND-

UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ và Văn phòng UBND quận Tây Hồ

2.1.1 Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội

tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực

rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội

UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghịđịnh số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thànhphố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ QLNN trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01năm 1996

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việctrực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ củamình

Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diệntích khoảng 526 ha, nằm trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹpcủa Hà Nội và cả nước

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danhthắng, di tích Văn hóa-Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội

Sau 19 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triểnmạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâmDịch vụ-Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội

2.1.2 Chức năng của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước

HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốcphòng Cụ thê như sau:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại

UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng QLNN ở địa phương, góp phầnđảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từTrung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ củanhân dân địa phương

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhthực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND

và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấpthông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc

phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân doUBND quận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luậtkhiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND quận hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND quận

2.1.4 Cơ cấu tơ chức của UBND quận Tây Hồ

Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và

12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:

• Chủ tịch UBND quận: Đỗ Anh Tuấn

- Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điềuhành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận Chỉ đạo điều hành và đônđốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyênmôn thuộc quận

- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về nhữngnhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viêntrong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận

• Các Phó Chủ tịch quận: 03

- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Nguyễn Đình Khuyến): Chịu tráchnhiệm quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòngHĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính-Kế hoạch thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận

- Phó chủ tịch Văn hóa-Xã hội (Đ/c: Phạm Xuân Tài): Chịu tráchnhiệm trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐTB&XH, phòng

VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT

- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Nguyễn Lê Hoàng): Chịu tráchnhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòngTài nguyên môi trường

Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quậnthực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Gópphần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địaphương

2.1.5 Các phòng ban chuyên môn

Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyênmôn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng củamình

1 Văn phòng HĐND&UBND quận

12 Phòng Tài nguyên và môi trường

Ngoài ra còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,Hội nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động

Bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thihành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng,Viện Kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

2.2.1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng Hội đồng nhấn dân-Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vịchuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thờichịu sự chỉ đạo kiểm tra-Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội

Văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiệncác chức năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu-tổng hợp và chứcnăng hậu cần

 Chức năng Tham mưu:

- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất vớilãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạođưa ra những quyết định kịp thời nhất

- Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khácnhau: Sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo.Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: Giúp lãnh đạo lập trương trìnhcông tác theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đề xuất các phương hướng chủtrương, chính sách và cơ chế quản lý của UBND quận Tây Hồ

 Chức năng tổng hợp:

- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xâydựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo raquyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu

- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thểđưa ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất Vì vậy bộ phận văn phòngtổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến haynhất.

 Chức năng hậu cần:

- Công tác hậu cần trong văn bản góp phần quan trọng vào việc xây dựng

cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơ quan;nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc như: Máytính, máy in, điện thoại…

- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làmviệc tốt nhất cho các anh chị em trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinh tháinơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của họquá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.

Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúpUBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụkhác do Chủ tịch UBND quận giao

Cụ thể là các công việc sau:

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm vàlên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáokết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ

- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chứcviệc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành củaUBND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận

- Xây dựng chương trình UBND quận thong qua và giúp UBND quậnkiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúpUBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quậnvới Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cungcấp

- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo

gửi cấp trên Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngànhthực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên Bên cạnh đó giúp UBNDquận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dânchuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết.

- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND triệu tậpphục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điềukiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận

HĐND Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán

bộ công chức quận Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quanchuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, vănbản theo quy định của công tác lưu trữ

- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điềuhào trong cơ quan Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quầnchúng Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn

an ninh trật tự cho cơ quan

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh vănphòng và 02 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọngtrong hoạt động của văn phòng

• Chánh văn phòng HĐND&UBND quận: Đ/c Võ Bích Thủy

Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng UBND quận Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việcsau:

HĐND Trực tiếp phụ trách công việc: Tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,tham mưu tổng hợp; trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu-Tổng hợp, Kếtoán-Thủ quỹ

- Bố chí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quận truyền đạt cácNghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo.

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoànđại biểu HĐND thành phố

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ

- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

• Phó chánh văn phòng HĐND-UBND quận- Đ/c: Phạm Quang Thắng

- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Ápdụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO thuộc phạm vi công việccủa văn phòng; Văn thư- lưu trữ

- Tham mưu xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình, kếhoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin vào quả lý nhà nước tại UBNDquận hàng năm Xây dựng, hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đấu thầu các dự án CNTT

do văn phòng làm chủ đầu tư

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ cuộc họp; đôn đốc thực hiện cácchương trình, kế hoạch trong phần việc được phân công phụ trách

• Phó chánh văn phòng HĐND-UBND quận: Đ/c Nguyễn Đình Hà

- Giúp CVP điều hành các công việc: Hành chính, quản trị; công tác tiếpkhách, đối ngoại của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận

- Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc, hệ thống điện, nước của cơ quanHĐND,UBND và các phòng ban tại trụ sở HĐND-UBND quận

- Công tác đảm bảo hội trường, phòng họp, cơ sở vật chất, vệ sinh phục

vụ các cuộc họp, hội nghị do Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận chủ trì;