Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

Lời mở đầu Trong thế giới hiện nay, chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của đời sống kinh tế xã hội đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và cao hơn nữa là cả một quốc gia, quản trị càng có vai trò quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế hầu hết những thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và các doanh nghiệp, cũng như thất bại trong hoạt động của tổ chức kinh tế, chính trịxã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản trị yếu kém. Ngân hàng Châu Mỹ đã nêu ra trong bản công bố báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng “Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu kỹ năng và thiếu kinh nghiệp quản trị”. Nhưng nếu nhà quản trị biết tổ chức hoạt động và những việc quản trị khác thì triển vọng đạt kết quả tốt sẽ cao hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. Quản trị có khả năng sáng tạo to lớn. Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con người và về vật chết kỹ thuật như nhau, nhưng các quản trị khác nhau sẽ đem lại hiệu quả kinh tế khác nhau. Do đó nhà quản trị cần phải trau dồi những kỹ năng quản trị của mình để mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và góp phần đưa nền kinh tế đất nước phát triển. Sau khi phân tích, nhận thấy những vai trò quan trọng của nhà quản trị tôi đã chọn đề tài “ Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị” làm đề tài cho môn Quản trị học. Với mục đích nghiên cứu, hiểu thêm về môn học và nắm rõ những chức năng, kỹ năng mà một nhà quản trị cần phải có. Để phù hợp với nội dung của đề tài thì tiểu luận được chia làm 3 phần: Chương 1: Nhà quản trị. Chương 2: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị. Chương 3: Thực tiễn trong quản trị hiện nay. Chương 1: Nhà quản trị Nhà quản trị

Lời mở đầu

Trong thế giới hiện nay, chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và tolớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của đờisống kinh tế xã hội đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và caohơn nữa là cả một quốc gia, quản trị càng có vai trò quan trọng Tuy nhiên, trênthực tế hầu hết những thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và cácdoanh nghiệp, cũng như thất bại trong hoạt động của tổ chức kinh tế, chính trị-

xã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản trị yếu kém.Ngân hàng Châu Mỹ đã nêu ra trong bản công bố báo cáo về kinh doanh nhỏrằng “Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh

là do thiếu kỹ năng và thiếu kinh nghiệp quản trị” Nhưng nếu nhà quản trị biết

tổ chức hoạt động và những việc quản trị khác thì triển vọng đạt kết quả tốt sẽcao hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà còn ít tốn kém thờigian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác Quản trị có khả năng sángtạo to lớn Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con người và về vậtchết kỹ thuật như nhau, nhưng các quản trị khác nhau sẽ đem lại hiệu quả kinh

tế khác nhau Do đó nhà quản trị cần phải trau dồi những kỹ năng quản trị củamình để mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và góp phần đưa nền kinh tế đấtnước phát triển Sau khi phân tích, nhận thấy những vai trò quan trọng của nhà

quản trị tôi đã chọn đề tài “ Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị” làm

đề tài cho môn Quản trị học Với mục đích nghiên cứu, hiểu thêm về môn học

và nắm rõ những chức năng, kỹ năng mà một nhà quản trị cần phải có

Để phù hợp với nội dung của đề tài thì tiểu luận được chia làm 3 phần:

Chương 1: Nhà quản trị.

Chương 2: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị.

Chương 3: Thực tiễn trong quản trị hiện nay.

Chương 1: Nhà quản trị

Nhà quản trị

Nhà quản trị là một khái niệm rất rộng gồm nhiều định nghĩa khác nhau

Nhưng theo tôi, nhà quản trị là người đảm nhận trách nhiệm dẫn dắt, lãnh đạo,hướng dẫn hoạt động quản trị cho một tổ chức hay một đối tượng quản trị nhấtđịnh thông qua việc sử dụng các nguồn tài nguyên khác nhau về nhân lực, tàichính, vật tư, tri thức và giá trị vô hình làm cho tổ chức ấy hoàn thành đượcnhững mục tiêu nhất định Một tổ chức hay một nhóm đối tượng quản trị có thểthuộc bên quản trị hay dịch vụ, kinh doanh hay phi lợi nhuận, thuộc khu vực tưhay khu vực công, hành chính hay sự nghiệp…

Ngoài ra, ta có những định nghĩa khác về nhà quản trị như sau:

Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việccủa người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển và kiểm soátnhững nguồn lực trong tổ chức một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu của

tổ chức

Nhà quản trị là người có quyền sử dụng các loại nguồn lực trong tổ chức

đó và chịu trách nhiệm đưa tổ chức đó hoàn thành mục tiêu chung

Hoạt động quản trị cũng là một hoạt động xã hội của con người và chính

vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa Trong mỗi tổ chức, các công việc vềquản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rõnét Tùy theo cấp bậc có thể chia nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cấp cơ

sở, nhà quản trị trung cấp và nhà quản trị cao cấp Thứ bậc của 3 cấp quản trị

Các nhà quản trị cấp cơ sở (First-line Managers) cũng thường gọi là tổ trưởng,

đốc công cai thợ, Đây là các quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thốngcấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức Nhiệm vụ của họ là đưa racác quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn điều khiển các nhân viêntrong các công việc sản xuất kinh doanh, công tác cụ thể hàng ngày, nhằm thựchiện mục tiêu chung

Các nhà quản trị trung cấp (Middle Managers) thường mang chức danh

trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, đốc công phân xưởng, trưởng khoa,Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch vàchính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các công việc để hoànthành mục tiêu chung.

Các nhà quản trị cấp cao (Top Managers) như giám đốc, tổng giám đốc,

giám đốc điều hành, chủ tịch hội đồng quản trị, Nhiệm vụ là đưa ra các quyếtđịnh chiến lược, tổ chức thực hiện chiến luợc, duy trì và phát triển tổ chức họchịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức

Nhà quản trị có thể là một người đội trưởng đội bảo vệ cơ quản, một tổtrưởng tổ vệ sinh đường phố, một công chức, viên chức bình thường trong bộmáy quản lý nhà nước, một giám đốc của một doanh nghiệp, nhà nước hay tưnhân, một vị bộ trưởng hay một ông thủ tướng,…

Ở mỗi lĩnh vực khác nhau đòi hỏi những nhà quản trị phải có những kiếnthức, kỹ năng, kinh nghiệm và công cụ hỗ trợ quản trị khác nhau

Ngày nay, nghề quản trị thực sự là một nghề lao động trong xã hội, cónhững đặc thù riêng với rất nhiều thách thức, khó khăn song cũng là một nghề

có nhiều cơ hội phát triển, thăng tiến Nó đòi hỏi người làm việc trong nghề phảithực hiện đúng chức năng, và phải luôn không nhừng trau dồi kỹ năng

Cơ hội của các nhà quản trị là rất rộng mở, được làm việc ở những vị trícao trong các doanh nghiệp như CEO Đây là một nghề đức cao vọng trọngtrong xã hội, với mức lương cao tương ứng với trách nhiệm Bên cạnh đó cơ hộiđược khẳng định bản thân và cơ hội thăng tiến rất lớn Do đó nên các nhà quảntrị có nhiều cơ hội phát triển cá nhân và cơ hội đóng góp vào sự phát triển củanền kinh tế đất nước

Bên cạnh những cơ hội luôn có những thử thách chờ đợi các nhà quản trịbởi quản trị là một nghê vừa mang tính khoa học lại vừa mang tính nghệ thuật

Là một nghê khoa học nên đòi hỏi là quản trị phải được đào tạo bài bản, chuyênnghiệp Là một nghề nghệ thuật, đòi hỏi nhà quản trị phải có năng khiếu, và luôn

tự rèn luyện bản thân mình Những đòi hỏi đó thực sự là một thách thức đối vớinhững người hoạt động trong nghề, bởi việc kết hợp giữa tính khoa học và nghệthuật là việc không dễ dàng.

Thực tế ở Việt Nam, các nhà quản trị chưa thực sự nắm vững được chứcnăng, cũng như chưa khai thác hết các kỹ năng để trở thành một nhà quản trị tốt.Chính vì vậy chúng ta cần phải nghiên cứu và nắm rõ chức năng và kỹ năng củanhà quản trị

Chương 2: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

1 Các chức năng của nhà quản trị.

1.1: Chức năng hoạch định và ra quyết định.

- Chúng ta hiểu qua về hoạch định là một quá trình thiết lập mục tiêu, định ra chương trình, bước đi và triển khai các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

- Từ khái niệm trên ta có thể rút ra được đặc điểm của chức năng hoạch định là bao gồm:

+ Xác định những mục tiêu trong tương lai mà nhà quản trị và tổ chứcmong muốn đạt được

+ Lựa chọn phương hướng hành động đòi hỏi phải xem xét đến dự báotương lai

+ Dự kiến các nguồn lực để thực hiện, bao gồm các nguồn lực của tổchức, hoặc tổ chức huy động được từ bên ngoài + Chỉ rõ ai là người thực hiện, thực hiện như thế nào, thời gian thực hiện khinào

- Vai trò của hoạch định :

+ Góp phần thực hiện các mục tiêu của tổ chức Hoạch định là sự lựachọn của ác mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức để đạt được mục tiêu

đó Do toàn bộ quá trình hoạch định là tập trung sự chú ý vào mục tiêu, nếucông tác hoạch định tốt sẽ góp phần tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu đề ra

+ Ứng phó với những bất định trong tương lai Để hoạch định tốt nhàquản trị phải thấy được xu thế của tương lai, phải dự đoán được những biếnđộng có thể xảy ra; xem xét thời cơ và thách thức, phân tích những tác động tiêucực, tích cực của môi trường Từ đó xây dựng được kế hoạch, chiến lược phùhợp với sự thay đổi của môi trường, góp phần tạo nên thành công của tổ chức

+ Nâng cao hiệu của các hoạt động tác nghiệp trong tổ chức Nhờ cóhoạch định, các hoạt động tác nghiệp diễn ra có kế hoạch và có sự phối hợp nhịpnhàng, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hiệu quả của quản trị trong tổ chức

+ Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra trong tổ chức Các nhà quản trịkhông thể kiểm tra công việc của cấp dưới nếu không có tiêu chuẩn để đo lường.Hoạch định tốt sẽ tạo ra những mục tiêu xác đáng làm tiêu chuẩn đo lường chocông tác kiểm tra các chức năng khác của quản trị như chức năng tổ chức, chứcnăng lãnh đạo

- Mục đích cuối cùng của công việc hoạch định là đưa ra các mục

tiêu và phương pháp cụ thể Trong 4 chức năng quản trị, có thể nói Hoạch định

là chức năng quan trọng nhất, bởi vì chúng ta không thể tiến hành công việc khikhông biết chúng ta muốn đạt được điều gì và phải làm gì để đạt được nhữngđiều đó Có rất nhiều công ty đã thất bại chỉ vì hoạch định sai mục tiêu củamình

Một ví dụ điển hình là Ford trong việc tung ra chiếc Edsel vào tháng 9

năm 1957 Có rất nhiều sai lầm trong việc hoạch định kế hoạch này, cụ thể là:tên của mẫu xe không thu hút khách hàng, thời điểm tung ra thị trường khôngphù hợp (vào thời đó các mẫu xe mới thường được bán vào tháng 11 hằng năm),thiết kế tồi, có nhiều trục trặc kỹ thuật, giá thành quá cao trong khi khách hàngđang nhắm đến những chiếc xe rẻ hơn, và trên hết là việc quảng cáo thái quá vềchiếc xe mà không hề có một khảo sát thị trường nào Kết quả là chiếc Edsel chỉtồn tại trong 4 năm (từ 1957 đến 1960) với doanh số 60.000 chiếc trong năm đầutiên, chưa đến 30% mong đợi

Một ví dụ khác là P&G (Procter and Gamble)-Tập đoàn hàng đầu thế

giới về các sản phẩm chăm sóc cá nhân – đã có những đánh giá sai lầm trongviệc hoạch định số lượng thương hiệu phụ của một nhãn hàng Họ cho rằng càngnhiều sự lựa chọn cho khách hàng thì doanh số sẽ càng cao Họ đã tung ra đến

52 thương hiệu phụ của chỉ một dòng sản phẩm kem đánh răng Crest và 31thương hiệu phụ của một toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm và cuối cùngCrest chỉ chiếm 15% thị phần kem đánh răng của thị trường Mĩ, bị Colgate bỏlại rất xa

Như vậy, qua hai ví dụ trên chúng ta có thể thấy được rằng, hoạch định có vai

trò rất quan trọng trong việc kinh doanh cũng như hoạt động của bất kỳ tổ chứcnào khác Không có hoạch định hoặc hoạch định yếu kém sẽ dẫn chúng ta đếnthất bại nặng nề

b Chức năng ra quyết định.

- Ra quyết định cũng là một chức năng quan trọng và không thể thiếu

của nhà quản trị Theo như James H Donnelly, James L Gibson “ Quyết địnhquản trị là quá trình tư duy, cân nhắc cách thức và các nguồn lực để giải quyếtmột vấn đề tổ chức” Hay theo như Trần Anh Tài “ Quyết định quản trị là hành

vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt độngcủa các tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết cácquy luật vận động khách quan các hệ thống bị quản trị và việc phân tích cácthông tin về hiện trạng của nó” Ta thấy được khái niệm của quyết định quản trị

là rất nhiều, vì thế chúng ta sẽ đưa ra khái niệm chung nhất về quyết định quản

trị: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm đưa ra mục tiêu, cách thức thực hiện và các nguồn lực để giải quyết một vấn đề của

tổ chức.

- Đặc trưng của quyết định quản trị được thể hiện qua cụm từ

5 W 1 H, chúng ta có thể hiểu là:

+ What – quyết định cái gì ?

+ Why – tại sao phải làm ?

+ When – thời gian làm ?

+ Where – làm ở đâu ?

+ Who – ai làm ?

+ How – làm như thế nào ?

- Quyết định quản trị thường có các đặc điểm sau:

+ Mọi thành viên của tổ chức đều có thể ra quyết định, nhưng chỉ có nhàquản trị mới đưa ra quyết định quản trị

+ Quyết định quản trị đưa ra khi có sự tư vấn, tổng hợp của các bộ phậntham mưu

+ Quyết định quản trị luôn gắn với thông tin

+ Quyết định quản trị chứa đựng những yếu tố khoa học và sáng tạo

- Vai trò của quyết định quản trị:

+ Các quyết định luôn là sản phẩm chủ yếu và trung tâm của mọi hànhđộng về quản trị

+ Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc nhiều vào quyết địnhquản trị.

+ Không thể thay thế quyết định quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tựđiều chỉnh, hoặc bất cứ thứ tự động hóa nào bằng máy móc tinh xảo

+ Mỗi quyết định là một khâu quan trọng trong hệ thống, các quyết định

có sự tương tác lẫn nhau

- Trong vai trò là quản lý gần như chúng ta phải ra quyết định, cũng

có lúc là quyết định đơn giản, nhưng cũng có lúc là quyết định phức tạp Có thể

những quyết định đó là đúng, nhưng cũng có thể là quyết định sai Chúng ta cùng xem một ví dụ sau:

Phòng tài chính chuẩn bị chuyển sang địa điểm mới và Samantha - trưởngphòng - cần chọn một người đại diện cho phòng tài chính tham gia vào nhóm bốtrí mặt bằng của toàn công ty Đối với Samantha, đây là một quyết định giao phóđơn giản Ai trong số các cấp dưới của cô sẽ đại diện cho phòng tài chính? Đóphải là người có tính quyết đoán, có kỹ năng làm việc theo nhóm và phải nắmvững nhu cầu không gian của phòng tài chính Vì hiểu rõ khả năng của từngnhân viên nên Samantha đã không khó khăn gì khi chọn George và anh ta cũngsốt sắng nhận trách nhiệm mới Đúng là George sẽ có ít thời gian hơn để thựchiện công việc thường ngày của mình, nhưng cả anh lẫn Samantha đều thấy rằng

đó không phải là vấn đề nghiêm trọng

Không phải quyết định nào cũng dễ dàng như ví dụ trên, có những quyếtđịnh sẽ khó khăn cho nhà quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra lựa chọnnhững phương án tối ưu nhất cho tổ chức hoặc doanh nghiệp để có thể đưa tổchức hoặc doanh nghiệp đó đi đến thành công Chúng ta cũng không thể phủnhận tầm quan trọng của chức năng này, đây cũng là một trong những chức năngquan trọng mà nhà quản trị cần nắm bắt và học hỏi

1.2: Chức năng tổ chức.

- Sau khi phác thảo xong các kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm chonhững ý tưởng tương đối vắn tắt này trở thành thực tế Hiểu biết về tổ chức là

yêu cầu vô cùng thiết yếu để thực thi được điều đó Thực hiện hiệu quả chứcnăng tổ chức giúp các nhà quản trị phối hợp tốt hơn các nguồn lực của tổ chức.

Sự thành công của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả năng sử dụng các nguồnlực này một cách hữu hiệu và hiệu quả

- Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổchức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghivới sự sống” Theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạtđộng hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ýthức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổchức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việcgiao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát

nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanhnghiệp”

- Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điềuquan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từgóc độ của khoa học quản trị Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chứcnăng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kếmột cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt

được mục tiêu của nó Nói cách khác chức năng tổ chức là việc chia tổ chức

ra nhiều bộ phận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mối quan hệ giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

- Nếu như tầm vai trò của lập kế hoạch được thể hiện ở việc xác địnhmục tiêu, phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầm quan trọngcủa nó ở việc biến những mục tiêu thành hiện thực Sẽ không sai khi nói rằng tổchwusc là nhân tố quyết định thành bại của một tổ chức Tất cả các quyết địnhquản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo, kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực nếu

không tổ chức thực hiện một cách khoa học Vai trò của chức năng tổ chức thể

hiện ở những phương diện cơ bản sau:

+ Xác định cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh pháttriển của tổ chức.

+ Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấu tổ chức

+ Tạo điều kiện để phát huy các chức năng khác như: hoạch định, quản trịnhân sự, lãnh đạo, kiểm tra,…

+ Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụngcác nguồn lực của tổ chức

- Mục tiêu của công tác tổ chức là gì? Có thể nói mục tiêu tổng quát

nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành mộtcách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định Cấu trúc

tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợpcác hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất Những mụctiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là: (1)Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp vănhóa của tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốnnắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huyhết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho tổ chứcthích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bênngoài đơn vị.Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổchức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêucầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức

là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức Ví dụnhư qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật về cấu trúc tổ chức, qui luật về phânchia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v

- Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được

chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theonhững cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêuchung đã xác định Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động mộtcách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược

lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việckhông tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng sẽ trở thành nhân

tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận Chú trọng pháttriển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phảnứng nhanh chóng trước những biến động trong sản xuất kinh doanh, tạo điềukiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp

Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý, và

để quản lý phải có tổ chức Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộphận nhỏ hơn là một hình thức thể hiện của qui luật khách quan về chuyên mônhóa lao động trong quản trị Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tươngđối độc lập và liên quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó.Như vậy cơ cấu tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân)khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa

và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục

vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức.Để đảm bảo việc thiết kế một cơ cấu

tổ chức quản trị phù hợp, chúng ta cần phải nắm bắt được các nguyên tắc tổchức, những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và hiểu biết về các kiểu cơcấu tổ chức quản trị

- Chúng ta có thể xem một ví dụ về chức năng tổ chức:

Được lấy cảm hứng từ câu chuyện Moby-Dick của nhà văn người Mỹ nổitiếng Herman Melville, Star Bucks là chuỗi cửa hàng cà phê lớn nhất trên thếgiới với hơn 16.000 cửa hàng trên 50 quốc gia Bắt đầu với một cửa hàng cà phêlụp xụp ơ Seattle Starbucks giờ đây đã đạt được vị trí mà biết bao đối thủ cạnhtranh trong nền công nghiệp thức ăn nhanh của Mỹ thèm khát Từng được bánlại cho Howard Schultz chỉ với giá 3,8 triệu USD nhưng chỉ riêng trong năm

2010, doanh thu của Starbucks đã lên đến 10.71 tỷ USD

Lý do vì đâu mà Starbucks lại đạt được thành công đến vậy thì đó là nhờvào các nguyên tắc của tổ chức quản trị

 Nguyên tắc linh hoạt:

+StarBucks đóng cửa 7.100 cửa hàng tại Mỹ trong vòng 3 giờ rưỡiđồng hồ

+Đề nghị mọi người viết email thẳng cho ông để bày tỏ ý kiến

+Phát tặng thưởng cho khách hàng

 Nguyên tắc hiệu quả:

+StarBucks đóng cuwae 600 cửa hiệu, sa thải 7% số nhân viên tiếtkiệm 850 triệu USD

+Khoảng 70% trong số các cửa hàng bị đóng cửa hàng này mới chỉ mởtrong vòng 3 năm trước đó

 Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu:

+ Tham vọng mở 40.000 quán cà phê toàn cầu

+ “ Bộ óc tỉ USD” – Clara Shih tại StarBucks

 StarBucks thay những máy tính tiền và máy tính cũ

 Thay toàn bộ máy pha cà phê espresso bằng loại máy cao cấpMastrena có xuất xứ từ Thụy Sĩ

 Duy trì chế độ bảo hiểm y tế cho nhân viên, tăng lương cho nhânviên theo thành tích công việc

- Từ ví dụ này chúng ta có thể thấy được tổ chức cũng là một chứcnăng quan trọng quyết định thành bại của một tổ chức hay một doanh nghiệp.Chính vì thế mà nhà quản trị cần phải nắm rõ được những chức năng cơ bản này

sức cho mình cho sự thành công của tổ chức” Từ đay ta sẽ đưa ra một khái niệm

chung cho lãnh đạo: Là một quá trình, một nghệ thuật tác động gây ảnh hưởng đến con người làm cho họ tự nguyện, hăng hái thực hiện thành công các nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức.

- Vai trò của chức năng lãnh đạo:

+ Vai trò dẫn dắt tổ chức Nhà lãnh đạo phải có năng lực, có tầm nhìnchiến lược để giúp cho tổ chức thấy được con đường cần đi và cái đích cần đến

+Vai trò tập hợp lực lượng xung quanh mình để thực thi sứ mệnh của tổchức

+Lãnh đạo là người tạo nên phong cách lãnh đạo, ứng xử trong tổ chức

- Phong cách lãnh đạo đó là lề lối, kiểu cách, phương pháp và cách

ứng xử bền vững của các nhà quản trị trong khi làm việc Phong cách lãnh đạo được chia làm 3 phong cách:

+ Ưu điểm: Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng kịp thời

+ Nhược điểm: Chủ quan, không phát huy được sáng tạo, kinh nghiệmcủa cấp dưới

- Phong cách dân chủ

Là phong cách trong đó người lãnh đạo ra các quyết định trên cơ sở bànbạc trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới