kỹ năng ký kết hợp đồng lao động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA LAO ĐỘNG VÀ CƠNG ĐỒN - BÀI THUYẾT TRÌNH Chủ đề KỸ NĂNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Khái niệm HĐLĐ Hợp đồng lao động (HĐLĐ) thoả thuận người lao động (NLĐ) người sử dụng lao động (NSDLĐ) việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền nghĩa vụ bên quan hệ lao động Tầm quan trọng việc ký kết HĐLĐ - Quyền nghĩa vụ bên quan hệ lao động (người lao động người sử dụng lao động) thiết lập xác định rõ ràng - Quy định trách nhiệm thực hợp đồng nhờ đảm bảo quyền lợi NLĐ (vốn yếu so với NSDLĐ) - Cơ sở để giải tranh chấp - Cơ sở để doanh nghiệp, quan, tổ chức, cá nhân tuyển chọn lao động phù hợp với u cầu - Việc làm việc có HĐLĐ giúp cho NLĐ đảm bảo quyền lợi tham gia quan hệ mua bán sức lao động, đồng thời tạo nên ổn định trình làm việc cho NLĐ Đối tượng ký kết - Người lao động: từ đủ 15 tuổi trở lên, có khả lao động - Người sử dụng lao động: doanh nghiệp quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân NSDLD cá nhân phải có lực hành vi dân đầy đủ (phải đủ 18 tuổi trở lên); có đủ điều kiện sử dụng lao động trả công lao động Vai trò tổ chức Cơng đồn việc ký kết HĐLĐ - Giám sát NSDLĐ việc thực hiện, ký kết HĐLĐ cho NLĐ - Tư vấn hỗ trợ cho NLĐ ký kết HĐLĐ Kỹ ký kết HĐLĐ 4.1 Kỹ soạn thảo văn hành HĐLĐ văn ban hành mẫu, nên phía NSDLĐ soạn thảo HĐLĐ, bên phía đại diện NLĐ tổ chức Cơng đoàn hỗ trợ NLĐ ký kết HĐLĐ cần lưu ý số vấn đề sau: - Thiếu, sai thể thức cấu tạo nên văn đó: quốc hiệu; tên quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh ngày tháng năm ban hành, tên loại trích yếu nội dung văn bản, Nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên người ký; nơi nhận; thành phần khác - Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến văn bản: viết tắt cụm từ dài, viết tắt cụm từ không thông dụng làm người đọc khó chịu phải suy luận xem chữ viết tắt Theo quy định, viết tắt số cụm từ thông dụng UBND, HĐND - Trích yếu: q dài, trích yếu khơng phản ánh nội dung văn - Lỗi tả Lỗi soạn thảo: Các dấu ngắt câu chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, dấu trắng sau nội dung - Sử dụng ngôn ngữ, văn phong không phù hợp: Soạn thảo văn hành cần sử dụng văn phong hành chính, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Khơng nên sử dụng văn nói, từ lóng, từ nước ngồi (trừ từ khơng có từ thay tương đương tiếng Việt) Nhiều người soạn thảo văn mắc bệnh sáo rỗng, bệnh hình thức nội dung văn dài mà không rõ ý khiến người đọc thời gian - Nơi nhận chưa phù hợp: Nơi nhận phần quan trọng văn bản, đặc biệt với văn quy phạm pháp luật, văn đạo điều hành định đơn vị nhận văn để biết thực Thường xảy trường hợp: (1) Thiếu đơn vị, cá nhân cần có; (2) Thừa đơn vị, cá nhân nhận để biết, không thực cần thiết Để xác định đúng, đủ thành phần nhận cần phải có kinh nghiệm hiểu rõ vấn đề nêu văn bản, tham khảo mẫu văn tương tự để rút kinh nghiệm - Dẫn thiếu thành phần văn bản: Ví dụ phải nêu đầy đủ “Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” nhắc đến lần đầu “Thông tư số 01/2011/TT-BNV” nhắc lại văn bản, nói Thơng tư 01 chưa đầy đủ; Đánh số thứ tự phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống đánh nhầm thứ tự - Sai kỹ thuật trình bày văn bản: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, + Nhầm khổ giấy định lề trang văn bản: Trong máy tính, máy in nay, chế độ mặc định khổ giấy lề nước khác Việt Nam, nên soạn thảo văn khơng ý đặt lại mắc phải lỗi Văn in giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thường chữ bị bé đi, lề trên, lề to, văn cân đối + Sai phơng chữ: Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Quy định trước dùng phông VnTime mã TCVN (ABC) để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà không bị xảy tượng lỗi phông chữ, đa số chuyển sang dùng phông Times New Roman thuộc mã Unicode (Thơng tư số 01/2011/TT-BNV có quy định điều này) Tuy nhiên số người copy lại mẫu văn cũ ý thức chuyển mã phơng văn nên dẫn đến số văn sử dụng phông VnTime, tệ văn lẫn lộn loại phông chữ Điều làm người sau muốn thực thao tác chuyển mã phông bất tiện - Đánh số thứ tự phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống đánh nhầm thứ tự - Quên đánh số trang với văn có từ trang trở lên - Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn 4.2 Kỹ thu thập thông tin - Phải xác định cần có thơng tin liên quan hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng lao động - Thu thập thông tin lương, thưởng, chế độ sách… cơng ty ngành - Các sách pháp luật liên quan đến NLĐ, đổi mới, bổ sung văn pháp luật Ví dụ: ký kết HĐLĐ phải tìm hiểu mức lương có với pháp luật quy định thời điểm hay khơng? Chính sách phúc lợi có phù hợp với tình hình doanh nghiệp, so sánh với cơng ty ngành Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, ngày nghĩ lễ, tết nào? Có theo luật thỏa ước lao động tập thể không? - Kiểm tra kỹ nguồn thông tin, đảm bảo độ xác có cần thiết, có tài liệu gốc tốt - Phải biết cân nhắc, lựa chọn thông tin, số liệu có sức thuyết phục cao để sử dụng, tránh dùng thơng tin số liệu có khả làm chệch hay phản lại chủ ý 4.3 Kỹ xử lý thông tin - Khi thông tin thu thập xác có nguồn khai thác, thu nhập định, cần phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận để lần đánh giá tính chân thực thông tin, gửi lên cho cấp xem xét kỹ nguồn tin phân loại tính chất thông tin theo cấp bậc, bao gồm: thông tin phải biết, thông tin cần biết thông tin nên biết để phân loại tính cần thiết thông tin - Cần phân loại thông tin theo phạm vi lĩnh vực hoạt động riêng, phân loại thơng tin theo tính chất thời điểm nội dung thơng tin ước lượng giá trị thơng tin cách hiệu Ví dụ: phòng nhân cơng ty dệt may A tiến hành thu thập thông tin phần thưởng công ty ngành khu vực sau xử lý thơng tin Phòng nhân thu thập thông tin từ nhiều nguồn: hỏi người quen cơng ty khác, hỏi NLĐ,… từ thơng tin đó, phòng nhân so sánh đánh giá độ xác để thiết kế HĐLĐ mục liên quan đến phần thưởng cho NLĐ 4.4 Kỹ đặt câu hỏi Các bên ký HĐLĐ cần đọc kỹ HĐLĐ để xác định rõ vấn đề, điều khoản chưa hiểu Từ đặt câu hỏi đóng mở tùy vào vấn đề cần giải đáp Ví dụ: Câu hỏi đóng “Ngồi khoảng thời gian làm việc theo hành ghi cụ thể HĐ có làm thêm ngồi giờ?” Câu hỏi mở: “Theo HĐLĐ cơng thời gian làm việc linh hoạt, có chia ca kíp Vậy bên phía cơng ty tạo điều kiện cho NLĐ linh hoạt việc lựa chọn thời gian làm việc nào?” Khi đặt câu hỏi cần mang tính xây dựng, góp ý làm rõ vấn đề, tránh dồn phía vào bí mang tính phê bình Ví dụ: Tơi thấy thời gian làm việc công ty cần phải thay đổi, khơng đảm bảo sức khỏe cho NLĐ, mà lực lượng lao động chiếm 50% nữ 4.5 Kỹ lắng nghe - Khi ký hợp đồng lao động hai bên cần tập trung lắng nghe vấn đề mà bên đặt câu hỏi thắc mắc HĐLĐ - NSDLĐ nên lắng nghe ý kiến, thắc mắc NLĐ Tôn trọng danh dự, nhân phẩm NLĐ, khơng nên có hành động xem thường, xúc phạm đến NLĐ Không nên lấy quyền lực để de dọa, bắt NLĐ phải làm theo HĐLĐ - Những cử để thấy lắng nghe tập trung, có thiện chí: gật đầu nhẹ bên khia thắc mắc vấn đề; mỉm cười; thẳng lưng chúi người phía trước Tránh: khoanh tay, ngả người phía sau, nét mặt nhăn nhó, cau mày,… bên đặt câu hỏi - Có thể áp dụng mức độ lắng nghe: (1) Tập trung; (2) Tham dự; (3) Hiểu; (4) Ghi nhớ; (5) Hồi đáp; (6) Phát triển 4.6 Kỹ phân tích vấn đề - Khi ký kết HĐLĐ, muốn phân tích vấn đề ta phải tìm hiểu văn pháp luật liên quan để đọc vào HĐLĐ nhận chỗ sai yêu cầu chỉnh sửa lại cho phù hợp với luật quy định - Khi đưa điểm sai nên vào pháp luật khơng nói chung chung, ảnh hưởng đến độ tin cậy - Đọc đọc lại HĐLĐ đến hiểu rõ, đọc cẩn thận, tránh đọc qua loa, để hiểu xử lý câu hỏi đặt - Khi phân tích vấn đề cần lưu ý vấn đề có hiểu rõ khơng? Để từ đưa hướng giải cho phù hợp 4.7 Kỹ diễn đạt - Nguyên tắc: 5W + 1H Who (Ai), Why (Tại sao), What (Cái gì), How (Như nào), Where (Ở đâu), When (Khi nào) Khi bên diễn đạt câu hỏi ý nghĩ cần áp dụng nguyên tắc để làm rõ vấn đề muốn diễn đạt Ví dụ đại diện NSDLĐ điện thoại hẹn NLĐ đến công ty ký kết HĐLĐ “Mời anh A sáng mai tới ký HĐLĐ” khơng rõ thông tin, mà câu “Mời anh A tới công ty X ký HĐLĐ lúc 9h00, ngày 10/8/2016 phòng nhân sự” thơng tin truyền đạt rõ + Tuân theo nguyên tác này, giúp cho NSDLĐ thiết kế HĐLĐ cách cụ thể rõ ràng hơn, biết đối tượng thực HĐLĐ ai; nội dung HĐLĐ gì; làm việc nào, phương tiện gì; làm việc đâu, mơi trường nào; bắt đầu thực cơng việc, HĐLĐ có hiệu lực… - Khi diễn đạt nội dung HĐLĐ cho bên hiểu cần phải diễn đạt trơi chảy, khơng nói q nhanh, mà khơng nên nói q chậm; tóm lược ý quan trọng HĐLĐ cách ngắn gọn, dễ hiểu - Nên dùng từ ngữ phổ thông, không nên dùng từ ngữ địa phương để tránh gây tình trạng khó hiểu cho bên Nguyên tắc 2S Say what you mean – nói điều có nghĩa, sử dụng ngơn từ, câu chữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu Say what you want – nói điều bạn muốn, đưa yêu cầu/ý kiến/mong muốn cách rõ ràng trực tiếp Những lỗi thường mắc phải ký kết HĐ khắc phục 5.1 Nguyên nhân Nguyên nhân nhân khách quan: không hiểu biết rõ quy định luật lao động; trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên phụ trách nhận doanh nghiệp non Ngun nhân chủ quan: mục đích giảm chi phí, tăng lợi nhuận, để tránh thực nghĩa vụ với NLĐ doanh nghiệp, không giao kết hợp đồng lao đồng khơng phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cố tình lách luật để thuê NLĐ ký hợp đồng theo mùa vụ công việc định với thời hạn 12 tháng, thực chất công việc thường xuyên, liên tục nhiều năm; … 5.2 Những lỗi thường mắc phải ký kết HĐ Về hình thức - Trình bày văn HĐLĐ sai thiếu thơng tin, hình thức trình bày khơng đạt u cầu văn hành (như nhóm trình bày Kỹ soạn thảo văn hành chính) - Ký kết HĐ lời nói với công việc thường xuyên, liên tục nhiều năm - Ký kết HĐ văn bản: + Thay đổi tên HĐ để ký kết (HĐ cộng tác viên…) + HĐ thử việc kéo dài trình độ áp dụng HĐ thử việc 90 ngày (3 tháng) Về nội dung - Nội dung HĐ sai qui định pháp luật - Không làm rõ, cụ thể nội dung HĐLĐ: a) Công việc phải làm: Không nêu rõ hạng mục công việc cụ thể, đặc điểm, tính chất cơng việc nhiệm vụ chủ yếu, khối lượng chất lượng phải bảo đảm b) Thời làm việc, thời nghỉ ngơi: Không nêu rõ số làm việc hàng ngày, hàng tuần theo hành hay ca, kíp ngày nghỉ hàng tuần, hàng năm, ngày nghỉ lễ, việc làm thêm c) Tiền lương: Không nêu rõ mức lương, loại phụ cấp, hình thức trả lương, loại tiền thưởng, loại trợ cấp, thời gian trả lương, loại phúc lợi tập thể, điều kiện nâng bậc lương, việc giải tiền lương tiền tàu xe ngày đường nghỉ hàng năm d) Địa điểm làm việc: Khơng nêu rõ địa điểm thức, làm chỗ, làm lưu động xa hay gần, phương tiện lại, ăn, thời gian lưu động đ) Thời hạn hợp đồng: Không nêu rõ loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng (Ví dụ: hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày 22 tháng năm 2008) e) Điều kiện an tồn vệ sinh lao động: Khơng nêu rõ tiêu chuẩn an toàn vệ sinh lao động, cụ thể cơng việc phải làm, cơng việc phòng hộ lao động mà NLĐ tuân thủ NSDLĐ phải bảo đảm cung cấp, tạo điều kiện g) Bảo hiểm xã hội: Không nêu rõ trách nhiệm bên việc đóng góp, thu nộp bảo hiểm xã hội, quyền, lợi ích NLĐ bảo hiểm xã hội Thẩm quyền ký kết - Đối với NLĐ: + Một nhóm NLĐ định uỷ quyền cho NLĐ (cùng nhóm) giao kết HĐLĐ Tuy nhiên việc uỷ quyền nhóm NLĐ cho NLĐ giao kết HĐLĐ áp dụng HĐLĐ có xác định thời hạn + Những NLĐ 15 tuổi tự giao kết HĐLĐ phải có xác nhận văn cha, mẹ người giám hộ hợp pháp có giá trị - Đối với NSDLĐ: người ký HĐLĐ không thẩm quyền + Người đại diện theo pháp luật quy định Điều lệ doanh nghiệp người người đại diện theo pháp luật ủy quyền doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp; + Người đại diện theo pháp luật quy định Điều lệ hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã người người đại diện theo pháp luật ủy quyền hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoạt động theo Luật hợp tác xã; + Người đứng đầu quan, đơn vị, tổ chức người người đứng đầu quan, đơn vị, tổ chức ủy quyền quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội có sử dụng lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động; + Người đứng đầu tổ chức người người đứng đầu tổ chức ủy quyền quan, tổ chức, chi nhánh, văn phòng đại điện nước ngồi quốc tế đóng Việt Nam; + Chủ hộ người đại diện hộ gia đình có thuê mướn, sử dụng lao động; + Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động 5.3 Khắc phục - Các bên cần nâng cao kỹ ký kết, kiến thức qui định pháp luật liên quan đến HĐLĐ - HĐLĐ sai nội dung (vơ hiệu) bên phải hủy bỏ ký kết Đối với HĐ vơ hiệu phần sửa đổi phần vơ hiệu  ... sử dụng lao động trả công lao động Vai trò tổ chức Cơng đồn việc ký kết HĐLĐ - Giám sát NSDLĐ việc thực hiện, ký kết HĐLĐ cho NLĐ - Tư vấn hỗ trợ cho NLĐ ký kết HĐLĐ Kỹ ký kết HĐLĐ 4.1 Kỹ soạn... chỗ, làm lưu động xa hay gần, phương tiện lại, ăn, thời gian lưu động đ) Thời hạn hợp đồng: Không nêu rõ loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng (Ví dụ: hợp đồng lao động có hiệu... Hợp đồng lao động (HĐLĐ) thoả thuận người lao động (NLĐ) người sử dụng lao động (NSDLĐ) việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền nghĩa vụ bên quan hệ lao động Tầm quan trọng việc ký kết