Đánh Giá Tình Hình Outsourcing (Cho Thuê Ngoài Nhân Lực ) Của Công Ty Cổ Phần Le & Associates_unprotected

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung luận văn tốt nghiệp đề tài nghiên cứu thực cá nhân tôi, thực sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình hình thực tiễn, hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Thu Thảo Các số liệu trích dẫn luận văn tốt nghiệp trung thực, không chép hình thức Một lần tơi xin khẳng định trung thực lời cam đoan TP.HCM, ngày 20 tháng 08 năm 2012 Sinh viên thực Phạm Thị Thảo LỜI CẢM ƠN Bài luận tốt nghiệp hoàn thành kết giúp đỡ, tạo điều kiện tốt quý thầy cô, anh chị bạn Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến: Cô, Ths Nguyễn Thị Thu Thảo, người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình tạo điều kiện giúp em hoàn thành luận tốt nghiệp cách tốt Chị Nguyễn Hoàng Gia Uyên, người thầy, người chị hướng dẫn, bảo tận tình, giúp đỡ em vượt qua khó khăn q trình tìm hiểu thực tế Anh Lê Hữu Hòa, ln quan tâm, giúp đỡ, theo dõi trình làm việc cho em lời khuyên hữu ích Các anh chị: chị Tươi, anh Thụy, chị Sương, chị Thư, chị Tuyền tập thể lớp 08DQN1 hỗ trợ em nhiều suốt trình làm việc học tập Ban lãnh đ ạo công ty cổ phần Le & Associates tạo điều kiện tốt để em hoàn thành đề tài Ban giám hiệu Trường Đại học Kỹ Thuật Công Nghệ TP HCM, ban chủ nhiệm Khoa Quản Trị Kinh Doanh, tất quý thầy cô truyền đạt kiến thức cho em suốt trình học tập trường Cảm ơn ba mẹ em trai động viên, khuyên bảo cổ vũ tinh thần để hoàn thành tốt bốn năm đại học Em xin chân thành cảm ơn! Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 08 năm 2012 Phạm Thị Thảo Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt .iii Danh sách bảng sử dụng iv Danh sách biểu đồ, đồ thị, sơ đồ, hình ảnh v Lời mở đầu .1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm chung .3 1.1.1 Nguồn nhân lực gì? .3 1.1.2 Outsourcing gì? .4 1.2 Tại doanh nghiệp cần dịch vụ Outsourcing 1.2.1 Lợi ích Outtsourcing 1.2.2 Những khó khăn Outsourcing .6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG DỊCH VỤ OUTSOURCING CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LE & ASSOCIATES 2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần Le & Associates .8 2.1.1 Cơ cấu máy tổ chức 10 2.1.2 Đặc điểm kinh doanh 12 2.1.2.1 Tư vấn nguồn nhân lực 12 2.1.2.2 Tư vấn tuyển dụng 12 2.1.2.3 Thuê nhân lực .13 2.1.2.4 Đào tạo doanh nghiệp .13 2.1.2.5 Tư vấn chiến lược doanh nghiệp .14 2.1.3 Đánh giá kết sản xuất kinh doanh công ty năm gần 14 2.1.3.1 Sự tăng trưởng doanh thu công ty giai đoạn 2009-2011 14 2.1.3.2 Kết chi phí cơng ty giai đoạn 2009-2011 16 2.1.2.3 Kết lợi nhuận công ty giai đoạn 2009-2011 .17 2.2 Thực trạng dịch vụ Outsourcing công ty cổ phần Le & Associates 19 2.2.1 Công tác quản lý dịch vụ Outsourcing .19 2.2.1.1 Qui trình Outsourcing .19 i 2.2.1.2 Hệ thống phần mềm quản lý nhân HRM 21 2.2.2 Các dịch vụ Outsourcing 24 2.2.2.1 Quản lý lương phúc lợi (Payroll) .24 2.2.2.2 Cung ứng quản lý nhân (Staff contracting) 26 2.2.2.3 Thầu phụ nhân lực (Staff outsourcing) 27 2.2.3 Kết hoạt động kinh doanh phận PS 28 2.2.4 Đánh giá công tác Outsourcing công ty cổ phần Le & Associates 34 2.2.4.1 Ưu điểm 34 2.2.4.2 Nhược điểm .35 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN DỊCH VỤ OUTSOURCING CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN LE & ASSOCIATES .38 3.1 Phương hướng mục tiêu phát triển công ty 38 3.1.1 Phương hướng phát triển công ty 38 3.1.2 Mục tiêu phát triển công ty 38 3.2 Căn đề giải pháp 39 3.2.1 Thị trường lao động dồi 39 3.2.2 Sự cạnh tranh công ty dịch vụ nhân 40 3.2.3 Những điểm yếu công ty 40 3.2.4 Sự phối hợp đội ngũ phận Marketing 41 3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện dịch vụ Outsourcing cơng ty cổ phần Le & Associates 41 3.3.1 Giải pháp mở rộng kênh tuyển dụng 41 3.3.2 Giải pháp đánh giá lực thực công việc thù lao người lao động .43 3.3.3 Giải pháp quản lý hồ sơ khoa học chặt chẽ 45 3.3.4 Giải pháp tăng phối hợp phận 47 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 ii ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải Admin Phòng Tổ chức hành BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BOD Ban Giám Đốc BP Bộ phận Consultant Phòng Dịch vụ Tư Vấn C&B Bảo hiểm phúc lợi CNTT Công nghệ thông tin CV Hồ sơ ứng viên ESS Phòng Dịch vụ Tìm Kiếm Tuyển chọn Quản Trị Viên F&A Phòng Kế tốn HĐLĐ Hợp đồng lao động HĐQT Hội đồng quản trị HR Phòng nhân nội IT Phòng hỗ trợ Kỹ Thuật L&A Cơng ty cổ phần Le & Associates Marketing Phòng Marketing NV Nhânviên PRIDE Niềm tự hào PS Phòng Dịch vụ Th ngồi nhân lực (Personel Services) R&D Phòng Nghiên Cứu Phát Triển Sản Phẩm-Dịch Vụ TNCN Thu nhập cá nhân Training Phòng Dịch vụ Đào Tạo DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Tên bảng Trang Bảng 2.1 Bảng số liệu doanh thu công ty năm (2009-2011) .14 Bảng 2.2 Bảng số liệu chi phí công ty năm (2009-2011) 16 Bảng 2.3 Bảng số liệu lợi nhuận công ty năm (2009-2011) 17 Bảng 2.4 Bảng thống kê số lượng nhân viên làm việc năm (2009-2011) 29 Bảng 2.5 Bảng số liệu doanh thu, chi phí phận PS năm gần (2009-2011) 31 Bảng 2.6 Bảng doanh thu chi phí phận năm 2011 33 Bảng 3.1 Bảng tiêu phấn đấu lợi nhuận phận năm 2012 38 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Tên sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh Trang Sơ đồ 2.1 Quá trình hình thành phát triển Le & Associates Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Le & Associates 10 Biểu đồ 2.1 Sự tăng trưởng doanh thu công ty năm (2009-2011) 14 Biểu đồ 2.2 Tình hình chi tiêu công ty năm (2009-2011) 16 Biểu đồ 2.3 Kết lợi nhuận công ty năm (2009-2011) 18 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ qui trình dịch vụ Outsourcing cơng ty Le & Associates .20 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổng quan phần mềm quản lý nhân 21 Hình 2.1 Một số hình ảnh phần mềm Eviet 23 Biểu đồ 2.4 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh phận PS năm (2009-2011) 31 Biểu đồ 2.5 Kết hoạt động kinh doanh phận năm 2011 34 • Thơng tin phản hồi kết đánh giá Trong đó, tiêu chuẩn thực cơng việc hệ thống tiêu mặt số lượng, chất lượng, mức chuẩn cho việc đo lường, nhằm xác định yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc Tiêu chuẩn cần xây dựng khách quan hợp lý cho đo lường đánh giá mức độ thực công việc người lao động Đo lường thực công việc trước hết việc xác định cần đo lường thực công việc lao động, sau xem xét sử dụng tiêu thức để đo lường Từ xây dựng cơng cụ đo lường thông qua phương pháp đánh giá tựhc công việc cho phù hợp với chất cơng việc mục đíc h đánh giá Kết đo lường thực công việc thể thông chu kỳ đánh giá, tiềm phát triển tương lai biện pháp hoàn thiện thực công việc Nhân viên tuyển dụng công ty cần kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ hồn HUTECH thành cơng việc người lao động để đưa mức thù lao hợp lý theo qui định Luật Lao động sách tiền lương mà Nhà nước ban hành Hiệu công tác đánh giá phụ thuộc nhiều vào người làm công tác đánh giá Do đó, nhân viên tuyển dụng cần huấn luyện kỹ nghệ thuật đánh giá để đảm bảo hiệu đánh giá,  Dự đoán hiệu giải pháp Đánh giá lực nhân viên có hồ n thành mục tiêu cơng việc đặt hay khơng, từ có đề xuất khen thưởng với doanh nghiệp nhằm tạo phấn khởi công việc người lao động Rà sốt lại cơng việc thực nhằm xác định tồn tại, điểm yếu cần khắc phục cá nhân để xây dựng chương trình đào tạo, tập huấn cần thiết, đặc biệt cần thiết với vị trí cấp cao Xác định khả tiềm tàng cá nhân làm tảng để cá nhân phát triển nghiệp sau 3.3.3 Giải pháp quản lý hồ sơ khoa học chặt chẽ  Mục tiêu giải pháp Quản lý hồ sơ khoa học giúp cơng ty giảm thiểu khơng gian lưu trữ mà đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác giúp tiến độ xử lý cơng việc nhanh gọn, hiệu quả; dễ dàng tìm kiếm hồ sơ nhân viên nghỉ bệnh hay nghỉ việc riêng Đồng thời, hồ sơ quản lý khoa học thuận tiện chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên nghỉ việc chuyển phận hay bàn giao công việc cho người phụ trách Quản lý hồ sơ khơng khoa học mà phải chặt chẽ Việc nhân viên cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời giúp người quản lý dễ dàng công tác quản lý làm chế độ phúc lợi cho người lao động như: lên mã nhân viên phần mềm, đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân, quản lý sổ BHXH,…  Cách tiến hành Để quản lý hồ sơ giấy gọn gàng, ngăn nắp đòi hỏi người phụ trách phải thiết lập nơi lưu trữ đâu, số lượng khơng gian hạn hẹp mà số lượng hồ sơ nhiều dẫn đến thiếu chỗ lưu trữ Vì vậy, để quản lý loại hồ sơ cần thực HUTECH qua bước sau: Bước 1: Chọn tủ hồ sơ Ta nên chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn, có hộc tủ phía hộc phía Mỗi ngăn tủ có kích thước phù hợp với loại hồ sơ, với hồ sơ nhân viên nên ngăn tủ có kích thước lớn chừng 8x35 cm Ta sử dụng loại tủ treo tường để tiết kiêm diện tích Với loại tủ giải số lượng lớn hồ sơ Bước 2: Phân loại hồ sơ Có nhiều cách để phân loại hồ sơ mà đảm bảo công việc kiểm tra, xắp xếp dễ dàng Ta phân loại theo cụm, cụm hồ sơ thông tin nhân viên hồ sơ sổ BHXH Mỗi cụm lại chia thành nhóm khác nhau, nhóm hồ sơ nhân viên làm việc, hồ sơ nhân viên nghỉ việc, sổ BHXH chốt, sổ điề u chỉnh, sổ khơng q trình, sổ làm việc,… Bước 3: Sắp xếp hồ sơ Sau phân loại hồ sơ xong, công đoạn khác quản lý hồ sơ xếp hồ sơ theo trình tự Với hồ sơ thông tin nhân viên xếp theo trình tự mã nhân viên tăng dần dự án Còn sổ bảo hiểm nên xếp theo ngày tháng chốt sổ nhân viên nghỉ việc theo số lưu sổ nhân viên làm việc Bước 4: Lập danh mục lưu trữ hồ sơ Cho dù hồ sơ nhân viên thực tế có lưu trữ gọn gàng đến ta khơng lưu trữ qua liệu mềm khó mà kiểm soát Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị, nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng Trước hết ta cần tạo danh mục cụ thể, xác, nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu ta xem nhanh nhờ thư mục máy vi tính Đồng thời, đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, ta nên lưu lại thư mục cũ trước cập nhật Như vậy, lúc cần xem xét lại, ta biết thời điểm bổ sung hồ sơ Và hồ sơ nên cập nhật đặn, thường xuyên để nắm bắt kịp thời thay đổi thông tin Để nhân viên dễ dàng kiểm tra, theo dõi phận có liên quan nên tạo đườn g dẫn lưu chung, cách đặt tên thư mục phải tuân thủ nguyên tắc định thông báo rộng rãi tới toàn thể nhân viên Ta nên lưu ý số lỗi xử lý thông tin chế độ tự động lưu MS Word Excel Khi lưu tự động làm cho liệu xử lý chưa xong xử lý sai không quay trở lại được, điều gây trở ngại lớn cơng việc Ngồi ra, phận kỹ thuật nên cài đặt phần mềm khắc phục có cố xảy như: phần mềm phục hồi hồ sơ, phần mềm chuyên phục hồi liệu ổ đĩa cứng, phần mềm chuyên phục tìm lại mật bị mất,… Bộ phận kỹ thuật cần giới hạn quyền truy cập thông tin, hồ sơ máy tính, số người có nhiệm vụ liên quan có quyền xem thơng tin, quyền chỉnh sửa, cập nhật thơng tin,… Ngồi lưu trữ hồ sơ khoa học, việc kiểm sốt hồ sơ chặt chẽ giúp cơng việc nhanh chóng, thuận lợi Nhân viên dự án có đặc điểm khác nên có phương án thực khác • Đối với dự án có nhân viên giám sát cơng ty nhà máy, tức giám sát trực tiếp nhân viên Các giám sát viên thúc giục nhân viên hoàn thành đầy đủ giấy tờ hồ sơ để thuận tiện quản lý • Trường hợp khơng có giám sát viên cơng ty nhà máy mà dựa vào phận quản lý cơng ty khách hàng vệic hồn thành hồ sơ phụ thuộc vào đôn đốc từ phía phận quản lý bên Với trường hợp này, phía cơng ty có gặp khó khăn ta bị động Vì , người phụ trách cần khắc phục tối đa cách yêu cầu nhân viên cung cấp hồ sơ từ bắt đầu vào làm việc  Dự đoán hiệu giải pháp Với cách tiến hành lưu trữ hồ sơ phần giảm tải không gian lưu trữ hồ sơ với số lượng lưu trữ 4000 hồ sơ nhân viên chiếm nhiều diện tích Cơng việc tìm kiếm thơng tin nhân viên dễ dàng xác quản lý cách khoa học đồng Nếu nhân viên phụ trách có bàn giao lại cơng việc cho người khác dễ dàng Việc nhân viên cung cấp đầy đủ giấy tờ hồ sơ giúp cho phận phụ trách quản lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian chi phí hầu hết thủ tục u cầu cần phải có thơng tin cá nhân như: • Khi đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động cần phải có CMND, tờ khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân,… • Với trường hợp đủ điều kiện hưởng giảm trừ gia cảnh,…cần phải có giấy khai sinh con, giấy CMND bố/mẹ, sổ hộ • Đăng ký sổ BHXH cần phải có kê tham gia bảo hiểm xã hội dán hình 3x4, hay đềi u chỉnh thơng tin sổ BHXH cần phải có giấy tờ chứng thực gấy CMND hay sổ hộ 3.3.4 Giải pháp tăng phối hợp phận  Mục tiêu giải pháp Mỗi phận chức có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt có mối liên hệ mật thiết với có ảnh hưởng tới tồn hệ thống Hai nhóm phận phòng dịch vụ Outsourcing C&B HR cần thống thời gian hồn thành báo cáo cơng việc kết báo cáo xác nhằm giúp nhóm phận lại cơng việc Khi phận phối hợp nhịp nhàng, ăn ý đảm bảo cơng việc hồn thành tiến độ, giảm thiểu thời gian chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công ty  Cách thức thực Tồn q trình cơng tác quản lý nhân dịch vụ mà hai nhóm phận C&B HR quản lý viên bao gồm: tuyển dụng, k ý hợp đồng lao động, tiếp nhận lưu trữ hồ sơ cá nhân, tính lương bổng phúc lợi,… Vì tồn q trình có ảnh hưởng qua lại lẫn nên nhóm HR cập nhật thông tin nhân viên vào phần mềm Eviet để xuất mã nhân viên Các thơng tin bắt buộc phải cập nhật phần mềm họ tên, năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, địa thường trú,…Công vệc mở mã nhân viên không HR làm không mà nhận hỗ trợ từ phía C&B với vấn đề trục trặc lỗi phần mềm trùng mã nhân viên, không xuất liệu hay không chèn thêm liệu HR cần thực xác cơng việc mình: thơng tin nhân viên liệu lương, tăng giảm trình phải báo cáo hạn thống với C&B để C&B lên bảng lương nhân viên Nếu bảng lương cập nhật sớm, tức trước thời điểm HR tính lương cho nhân viên cơng việc tính lương HR nhẹ nhàng nhiều, HR cần lấy số liệu bên C&B báo cáo đối chiếu với số liệu thực tế HR cho bảng lương Bên cạnh đó, để bảng lương nhân viên đạt hiệu hay không nhờ HR cung cấp số liệu, thông tin nhân viên để C&B làm công tác tính thuế BHXH cho người lao động  Dự đốn hiệu giải pháp Cơng việc phận PS theo trình tự hơn, từ khâu lên mã số nhân viên, cập nhật thơng tin, tính lương khoản phúc lợi thực thống Giải gánh nặng tính lương hàng tháng HR nhờ vào bảng lương cung cấp từ phía C&B Ngồi ra, C&B nhẹ nhàng công việc báo cáo lương, thếu chế độ phúc lợi trợ cấp chế độ thai sản, ốm đau,…khi nhận thơng tin đầy đủ từ phía HR KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ KẾT LUẬN Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu phân tích dịch vụ Outsourcing công ty cổ phần Le & Associates, ch ỉ số điểm hạn chế ưu điểm công tác dịch vụ mà phòng PS đ ang thực Từ hạn chế tơi đưa m ột số đề xuất nhằm hoàn thiện mong muốn dịch vụ Outsourcing công ty phát huy hiệu tối đa, nhằm đem đến hài lòng cho khách hàng, nâng cao uy tín dịch vụ Outsourcing nói riêng cơng ty L&A nói chung KHUYẾN NGHỊ Những đề xuất giải pháp có khả thực hay khơng cần có giúp đỡ, tạo điều kiện từ phía lãnh đạo cơng ty sách, qui định nhà nước Vì vậy, để giải pháp mang tính khả thi, tơi có đưa vài khuyến nghị với quan chức sau:  Đối với công ty Ban lãnh đ ạo cơng ty nên mở khóa đào tạo ngắn ngày dành cho nhân dự án để nâng cao khả áp dụng vào công việc, tạo gắn kết nội cơng ty để phòng ban làm việc thống tương trợ lẫn Công tác dịch vụ Outsourcing phát triển hay không nhờ quảng bá hình ảnh, dịch vụ cơng ty Vì lẽ mà phận marketing cần đưa chiến lược giới thiệu dịch vụ sâu, rộng  Đối với Nhà nước Nguồn lao động nước dư thừa mức, lao động phổ thông Tuy nhiên, lao động thiếu trình độ tay nghề, Nhà nước cần có giải pháp nhằm cải thiện trình đ ộ lao động nước Nhà nước cần phối hợp với quan chức để mở thêm nhiều trung tâm dạy nghề có chất lượng có sách phát triển nhân lực nước tạo công ăn việc làm người lao động thất nghiệp Các trung tâm giới thiệu việc làm cần cập nhật cụ thể nguồn tuyển dụng cơng ty có uy tín có nhiều cơng việc phong phú cho người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu sách: Trần Kim Dung, “Quản trị nguồn nhân lực”, Nhà xuất tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2010 Nguyễn Vân Điềm Nguyễn Ngọc Quân, “Quản trị nhân lực”, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc Dân, năm 2007 Thomas L.Friedman, “Thế giới phẳng”, Nhà xuất Trẻ, năm 2009 Tài liệu điện tử: [1] Theo tạp chí nhịp cầu cầu đầu tư, “Thời Outsourcing”, 28/08/2009, http://4tech.com.vn [2] Saga, “Cắt giảm chi phí hoạt động với dịch vụ thuê ngoài”, 20/05/2009, http://www.saga.vn http://l-a.com.vn ... giới, loại hình sử dụng th ngồi nhân lực (Outsourcing) công ty cung cấp dịch vụ thuê ngồi nhân lực đời Cơng ty giải pháp nhân lực Le & Associates (L&A) công ty chuyên gia tư vấn nhân L&A giúp doanh... đồng) CHƯƠNG THỰC TRẠNG DỊCH VỤ OUTSOURCING CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LE & ASSOCIATES 2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần Le & Associates Công ty cổ phần L&A thức thành lập vào ngày 06/04/2001, nhà... thị trường hướng tới công ty dịch vụ th ngồi, tơi định chọn đề tài báo cáo tốt nghiệp là: Đánh giá thực trạng dịch vụ Outsourcing (cho thuê nhân lực) công ty cổ phần Le & Associates”, nhằm cung