Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM THS DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM CN NGUYỄN THỊ THU Thƣ viện trƣờng Đại học Ngân hàng Tp.Hồ Chí Minh Tóm tắt: Trong giai đoạn khoa học công nghệ ngày phát triển, đặc biệt công nghệ thông tin tác động trực tiếp đến lĩnh vực đời sống xã hội Hoạt động Thông tin – Thƣ viện khơng nằm ngồi quy luật phát triển Với gia tăng nhanh chóng xuất phẩm điện tử làm thay đổi phƣơng thức quản lý khai thác thông tin thƣ viện nói chung thƣ viện đại học nói riêng Bài viết tác giả trình bày số thực trạng đƣa số giải pháp để nâng cao hiệu quản lý khai thác nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện đại học Việt Nam NỘI DUNG: Những thập niên đầu kỷ XX, công nghệ thông tin truyền thông thâm nhập vào lĩnh vực đời sống xã hội, bao gồm lĩnh vực thông tin-thƣ viện Năm 1946 với đời máy tính đai giới có tên ENIAC (Electronic Numerical Intergrator and Computer) tạo móng cho phát triển máy tính đại sau Đến năm 1969, xuất mạng máy tính có tên ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) tiền thân mạng lƣới Internet tồn cầu Dịch vụ tìm kiếm online thƣơng mại xuất năm 1972 Mỹ (Lockheed dialog) (1) Tiếp theo đời CSDL máy tính đồng loạt, hình thành tiêu chuẩn biên mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description), quy tắc mô tả Anh Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules), mục lục truy cập công công trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalogue) thƣ viện quốc hội Mỹ Sự phát triển mạnh mẽ ngành công nghệ thông tin truyền thông làm thay đổi tƣ duy, diện mạo nhƣ tạo động lực cho hoạt động thông tin-thƣ viện phát triển mức cao Thế kỷ XXI, với đời kinh tế tri thức xuất khái niệm nguồn lực thông tin điện tử (thông tin số) Ý tƣởng sơ khai việc hình thành nguồn lực thơng tin điện tử nhà khoa học Hoa Kỳ Vannevar Bush Năm 1962, Hiệp hội Hóa học Hoa Kỳ đƣa sản phẩm sở liệu (CSDL) "Chemical Titles" (Nhan đề Hóa học) Đến năm 1971, Thƣ viện Y học Quốc gia Hoa Kỳ mở đầu việc đƣa tài liệu điện tử y học trực tuyến lên mạng y học - MEDLINE Đến đầu năm 1990, số CSDL tăng lên nhanh chóng, trở thành sản phẩm thông tin điện tử chủ lực ngành thông tin - thƣ viện [3] Trên tảng của CSDL ban đầu đó, hoạt động thơng tin-thƣ viện giới hƣớng tới mục tiêu hình thành trung tâm thông tin điện tử thƣ viện điện tử 80 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” Tại Việt Nam, giai đoạn hội nhập quốc tế nay, hoạt động thông tin-thƣ viện nói chung thƣ viện đại học nói riêng hƣớng tới việc trọng tạo lập nguồn lực thông tin điện tử, để làm tảng cho việc hình thành thƣ viện điện tử, thƣ viện số tƣơng lai Thời gian qua, thƣ viện đại học có nỗ lực việc tạo lập, phát triển khai thác sử dụng nguồn lực thông tin điện tử để đáp ứng đƣợc yêu cầu phục vụ thơng tin hỗ trợ tích cực cho việc nâng cao chất lƣợng đào tạo trƣờng đại học Đặc trƣng nguồn lực thông tin điện tử Có nhiều khái niệm nguồn lực thơng tin điện tử (thông tin số), nhiên phạm vi viết tác giả tiếp cận nội hàm thuật ngữ theo định nghĩa PGS.TS.Nguyễn Hữu Hùng “Nguồn lực thơng tin điện tử tập hợp có tổ chức sƣu tập thông tin kiến thức đối tƣợng số đƣợc số hóa, đƣợc lƣu trữ theo cơng nghệ đặc biệt mà truy cập, chia sẻ, khai thác theo giao thức thủ tục tiêu chuẩn xác định môi trƣờng điện tử” [4] Theo cách tiếp cận khái niệm này, nguồn lực thông tin điện tử đƣợc hiểu “nguồn lực thơng tin truy cập, chia sẻ, khai thác máy tính mạng máy tính” Với ƣu điểm bật so với nguồn lực thông tin truyền thống nhƣ: + Kiểm sốt nguồn lực thơng tin hiệu hơn, loại bỏ tài liệu trùng lặp, lỗi thời, việc cập nhật ấn nhanh chóng chí đổi ngày, vấn đề tổ chức, xếp nhanh chóng tiện lợi hơn; + Bảo tồn lƣu trữ lâu dài tài liệu gốc, giảm thiểu không gian lƣu trữ nhờ cơng nghệ nén số hình ảnh nên mật độ thông tin tài liệu lớn; + Nâng cao lực khai thác thông tin ngƣời dùng tin, với thao tác đơn giản cần nhấn nút máy tính xuất file dạng tồn văn chọn mục lục tự động, dễ dàng chụp tài liệu; + Dễ dàng cho việc khai thác thông tin, thuận tiện thực đa truy cập (multi-access), nguồn lực thông tin trực tuyến (online) nhiều ngƣời truy cập lúc nhiều trạm (máy tính) khác truy cập thời điểm, tạo điều kiện cho NDT tiếp cận thơng tin cách bình đẳng, nhanh chóng tiện ích; + Thuận tiện việc tạo lập sản phẩm dịch vụ thông tin đại; + Thúc đẩy việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin trung tâm thông tin - thƣ viện hiệu Tạo lập nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện đại học Việt Nam Thời gian qua, thƣ viện đại học Việt Nam tập trung nhiều vào việc tạo lập phổ biến nguồn lực thông tin điện tử để đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngƣời dùng tin, nâng cao chất lƣợng hoạt động, tạo thân thiện thƣ viện ngƣời sử dụng Vấn đề tạo lập nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện đại học Việt Nam, ngồi nguồn lực thơng tin điện tử đƣợc lƣu trữ CD_ROM đính kèm theo tài liệu in truyền thống, phần lớn tài liệu điện tử nội sinh đƣợc thực hình thức tự số hóa (scan) tài liệu nội sinh đơn vị, tập trung chủ yếu cơng trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn đƣợc hội đồng thông qua, 81 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” trích tạp chí chuyên ngành….Hầu hết thƣ viện đại học Việt Nam phát triển hoàn thiện tốt nguồn lực thông tin điện tử nội sinh trƣờng thƣờng đƣợc tổ chức thành các: CSDL luận án, luận văn, CSDL cơng trình NCKH, CSDL trích báo-tạp chí… Hiện hầu hết thƣ viện tiến hành mua CSDL online từ trung tâm thông tin lớn, đơn vị phát hành, xuất ngồi nƣớc, hình thức nhà cung cấp bán quyền truy cập tới CSDL sở đăng ký số lƣợng IP truy cập số lƣợng accout truy cập sử dụng thời hạn đƣợc ký kết hợp đồng để phục vụ yêu cầu đào tạo trƣờng đáp ứng nhu cầu tin ngƣời dùng tin Ngoài ra, số thƣ viện đại học có giao lƣu, hợp tác để chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử nhằm làm gia tăng số lƣợng nguồn lực thông tin để tiết kiệm kinh phí phát triển nguồn tin điện tử Quản lý khai thác nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện đại học Việt Nam Về công tác quản lý khai thác nguồn lực thông tin, thƣ viện sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý nguồn tin điện tử, tạo lập sản phẩm thông tin nhƣ CSDL thƣ mục, CSDL kiện CSDL toàn văn Bên cạnh phần mềm thƣơng mại đƣợc đầu tƣ kinh phí từ quan chủ quản, phần lớn thƣ viện chủ động tìm kiếm số phần mềm mã nguồn mở nhƣ Green stone, DSpace,… để xây dựng, hình thành sƣu tập theo chủ đề, tổ chức chúng thành CSDL thuận tiện cho ngƣời dùng tin việc truy cập để khai thác sử dụng thông tin; Các phần mềm phải đảm bảo tiêu chuẩn xử lý nghiệp vụ dành cho tài liệu điện tử Dublincore, thuận tiện vấn đề trao đổi chia sẻ CSDL Song song đó, số trung tâm thơng tin-thƣ viện chủ động thiết lập hệ thống thu thập nguồn tài nguyên điện tử có trả phí nguồn học liệu mở internet; sau tiến hành xử lý, phân loại xây dựng siêu liệu cho tài nguyên điện tử theo chuẩn nghiệp vụ thƣ viện đại đáp ứng tối đa nhu cầu ngƣời dùng tin Vấn đề tổ chức khai thác nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện đại học đƣợc quan tâm, thông tin thƣờng xuyên cập nhật website, nhƣng phần lớn thông tin thƣ mục, riêng thơng tin tồn văn chủ yếu phục vụ offline nội phạm vi thƣ viện, số CSDL đƣợc phục vụ online phải có mật truy cập nên hạn chế ngƣời dùng tin việc khai thác sử dụng nguồn lực thông tin điện tử phục vụ cho nhu cầu tin họ Ngồi ra, việc truy cập nguồn lực thơng tin điện tử đòi hỏi ngƣời dùng tin phải có kỹ cần thiết sử dụng công cụ tra cứu thuận tiện vấn đề tìm kiếm thơng tin nhu cầu Để trang bị kỹ tìm kiếm thơng tin điện tử, ngồi việc hƣớng dẫn cách thức tìm kiếm thơng tin website vài thƣ viện tiến hành mở lớp tập huấn cách thức truy cập thông tin cho ngƣời dùng tin theo nhóm đối tƣợng cụ thể 82 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” Mặc dù thƣ viện đại học có nhiều nỗ lực để xây dựng phát triển nguồn lực thông tin điện tử nhằm nâng cao chất lƣợng nguồn lực thông tin, đồng thời đáp ứng tốt nhu cầu tin ngƣời dùng tin, song việc tổ chức xây dựng phát triển nguồn lực đòi hỏi nhiều yêu cầu cao nhƣ: Vấn đề số hóa tài liệu tồn văn phải có đầu tƣ lớn tốn kém; quy trình cơng nghệ xử lý tài liệu phải đảm bảo thống tiêu chuẩn kỹ thuật; vƣớng mắc vấn đề quyền phục vụ Đối với nguồn lực thông tin đƣợc mua từ đơn vị xuất bản, phát hành hay trung tâm thơng tin ngồi nƣớc chi phí cao so với kinh phí đƣợc cấp năm cho thƣ viện, đồng thời hợp đồng mua bán đơi lúc gặp khó khăn vấn đề xác định thuật ngữ phù hợp, điều khoản hợp đồng thƣờng bất lợi cho thƣ viện Ngoài ra, vấn đề mua CSDL thƣờng đƣợc hợp đồng khai thác có thời hạn, thƣờng khơng đƣợc tải lƣu trữ CSDL thƣ viện để phục vụ lâu dài nên việc sử dụng nguồn lực thông tin gặp khó khăn thƣ viện khơng đủ nguồn kinh phí để tiếp tục trì Đối với nguồn lực thông tin đƣợc chia sẻ thƣ viện quan thơng tin đảm bảo liên tục, chia sẻ hạn chế sách quan thơng tin-thƣ viện khác Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quản lý khai thác nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện đại học Việt Nam Với tiện ích mà nguồn lực thông tin điện tử mang lại việc đáp ứng tốt nhu cầu tin ngƣời dùng tin nhƣ hỗ trợ tích cực cho việc nâng cao chất lƣợng đào tạo trƣờng đại học Các thƣ viện đại học cần ƣu tiên phát triển nguồn lực thông tin điện tử cách đầy đủ cập nhật, để làm đƣợc điều cần phải đảm bảo điều kiện sau: Đối với quan quản lý nhà nƣớc: Phải xây dựng ban hành văn pháp luật rõ ràng thơng thống có sách dành riêng cho hoạt động thông tinthƣ viện nhằm đảm bảo tính pháp lý quyền phát triển nguồn lực thông tin điện tử thƣ viện phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, đào tạo học tập; Về phía quan chủ quản thƣ viện: ƣu tiên đầu tƣ kinh phí ổn định cho việc phát triển nguồn tin điện tử thƣờng xuyên dài hạn, quan tâm bồi dƣỡng nguồn nhân lực; Bên cạnh đó, cần đầu tƣ CSVC, hạ tầng cơng nghệ đảm bảo tính đồng để đảm bảo tốt cho việc quản lý khai thác nguồn lực thông tin đƣợc hiệu Đối với thƣ viện đại học: Xây dựng sách phát triển nguồn tin dành riêng cho phát triển nguồn lực thơng tin điện tử sở sách chung thƣ viện; Ƣu tiên lĩnh vực khoa học liên quan đến chƣơng trình đào tạo trƣờng nhu cầu tin ngƣời dùng tin Các thƣ viện cần chủ động phối hợp để hình thành “consortium”, đặc biệt trƣờng nhóm ngành đào tạo liên kết với nhằm chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử nội sinh, đồng thời đem lại lợi ích kinh tế cho thƣ viện nhƣ kết hợp mua chung, sử dụng chung CSDL để giảm kinh phí bổ sung Khi ký kết hợp đồng 83 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” bổ sung nguồn lực thông tin điện tử cần xem xét kỹ điều khoản hợp đồng với mục đích đảm bảo quyền lợi sử dụng lâu dài số tài liệu CSDL nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu tin ngƣời dùng tin chức nhiệm vụ thƣ viện Xây dựng mạng cộng đồng trực tuyến, cụ thể nhƣ: xây dựng mơ hình website dùng chung xây dựng mục lục liên hợp cho thƣ viện khối ngành đào tạo sở thống quy chế, sách chung đảm bảo quyền lợi cho bên tham gia đó, cần quy định rõ chuẩn định dạng chuẩn trao đổi thông tin, CSDL đƣợc chia sẻ hệ thống mạng Nếu hình thành đƣợc mạng cộng đồng trực tuyến, ngƣời dùng tin tìm kiếm thơng tin/tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm đƣợc thời gian công sức Thông qua website này, thƣ viện trao đổi chun mơn nghiệp vụ cán thƣ viện, đồng thời hỗ trợ tƣ vấn, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin kỹ thông tin cách chủ động thống Để đáp ứng cho yêu cầu công việc, cán thƣ viện cần đƣợc đào tạo nâng cao công nghệ thông tin, kỹ làm việc với vật mang tin khác nhau, biết cách tập hợp tài liệu điện tử dạng sẵn sàng cho ngƣời sử dụng, nắm vững vấn đề quyền bảo mật thơng tin Thƣ viện cần có chiến lƣợc PR để tuyên truyền quảng bá nguồn lực thông tin điện tử đến ngƣời dùng tin để nâng cao hiệu khai thác cho nguồn lực thông tin KẾT LUẬN Trong thời gian thƣ viện đại học nhận thức đƣợc tầm quan trọng nguồn lực thông tin điện tử hoạt động thông tin – thƣ viện tƣơng lai, họ khơng ngừng tăng cƣờng phát triển nguồn lực thông tin nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập trƣờng Tuy nhiên, việc phát triển nguồn lực thông tin điện tử gặp nhiều khó khăn nhƣ: số lƣợng thơng tin điện tử xã hội ngày gia tăng, nhu cầu tin tăng nhanh, nguồn kinh phí bổ sung hạn hẹp, sở vật chất, lực quản lý thƣ viện yếu… Với khó khăn thách thức phía trƣớc thƣ viện đại học cần phải nỗ lực việc nâng cao hiệu quản lý khai thác nguồn lực thông tin điện tử để đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngƣời dùng tin làm sở ban đầu cho việc hình thành thƣ viện điện tử tƣơng lai 84 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” TÀI LIỆU THAM KHẢO Charles P Bourne (2007) On-line systems: History, technology, and economics, Journal of the American Society for Information Science, Volume 31, Issue 3, Nguyễn Hồng Vĩnh Vƣơng (2014) Số hố tài liệu nội sinh góp phần giảm khoảng cách số giáo dục đào tạo cao đẳng – đại học, Tạp chí thƣ viện Việt Nam, số 3 Nguyễn Hữu Hùng (2006) Nghiên cứu sở khoa học thực tiễn việc đại hố hệ thống thơng tin khoa học công nghệ quốc gia việt nam bối cảnh hội nhập quốc tế: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia, Hà Nội Nguyễn Hữu Hùng (2005) Thông tin từ lý luận đến thực tiễn, Văn hóa Thơng tin, Hà Nội Tạ Văn Trƣờng (2015) Thực trạng giải pháp tạo lập sƣu tập số Thƣ viện Viện Nghiên cứu Tôn giáo, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Tạp chí thƣ viện Việt Nam, số 5, 85 ... Volume 31 , Issue 3, Nguyễn Hồng Vĩnh Vƣơng (2014) Số hố tài liệu nội sinh góp phần giảm khoảng cách số giáo dục đào tạo cao đẳng – đại học, Tạp chí thƣ viện Việt Nam, số 3 Nguyễn Hữu Hùng (20 06) ... thƣ viện nhƣ kết hợp mua chung, sử dụng chung CSDL để giảm kinh phí bổ sung Khi ký kết hợp đồng 83 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo... hình ảnh nên mật độ thơng tin tài liệu lớn; + Nâng cao lực khai thác thông tin ngƣời dùng tin, với thao tác đơn giản cần nhấn nút máy tính xuất file dạng toàn văn chọn mục lục tự động, dễ dàng chụp