Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại chi cục hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế nội bài

DỰ ÁN ĐỔI MỚI MƠ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC TẠI CHI CỤC HẢI QUAN CỬA KHẨU SÂN BAY QUỐC TẾ NỘI BÀI Chi cục Hải quan Cửa Sân bay Quốc tế Nội Bài Chi cục Hải quan Việt Nam nằm khối Cơ quan hành thuộc Tổng cục Hải quan Chi cục gồm 180 cán nhân viên, phân ra: phòng ban nghiệp vụ, phòng ban trực tiếp làm việc với Doanh nghiệp nhân dân, phòng ban hỗ trợ gián tiếp, tất nỗ lực phấn đấu để đạt mục tiêu chung *“Mọi hành động hướng phát triển chung toàn Ngành” Hiện nay, với xu toàn cầu hóa phát triển ngày nhanh chóng, Chi cục Hải quan Cửa SBQT Nội Bài phải đối mặt với nhiều hội thách thức, đáp ứng phát triển chung nước Sự phục vụ mang tính truyền thống chưa có khác biệt, hạn chế việc nâng cấp ứng dụng triệt để sản phẩm công nghệ thông tin đại, đặc biệt đội ngũ cán kinh nghiệm đổi nhanh cơng nghệ thơng tin, tính chun nghiệp chưa cao, làm việc theo nhóm thiếu gắn kết, chưa phát huy hết tính chủ động, sáng tạo cơng việc Vì vậy, để đạt mục tiêu đòi hỏi Chi cục không quan tâm công nghệ, cải tiến thủ tục hành chính, mà liên tục tìm tòi mới, sáng tạo thay đổi cho phù hợp với thực tế, khẳng định người đóng vai trò quan trọng phát triển chung tồn Ngành Chỉ có quy tụ người giỏi, nỗ lực làm việc gắn bó với Ngành thực mục tiêu Việc khuyến khích nhân viện làm việc thực mục tiêu quan trọng Chi cục Tầm quan trọng khuyến khích, tạo động lực làm việc giá trị cốt lõi mục tiêu phát triển nguồn nhân lực bền vững Do đó, yếu tố then chốt Chi cục cần phải thực đổi mơ hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng khuyến khích nhân viên nâng cao động lực làm việc Việc nâng cao chất lượng dịch vụ đòi hỏi khơng quy trình làm việc, trang thiết bị sở vật chất, cơng nghệ mà đòi hỏi trình độ nỗ lực cán Hải quan Chỉ cán HQ có tinh thần làm việc tốt, làm việc có động lực trì chất lượng dịch vụ, đặc biệt chất lượng dịch vụ để khẳng định cần thời gian dài, liên tục trì khơng thể khách hàng ghi nhận Các yếu tố khác quy trình cơng nghệ, máy móc, sở vật chất mang tính ổn định cao, người khơng giống vậy, họ thường xun phải khuyến khích trì động lực làm việc Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey nghiên cứu tổng thể suất nước giới giai đoạn từ năm 1970 đến năm 2003 Kết nghiên cứu điều thú vị thứ hạng số GDP đầu người số quốc gia tăng lên nhanh chóng Ailen tăng từ thứ hạng thứ 21 (năm 1970) lên thứ (năm 2001) yếu tố đóng góp chủ yếu vào mức tăng ngoạn mục tăng suất lao động Vậy thân suất chịu tác động yếu tố Các nghiên cứu suất lao động biến động theo hai biến số lực động lực làm việc viết theo công thức sau: Năng suất = f (khả năng) (động lực) Trong đó, lực tổng hợp yếu tố bao gồm giáo dục, đào tạo kinh nghiệm Để cải thiện lực cần thời gian dài Trái lại, động lực làm việc nhân viên nâng cao nhanh chóng thơng qua sách quản lý sách đãi ngộ Như cấp quản lý có sách đãi ngộ hiệu góp phần to lớn việc nâng cao động lực làm việc nhân viên qua nâng cao suất tồn cơng ty Qua nghiên cứu lý thuyết, thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ nhân viên yếu tố then chốt cho thành cơng, cơng việc khó phức tạp, đề xuất dự án nâng cao động lực làm việc cho cán nhóm cán Chi cụ thông qua: Xây dựng hệ thống mô tả công việc (Job Descriptions - JD) số đánh giá kết làm việc (Key Performance Indicators – KPI) Với công việc mô tả cụ thể cho vị trí, nhóm làm việc, người quản lý Chi cục dễ dàng đưa mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho cán bộ/ nhóm cán theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức thực để tạo động lực cho nhân viên đạt mục tiêu đề Thêm vào đó, xây dựng hệ thống KPI, người quản lý thân cán Chi cục tự đánh giá định kỳ mức độ hoàn thành hiệu cơng việc, từ cán biết phải cố gắng để đạt mục tiêu kế hoạch mình, đồng thời nhận thông tin đánh giá hiệu công việc, kịp điều chỉnh công việc cho phù hợp trì động lực làm việc Người quản lý dễ dàng đánh giá kết nhân viên có tiêu cụ thể, rõ ràng, xác định từ đầu giao kế hoạch cho cán hay nhóm cán Dưới biểu mẫu xây dựng mô tả công việc, giao tiêu định kỳ đánh giá hiệu làm việc thực Chi cục: Mẫu 1: BẢNG MÔ TẢ VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC THÔNG TIN CÔNG VIỆC: Chức danh Bộ phận Quản lý trực tiếp Thời gian làm việc Ngày nghỉ Toàn thời gian Theo Luật LĐ VN MỤC ĐÍCH CƠNG VIỆC: Nêu chất cơng việc: MƠ TẢ NHIỆM VỤ CỤ THỂ: Stt Nhiệm vụ 10 11 Tài liệu quy định MỐI QUAN HỆ: Stt Bộ phận Nội dung Chi cục Trưởng Ban Nghiên cứu – phát triển Ban Kế hoạch kiểm soát Ban Tài Kế tốn Stt CHẾ ĐỘ BÁO CÁO: Loại báo cáo Kế hoạch Báo cáo công việc lập kế hoạch Báo cáo kết kinh doanh định kỳ Thời gian báo cáo Người nhận b/c Stt Stt 10 11 ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Loại công cụ, dụng cụ Tiêu chuẩn Máy tính để bàn Điện thoại để bàn Bàn ghế làm việc Phương tiện làm việc không gian chung văn phòng theo quy định cơng ty Số lượng 01 01 01 TIÊU CHUẨN: Loại yêu cầu Tiêu chuẩn Trình độ văn hố Các khố học chun mơn Trình độ ngoại ngữ Tin học, internet Kinh nghiệm Kỹ Giới tính Độ tuổi Ngoại hình Tính cách cá nhân Thể chất/ Sức khỏe Ngày tháng năm 2010 Trưởng phận Trưởng ban nhân Chi cục Trưởng Tơi đọc hiểu tồn nội dung mô tả công việc ……./… /2010 Họ tên:…………………………… Mẫu 2: THỎA THUẬN MỤC TIÊU CÁ NHÂN NĂM 2010 Ngày 2010 tháng năm Họ tên nhân viên: Vị trí: MS: Ban/Phòng/bộ phận làm việc trực tiếp: Quản lý trực tiếp: Quản lý ban/phòng: Chúng tơi đồng thỏa thuận ký mục tiêu công việc giao/nhận STT Chỉ tiêu công Tiêu chuẩn việc Mức độ quan trọng % đánh giá giao Ghi a b E c d Chú ý : Mức độ quan trọng mục tiêu thể theo số thứ tự (1, 2, 3,…) tỷ trọng (%) Trưởng ban/ phòng Quản lý Nhân viên trực tiếp Mẫu BẢNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN NĂM 2010 Ngày năm 2010 tháng 12 Họ tên nhân viên: Vị trí: MS: Phòng/bộ phận làm việc trực tiếp: Quản lý trực tiếp: Quản lý phòng: I/ BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỒN THÀNH CÁC CƠNG VIỆC ĐƯỢC GIAO ( Thơng tin bảng đánh giá điền vào cột b, c, d, e, g , i cột ghi chú) ST T Tiêu Chỉ tiêu Mức chuẩn công việc quan đánh giao % giá a b c d Nhân viên đánh độ giá trọng mức độ hoàn thành = d e x e Ghi Quản Lý trực Trưởng tiếp đánh giá phòng mức độ hồn tổng kết thành =d x g i Chú ý : Mức độ quan trọng mục tiêu thể theo số thứ tự 2.Đánh giá mức độ hoàn thành thực đến hết ngày 31 /12/2009 (*) Đánh giá: Thang điểm từ 1-5 (1: Kém, 2: Hơi kém, 3: Trung bình, 4: Khá, 5: Tốt) Số tiêu công việc không 3 ) b/Các nhược điểm cần khắc phục c/ Nhận xét quản lý trực tiếp IV/ KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN TRONG NĂM 2011 a/ Các chương trình cần đào tạo, buổi tọa đàm, hội thảo… cần thiết để nâng cao kỹ làm việc trình độ thân (Mục đích, nội dung , hình thức , thời gian, dự tốn kinh phí… ) b/ Mục tiêu phấn đấu năm tới (VD : Giữ vị trí cao chuyển sang vị trí cơng việc khác để có hội phát huy hết khả … ) c/ Các công việc thực năm 2011 ( VD : Các công việc chưa hoàn thành năm 2010 kế hoạch năm - Không lớn 20 nhỏ 5) Trưởng phòng Quản lý trực tiếp Nhân viên Từ việc triển khai làm JD KPI cho cán nhân viên, Chi cục xây dựng sách đãi ngộ, hướng tới mục tiêu sau: • Thúc đẩy nhân viên làm việc cách tự giác chủ động thông qua việc tạo môi trường làm việc có quy định trách nhiệm quyền hạn rõ ràng cơng khai • Hỗ trợ việc đạt mục tiêu chung tồn cơng ty bao gồm mục tiêu ngắn hạn mục tiêu dài hạn, • Thu hút giữ nhân viên làm việc hiệu Có hai loại hình đãi ngộ đãi ngộ tài đãi ngộ phi tài Mỗi hình thức đãi ngộ có cách thức thể khác Bảng đưa đề xuất số cách thức đãi ngộ thuộc hai nhóm hình thức đãi ngộ cán Chi cục: Đãi ngộ tài Đãi ngộ phi tài 10 • Lương theo kết cơng việc • Thăng chức trao thêm • quyền hạn Chương trình biểu dương thành khả • Thưởng theo kết cơng việc • Bảo hiểm sức khỏe bảo hiểm • nhân thọ Du lịch kỳ nghỉ đặc biệt tích, trao khen, • Làm giàu nội dung cơng việc • Cải tiến mơi trường làm việc Do nhu cầu cán khác nhau, sách đãi ngộ cần kết hợp giải pháp đãi ngộ tài phi tài để đáp ứng nhu cầu cán bộ, tạo động lực để họ phấn đấu làm việc cách hiệu Trên vấn đề mà nhận thức qua mơn hành vi tổ chức nói chung xây dựng mơ hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc nói riêng, mơn học giúp tơi hiểu sâu giả thiết, giá trị niềm tin chung chi phối hành vi bên tổ chức Môn học giúp làm việc cách hiệu hơn, đạt thành công cá nhân góp phần vào thành cơng chung tổ chức Nguồn tài liệu tham khảo: - Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, 01/2010, tài liệu tham khảo - lưu hành nội - Quyết định 225/QĐ-TCHQ năm 2011 Tuyên ngôn phục vụ khách hang Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành 11 ... chốt Chi cục cần phải thực đổi mơ hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng khuyến khích nhân viên nâng cao động lực làm việc Việc nâng cao chất lượng dịch vụ đòi hỏi khơng quy trình làm việc, ... cứu lý thuyết, thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ nhân viên yếu tố then chốt cho thành công, cơng việc khó phức tạp, tơi đề xuất dự án nâng cao động lực làm việc cho cán nhóm cán Chi. .. Xây dựng hệ thống mô tả công việc (Job Descriptions - JD) số đánh giá kết làm việc (Key Performance Indicators – KPI) Với công việc mô tả cụ thể cho vị trí, nhóm làm việc, người quản lý Chi cục