Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà xuất bản Thống kê Hà nội

Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế cơ sở, tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh để sản xuất sản phẩm, thực hiện cung cấp các loại lao vụ, dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Để đạt được mục tiêu cuối cùng của sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, có vai trò cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm. Giá trị nguyên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (70% 80%). Quản lý chặt chẽ, sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tích luỹ cho doanh nghiệp. Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có ý nghĩa quan trọng với tư cách là công cụ phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Do đó phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm của mình trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm thì công tác kế toán phải được coi trọng và được tổ chức một cách hợp lý khoa học, phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu cuối cùng của sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất mà điều quan trọng là doanh nghiệp phải lựa chọn nguyên vật liệu như thế nào để cho ra sản phẩm tốt. Từ các vấn đề phân tích trên, em quyết định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp: Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà xuất bản Thống kê Hà nội. Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 phần: * Phần thứ nhất: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. * Phần thứ hai: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà xuất bản Thống kê. * Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà xuất bản Thống kê.

Lời nói đầu Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế cơ sở, tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh để sản xuất sản phẩm, thực hiện cung cấp các loại lao vụ, dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Để đạt đợc mục tiêu cuối cùng của sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, có vai trò cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm. Giá trị nguyên liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (70% 80%). Quản lý chặt chẽ, sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tích luỹ cho doanh nghiệp. Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có ý nghĩa quan trọng với t cách là công cụ phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Do đó phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp thấy rõ u nhợc điểm của mình trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm thì công tác kế toán phải đợc coi trọng và đợc tổ chức một cách hợp lý khoa học, phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Để đạt đợc mục tiêu cuối cùng của sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất mà điều quan trọng là doanh nghiệp phải lựa chọn nguyên vật liệu nh thế nào để cho ra sản phẩm tốt. 1 Từ các vấn đề phân tích trên, em quyết định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp: Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà xuất bản Thống kê Hà nội. Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 phần: * Phần thứ nhất: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. * Phần thứ hai: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà xuất bản Thống kê. * Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà xuất bản Thống kê. Tài liệu tham khảo gồm có: 1. Kế toán doanh nghiệp sản xuất (Đề cơng bài giảng). 2. Kế toán doanh nghiệp cần biết. 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp cần biết. 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. 5. Kế toán doanh nghiệp hỏi và đáp. 6. Các loại chứng từ, biển sổ sách kế toán của phòng kế toán - Nhà xuất bản Thống kê. Với trình độ có hạn của một học sinh và những vấn đề đã trình bày trong chuyên đề không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy giáo, cô giáo và cán bộ kế toán của Nhà xuất bản Thống kê. Trong quá trình thực tập, em đã nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của Nhà xuất bản Thống kê và các cán bộ phòng kế toán. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo, các cán bộ phòng kế toán, những ngời đã tận tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành đợc chuyên đề này. 2 Chơng I Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh: I.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ: Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá. Ngoài ra, vật liệu coàn là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm mới về mặt giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định của tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau nhng trong quá trình sử dụng chúng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, chúng bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc mua sắm bằng nguồn vốn lu động. Tuy vật liệu và công cụ, dụng cụ có đặc điểm và tính chất khác nhau song chúng đều là yếu tố cấu thành sản phẩm. Do vậy, việc tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả sẽ giúp cho việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo đợc yêu cầu quản lý. 3 I.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ: Do vật liệu và công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lu động, giá trị của chúng thuộc vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp cho nên việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ là một yếu tố khách quan đối với doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ đòi hỏi phải tổ chức quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng. Trong quá trình thu mua thì phải quản lý về chất lợng, quy cách, phẩm chất, chủng loại và chi phí thu mua. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dữ trữ tối thiểu, tối đa cho mỗi loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành thuận lợi, không bị ngng trệ hay vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn. Khâu bảo quản vật t là quan trọng nhất đối với tổ chức quản lý vật liệu công cụ dụng cụ. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, lán trại để bảo quản vật t đồng thời tuỳ loại vật t phải bảo quản phù hợp tránh h hỏng, mất mátvà mất phẩm chất làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm, đến giá thành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nhằm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cho phép hạ tầng thấp giá thành sản phẩm, hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất đồng thời làm tăng lợi nhuận và có tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải thực hiện tốt công tác ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng vật t trong sản xuất. Tóm lại, vật liệu và công cụ, dụng cụ có một vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh do đó công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ luôn là một yêu cầu cần thiết và đợc các nhà quản lý quan tâm. 4 II. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu và công cụ, dụng cụ bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại đợc sử dụng có nội dung kinh tế, chức năng, tính năng khác nhau. Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ, từng loại vật liệu và công cụ, dụng cụ thì doanh nghiệp phải tiến hành phân loại. II.1. Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. VD: động cơ, vỏ hộp (trong sản xuất máy bơm nớc) Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động nhng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thanh nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm , làm tăng chất liệu nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất, bảo quản và bao gói sản phẩm. VD: dung môi, sơn . Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn .nh xăng, dầu, than, củi hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện, máy móc . Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải. Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. 5 Phế liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng . Trên thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu trong quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng thứ, từng nhóm một cách chi tiết hơn. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu, doanh nghiệp cần phải sử dụng Sổ danh điểm vật liệu. II.2. Phân loại công cụ, dụng cụ theo phơng pháp phân bổ, theo yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán: Công cụ, dụng cụ dùng trong các doanh nghiệp bao gồm các loại: - Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. - Dụng cụ đồ nghề. - Dụng cụ quản lý. - Quần áo bảo hộ lao động. - Khuôn mẫu đúc sẵn. - Lán trại tạm thời. - Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu. Trong công tác quản lý công cụ, dụng cụ đợc chia thành 3 loại: - Công cụ, dụng cụ lao động. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. II.3. Các phơng pháp đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ là dùng chỉ tiêu tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ, dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ phải đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất nghĩa là phải đánh giá đúng theo giá trị thực tế của vật liệu, công 6 cụ, dụng cụ tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc vật liệu, công cụ, dụng cụ đó. Trong quá trình hạch toán, tuỳ từng điều kiện cụ thể ngời ta có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ, Đó là đánh giá theo giá hạch toán hoặc theo giá thực tế. II.3.1. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho: Trong các doanh nghiệp, trị giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập vào đợc xác định theo từng nguồn nhập. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho đợc tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua ngoài. Giá mua ghi trên hoá đơn sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại giảm giá Các loại thuế không đ- ợc hoàn lại Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng = + + Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho ( chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi). + Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá gốc của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho Giá gốc của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất thuê chế biến Tiền công phải trả cho ngời chế biến Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác = + + + Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho đợc tính theo công thức sau: Giá gốc VL, CCDC = Giá gốc VL xuất kho + Chi phí gia công 7 nhập kho chế biến Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nh: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận góp liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng đánh giá lại và đã dợc chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng: Giá gốc NL,VL và CCDC nhập kho Giá trị hợp lý ban đầu của những NL, VL, CCDC tơng đơng Các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận = + - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc cấp: Giá gốc NL, VL và CCDC nhập kho Giá ghi trên sổ của đơn vị đợc cấp trên hoặc giá đợc đánh giá lại theo giá trị thuần Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí có liên quan trực tiếp khác = + + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện. II.3.2. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho: Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác nh đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá trị hàng tồn kho sau: - Phơng pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của NL, VL, CCDC xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít NL, VL và CCDC có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc. - Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc 8 vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Giá trị thực tế NL, VL và CCDC xuất kho Số lợng NL,VL và CCDC xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền = ì Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau: Phơng án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ). Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế NL, VL và CCDC tồn kho đầu kỳ Số lợng NL, VL và CCDC tồn kho đầu kỳ + + Giá trị thực tế NL, VL và CCDC nhập kho trong kỳ Số lợng NL, VL và CCDC nhập kho trong kỳ Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (Còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn) Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NL, VL và CCDC tồn kho trớc khi nhập Số lợng NL, VL và CCDC tồn kho trớc khi nhập + + Giá trị thực tế NL, VL và CCDC nhập kho của từng lần nhập Số lợng NL, VL và CCDC nhập kho của từng lần nhập - Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. 9 - Phơng pháp nhập sau, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo gia của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. II.3.2.1. Đánh giá NL, VL và CCDC theo giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thơng sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ NL,VL và CCDC hoạt động nhập xuất NL, VL và CCDC diễn ra thờng xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời cầu của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hang ngày trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết NL, VL và CCDC. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kê hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng. Giá hạch toán đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và đợc sử dung tơng đối ổn định, lâu dài Trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. Kế toán tổng hợp NL, VL và CCDC phải tuân thủ nguyên tắc theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) NL, VL và CCDC để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. Hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của từng loại NL, VL và CCDC đợc tính theo công thức sau: Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Hệ số giá chênh lệch giá = Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ 10