Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” GIẢI PHÁP PHẦN MỀM THƢ VIỆN TỔNG THỂ KIPOS VÀ ỨNG DỤNG THỰC TIỄN NGUYỄN HỒNG VINH PHÙNG THỊ NGÂN Công ty CP Phần mềm Quản lý Hiện Đại ĐẶT VẤN ĐỀ Trong năm gần đây, hệ thống quản lý thƣ viện tích hợp đƣợc ứng dụng, triển khai nhiều thƣ viện Việt Nam, góp phần quản lý thƣ viện hiệu Tuy nhiên, với thay đổi nhanh chóng sản phẩm cơng nghệ, phần mềm thƣ viện trƣớc quản lý theo phƣơng thức truyền thống, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu thực tế thƣ viện Do đó, việc thay đổi phần mềm theo xu hƣớng tự động hóa, xây dựng thƣ viện số hệ thống tổng thể xu hƣớng tất yếu thƣ viện đại Hiện nay, có nhiều hệ thống phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp cơng ty phần mềm nƣớc cung cấp đƣợc ứng dụng, triển khai đem lại lợi ích thiết thực cho việc quản lý tài nguyên, tự động hóa quy trình nghiệp vụ thƣ viện Việt Nam Trong số đó, KIPOS phần mềm nƣớc có nhiều lợi tiêu chuẩn, tính dễ sử dụng TỔNG QUAN Giải pháp phần mềm thƣ viện tổng thể KIPOS (Knowledge Information Portal Solution) giúp thƣ viện quản lý khai thác nguồn tài ngun cách nhanh chóng, dễ dàng, khơng quan trọng thuộc định dạng từ dạng tài liệu truyền thống tài liệu số Trong chức tự động hóa thƣ viện cho phép quản lý hiệu tài liệu truyền thống thơng qua quy trình nghiệp vụ thơng suốt khả tích hợp với thiết bị đại nhất, thƣ viện số thực bảo trì, quản lý chuyển giao sƣu tập số tới độc giả cách dễ dàng qua giao diện Web Ngồi ra, giải pháp cổng thơng tin điện tử xây dựng môi trƣờng kết nối cung cấp dịch vụ bổ trợ tối đa cho hoạt động thƣ viện nhƣ độc giả KIPOS đem đến cho thƣ viện giải pháp tổng thể hồn chỉnh, bao gồm: Giải pháp tự động hóa thƣ viện (KIPOS.Automation); - Giải pháp thƣ viện số (KIPOS.Digital); - Giải pháp cổng thông tin điện tử (KIPOS.WebPortal) CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH Quản lý thƣ viện truyền thống Giải pháp Tự động hóa thƣ viện/Thƣ viện điện tử tích hợp (ILS)/Quản lý thƣ viện (LMS), để hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác quản lý tài liệu truyền thống: sách, báo, tạp chí, vi phim, vật liệu hữu hình… KIPOS.Automation bao gồm năm phân hệ nghiệp vụ phân hệ tích hợp thiết bị, để hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu truyền thống (Bảng 1) 38 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” Bảng Các phân hệ hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu truyền thống KIPOS.Automation STT Phân hệ Mô tả CATALOG - Biên Biên mục mô tả tài liệu vật lý xếp giá thƣ mục viện: tài liệu in, băng đĩa, mơ hình Tn thủ tiêu chuẩn MARC21, quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2… OPAC - Tra cứu Tra cứu mục lục công cộng trực tuyến tài liệu truyền thống, cung cấp chức tìm kiếm tài liệu dựa liệu thƣ mục: tìm lƣớt, tìm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao, tìm theo mã số kiểm soát CIRCLULATION Quản lý kho tài liệu, quản lý hồ sơ tài khoản bạn - Quản lý lƣu thơng đọc, thiết lập sách lƣu thông, quản lý giao dịch sử dụng tài liệu, tính phí… ACQUISITIONS Quản lý nguồn quỹ bổ sung, quản lý trình bổ – Quản lý Bổ sung sung: nhận tặng biếu, đặt mua tài liệu, nhận toán Quản lý việc đặt nhận báo, tạp chí Tuân thủ tiêu SERIALS CONTROL – chuẩn MARC21 cho vốn tƣ liệu Quản lý Ấn phẩm định kỳ SIP2 Server - Phần mềm dịch vụ cung cấp giao giao thức Dịch vụ tích hợp SIP2 hệ thống KIPOS với thiết bị mƣợn trả tự máy mƣợn trả tự động động KIPOS giúp thƣ viện quản lý khai thác nguồn tài nguyên truyền thống cách hiệu quả, nhanh chóng dễ dàng Phần mềm KIPOS cung cấp nhiều tính giải pháp tích hợp, hỗ trợ đắc lực vấn đề tự động hóa thƣ viện (Hình 1) 39 Hội thảo thƣ viện tồn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” Hình Quy trình quản lý tài liệu truyền thống Quản lý thƣ viện số Thƣ viện số thƣ viện mà sƣu tập đƣợc lƣu trữ dƣới dạng số truy cập máy tính Nội dung số đƣợc lƣu trữ cục truy cập từ xa qua mạng máy tính Thƣ viện số loại hệ thống tìm kiếm thơng tin - Information Retrieval System KIPOS.Digital khởi dựng với năm phân hệ nghiệp vụ có bảy phân hệ (Bảng 2) Tuy nhiên số lƣợng phân hệ phát sinh đặc thù loại đối tƣợng số Bảng Các phân hệ hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu số KIPOS.Digital STT Phân hệ DIGITAL REPOSITORY Quản lý kho tƣ liệu số DIGITAL OBJECT CREATOR Biên tập tài liệu số OPAC -Tra cứu mục lục tài liệu số DIGITAL OBJECT CIRCULATION Quản lý lƣu thông tài liệu số Mô tả Công cụ quản lý không gian lƣu trữ thƣ mục tệp tin tài liệu từ xa với chức chính: duyệt xem, tải lên, tải về, sửa chữa tệp tin nội dung, tạo ảnh đại diện… Hỗ trợ xây dựng tài liệu số thông dụng: sách, tài liệu hỗn hợp, phim, âm thanh, ảnh, đồ… Tuân thủ tiêu chuẩn METS sử dụng chuẩn MARC21 cho siêu liệu mô tả Tra cứu mục lục trực tuyến tài liệu số, cung cấp chức tìm kiếm siêu liệu mơ tả tài liệu số, tích hợp với giao diện tìm kiếm tài liệu truyền thống Quản lý lƣu thông tài liệu số: quản lý tài khoản bạn đọc, thiết lập sách truy cập, kiểm sốt truy cập, tính phí 40 Hội thảo thƣ viện tồn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” DIGITAL OBJECT NAVIGATOR Trình duyệt tài liệu số E-JOURNAL - Phân hệ Quản lý báo, tạp chí điện tử FULLTEXT SEARCH ENGINE - Phân hệ Máy tìm kiếm tồn văn Cơng cụ trình duyệt tài liệu số cơng nghệ web tiêu chuẩn METS Trình diễn theo cấu trúc cây, duyệt tuần tự, trình diễn nhiều loại tệp tin tài liệu: âm thanh, hình ảnh, văn bản… Tùy biến theo sƣu tập đặc biệt Cung cấp chức đặc biệt để phù hợp với đặc thù tạp chí việc biên mục, biên tập, tra cứu quản lý lƣu thông Thực việc mục nội dung tài liệu số bao gồm mục lục, nội dung nhúng, nội dung tệp tin liên kết thu hồi văn Cung cấp chức tìm kiếm tồn văn giao diện OPAC KIPOS.Digital cho phép quản lý cách hiệu tiện lợi sƣu tập số với nhiều công đoạn nghiệp vụ khác (Hình 2) Hình Quy trình quản lý tài liệu số Cổng thông tin điện tử KIPOS.WebPortal giải pháp phần mềm cổng thông tin điện tử thƣ viện, thành phần giải pháp thƣ viện tổng thể KIPOS, đƣợc tích hợp phiên 3.5 năm 2012 trở lên Dựa KIPOS.WebPortal, cổng thông tin điện tử cho thƣ viện đƣợc xây dựng nhƣ trung tâm tích hợp thơng tin; điểm truy cập tập trung nhất; tích hợp kênh thông tin dịch vụ, ứng dụng phục vụ tác nghiệp thƣ viện KIPOS.WebPortal sản phẩm hệ thống phần mềm, đƣợc phát triển sản phẩm phần mềm cổng lõi (Portal core) - LegoWeb công nghệ Web Parts (một tảng công nghệ chuẩn cho cổng thông tin điện tử), cho phép thực trao đổi thông tin, liệu với hệ thống thông tin, đồng thời thực cung cấp trao đổi thông tin với ngƣời sử dụng thông qua phƣơng thức thống tảng Web thời điểm từ đâu 41 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TRONG HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN Hiện nay, KIPOS đƣợc triển khai ứng dụng số thƣ viện (Bảng 3) đem lại kết khả quan Trong đó, Thƣ viện Đại học Đại học Nha Trang thƣ viện ứng dụng thành công phần mềm quản lý thƣ viện trở thành thƣ viện đại việc ứng dụng công nghệ thông tin Năm 2009, thƣ viện triển khai dự án xây dựng thƣ viện đại ứng dụng phần mềm KIPOS Sau năm thực đề án, thƣ viện có thay đổi đáng kể Hiện nay, Thƣ viện Đại học Nha Trang lắp đặt thiết bị tự tra cứu sách, tự mƣợn trả sách mà không cần can thiệp thủ thƣ Máy nhận trả sách 24/7 đƣợc lắp đặt bên cửa Thƣ viện, giúp ngƣời dùng trả sách thời gian nào, không lệ thuộc vào làm việc Thƣ viện Thao tác trả sách máy đơn giản, nhanh hiệu Việc đƣa thiết bị đại vào hoạt động phục vụ bạn đọc giúp ngƣời dùng chủ động mức cao nhất, tiết kiệm thời gian cho sinh viên Bên cạnh hoạt động tự động hóa giao dịch hoạt động phục vụ bạn đọc, Thƣ viện tiến hành số hóa nguồn tài nguyên xây dựng thƣ viện số để hỗ trợ tốt cho việc nghiên cứu, giảng dạy học tập giảng viên sinh viên trƣờng Điều giúp khẳng định đƣợc vị thƣ viện trình đào tạo nhà trƣờng Cùng nằm hệ thống trƣờng đại học, Viện Đại học Mở Hà Nội với đặc thù sở vật chất không tập trung, khoa đào tạo có sở vật chất, thƣ viện đƣợc phân cấp thành Thƣ viện Viện Thƣ viện Khoa, sinh viên trƣờng phân tán, việc quản lý hiệu Thƣ viện trở nên khó khăn Bên cạnh đó, trang thiết bị sở vật chất nghèo nàn, chƣa đáp ứng yêu cầu Năm 2014, đƣợc quan tâm lãnh đạo nhà trƣờng, thƣ viện ứng dụng phần mềm KIPOS có bƣớc chuyển biến đáng kể Chỉ năm thực xây dựng thƣ viện số, Thƣ viện tạo nguồn lực thông tin lớn với 14.000 tài liệu in, gần 1.000 tài liệu số Giải pháp đem lại hiệu quản lý thƣ viện truyền thống thƣ viện số hệ thống Đặc biệt, khắc phục đƣợc chồng chéo quản lý trƣớc đó, phù hợp đem lại hiệu thƣ viện bị phân tách Hơn thế, với đặc thù Viện Đại học Mở Hà Nội sở giáo dục đại học mở đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, hình thức đào tạo từ xa chiếm tới 60% Chính vậy, nhu cầu bạn đọc cao, nhiên bạn đọc lại phân tán không thuận lợi để tới thƣ viện tra cứu, sử dụng tài liệu KIPOS với chức quản lý tài liệu số giúp thƣ viện khắc phục khó khăn 42 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo dục ĐH-CĐ thời kỳ hội nhập” Bảng Một số thƣ viện triển khai áp dụng phần mềm KIPOS STT Tên thƣ viện Thƣ viện Đại học Nha Trang Thƣ viện Viện Khoa học Tổ Chức Nhà nƣớc Thƣ vện Đại học Y Khoa Vinh Thƣ viện Đại học Hạ Long Thƣ viện Viện Đại Học Mở Hà Nội Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc Thƣ viện Bộ Tƣ pháp Thƣ viện Đại học Mỏ Địa Chất Thƣ viện Đại học Y Thái Bình Địa website http://thuvien.ntu.edu.vn http://lib.isos.gov.vn http://thuvien.vmu.edu.vn http://thuvien.daihochalong.edu.vn http://thuvien.hou.edu.vn http://thuvien.vinhphuc.gov.vn http://thuvienso.moj.gov.vn http://lic.humg.edu.vn http://thuvien.tbump.edu.vn KẾT LUẬN Thƣ viện ngày đóng vai trò to lớn q trình đổi giáo dục, đổi văn hóa- xã hội Trong cơng nghệ thơng tin ngày phát triển việc tự động hóa xây dựng thƣ viện số xu tất yếu Bên cạnh đó, mà công nghệ thay đổi ngày, nhiều sản phẩm phần mềm trƣớc chƣa thực đáp ứng đƣợc yêu cầu khơng phù hợp Việc ứng dụng giải pháp tổng thể việc quản lý thƣ viện điều cần thiết Các sản phẩm công nghệ đời sau thể ƣu việt việc ứng dụng cơng nghệ tiên tiến, đại Điều giúp thƣ viện có thêm nhiều lựa chọn cho giải pháp phát triển phù hợp với thƣ viện 43 ... KIPOS cung cấp nhiều tính giải pháp tích hợp, hỗ trợ đắc lực vấn đề tự động hóa thƣ viện (Hình 1) 39 Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi giáo... cổng thông tin điện tử thƣ viện, thành phần giải pháp thƣ viện tổng thể KIPOS, đƣợc tích hợp phiên 3. 5 năm 2012 trở lên Dựa KIPOS.WebPortal, cổng thông tin điện tử cho thƣ viện đƣợc xây dựng nhƣ... PHẦN MỀM KIPOS TRONG HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN Hiện nay, KIPOS đƣợc triển khai ứng dụng số thƣ viện (Bảng 3) đem lại kết khả quan Trong đó, Thƣ viện Đại học Đại học Nha Trang thƣ viện ứng dụng thành công