Slide bài giảng Tin 3 Access

Slide bài giảng Tin 3 Access tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các lĩnh vực...

MICROSOFT

ACCESS 2010

Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010

Chương 1

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH:

Thiết kế và cài đặt Cơ Sở Dữ Liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010

2 Giới thiệu Access 2010

1 Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL

7 Quản lý CSDL

8 Giao diện người dùng

3

1.1 Giới thiệu Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access

Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS -

Relational Database Management System) và là phần mềm quản lý cơ sở

dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền

Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010

Chương 1

1.1.1 Access là gì:

Databas e (C S ơ Sơ ơ Sơ

D Li u) ữ Liệu) ệu)

Databas e (C S ơ Sơ ơ Sơ

 Access cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng.

1.1.2 Access làm những gì:

liệu một cách có tổ chức trên máy tính, tạo ra các ứng dụng mà không cần lập trình

1.1.3 Những ứng dụng của Access:

mô vừa và nhỏ

xem, tìm kiếm, sửa, xóa, chia sẻ Tạo các ứng dụng về quản lý mà không cần phải là một nhà phát triển

VD: Quản lý Sinh Viên, Quản Lý Bán Hàng, Quản Lý Nhân Viên

1.1.3 Những ứng dụng của Access:

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ NHÀ HÀNG

6

Cơ sở dữ liệu Access( CSDL) là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó

(ví dụ dữ liệu Sinh Viên) được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo mô hình dữ liệu

4 Cơ sở dữ liệu(Database) là gì?

Tìm hiểu?

1.1.4 Cơ sở dữ liệu (CSDL):

Các tiêu chuẩn của 1 Cơ sở dữ liệu:

Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau, ngoài Access còn có: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị

1.2 Giới thiệu Microsoft Access 2010

1.2.1 Lịch sử phát triển:

 Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa một nhóm các lệnh có liên quan Các thao tác sử dụng ít

đi, đơn giản hơn so với phiên bản trước

người sử dụng Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database

cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File

1.2.2 Access 2010 có gì mới?

10

1.3 Khởi động Access 2010

Cửa sổ chương trình MS Access 2010

Khởi động chương trình MS Access bằng một trong hai cách sau:

1 Start -> (All) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010

1.4 Các thành phần trong cửa sổ khởi động

Chú ý: Thanh Quick Access chỉ hiển thị khi bạn đang mở một Cơ

sở dữ liệu (CSDL) bất kỳ

định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo, …

1.4.1 Thanh Quick Access

12

 Bên phải của Quick Access chứa nút Customize , giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access,

Để hiển thị Thanh Quick Access dưới

Ribbon.( Hình 3)

1.4.1 Thanh Quick Access

 Muốn thêm, xóa, nút lệnh vào Quick Access : File/option/ Quick

Là một cửa sổ được chia thành 3 khung:

1 Khung bên trái gồm các

lệnh trong tab File

1 Khung bên trái gồm các

lệnh trong tab File

2 Khung giữa chứa các loại tập

tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể

tạo mới.

2 Khung giữa chứa các loại tập

tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể

tạo mới.

3 Khung bên phải: để nhập tên và

chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực

thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.

.

3 Khung bên phải: để nhập tên và

chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực

thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.

Dưới thanh tiêu đề, Thanh dài hiển thị các nút lệnh Home, Create

được gọi là Ribbon

từng nhóm khác nhau

con bên dưới mỗi nhóm

Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đó.

Cửa sổ Properties được chia thành

năm nhóm:

Format: Gồm các thuộc tính định

dạng đối tượng

Data: Gồm các thuộc tính truy suất

dữ liệu của đối tượng

Event: Gồm các sự kiện (event) của

đối tượng

Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn

tạo hệ thống menu, toolbars,…

All: Gồm tất cả các thuộc tính trong

bốn nhóm trên

1.4.4 Cửa sổ Properties:

 Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu.

Report, Macro, hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng

Thanh Navigation Pane khi bị ẩn:

1.4.5 Thanh Navigation Pane

18

1.5 Các đối tượng chính trong Access 2010

Table

(Bảng)

Module (Lập trình)

Table: Là đối tượng dùng để lưu dữ liệu Một bảng bao gồm cột và

hàng

-Cột hay còn gọi là trường (Field)

-Hàng hay còn gọi là bản ghi (Record)

VD: Quan sát bảng Khách Hàng dưới đây:

Bảng có 5 trường: Mã KH, Tên công ty, Địa Chỉ, Thành phố, SĐT

Table Query Form Repor Macro Module

t

1.5.1 Table (Bảng)

20

Query: là công cụ được sử dụng để trích rút dữ liệu theo những điều kiện được

xác định, tập dữ liệu trích rút cũng có dạng bảng biểu

VD: Quan sát truy vấn dưới đây:

Truy vấn trên trích rút ra thông tin các sản phẩm theo Mã KH

Table Query Form Repor Macro Module

t

1.5.2 Query (Truy vấn)

Form: Là đối tượng thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình.

VD: Quan sát Form dưới đây:

Table Query Form Repor Macro Module

t

1.5.3 Form ( Biểu mẫu)

22

Report: Là công cụ được sử dụng để tạo báo cáo dữ liệu được lấy từ

các bảng (Table) hoặc từ truy vấn (Queries).

VD: Quan sát Report dưới đây:

Table Query Form Repor Macro Module

t

1.5.4 Report ( Báo cáo)

Marco: Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác)

mà Access sẽ thực hiện một lần khi chạy

VD: Quan sát Macro dưới đây:

Table Query Form Repor Macro Module

t

1.5.5 Macro ( Tập lệnh)

24

Module: Là ngôn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên

tắc của lập trình cấu trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của Access

VD: Quan sát Module dưới đây:

Table Query Form Repor Macro Module

t

1.5.6 Lập trình Module

1.6 Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Access 2010

Thực hiện:

Menu File -> New - > Blank Database -> Create

1.6.1 Tạo một cơ sở dữ liệu rỗng (Blank Database)

Thực hiện:

Tại cửa sổ khởi động/ New/Sample Template/CSDL có sẵn/Create

1.6.2 Tạo một cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template)

1.7 Quản lý Cơ Sở Dữ Liệu Access 2010

Recent: hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở

gần nhất Số tập tin hiển thị trong danh sách này mặc định là 9

Có thể thay đổi bằng các cách sau:

1.7.1 Recent

chọn tab File

trị của thuộc tính “Show This

Number of Recent Documents”

28

Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Tại cửa sổ khởi động chọn File/Open /chọn tệp tin cở sở cần

mở/Open

Cách 2: nhấp double click vào tệp CSDL cần mở

1.7.2 Mở một cơ sở dữ liệu (Open)

Để đóng một cơ sở dữ liệu đang chạy ta thực hiện cách sau: Tại cửa sổ khởi động , File -> Close Database

Để đóng chương trình Access ta thực hiện cách sau:

Tại cửa sổ khởi động, File -> Exit (Alt+F4) hoặc ấn nút (X)1.7.3 Thoát khỏi cơ sở dữ liệu (Exit)

30

Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ

sở dữ liệu sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử dụng được

1.7.4 Thu gọn và chỉnh sửa CSDL (Compact & Repair)

Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ

bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại

Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel, Word, Pdf…

1.7.5 Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)

Cách thực hiện:

dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…

32

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.

1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)

Cách thực hiện:

dữ liệu

1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)

Excel trong nhóm lệnh Import & Link

Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel)-> Open-> OK, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access:

+ Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép -> Next

+ Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng -> Next

+ Chỉ định thuộc tính cho các field -> Next

+ Chọn cách tạo khóa cho bảng:

 Let Access add primary key: Access tự tạo khóa.

 No primary key: Không tạo khóa

+ Nhập tên cho bảng -> Finish + Access hiển thị thông báo cho biết hoàn tất quá trình

import một file Excel thành một bảng trong Access

a Nhập dữ liệu từ Excel vào Access (Import)

34

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.

1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)

nút Access trong nhóm lệnh Import & Link

tập tin Access)- >Open

into the current database”để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở

dữ liệu hiện hành->OK

nhiều đồng thời đối tượng hoặc chọn tất cả bằng cách click nút Select

b Nhập dữ liệu từ Access vào CSDL hiện hành:

35

Cách thực hiện:

+ Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: File-Open- Open Exclusive

+ Chọn tab File, Chọn lệnh Info Click nút set Database Password

1.7.7 Bảo Mật trong Access 2010 (Password)

+ Nhập Password 2 lần , OK

a Tạo mật khẩu bảo mật CSDL:

36

1.8 Giao diện người dùng trong Access 2010

1.8.1 Tạo mới một đối tượng:

1.8.2 Thiết kế lại một đối tượng:

+ Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại

+ Chọn Design view

1.8.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng:

+ Click nút View

+ Click phải trên tên đối tượng cần xem

 Click phải chuột trên đối tượng cần xóa,

1.8.4 Xóa một đối tượng

1.8.5 Đổi tên đối tượng:

1.8.6 Sao chép một đối tượng:

+ Structure only: Sao chép cấu trúc

Chức năng Link trong Acces để duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn Nếu dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng liên kết sẽ thay đổi theo và ngược lại.

Cách thực hiện:

Tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External Data,

ta chọn tùy chọn “Link to data source by creating a link table”- Chọn bảng muốn link- OK

1.8.7 Chức năng Link

1.8.8 Chọn giao diện người dùng trong Access 2010:

Access 2010, bạn có sự lựa chọn của việc sử dụng các giao diện truyền thống hoặc loại giao diện mới có dạng các tab

40

Tabbed Documents là giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với

nhiều hơn một đối tượng tại một thời điểm

một khác và người dùng có thể xem tất cả các điều khiển trên một đối tượng giao diện người dùng mà không cần phải di chuyển một đối tượng trong đường đi

1.8.9 Tabbed Documents

 Overlapping Windows có lợi thế hơn Do sự đa dạng của việc thiết lập thuộc tính BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close.

dùng tương tác với một form tại một thời điểm

1.8.10 Overlapping Windows

42

Chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau:

1.8.11 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping Windows

Access, chọn tab File- chọn lệnh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Thiết kế và cài đặt Cơ sở dữ liệu

Chương 2

1

Thiết kế các Bảng và xác định các mối quan hệ

2 Cài đặt các Bảng lên đĩa thông qua Access

2 Cài đặt các Bảng lên đĩa thông qua Access

2

3

3 Thiết lập các mối quan hệ giữa các Bảng

44

2.1 Phân tích CSDL

2.1.1 Đặt vấn đề

Trong một xí nghiệp, hàng ngày người ta xuất vật tư theo phiếu xuất kho:

lại tên và địa chỉ của họ

là cấu trúc trên không phù hợp nữa, mặt khác rất lãng phí để ghi tên trường mã vật tư

Ta thấy cấu trúc bảng trên có những điều không hợp lý như sau:

Để phân tích tốt phải hiểu được CSDL là gì ?

Đó là một môn học riêng (dành cho chuyên ngành) Ở đây ta chỉ dùng trực giác để xây dựng một cách tương đối, đáp ứng nhu cầu ứng dụng ngay của Access mà thôi

2.1.1 Đặt vấn đề

46

 Giả sử bạn cần quản lý một cửa hàng bán hàng hóa trong thành phố Bạn hãy phân tích và thiết kế một CSDL nhằm thực hiện các yêu cầu quản lý thực tế Đó là quản lý các nhân viên trong cửa hàng, các sản phẩm, các khách hàng, các hoá đơn

 NHÂN VIÊN: Mỗi một nhân viên cần có thông tin gì?

 SẢN PHẨM: Mỗi sản phẩm cần có gì để quản lí

 KHÁCH HÀNG: Mỗi khách hàng cần có thông tin gì?

 HÓA ĐƠN: Mỗi một hóa đơn cần có những gì?

 CHI TIẾT HÓA ĐƠN: Một chi tiết hóa đơn cho biết gì?

2.1.1 Giải quyết vấn đề

Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất

2

Mỗi bản ghi có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các

bản ghi trùng nhau (số trường tối thiểu đó gọi là khoá cơ bản)

3

Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ

bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này

được gọi là phụ thuộc hàm)

Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản)

mà không ảnh hưởng đến mọi trường khác

4

2.1.2 Một số các quy tắc về xây dựng CSDL

48

1 Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất.

Giả sử ta có một phiếu

xuất kho như sau:

Ta thấy mã vật tư 1 và vật tư

2 đều mô tả một loại thông tin là mã vật tư vậy tại sao ta không để chung là mã vật tư

2 M i b n ghi có m t s trột số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ố trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ng t i thi u, nh nó mà không có các b n ghi ố trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ờng tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi

trùng nhau (s trố trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ng t i thi u đó g i là khoá c b n)ố trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ọi là khoá cơ bản) ơ Sơ

Để xây dựng bảng Nhân Viên ta xây dựng gồm:

 Ta thấy có hai bản ghi

thông tin giống hệt

nhau vậy làm cách nào

Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội

Hà Thi

Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội

Mã

01 Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội

02 Hà Thị

03 Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội

3 Các trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ng trong b ng ph i đ y đ và liên quan đ n khoá c b n hay còn ầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn ủa ến khoá cơ bản hay còn ơ Sơ

g i là liên quan đ n ch th c a b ng (đi u này đọi là khoá cơ bản) ến khoá cơ bản hay còn ủa ểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ủa ều này được gọi là phụ thuộc hàm) ược gọi là phụ thuộc hàm)c g i là ph thu c hàm)ọi là khoá cơ bản) ụng của ột số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi

NV giúp cho thông tin nhân viên rõ ràng

Mã

Ta gọi Mã NV là khóa cơ bản

Ta gọi Mã NV là khóa cơ bản

4 Có th thay đ i đểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản) mà không ược gọi là phụ thuộc hàm)c m t trột số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ng b t kỳ (tr các khoá c b n) mà không ất kỳ (trừ các khoá cơ bản) mà không ừ các khoá cơ bản) mà không ơ Sơ

nh hưởng đến mọi trường khácng đ n m i trến khoá cơ bản hay còn ọi là khoá cơ bản) ường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi ng khác