BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN MAI SƠN, TỈNH SƠN LA

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện UBND huyện Mai Sơn 4 1.1.1. Chức năng của UBND Huyện Mai Sơn 5 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Mai Sơn 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện 7 1.2 Giới thiệu về phòng Nội vụ huyện Mai Sơn. 9 1.2.1. Vị trí và chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Tổ chức và biên chế 12 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn. 12 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 12 1.3.2.Cơ cấu tổ chức: 13 Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN 14 2.1. Thực tiễn nội dung công tác văn thư 14 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.1.2. Quản lí văn bản 16 2.1.2.1. Quản lý văn bản đi 16 2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.1.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 19 2.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2. Công tác lưu trữ 25 2.2.1.Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 25 2.2.2. Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 27 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT 28 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 28 CHƯƠNG 3. SO SÁNH ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN, ĐỀ XUẤT Ý KIẾN. 29 3.1. Nhận xét, đánh giá 29 3.1.1. Ưu điểm 29 3.1.2. Hạn chế 30 3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 31 3.3. Ý kiến kiến nghị. 32 3.3.1. Đối với Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 32 3.3.1.1. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ 33 3.3.1.2. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 C. PHẦN KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN MAI SƠN,

TỈNH SƠN LA

Sinh viên : Trịnh Hải Hạnh

Người hướng dẫn : Hà Thị Minh Học

Hà Nội, 2017

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện UBND huyện Mai Sơn 4

1.1.1 Chức năng của UBND Huyện Mai Sơn 5

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Mai Sơn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện 7

1.2 Giới thiệu về phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 9

1.2.1 Vị trí và chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.2.3 Tổ chức và biên chế 12

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 12

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 12

1.3.2.Cơ cấu tổ chức: 13

Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN 14

2.1 Thực tiễn nội dung công tác văn thư 14

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.1.2 Quản lí văn bản 16

2.1.2.1 Quản lý văn bản đi 16

2.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 18

2.1.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 19

2.1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2 Công tác lưu trữ 25

2.2.1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 25

2.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 27

2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27

2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27

2.2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT 28

2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 28

CHƯƠNG 3 SO SÁNH ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN, ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 29

3.1 Nhận xét, đánh giá 29

3.1.1 Ưu điểm 29

3.1.2 Hạn chế 30

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 31

3.3 Ý kiến kiến nghị 32

3.3.1 Đối với Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 32

3.3.1.1 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ 33

3.3.1.2 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34

C PHẦN KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay, trong công cuộc xây dựng đất nước theo xu hướng công nghiệphóa, hiện đại hóa, việc đào tạo được đội ngũ tri thức trẻ là một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng nhất, vì vậy ngay từ lúc này khi còn đang ngồi trên giảngđường em đã ý thức được trọng trách và nghĩa vụ một phần nhỏ bé của mình vàocông cuộc xây dựng đất nước giàu đẹp văn minh ấy, đòi hỏi không chỉ học tập tudưỡng đạo đức, rèn luyện bản thân, tiếp thu kiến thức trên ghế nhà trường để cómột nền tảng vững chắc chuẩn bị cho tương lai sau này cống hiến cho xã hội

Những năm gần đây cải cách hành chính là một công việc to lớn và có ýnghĩa vô cùng quan trọng Nên công tác văn thư – lưu trữ đã được Đảng và Nhànước vô cùng đặc biệt quan tâm trong giai đoạn “Cải cách hành chính quốc giahiện nay” Trong đó việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức văn thư, lưu trữ củađất nước cũng không nằm ngoài nhiệm vụ đó Làm tốt công tác công văn giấy tờ

sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác,đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức

Nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển mạnh mẽ, cùng với sự pháttriển kinh tế - xã hội là những cơ hội và thử thách mới cho mỗi chúng ta Dưới

sự lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, chúng ta đã xây dựng hệ thống

tổ chức văn thư, lưu trữ từ trung ương đến cơ sở nhằm đáp ứng yêu cầu của xãhội, phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của các cấp Nhìn chung, công tácvăn thư, lưu trữ thời gian qua đã có những thành tựu nhất định góp phần khôngnhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước mà Đảng và Nhà nước đề ra Công tácquản lý văn thư, lưu trữ cũng như việc thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư,lưu trữ ở đây đã đạt được những kết quả nhất định xong bên cạnh đó vẫn còn tồntại nhiều vấn đề đặt ra cần sớm được khắc phục và giải quyết

Là một sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ, trực tiếp được học tập và tìmhiểu công tác văn thư, lưu trữ trong tương lai khi đã hoàn thành khóa học emmong muốn được trở thành người cán bộ có năng lực, trình độ, chuyên mônvững vàng và công tác tại UBND huyện Mai Sơn để cống hiến một phần nhỏ bécông sức của mình xây dựng quê hương niềm núi khó khăn đi lên phát triển nên

em đã tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ để làm nền tảng cơ sở để phục vụ chocông việc sau này.

Bác Hồ đã nói “ Học đi đôi với hành”, đó là một chân lý muôn thủa đượccác thế hệ vận dụng có hiệu quả kết hợp với phương châm của nhà trường là “Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý luận

và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa,làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thứcmới, cập nhập và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận Nhằm trang bị chosinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện cáckhâu nghiệp vụ của công tác VTLT Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điềukiện cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức kéo dài gần một tháng, từngày 29 tháng 5 năm 2017 đến ngày 19 tháng 06 năm 2017 Đợi kiến tập nàynhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho lýluận nghiệp vụ chuyên môn đã được học ở trường, ở lớp

Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội về việc tham giakiến tập ngành nghề, được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của

“Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn”, em đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời

gian cũng như việc thực hiện các nội dung mà bản đề cương kiến tập đề ra

Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi nhữngkiến thức quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút được để

bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn giúp đỡtận tình của các cán bộ Phòng Nội vụ trong đợt kiến tập.Trong thời gian làmchuyên đề báo cáo mặc dù rất cố gắng nhưng vì đây là lần đầu tiên em được tiếpxúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều và thiếu kinhnghiệm thực tế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót và không tránh khỏinhững hạn chế nhất định Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ, nhữngđóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan cũng như các thầy côgiáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để em có thểhoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình

Qua bài báo cáo kiến tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy,

cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư – Lưu trữ nóiriêng đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền đạt cho tôi những kiến thức vững chắc vềnghiệp vụ công tác VTLT để em có thể tự tin khi ra trường làm việc trong thựctế.

Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn cùngtoàn thể các cô, chú, anh, chị đã giúp em có niềm tin và lòng say mê nghềnghiệp cũng như nhận thức được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộsau khi ra trường công tác, và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới(Chị) Hà Thị Minh Học – Chuyên viên quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữPhòng Nội vụ huyện Mai Sơn đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để tôi hoàn thànhtốt đợt kiến tập này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,

Huyện Mai Sơn có diện tích là 143.247,0 ha Dân số 145.470 (năm 2011).Được thành lập trên cơ sở 1 thị trấn: Thị trấn Hát Lót và 21 xã: Cò Nòi, ChiềngBan, Chiềng Chăn, Chiềng Chung, Chiềng Dong, Chiều Kheo, Chiềng Lương,Chiềng Mai, Chiều Mung, Chiềng Nơi, Chiềng Sung, Chiềng Ve, Hát Lót,Mường Bằng, Mường Bon, Mường Chanh, Nà Bó, Nà Ớt, Phiêng Cằm, PhiêngPằn, Tà Hộc

Nằm trong toạ độ, từ 20052032' đến 21020050' vĩ độ Bắc; từ 103041' đến

104016' kinh độ Đông

- Phía Bắc giáp huyện Mường La, thành phố Sơn La

- Phía Đông giáp huyện Yên Châu, huyện Bắc Yên với ranh giới là dòngSông Đà (chảy qua hai xã Chiềng Chăn và Tà Hộc)

- Phía Tây giáp huyện Sông Mã, huyện Thuận Châu

- Phía Nam giáp huyện Sông Mã, tỉnh Hủa Phăn (CHDCND Lào)

Trung tâm huyện Mai Sơn đóng tại thị trấn Hát Lót Từ TP Sơn La đếnhuyện lỵ đi theo đường Quốc lộ 6, dài khoảng 30 km Từ Hà Nội đến huyện lỵ

có hai tuyến đường: Tuyến Quốc lộ 6 (đường 41 ngày xưa) dài khoảng 270 km,hướng về Hà Nội qua các huyện Yên Châu, Mộc Châu ; tuyến đường 113A(tức đường 13) đi qua huyện Bắc yên, Phù Yên sang tỉnh Yên Bái về Hà Nội dàikhoảng 370 km UBND huyện nằm ở trung tâm huyện nên rất thuận lợi giao lưukinh tế, thương mại, nâng cao dân trí các xã đang còn gặp nhiều khó khăn, đẩymạnh quan hệ với các huyện, các tỉnh trên trục đường Quốc lộ 6 đi qua

Nhân dân các dân tộc Mai Sơn có một bề dày truyền thống văn hoá hết

sức phong phú và đa dạng, với truyền thống đoàn kết, truyền thống lịch sử đấutranh anh dũng gắn liền với quá trình dựng nước và giữ nước của dân tộc ViệtNam.

Dưới thời Pháp thuộc, ngày 10/10/1895 tỉnh Sơn La được thành lập trên

cơ sở 6 huyện: Thuận Châu, Mường La, Mai Sơn, Yên Châu, Mộc Châu, PhùYên.Ngày 20/11/1948 thành lập Đảng bộ huyện Từ khi thành lập tới nay thìUBND huyện Mai Sơn đã không ngừng trưởng thành và phát triển

UBND Huyện Mai Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,hoạt động theo Luật tổ chức HĐND và UBND

1.1.1 Chức năng của UBND Huyện Mai Sơn

UBND Huyện do HĐND Huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND,

cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐNDcùng cấp và cơ quan Nhà Nước cấp trên

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Mai Sơn

 Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lí địa giới hành chính

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân

dân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn trên UBND huyện còn thực hiệnnhiệm vụ quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, Nông nghiệp,Thương mại du lịch, Văn hóa, Giáo dục, Y tế, Dân tộc tôn giáo,… dựa trênnguyên tắc và lề lối làm việc như sau:

Huyện Mai Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnhđạo, cá nhân phụ trách và biểu quyết theo đa số.

Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngănchặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí, tham nhũng, cửa quyền, hách dịch và một

số biểu hiện thiếu tích cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong

bộ máy cơ quan

UBND có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ, chươngtrình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý hướng dẫn các xã, thị trấntrong hoạt động quản lý nhà nước

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện

 Về nhân sự:

Người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện(sau đây gọi chung là Trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dâncấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.Người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (sauđây gọi chung là Trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấphuyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách

Cấp phó của người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dâncấp huyện (sau đây gọi chung là Phó Trưởng phòng) là người giúp Trưởngphòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng vềnhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòngđược Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

- Thành viên UBND huyện gồm:

01 Chủ tịch

02 Phó Chủ tịch

Các thành viên UBND gồm: Chánh Văn phòng HĐND – UBND,Trưởng phòng Nội vụ, Trường phòng Tài Chính Kế Hoạch, Trưởng Công an,Trưởng Ban Chỉ huy Quân sự

 Về cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện: được quy định theoNghị địnhSố: 37/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

- Các phòng ban chuyên môn Bao gồm

1 Văn phòng HĐND – UBND Huyện;

9 Phòng Tài nguyên và Môi trường;

10 Thanh tra huyện;

11 Phòng Văn hóa và Thông tin;

12 Phòng Dân tộc;

13 Phòng Y tế;

- Các đơn vị sự nghiệp:

1 Trung tâm Văn hóa và Thông tin;

2 Đài phát thanh và Truyền hình;

3 Trung tâm dạy nghề;

4 Ban quản lý dự án ĐTXD;

5 Ban quản lý dự án TĐC;

6 Trạm kiểm tra và BVCT TL;

7 Trung tâm giáo dục LĐ;

- Ngoài ra: còn các hội như Hội chữ thập đỏ, Hội nông dân, Hội phụ nữ,

1.2 Giới thiệu về phòng Nội vụ huyện Mai Sơn.

1.2.1 Vị trí và chức năng

Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân huyện Mai Sơn, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hànhchính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địagiới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo;thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấphuyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Nội vụ

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn các văn bản hướng dẫn về côngtác nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn ban hành quyết định, chỉ thị;quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổchức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

* Về tổ chức, bộ máy:

- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Tham mưu giúp UBND huyện Mai Sơn quyết định hoặc để UBNDhuyện Mai Sơn trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thểcác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định;

* Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

- Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ chỉ tiêubiên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sửdụng biên chế hành chính, sự nghiệp

* Về công tác xây dựng chính quyền:

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chứcthực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phâncông của Ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấptỉnh;

- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phêchuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhândân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cửtheo quy định của pháp luật;

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng đề án thành lậpmới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dântrình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩmquyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản

đồ địa giới hành chính của huyện;

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giảithể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản,

tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng,Phó thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố

* Về cán bộ, công chức, viên chức:

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tuyển dụng, sửdụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đàotạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ,công chức, viên chức;

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn vàthực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách

xã, phường, thị trấn theo phân cấp

* Về cải cách hành chính:

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơquan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương;

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về chủ trương, biện phápđẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

* Về công tác văn thư, lưu trữ:

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện

* Về công tác tôn giáo:

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổchức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước vềtôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy bannhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật

* Về công tác thi đua, khen thưởng:

- Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phongtrào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhànước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua –Khen thưởng cấp huyện;

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

Như vậy, Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn là cơ quan giúp UBND cấp huyệnhướng dẫn, triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp vàUBND cấp xã thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương.

- 02 Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một sốmặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng

- 05 công chức ở Phòng được giao phụ trách các mảng công việc về:công tác văn thư lưu trữ; thi đua khen thưởng; xây dựng chính quyền; quản lýcán bộ công chức, viên chức

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ - Huyện Mai Sơn: (Phụ lục 2) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn.

Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những lĩnh vực chuyên mônthuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí một phòng làm việc riêng biệtthuộc đơn vị Phòng Nội vụ Được trang bị các trang thiết bị hiện đại như: máy vitính, máy in, máy photo copy, mạng internet, phục vụ cho các nghiệp vụ củacông tác Văn thư - Lưu trữ Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ, giá đểbảo quản tài liệu được tốt nhất

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụhuyện Mai Sơn

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và Lưu trữ huyện

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

1.3.2.Cơ cấu tổ chức:

Vì số lượng công việc không nhiều nên Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn chỉ

bố trí một Cán bộ phụ trách công tác VTLT do Chuyên viên Hà Thị Minh Họcphụ trách

Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN 2.1 Thực tiễn nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,

sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan của Nhà nước kết quả của côngtác Văn thư là sự khởi đầu, là tiền đề cho công tác Lưu trữ Công tác Văn thưđược thực hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội

Cán bộ Văn thư của Phòng Nội vụ huyện đã sử dụng một số văn bảnhướng dẫn, chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư:

1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức kĩ thuật soạn thảo văn bản;

2 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;

3 - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/ NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004;

4 - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu;

5 - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 5 năm 2009 của Chínhphủ về sửa đỏi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 thông tư của

Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

7 Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2014 Quyếtđịnh của UBND tỉnh Sơn La Ban hành Quy định về công tác VT- LT trên địabàn tỉnh Sơn La (Phụ lục 3)

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn có thẩm quyền ban hành văn bản hànhchính bao gồm các loại văn bản như: Quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình,thông báo, công văn, biên bản

a Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thểthức kĩ thuật soạn thảo văn bản

b Soạn thảo và ban hành văn bản

Căn cứ vào lĩnh vực phụ trách đã được phân công của mỗi chuyên viên,công tác soạn thảo và ban hành văn bản được mỗi chuyên viên thực hiện theonội dung công việc mà mình phụ trách

Mỗi chuyên viên soạn thảo văn bản có trách nhiệm:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến công việc phụ trách giải

quyết;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan tiếp thu ý

kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan cho Trưởng

phòng hoặc Phó Trưởng phòng;

 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt (Trưởng

phòng hoặc Phó Trưởng phòng)

- Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải

trình người duyệt xem xét, quyết định

 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng là người có thẩm quyền kiểm travăn bản trước khi ban hành

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản;

- Nhân bản đúng số lượng quy định;

- Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo

đúng thời gian quy định

2.1.2 Quản lí văn bản

* Nguyên tắc chung:

- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được tập chung tạiVăn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản đượcđăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng

ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản cóđóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là bản khẩn) phải được đăng ký, trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủtục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước ( sau đây gọi làVăn bản Mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vàbảo vệ bí mật Nhà nước

 Bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến trong 02 năm (2015 – 2016) của Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn.

Qua bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến của năm 2015 và 2016 Sốlượng văn bản đi và đến tương đối lớn và có sự chênh lệch nhẹ ở mỗi năm

2.1.2.1 Quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày,tháng, năm của văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Trước khi phát hành văn bản, chuyên viên phụ trách công việc kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báocáo Trưởng phòng xem xét, giải quyết

- Ghi số của văn bản:

Tất cả văn bản đi của PNV đều được đánh số theo hệ thống số chung củaPNV (đối với những văn bản do thủ trưởng hoặc cấp phó đơn vị kí ban hành) vàđược đánh số chung với cơ quan, tổ chức (đối với những văn bản do thủ trưởnghoặc cấp phó cơ quan kí ban hành) do văn thư cơ quan thống nhất quản lý

Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định hiện hànhcủa pháp luật

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành củapháp luật

- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Bước 2: Đăng ký văn bản

- Văn bản đi được chuyên viên đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi

- Văn thư đơn lập sổ đăng ký văn bản đi: Mỗi năm Phòng ban hành dưới

1000 văn bản đi nên lập 02 sổ đăng ký văn bản đi cho tất cả các loại văn bản

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (Phụ lục 04)

- Phần đăng ký văn bản đi (Phụ lục 05)

Bước 3: Nhân bản và đóng dấu

- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định

ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

- Đóng dấu: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản

chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khiđóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bêntrái

Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

- Thủ tục phát hành văn bản:

+ Lựa chọn bì

+ Viết bì

+ Vào bì và dán bì

+ Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

Mẫu bì văn bản và cách viết bì văn bản: (Phụ lục 06)

- Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát

hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trongngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hànhsau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển phát văn bản đi

Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi được lưu hai bản:

- Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị

- 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên phụ trách công

việc

2.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư do cơ quan nhận được

từ bên ngoài cơ quan gửi đến

Ví dụ: Quyết định số 204/QĐ-SNV Quyết định về việc giao cơ cấu ngạch,

mã số, hạng chức danh nghề nghiệp viên chức, lao động hợp đồng trong các đơn

vị sự nghiệp công lập năm 2017 (Phụ lục 7)

Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn được thựchiện theo trình tự sau:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến:

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, CB Văn thư của phòng sẽ kiểm tra sốlượng bì, tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm phong (đối với vănbản mật), kiểm tra đối với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Phân loại bì: CB VT phân loại bì, loại được bóc bì (Bì gửi chung cho đơnvị); loại VT không được bóc bì (Văn bản mật, ghi đích danh người nhận vănbản)

Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng kýtại Văn thư phải được VT đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến

- Đăng ký văn bản đến:

Văn bản đến được cán bộ VT đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm mà văn thư đơn vị lập sổ đăng kýcho phù hợp

Ví dụ: Văn bản đến năm 2016: 1513 vb, lập thành 03 quyển sổ đăng kívăn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục 08)

Phần đăng ký văn bản đến (Phụ lục 09)

Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến Văn thư đơn vị phải kịp thời trình Trưởngphòng xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển vănbản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc

Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến của

cơ quan và phối hợp với các đơn vị, cá nhân khác giải quyết văn bản đến có liênquan đến lĩnh vực công việc của từng chuyên viên trong PNV

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, thủ trưởng đơn vị, cá nhân được phâncông có trách nhiệm chỉ đạo và phối hợp giải quyết kịp thời theo thời hạn yêucầu của Lãnh đạo cơ quan; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quyđịnh của pháp luật

2.1.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Đối với những văn bản, tài liệu, hồ sơ tham mưu và giải quyết công việccủa cơ quan theo chức năng nhiệm vụ của PNV thì các chuyên môn có tráchnhiệm lập thành hồ sơ và nộp về lưu trữ cơ quan

- Đối với các văn bản, tài liệu, hồ sơ giải quyết công việc thuộc phạm viđơn vị thì các chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp về lưu trữ đơn vị docán bộ văn thư kiêm nhiệm.

* Tác dụng của việc lập hồ sơ:

- Đối với cá nhân:

Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản lý chặt chẽ tàiliệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và nâng caohiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học

- Đối với cơ quan, đơn vị:

+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịpthời, mang lại hiệu quả;

+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan,đơn vị;

+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơquan, đơn vị;

+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra

và giám sát;

+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tácnghiên cứu trước mắt và về sau;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu

Chọn ra những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ, tránh bỏ sót, thất lạc hồ

sơ có giá trị cao và hạn chế việc giữ những giấy tờ hết giá trị, không cần thiết,tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản

 Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Phòng Nội vụhuyện Mai Sơn

- Hồ sơ công việc:

 Hồ sơ về tuyển dụng viên chức gồm các văn bản:

- Tờ trình Đề nghị báo giảm biên chế sự nghiệp năm 2015

- Kế hoạch Tuyển dụng viên chức sự nghiệp hệ cử tuyển năm 2015

- Quyết định Phê duyệt Kế hoạch tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm2015

- Thông báo Tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015

- Thông báo Gia hạn thu nhận hồ sơ tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm

2015 đối với sinh viên đã tốt nghiệp diện cử tuyển

- Biên bản chốt số lượng hồ sơ thu nhận tuyển dụng viên chức sự nghiệpnăm 2015 đối với sinh viên đã tốt nghiệp diện cử tuyển

- Thông báo Kết quả xét tuyển dụng viên chức sự nghiệp Giáo dục và đàotạo đối với thí sinh đào tạo theo chế độ cử tuyển

- Thông báo Tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015

- Biên bản chốt số lượng hồ sơ thu nhận tuyển dụng viên chức sự nghiệpnăm 2015

- Quyết định Phê duyệt danh sách thí sinh đủ điều kiện tham gia phỏngvấn kỳ tuyển dụng viên chức huyện Mai Sơn năm 2015

- Quyết định Thành lập hội đồng tuyển dụng viên chức năm 2015 huyệnMai Sơn

- Quyết định Ban hành quy chế làm việc của Hội đồng xét tuyển viênchức năm 2015

- Thông báo Phân công nhiệm vụ đối với các thành viên hội đồng xéttuyển viên chức năm 2015

- Quyết định Thành lập Ban Kiểm tra sát hạch, tổ giúp việc kỳ phỏng vấnviên chức sự nghiệp năm 2015

- Quyết định Thành lập tổ thẩm định câu hỏi đề xuất kỳ phỏng vấn xéttuyển viên chức sự nghiệp năm 2015

- Hướng dẫn xây dựng câu hỏi đề xuất phỏng vấn thí sinh sự tuyển viênchức sự nghiệp năm 2015

- Giám sát kỳ tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015

- Quyết định Thành lập Ban Kiểm tra sát hạch, tổ giúp việc kỳ phỏng vấnviên chức sự nghiệp năm 2015

- Quyết định Trưng tập cán bộ, công chức, viên chức và người lao độngphục vụ kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức năm 2015

- Quyết định Ban hành quy chế làm việc của Ban Kiểm tra sát hạch, tổgiúp việc kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức năm 2015

- Quyết định Ban hành Nội quy phỏng vấn xét tuyển viên chức sự nghiệpnăm 2015

- Thông báo Thông báo số báo danh, lịch phỏng vấn thí sinh dự tuyểnviên chức sự nghiệp năm 2015

- Mời họp đối với Hội đồng xét tuyển, Ban Kiểm tra sát hạch, Tổ phục vụ,

tổ giúp việc kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức năm 2015

- Thông báo Phân công nhiệm vụ đối với các thành viên tổ phục vụ kỳ xéttuyển viên chức năm 2015

- Biên bản chọn bộ đề đưa vào kỳ phỏng vấn xét tuyển viên chức sựnghiệp năm 2015

- Mời họp hội đồng xét tuyển viên chức sự nghiệp năm 2015

- Báo cáo kết quả tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015 huyện MaiSơn

- Kết quả phỏng vấn, dự kiến danh sách thí sinh trúng tuyển viên chức sựnghiệp năm 2015 huyện Mai Sơn

- Kết quả trúng tuyển viên chức năm 2015

- Phê duyệt kết quả tuyển dụng viên chức sự nghiệp năm 2015

 Hồ sơ nguyên tắc:

VD: Tập các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

 Hồ sơ nhân sự:

VD: Hồ sơ cán bộ của đồng chí Hà Thu Hiền

a Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ của Phòng Nội vụ huyện

Ba Bể

+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chứccủa cơ quan Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan, để chọn khung đề mục Danhmục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận

tiện Cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vịđược phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu

c Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

 Đối với những hồ sợ, tài liệu giải quyết công việc thuộc phạm vi đơn vị

 Đối vói những hồ sơ tài liệu tham mưu và giải quyết công việc của cơquan theo chức năng nhiệm vụ của PNV

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày côngtrình được quyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyếtcông việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loạihủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của

đơn vị chủ trì).

+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

2.1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu thể hiện giá trị pháp lý và tư cách pháp nhân của đơn vị đượckhẳng định trên văn bản Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu của PNVhuyện Mai Sơn được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

Hiện nay Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn đang sử dụng các loại dấu như:Dấu cơ quan (Dấu Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn), dấu độ khẩn, mật, dấu chứcdanh, dấu đến, dấu niêm phong

a Quản lý

Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của Văn thư đơn vị và CBVT

có trách nhiệm quản lý con dấu của Phòng dưới sự chỉ đạo, giám sát của Trưởngphòng; CBVT là người giữ khóa tủ để con dấu và sử dụng con dấu theo quyđịnh Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng vàphải có biên bản giao nhận dấu

b Đóng dấu

- Con dấu được cán bộ VT đóng lên văn bản của đơn vị ban hành

- Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định củapháp luật

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản (Trưởng phòng hoặc cấp phó phụ trách giải quyết công việc) quyết định vàdấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị hoặc tên của phụ lục

- Đóng dấu cơ quan: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều vàdung đúng mực dấu quy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềphía bên trái

- Việc đóng dấu độ mật, khẩn được thực hiện theo quy định của pháp luậthiện hành

2.2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trongquá trình hình thành và phát triển của cơ quan Công tác lưu trữ là một lĩnh vựchoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận thực tiễn và phápchế liên quan tới tổ chức khoa học tài liệu cũng như bảo quản và khai thác sửdụng tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầukhác

Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của PNV và PNV làmột bộ phận chuyên môn thuộc UBND huyện Mai Sơn nên PNV không đủ điềukiện để thành lập Phông lưu trữ, tài liệu được bảo quản tại kho của PNV chủ yếu

là tài liệu giấy, nội dung cơ bản của tài liệu là về công tác tuyển dụng cán bộ,công tác tôn giáo, công tác tổ chức cán bộ, công tác xây dựng chính quyền cơsở…

2.2.1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thựchiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy địnhnhững vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh nói chung vàphạm vi trong huyện Mai Sơn nói riêng

Quy chế góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiệncông tác lưu trữ đồng thời góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.Cho đến nay Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn đang tham mưu cho UBND huyệnxây dựng quy chế công tác VTLT huyện quy định những điều cơ bản liên quanđến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được hoàn thiện hơn và chặt chẽ phùhợp với thực trạng công tác lưu trữ áp dụng trong phạm vi toàn huyện

Hệ thống các văn bản quy định về công tác lưu trữ của mà Phòng Nội vụhuyện Mai Sơn đang sử dụng:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội

vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Công văn 283/VTLTNN – NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN – NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2014 Quyếtđịnh của UBND tỉnh Sơn La Ban hành Quy định về công tác VT- LT trên địabàn tỉnh Sơn La

Việc quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn

đã được tổ chức, thực hiện tương đối tốt Tuy nhiên để công tác lưu trữ cơ quanđược thực hiện tốt hơn thì cần có sự đôn đốc, kiểm tra,chỉ đạo về nghiệp vụ choCán bộ phụ trách công tác VTLT nhiều hơn

2.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

a Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Phòng

Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn hiện nay chưa đủ điều kiện để thành lậpphông Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn Tuy nhiên, cán bộ VTLT Phòng đượcUBND huyện giao cho phụ trách quản lý Phông UBND huyện Mai Sơn Nộidung cơ bản của tài liệu Phòng Nội vụ huyện là công tác hành chính, công táctôn giáo, công tác tuyển dụng,công tác tổ chức cán bộ

b Thu thập tài liệu vào lưu trữ

Hàng năm Phòng tiến hành thu thập tài liệu của các đơn vị chuyên mônvào cuối năm Tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trong vòng 1 năm kể từ khicông việc kết thúc ( đối với tài liệu hành chính)

Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của PNV huyện Mai Sơn:

- Cơ quan cấp trên: HĐND – UBND tỉnh Sơn La; Sở Nội vụ tỉnh Sơn La;

Ban Tuyên giáo tỉnh Sơn La; HĐND – UBND huyện Mai Sơn

- Cơ quan ngang cấp: Các phòng ban thuộc UBND huyện

- Cơ quan cấp dưới: UBND cấp xã, thị trấn; Các phòng, ban thuộc

UBND xã, thị trấn; Các trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc địa bàn huyện

Các loại tài liệu nộp lưu của Phòng như: Tài liệu bầu cử; Tài liệu công táctôn giáo; Tài liệu cải cách hành chính; Tài liệu công tác thanh niên; Tài liệucông tác văn thư lưu trữ; Tài liệu xây dựng chính quyền cơ sở

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của PNV huyện Mai Sơn làcông cụ phục vụ cho việc giải quyết các công việc hàng ngày Sau khi công việc

đã được chuyên viên giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải được lựachọn để đưa vào bảo quản trong KLT hiện hành của PNV huyện phục vụ chokhai thác, sử dụng lâu dài Những tài liệu không có giá trị phải được loại ra vàlàm thủ tục tiêu hủy Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêuchuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từngloại tài liệu, hồ sơ đã được giải quyết

2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu

Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu củaPNV huyện Mai Sơn

Quy trình chỉnh lý tài liệu của Phòng được thực hiện theo quy định củaCông văn 283/VTLTNN – NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữNhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dàituổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầukhai thác, sử dụng tài liệu

Hiện nay PNV huyện Mai Sơn đã tổ chức được một kho tạm chứa tài liệu

để bảo quản tài liệu của phòng và tham mưu cho UBND huyện quản lý kho lưutrữ UBND huyện

Tại Kho lưu trữ của Phòng Nội vụ đã trang bị một số thiết bị bảo quản cơbản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu, bình chữa cháy, quạt thông gió .tạođiều kiện thuận lợi để bảo quản tốt nhất tài liệu trong kho

Tuy nhiên, do điều kiện về kinh phí cũng như cơ sở vật chất còn hạn chếnên trang thiết bị bảo quản chưa được trang bị đầy đủ, đơn vị chưa thật sự quantâm sâu sắc đến việc bảo quản TLLT

Mẫu bìa hồ sơ đang được sử dụng tại Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn (Phụ lục 10)

2.2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT

Lưu trữ đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ và áp dụng các công cụ, phươngtiện chuyên môn nghệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thànhphần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữcủa Phòng

Công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu của Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn là Mụclục hồ sơ

2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT

Qua khảo sát thực tế, em nhận thấy tổ chức sử dụng tại PNV huyện MaiSơn tổ chức theo hình thức cho mượn, chuyên viên cần sử dụng tài liệu đểnghiên cứu thì đến kho mượn tài liệu, nghiên cứu tại kho hoặc photo mang về

Do điều kiện kinh tế và cơ sở vật chấy nên PNV chưa xây dựng được phòng đọcriêng và cũng chưa tổ chức được các cuộc triển lãm tài liệu do đó hiệu quả côngtác khai thác sử dụng chưa cao Đối tượng nghiên cứu chủ yếu là cán bộ trong

cơ quan, chuyên viên trong PNV phục vụ cho công việc hàng ngày của cơ quan,đơn vị và cũng chỉ khai thác được một khối lượng tài liệu nhất định

Để đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả PNV cần quantâm hơn nữa đến việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nói riêng và công tác lưutrữ nói chung

CHƯƠNG 3 SO SÁNH ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI

SƠN, ĐỀ XUẤT Ý KIẾN.

- Tại Phòng Nội vụ huyện công tác quản lý văn bản đi được thực hiệnđúng theo trình tự các bước Thực hiện tốt ở các khâu từ đánh máy, in văn bản,trình, ký văn bản, đóng dấu;

- Tất cả các văn bản đến đều tập trung ở văn thư cơ quan, đăng ký vào Sổđăng ký văn bản đến, thực hiện đầy đủ các khâu tiếp nhận và đăng ký văn bảnđến theo quy định hiện hành;

- Hàng năm đều mở sổ đăng ký văn bản đi, đến và được ghi chép đầy đủ,

rõ ràng;

- Việc quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch

sẽ và được cất ở trong tủ sau khi đã sử dụng xong;

- Một số cán bộ chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc đã lập

hồ sơ công việc theo các lĩnh vực được giao;

- Phòng Nội vụ huyện đã bố trí được một kho lưu trữ tạm để bảo quản tàiliệu;

- Chế độ báo cáo thống kê hàng năm được thực hiện đầy đủ;

- Cán bộ Văn thư, lưu trữ được bố trí đúng chuyên môn nghiệp vụ, là cán

bộ có hiều năm kinh nghiệp trong công tác,có phẩm chất tốt, cẩn thận, có tinhthần trách nhiệm cao; hàng năm đều cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn bồi

dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức.

- Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyểngiao văn bản đi, đến;

- Cơ sở vật chất đáp ứng tương đối tốt nhu cầu của hoạt động văn thư, lưutrữ Nhà kho bảo quản tài liệu thông thoáng, có giá, tủ đựng tài liệu ngăn nắp.Bước đầu trang bị được những phương tiện kỹ thuật cơ bản để bảo quản tài liệu

- Công tác tiêu hủy tài liệu được tiến hành theo quy định của pháp luật,đảm bảo tiêu hủy những tài liệu đã hết giá trị

- Công tác soạn thảo văn bản thường mắc phải một số lỗi như: Thẩm

quyền ban hành văn bản, vị trí, khoảng cách dòng, cỡ chữ, nơi nhận ;

- Nhiều văn bản ban hành đưa vào lưu trữ chưa được đóng dấu và thiếu

chữ ký của người có thẩm quyền;

- Sổ theo dõi văn bản đi, đến nhiều trường hợp không ghi đầy đủ các

thông tin ghi trong sổ;

- Các nội dung báo cáo thống kê chưa đáp ứng được theo yêu cầu và quy

định

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giao

công văn đi, đến còn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân; việc quản lý các vănbản đi, đến được cán bộ văn thư vào sổ quản lý, theo dõi bằng phương pháp thủcông;

- Tài liệu tồn đọng còn nhiều, phân tán tại các đơn vị chuyên môn chưa

được thu hồi, phân loại, xác định giá trị;

- Tài liệu trong kho còn rất nhiều ở dạng bó gói, chất đống chưa được

phân loại và lập thành hồ sơ công việc

- Kho lưu trữ tạm thời của Phòng chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu

như: máy hút ẩm, điều hoà…Việc sắp xếp tài liệu trong kho chưa được khoahọc, tài liệu thu về chưa được phân loại, chỉnh lý theo quy định;

- Cơ sở vật chất của Phòng còn nhiều hạn chế, diện tích phòng kho chật

hẹp, được bố trí ở vị trí chưa phù hợp chỉ là kho chứa đựng tài liệu tạm thờitrong thời gian ngắn;

- Cán bộ phụ trách công tác VTLT tuy có nhiều năm kinh nghiệp, tận tâm

với nghề nhưng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầucông việc đề ra

 Nguyên nhân của những tồn tại trên:

- Thái độ làm việc của Cán bộ chưa thật sự nghiêm túc nên vẫn còn mắc

những lỗi nhỏ trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản, đăng ký văn bản;

- Tuy cán bộ VTLT của Phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhưng

trình độ chưa cao;

- Các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về công tác VTLT thường được tổ

chức ngắn hạn, số lượng đông nên không truyền tải được hết những kiến thức,

kỹ năng cần thiết, không đạt được hiệu quả cao;

- Kinh phí đầu tư trang thiết bị cho việc ứng dụng công nghệ thông tin

còn thấp chưa đáp ứng được nhu cầu;

- Nhiều cán bộ chuyên môn chưa tiến hành lập hồ sơ công việc nên các

văn bản, tài liệu bị tích đống, bó gói, lộn xộn;

- Kinh phí đầu tư cho công tác VTLT của Phòng còn hạn chế Không có

kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu, cán bộ Văn thư kiêm nhiệm lưu trữ hàngngày thực hiện công việc Văn thư của Phòng nên không có nhiều thời gianchuyên tâm chỉnh lý;

- Cơ quan cấp trên chưa thật sự quan tâm đúng mức trong công tác bảoquản tài liệu nên việc bố trí phòng, kho, sắp xếp tài liệu chưa được hợp lý, kinhphí đầu tư trang thiết bị bảo quản còn hạn chế

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn

- Thực hiện đầy đủ chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác

văn thư, lưu trữ theo yêu cầu của cơ quan chuyên môn Xây dựng kế hoạch vàthực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Hàng năm, mở các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ chocán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ và cán bộcấp xã để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong công tác Xây dựng kếhoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấntrên địa bàn huyện;

- Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu từ các phòng, ban về lưu trữ cơquan; bố trí kinh phí phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu, đầu tư cơ sở vật chấtmua sắm trang thiết bị: Giá, cặp, hộp để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

3.3 Ý kiến kiến nghị.

Qua thực tế quan sát, em thấy được thực trạng công tác VTLT của PhòngNội vụ huyện Mai Sơn, những ưu điểm cũng như những mặt hạn chế còn tồn tạicủa công tác này Xuất phát từ những tồn tại trên, sau đây em xin đưa ra một sốkiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác VTLT của Phòng Nội vụhuyện Mai Sơn nói riêng cũng như công tác VTLT nói chung:

3.3.1 Đối với Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn

Thứ nhất, chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tácVTLT

Hàng năm, thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Sơn La tiếnhành xây dựng, ban hành kế hoạch để thống nhất thực hiện công tác VTLT đảmbảo công tác quản lý, thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng TLLT theo đúngquy định của pháp luật trên địa bàn huyện

Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức,viên chức trongcông tác VTLT

Nâng cao nhận thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ trongcông tác VTLT; đổi mới phương pháp nâng cao trình độ bằng nhiều hình thứcnhư đến từng cơ quan để phổ biến, trao đổi, mở các lớp tập huấn bồi dưỡngnghiệp vụ , đưa tin trên trang web của ngành; tăng cường cử cán bộ chuyên

trách đi tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng do Sở Nội vụ tổ chức Qua đó,giúp cán bộ hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác VTLT.

Thứ ba,đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác VTLT

Để thực hiện tốt công tác VTLT đòi hòi phải có hệ thống trang thiết bịhiện đại để nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc Vì vậy, Phòng Nội vụcần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc đầu tư các trang thiết bị , cơ sởvật chất để đảm bảo việc thực hiện các khâu nghiệp vụ một cách nhanh chóng,chính xác

Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT

Đẩy mạnh công nghệ thông tin vào công tác VTLT, ứng dụng vào côngtác quản lý văn bản đi, đến trên CSDL để tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng

và chính xác nhất, giảm thời gian công sức tra tìm tài liệu

Thứ năm, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát công tác VTLT

Cơ quan cấp trên phải thường xuyên tăng cường công tác thanh tra, kiểmtra, giám sát việc thực hiện công tác VTLT trên địa bàn huyện Để các cán bộ,công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc hơn công tác này

Thứ sáu, tuyên truyền, phổ biến vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng củaTLLT cũng như công tác VTLT Từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của cáccán bộ trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ

3.3.1.1 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí vàđiều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý Chủ trì,

tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục kháctrong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;

- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo cáctrình độ, các chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xâydựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo;quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do

Hiệu trưởng giao;xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành,thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên mônnghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm hoặc khi được Hiệutrưởng phê duyệt; Tự chủ về nguồn thu và sử dụng nguồn thu đúng mục đíchphục vụ cho các hoạt động giảng dạy,nghiên cứu khoa học và các hoạt độngkhác của Khoa theo quy định của Trường;

- Đối với các khoá học theo học chế niên chế:Tổ chức thi, quản lý bài thi

và kết quả thi kết thúc học phần, quản lý và cấp chứng chỉ học phần, tổ chức bếgiảng và trao bằng tốt nghiệp

- Đối với các khoá học theo học chế tín chỉ: phối hợp với Phòng Khảo thí

và bảo đảm chất lượng tổ chức biên soạn ngân hàng câu hỏi,đề thi, tham giachấm thi kết thúc học phần theo quy định Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũgiảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chấttheo hướng chuẩn hóa, nâng cao chất lượng đào tạo,đáp ứng nhu cầu xã hội vàhội nhập quốc tế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu

Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp táctrong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sởsản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh

và đời sống xã hội;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tưtưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;

3.3.1.2 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giaiđoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm về công tác lưu trữ Xây dựng và triển khaicác chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ đáp ứngnhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viêncủa Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơcấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trìnhđiều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán

bộ, nhân viên

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụngành đào tạo công tác lưu trữ của Trường và nhu cầu xã hội

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo công tác lưu trữ và nhu cầu của xã hội

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ

C PHẦN KẾT LUẬN

Trong thời gian em kiến tập tại Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn em đã đượclàm quen với công việc của cơ quan Tuy thời gian kiến tập không dài nhưng nóthật sự có ý nghĩa đối với bản thân em, nó giúp em trưởng thành hơn rất nhiều

Đó là cơ hội cho em có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn

và cụ thể hóa phần lý thuyết đã học trên ghế nhà trường Có thể nói đợt kiến tậpgiúp em hiểu sâu hơn về chuyên ngành VTLT Từ đó thấy được tầm quan trọngcủa công tác này trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan, để

em ý thức được rằng trách nhiệm của các thế hệ trẻ như em là rất lớn, giúp em

có thêm lòng yêu công việc sẽ gắn bó với bản thân trong tương lai gần

Đợt kiến tập diễn ra rất thuận lợi, em đã được thực hành các khâu nghiệp

vụ về công tác VTLT Bên cạnh đó tem có thêm được những kinh nghiệm quýbáu, học hỏi được cách giao tiếp, ứng xử tại môi trường công sở, tạo điều kiệncho em tự tin ra ngoài làm việc sau khi ra trường

Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập của mình, em xin bày tỏ lòng biết ơnđến các thầy, cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưu trữ và Nhà trường đã tạo mọiđiều kiện thuận lợi cho em có một môi trường học tập để tiếp thu kiến thức làmnền tảng vững chắc cho đợt kiến tập ngành nghề tại Phòng Nội vụ huyện MaiSơn

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo, cácchuyên viên Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong đợtkiến tập này Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong đơn vị em

đã gặt hái được nhiều kết quả và hoàn thành bài báo cáo một cách thuận lợi Đặcbiệt, em xin gửi lời cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Chuyên viên (Chị) Hà ThịMinh Học – Phụ trách VTLT Song kiến thức còn hạn chế không tránh khỏinhững thiếu sót em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng cáncán bộ trong đơn vị để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Mai Sơn, ngày 19 tháng 6 năm 2017

Sinh viên

Trịnh Hải Hạnh