Đề xuất giải pháp đổi mới cấu trúc quản lý tại công ty VINAVICO

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CẤU TRÚC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY VINAVICO MỤC LỤC Page Phần I: Giới thiệu • Giới thiệu Cơng ty cổ phần xây dựng cơng trình ngầm – VINAVICO • Giới thiệu đề cần nghiên cứu OB: Cấu trúc thiết kế c t ổ chức Phần II: Phân tích cấu trúc • Lí thuyết cấu trúc thiết kế tổ chức • Phân tích qua cấu trúc dự án cụ thể • Vấn đề bất cập - Giải pháp đề xuất cho cấu trúc quản lý c VINAVICO Phần IV: Kết luận • Tổng kết lại nội dung vừa trình bày • Ý tưởng cho vấn đề cần nghiên cứu TÀI LIỆU THAM KHẢO - GRIGGS - MBA Program, Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, chương 15: cấu thiết kế tổ chức - Thông tin website công ty VINAVICO: http://www.vinavico.com - Tài liệu họp đại hội cổ đông thường niên năm 2009 VINAVICO PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VINAVICO 1.1 Công ty VINAVICO Công ty Cổ phần xây dựng công trình ngầm (VINAVICO) thành l ập ngày 28 tháng năm 2003 cổ đơng T công ty c ổ ph ần Xu ất nh ập xây dựng Việt Nam (VINACONEX) Công ty c ổ ph ần đầu t xây d ựng Việt Nam (CAVICOVN) Ngành nghề kinh doanh cơng ty ban đầu thi cơng cơng trình ngầm, đặc biệt lĩnh vực thủy điện Trải qua năm xây dựng phát triển, đến VINAVICO có thành tựu vượt bậc  Về sản phẩm, có dự án thủy điện lớn kết thúc phát điện hòa vào lưới điện Quốc gia  Về giá trị sản lượng, năm 2009 đạt 707 tỷ đồng, tăng trưởng 134% so v ới năm 2008  Về quy mô, công ty từ ban đầu thành lập có khoảng 10 nhân viên, đến có 1000 lao động với đủ thành phần, lĩnh vực  Về định hướng phát triển, ban đầu cơng ty cơng trình ngầm làm nòng cốt, đến VINAVICO phát triển theo mơ hình tập đồn v ới 11 cơng ty thành viên đủ lĩnh vực: Thi công, Khai thác mỏ, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Truyền thông, Sản xuất công nghiệp, Đầu tư, Bất động sản, Tư vấn… (http://www.vinavico.com) Lần lượt cơng ty có kế hoạch niêm yết sàn giao dịch chứng khoán có cơng ty lên sàn với mã giao dịch CTN, CTM, CTA k ế ho ạch từ đến hết 2011 CTV, CTE  Về thành tựu, tổ chức TUV-NORD cấp giấy chứng nhận ISO 90012000 cho VINAVICO từ năm 2005, liên tục giải thưởng tổ chức, Bộ xây dựng, Tổng công ty…  Về mặt xã hội, VINAVICO hàng năm tham gia hoạt động phong trào “vì người nghèo”, “Vòng tay nhân ái”, xây dựng quỹ “Tấm lòng vàng”… 1.2 Về chủ đề cần nghiên cứu: Cấu trúc thiết kế tổ chức Một tổ chức hoạt động có “trơn tru” hay khơng phụ thuộc phần lớn vào c ấu trúc tổ chức Cấu trúc tổ chức giống dây chuyền sản xuất bao gồm phận, chi tiết được liên hệ chặt chẽ với chi tiết có dấu hiệu không tốt làm ảnh hưởng đến s ự hoạt động c dây chuyền Cấu trúc tổ chức lúc ban đầu thành lập được, mà phải thay đổi để phù hợp với khả thành viên, với phát triển, với định hướng phát triển, với môi trường xung quanh, v ới phong cách lãnh đạo người đứng đầu… Với VINAVICO không nằm ngồi quy luật đó, với phát triển vượt bậc nêu nhu cầu tất yếu phải thay đổi cấu t ổ ch ức để phù hợp với phát triển chung PHẦN II: PHÂN TÍCH CẤU TRÚC HIỆN TẠI CỦA VINAVICO 2.2.1 Cấu trúc tổ chức gì? - Cấu trúc tổ chức đề cập tới phân chia lao động mơ hình phối hợp, truyền đạt thông tin, lưu lượng công việc quyền lực thức, định hướng cho hoạt động tổ chức Tất cấu trúc t ổ chức phân chia lao động thành nhóm có nhiệm vụ riêng biệt phối hợp lực lượng lao động để hoàn thành mục tiêu chung - Các phương tiện phối hợp giao tiếp khơng th ức, h ệ thống cấp bậc thức tiêu chuẩn hóa - Bốn yếu tố cấu trúc tổ chức mạng l ưới ki ểm sốt, t ập trung hóa, hình thức hóa phòng ban hóa Tập trung hóa có nghĩa quyền định thức thực nhóm nhỏ thành viên, thông thường người điều hành cao cấp Nhiều công ty phân quyền chúng trở nên lớn phức t ạp h ơn b ởi giám đốc điều hành cao cấp khơng đủ thời gian lực cần thi ết để xử lí t ất định có ảnh hưởng lớn đến kinh doanh Các cơng ty có xu hướng trở nên hình thức hóa nhiều với thời gian hoạt động tác nghiệp trở thành thủ tục quen thuộc Hình thức hóa gia tăng cơng ty lớn việc tiêu chuẩn hóa hiệu hình thức giao tiếp khơng thức giám sát trực tiếp Một cấu trúc theo phòng ban chức xếp người lao động theo phạm vi kiến thức định nguồn khác Cấu trúc hỗ trợ chuyên môn hóa cao cải thiện giám sát trực tiếp gây trở ngại với khả quản lí công ty cách tổng thể cản trở phối hợp phòng ban Cấu trúc theo khu vực nhóm người lao động, theo khu vực địa lí, theo khách hàng nguồn đầu Cấu trúc điều tiết phát triển h ướng lao động tới sản phẩm khách hàng nhiệm v ụ Tuy nhiên c ấu trúc tạo hàng kho kiến thức nguồn lực Cấu trúc ma trận kết hợp hai loại cấu trúc để điều tiết l ợi ích c c ả hai lo ại c ấu trúc Tuy nhiên hướng tiếp cận yêu cầu có phối hợp nhiều cấu trúc theo chức khu vực đơn thuần, làm giảm trách nhiệm giải trình tăng xung đột Các cấu trúc sở nhóm gọn nhẹ với hình thức hóa thấp, tổ chức nhóm tự định hướng theo quy trình cơng việc khả chuyên môn Một cấu trúc mạng lưới tập hợp số tổ chức mục đích tạo sản phẩm cung ứng dịch vụ cho khách hàng Các tập đoàn ảo cấu trúc m ạng lưới tự tái tổ chức cách nhanh chóng để thích ứng với u cầu khách hàng 2.2.2 Phân tích mơ hình quản lí VINAVICO: 2.2.2.1 Cấu trúc: (Hình 1) Về bản, cấu trúc công ty VINAVICO theo mơ hình ma trận mơ tả sau: Hình – Cấu trúc quản lý VINAVICO Như minh họa trên, nhân viên phân công vào nhóm d ự án có ch ức chéo, có nghĩa họ gần có người lãnh đạo cấp Giám đốc dự án Trưởng phòng ban Ưu điểm:  Tận dụng nguồn lực khả chuyên môn  Công việc linh động  Thông tin đa chiều Nhược điểm:  Đòi hỏi phối hợp cao  Sự tồn lãnh đạo phải báo cáo nên làm giảm bớt trách nhiệm giải trình nhân viên  Sức ép nhân viên phải đối mặt với quản lí với nhu cầu k ỳ vọng có khả khác  Có xu hướng tạo xung đột 2.2.2.2 Sơ đồ tổ chức văn phòng: Vấn đề: Khi quy mơ công ty ngày phát triển, số lượng nhân viên t ăng lên, công việc giải thường nhật nhiều hơn, chun mơn hóa cơng việc tăng lên phân chia lao động lớn Do hàng ngày khối lượng công việc cần giải TGD lớn, thời gian dành cho việc dường nh ph ải dành thời gian để mở rộng mối quan hệ Giải pháp:  Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc để phối hợp hoạt động nghiệp vụ: Đã thực hiện, cần thường xun kiểm sốt  Dùng cơng nghệ thơng tin: rút ngắn thời gian xử lí cơng việc: Đã thực E-office, cần khai thác triệt để  Chia sẻ cơng việc, tăng tính trách nhiệm cho cấp ủy quyền / giao quyền: Đang thực hiện, cần rõ nét Hội đồng quản trị Tổng Giám Đốc (1) Phó TGD Thường trực (2) Phó TGD phụ trách Kế hoạch kỹ thuật (3) Trưởng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật (4) Nhân viên (5) Phó TGD phụ trách TBVT (3) Trưởng Phòng Thiết bị - Vật tư (4) Nhân viên (5) Phó TGD phụ trách Tài - Kế tốn (3) Kế tốn trưởng (4) Nhân viên (5) Hình – Sơ đồ tổ chức khối v ăn phòng VINAVICO Ghi chú: Lấy đơn vị làm ví dụ, th ực t ế nhi ều phòng / ban khác 2.2.2.3 Sơ đồ t ổ ch ức c d ự án: (Hình 3) Văn phòng cơng ty (1) Quản lí dự án (2) Phó QLDA (3) Các trưởng phận (4) Đội trưởng (5) Ca trưởng (6) Tổ trưởng (7) Công nhân (8) Hình – Sơ đồ tổ ch ức c kh ối d ự án Vấn đề: Cấu trúc quản lí theo hàng dọc dài dẫn đến:  Cơng tác quản lí / giám sát gặp nhiều khó khăn  Thơng tin khơng thơng suốt từ xuống dưới, dễ bị sai lệch  Nảy sinh tâm lí ỷ lại, tính trách nhiệm khơng cao, dễ đùn đẩy trách nhiệm  Thụ động cách giải cấp gặp phải vấn đề ph ải chờ định lâu  Một số vị trí cấp quản lí nhờ có kinh nghiệm lao động mà chưa qua đào tạo kỹ thuật, quản lí dẫn đến việc dễ xảy xung đột ngầm trình hoạt động dự án Giải pháp:  Vì cơng ty quản lí theo mơ hình ma trận nên Ban quan lí c ũng c ần có đầy đủ phận chức tương ứng, phân công nhiệm vụ rõ ràng c ụ th ể hoạt động theo chức năng: Một số dự án thực tốt, s ố d ự án chưa tốt  Giảm bớt vị trí quản lí trung gian hiệu  Xem xét số vị trí quản lí cần phải nâng cao chuyên môn điều chỉnh phạm vi quản lí cho phù hợp, có chiến lược đào tạo nhân s ự thay cần thiết  Xem xét hạng mục hiệu quả, khó quản lí “th ầu ph ụ hóa”: M ột s ố hạng mục thực vận chuyển đất đá hầm, đào mở rộng giếng đứng, đổ bê tông hầm Tiếp tục triển khai áp dụng cho dự án khác  Thực mơ hình làm việc theo nhóm (nhóm trưởng ln phiên), làm việc mục tiêu chung phải đạt mục tiêu coi hoàn thành nhiệm vụ Đây vấn đề quan trọng vấn đề thay đổi mơ hình quản lí d ự án để cơng việc hiệu (Xem thêm tập nhóm số 2, nhóm v ề mơ hình ho ạt động nhóm hiệu quả) Lấy ví dụ mỏ than Hà Lầm, hạng mục đào giếng cơng tác mà đồn cơng ty tới tham quan tận nơi, cấu trúc quản lí r ất nh ẹ k ỹ n ăng làm việc theo nhóm sử dụng tốt Mỗi ca làm việc bao gồm công nhân người làm nhiều việc Chẳng hạn mục tiêu ca đào mét hầm họ làm xong mục tiêu đề không quan tâm làm việc hết Ở bên trên, đội xưởng sủa chữa họ quan tâm đến mục tiêu máy móc thiết bị ln ln đảm b ảo tình trạng sẵn sàng làm việc, phận khác toàn dự án hướng đến mục tiêu tiến độ Bên cạnh đó, để thực tốt vấn đề yếu tố cần phải thực cơng tác khuyến khích động viên kịp thời nhóm liên tục có thành tích xuất sắc PHẦN III: KẾT LUẬN Cấu trúc tổ chức tốt phụ thuộc vào quy mô, công nghệ mơi trường cơng ty Nhìn chung tổ chức lớn phân quyền hình th ức hóa cao với chun mơn hóa cấu phối hợp hoạt động phức tạp Hình thức cấu trúc thích hợp phụ thuộc vào điều ki ện bên g ồm động, tính phức tạp, đa dạng thái độ tiếp cận Tuy nhiên yếu tố không thiết định cấu trúc tổ chức Đúng người đứng đầu tổ chức đưa áp dụng chiến thuật phù hợp với phong cách lãnh đạo họ Với VINAVICO thế, từ ngày thành lập đến với phát triển vượt bậc thay đổi cơng tác quản lý giai đoạn phát tri ển xu hướng tất yếu Tuy nhiên vào cấu tổ chức tại, với khối văn phòng cần thể rõ nét vấn đề phân quyền công tác quản lý Với khối công trường, cần điều chỉnh, thu gọn khối quản lý gián tiếp chắn r ằng công tác điều hành hoạt động VINAVICO có hiệu Vấn đề cuối cùng, quan trọng yếu tố người Các mơ hình, ý tưởng tốt có thành cơng hay khơng phụ thu ộc nhi ều vào người thực Đó giá trị cốt lõi doanh nghiệp thành công  ... tin website công ty VINAVICO: http://www .vinavico. com - Tài liệu họp đại hội cổ đông thường niên năm 2009 VINAVICO PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VINAVICO 1.1 Công ty VINAVICO Công ty Cổ phần xây... cầu tất yếu phải thay đổi cấu t ổ ch ức để phù hợp với phát triển chung PHẦN II: PHÂN TÍCH CẤU TRÚC HIỆN TẠI CỦA VINAVICO 2.2.1 Cấu trúc tổ chức gì? - Cấu trúc tổ chức đề cập tới phân chia lao... đồn ảo cấu trúc m ạng lưới tự tái tổ chức cách nhanh chóng để thích ứng với yêu cầu khách hàng 2.2.2 Phân tích mơ hình quản lí VINAVICO: 2.2.2.1 Cấu trúc: (Hình 1) Về bản, cấu trúc cơng ty VINAVICO