MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện UBND huyện Mai Sơn 4 1.1.1. Chức năng của UBND Huyện Mai Sơn 5 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Mai Sơn 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện 7 1.2 Giới thiệu về phòng Nội vụ huyện Mai Sơn. 9 1.2.1. Vị trí và chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Tổ chức và biên chế 12 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn. 12 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 12 1.3.2.Cơ cấu tổ chức: 13 Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN 14 2.1. Thực tiễn nội dung công tác văn thư 14 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.1.2. Quản lí văn bản 16 2.1.2.1. Quản lý văn bản đi 16 2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.1.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 19 2.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2. Công tác lưu trữ 25 2.2.1.Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ 25 2.2.2. Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 27 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT 28 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 28 CHƯƠNG 3. SO SÁNH ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN MAI SƠN, ĐỀ XUẤT Ý KIẾN. 29 3.1. Nhận xét, đánh giá 29 3.1.1. Ưu điểm 29 3.1.2. Hạn chế 30 3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 31 3.3. Ý kiến kiến nghị. 32 3.3.1. Đối với Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn 32 3.3.1.1. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ 33 3.3.1.2. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 C. PHẦN KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN MAI SƠN, TỈNH SƠN LA Sinh viên : Trịnh Hải Hạnh Lớp : Đại học Lưu trữ học 14A Người hướng dẫn : Hà Thị Minh Học Hà Nội, 2017 MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT 10 11 Cụm từ viết tắt CB CBVT CSDL HĐND KLT UBND VTLT TLLT PNV THCS VT Giải thích cụm từ viết tắt Cán Cán văn thư Cơ sở liệu Hội đồng nhân dân Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân Văn thư lưu trữ Tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ Trung học sở Văn thư A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, công xây dựng đất nước theo xu hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ nhiệm vụ quan trọng nhất, từ lúc ngồi giảng đường em ý thức trọng trách nghĩa vụ phần nhỏ bé vào công xây dựng đất nước giàu đẹp văn minh ấy, đòi hỏi khơng học tập tu dưỡng đạo đức, rèn luyện thân, tiếp thu kiến thức ghế nhà trường để có tảng vững chuẩn bị cho tương lai sau cống hiến cho xã hội Những năm gần cải cách hành cơng việc to lớn có ý nghĩa vô quan trọng Nên công tác văn thư – lưu trữ Đảng Nhà nước vô đặc biệt quan tâm giai đoạn “Cải cách hành quốc gia nay” Trong việc xây dựng hoàn thiện tổ chức văn thư, lưu trữ đất nước khơng nằm ngồi nhiệm vụ Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, tổ chức Nền kinh tế giới đà phát triển mạnh mẽ, với phát triển kinh tế - xã hội hội thử thách cho Dưới lãnh đạo Đảng quản lý Nhà nước, xây dựng hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ từ trung ương đến sở nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội, phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành cấp Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua có thành tựu định góp phần khơng nhỏ vào công xây dựng đất nước mà Đảng Nhà nước đề Công tác quản lý văn thư, lưu trữ việc thực khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đạt kết định xong bên cạnh tồn nhiều vấn đề đặt cần sớm khắc phục giải Là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ, trực tiếp học tập tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ tương lai hồn thành khóa học em mong muốn trở thành người cán có lực, trình độ, chun mơn vững vàng cơng tác UBND huyện Mai Sơn để cống hiến phần nhỏ bé cơng sức xây dựng q hương niềm núi khó khăn lên phát triển nên em tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ để làm tảng sở để phục vụ cho cơng việc sau Bác Hồ nói “ Học đơi với hành”, chân lý mn thủa hệ vận dụng có hiệu kết hợp với phương châm nhà trường “ Học thật, thi thật, đời làm thật” với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho kiến thức mới, cập nhập làm phong phú thêm kho tàng lý luận Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác VTLT Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập quan, tổ chức kéo dài gần tháng, từ ngày 29 tháng năm 2017 đến ngày 19 tháng 06 năm 2017 Đợi kiến tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho lý luận nghiệp vụ chuyên môn học trường, lớp Thực kế hoạch Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội việc tham gia kiến tập ngành nghề, đồng ý nhà trường tiếp nhận “Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn”, em có đợt kiến tập quy định thời gian việc thực nội dung mà đề cương kiến tập đề Với thời gian kiến tập dài đem lại cho kiến thức quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán Phòng Nội vụ đợt kiến tập.Trong thời gian làm chuyên đề báo cáo cố gắng lần em tiếp xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều thiếu kinh nghiệm thực tế nên báo cáo em nhiều thiếu sót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến cô, chú, anh, chị quan thầy cô giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để em hồn thành tốt báo cáo kiến tập Qua báo cáo kiến tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt cho kiến thức vững nghiệp vụ công tác VTLT để em tự tin trường làm việc thực tế Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn tồn thể cơ, chú, anh, chị giúp em có niềm tin lòng say mê nghề nghiệp nhận thức phẩm chất trách nhiệm người cán sau trường công tác, đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới (Chị) Hà Thị Minh Học – Chuyên viên quản lý Nhà nước Văn thư – Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Mai Sơn tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để tơi hồn thành tốt đợt kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện UBND huyện Mai Sơn Mai Sơn huyện miền núi tỉnh Sơn La, huyện trọng điểm kinh tế Tỉnh nằm cụm tam giác kinh tế Thành phố Sơn La - Mai Sơn Mường La Huyện Mai Sơn có diện tích 143.247,0 Dân số 145.470 (năm 2011) Được thành lập sở thị trấn: Thị trấn Hát Lót 21 xã: Cò Nòi, Chiềng Ban, Chiềng Chăn, Chiềng Chung, Chiềng Dong, Chiều Kheo, Chiềng Lương, Chiềng Mai, Chiều Mung, Chiềng Nơi, Chiềng Sung, Chiềng Ve, Hát Lót, Mường Bằng, Mường Bon, Mường Chanh, Nà Bó, Nà Ớt, Phiêng Cằm, Phiêng Pằn, Tà Hộc Nằm toạ độ, từ 20052032' đến 21020050' vĩ độ Bắc; từ 103041' đến 104016' kinh độ Đơng - Phía Bắc giáp huyện Mường La, thành phố Sơn La - Phía Đơng giáp huyện n Châu, huyện Bắc n với ranh giới dòng Sơng Đà (chảy qua hai xã Chiềng Chăn Tà Hộc) - Phía Tây giáp huyện Sơng Mã, huyện Thuận Châu - Phía Nam giáp huyện Sơng Mã, tỉnh Hủa Phăn (CHDCND Lào) Trung tâm huyện Mai Sơn đóng thị trấn Hát Lót Từ TP Sơn La đến huyện lỵ theo đường Quốc lộ 6, dài khoảng 30 km Từ Hà Nội đến huyện lỵ có hai tuyến đường: Tuyến Quốc lộ (đường 41 ngày xưa) dài khoảng 270 km, hướng Hà Nội qua huyện Yên Châu, Mộc Châu ; tuyến đường 113A (tức đường 13) qua huyện Bắc yên, Phù Yên sang tỉnh Yên Bái Hà Nội dài khoảng 370 km UBND huyện nằm trung tâm huyện nên thuận lợi giao lưu kinh tế, thương mại, nâng cao dân trí xã gặp nhiều khó khăn, đẩy mạnh quan hệ với huyện, tỉnh trục đường Quốc lộ qua Nhân dân dân tộc Mai Sơn có bề dày truyền thống văn hố phong phú đa dạng, với truyền thống đoàn kết, truyền thống lịch sử đấu tranh anh dũng gắn liền với trình dựng nước giữ nước dân tộc Việt Nam Dưới thời Pháp thuộc, ngày 10/10/1895 tỉnh Sơn La thành lập sở huyện: Thuận Châu, Mường La, Mai Sơn, Yên Châu, Mộc Châu, Phù Yên.Ngày 20/11/1948 thành lập Đảng huyện Từ thành lập tới UBND huyện Mai Sơn không ngừng trưởng thành phát triển UBND Huyện Mai Sơn quan hành nhà nước địa phương, hoạt động theo Luật tổ chức HĐND UBND 1.1.1 Chức UBND Huyện Mai Sơn UBND Huyện HĐND Huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà Nước cấp 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện Mai Sơn • Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn • Trong việc xây dựng quyền quản lí địa giới hành Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định • Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Ngoài nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước lĩnh vực Công nghiệp, Nơng nghiệp, Thương mại du lịch, Văn hóa, Giáo dục, Y tế, Dân tộc tôn giáo,… dựa nguyên tắc lề lối làm việc sau: Huyện Mai Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách biểu theo đa số Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn chặn biểu quan liêu, lãng phí, tham nhũng, cửa quyền, hách dịch số biểu thiếu tích cực khác xuất quan, cán công chức máy quan UBND có trách nhiệm đạo, điều hành thực nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý hướng dẫn xã, thị trấn hoạt động quản lý nhà nước 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Về nhân sự: Người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (sau gọi chung Trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan chun mơn phụ trách Người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (sau gọi chung Trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan chun mơn phụ trách Cấp phó người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân 10 Đại diện Lãnh đạo quan Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên; Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 33 Quy định Điều 33 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan b) Người đứng đầu quan có thẩm quyền lưu trữ cấp tỉnh định huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ lịch sử tỉnh Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp trực tiếp có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy Căn vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến quan cấp trực tiếp, người có thẩm quyền quy định Khoản Điều định việc hủy tài liệu hết giá trị b) Theo đề nghị Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định huỷ tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy quy định sau: a) Sở Nội vụ tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy: Lưu trữ lịch sử; sở, ban, ngành; UBND huyện, thành phố quan, tổ chức cấp huyện, thành phố thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh b) Lưu trữ quan, tổ chức cấp trực tiếp thẩm tra tài liệu quan, đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Chủ tịch UBND tỉnh định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh b) Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm tra văn Sở Nội vụ tỉnh c) Chủ tịch UBND cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị UBND xã sau có ý kiến thẩm định văn Phòng Nội vụ huyện, thành phố Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình, Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan có tài liệu bị hủy 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 34 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ngành Cơng an, Quốc phòng, Ngoại giao ngành khác (cơ quan chuyên môn tổ chức theo đặc thù riêng tỉnh) thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa giải mật tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Mục QUẢN LÝ, THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Thực theo quy định Điều 13 Luật Lưu trữ Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Điều 36 Quản lý tài liệu lưu trữ xã, phường, thị trấn Tài liệu hình thành trình hoạt động HĐND - UBND xã, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ UBND xã, phường, thị trấn Người làm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn văn pháp luật khác có liên quan Điều 37 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân làm công tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập loại huỷ tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ, trang bị dùng cho lưu trữ; nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ hàng năm Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 hàng năm UBND huyện, thành phố; UBND cấp xã; quan, tổ chức thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ theo Công văn số 3470/UBND-NC ngày 25 tháng 12 năm 2013 UBND tỉnh việc thực quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Điều 38 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phòng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 39 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Điều 40 Các hình thức sử dụng tài liệu Sử dụng tài liệu phòng đọc lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Điều 41 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử thực theo Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức sau: a) Người đứng đầu quan cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật quan đơn vị thuộc quan b) Chánh Văn phòng Trưởng đơn vị trực thuộc cho phép sử dụng, chụp tài liệu lưu trữ thông thường quan, đơn vị người quan sở đề nghị phận Lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc c) Người phụ trách Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị trực thuộc cho phép khai thác, chụp tài liệu lưu trữ thông thường cán bộ, công chức, viên chức quan Việc cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu phải thể văn Điều 42 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc Nội quy phòng đọc bao gồm nội dung sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng đọc; d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc; đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy vào quan; Quy định việc sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Chương IV KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 43 Khen thưởng xử lý vi phạm Các quan, tổ chức cá nhân có thành tích cơng tác văn thư, lưu trữ xét khen thưởng đề nghị khen thưởng theo quy định pháp luật Cơ quan, tổ chức cá nhân vi phạm quy định Quy định tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật hành Trường hợp mà gây thiệt hại vật chất cho quan, tổ chức, cá nhân liên quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 44 Khiếu nại, tố cáo Các quan, tổ chức cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ với quan nhà nước có thẩm quyền Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 45 Tổ chức thực Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm giám sát, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn việc thực Quy định quan, tổ chức phạm vi toàn tỉnh Thủ trưởng sở, ban, ngành tương đương; Lãnh đạo đơn vị nghiệp thuộc UBND tỉnh, tổ chức trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội cấp tỉnh hoạt động ngân sách nhà nước; Chủ tịch UBND cấp có trách nhiệm thực Quy định triển khai đến đơn vị trực thuộc, tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức phạm vi quản lý Xây dựng quy chế chi tiết công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tế quan, tổ chức Trong q trình thực hiện, có vướng mắc vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, quan, tổ chức phản ánh Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh xem xét, định./ TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Cầm Ngọc Minh Phụ lục Sổ đăng ký Công văn Phụ lục Nội dung bên sổ Đăng ký văn Số, ký hiệu văn Ngày Tên loại tháng trích văn yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị người nhận lưu Số lượng Ghi Phụ lục Mẫu bì Phụ lục Quyết định số 204/QĐ-SNV việc giao cấu ngạch, mã số, hạng chức danh nghề nghiệp viên chức lao động hợp đồng đơn vị nghiệp công lập năm 2017 Phụ lục Sổ đăng ký Công văn đến Phụ lục Nội dung bên sổ Đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả văn Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên Đơn vị loại trích cá yếu nội nhân dung văn Ký nhận Ghi Phụ lục 10