Thực trạng tổ chức quản trị hàng hóa tại Công ty phân phối mỹ phẩm The Face Shop

Thực trạng tổ chức quản trị hàng hóa tại Công ty phân phối mỹ phẩm The Face Shop.Chương 1. Lí thuyết.Lý thuyết về xác định nhu cầu dự trữ1.1 Khái niệm:Dự trữ là các hình thái kinh tế của sự vận động các sản phẩm hữu hình – vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm,… nhằm thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp nhất.Dự trữ hàng hoá thương mại là sự tích tụ lực lượng hàng hoá ở khâu bán hàng nhằm đảm bảo quá trình thương mại được diễn ra liên tục.Phân loại dự trữPhân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng LogisticsLà một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, … và những thông tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng một cách tốt nhất. Để đảm bảo cho quá trình logistics diễn ra liên tục thì dự trữ sẽ tồn tại trên suốt dây chuyền cung ứng, ở tất cả các khâuPhân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình Dự trữ chu kỳLà dự trữ để đảm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm (sản xuất hoặc bán hàng) được tiến hành liên tục giữa hai kỳ đặt hàng (mua hàng) liên tiếp Dự trữ định kỳ được xác định bằng công thức: Dck = Qn = m.t dh Trong đó:Dck : Dự trữ chu kỳ (Qui mô lô hàng nhập Qn) m : mức bán tiêu thụ sản phẩm bình quân 1 ngày đêm.Tdh : thời gian của một chu kỳ đặt hàng (ngày) Như vậy dự trữ chu kỳ phụ thuộc vào cường độ tiêu thụ sản phẩm và độ dài chu kỳ đặt hàng. Khi những yếu tố này thay đổi thì dự trữ chu kỳ sẽ thay đổi theo. + Dự trữ bảo hiểm: Dự trữ chu kỳ chỉ có thể đảm bảo cho quá trình tiêu thụ sản phẩm được liên tục khi lượng cầu m ) và ( thời gian cung ứng chu kỳ đặt hàng (tdh) không đổi. Một khi m hoặc tdh hoặc cả hai yếu tố này thay đổi, dự trữ chu kỳ không thể đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục, mà cần có dự trữ dự phòng, hay dự trữ bảo hiểm. Dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức sau: Db Dự trữ bảo hiểm Db = δ.z Trong đó:Db Dự trữ bảo hiểm δ Độ lệch tiêu chuẩn chung z Hệ số tương ứng với xác suất có sẵn sản phẩm để tiêu thụ (tra bảng)Trong trường hợp doanh nghiệp phải có dự trữ bảo hiểm, dự trữ trung bình sẽ là: D=Q2 + Db + Dự trữ trên đường: Dự trữ sản phẩm trên đường được xem là một bộ phận cấu thành nên dự trữ trung bình, nó bao gồm: dự trữ hàng hoá được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho tại các đơn vị vận tải. Dự trữ trên đường phụ thuộc vào thời gian sản phẩm nằm trên đường và cường độ tiêu thụ hàng hóa, và bên đảm bảo dự trữ trên đường là bên sở hữu sản phẩm trong quá trình vận chuyển.Dự trữ trên đường được tính theo công thức sau: Dv = m .t vTrong đó: Dv Dự trữ sản phẩm trên đườngm Mức tiêu thụ sản phẩm bình quân một ngàytv Thời gian trung bình sản phẩm trên đường Nếu doanh nghiệp có dự trữ trên đường thì dự trữ trung bình sẽ là: D= Q2 + Db + DvPhân loại theo mục đích của dự trữ + Dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày. Dự trữ thường xuyên phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian giữa 2 thời kỳ nhập hàng. Dự trữ thường xuyên bao gồm dự trữ chu kỳ và dự trữ bảo hiểm.+ Dự trữ thời vụ: Có những loại hàng hoá tiêu thụ quanh năm, nhưng sản xuất có tính thời vụ như: nông sản, ngược lại có những sản phẩm chỉ tiêu dùng theo mùa vụ nhưng có thể sản xuất quanh năm như : quần áo thời trang. Để đáp ứng những nhu cầu nêu trên thì phải có dạng dự trữ theo mùa vụ. Một số ví dụ về dạng dự trữ này, như: ở xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mùa đông; các công ty thiết bị trường học dự trữ sách, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho ngày khai trường.1.3. Căn cứ xác định nhu cầu dự trữ của DN:Yếu tố thuộc về doanh nghiệpKế hoạch bán hàng và mua hàngChính sách mua hàngNguồn lực tài chínhĐiều kiện cơ sở hạ tầng kho bãiTrình độ quản lý cung ứngYếu tố thuộc về thị trườngKhả năng cung cúng của thị trườngTình hình biến động giá cảQuan hệ với các nhà cung cấpTính thời vụ trong kinh doanhCác yếu tố khác: Công nghệ, Luật pháp, …..Tổ chức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữa. Xác định nhu cầu kho bãi dự trữKho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm.Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.Với doanh nghiệp thương mại, hệ thông kho bãi có thể bao gồm các loại chính sau: Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa. Kho bãi trung chuyển. Kho bãi dự trữ.Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: Diện tích nghiệp vụ chính của kho. Diện tích khác.Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Phương pháp này thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi,… Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống…S = DsTrong đó: S là diện tích kho bãi cần có, D là định mức dự trữ theo ngày, s là tải trọng trên m2.Thông thường, doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích:S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu.S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa.S bình quân: Theo định mức dự trữ bình quân.Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m3.V = DvTrong đó: V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự S, V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân.b. Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:+ Đáp ứng được nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp.+ Chi phí về kho bãi thấp nhất.+ Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra.+ Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường.Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình. Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau:+ Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ.+ Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng.+ Hệ thống chiếu sáng.+ Hệ thống điều hòa, hút ẩm.+ Trang thiết bị nâng hạ, bao gói.+ …2.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vậta. Tổ chức giao nhận hàng hóa vào khoTổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn. Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến. Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho.Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể: Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm. Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc không bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể. Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực phẩm về số lượng, chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ.b. Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóaTổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. Các hoạt động này bao gồm: Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa. Kê lót hàng hóa trong kho. Chất xếp hàng hóa trong kho. Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng. Chống côn trùng và vật gặm nhấm.c. Tổ chức giao xuất hàng hóaGiao hàng là một công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho.Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây: Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa. Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung. Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong

Chương Lí thuyết Lý thuyết xác định nhu cầu dự trữ 1.1 Khái niệm: Dự trữ hình thái kinh tế vận động sản phẩm hữu hình – vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm,… nhằm thỏa mãn nhu cầu sản xuất tiêu dùng v ới chi phí thấp Dự trữ hàng hố thương mại tích tụ lực lượng hàng hoá khâu bán hàng nhằm đảm bảo trình thương mại diễn liên tục 1.2 Phân loại dự trữ a) Phân loại theo vị trí sản phẩm dây chuyền cung ứng Logistics Là chuỗi hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, thực cách khoa học có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, … thơng tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng cách tốt Để đảm bảo cho trình logistics diễn liên tục dự trữ tồn su ốt dây chuyền cung ứng, tất khâu b) Phân loại theo yếu tố cấu thành dự trữ trung bình Dự trữ chu kỳ Là dự trữ để đảm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm (sản xuất bán hàng) tiến hành liên tục hai kỳ đặt hàng (mua hàng) liên tiếp Dự trữ định kỳ xác định công thức: Dck = Qn = m.t dh Trong đó: - Dck : Dự trữ chu kỳ (Qui mô lô hàng nhập - Qn) m : mức bán/ tiêu thụ sản phẩm bình quân ngày đêm - Tdh : thời gian chu kỳ đặt hàng (ngày) Như dự trữ chu kỳ phụ thuộc vào cường độ tiêu thụ sản phẩm độ dài chu kỳ đặt hàng Khi yếu tố thay đổi dự trữ chu kỳ thay đổi theo + Dự trữ bảo hiểm: Dự trữ chu kỳ đảm bảo cho trình tiêu thụ sản phẩm liên tục lượng cầu m ) ( thời gian cung ứng/ chu kỳ đặt hàng (tdh) không đổi Một m tdh hai yếu tố thay đổi, dự trữ chu kỳ đảm bảo cho q trình diễn liên tục, mà cần có dự trữ dự phòng, hay dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm tính theo cơng thức sau: Db- Dự trữ bảo hiểm Db = δ.z Trong đó: Db- Dự trữ bảo hiểm δ- Độ lệch tiêu chuẩn chung z- Hệ số tương ứng với xác suất có sẵn sản phẩm để tiêu thụ (tra bảng) - Trong trường hợp doanh nghiệp phải có dự trữ bảo hiểm, dự trữ trung bình là: D=Q/2 + Db + Dự trữ đường: Dự trữ sản phẩm đường xem phận cấu thành nên dự trữ trung bình, bao gồm: dự trữ hàng hố chun chở phương tiện vận tải, trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho đơn vị vận tải Dự trữ đường phụ thuộc vào thời gian sản phẩm nằm đường cường độ tiêu thụ hàng hóa, bên đảm bảo dự trữ đường bên sở hữu sản phẩm trình vận chuyển Dự trữ đường tính theo cơng thức sau: Dv = m t v Trong đó: - Dv- Dự trữ sản phẩm đường m - Mức tiêu thụ sản phẩm bình quân ngày tv - Thời gian trung bình sản phẩm đường Nếu doanh nghiệp có dự trữ đường dự trữ trung bình là: D= Q/2 + Db + Dv c) Phân loại theo mục đích dự trữ + Dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày Dự trữ thường xuyên phụ thuộc vào cường độ biến đổi nhu cầu khoảng thời gian thời kỳ nhập hàng Dự trữ thường xuyên bao gồm dự trữ chu kỳ dự trữ bảo hiểm + Dự trữ thời vụ: Có loại hàng hố tiêu thụ quanh năm, sản xuất có tính thời vụ như: nơng sản, ngược lại có sản phẩm tiêu dùng theo mùa vụ sản xuất quanh năm : quần áo thời trang Để đáp ứng nhu cầu nêu phải có dạng dự trữ theo mùa vụ Một số ví dụ dạng dự trữ này, như: xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mùa đông; công ty thiết bị trường học dự trữ sách, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho ngày khai trường - 1.3 Căn xác định nhu cầu dự trữ DN: Yếu tố thuộc doanh nghiệp Kế hoạch bán hàng mua hàng Chính sách mua hàng Nguồn lực tài Điều kiện sở hạ tầng kho bãi Trình độ quản lý cung ứng Yếu tố thuộc thị trường Khả cung cúng thị trường Tình hình biến động giá Quan hệ với nhà cung cấp Tính thời vụ kinh doanh Các yếu tố khác: Công nghệ, Luật pháp, … Tổ chức dự trữ hàng hóa doanh nghiệp thương mại 2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ a Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi hiểu đơn giản điều kiện sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, trang thiết bị để chứa đựng bảo quản sản phẩm Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm cơng việc sau xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư sở hạ tầng mua sắm trang thiết bị kho bãi Với doanh nghiệp thương mại, hệ thơng kho bãi bao gồm loại sau: - Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa - Kho bãi trung chuyển - Kho bãi dự trữ Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần vào định mức dự trữ hàng hóa Diện tích cần có thường bao gồm: - Diện tích nghiệp vụ kho - Diện tích khác Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: - Phương pháp kinh nghiệm: Đây phương pháp sử dụng phổ biến Phương pháp thường áp dụng tính tốn diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi,… - Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp thường áp dụng cho hàng hóa chất xếp giá, kệ, chất đống… S = D/s Trong đó: S diện tích kho bãi cần có, D định mức dự trữ theo ngày, s tải trọng Thông thường, doanh nghiệp tính tốn cân đối ba định mức diện tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa S bình quân: Theo định mức dự trữ bình qn -Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp áp dụng cho hàng hóa chứa đựng bảo quản theo đơn vị V = D/v Trong đó: V thể tích cần có v hệ số thể tích chứa đựng cần có cho đơn vị sản phẩm Tương tự S, V tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân b Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ - Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng yêu cầu sau: + Đáp ứng nhu cầu kho bãi doanh nghiệp + Chi phí kho bãi thấp + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán + Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường -Quyết định đầu tư hay thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không thiết phải đầu tư kho bãi có doanh nghiệp chun cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi Do th làm chi phí cố đ ịnh gi ảm tốn chi phí tổng thể thấp tự đầu tư Doanh nghiệp cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi - Lên danh mục triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm tài sản thuộc nhóm chủ yếu sau: + Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa d ự trữ + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng + Hệ thống chiếu sáng + Hệ thống điều hòa, hút ẩm + Trang thiết bị nâng hạ, bao gói +… 2.2 Theo dõi quản lý hàng hóa dự trữ mặt vật a Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo yêu cầu sau: - Nhận số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn vận đơn - Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận nơi bảo quản chế biến - Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động khâu nhận hàng, bốc xếp vận chuyển, bảo quản chế biến kho Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm, tính chất riêng, nguồn hàng giao nhận có yêu cầu quy định khác Cụ thể: - Tất hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ - Tất hàng hóa nhập kho phải kiểm nhận kiểm nghiệm Có số loại hàng hóa cần phải hóa nghiệm - Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt khơng bình thường bao bì, đóng gói phải tiến hành làm thủ tục theo quy định việc giao nhận với chứng kiến bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể - Khi nhận hàng xong, phải ý ghi rõ số hàng thực phẩm số lượng, chất lượng chúng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ b Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa thực chất xây dựng, tổ chức hoạt động người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng hàng hóa Các hoạt động bao gồm: -Lựa chọn bố trí vị trí sơ đồ xếp hàng hóa - Kê lót hàng hóa kho - Chất xếp hàng hóa kho - Điều hòa nhiệt độ độ ẩm kho - Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa vệ sinh kho hàng - Chống trùng vật gặm nhấm c Tổ chức giao xuất hàng hóa Giao hàng cơng việc quan trọng, định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh kho Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho yêu cầu khách hàng thực nhiệm vụ giao hàng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, giao hàng cần thực tốt quy định sau đây: - Tất hàng hóa xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ xuất theo số lượng, phẩm chất quy cách ghi phiếu xuất kho Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ có đủ thẩm quyền giao nhận hàng hóa - Trước giao hàng, cán giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị - Chuẩn bị hàng hóa theo với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi phiếu xuất kho - Căn vào phiếu xuất kho cán giao nhận, thủ kho với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận giải trường hợp phát sinh phù hợp với quy định chung - Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau - Hàng xuất nội phải có chữ ký thủ trưởng phiếu lệnh xuất kho - Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng xảy trường hợp khơng bình thường, khơng với kế hoạch, tiến độ… cần có bàn bạc hai bên để giải thỏa đáng sở nguyên tắc, chế độ quy định - Tất hình thức giao hàng quy định th ời gian định - Tất trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, phẩm chất, không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên kiểm nghiệm chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm sở pháp lý cho việc xử lý sau - Trường hợp giao hàng thiếu hàng hàng không yêu cầu người mua hàng khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy thủ kho phải giao đủ, giao cho họ, không dây dưa kéo dài từ chối d Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa q trình kiểm đếm ghi chép tồn liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: - Hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có loại hay khơng? - Có đủ số lượng hay khơng? - Có đảm bảo chất lượng hay khơng? - Giải vấn đề tồn quản lý liệu dự trữ Có số loại kiểm kê sau: - Kiểm kê thường xuyên - Kiểm kê đột xuất - Kiểm kê định kỳ 2.3 Theo dõi quản lý hàng hóa mặt giá trị a Phương pháp tính theo giá mua thực tế  T T Tên hàng hóa Son the skin face Kem Dưỡn g Da Kem chống nắng Sữa rửa mặt Kem BB toàn thân Nước tẩy trang Căn vào diện tích nhà kho nhu cầu mua bán cửa hàng The face Shop , nhóm đưa số lượng dự trữ mặt hàng mĩ phẩm sau: Mã SP 800167734543 Giá nhập 130.00 Dự trữ bảo hiểm Dự trữ thấp Dự trữ cao SL VNĐ SL VNĐ SL 100 Sản phẩ m 100 13tr 26tr 45tr 200 Sản phẩ m 200 90tr 500 sản phẩ m 400 VN Đ 65tr 180t r Dự trữ bình quân SL VNĐ 300 sản phẩ m 300 39tr 800167734561 450.00 800167734553 250.00 100 25tr 250 62.5t r 500 125t r 300 75tr 800167734543 170.00 100 17tr 300 51tr 550 93tr 400 68tr 800167734509 285.00 100 28.5t r 200 57tr 500 142t r 300 85.5t r 800167734500 200.00 100 20tr 150 30tr 400 80tr 300 60tr 2.3 Công tác tổ chức dự trữ mặt hàng mỹ phẩm the face shop 2.3.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 135tr - Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ: Với THE FACE SHOP hệ thống kho bãi gồm loại sau: Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa đồng thời kho bãi dự trữ Kho thường đặt nơi thu mua, tiếp nhận hàng hóa việc dự trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán hàng ngày doanh nghiệp Địa điểm cụ thể số 100 ngõ 133 Xuân Thủy- Cầu Giấy Kho The Face Shop coi kho tạm thời thuê thuộc loại kho nhỏ Căn vào định mức dự trữ hàng hóa mình, diện tích nghiệp vụ kho dung để tiếp nhận xuất hàng hóa, bảo quản hàng hóa, xử lý hàng hóa bao gói lại, đánh mã vạch xử lý khác cần có với diện tích 30 Diện tích khác kho diện tích cho phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặ vận chuyển trang thiết bị 17 Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác như: + Phương pháp kinh nghiệm: phương pháp sử dụng phổ biến doanh nghiệp định mức dự trữ bao gồm định mức dự trữ tối đa, định mức trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi Để thuận tiện, doanh nghiệp xác định loại diện tích dự trữ cho nhóm hàng, ngành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính… + phương pháp tính theo tải trọng: diện tích tính theo tải trọng áp dụng trường hợp kho bãi có sức chứa theo tải tr ọng phương pháp thường áp dụng cho hàng hóa chất xếp giá, kệ, chất đống… - - Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ: vào nhu cầu kho bãi, The Face Shop triển khai thiết lập hệ thống kho bãi Bao gồm công việc chủ yếu xác lập hệ thống kho bãi, định đâu tư hay thuê kho bãi, lên danh mục triển khai đầu tư tài sản trang thiết bị dự trữ Về định đặt kho bãi số 100- ngõ 133 Xuân Thủy- Cầu Giấy, The Face Shop nhận thấy địa điểm tốt đáp ứng yêu cầu như: + Đáp ứng nhu cầu kho bãi doanh nghiệp, kho có diện tích theo u cầu để chứa mặt hàng mĩ phẩm + Địa điểm kho gần địa điểm đặt cửa hàng nên không cần đến kho trung chuyển dễ di chuyển hàng hóa đến hàng, thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán hàng Từ đó, dẫn đến chi phí vận chuyển, chi phí nhân viên lại tiết kiệm nhiều + Nhà kho thống mát, khơng bị ẩm thấp, mốc tường để bảo quản mĩ phẩm tốt - The Face định thuê kho bãi thay tự đầu tư kho bãi cho The faceshop chia thành chi nhánh nhỏ địa điểm tập trung đơng dân cư Do đó, the faecshop khơng cần phải tự xây dựng kho bãi mà nên thuê để tiết kiệm chi phí thời gian Mặt khác th làm chi phí cố định giảm bái tốn chi phí tổng thể tháp tự đầu tư Vì thấy phương án có lượi nên doanh nghiệp áp dụng The Face Shop lên danh mục triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi như: • + bục, kệ, giá, tủ… dung để chứa, đựng hàng hóa dự trữ + trang thiết bị bảo quản chuyên dụng +hệ thống đèn chiếu sáng +hệ thống điều hòa, hút ẩm + trang thiết bị vệ sinh kho bãi + trang thiết bị phòng cháy chữa cháy… STT Bục, kệ Số lượng 10 Đèn chiếu Quạt trần Bình chữa cháy Chổi lau, phủi bụi Máy dập mã Loại ống tuýp dài 1m2 Loại quạt cánh rộng 1m Để xung quanh góc kho Chổi gà Để in mã nhập xuất Thiết bị Ghi Loại nhiều tầng, xếp chồng lên 2.3.2 Theo dõi quản lý hàng hóa dự trữ mặt vật Hoạt động nhằm mục đích giữ gìn hàng hóa giá trị giá trị sử dụng, tránh làm thất thốt, hư hỏng hàng hóa kho, giúp cho việc chất xeepa, xuât- nhập hàng kho dễ dàng, … Tổ chức dự trữ mặt vaaatj The Face shop giống doanh nghiệp thương mại khác chia thành nhóm cơng việc chính: + tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho + tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa + tổ chức giao xuất hàng hóa + tổ chức kiểm kê hàng hóa - Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho: Tại The faceshop Xuân Thủy Quản lý cửa hang giao cho nhân viên bán hang kiểm kê hang hóa, nhận hang đưa hàng vào lưu kho, phân hang hóa vào kho theo đặc điểm sử dụng như: dưỡng da, chống nắng, làm đẹp,… Các quy trình giao nhân hàng hóa vào kho:  Nhân viên nhận hang số lượng, mẫu mã kê từ trước  Nhân viên quầy kiểm kê, sau báo với cửa hang trưởng  Cửa hang trưởng xác nhận, kí vào phiếu nhập kho  Lưu kho phần mềm cài đặt máy tính The face shop tổ chức giao nhận hàng vào kho bảo đảm yêu cầu:    nhận số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hợp đồng có kế hoạch phối hợp hoạt động khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, chế biến kho Tất hàng hóa nhập kho có chứng từ hợp lệ, phiếu xuất hàng, hóa đơn, vận đơn, …   Khi kiểm nhận hàng, kiểm nghiệm thấy có hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt khơng bình thường bao bì, đóng gói tiến hành làm thủ tục theo quy định việc giao nhận hàng với chứng kiến bên hữu quan để qy trách nhiệm cụ thể Khi nhận hàng xong The Face Shop ghi rõ số hàng thực nhập số lượng, chất lượng chúng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ The Face Shop áp dụng tin học quản lý dự trự nên nhận hàng có mã vạch nhập vào sở liệu thông qua máy quét Đối với hàng hóa khơng có mã vạch cơng tác nhập hàng vào kho co việc đánh mã vạch cho lô hàng nhập để tiện theo dõi quản lý sau - Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa:  The Face Shop tổ chức hoạt động nhân viên nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng hàng hóa gồm hoạt động:  Lựa chọn bố trí vị trí sơ đồ xếp kho hàng: m ỗi đ ơn vị hàng, chủng loại xếp vị trí cụ thể theo: gian kho, ngăn, thiết bị chứa đựng kho cách dùng chữ để biểu vị trí chi tiết cho hàng hóa cụ thể  Hàng hóa để kệ, tránh nồm, ẩm mốc côn trùng cắn  Kê lót hàng hóa kho để chống lại tác hại mơi trường, che chắn khơ bãi để bao gói mỹ phẩm không bị phai màu  Kiểm tra vệ sinh kho hàng nhằm phát k ịp thời thếu sót tìm ngun nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bảo quản     - Hóa đơn bán hang lưu lại máy tính Do vậy, nhân viên bán hang theo ca theo ngày phải thống kê lại số lượng hang hóa bán ra, hang hóa xuất từ kho hang hóa nhập lại kho Cuối ngày vệ sinh lại kho, địa điểm bán hang Nếu trời nóng, nồm cần bật điểu hòa để đảm bảo hang hóa kho khơng bị hỏng, chảy Vệ sinh kho cuối ngày nhân viên bán hang ca tối thực Hàng hóa để kệ, tránh nồm, ẩm mốc côn trùng cắn Tổ chức giao xuất hàng hóa: Trước xuất hàng cần kiểm tra số lượng, mẫu mã, tem,… sau thống kê phiếu xuất kho Nhân viên bán hàng xuất kho theo đạo cửa hàng trưởng Và hàng hóa xuất có chữ ký c ửa hàng trưởng Tất hàng hóa xuất kho có phiếu xuất kho hợp lệ xuất theo số lượng, chất lượng, quy cách ghi phiếu xuất kho Người nhận hàng ghi đầy đủ giấy tờ hợp lệ có đủ thẩm quyền giao nhận hàng Căn vào phiếu xuất kho cán giao nhận, thủ kho v ới người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng giải trường hợp phát sinh phù hợp với quy định chung Hàng xuất nội có chữ ký cửa hàng trưởng phiếu lệnh xuất kho Hàng hóa bán bên ngồi hóa đơn xuất kho có chữ kí cửa hàng trưởng đơn vị chữ kĩ kế tốn trưởng Trường hợp hàng hóa bị trả lại nhân viên giao lại cho cửa hàng trưởng sau nhập lại vào kho - Tổ chức kiểm kê hàng hóa: The Face Shop tổ chức kiểm kê hàng hóa để đếm số lượng hàng dự trữ, so sánh với số lượng ghi sổ sách, chứng từ, tìm nguyên nhân thiếu hụt để khác phục cải tiến Do tính chất kiểm kê tốn thời gian chi phí doanh nghiệp nên khơng thể kiểm kê thường xuyên theo ngày được, khơng thể để q lâu khơng nắm bắt tình hình kinh doanh cách kịp thời Do doanh nghiệp tiến hành kiểm kê định kỳ: hình thức tự kiểm kê ấn định thời gian theo tuần Dưới bảng kiểm kê hàng hóa định kì cụ thể: STT Tên mặt hàng Mã lưu kho Kem dưỡng da collagen 3w clinic - [3W CLINIC] Collagen Regeneration Cream Tinh chất đặc trị làm trắng da It's Skin Power 10 Formula VC Effector Tinh chất đặc trị làm trắng da It's Skin Power 10 Formula WH Effector Phấn Má Hồng Innisfree Mineral Blusher The Green Tea Seed Serum Xuất Ghi K11a1 Số lượng nhập 220 176 Đủ T12d1 310 197 Đủ T23a1 250 210 Đủ P21b2 120 97 Đủ T22b1 300 175 Đủ Nước Súc Miệng thần thánh Propolinse Masscara Face it Collagen N24b 100 56 Đủ M22c4 250 125 Đủ 2.3.3 Theo dõi quản lý hàng hóa dự trữ mặt giá trị The face Shop áp Phương pháp tính theo lơ: The Face Shop áp dụng phương pháp tính theo lơ mà c ụ thể theo phương pháp “nhập trước xuất trước- LIFO” Theo phương pháp này, The Face Shop giả định lơ hàng bán theo trình tự lô nhập trước bán trước, hết lô đến lô hàng mỹ phẩm có th ời hạn sử dụng khonagr thời gian định Và vậy, hàng hóa dự trữ thuộc lơ nhập sau tính theo giá mua vào lơ Phương pháp LIFO được áp dụng nhiều doanh nghiệp có trữ hàng hóa lớn th ời gian lưu kho lâu nói chung The Face Shop nói riêng Phương pháp thường The Face Shop áp dụng thời kỳ lạm pháp 2.3.4 Ứng dụng tin học quản trị trữ hàng hóa - thẻ kho: the face shop dùng thẻ kho cơng cụ dung đ ể ghi l ại tồn liệu dự trữ gồm phần: + ghi tên mơ tả loại hàng hóa ngun liệu + đơn giá mua hàng + đơn giá bán laoij mặt hàng + điểm đặt hàng bổ sung + lượng hàng dự trữ ban đầu + thời điểm cần đặt mua thêm + toàn số lượng hàng bị hỏng + ghi toàn số lượng hang mua thêm + toàn số lượng hang bán - Mã số mã vạch: Mã số mã vạch thể thơng tin dạng nhìn thấy bè mặt mà máy móc đọc mã số mã vạch đọc cac thiết bị quét quang học gọi máy đọc mã vạch hay quét từ hình ảnh phần mềm chuyên biệt Để tạo thuận lợi nang cao suất, hiệu wuar bán hàng quản lý kho The Face Shop thường in hàng hóa loại mã hiệu đặc biệt gọi mã số mã vạch hàng hóa Mã số mã vạch hàng hóa gồm phần: mã số hàng hóa vã mã vạch phần thể mã số vạch máy đọc The Face Shop áp dụng hệ thống mã số hàng hóa EAN (European Article Numbering Association) cho sản phẩm bán lẻ với 13 số Mã số loại EAN-13 gồm 13 số có cấu tạo sau: +mã quốc gia: hai ba số đầu + mã doanh nghiệp: gồm từ ,5 số + mã mặt hàng: 5, 4, số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp + số cuối số kiểm tra - Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa: Phần mềm trữ The Face Shop xây dựng để giúp doanh nghiệp giảm bớt công tác hành Phần mềm quản trị dự trữ cho phép lập tổng hợp nhanh chóng loại báo cáo chủ yếu sau: + báo cáo chi tiết tổng hợp hang nhập + báo cao chi tiết tong hợp hàng xuất + báo cao chi tiết tổng hợp hàng tồn kho + báo cáo giá trị hàng tồn kho + thẻ kho 2.4 Đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa công ty : 2.4.1 Thành công The Face Shop nhãn hiệu mỹ phẩm lớn phổ biến Hàn Quốc The Face Shop sản phẩm thân thiện, với thành phần từ thiên nhiên, câu châm ngôn mà nhân viên ln mang theo "Natural Story” Với dòng sản phẩm chăm sóc da chiết xuất hồn toàn từ thiên nhiên, phù h ợp v ới da châu Á, giá phù hợp với thu nhập người Việt Nam The Face Shop thành lập từ năm 1962, mỹ phẩm The Face Shop xem đời sau so với hãng mỹ phẩm tên tuổi khác Tuy nhiên, mỹ phẩm The Face Shop khẳng định tên tuổi thị trường mỹ phẩm nói chung thị trường Việt Nam nói riêng Các sản phẩm The Face Shop cập nhật thường xuyên sản phẩm vào danh mục sản phẩm Mỹ phẩm hoàn toàn chiết xuất từ t ự nhiên cạnh tranh với "đại gia" khác, thương hiệu đến từ "đất nước kim chi" - Hàn Quốc khẳng định tên tuổi đồ giới Cũng từ vi ệc sinh nơi đất nước chuyên làm đẹp thẩm mỹ mà vòng 40 năm sau, The Face Shop có tay chứng ISO 9001 Bắt đầu vào năm 2003 Myongdong , THE FACE SHOP chiếm phần trăm tỷ USD thị trường làm đẹp Hàn Quốc công ty mỹ phẩm lớn thứ ba nước Cơng ty nhìn thấy tăng trưởng nhanh kể từ đời THE FACE SHOP ghi nhận doanh thu 162 triệu USD vào năm 2005 400 cửa hàng nhượng quyền thương hiệu Hàn Quốc 100 12 quốc gia Tăng trưởng ấn tượng thương hiệu thị trường mỹ phẩm cạnh tranh cao Hàn Quốc mang đến tầm nhìn quan trọng việc xây dựng thương hiệu châu Á Có mặt Việt Nam vào lần vào năm 2005, dòng sản phẩm The Face Shop dòng chăm sóc da Có thể thấy, lựa chọn sáng suốt đa số sản phẩm chăm sóc da khác có xuất xứ từ nước châu Âu châu Mỹ, không phù hợp với địa da người châu Á Bên cạnh đó, dòng sản phẩm trang điểm, chăm sóc tóc, chăm sóc thể, sản phẩm tẩy trang giới thiệu nhanh chóng chiếm lấy tình cảm người tiêu dùng Việt Nam Năm 2009, The Face Shop cập nhật vào danh mục sản phẩm dòng sản phẩm dành cho nam phong phú hồn chỉnh danh mục sản phẩm.Thành phần sản phẩm The Face Shop chiết xuất từ thành phần thiên nhiên như: trái cọ, cám gạo, trái ô liu…, hương thơm tự nhiên loại hoa trái miền nhiệt đới Độc đáo có sản phẩm mặt nạ dưỡng da chiết xuất từ than đá, rong biển, bùn,… dành riêng cho loại da dầu, da mụn, da khô,… V ới thành phần thiên nhiên này, sản phẩm The Face Shop đảm bảo độ kích ứng da thấp không ảnh hưởng đến cấu tạo da người châu Á THE FACE SHOP mang lại giá trị sản phẩm hấp dẫn cho khách hàng Đúng hiệu thương hiệu “Lấy cảm hứng từ thiên nhiên”, thương hiệu xây dựng hấp dẫn thành phần tự nhiên từ gần 600 loại chất chiết xuất từ thực vật Tất sản phẩm tuyên bố sản xuất từ sản phẩm tự nhiên khơng có hóa chất Người Hàn Quốc nâng lên tầm “Hạnh phúc” nhiều trở thành ý thức sức khỏe năm gần Hơn nữa, sản phẩm với mức giá phải Khi kinh tế Hàn Quốc thoái lùi thời gian đầu năm 2000 khiến nhiều người tiêu dùng chuyển từ thương hiệu toàn cầu đắt tiền sang THE FACE SHOP với sản phẩm chất lượng với giá tốt Ấn tượng thu hút khách hàng đến với thương hiệu THE FACE SHOP sau kinh tế tăng trưởng trở lại Thời gian điều kiện thị trường chứng minh xác thành công THE FACE SHOP thương hiệu dài hạn, thương hiệu mỹ phẩm Hàn Quốc gia tăng ngày thách thức thị trường toàn cầu đối thủ thống trị thị trường 2.4.2 Hạn chế nguyên nhân hạn chế * Hạn chế : - Việc lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng xem xét dựa số liệu bán hàng tháng, q trước - Cơng tác đào tạo nhân viên bán hàng công ty chưa quan tâm mực Đội ngũ hân viên bán hàng cửa hàng thiếu kỹ bán hàng chuyên nghiệp - Việc trưng bày cửa hàng nhiều hạn chế : khơng bắt mắt, hàng hóa xếp lộn xộn Cơ sở vật chất cửa hàng cơng ty cũ mà khơng có thay yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thiện cảm, ấn tương khách hàng với cơng ty - Ngồi việc chưa xây dụng phương thức tiếp cận khách hàng Cơng ty chưa đưa sách chiết khấu cụ thể dành đối tượng khách hàng - Bán hàng trực tuyến xu hướng kinh doanh góp phần làm tăng doanh thu thời đại số, tiếp cận nhanh đến khách hàng mục tiêu The face shop áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp - TFS có khuyến mại, quà tặng dành cho khách hàng tập trung vào dịp lễ khơng thể rõ thời điểm, khó hấp dẫn đến khách hàng mua nhiều * Nguyên nhân hạn chế: - Lực lượng bán hàng cơng ty có trình độ khơng đồng Trình độ quản lý hạn chế dẫn đến lực nhân viên bán hàng chưa phát huy hết Một số nhân viên bán hàng chưa nhận thức cách rõ ràng bán hàng khâu quan trọng họ yếu tố bản, định hiệu kinh doanh công ty - Cơng ty chưa xây dụng chương trình xúc tiến bán nên chưa đươc thực chuyên nghiệp, thu hút khách hàng ... Báo cáo giá trị hàng tồn kho - Thẻ kho Chương Thực trạng tổ chức quản trị hàng hóa cơng ty phân phối mỹ phẩm The Face Shop 2.1 Tổng quan công ty vấn đề phân phối mỹ phẩm The Face Shop 2.1.1 Quá... rõ số hàng thực phẩm số lượng, chất lượng chúng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ b Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa thực chất xây dựng, tổ chức hoạt... giá trị hàng tồn kho + thẻ kho 2.4 Đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa cơng ty : 2.4.1 Thành cơng The Face Shop nhãn hiệu mỹ phẩm lớn phổ biến Hàn Quốc The Face Shop sản phẩm